Siirtyminen käyttöönotosta tuotantoon

Transkriptio

1 Siirtyminen käyttöönotosta tuotantoon Tuki ja ylläpito, asiakkuuden hoito Anna Kokko

2 Yleistä tuesta ja ylläpidosta sekä asiakkuuden hoidosta siirtymävaiheessa Siirtyminen käyttöönotosta tuotantoon toteutetaan hallitusti vaiheittain ja varmistaen, että vaiheiden päättymiskriteerit liittyen tukeen, ylläpitoon ja asiakkuuden hoitoon täyttyvät Kun tuotantokäyttö alkaa, pyritään toimimaan alusta alkaen Palkeiden tuen ja ylläpidon sekä asiakkuuden hoidon standardiprosessien mukaisesti Varaudutaan lisäksi tukemaan virastoa ensimmäisten 6 kk:n aikana tehostetulla tavalla Siirretään viraston tuen ja ylläpidon sekä asiakkuuden hoidon vastuu käyttöönottoprojektilta Palkeisiin Siirtymävaiheen toimintamallia ja vaiheiden hyväksyntäkriteereitä tarkennetaan ja täydennetään käyttöönottojen ja tuotannon kokemusten myötä Tilaisuus, Esittäjä 2

3 Tuotantoon siirtymisen vaiheet 3

4 Tuotantoon siirtymisen vaiheet -2 kk -1 kk Käyttöönotto +1 kk +2 kk +3 kk +4 kk +5 kk +6 kk Kieku- käyttöönottoprojekti Tehostettu tuki Tehostettu asiakkuuden hoito Kieku- tuotannon viestintä Kieku tuotannon tuki ja ylläpito Tehostettu tuki päättyy Päättymisen kriteerit täyttyvät Tehostettu asiakkuuden hoito päättyy Tilaisuus, Esittäjä 4

5 Tuotantoon siirtymisen vaiheet 1 kk ennen tuotantokäytön aloitusta - Palkeiden asiakasviestintä aloittaa tuotannosta tiedottamisen asiakasvirastolle (mm. käyttökatkot) - Viimeisen kk:n aikana: varmistetaan tuotantokäytön aloitukseen liittyvien kriteereiden täyttyminen Tuotantokäytön alkaessa - Tuotannon tuki- ja ylläpitoprosessit käynnistyvät välittömästi Palkeiden kanssa sovitulla tavalla (erillinen dokumentti) - Tehostetun tuen vaihe alkaa 2 kk tuotantokäytön alkamisesta - Tehostetun tuen vaihe päättyy ja tehostetun tuen organisaatio puretaan - Tehostetun asiakkuuden hoidon vaihe alkaa - Tuotannon tuki- ja ylläpitoprosessit sekä viestintä jatkuvat Palkeiden kanssa sovitulla tavalla Normaaliin tuotantoon siirtyminen 6 kk tuotantokäytön aloituksesta - Tuotannon tuki- ja ylläpitoprosessit, sekä viestintä jatkuvat Palkeiden kanssa sovitulla tavalla - Tehostetun asiakkuuden hoidon vaihe päättyy - Asiakkuuden hoito Palkeiden normaaliin tapaan alkaa Tilaisuus, Esittäjä 5

6 1. Tuotantokäytön aloitus 6

7 Tuotantokäytön aloituksen kriteereitä Virasto - Kieku-käytön lähituki on organisoitu, vastuutettu ja tiedotettu, mittarina viraston ja käyttöönottoprojektin arvio - Kieku-käsikirjojen jakelu tuotantokäytössä ammattikäyttäjille on varmistettu, mittarina viraston ja Palkeiden yhteinen arvio - Virastokohtaiset Kieku-käyttöohjeet ovat valmiit, mittarina viraston arvio - Kieku-käyttöohjeiden jakelu viraston virka- ja esimiehille on varmistettu, mittarina viraston arvio - Palkeiden viestintä virastolle on käynnissä, mittarina viraston ja Palkeiden yhteinen arvio - Kieku-viestintä mm. käyttökatkoista saavuttaa virka- ja esimiehet, mittarina viraston arvio - Viraston oma tuki työasemille Kieku-asioissa on hoidettu, mittarina viraston arvio - Palvelusopimus on käsitelty virastossa ja allekirjoitettavissa, mittarina viraston arvio Käyttöönottoprojekti Palkeet - Ammattikäyttäjien, virka- ja esimiesten Kieku-koulutukset on pidetty, mittarina käyttöönottoprojektin arvio - Virastolle on tiedotettu koulutuspalveluista, joita on tarjolla käyttöönottoprojektin jälkeen, mittarina käyttöönottoprojektin arvio - Käyttöönottoprojektin muut tehtävät kuten mm. ydintiedot, konversiot ja käyttövaltuushallinta ovat siinä valmiusasteessa, että aloitus voidaan tehdä, mittarina käyttöönottoprojektin arvio - Mahdolliset myöhemmin tehtävät asiat (esim. muutosehdotukset) on dokumentoitu ja niiden vastuista ja aikatauluista on sovittu - Palvelusopimus Kieku-palvelusta on tehty, mittarina Palkeiden arvio Tilaisuus, Esittäjä 7

8 2. Tehostettu tuki Kahden kuukauden ajan tuotantokäytön aloittamisesta alkaen. 8

9 Mitä on tehostettu tuki 1/2 Tehostettu tuki tarkoittaa käyttöönottoprojektin, käyttöönottavan viraston ja Kiekutuotannon tiivistä yhteistyötä Kieku-tietojärjestelmän tuotantokäytön onnistuneen alun varmistamiseksi On käyttöönottoprojektin viimeinen vaihe Sisältää Kiekun palvelupäällikön (Valtiokonttori) koolle kutsumat seurantakokoukset - Viikottain (1-3 krt/vko, 0,5 h / kerta) 6-8 viikon ajan tuotantokäytön aloituksesta, - Mukana käyttöönottoprojektin hanke/projektipäälliköt (Valtiokonttori, Palkeet, virastot, Logica), Kieku-palvelupäälliköt (Valtiokonttori, Palkeet, Logica), ratkaisupäälliköt/konseptinomistajat tarpeen mukaan (Valtiokonttori), ongelmanhallintaryhmän pj (Palkeet) - Ratkotaan tuotannon ongelmia, eskaloidaan tuen ja ylläpidon prosesseille ja seurataan tehtävien etenemistä - Seurantakokoukset raportoivat Kiekun hankejohdolle ja Kieku-tuotannon ohjausryhmälle Sisältää käyttöönottoprojektin erilliset tukitehtävät virastolle - Sovitaan virastokohtaisesti seurantakokouksessa hankepäällikön kanssa, ei suoria yhteydenottoja konseptinomistajiin - Sovitut yhteydenottokanavat ja henkilöt - Esim. lisäkoulutus, puhelintuki, lähituki Tilaisuus, Esittäjä 9

10 Mitä on tehostettu tuki 2/2 Sisältää Palkeiden ja Logican antaman tehostetun tuen Palkeiden tuotannolle (lähituki Palkeissa, puhelintuki) - Logican konsulttipalveluista sovitaan käyttöönottokohtaisesti (Kieku palvelupäällikkö / VK, tehostetun tuen esimies / Palkeet) - Logican antama tuki / henkilöstöhallinto kun ajetaan tuotantokannassa ennen käyttöönottoa nettolista-ajot jonka perusteella konversio joko hyväksytään tai hylätään käyttöönoton jälkeen ensimmäisen nettolistan oton ja palkka-ajon välinen aika 2-3 pv käyttöönoton jälkeen toisen (viimeisen päivän) nettolistan oton ja palkka-ajon välinen aika 2-3 pv mahdollisesti kolmannen palkka-ajon ja kirjanpitojen teon aikana - Logican antama tuki / taloushallinto ensimmäinen maksatus ensimmäinen laskutus palkat kirjanpitoon kaudenvaihde jakopalkat kirjanpitoon Tehostettu tuki päättyy käyttöönottoprojektin, Kieku-palvelutuotannon ja viraston yhteiseen tilaisuuteen - n. 2 kk tuotantokäytön aloituksen jälkeen - Varmistetaan tehostetun tuen päättämisen kriteerien täyttyminen Tilaisuus, Esittäjä 10

11 Tehostetun tuen päättymisen kriteereitä 1/2 Virasto - Kiekun lähituki toimii, mittarina viraston ja Palkeiden yhteinen arvio - Tehostetun tuen aikana havaitut puutteet virastokohtaisten ohjeiden sisällössä ja jakelussa on poistettu, mittarina viraston arvio - Tehostetun tuen aikana havaitut puutteet viraston sisäisessä Kiekuviestinnässä on poistettu, mittarina viraston arvio - Viraston oma sisäinen työasematuki toimii, mittarina viraston arvio - Virastolla on tiedossaan kanavat, joista hankkia koulutuspalvelua, mittarina viraston arvio Käyttöönottoprojekti - Tehostetun tuen aikana virastossa havaitut osaamisvajeet on poistettu, käyttöönottoprojektin, viraston ja Kieku-tuotannon arvio - Käyttöönottomenetelmän kehittämiseen liittyvät havainnot on dokumentoitu ja toimitettu käyttöönottomenetelmän omistajalle Tilaisuus, Esittäjä 11

12 Tehostetun tuen päättymisen kriteereitä 2/2 Kieku-tuotanto - Tehostetun tuen aikana Palkeiden palvelutuotannossa havaitut osaamisvajeet on poistettu, mittarina Palkeiden arvio - Tehostetun tuen aikana havaitut puutteet käsikirjojen jakelussa on poistettu, mittarina viraston ja Palkeiden yhteinen arvio - Tehostetun tuen aikana havaitut puutteet viestinnässä Palkeiden ja viraston välillä on poistettu, mittarina viraston ja Palkeiden yhteinen arvio - Tehostetun asiakkuuden hoidon malli on käyty viraston kanssa läpi, ensimmäiset YTRkokoukset on aikataulutettu, mittarina viraston ja Palkeiden arvio - Havaitut konversio/datavirheet on siirretty korjattavaksi Kiekun tuki- ja ylläpitoprosesseille, aikataulut sovittu, korjaukset seurannassa, mittarina viraston ja Kieku-tuotannon yhteinen arvio (tehostetun tuen seurantakokous) - Havaitut järjestelmävirheet on siirretty korjattavaksi Kiekun tuki- ja ylläpitoprosesseille, aikataulut sovittu, korjaukset seurannassa, viraston ja Kieku-tuotannon yhteinen arvio (tehostetun tuen seurantakokous) - Viraston antamat kehitysehdotukset on siirretty Kiekun tuki- ja ylläpitoprosesseille, päätökset toteuttamisesta tai hylkäämisestä tehty ja päätökset käsitelty viraston kanssa, mittarina viraston ja Kieku-tuotannon yhteinen arvio (tehostetun tuen seurantakokous) - Avoimet data- ja järjestelmävirheet, kehitysehdotukset sekä muut asiat vaiheen päättyessä on dokumentoitu, aikataulutettu ja siirretty YTR-kokoukselle, tehtävien tehostettu seuranta jatkuu tehostetun asiakkuuden hoidon vaiheessa (tehostetun tuen seurantakokous) Tilaisuus, Esittäjä 12

13 3. Tehostettu asiakkuuden hoito Tehostetun tuen päätyttyä. 3 6 kuukautta tuotantokäytön aloittamisesta. 13

14 Mitä on tehostettu asiakkuuden hoito 1/2 Tehostettu asiakkuuden hoito tarkoittaa viraston ja Palkeiden tiivistä yhteistyötä Kieku-tuotantokäytön onnistuneen alun varmistamiseksi Tehtävänä on varmistaa Kieku-prosessien ja Kieku-tietojärjestelmän toimivuutta virastossa sekä palvelutuotannon laatua Valtiokonttorin Kieku-yksikkö osallistuu tehostettuun asiakkuuden hoitoon erityisesti Kieku-tietojärjestelmään ja käyttöpalveluihin liittyvissä asioissa Sisältää asiakasvastaavan (Palkeet) koolle kutsumat YTR-kokoukset - 4 kertaa 4 kk:n aikana - Osallistujat: Palkeiden asiakasvastaava, viraston ammattikäyttäjät, viraston henkilöstöpäällikkö, Valtiokonttorin Kieku-palvelupäällikkö, Palkeiden palveluprosessien edustajat, Valtiokonttorin ratkaisupäälliköt/konseptinomistajat/julkaisupäällikkö tarvittaessa - Sisältö: viraston havainnot Kieku-käytöstä ja kehitysehdotusten antaminen, Palkeiden havainnot viraston Kieku-käytöstä ja palautteen anto, korjausten ja kehitysehdotusten tilanne, julkaisut, käyttökatkot, viestinnän onnistuminen, viraston palaute palvelusta, Kieku-prosessit virastossa - Kokoukset raportoivat Kieku-tuotannon ohjausryhmälle (Kieku-palvelupäällikön kautta nelikenttäanalyysinä) Tilaisuus, Esittäjä 14

15 Mitä on tehostettu asiakkuuden hoito 2/2 Tehostettu asiakkuuden hoito päättyy Kiekupalvelutuotannon ja viraston yhteiseen tilaisuuteen - Tehostetun asiakkuuden hoidon 4. YTR-kokous - n. 6 kk tuotantokäytön aloituksen jälkeen - Varmistetaan valmius tehostetun asiakkuuden hoidon vaiheen päättämiseen Tilaisuus, Esittäjä 15

16 Tehostetun asiakkuuden hoidon päättymisen kriteereitä Virasto - Virka- ja esimiesten osaaminen on riittävällä tasolla, mittarina viraston ja Palkeiden yhteinen arvio - Ammattikäyttäjien osaaminen on riittävällä tasolla, mittarina viraston ja Palkeiden yhteinen arvio - On tehty arvio Kieku-prosessien käytöstä virastossa, mittarina viraston arvio Kieku-tuotanto - Normaalin asiakkuuden hoidon malli on käyty viraston kanssa läpi, palvelukanavat on kerrattu, mittarina viraston ja Palkeiden yhteinen arvio - Viraston ilmoittamat vielä avoinna olevat ongelmat/virheet on dokumentoitu, priorisoitu ja korjausaikataulu on suunniteltu, mittarina viraston ja Palkeiden yhteinen arvio - Viraston kehitysehdotukset on dokumentoitu ja alustava julkaisusuunnitelma tehty niille, joita edistetään, mittarina viraston ja Valtiokonttorin Kieku-yksikön arvio - Tehostetun asiakkuuden hoidon kehittämiseen liittyvät havainnot on dokumentoitu ja toimitettu Palkeiden asiakassuhteen hoitamisen prosessille. Tilaisuus, Esittäjä 16