MITEN VALMISTAUTUA KIEKUN KÄYTTÖÖNOTTOON? Seija Friman kehittämispäällikkö, Valtiokonttori

Transkriptio

1 MITEN VALMISTAUTUA KIEKUN KÄYTTÖÖNOTTOON? Seija Friman kehittämispäällikkö, Valtiokonttori

2 Oletuksia käyttöönottoprojektille? Kieku vie, virasto vikisee! Kieku tulee ja ratkaisee ongelmat? Tämä on taas niitä konsernihankkeita, niitä tulee ja menee ei kannata välittää sen enempää Meidän toiminta on niin erilaista kuin muilla, ettei Kiekua voida ottaa käyttöön meidän virastossa! Turha tuhlata aikaa suunnitelmiin, ryhdytään hommiin vaan! 2

3 Tätä käyttöönottoprojekti on Huolella etukäteen suunniteltua Yhdessä tekemistä Etenemistä yhteisen menetelmän, dokumentaation ja välineiden tukemina Virastolla paljon projektityötä Kaikille yhteisen tietojärjestelmän käyttöönottoa Muutoksia prosesseihin ja virastokohtaisiin toimintatapoihin Odotusten ja riskien hallintaa 3

4 Hankkeen puolesta Projektipäällikkö käyttöönottoerälle (usean viraston yhteinen) Yhtenäinen käyttöönottomenetelmä ja siihen liittyvät työvälineet Käyttöönoton aikaiset projektin ohjausmenetelmät Asiantuntijat, jotka ohjaavat viraston talous- ja henkilöstöhallinnon prosessien läpikäyntiin liittyvän suunnittelun ja teknisen toteutuksen Käyttöönoton tukeen liittyvät koulutuspalvelut ammattikäyttäjille Muutoshallinnan ja viestinnän tukimateriaali Sähköinen työskentelyalusta 4

5 Viraston vastuulla Virastokohtaisen käyttöönottoprojektin asettaminen Viraston asiantuntijoiden nimeäminen, resurssien varaaminen käyttöönoton ajalle (mm. projektikoordinaattori, talous- ja henkilöstöhallinnon sekä tietohallinnon asiantuntijat) Käyttöönottomenetelmässä viraston vastuulla olevien tehtävien suorittaminen Viraston vastuulle määritettyjen kustannusten suorittaminen 5

6 Odotuksia viraston johdolle Sitoutumista käyttöönottoprojektiin ja muutosten läpivientiin virastossa Priorisointia keskeiseksi kehittämiskohteeksi Kykyä tehdä hyvin nopeasti tietojärjestelmän käyttöönoton yhteydessä tarvittavia päätöksiä toiminnan kehittämiseksi ja yhtenäistämiseksi Kykyä sopeutua nopeasti valtion tietohallinnon ja tietoturvan yleisiin normeihin. 6

7 Resursointia suunniteltaessa huomioitavaa 1. Hallinnonalan virastorakenne ja toimipisteet - Kirjanpitoyksiköiden ja virastojen lukumäärä - Alueellinen hajautuneisuus 2. Henkilöiden oikea ja riittävä osaaminen - Erityinen huomio projektipäällikön projektihallinnan osaamiseen oltava kokemusta, ei aloittelijaa työskentelyote (aktiivisuus, oma-aloitteisuus) - Talous- ja henkilöstöhallinnon asiantuntijat Kokonaisnäkemys prosesseista tärkeämpää kuin yksityiskohtien osaaminen Asema organisaatiossa, pystyttävä ottamaan kantaa 3. Henkilöt tosiasiallisesti irrotettu varsinaisista tehtävistään käyttöönottoprojektiin - Tehtäväjärjestelyt suoritettu riittävän ajoissa - Esimiehet sitoutettu järjestelyjen taakse 7

8 Resursointia suunniteltaessa huomioitavaa 4. Resurssijärjestelyt aloitettava riittävän ajoissa - Valmista valmisteluvaiheen alussa - Hyödynnetty erilaisia ratkaisuja Määräaikaisresurssit paikkaamaan projektiin irrotettuja Ostopalvelut (konsultointi, proj.pääll.) Hallinnonalan sisäiset virastojen väliset tehtäväjärjestelyt Virastojen yhteiset resurssit - Arvioitava Palkeilta mahdollisesti ostettavat palvelut ja asiantuntijatyö käyttöönottoon liittyen 5. Hankehallinnan käytännön järjestelyihin myös resursseja - Hallinnonalan yhteinen virtuaalinen hanketoimisto? Tilavaraukset, materiaalien välittäminen, kokousjärjestelyt, dokumenttien arkistointi, yleinen infopaikka, jne. 6. Hallinnonalan sisäinen yhteistyö ja menettelyt - Virallinen ohjausryhmät - Epävirallinen yhteinen tekeminen, tiedonkulun varmistaminen 8

9 Mistä voi aloittaa? 1. Seurantakohdemalli - Perehtyminen - Käyttöönotto hallinnonalalla, ministeriön rooli ohjauksessa 2. Käyttöönoton budjetointi VM:n kirjeen pohjalta 3. Resurssien nimeäminen ja järjestelyt 4. Muiden hankkeiden aikataulutuksen suunnittelu 5. Organisoitumisen ja hallinnonalan ohjauksen alustava suunnittelu 6. Tuottavuusvaikutustavoitteiden suunnittelu ja asettaminen 7. Järjestelmäkokonaisuuden hahmottaminen - Järjestelmäarkkitehtuurikartan laatiminen Perustiedot, tietovirrat, erityistoiminnallisuudet 8. Muutosjohtaminen - On large projects, change management can return 6.50 on every 1 spent 9

10 Virastoittain selvitettäviä asioita Käytetäänkö taha/heha-järjestelmiä myös substanssijärjestelminä? - Käytetäänkö järjestelmiä laajemmin kuin tukitoiminnoissa - Millaisia räätälöintejä järjestelmiin on tehty - Onko jotain erityistoiminnallisuuksia Onko asioita, jotka lisäävät kompleksisuutta? Millaisia liittymiä tarvitaan? Onko merkittävästi paikallisorganisaatioita? Onko erityisiä tietoturvavaatimuksia? Onko muita palvelukeskusratkaisuja/keskitettyjä toimintoja käytössä kuin Palkeet? - Esim. tietotekniikkakeskukset Millaisia muutoksia on menossa? 10

11 Kiitos! Valtio Expo, Seija Friman