Kokemuksia uusista lomakkeista ja ajatuksia jatkosta Klo Kiekun henkilöstöhallinnon loppuvuoden kehittäminen Klo

Transkriptio

1 Kokemuksia uusista lomakkeista ja ajatuksia jatkosta Klo Kiekun henkilöstöhallinnon loppuvuoden kehittäminen Klo Ratkaisupäällikkö Markku Kivioja, Valtiokonttori Kieku-käyttäjäfoorumi Markku Kivioja,

2 Kaikki suoritetut lomakkeet (hetkellä ) - lomakkeen aloituspäivälle ei rajausta Sarja1 Yhteensä 2507 Palvelussuhteen luonti 1466 Irtisanoutuminen 67 Muu palkan muutos 11 Osittainen virkavapaus 405 Palkanlisien muutos 29 Henkilökohtaisen palkanosan muutos 185 Palkkion maksu 5 Tehtäväkohtaisen palkan muutos 126 Uusi budjetoitu toimi 213 Suoritetut lomakkeet = Lomakkeiden lukumäärä, jotka on hyväksytysti käsitelty loppuun lomakeprosessissa. Irtisanoutumislomake ei ole ollut aktiivinen ennen julkaisua 6.01 ja tämä on saattanut aiheuttaa sen, että lomakkeita jäänyt "käynnissä" -tilaan. Hyväksytysti loppuun käsiteltyjä lomakkeita on ollut prosessissa n kpl. Tässä luvussa mukana myös julkaisun uudet ja täydennetyt lomakkeet. 2

3 Käynnissä olevat lomakkeet (hetkellä ) - aloitettu viimeisen vuoden aikana Sarja1 Yhteens ä 563 Palvelussuhteen luonti 54 Irtisanoutuminen 332 Muu palkan muutos 1 Osittainen virkavapaus 142 Palkanlisien muutos 3 Henkilökohtaisen palkanosan muutos 27 Palkkion maksu 0 Tehtäväkohtaisen palkan muutos 4 Uusi budjetoitu toimi 0 Käynnissä olevat lomakkeet = Lomakkeiden lukumäärä, joita ei ole hyväksytysti käsitelty loppuun lomakeprosessissa. Irtisanoutumislomake ei ole ollut aktiivinen ennen julkaisua 6.01 ja tämä on saattanut aiheuttaa sen, että lomakkeita jäänyt "käynnissä" -tilaan. Käsittelyssä olevia lomakkeita, joiden käsittelyprosessi on kesken on noin 550 kpl. Tässä luvussa mukana myös julkaisun uudet ja täydennetyt lomakkeet. Käsiteltyjä ja kesken olevia lomakkeita on ollut prosessissa yhteensä noin kpl viimeisen vuoden aikana hyväksytysti loppuun käsitellyt lomakkeen koko lomakehistorian ajalta. 3

4 Kaikki suoritetut lomakkeet (hetkellä ) - julkaisun jälkeen ( ) Sarja1 Yhteensä 772 Palvelussuhteen luonti 284 Irtisanoutuminen 6 Muu palkan muutos 2 Osittainen virkavapaus 60 Palkanlisien muutos 1 Henkilökohtaisen palkanosan muutos 185 Palkkion maksu 5 Tehtäväkohtaisen palkan muutos 16 Uusi budjetoitu toimi 213 Suoritetut lomakkeet = Lomakkeiden lukumäärä, jotka on hyväksytysti käsitelty loppuun lomakeprosessissa. Hyväksytysti loppuun käsiteltyjä lomakkeita on suoritettu loppuun viimeisen 2 kuukauden aikana lähes 800 kpl. 4

5 Käynnissä olevat lomakkeet (hetkellä ) - julkaisun jälkeen ( ) Sarja1 Yhteensä 193 Palvelussuhteen luonti 38 Irtisanoutuminen 85 Muu palkan muutos 1 Osittainen virkavapaus 36 Palkanlisien muutos 3 Henkilökohtaisen palkanosan muutos 27 Palkkion maksu 0 Tehtäväkohtaisen palkan muutos 3 Uusi budjetoitu toimi 0 Käynnissä olevat lomakkeet = Lomakkeiden lukumäärä, joita ei ole hyväksytysti käsitelty loppuun lomakeprosessissa. Käsittelyssä olevia lomakkeita viimeisen 2 kuukauden ajalta, joiden käsittelyprosessi on kesken on lähes 200 kpl. 5

6 Sähköiset lomakkeet (hetkellä ) - julkaisun jälkeen ( ) Sähköiset lomakkeet Suoritettu Kesken Yhteensä Palvelussuhteen luonti Irtisanoutuminen Muu palkan muutos Osittainen virkavapaus Palkanlisien muutos Henkilökohtaisen palkanosan muutos Palkkion maksu Tehtäväkohtaisen palkan muutos Uusi budjetoitu toimi Y ht eens ä Käsiteltyjä ja kesken olevia lomakkeita on ollut prosessissa yhteensä n kpl viimeisen vuoden aikana hyväksytysti loppuun käsitellyt lomakkeet koko lomakehistorian ajalta. Jos kokonaismäärästä otetaan pois kahden viimeisen kuukauden aikana käsitellyt tai käsittelyssä olevat lomakkeet, oli ennen kevään lomakejulkaisua käsitelty noin lomaketta. Kevään lomakejulkaisun jälkeen käsitelty ja tai käsittelyssä olevia lomakkeita on ollut lähes kpl. Viimeisen kahden kuukauden aikana on käsitelty tai käsittelyssä noin puolet, mitä koko lomakehistorian aikana. 6

7 Käyttäjäkokemuksia lomakkeista Satunnaisia kommentteja Lomakkeet toimivia ja helppoja käyttää Lomakkeet erinomaisia Jonkin verran alussa uusilla asiakkailla epävarmuutta käytössä Ei kerätty systemaattista dataa käyttökokemuksista Uudet lomakkeet käytössä vasta lyhyen aikaa Jos mitään erityistä ei kuulu, niin onko kaikki hyvin? Ei yhtäkään tapausta ongelmahallintaryhmään, joka johtuisi lomakkeista Palautetta.. Keskustelua. 7

8 Kiekun henkilöstöhallinnon loppuvuoden kehittäminen Klo Ratkaisupäällikkö Markku Kivioja, Valtiokonttori Kieku-käyttäjäfoorumi Markku Kivioja,

9 Sähköiset lomakkeet (I) Me nro Lomakkeella hoidettava tehtävä Julkaisu Status Tuotantoon 3820 Budjetoidun toimen perustaminen Kieku Valmis Palvelussuhteen luominen Kieku Valmis Palkkion maksu omalle henkilöstölle Kieku Valmis Henkilökohtaisen palkanosan muutos Kieku Valmis Tehtäväkohtaisen palkanosan muutos Kieku 6.01 Valmis Irtisanoutuminen ja ma. palvelussuhteen päättäminen ennen määräajan päättymistä Kieku 6.01 Valmis Harkinnanvarainen virkavapauslomake Kieku 7.00 Määrittelyssä 3824 Budjetoidun toimen tietojen muutoslomake Kieku 8.00 Määrittelyssä Palvelussuhteen tietojen muutoslomake Kieku 8.00 Määrittelyssä Osittainen virkavapaus/työajan muutos lomake Palkanmuutoslomake (yleiskorotettavat) Palkanmuutoslomake (ei-yleiskorotettavat) Tuotannossa Tuotannossa Tuotannossa 9

10 Sähköiset lomakkeet (II) Osa-alue Sähköiset lomakkeet (2/2) ME Tehtävä Vastuu Status Valmistuu/ Tuotantoon 4391 Vaihtoehtoinen asianohjaus Lea Riskaja Ritva Laiho 3824 Sähköisten lomakkeiden käyttövaltuushallinnan kehitystarpeet Kesken Kieku 7.00 Lea Riskaja Kesken Kieku Täydennykset sähköisiin lomakkeisiin (7.00) Lea Riskaja Kesken Kieku Portaalilomakkeiden validointisääntöjen toteutus ja toimittajan kehitysympäristön päivitys Lopputulos sähköistä lomaketta tuotannossa ja niitä tukevat asianohjaukset Lea Riskaja Kesken Kieku

11 Palkanlaskentaprosessin kehittäminen (I) Palkanlaskentaprosessin kehittäminen osaprojekti (1/3) ID Tehtävä Vastuu Status Valmistuu/ Tuotantoon 4212 Palkanlaskentaprosessin kehittäminen Taina Mäenpää Kesken 1/ Osaprojektin tavoitetilan määrittely Taina Mäenpää Valmis 03/ Kehittämiskohteiden määritys ja hyväksyntä Taina Mäenpää Valmis 04/ Kehittämiskohteiden toteutus ja hyväksyntä Taina Mäenpää Kesken 08/ / Tarkistetun toimintamallin käyttöönotto Taina Mäenpää Kesken 09/2014 1/ Suunnitelma palvelutuotannon tarvitsemista henkilötyövuosista hallinnonaloittain Taina Mäenpää Kesken 11/ PaKe - Nettolistan kehittäminen Taina Mäenpää Kesken Kieku PaKe - Verotiedot henkilötasolla Taina Mäenpää Kesken Kieku PaKe - Ulosottotiedot henkilötasolla Taina Mäenpää Kesken Kieku Osaalue Lopputulos: Palkeiden palkanlaskentaprosessin ja sitä tukevien tietojärjestelmien, toimintamallin ja raportoinnin kehittäminen, toteutus ja tuotantoon siirto. 11

12 Palkanlaskentaprosessin kehittäminen (II) Palkanlaskentaprosessin kehittäminen osaprojekti (2/3) ID Tehtävä Vastuu Status Valmistuu/ Tuotantoon 4304 PaKe - Uusien ja lisättyjen tietojen siirto liittymään Taina Mäenpää Kesken Kieku PaKe - Vanhan budjetoidun toimen VPL tietojen päivitys Taina Mäenpää Kesken Kieku PaKe - Päivämäärien sisäänluvun kehittäminen välitaulussa (IT0014) Taina Mäenpää Kesken Suljettu 4307 PaKe - Automatiikan lisääminen välitaulun sisäänluvussa Taina Mäenpää Kesken Kieku PaKe - Liittymän sisäänlukusyklin kehittäminen välitaulussa Taina Mäenpää Kesken Kieku PaKe - Uuden ja jatkosopimuksen tutkinta välitaulussa Taina Mäenpää Kesken Kieku PaKe - Tiettyjen Infotyyppien automaattinen siirto välitaulusta Palkkoihin 4311 Pake - Käyttöliittymän selausnäytölle uusi jatkosopimuksen tietokenttä Osaalue Lopputulos: Taina Mäenpää Kesken Kieku Taina Mäenpää Kesken Kieku 7.00 Palkeiden palkanlaskentaprosessin ja sitä tukevien tietojärjestelmien, toimintamallin ja raportoinnin kehittäminen, toteutus ja tuotantoon siirto. 12

13 Palkanlaskentaprosessin kehittäminen (III) Palkanlaskentaprosessin kehittäminen osaprojekti ID Tehtävä Vastuu Status Valmistuu/ Tuotantoon 4312 PaKe - Ay-tietojen ja ulosottotietojen kopiointi vanhalta sopimukselta Taina Mäenpää Kesken Kieku PaKe - Näkymä virhetauluun hakutoiminnallisuuksilla Taina Mäenpää Kesken Kieku PaKe - IT0014 siirto välitaulusta Palkkaan uudella päättelyllä 4315 PaKe - Nettolistan kehittäminen kohdistettuihin massatarkastuksiin 4316 PaKe -Takautuvan laskennan toiminnallisuuden kehittäminen 4317 PaKe - Koulutusta Kieku-kokonaisuudesta Palkeiden palkkapalvelusihteereille Osaalue Lopputulos: Taina Mäenpää Kesken Kieku 7.00 Taina Mäenpää Kesken Kieku Taina Mäenpää Kesken Kieku Taina Mäenpää Kesken Palkeiden palkanlaskentaprosessin ja sitä tukevien tietojärjestelmien, toimintamallin ja raportoinnin kehittäminen, toteutus ja tuotantoon siirto. 13

14 Ajanhallinnan kehittäminen palkanlaskennan osalta Ajanhallinnan kriittiset muutokset ID Tehtävä Vastuu Status Valmistuu/ Tuotantoon 3190 Virkaehtosopimuksen mukaisen saldon laskeminen (Sisältää def 3532 Sisään tehtyjä tunteja ei lueta viikkotyöaikaan) 4140 Viikkoylityötä ei saa muodostua ilman ylityöleimaa (Tällä ratkaistaan samalla ME 4077) Satu Laatinen Satu Laatinen 3408 Keskeytyneen 2 x 3 viikkoisjakson käsittely (VOK) Satu Laatinen 2913 Defekti 3289: Lounasaikaan sisältyvä osapäivän poissaolo Satu Laatinen 3781 Työajanlaskenta kun henkilön sopimus vaihtuu kesken jakson Satu Laatinen 3918 Viikkotyön 3-viikon tasoittuminen Satu Laatinen 4158 Ajanhallinnan pakollisuustarkistukset Satu Laatinen Osaalue Lopputulos: Ajanhallinnan palkkaan vaikuttavat kriittiset muutosesitykset ja pakolliset oikeellisuustarkistukset toteutettu Kesken Kieku 7.00 Kesken Kieku 7.00 Kesken Kieku 7.00 Kesken Kieku Kesken Kieku Kesken Kieku Kesken Kieku Markku Kivioja

15 Vaihtoehtoinen asianohjaus Hyväksytty lomake HR-asiantuntijalle siirrettäväksi järjestelmään Puolto1, Puolto2 Palkkioita ilman esittelyä Esimies Virkamies HR Esittelijä Päätöksen tekijä Palautus Palautus Palautus Tieto hylätystä lomakkeesta Lomakkeen ohjaus- ja kantaan siirto -oikeus Aloiteoikeus Muutosoikeus Päätösoikeus Puolto-oikeus 15

16 Asianohjaukset Standardi asianohjaus Vaihtoehtoinen asianohjaus Organisaatiorakenne ohjaa automaattisesti prosessia ja lomakkeen kulkua (+) Ei tarvitse manuaalivalintaa lomakkeen ohjaukselle rakenteen mukainen automaattiohjaus (+) Ei räätälöity ohjausmalli ei mahdollisia lisäpäivityksiä versiovaihdoissa (+) Ei sovellu syville, moniportaisille organisaatioille joissa varsinainen päätöksenteko kauempana operatiivisesta toiminnasta (-) Hajautettu päätöksenteko lähellä operatiivista tekemistä edellyttää hyvää osaamista organisaation linjauksista esim. harkinnanvarasten päätösten osalta (-) Ei joustava malli erilaisissa muutos- ja poikkeustilanteissa (-) Sopii myös hyvin ns. syvärakenteisille ja moniportaisille organisaatioille (+) Mahdollistaa joustavan lomakkeiden asianohjauksen organisaatio- ja päätöksentekorakenteesta riippumatta (+) Harkinnanvaraisia poissaoloja koskevien päätösten keskittämismahdollisuus yhtenäisen linjan varmistamiseksi syvärakenteisissa organisaatioissa on mahdollista muusta päätöksentekoprosessista poikkeavasti (+) Henkilöstöasiantuntijoiden vahvempi prosessin ohjausrooli (+) Mahdollistaa joustavammin organisaatiokohtaisen työjärjestyksen noudattamisen (+) Tarvitsee aina manuaaliohjausta (-) On räätälöity ratkaisumalli ja huomioitava versiovaihdoissa (-) 16

17 Uuteen palvelumalliin siirtymisen aikataulu vuoden 2014 aikana Aikataulu Virastot Lisäkommentti Palkeet, Puolustusministeriö, Puolustushallinnon rakennuslaitos, Ympäristöministeriö, Asumisen rahoitus- ja kehittämiskeskus Rajavartiolaitos Väestörekisterikeskus, Valtion Eläkerahasto, Valtion taloudellinen tutkimuskeskus, Valtori, Hallinnon tietotekniikkakeskus, Hätäkeskuslaitos, Maahanmuuttovirasto ja vastaanottokeskukset, Palosuojelurahasto, Sisäasiainministeriö, Tilastokeskus, Valtion vakuusrahasto Tulli Aluehallintovirastot, Maistraatit, Pelastusopisto, Suomen Akatemia, Valtiovarainministeriö Verohallinto Vuoden 2014 loppuun mennessä Kiekun käyttöönottavat virastot siirtyvät toimintamalliin käyttöönottoaikataulun mukaisesti. Markku Kivioja

18 Muutospyyntöjen toimittajan työmäärät - vuosi 2013 ja arvio 2014 Muutospyynnöt, henkilöstöhallinto 2013 Julkaisut Julkaisut

19 Ryhmätyöskentely klo Ryhmät ja niiden vetäjät: - Ajanhallinta (Satu Laatinen) - Palvelussuhteen hallinta (Ritva Laiho) - Palkanlaskenta (Merja Lind) - Lomasuunnittelu (Sinikka Ollikainen) Henkilöt nimetty ryhmiin etukäteen Ryhmät aloittavat priorisoinnin pääalueestaan Ryhmä valitsee keskuudestaan kirjurin ei ryhmän vetäjä Ryhmä kirjaa lopuksi tärkeimmät kehityskohteet Yhteenveto kahvitauon jälkeen klo

20 Vaikuttavuusluokittelu Kaikki ongelmat luokitellaan seuraavan vaikuttavuusluokittelun mukaisesti 1. Kokonaisvaikuttavuus lasketaan kertomalla eri vaikutusalueiden arvot keskenään 2. Kokonaisvaikuttavuuden perusteella määräytyy prioriteetti, joka merkitään ATjärjestelmän ongelmatiketille Vaikutusalue Frekvenssi Laajuus Vaikutus palkanmaksuun Vaikutus ulkoiseen kirjanpitoon Vaikutus maksuliikenteeseen Vaikutus työmäärään Palkeissa Vaikutus työmäärään virastoissa 1 = satunnainen 1 = yksittäinen 1 = ei vaikuta 1 = ei vaikuta 1 = ei vaikuta 1 = vähäinen 1 = vähäinen Vaikutuksen voimakkuus 2 = kuukausittain 2 = muutamia 3 = vaikuttaa 2 = vaikuttaa 3 = vaikuttaa 2 = merkittävä 2 = merkittävä 3 = viikoittain 3 = useita tapauksia Kokonaisvaikuttavuus Kokonaisvaikuttavuus TAI palkanmaksun ja/tai maksuliikenteen vaikutus tasolla 3 Kokonaisvaikuttavuus 5-48 Kokonaisvaikuttavuus 1-4 Prioriteetti 1 = kriittinen 2 = korkea 3 = keskitaso/matala 20

21 Ryhmätyöskentely klo Palvelussuhteen hallinta Palkanlaskenta Ajanhallinta Vuosilomasuunnittelu, Palveluaikalaskenta Ritva Laiho Merja Lind Satu Laatinen Sinikka Ollikainen Kuvaja Anne Kähärä Timo Pönkkä Rea Sahramo Sanna Ahola Hannele Paavola Tarja Jauhiainen Timo Vuorio Erja Kukkonen-Suvivuo Tiina Kanervo Tarja Saari Susanna Kajander Riitta Korhonen Heikki Ekroth Marja Liisa Pohjolainen Tuula Muut asiakasvirastosta Muut asiakasvirastosta Muut asiakasvirastosta Pöytäkivi Markku Palkeiden henkilöt Palkeiden henkilöt Palkeiden henkilöt Marko Manninen Valtiokonttorin henkilöt Valtiokonttorin henkilöt Valtiokonttorin henkilöt Muut asiakasvirastosta Palkeiden henkilöt Valtiokonttorin henkilöt 21