Asianohjaus 2 -malli

Transkriptio

1 Asianohjaus 2 -malli

2 Sisältö Asianohjaus 2 mallin esittely: - Poissaoloilmoitukset ja vuosilomaehdotukset sekä lomasopimukset - Portaalilomakkeilla tehtävät henkilöstöasiat - Lomakkeiden siirtyminen järjestelmässä käsittelijältä toiselle - Esittely järjestelmässä Sähköposti-ilmoitukset Tehtävälista Sähköpostimuistutukset Yhteenveto 2

3 Asianohjaus 2 -malli 3

4 Mitä asianohjaus 2 malli tarkoittaa? Asianohjaus 2 mallissa portaalilomakkeet eivät siirry seuraavalle käsittelijälle SAPin standardiasianohjauksen (=organisaatiorakenteen mukaan), vaan henkilöstöasiantuntija ohjaa lomakkeen siirtymistä järjestelmässä. Henkilöstöasiantuntija valitsee organisaatiopuusta käyttöoikeuksiensa mukaisesti esittelijän ja päättäjän. Erillisen valintalistan ylläpitoa ei tarvita. Esittelijän ei tarvitse olla esimiesasemassa, eikä lomakkeelle ole pakko valita esittelijää. Päättäjä on esimiesasemassa oleva, ja päättäjä on aina valittava. 4

5 Poissaoloilmoitukset, lomaehdotukset, lomasopimukset Poissaoloilmoitusten (= ei-harkinnanvarainen virkavapaus), lomaehdotusten ja lomasopimusten hyväksynnässä ei tapahdu muutosta: - Virkamies ilmoittaa poissaolonsa, loma- ja lomasopimusehdotuksensa portaalissa ja hänen esimiehensä hyväksyy ne. - Asianohjaus on SAP-järjestelmän standardin mukainen. - Tieto poissaolon hyväksymisestä ja hylkäämisestä tulee virkamiehen sähköpostiin, ei tehtävälistalle. - Lomaehdotuksen ja lomasopimuksen hyväksymisestä ja hylkäämisestä tieto tulee vielä toistaiseksi tehtävälistalle. 5

6 Portaalilomakkeilla tehtävät henkilöstöasiat Esimiehellä ja henkilöstöasiantuntijalla on käytettävissään seuraavat lomakkeet: - Palvelussuhteen luonti - Tehtäväkohtaisen palkan muutos - Henkilökohtaisen palkanosan muutos - Muu palkan muutos - Palkanlisien muutos - Palkkion maksu Henkilöstöasiantuntijalla on lisäksi käytettävissään: - Uusi budjetoitu toimi lomake (ilman asianohjausta) - Kopioi budjetoitu toimi lomake (ilman asianohjausta) - Palvelussuhteen tietojen muuttaminen (asianohjaus) 6

7 Portaalilomakkeilla tehtävät henkilöstöasiat Virkamiehellä on käytettävissään seuraavat lomakkeet: - Osittainen virkavapaus - Harkinnanvarainen virkavapaus - Irtisanoutuminen 7

8 Lomakkeiden siirtyminen järjestelmässä käsittelijältä toiselle Esimies voi aloittaa palvelussuhteen luomisen ja palkan muutokset lomakkeella, ja järjestelmä ohjaa lomakkeen lähimmälle henkilöstöasiantuntijalle (työpiste). Henkilöstöasiantuntija voi palauttaa lomakkeen esimiehelle täydennettäväksi tai korjattavaksi tai täydentää lomaketta itse. Henkilöstöasiantuntija valitsee esittelijän ja päättäjän. Esittelijä voi muuttaa lomakkeen tietoja, palauttaa sen henkilöstöasiantuntijalle tai lähettää päättäjälle. Päättäjä voi palauttaa lomakkeen esittelijälle. Päättäjä ei voi tehdä muutoksia lomakkeelle. 8

9 Lomakkeiden siirtyminen järjestelmässä käsittelijältä toiselle Päättäjä tekee päätöksen eli hyväksyy tai hylkää lomakkeen. Hyväksytystä päätöksestä lähtee tieto henkilöstöasiantuntijan tehtävälistalle. Henkilöstöasiantuntija siirtää lomakkeen tiedot perusjärjestelmään. Jos päättäjä hylkää palvelussuhteen luontia tai palkan muutoksia koskevan lomakkeen, tieto tästä tulee henkilöstöasiantuntijan ja esimiehen sähköpostiin. 9

10 Lomakkeiden siirtyminen järjestelmässä käsittelijältä toiselle: virkamiehen lomakkeet Virkamies voi tehdä lomakkeella osittaisen virkavapaushakemuksen, harkinnanvaraista virkavapautta koskevan hakemuksen ja täyttää irtisanoutumisilmoituksen. - Henkilöstöasiantuntija voi täyttää lomakkeet virkamiehen puolesta. Lomakkeet ohjautuvat lähimmälle henkilöstöasiantuntijalle, joka voi palauttaa lomakkeen virkamiehelle tai tehdä siihen itse korjauksia ja täydennyksiä. Henkilöstöasiantuntija voi valita osittaista virkavapautta ja harkinnanvaraista virkavapautta koskeville lomakkeille yhden tai kaksi puoltajaa. 10

11 Lomakkeiden siirtyminen järjestelmässä käsittelijältä toiselle: virkamiehen lomakkeet Puoltaja voi kirjoittaa Kommentti-kenttään perustelut, miksi puoltaa tai ei puolla. Jos hän puoltaa, hän rastittaa Puollanruudun. Puoltaja ei voi palauttaa lomaketta, vaan lomake ohjautuu henkilöstöasiantuntijan tekemän valinnan mukaisesti esittelijälle ja/tai päättäjälle. Jos esittelijä on valittu, hän voi tehdä muutoksia lomakkeelle, palauttaa lomakkeen henkilöstöasiantuntijalle tai lähettää lomakkeen päättäjälle. Päättäjä voi palauttaa lomakkeen esittelijälle, mutta hän ei voi tehdä muutoksia itse, ainoastaan myönteisen tai kielteisen päätöksen asiassa. 11

12 Lomakkeiden siirtyminen järjestelmässä käsittelijältä toiselle: virkamiehen lomakkeet Myönteisen päätöksen jälkeen virkamiehen lomakkeet siirtyvät henkilöstöasiantuntijan tehtävälistalle, ja henkilöstöasiantuntija siirtää lomakkeen tiedot perusjärjestelmään. Virkamies saa tiedon hyväksytystä osittaista virkavapautta ja harkinnanvaraista virkavapautta sekä irtisanoutumista koskevasta päätöksestä sähköpostiin. - Virkamies saa paperisen päätösasiakirjan virkavapauksista sekä todistuksen irtisanoutumisesta. Osittaista virkavapautta ja harkinnanvaraista virkavapautta koskevista kielteisistä päätöksistä tulee ilmoitus virkamiehen, hänen esimiehensä ja henkilöstöasiantuntijan sähköpostiin. 12

13 Sähköposti-ilmoitukset Tehtävälista Sähköpostimuistutukset 13

14 Sähköpostin käyttö Asianohjaus 2:ssa on otettu käyttöön ilmoitusten lähettäminen hyväksytyistä ja hylätyistä henkilöstöasioista tehtävälistan sijaan virkamiehen sähköpostiin. Samoin esimiehen, esittelijän, puoltajan ja päättäjän asian käsittelyn nopeuttamiseksi heille lähetetään sähköpostimuistutuksia portaalissa käsittelyä odottavista henkilöstöasioista. Seuraavilla sivuilla on kuvattu henkilöstöasian käsittelyyn prosessiin osallistuville tulevat ilmoitukset ja muistutukset. 14

15 Sähköposti-ilmoitus Virkamies saa sähköpostiinsa ilmoituksen hyväksymisestä ja hylkäämisestä seuraavista henkilöstöasioista, jotka hän on aloittanut tai henkilöstöasiantuntija tehnyt hänen puolestaan: - Poissaoloilmoitus (= ei harkinnanvarainen virkavapaus) - Harkinnanvarainen virkavapaus - Osittainen virkavapaus - Irtisanoutuminen 15

16 Sähköposti-ilmoitus Kun esimies on hyväksynyt virkamiehen tekemän poissaoloilmoituksen, virkamies saa sähköpostiinsa viestin: - Esimies Esko on hyväksynyt poissaolosi aikavälille Kun virkamiehelle on myönnetty osittaista virkavapautta, hän saa viestin: - Turku Timo Taneli on hyväksynyt Myrsky Matti Matias osittaisen virkavapauden. 16

17 Sähköposti-ilmoitus Kun esimies on hylännyt virkamiehen poissaoloilmoituksen, virkamies saa sähköpostiin seuraavan viestin: - Esimies Eskoon hylännyt poissaolosi (Sairaus) aikavälille Hylkäykseen syy: Haluan tarkempaa selvitystä poissaolosta. Voit lähettää poissaolopyynnön uudelleen hyväksyttäväksi tai poistaa sen poissaolojen hallinnan kautta. 17

18 Sähköposti-ilmoitus Jos päätöksentekijä on hylännyt virkamiehen osittaista virkavapautta tai harkinnanvaraista virkavapautta koskevan hakemuksen, virkamiestä saa tästä viestin sähköpostiin, ja häntä pyydetään ottamaan yhteyttä esimieheensä, joka ilmoittaa hänelle hylkäämisen perusteet. 18

19 Sähköposti-ilmoitus Sähköposti-ilmoitus lähtee henkilöstöasiantuntijalle ja virkamiehen esimiehelle (riippumatta siitä, onko hän ollut mukana prosessissa), jos päättäjä hylkää seuraavat lomakkeilla tehdyt henkilöstöasiat: - Osittainen virkavapaus - Harkinnanvarainen virkavapaus - Palvelussuhteen luonti - Tehtäväkohtaisen palkan muutos - Henkilökohtaisen palkanosan muutos - Muu palkan muutos - Palkanlisien muutos - Palkkion maksu 19

20 Henkilöstöasiantuntijan tehtävälistalle tulevat henkilöstöasiat Henkilöstöasiantuntijan tehtävälistalle siirtyvät käsiteltäväksi prosessissa olevat lomakkeet: - Lomakkeen aloittajan (= virkamies, esimies) täyttämä lomake - Esittelijän palauttama lomake - Päättäjän palauttama lomake, jos esittelijää ei ole valittu. 20

21 Henkilöstöasiantuntijan tehtävälistalle tulevat henkilöstöasiat Henkilöstöasiantuntijan tehtävälistalle siirtyvät perusjärjestelmään siirrettäväksi seuraavat hyväksytyt henkilöstöasiat: - Palvelussuhteen luonti - Palvelussuhteen tietojen muuttaminen - Palkan muutokset - Harkinnanvarainen virkavapaus - Osittainen virkavapaus - Irtisanoutuminen 21

22 Virkamiehen tehtävälistalle tulevat asiat Henkilöstöasiantuntija voi palauttaa virkamiehen aloittaman lomakkeen täydennettäväksi tai korjattavaksi virkamiehelle. Virkamies löytää lomakkeen tehtävälistaltaan. Vuosilomaehdotusten ja vuosilomasopimusten hyväksymiset ja hylkäykset - Muutos tulossa vuonna

23 Esimiehen tehtävälistalle tulevat asiat Esimiehen yksikköön sijoitettujen virkamiesten - Poissaoloilmoitukset käsiteltäviksi - Vuosilomaehdotukset käsiteltäviksi - Lomasopimusehdotukset käsiteltäviksi Henkilöstöasiantuntijan palauttamat palvelussuhteen luontia ja palkan muutoksia koskevat lomakkeet, jos esimies on aloittanut lomakkeen. 23

24 Esittelijän ja päättäjän tehtävälistalle tulevat asiat Seuraavat henkilöstöasiat siirtyvät käsiteltäviksi esittelijän ja/tai päättäjän tehtävälistalle: - Palvelussuhteen aloitus - Palvelussuhteen tietojen muuttaminen - Palkan muutokset - Harkinnanvarainen virkavapaus - Osittainen virkavapaus - Irtisanoutuminen Esittelijä ei ole pakollinen tieto. 24

25 Puoltajan tehtävälistalle tulevat asiat Puoltajaksi valitun henkilön tehtävälistalle tulevat käsiteltäviksi: - Harkinnanvarainen virkavapaus - Osittainen virkavapaus Puoltaja ei ole pakollinen tieto. 25

26 Sähköpostimuistutukset Esimiehen, esittelijän, päättäjän sekä puoltajan sähköpostiin lähetetään muistutus tehtävälistalla käsittelyä odottavista asioista kerran vuorokaudessa. Muistutus lähetetään koontisanomana ja vain uusista tehtävistä. Toinen sähköpostimuistutus lähetetään yli seitsemän vuorokautta edelleen käsittelemättömänä olevista tehtävistä edellä mainituille henkilöille. Lähettäjänä on Kieku Mail Heha Kummassakin viestissä on linkki portaaliin. 26

27 Sähköpostimuistutukset Muistutusteksti on vakiomuotoinen kaikille: Hyvä esimies, Kieku-portaalissasi on käsittelyä odottavia tehtäviä. Pääset kirjautumaan portaaliin ja käsittelemään siellä odottavat tehtävät tästä linkistä: Myös esittelijä ja puoltaja, jotka eivät välttämättä ole esimiesasemassa, saavat tämän viestin. 27