Oikeat tavoitteet avain onnistuneeseen tapahtumaan

Transkriptio

1 Oikeat tavoitteet avain onnistuneeseen tapahtumaan Onnistunut tapahtuma Mika Lehtinen toimitusjohtaja Expology Oy Associated Partner of the

2 Esityksen tavoitteet Miksi mitattavien tavoitteiden asettaminen on tärkeää Käsitys tapahtuman tavoitteiden asettamisen ja mittareiden perusteista Oppimisen 4 tasoa Tapahtuman mittaamisen 5 tasoa

3 Expology Oy - markkinointikohtaamisia EXPOLOGY Oy on markkinointitoimisto, joka suunnittelee ja toteuttaa tavoitteellisia, mitattavia kohtaamiskonsepteja tilaisuuksia, joissa viesti tavoittaa kohderyhmän. Toimintamme on vahvasti kansainvälistä ja yhteistyöverkostomme kautta pystymme toimimaan vaivattomasti ympäri maailman. Meille on tärkeää tuottaa hyviä, innostavia ja kustannustehokkaita kohtaamispaikkoja asiakkaittemme liiketoiminnan kehittämiseksi.

4 Kohtaamisen toteuttajien roolit Sisältö Toteutus Tavoitteiden saavuttaminen Fokus toimivuudessa Fokus substanssissa Logistiikka Meeting Owner Hospitality Laatu Oppiminen ja motivaatio Fasilitointi Turvallisuus Networking Hyvinvointi Jälkitoimet Meeting Planner Meeting Architect Termit; Maarten Vanneste

5 Onnistuneen markkinointikohtaamisen tarkoitus: Vaikuttaa osallistujiin siten, että saa heidät tekemään jotakin sellaista, mikä tuottaa todellista lisäarvoa viestin lähettäjälle mahdollisimman kustannustehokkaasti.

6 Ajatusmallin muutos tapahtumissa Toimintaperusteinen tapahtuma Ominaispiirteitä: 1. Tapahtumalla ei ole liiketaloudellisia tarpeita. 2. Ei tarvetta arvioida tapahtuman onnistumista. 3. Ei erityisiä mitattavia tavoitteita tapahtumalle. 4. Ei ole tarvetta sitouttaa tapahtuman osallistujia tavoitteiden saavuttamiseksi Tulosperusteinen tapahtuma Ominaispiirteitä: 1. Tapahtumalla on yhteys liiketaloudellisiin tarpeisiin. 2. Halu arvioida tapahtuman onnistumista. 3. Halu asettaa selkeät ja mitattavat tavoitteet onnistumisen arvioimiseksi. 4. Tavoitteet ja odotukset esitetään myös osallistujille ja sitoutetaan heidät. 6

7 Ajatusmallin muutos tapahtumissa Toimintaperusteinen tapahtuma Ominaispiirteitä: 5. Ei tarvetta tukea toimintaympäristön muutosta. 6. Ei tarvetta sitouttaa sisäisiä sidosryhmiä / johtoa. 7. Tuloksia ei ole tarvetta mitata eikä kustannuksia analysoida jälkeenpäin. 8. Tapahtumisen onnistumista raportoimista ei ole suunniteltu. Tulosperusteinen tapahtuma Ominaispiirteitä: 5. Toimintaympäristö on valmisteltu muutosta varten 6. Johdon ja sisäisten sidosryhmien sitouttaminen tapahtuman tavoitteisiin. 7. Tulosten mittaaminen sekä tulosten ja kustannusten analysointi (ROI). 8. Tapahtumista ja tuloksista raportointi on suunniteltua.

8 Event ROI Pyramidi Taso 5; ROI Taso 4; Vaikutus liiketoimintaan Taso 3; Hyödyntäminen käytännössä Taso 2; Oppiminen (eri tasot) Taso 1; Aiotut toimenpiteet ja tyytyväisyys tapahtumaan

9 Tavoitteet ja mittaaminen EventROI työkalun käyttö tavoitteiden asetannassa Tapahtuman tarkoitus pääviesti kantaa koko tapahtuman läpi Tapahtuman taustatyö (resurssit, tehokkuus, osallistumis-%, no-show-% jne.) (Taso 0) Onnistumisen perusedellytykset (Taso 1) Aiotut toimenpiteet (Taso 1) Oppiminen / sisältö / viestit (Taso 2) Käyttöön ottaminen - tekeminen (Taso 3)

10 Tyytyväisyyden tavoitteita Kutsuprosessi & ilmoittautuminen (no show) Reaktiot tapahtumassa: Vastaanotto tapahtumassa Tarjoilut Tilat Sisältö osallistumisen hyöty työn kannalta Muu ohjelma Mitkä ovat halutut aiotut toimenpiteet tapahtuman jälkeen?

11 Oppimisen tavoitteita Uusi tieto ja tiedon lisääminen (information) Taidot ja osaaminen (skills) Asenteet (attitudes) Yhteistyö, suhteet, ihmisten välinen toiminta, vuorovaikutus (relations, networking) Mittaaminen ennen tilaisuutta tilaisuuden jälkeen

12 Yritys x; Kick Off tapahtumatavoitteet MAALI mitattavat tulokset LÄHTÖ konkreettiset tavoitteet 5 X Suomi 2009 =>? Tuottotavoitteet ROI 4 Liiketoiminnan tarpeet / tavoitteet Toiminnan tarpeet, mitä halutaan JM:n tekevän? 5 Liiketoiminnan tavoitteet 3 Oppimisen tarpeet tiedot, osaaminen, asenteet, yhteisö 4 Vaikutus liiketoimintaan Tekemisen tavoitteet 2 Tapahtuman toimivuus tyytyväisyys, fiilis oppimisympäristö 3 Oppimisen tavoitteet 1 Reagointi tavoitteet Kick Off Reaktiot ja suunnitellut toimenpiteet Tekeminen viestintä ohjaaminen Oppiminen

13 Lisätietoa ja -materiaalia : Lisätietoa: EventRoi seminaarit, mika@expology.fi Seuraava 1 päivän Event ROI seminaari; Helsinki Hyödyllisiä web sivustoja: European Event ROI Institute ROI Institute, Inc. Kirjoja: Proving the Value of Meetings & Events Jack J. Phillips, Monica Myhill and James B. McDonough, saatavana mm. /

14 Kiitos mielenkiinnosta! Mika Lehtinen Expology Oy Ruosilantie 1, Helsinki p