Kieku-hanke Taustaa, tavoitteita ja tilanne

Transkriptio

1 Kieku-hanke Taustaa, tavoitteita ja tilanne Lasse Skog, toimialajohtaja, Valtiokonttori

2 Miksi tarvitaan muutos valtion talous- ja henkilöstöhallinnossa? Muutokselle tarve Ratkaisu?

3 Kieku-hanke - taustaa Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon kokonaisuudistus on aloitettu 2000-luvun puolessavälissä - Tavoitteena tuottavuuden parannus 40 % - Perustettu palvelukeskuksia (5 kpl), jotka sittemmin yhdistetty Palkeetpalvelukeskukseksi, pl. yliopistojen palvelukeskus Certia - Prosessin yhdenmukaistaminen erityisesti palvelukeskustoiminnassa sekä digitalisointi mm. ostolaskujen käsittelyssä, matkahallinnassa - Tuottavuus parantunut n. 20 % Seuraavana vaiheena päätettiin yhdenmukaistaa prosessit ja hankkia niitä tukeva tietojärjestelmä, tavoitteena puuttuva 20 % - Vanha virastokohtainen järjestelmäkanta oli tulossa tiensä päähän, joten korvausinvestointi oli välttämätön - Siirtyminen yhteen yhteiseen tietojärjestelmään katsottiin merkittävästi taloudellisemmaksi ratkaisuksi

4 Kieku-hanke - aiemmat vaiheet ja tilanne Prosessien ja tietojärjestelmän vaatimusmäärittely Tietojärjestelmän hankinta, kilpailuttaminen ja sopimusneuvottelut Hankinnan yhteydessä päätettiin käyttöönottojen vaiheistamisesta ja pilotointimenettelystä, riskienhallinnallisista syistä Tietojärjestelmän toteuttaminen Pilottikäyttöönotot Laajamittaiset käyttöönotot vuoden 2013 aikana - Tuotannossa on nyt 22 kirjanpitoyksikköä ja Kiekua käyttää n henkilöä Vuoden 2014 käyttöönotot ovat vaihetta 2 - Viimeisin käyttöönotto tapahtui 1.4. (PLM, YM, UM sekä RVL) - Seuraavaksi Kiekun ottaa käyttöönsä Tulli 1.10.

5 Valtiolle yhtenäinen talous- ja henkilöstöhallinto Muutokselle tarve Kieku ratkaisuna Eläköityminen Hajanaiset ja vanhat tietojärjestelmät Hajanainen toimintatapa Niukka valtiontalous Automaation ja itsepalvelun lisääminen Palvelukeskuksen käytön lisääminen Yhtenäiset palvelukeskuspalvelut Yhtenäiset prosessit ja tietojärjestelmät

6 Valtiolle tehokkaampi talous- ja henkilöstöhallinto Yhtenäinen hallintoalusta käytössä Tuottavuus paranee 20% Yhteinen kehittäminen ja parempi tietoturva Parempi tietopohja päätöksenteolle

7 Avaintietoja Kieku-tietojärjestelmästä Perustuu SAP-ohjelmistoon sekä talous- että henkilöstöhallinnon alueilla Henkilöstöhallinnon osalta kokonaisuutta on täydennetty Logican/CGI:n toimittamilla suomalaisilla ohjelmistoilla - Palkanlaskentaan - Ajanhallintaan - Lomasuunnitteluun - Palveluaikalaskentaan Tietojärjestelmäkokonaisuuden toimittaa CGI (Logica) Tietojärjestelmän käyttöpalvelut toimittaa Tieto

8 Kiekun voimassaoleva aikataulutus Vaihe 1 Kumulatiivinen HTV-määrä virastoissa Vaihe 2 0 OM, EK, VNK, LVK LVM, TEM LVM, TEM STM, tutkimuslaitokset MMM, OKM, TPK Poha Tulli UM, YM, PLM, RVL Tori VM 2 (Avit, VATT,VRK, TK) SM 2 (SM, Haltik, Häke) VM 1 (VM, Palkeet, Vero) SM 1 (Migri, Peo) SA VK 1/2011 4/2011 5/2012 1/2013 4/ /2013 1/2014 4/ /2014 1/2015 4/ /2015 1/2016 4/ /2016

9 Matka uuteen toimintatapaan Muutosta edistävät ja tukevat: + Toiminnan muutos ymmärretään yhteisesti ja siihen sitoudutaan Kieku- toimintatapa ja tietojärjestelmä käytössä + Muutoksen toimeenpanoa johdetaan aktiivisesti + Virastoja tuetaan talous- ja henkilöstöhallinnon tehtävien profiilin muutoksessa + Hyvä yhteistyö Palkeiden kanssa ja valmius kehittää palvelukeskusmallia + Kieku paranee kokemusten karttuessa + Muutoksen onnistumista seurataan Nykyinen tapa toimia ja tietojärjestelmät käytössä Muutosta hidastavat ja vaikeuttavat: Uutta opittavaa virastoille, palvelukeskukselle Toimintakulttuurin muutos tapahtuu hitaasti Käyttöönoton jälkeen 6-12 kk:n jakso jolloin tuottavuus heikkenee väliaikaisesti SAP-standardi tuo oman vaikeutensa Virastojen talous- ja henkilöstöhallinnon osaamisprofiilin muuttuminen vaatii aikaa Esimiesten osaaminen palvelussuhdeasioissa

10 Toimintatapamuutoksen läpivienti virastoissa huomioitavia seikkoja Johdon näkyvä sitoutuminen ja esimerkin voima Talous- ja henkilöstöhallinnon tukitoimintojen kokoaminen organisaation tasolle osaamisen keskittäminen Seurantakohdemalli alkuun mieluummin suppeampi kuin laajempi kirjanpitoyksikkötasolla yksi malli ja yhdenmukainen soveltaminen Takautuvien muutosten määrän minimointi: mihin ei voi vaikuttaa - mikä on itse aiheutettua Esimiesten rooli henkilöstöasioiden hoitamisessa ja henkilöstöhallinnon tuki esimiehille Palkeiden palvelusopimus ja mahdolliset palvelulaajennukset

11 Esimies- ja virkamieskäyttäjän näkymä Kiekuun

12 Kieku- hanke on siirtynyt vaiheen 2 toimeenpanoon Talouspoliittinen ministerivaliokunta puolsi vaiheeseen 2 siirtymistä FI/Talouspoliittinen_ministerivaliokunta_pu(50180) - Talouspoliittinen ministerivaliokunta käsitteli kokouksessaan valtion talous- ja henkilöstöhallinnon yhteisen tietojärjestelmän Kiekun käyttöönoton tilannetta ja käyttöönottovaiheeseen kaksi siirtymistä. Talouspoliittinen ministerivaliokunta puolsi hankkeen jatkamista lukien ja siirtymistä vaiheen kaksi käyttöönottoihin Kieku-hanke etenee ratkaisua ja palvelutoimintaa kehitetään FI/Virastoille_ja_laitoksille/Kiekun_kayttoonotto_valtionhallinnossa/Kiekuhanke_etenee ratkaisua_ja_palvelu(50205)

13 Kieku-hanke, tilanne Massiivinen ja laaja toiminnanmuutoshanke valtionhallinnossa - Näin laajoja muutoshankkeita valtionhallinnon sisäisessä hallinnossa ei ole aiemmin tehty - Valtionhallinnon toimintatapojen epäyhtenäisyys lähtötilanteessa - Keskitettyä toimivaltaa toimintatapojen muuttamiseksi ei ole Järjestelmän toteutuksesta - Pilottikäyttöönotoissa saatiin arvokasta kokemusta järjestelmän toimivuudesta, jatkokehittämiseen varattiin aikaa - Järjestelmään liittyvää parannustyötä on tehty jatkuvasti Käyttöönotoissa on edistytty vuonna 2013 merkittävästi tuotannossa on nyt 22 virastoa ja n htv:ta Virastoissa kokemukset vaihtelevat, onnistumisia on koettu, mutta parannettavaakin on

14 Kieku-hanke, tilanne Valtionhallinnolla on haasteista huolimatta selkeä tahto uudistaa talous- ja henkilöstöhallinnon toimintamalli sekä niitä tukevat perusjärjestelmät sekä hakea yhtenäisyyttä Suomen valtionhallinto on kansainvälisesti arvioituna eturintamassa talous- ja henkilöstöhallinnon toimintamallin ja järjestelmien yhtenäistämisen kehityksessä Vuoden 2013 aikana on tehty ulkopuolinen arviointi hankkeeseen ja tuloksiin (KPMG) Käyttöönottojen rinnalla tehdään jatkuvan parantamisen mallin mukaisesti kehitystyötä Käyttöönottojen läpivienti on jatkuvasti parantunut on opittu

15 Tärkeimmät kehitystoimenpiteet vuodelle 2014 käyttöönottojen varmistaminen Kieku-käyttöönottojen aiempaa jämäkämpi ohjaus Kieku sellaisenaan -periaatteella virastokohtaisia räätälöintejä välttäen Virastojen johdon sitouttaminen toimintatapamuutokseen sekä virastojen johdon tukeminen muutoksessa Käyttöönottojen edellyttämän resursoinnin järjestäminen Tietojärjestelmän suorituskyvyn varmistaminen kasvavaa käyttäjämäärää silmälläpitäen Parannetun käyttöönottomenetelmän jalkautus

16 Tärkeimmät kehitystoimenpiteet vuodelle 2014 tuottavuuden varmistaminen Henkilöstöhallinnon toimintamallin tarkentaminen ja käyttöönotto ja automaatiotason nosto erityisesti palkanlaskennassa Palkkakustannusten käsittelyn kehittäminen sisäisen laskennan tarpeisiin Tietojen oikeellisuustarkistusten kattava käyttöönotto myös niissä virastoissa, joilta ne vielä puuttuvat Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskuksen (Palkeet) tuotannon käyttöönoton kyvykkyyden kehittäminen skaalaetujen varmistamiseksi Kieku-tuotannon nopeampi reagointi virastojen ongelmatilanteisiin

17 Olemme pitkällä matkalla 1. Kieku otetaan käyttöön koko valtionhallinnossa vuoden 2016 loppuun mennessä 2. Kieku-hanke on ensisijaisesti toiminnan muutoshanke virastoissa ja palvelukeskuksessa 3. Kieku-tietojärjestelmä toimii mahdollistajana pohjautuu valmisohjelmistoihin elinkaariodotus on hyvin pitkä 4. Kehitystyötä jatketaan käyttöönottojen ja tuottavuuskehityksen varmistamiseksi 5. Kiekun elinkaari jatkuu ainakin vuoteen 2035 kehittämistä käyttöönottojen jälkeenkin

18 Kiitos! Lisätietoja saat sivustoiltamme sekä