TYÖPAJAN OHJELMA

Transkriptio

1

2 TYÖPAJAN OHJELMA Aamukahvi Tilaisuuden avaus Alustukset Mitä Perheystävällinen työpaikka -ohjelma käytännössä sisältää? Hankepäällikkö Lassi Köppä ja erityisasiantuntija Anna Kokko, Väestöliitto Väestöliiton kokemuksia case-yritysten kehittymisestä kohti perheystävällistä työkulttuuria. Mitä kehittämistyöstä on opittu tulevaa ohjelmaa varten? Erityisasiantuntija Anna Kokko ja projektiasiantuntija Hannele Waltari, Väestöliitto Perheystävällisyyden kehittymisen arviointi työpaikalla Projektiasiantuntija Hannele Waltari Kahvitauko Keskustelu ryhmissä & ryhmätöiden purku Perheystävällisyyden kehittämissuunnitelman laatiminen ja toteutus käytännössä Yhteenveto ja tilaisuuden päätös

3 Perheystävällisyyden linkittyminen: 1. Työelämän kehittämisen viitekehyksiin 2. Organisaatioiden strategioihin sekä 3. Lakien vaatimuksiin Tasa-arvolaki 6 Tasaarvosuunnitelma Henkilöstöstrategiat ja -suunnitelmat Työhyvinvoinnin kehittäminen - Työkykyjohtaminen - Työssä jaksaminen Yhteistoimintalaki 16 Henkilöstö- ja koulutussuunnitelma Yhdenvertaisuuslaki Työn ja perheen paremman yhteensovittamisen tulokset organisaatiolle Työtyytyväisyys- / työhyvinvointikysely Monimuotoisuuden johtaminen - Eri-ikäisten johtaminen 7 Yhdenvertaisuussuunnitelma

4 Perheystävällinen työpaikka -ohjelma: tavoitteet työpaikalla Tuottavuus, kustannussäästöt, lyhyiden sairauspoissaolojen vähentäminen organisaation strategian tukeminen Esimiesten asenteiden kehittäminen, avoimuuden lisääminen, laadullinen kehittäminen, pelisäännöt hyvän johtamisen vahvistaminen Rekrytointivaltti, tasa-arvoinen henkilöstöpolitiikka, hyvien työntekijöiden sitoutuminen hyvän henkilöstöpolitiikan toteutuminen

5 Mitä Perheystävällinen työpaikka -ohjelma käytännössä sisältää? Executive summary: 1. Vakuuttavan Perheystävällisyyden kehittämissuunnitelman laatimisen ja toteuttamisen työpaikalla 2. Työn ja perheen yhteensovittamista koskevien kysymysten sisällyttämisen osaksi työpaikan henkilöstökyselyä

6 Kannatusta saanut malli Suomeen: Perheystävällinen työpaikka -ohjelma, josta saa merkin kevyt ja edullinen prosessi: ensimmäinen vaihe max 6 kk positiivinen kilpailu, leikkisyyttä/keveitä lähestymistapoja mukana (applikaatio edellyttää lisärahoitusta) mahdollisuus lähteä mukaan vaiheittain, esim. ison yrityksen yksi osasto/yksikkö ensin pk yritykset Suomessa tärkeä kohderyhmä, samoin kunnat mitattava todellisuutta, ts. työntekijöiden näkemykset ja kokemukset mukaan: yksinomaan johdon näkemykset tai strategia eivät riitä! työkaluja ja tukea asenteiden ja kulttuurin muokkaukseen: koskee erityisesti esimiehiä

7 Perheystävällinen työpaikka -ohjelman vaiheet 1. KÄYNNISTYSVAIHE (1-3 kk) Osallistuva organisaatio Infotilaisuus Sopimusvaihe (1 kk) Perheystävällisyyden kehittämissuunnitelman laatiminen (1-2 kk) Väestöliitto Sopimus Hyväksyntä VL:ssa Kehittämissuunnitelma 2. SUUNNITELMAN TOTEUTUSVAIHE (4-12 kk) Osallistuva organisaatio Perheystävällisyyden kehittämissuunnitelman toteutus (sisältäen henkilöstökyselyn toteutuksen) Hyväksytty seurantakäynti oikeuttaa merkin käyttöön 3. SEURANTA JA RAPORTOINTIVAIHE (36 kk) Osallistuva organisaatio Väestöliitto Seurantakäynti Väestöliitto Seuraavan vuoden kehittämissuunnitelman toteutus (12 kk) Vuosiraportti ja seuraava suunnitelma Seuraavan vuoden kehittämissuunnitelman toteutus (12 kk) Vuosiraportti ja seuraava suunnitelma Seuraavan vuoden kehittämissuunnitelman toteutus (12 kk) Uusi seurantakäynti

8 Perheystävällinen työpaikka -ohjelman vaiheet tarkemmin 1. KÄYNNISTYS- VAIHE Infotilaisuus Avoin tilaisuus Esim. 4 krt/v Sopimusvaihe Sopimus Osapuolet Yhteyshenkilö/tiimi Vastineet ja velvollisuudet Kustannukset Voimassaolo, muutokset ja irtisanominen Suunnitelman laatiminen Nykytilan kuvaus Tavoitteet Kehittämissuunnitelma Henkilöstökyselyn toteuttamisen suunnittelu (MITÄ KYSYTÄÄN, MILLOIN, MITEN) Konkreettiset toimenpiteet 2. SUUNNITELMAN TOTEUTUSVAIHE Kehittämissuunnitelman toteutus Suunnitelman mukaisesti Kehittämissuunnitelma Henkilöstökyselyn toteutus Integroituna mielekkääksi osaksi suunnitelman toteutusta Osana organisaation muita työhyvinvointitms. kyselyjä Suositeltavat/minimikysymykset työn ja perheen yhteensovittamiseksi!? Seurantakäynnin sisältö Suunnitelman toteutusvaiheen raportointi Tavoitteet vs. toteutus Todennettava tehdyt toimenpiteet ja niiden vaikutukset Erityisesti: Henkilöstökyselyn toteutus ja tulokset - raportointi henkilöstölle ja siitä johdetut toimenpiteet Seuraavan vuoden kehittämissuunnitelma Vuosisuunnittelu ja -raportointisykli 3. SEURANTA- JA RAPORTOINTIVAIHE Seuraavan vuoden kehittämissuunnitelman toteutus Vuosittain päivitettävä suunnitelma: sisältö ja tavoitteet Vuosiraportti Suunnitelman Vuosiraportti ja seuraava toteutuksen ja suunnitelma tulosten raportointi Uusi seurantakäynti 3v päästä

9 Haasteita & asenteita voitettaviksi: Jos on jo ennestään hyvä ja perheystävällinen työkulttuuri, miksi sitä pitää enää kehittää? Jos mitään asiaa firmassamme ei ole helppo muuttaa, niin miksi tämä onnistuisi yhtään helpommin? Kun kaikessa säästetään ja on kiire, niin perheystävällisyyden kehittämiseen yksin tuskin saadaan resursseja eli aikaa ja rahaa.

10 Nykytilan tunnistaminen: dokumentit, kyselyt, mittarit? Itsearviointityökalut ja -lomakkeet: näkemysten/kokemusten kerääminen yksittäisiltä työntekijöiltä esim. kehityskeskusteluissa, tiimeissä ym. Anonyymit henkilöstökyselyt henkilöstölle ja esimiehille Vertailutieto muihin yrityksiin Raportit ja mittarit, joilla perheystävällisyyden kehittymistä seurataan toteutumat

11 Väestöliitto: Case-yritysten kehittyminen kohti perheystävällistä työkulttuuria Case Orto-Lääkärit (nyk. Aava), pilottina : haastatteluja & fokusryhmätyöskentelyä Case Kaleva Travel ( Carlson Wagonlit Travel): haastatteluja, Tirkistys tulevaisuuteen -palkinto 2010 Case Sonera yksikköä pilottina, henkilöstökyselyt & seurantakyselyt, toimenpidesuositukset - Kehittämisprosessin konsultointia, esimiesvalmennuksia Case Snellman Oy, 2013: Esimiesten työpaja Case Talenom, Henkilöstöohjeistusten ja esimiesten käsikirjan kommentointia, henkilöstökysely ja toimenpidesuositukset Case Helsingin kaupunki, Lähtötilanteen kartoitus, kehittämistoimenpiteiden laatiminen Kunta10-kyselyn ym. dokumenttien pohjalta. Case Hill & Knowlton, Johtoryhmän konsutointia

12 Perheystävällisten käytäntöjen läpivienti 1. Läpiviennin varmistaminen Jonkun on johdettava muutosta Lisäarvo tulee kuvata: motivaatio, tehokkuus, eurot ym.? Muutosvastarinnan käsittely Muutoksen myyminen 2. Työkalut Osallistaminen Vuorovaikutus Eri prosessien nivominen yhteen, oltava osa organisaation kokonaiskehittämistä (mm. osa strategiaa ja tavoitteita sekä muita mittareita) Ymmärryksen varmistaminen: kaikkien, jotka mukana perheystävällisten käytäntöjen läpiviennissä, tiedettävä mistä oikeasti on kyse ja mistä ei ole kyse. Kerrotaan selkeästi tavoitteet, mittarit, aikataulut (ja ettei uusia etuja ei ole tarkoitus lähteä luomaan, ellei niitä ole tarkoitus luoda!) -> Vahva linkitys muutoksen myymiseen. Huom. Esimiehet ja mielipidevaikuttajat keskeisiä!

13 PERHEYSTÄVÄLLISYYDEN JOHTAMINEN ylimmän johdon merkitys: kehittämisen linjaukset, sitoutuminen muutosprosessiin esimiesten valmius viedä läpi muutoksia ja toteuttaa käytännössä perheystävällisiä toimintatapoja (esim. sijaisjärjestelyjen/vapaiden organisointi/työkuormitus vs. resursointi, johtaminen) tiimin toimivalta yksilön toimivalta

14 Kyselyn toteutus Työn ja muun elämän yhteensovittamisen kokemuksia ja kehittämistarpeita selvittävä kysely/osio toteutetaan koko henkilöstölle: joko: osana työhyvinvointi- ym. Kyselyä: kyselyyn lisätään työn ja perheen yhteensovittamista koskevat kysymykset tai: erillisenä kyselynä. - kysely toteutetaan sähköisesti - avoinna vastaajille noin 1-1,5 vkon ajan - erilliset ja yhteiset osiot työntekijöille/esimiehille - strukturoituja vastausvaihtoehtoja ja avovastauksia - luottamuksellisuus vastausten käsittelyssä - aineiston analysointi raportointi ja toimenpidesuositukset

15 PERHEEN JA TYÖN TASAPAINO: HENKILÖSTÖKYSELYN TEEMAT JA AIHEET 1. Kokemuksia työn ja perheen yhteensovittamisesta työpaikalla, esim. - kiire/työpaine, lyhennetty työaika - tilapäisten vapaiden pitäminen, vapaiden palkallisuus/palkattomuus 2. Työaikajoustoihin liittyvät tarpeet ja toiveet, esim. - päivittäinen/viikoittainen työaika, lomien pitäminen/jakaminen - saldon kertyminen/vapaiden pitäminen, poissaolokäytännöt (tilapäiset/akuutit poissaolot) - ilta- ja yövuorot siirtyminen määräajaksi säännölliseen vuoroon/ päivävuoroon 3. Esimiesten kokemukset ja haasteet esimiestyössä, esim. - tieto, osaaminen ja kokemus perheen ja työn yhteensovituksen tilanteissa (lait, TES:t, työpaikan toimintamallit jne.) - perehdytyksen tarve - työntekijöiden tasapuolisen kohtelun varmistaminen - vastuunjako: henkilöstöhallinto/ lähiesimiehet 4. Kehittämistarpeita ja -ideoita: työntekijöiden/esimiesten avovastaukset

16 Työn ja perhe-elämän yhteensovitusta parantaneet muutokset: Perheystävällinen työpaikka -hanke ( ), Case Sonera Lomajärjestelyt: lomajaksoa tiivistettiin; kesälomat sijoitettiin tiiviimmin kuin ennen - loman voi saada useammassa jaksossa oikeudenmukainen kohtelu parani, tasapuolisuus säilyi Työajat ja joustot: esim. osa-aikatyömahdollisuuksien lisääminen - mahdollisuus tarvittaessa säännölliseen työaikaan Työhön ja työjärjestelyihin vaikuttamismahdollisuudet: - lomarahan vaihto vapaaksi; erittäin suosittu ja pidetty asia - työaikaliukuma - viikonloppuvuorosta luopuminen Esimiesten kouluttaminen: - lisää koulutusta esimiehille (esim. TES-asioista, perhevapaista ym.) - uusien esimiesten perehdyttämistä lisättiin

17 Käytännön esimerkki yksittäisestä muutoksesta: Etätyöstä sopiminen, pelisäännöt - milloin, kuinka usein rajoituksia vai vapaasti = joustavasti työtehtävien ja aikataulujen mukaan? - sopiminen esimiehen kanssa, tiimin kesken - etätyöskentelyn paikka ja saavutettavuus, työn tavoitteet - esimies etätöissä: saavutettavuus, yhteydenpito - voiko tehdä myös ½ etäpäiviä - viikko viikko (ym. jousto) - työskentelyvälineet, tietoturva

18 Lähtötilanteen kartoitus: Kehittämisohjelmassa käytettäviä mittareita 1. Työhyvinvoinnin edistämiseen liittyviä mittareita Koettu työtyytyväisyys/ilmapiirikyselyt Henkilöstön vaihtuvuusluvut Omasta sairaudesta johtuvat sairauspoissaolot Lapsen, omaisen, läheisen sairaudesta johtuvat poissaolot Kehityskeskustelujen määrä ja laatu 2. Välittömästi perheystävällisyyteen/tasa-arvoon liittyviä mittareita Perhevapaiden pituudet ja jakautuminen (naiset/miehet) Perhevapaalta palaavien perehdyttäminen Työaikojen jakautuminen: kokoaika-, osa-aika-, etätyö, liukumamahdollisuudet (naiset/miehet) Henkilöstön rakennetta koskevat tiedot (esim. vakinaiset/määräaikaiset henkilöt) Naisten vs. miesten osuudet esimies-/ johtotehtävissä Huom. Henkilöstöraportti liitteineen!

19 Kehittämisohjelman etenemisen raportointi Esimerkiksi: Rekrytointiohjeistuksen kehittäminen Perehdyttämisen ohjeistus, uusien esimiesten valmennus Henkilöstösuunnittelutietojen systemaattinen kokoaminen Työpaikan pelisääntöjen laatiminen (esim. erilaiset siirtymiset tehtävästä toiseen, tilapäiset poissaolot palkallisuus vs. palkattomuus ym.) Työaikaohjeistukset, myös etätyöskentelyä koskevat ohjeet Kehitys- ja palautekeskustelut: esiin tulleiden asioiden edistäminen Sisäinen viestintä (mm. yhteydenpito perhevapailla oleviin) Päätösten läpinäkyvyyden ja tasapuolisuuden arvioiminen Johdon ja henkilöstön välistä yhteistyötä koskeva ohjeistus

20 Kehittymisen arviointia tukevat toimenpiteet - Tuloskortti - Vuosikello - Esimiesten valmentaminen Esimiesten rooli, valta ja vastuu Vuorovaikutus ja kommunikointi Haastavien ongelmatilanteiden ratkaisut Luottamuksen rakentaminen työyhteisössä Keskeisten perhesäädösten hallinta Työehtosopimukset ja niiden tulkinnat - Henkilöstön valmentaminen Esim. alaistaidot

21 1. Keskustelu ja tehtävä: Mitkä näistä dokumenteista/tiedoista ovat työpaikallasi tarvittaessa heti saatavilla perheystävällisyyden kehittämisen tueksi? Työpaikan koko/vastaajat: 2-15 (4 kpl), 70 hlöä (1 kpl), hlöä (3 kpl), hlöä (2 kpl) Eri yrityksillä/organisaatiolla erilaisia lähtötilanteita/dokumentteja. - henkilöstöraportti, henkilöstötilinpäätös - henkilöstösuunnitelma tai -strategia - tietoa henkilöstökyselyistä, mm. - työtyytyväisyys- tai ilmapiirikysely - tasa-arvokysely - työhyvinvointikysely - osaamiskartoitukset - kehittämiskeskusteluista koottu tieto - työpaikan toimintaohjeet ja pelisäännöt (esim. intrassa), mm. - etätyöohjeistukset - rekrytointiohjeistukset - ohjeistuksia koskien mm. - työterveyshuoltoa - tasa-arvosuunnitelmaan koottavia tietoja - työsuojelun toimintaohjelman sisältöä jne. - jotain muuta, mitä? Työaikapankki + ohjeistus/pelisäännöt (2 mainintaa); kyselyt perheenjäsenille, ikäohjelmaan sisällytetty perheystävällisyyden kehittämistavoitteita (ohjelman päivittäminen meneillään); yrittäjävetoinen innostava johtajuus, joka antaa ihmisille tilaa valita; toimisto-ohjesääntö (sisältää perheystävällisiä käytäntöjä); johtosääntö (järjestöllä): ohjaa luottamustoiminnan perheystävällisyyttä; perehdytysohjeet

22 2. Keskustelu ja äänestys: Mikä seuraavista vaihtoehdoista olisi omalla työpaikallasi todennäköisin lähtötilanne? 1. Tietoa on jo : Jo olemassa olevien mittarien ja dokumenttien avulla (esim. aiempien kyselyjen tulokset) voidaan tunnistaa ongelmat ja lähteä työpaikan/työyhteisön kehittämissuunnitelman laatimiseen. 2. Kysely tarpeen : Tulokset uudesta kyselystä henkilöstölle ja esimiehille (fokus perhe & työ -kysymyksissä) tarvitaan, jotta työpaikan perheystävällisyyden kehittämissuunnitelmaa voidaan alkaa laatia. Äänestystulos: Lisäkysely vanhan tiedon tueksi : Joitakin tietoja on jo olemassa, mutta puuttuvista tiedoista/mittareista tarvitaan vielä tiivis lisäkysely henkilöstölle/esimiehille. 4. Tulossa olevaan kyselyyn uusi osio : Työpaikalla toteutetaan usein kyselyjä (tai juuri lähdössä henkilöstölle kysely), jonka yhteyteen voidaan sopivasti liittää perhe ja työ -kysymyksiä. 3 6

23 Esimerkkejä käytössä olevista avoimista työkaluista 1/2 Tasa-arvokyselyn ja tasaarvosuunnitelman toteutus Henkilöstötunnuslukujen laskenta ja henkilöstöraportin tekeminen

24 Esimerkkejä käytössä olevista avoimista työkaluista 2/2 HYVÄ TYÖ PIDEMPI TYÖURA: Työhyvinvoinnin tila yksilön ja työpaikan näkökulmasta

25 Ryhmätyö 1: Mitä tukea/tietoa/sparrausta ja taustamateriaalia/applikaatioita tarvitsette kehittämisohjelman aikana? Huom. Pohdi asiaa toteutuksen eri vaiheiden näkökulmista! 1) Mitä odotatte yhteiseltä info-tilaisuudelta? Onko se tarpeellinen? Kuinka usein tilaisuus pitäisi järjestää? 2) Mitä tukea tarvitsette oman perheystävällisyyden kehittämissuunnitelman tekemiseen? a) Lähtötilanteen kartoitus: Mittarien valitseminen? Dokumenttien kokoaminen? Itsearviointityökalut? b) Nykytilan perusteella suunnitelman laatiminen ja toteutus: Kehittämistoimenpiteiden suunnittelu? Tavoitteet, välietapit? Aikataulut? Vastuut? 3) Tarvitsetteko apua/tukea perhe ja työ -kyselyn laatimiseen ja käytännön toteutukseen? 4) Montako työn ja perheen yhteensovittamisen kysymystä teillä on tällä hetkellä käytössä kyselyssä? Mitä pitäisi vielä kysyä? 5) Seurantavaihe: Mittarien tulkitseminen? Seurantakyselyn toteutus? 6) Mitä työkaluja tarvitsette sertifikaatin/ohjelman tueksi? (laskurit, testit, valmennusaineistot, appsit, jne.) 7) Jotain muuta, mitä?

26 Ryhmätyö 2: Kehittämisprosessin läpiviennin haasteet Pohdi työpaikkasi valmiuksia ja kehittymisen mahdollisuuksia. Kirjaa muistiin viisi riskiä eli 5 asiaa, joiden vuoksi kehittämissuunnitelma voi käytännössä jäädä toteutumatta? Mainintoja: 1. Yhteyshenkilön valitseminen/tiimin kokoaminen? 4 2. Johdon/esimiesten sitoutuminen? 8 3. Tarvittavien dokumenttien ja tietojen kokoaminen? - 4. Kehittymistä kuvaavien mittarien valitseminen? 7 5. Nykytilan perusteella suunnitelman laatiminen? - 6. Tavoitteiden toteuttaminen käytännössä, prosessit/vastuunjako? 3 7. Tavoitteiden toteutus aikataulussa? 1 8. Esimiesten osaaminen ja asenne? 9 9. Muutosten integroituminen osaksi työpaikan vallitsevaa toimintakulttuuria? Jotain muuta, mitä? Vastauksia: henkilöstön motivointi, eurot; herätetään toiveita joita ei voida täyttää; tasa-arvoinen/tasavertainen kohtelu (esim. etätyömahdollisuuksien toteutuminen); luottamus; kulttuuri)

27 Esimerkki suunnitelmasta: Konkreettinen toimenpidetaulukko Toimenpide Aikataulu Vastuu Esimiesvalmennus Henkilöstökyselyn toteutus Henkilöstökyselyn raportointi ja käsittely Pelisäännöt intraan Ohjeistus etätyöstä Työn ja perheen yhteensovittaminen huomiointi kehityskeskustelulomakkeessa

28 Pienen organisaation itsearviointi (viitekehys / kysymykset) 4. Muuta / mitä?: Mittarit, mittarit ja mittarit! MITEN? Marraskuu klo 9:30-12 Väestöliitto Loppujen keskeneräisten sisältöjen työstäminen Miten sertifikaattiprosessi toimii? Mikä sen toimintamalli on? Lopullinen sertifikaatti on kuvattu

29 MIKSI? Kesäkuu MITÄ? Elokuu KUNTAMARKKINAT Syyskuu MILLAINEN? Lokakuu MITEN? Marraskuu Ajankohta ja paikka klo 9:30-12 Väestöliitto klo 9:30-12 Väestöliitto 9.9. klo 12:30-13:30 Kuntatalo klo 9:30-12 Väestöliitto klo 9:30-12 Väestöliitto Teema Orientaatio teemaalueeseen Benchmarking, vaihtoehdot ja sertifikaatit muualta Kuntanäkökulma perheystävällisyyteen Toteutustavan vahvistaminen, sisällölliset painotukset Loppujen keskeneräisten sisältöjen työstäminen Kysymykset Miksi kehittää perheystävällisyyttä? Mistä on kysymys? Miksi tätä tehdään? Miten parastetaan Suomeen Maailman paras sertifikaatti? Eroaako julkisen sektorin tarpeet yrityksistä? Sertifikaatin sisältöasiat; Millaista sertifikaatin Suomeen rakennamme? Miten sertifikaattiprosessi toimii? Mikä sen toimintamalli on? Tulos Sertifikaatin perusta on paalutettu! Alustava linjaus toteutustavasta! Julkisen sektorin erityispiirteiden huomiointi Toteutustapa ja pääosa sisällöstä valmiina. Lopullinen sertifikaatti on kuvattu Väestöliitossa järjestettävissä tilaisuuksissa kahvitarjoilu klo 9:00 alkaen - työskentelyn alkaa perheystävällisesti klo 9:30. Työpajoihin tulee ilmoittautua osoitteessa: parassyy.fi/sertifikaatti