Yhteisen asiakaspalvelupisteen toimintamalli

Transkriptio

1 Yhteisen asiakaspalvelupisteen toimintamalli Asiakaspalvelu2014 hankkeen aluekierros Kehittämisjohtaja Marko Puttonen / Neuvotteleva virkamies Heikki Talkkari

2 Hyvän ja laadukkaan asiakaspalvelun periaatteita ja toimintatapoja 1/2 Asiakasta palvellaan yhtenäisellä toimintamallilla Asiakas saa asian vireille tai hoidettua ensi kontaktista Asiakas ohjataan sähköisten palveluiden käyttöön ja häntä opastetaan niiden käytössä Asiakas otetaan mukaan toiminnan kehittämiseen asiakaspalautejärjestelmä Jatkuu... 2

3 Hyvän ja laadukkaan asiakaspalvelun periaatteita ja toimintatapoja 2/2 Palveluneuvojan antama palvelu ei vaadi toimialan asiantuntijan osaamista, mutta edellyttää monipuolisia tukijärjestelmiä Palveluneuvoja tuntee asiakaspalvelupisteen ja asiaan liittyvät palveluprosessit Toimitilat luovat edellytyksiä hyvälle asiakaspalvelulle 3

4 Menestystekijät Osaava ja asiakaspalveluun sopiva asiakaspalveluhenkilöstö Asiakaspalveluun ja asiakaspalvelupisteeseen sopivat toimitilat Viranomaisten sitoutuminen ja tuki palveluiden tarjoamiseen

5 Toimintaympäristö tietovirrat palvelutapahtumassa 1. Palvelutapahtuma (Ei sähköistä palvelua tarjolla tai sitä ei voi käyttää) Asiakas Palv.neuvoja Asiakaspalvelupiste Paperi hakemus Tiedot viranomaisen järjestelmään viranomaisen toimesta Viranomainen Manuaalinen tallennus Palvelu tapahtu ma kotona 2. Sähköinen palvelutapahtuma Asiakaspäätteellä (sähköinen asiointi) Tiedot suoraan viranomaisen järjestelmään Asiakas Palv.neuvoja 3. Etäpalvelutapahtuma etäpalvelulaitteistolla Tiedot suoraan viranomaisen järjestelmään Viranomaisen operatiivinen järjestelmä (Manuaalinen) tallennus Asiointitili.fi Asiakas Palv.neuvoja Tiedot suoraan viranomaisen järjestelmään viranomaisen toimesta

6 Toimintaympäristö - toimitilamalli Turvallinen säilytys Työhuone Työhuone Taukotila Neuvotteluhuone Asiakaspalvelu Piste 1. Asiakaspalvelu piste 2 Asiakaspalvelu piste 3 Asiakaspalvelu piste 4 Etäpalvelupiste Viranomai nen J o n o t u s Etäpalvelupiste Viranomai nen Asiakaspääte Info Tiedotus palveluista Jonotus/ Ajanvaraus laitteisto Sisäänkäynti Asiakaspalaute laitteisto/laatikko Asiakaspääte

7 Toimintaympäristö - järjestelmät/laitteistot Julkiset Internet sivut Extranet-palvelut sidosryhmille Sähköinen viestintä (asiakkaat ja sidosryhmät) Taloushallinto (laskutus, kirjanpito..) Henkilöstöhallinto (palkat, lomat ) Intranet (työtilat) TYÖASEMAT KASSAJÄR- JESTELMÄT Toiminnan- ja palvelutuotannontuki AJANVARAUS- JÄRJESTELMÄ INFO-TV Asiakaspalvelujärjestelmä JONOTUS- LAITTEISTO ETÄPALVELU- LAITTEISTO Käyttöpalvelut Tietoliikennepalvelut Työasemapalvelut Käyttötukipalvelut ICT infrastruktuuripalvelut

8 Tällä hetkellä.. Valittujen prosessien mallinnus eli miten niitä tarjotaan asiakaspalvelupisteestä

9 Toimintamalli - prosessit Asiakaspalvelupisteen pääprosessit Asiakaspalvelupisteen käynnistäminen Asiakaspalvelupisteen jatkuva toiminta Asiakaspalvelupisteen kehittäminen Asiakaspalvelupisteen aliprosessit Palveluiden tarjoaminen Palveluneuvojien rekrytointi Palveluneuvojien asiakaspalvelupistekoulutus Asiakaspalvelun laadun seuranta ja arviointi Uusien palveluiden sisäänotto Palvelutuotannon laadunseuranta ja varmistus Ulkoinen viestintä Sisäinen viestintä Ulkoinen laskutus

10 Kuvattavat palveluprosessit Poliisin löytötavaraprosessi Maistraatin erilaiset tietopalvelut rekistereistä, todistusten ja otteiden tulostus sekä ajanvaraus ELY-keskusten erilaisten kuulemisten järjestämisprosessi Kuntapalveluista esimerkkikuvauksia Palvelun tuottamisen yleisprosessi Sähköisen asioinnin ohjaus ja neuvonta prosessi Ohjaus viranomaisen toiseen palvelukanavaan esimerkiksi puhelinpalveluun Ajanvarausprosessi (viranomaisten läsnäololle sekä etäpalvelulaitteistolle) Asiakirjan jättäminen