VALDA-käyttöönottoprojekti osana maistraattien sähköisen asioinnin strategiaa

Transkriptio

1 VALDA-käyttöönottoprojekti osana maistraattien sähköisen asioinnin strategiaa Harri Karhunen, kehittämispäällikkö Itä-Suomen Aluehallintovirasto, Maistraattien ohjaus- ja kehittämisyksikkö

2 Maistraatit Maistraatit ovat osa valtion paikallishallintoa. Suomessa on 24 maistraattia ja niillä toimipisteitä yhteensä 50. Ahvenanmaalla tehtäviä hoitaa Ahvenanmaan valtionvirasto. Vuoden 2011 alusta lukien maistraattien toimialueiden yhdistämisen jälkeen maistraatteja on 11 kpl Henkilöstö 800 htv Toimintamääräraha 32 milj.euroa

3 Maistraattien tehtäviä Maistraatit vastaavat alueensa väestötietojärjestelmästä, holhousasioista, kauppa ja -yhdistysrekisteristä, vesikulkuneuvorekisteristä sekä valtakunnallisesta kuluttajaneuvonnasta. Maistraattien muita tehtäviä ovat mm. avioliiton esteiden tutkinta, nimenmuutosasiat ja perukirjojen osakasluetteloiden vahvistaminen. Maistraatin henkikirjoittaja suorittaa siviilivihkimiset ja hän toimii myös julkisena notaarina ja kaupanvahvistajana

4 MAISTRAATTIEN PROSESSIKARTTA Vahvistettu rekisterihallinnon yhteistyöryhmässä Asiakkaiden ja yhteiskunnan tarpeet Lainsäädäntö Visio Maistraatti on keskeinen, tunnettu ja ihmisiä lähellä oleva valtion palveluja tehokkaasti tuottava yleishallintoviranomainen. Maistraatin asiakas saa laadukkaita palveluja vaivattomasti maan eri osissa. Maistraatti on houkutteleva, arvostettu ja jatkuvaan kehittymiseen kannustava työnantaja. Toiminta-ajatus Tarjoaa ihmisen koko elämänkaaren kattavia, laadukkaita rekisteri- ja oikeusturvapalveluja. Väestötieto - järjestelmä Holhoustoimi Kauppa- ja yhdistysrekisteri Yhteiskunnan tietohuoltopalvelut Oikeusturvapalvelut Yleishallintoviranomainen Ohjaava keskushallinto strateginen ja toiminnallinen ohjaus VM sekä maistraattien ohjaus- ja kehittämisyksikkö - resurssiohjaus Taloushallinto ja tuottavuuden parantaminen Henkilöstöhallinto ja osaamisen varmistaminen Asiakkuuksien hallinta ja sähköisten palvelujen kehittäminen Kuluttaja - neuvonta VAIKUTTAVUUS Asiakkaiden palvelutarpeiden tyydyttäminen Yhteiskunnan tietohuollon varmistaminen

5 Maistraattien sähköisen asioinnin strategia Visio: Asiakas saa maistraatin palvelut helppokäyttöisen sähköisen kanavan kautta. Palvelut tuotetaan hyödyntäen tehokkaita, luotettavia ja automaattisia prosesseja

6 Kehykset maistraattien sähköisen asioinnin kehittämiselle Sade-ohjelma Valtiovarainministeriö Tietohallintolaki Sähköinen arkisto

7 Maistraatin palvelutuotantojärjestelmä kansalainen suomi.fi, asiointitili Maistraattien palvelutuotanto Diaari- ja asianhallintajärjestelmä VALDA Perusrekisterit VTJ, kiinteistötietojärjestelmä, kaupparekisteri Sidosryhmät Kunnat, valtio, organisaatiot Maistraattien rekisterit VIRE, AVLA, AVO, HOLLE, Operatiiviset Vesikulkuneuvorekisteri järjestelmät MAISA, johdon tietojärjestelmät, KIEKU, KASSA

8 Sähköisen asioinnin kehittämisen painopisteet Maistraatti palvelut automatisoidaan (process-driven) Yhteistoiminnallisuuden kehittäminen (cooperation) Palvelun parantaminen Tuottavuus ja kustannussäästöt Yhteispalvelu, etäpalvelut Suomi.fi, asiointitili -palvelut

9 VALDA-käyttöönottohanke maistraatit Maistraattien kokonaisarkkitehtuurityö Tuotteistettu käyttöönoton projektointimalli eams: asiakirjahallinnon kypsyysarviointi Maistraattien tietoturva-auditointi Maistraattien työskentelytavat ja muutosten tunnistaminen Käyttöönoton vaiheistaminen vaihe 1: 2012/Q1 ja vaihe 2: 2014/Q

10 VIP VALDA-asiakas Asioidenhallinnan prosessi sekä eams määrittely SÄHKE2 tasolle (työ väh. käynnissä) -8-7 kk ennen h-hetkeä käyttöönottoprojekti organisoitu, käyttöönoton projektisuunnitelma (VIP+vir.) Konversiotyön käynnistys (Vir.) VALDA toiminnan muutoksenjohtamisentuki ja viestintä virastoissa jatkuvana toimintona Viraston tekniset tiedot VIP:lle instanssien perustamista varten Viraston VALDA eamssisältö määritelty koulutussuunnittelu tehty, viraston pääkäyttäjäja ylläpitomalli suunnitelu ja läpikäyty (VIP + vir.) sovelluskonfiguraatiot määriteltynä (KVH, metatiedot) -7-6 kk -6-4 kk -4-3 kk -3-1 kk -3-1 kk -3-1 kk -2-1 kk Käyttöönoton kriittisiä viraston vastuulla olevia tehtäviä: pääkäyttäjäkoulutukset peruskäyttäjäkoulutukset (vir. pääkäyttäjät kouluttavat) -1-0 kk käyttöönottotestaus suunniteltu ja resursoitu 1.) eams ja prosessityön valmistumista ajallaan -1 kk Käyttöönottotestaus 2.) Käyttövaltuushallinta- ja suojausmallien määrittelyn valmistumista ajallaan! -0,5-0 kk VALDA käyttöönottohetki asiakkaalla (tuotantokäytön aloitus) 0 kk + 1 kk käyttöönottoprojekti organisoitu, käyttöönoton projektisuunnitelma + tehtäväluettelo, (VIP+vir.) Konversiotyön käynnistys infraasennukset, tietoliikenneasennukset ja -avaukset asiakkaan tiedoilla koulutussuunnittelu tehty, ympäristöt valmisteltu, tietoliikenneavaukset VIP 3.) Konversiotyön käynnistyminen riittävän ajoissa! Varattava aikaa, erityisesti jos tarvitaan lähtöjärjestelmän datan tiedonhuoltoa asiakaskohtaiset konfiguraatiot (eams, KVH, metatiedot paikoilleen vienti) Käyttöön- konversiotestautestauotto- konversion ksen toteutus tuki Ylläpito Tehostettu alkaa, tuotantokäytön tehostettu tuotantokäytön seuranta seuranta

11 Kiitos File:/mydata/HK_Asiointitili_Maistraatin_Strategia_c pptx