Toimintaja rjestelma (johtamisja rjestelma ) opas

Koko: px

Aloita esitys sivulta:

Download "Toimintaja rjestelma (johtamisja rjestelma ) opas"

Oskari Harri Leppänen
7 vuotta sitten
Katselukertoja:

1 1 (6) Toimintaja rjestelma (johtamisja rjestelma ) opas Sisällys Mikä on toimintajärjestelmä... 2 Hyvä toimintajärjestelmä... 3 Hyödyt... 3 Toimintajärjestelmän rakentaminen... 4 Autamme sinua... 6 Business Excellence Finland Oy Y-tunnus : Itä-Oinasjoentie Nummela Finland

OPAS 2(6) Mikä on toimintajärjestelmä Johtamisen yleinen ongelma on se, että arjessa jokainen suorittaa omalla, parhaaksi katsomallaan tavalla päivän tehtävät ja toimenpiteet sen enempää ymmärtämättä

2 OPAS 2(6) Mikä on toimintajärjestelmä Johtamisen yleinen ongelma on se, että arjessa jokainen suorittaa omalla, parhaaksi katsomallaan tavalla päivän tehtävät ja toimenpiteet sen enempää ymmärtämättä miten tekeminen vaikuttaa yrityksen perustehtävän toteuttamiseen, johdon asettamiin päämääriin, visioon, strategiaan tai kuluvan tilikauden tavoitteiden saavuttamiseen. Toimintajärjestelmä on organisaatiokohtainen ja muodostuu sidosryhmien vaatimusten mukaan. Se sisältää yleisesti käytettyjä ja hyväksyttyjä standardeja (yhden tai useampia) ja viitekehyksiä kuten EFQM, BSC tai jokin muu ja muodostuu usein monesta organisaation tietojärjestelmästä ja dokumenttien tallennuspaikoista/menettelyistä. Tämä kokonaisuus antaa kokonaisvaltaisen näkemyksen organisaation toiminnasta pelisääntöineen. Toimintajärjestelmä on siis sovittu, standardoitu tapamme toimia, jotta asetetut asiakas- ja muut lupaukset ja organisaation omat tavoitteet saavutettaisiin. Se sisältää lisäksi kaiken sen tiedon, jonka avulla osoitamme lupaustemme, sopimustemme ja viranomaismääräysten pitävyyden. Sen avulla johdamme omaa orkesteria ja tarvittavia alihankintaorganisaatioita tavoitteisiin pääsemiseksi. Sillä on ohjausvaikutus toimintaan.

3 Hyvä toimintajärjestelmä Hyödyt OPAS 3(6) Organisaatio päättää itse minkälainen toimintajärjestelmä on. Se on rakennettu organisaation omalla kielellä, jotta jokainen sitä käyttävä ymmärtää yhteiset, sovitut pelisäännöt ja prosessit tarvittavine ohjeineen. Lyhyitä ja napakoita ohjeita (voi olla esimerkiksi valokuva työpisteestä) on laadittu vain sinne, missä niitä oikeasti tarvitaan mitään turhaa ei tarvitse sisällyttää järjestelmään. Hyvä toimintajärjestelmä on käytännönläheinen, looginen ja helppokäyttöinen. Hyvä toimintajärjestelmä: Tukee ja ohjaa strategisten ja muiden tavoitteiden saavuttamista Edistää tuloksen teon ennustettavuutta ja tukee datapohjaista päätöksentekoa Tukee strategian maastouttamista jokaisen toimijan tasolle ja ymmärrykseen Tukee prosessien hukan ja tuhlauksen eliminointia Kytkee kvantitatiivisten työkalujen parhaat palat prosessien, tuotteiden/palveluiden ja toiminnan parantamiseen Mahdollistaa suorituskyvyn luotettavan mittaamisen Mahdollistaa sen, että jokainen ohjataan tekemään asiakkaiden ja organisaation kannalta oikeita asioita oikeaan aikaan Mahdollistaa ongelmien ja kehittämishankkeiden asettamisen tärkeysjärjestelmään Tukee eri sidosryhmien (asiakkaat, henkilöstö, omistajat, rahoittajat, viranomaiset) odotusten toteutumista Toiminnallistaa organisaation strategiat ja tavoitteet prosessien ja mittariston kautta Asettaa näkyviin vuosien varrella kertyneen kokemustiedon ja sovitut toimintatavat Auttaa henkilön perehdytyksessä, asiakkaan lisäarvon ja oman työn merkityksen ymmärtämisessä Varmentaa ja yhtenäistää toimintaa Parantaa ohjeiden löydettävyyttä ja käytettävyyttä Luo perustan jatkuvalle parantamiselle Säästää aikaa ja tehostaa toimintaa

4 OPAS 4(6) Toimintajärjestelmän rakentaminen 1. Rakentamisen projektointi Koska hyvä toimintajärjestelmä on käytössä arjessa johdosta jokaiseen työntekijään ja se elää muutosten myötä, kannattaa sen rakentaminen aina toteuttaa hyvin suunniteltuna, johdon asettamana projektina, jolla on tiedossa miksi toimintajärjestelmä rakennetaan. Jotta projektisuunnitelma on realistinen, kannattaa ennen suunnittelua selvittää nykytilanne huolella. Tämä tarkoittaa sitä, että selvitetään mitä käyttökelpoista hyvää meillä on, mitä mahdollisesti pitää ehdottomasti parantaa ja kehittää ja mitä olemassa olevaa emme tarvitse ollenkaan. Voit myös tehdä kyselyn organisaatiolle, mitä pelisääntöjä erityisesti kaivataan. Vasta tämän jälkeen laaditaan projektille suunnitelma aikatauluineen, resursseineen (kuinka paljon henkilöstöä pystymme osallistamaan ja miten) sekä mietitään projektin riskit. Älä unohda suunnitelmasta viestintää. 2. Järjestelmän rakentaminen Aloita rakentaminen johdon kanssa varmistamalla, että arvot, missio ja visio on kirjattu niin että kaikki voivat sen ymmärtää. Tutki toimintaympäristöä ja sidosryhmiä ja mieti millä prosesseilla (arvoketjuilla) vision, strategian ja tavoitteiden saavuttaminen on mahdollista. Piirrä siis iso kuva organisaatiostasi prosessikartan avulla ja päätä ketkä vastaavat ydinprosesseita. Jatka johtamiseen liittyvien asioiden käsittelyä ja tee myös ne ja vastuut ja valtuudet näkyviksi. Koska prosessit ovat toimintajärjestelmän keskiössä, aloita tunnistettujen prosessien arvovirtojen nykytilan kuvaus. Jos huomaat paljon nopeiden parannusten paikkoja, kuvaa tavoiteprosessi ja tee tarvittavat parannustoimenpiteet ennen prosessin mallintamista järjestelmään. Muista arvioida myös prosessin riskit ja mahdollisuudet ja merkittäville riskeille tehdä toimenpiteitä, jotta ne pysyvät hallinnassa.

Määritä myös prosesseissa tarvittavat mittarit, joilla sitä voidaan ennakoivasti ohjata ja sovi tiedon kerääminen, mittareiden esitysmuoto ja foorumit, joissa tulosten perusteella tehdään

5 Määritä myös prosesseissa tarvittavat mittarit, joilla sitä voidaan ennakoivasti ohjata ja sovi tiedon kerääminen, mittareiden esitysmuoto ja foorumit, joissa tulosten perusteella tehdään tarvittaessa päätöksiä, jotta asetettuihin tavoitteisiin päästäisiin. OPAS 5(6) Älä unohda tukitoimintoja, joissa on paljon pelisääntöjä jotka koskevat monia organisaatiossa. Kaikkea ei tarvitse kuvata prosessina kunhan tarvittavat pelisäännöt tehdään näkyviksi esimerkiksi taloudesta miten laskujen hyväksyntäkierto menee, miten tehdään matkalaskut jne. 3. Järjestelmän käyttöönotto 4. Sisäiset auditoinnit ja arvioinnit Suunnittele aina käyttöönotto huolella eli tarkenna projektisuunnitelmassa karkeasti tehtyä käyttöönotto suunnitelma. Johdon tulee olla mukana henkilöstötilaisuuksissa, joissa järjestelmästä viestitään kertomassa miksi tämä on meille tärkeää, että siinä olevia pelisääntöjä tulee jokaisen noudattaa ja mitä tapahtuu jos pelisääntöjä rikotaan tai niitä ei noudateta. Muista myös, että asiaa pitää kerrata, kerrata, kerrata Voi olla, että tarvitaan myös kädestä pitäen ohjausta. Valitse vapaaehtoisuuteen perustuen joukko hyviä sisäisiä arvioijia, jotka pätevöitetään tekemään sisäisiä auditointeja johdon asettamien suunnitelmien mukaisesti. Valmenna auditoijat ja aloita jatkuva toiminnan arviointi erilaisilla menettelyillä, joista sisäinen auditointi on vain yksi, jotta löydetään toiminnan kannalta tärkeitä kehityskohteita.

6 OPAS 6(6) 5. Tarvittaessa sertifiointi Jos organisaatiosi on päättänyt hankkia toiminnallenne kolmannen osapuolen riippumattoman lausunnon jotain ISO standardiperheen standardia vaste, kilpailuta toimijat. Muista, että hyvästä ulkoisesta auditoinnista on muutakin hyötyä kuin sertifikaatit seinällä valitse siis organisaatio huolella ja järkevillä kriteereillä. 6. Jatkuva parantaminen Toimintajärjestelmästä ei ole hyötyä jollei sitä jatkuvasti paranneta samalla kun toimintaakin parannetaan. Pidä se aina ajan tasalla. Autamme sinua Jos tarvitset toimintajärjestelmän rakentamisessa tai uudistamisessa valmennusta, tukea, apuja tai haluat valmentaa sisäisiä auditoijia tai kehittää auditointianne ota rohkeasti yhteyttä! Systemaattisesti Sydämellä Elina Mäkinen

Samankaltaiset tiedostot

Vuosi ISO 9001 ja 14001:2015 julkaisusta sertifioijan kokemuksia Sertifioinnilla kilpailuetua - Inspectan tietopäivä

Vuosi ISO 9001 ja 14001:2015 julkaisusta sertifioijan kokemuksia Sertifioinnilla kilpailuetua - Inspectan tietopäivä Sertifioinnilla kilpailuetua - Inspectan tietopäivä 7.9.2016 Seppo Salo, Pääarvioija 1 Tänään iskemme käsiksi näihin Agenda Siirtymäajan toimenpiteet ja mitä päivittäminen vaatii Tärkeimmät muutokset ja