"Näin Kieku parantaa tuottavuutta meillä"

Transkriptio

1 Kieku käyttäjäfoorumi Rajavartiolaitos Tiina Lundgren, Liisa Salo, Heikki Kumpula

2 Nykytila talous- ja henkilöstöhallinnon osalta Kieku käyttöön Rajavartiolaitoksessa Kiekun myötä RVL:lle tietojärjestelmäkustannusten ja Palkeiden palvelumaksujen osalta n nousu Kiekun hinta suhteessa tuottavuuteen -> kestää kauan ennen kuin näkyy RVL:n kustannuksia vähentävänä Taloushallinto tahan osalta ei ole vielä tuottavuutta näkyvissä kovin paljon; Kieku prosessit ovat Palkeiden prosesseja, RVL Palkeiden asiakkaana täysmääräisesti jo vuodesta 2006 tulevaisuuden odotuksena on toive, että Kiekun myötä yhä enemmän kirjanpidon tehtäviä voidaan siirtää Palkeiden hoitoon Kiekun myötä Palkeisiin siirtyi uutena prosessina käyttöomaisuus -> tuonut säästöä työajassa ainakin tilinpäätösraportoinnin muodossa Prosesseihin on tullut osin lisää kiemuroita ja byrokratiaa (erityisesti tulotiliotteiden tarkastus ja tositteiden määrän kasvu) Kiekun BI- raportointi on hyvä Kieku-Ratti virastopään liittymä on lisännyt paljon manuaalista tarkastustyötä RVL:ssa on tuottavuutta odotettavissa enemmän virastopään tehtävien keskittämisellä ja järjestelmien automatiikkaa hyödyntämällä sekä yksinkertaistamalla tiliöintikoodeja ja -tapaa 2

3 Henkilöstöhallinto Työllistänyt käyttöönoton jälkeen enemmän mitä vanhan järjestelmän käyttö Peruskäyttäjän osalta toimii pääosin hyvin Ammattikäyttäjillä aloitus yrityksen ja erehdyksen kautta Keskeiset syyt: toimintatapamallin muutos käyttöönottovaiheessa johon ei oltu saatu koulutusta, lomakkeiden toiminta, selkeä osaamisvaje yleisesti Kiekun käytössä ja erityisesti Rajavartiolaitoksen erityispiirteisiin, RVL:n organisaatioon lähes sopiva asiaohjausmalli saatiin käyttöön Vuoropuhelua käydään Palkeiden kanssa aktiivisesti, mutta yhteisymmärryksen saavuttaminen vaatii usein monta yhteydenottoa Ajanhallinnan versiopäivitykset tuo jatkuvasti uusia murheita, jotka huomataan jälkikäteen. Korjaukset työllistävät paljon eri työpisteissä ja tasoilla -> Palkanmaksun kannalta suurin yksittäinen tekijä, jonka on mentävä oikein ja järjestelmä on saatava kuntoon. Osa henkilöstöä kokee järjestelmän uskottavuuden heikoksi. Lisäksi palkkalipukkeen luettavuus ja ymmärtäminen ovat mahdottomia jopa ammattikäyttäjille. Havaittavissa, että toimittajalla mielenkiinnon painopiste on uusien virastojen käyttöönottojen valmistelussa, jolloin Kiekua käyttävien virastojen virheet ja murheet jää tärkeysjärjestyksessä taka-alalle. Mikäli esiin tulevien virheiden ja puutteiden korjaamiseen sekä kehitysideoihin ei panosteta, ei järjestelmän käytöstä tulla saamaan lisähyötyä. 3

4 Odotuksemme Kiekulle tulevaisuudessa Tulevien ratkaisujen tulee olla selkeitä toteuttajan kannalta, mutta niiden on tuotava pysyvyyttä ja kustannustehokkuutta käytännön työhön. Toteutuksen täytyy olla mm. henkilörekisteritietojen osalta sellainen, että tiedot tulevat järjestelmästä suoraan oikein tai jos niitä joutuu vielä järjestelmässä korjaamaan manuaalisesti tallentaen, niin tallennetut tiedot pysyvät ja järjestelmä tuottaa aina sen jälkeen pysyvää oikeaa tietoa. Kiekun tietosisältö saatava vastaamaan tarpeitamme Nimikirjan/henkilörekisterin tuotettava oikea tieto: tehtävään määräykset, koulutustiedot, virkatiedot, päivämäärät Pätevyydet ja osaamisen hallinta saatava viraston käyttöön (tähän ei ole ehditty paneutua kun pääosa energiasta menee muiden kuntoon saamisessa) Palvelusaikalaskentaan saatava suuremmat oikeudet RVL:n ammattikäyttäjille Palkan puolelle katseluoikeudet RVL:n ammattikäyttäjille Palkkalaskelmat saatava selkeäksi, ovat vaikeaselkoisia jolloin aikaa menee tietojen varmistamiseen ja virkamiesten opastamiseen Käyttäjille mahdolliseksi liitteiden lisääminen virkavapauksiin, arkistointikelpoisuus Virheellisyydet saatava loppumaan -> tiedon eheys ja laatu kaiken perusta (virat, tehtävään määräykset, pvm:t) 4

5 Odotuksemme Kiekulle tulevaisuudessa Uusien palkkalajien saaminen hankalaa -> saatava uusia palkkalajeja Valtionkonttorin ohjeistuksen mukaisesti. Nyt korjataan muistiotositteella -> tieto lähtöjärjestelmässä ja kohdejärjestelmässä eri, jolloin joudutaan selvittämään mistä johtuu eikä tiedot täsmää. Kieku-järjestelmä on varsin monimutkainen ja vaarana on, että lokeroitumisen myötä unohdetaan käyttäjän tarpeet - Kiekun toimintatavat eivät saa estää järjen käyttöä! - "Konversiosiirrossa tapahtuneesta päivämäärävirheestä ehdotettu yhteistyöpalaveri ei mahdollista Kieku toimintatavasta johtuen" Jatkokehittäminen vietävä loppuun (vuoden 2016 jälkeen), jotta todellista hyötyä saadaan ja sen jälkeen työrauha järjestelmän käytössä. Virastolla lopullinen vastuu tietojen oikeellisuudesta -> Oltava myös riittävät työkalut, oikeudet ja osaaminen Alkuhankaluuksista ja koettelemuksista huolimatta emme anna periksi -> Kieku kaikuu jossain vaiheessa 5