SOPPARI. Sopimustoimittajan käyttöohje versio IS-Hankinta Oy

Transkriptio

1 SOPPARI Sopimustoimittajan käyttöohje versio IS-Hankinta Oy

2 Sisällysluettelo YLEINEN OSIO s.3 Rekisteröityminen ja palvelun käytön aloittaminen s.5 Käyttäjähallinta s.6 Käyttäjäprofiili s.7 Tukipalvelut s.8 Etusivu ja valikot TOIMINNOT MYYNTIRAPORTIT s.9 Valitse sopimus ja raportointijakso s.10 Kirjaa yhteys- ja laskutustiedot s.11 Kirjaa myyntitiedot s.12 Lähetä raportti s.13 HANKINNAN TILAAJAT s.14 TILAAJAVASTUU s.15 REKLAMAATIOT s.18 HINNANMUUTOSESITYKSET 2

3 REKISTERÖITYMINEN JA PALVELUN KÄYTÖN ALOITTAMINEN Palveluun rekisteröidytään ja kirjaudutaan osoitteessa Linkki kirjautumissivulle löytyy myös IS-Hankinnan nettisivuilta ( Suositellut selaimet: Google Chrome, Mozilla Firefox (uusimmat versiot) Palvelun käyttö edellyttää istuntokohtaisten evästeiden sallimisen selaimen asetuksissa Käyttäjätunnus on sähköpostiosoite Unohtuneen salasanan saa palautettua klikkaamalla Unohdin salasanan. Saat sähköpostiisi linkin, jonka kautta voit luoda uuden salasanan. 3

4 REKISTERÖITYMISOHJE Valitse organisaation tyypiksi YRITYS Kirjoita yrityksen y-tunnus kenttään Mikäli y-tunnuksen alla on useita yksiköitä, valitse valikosta oikea toimipaikka HUOM! Valitse se toimipaikka, joka on merkitty hankintasopimukselle Täydennä omat henkilötietosi (nimi, puh, sähköposti) lomakkeelle ja klikkaa SEURAAVA Valitse tunnistautumistapa (Operaattori tarkistaa tietosi/yrityksen sähköpostilla) Suositus: Operaattori tarkistaa tietosi Mikäli yritykselle ei ole asetettu yleistä sähköpostiosoitetta, käytettävissä on vain Operaattori tarkistaa tietosi -painike Mikäli yleinen sähköposti löytyy, mutta et ole varma kuka kyseistä sähköpostia käyttää, valitse vaihtoehto Operaattori tarkistaa tietosi Linkki tunnuksen aktivoimiseksi ja salasanan luomiseksi lähetetään antamaasi sähköpostiosoitteeseen tarkastuksen jälkeen Klikkaa sähköpostiviestistä AKTIVOI TUNNUS linkkiä, määrittele avautuvaan ikkunaan itsellesi salasana ja klikkaa SEURAAVA. Palveluun pääset kirjautumaan sähköpostiosoitteellasi sekä luomallasi salasanalla. 4

5 KÄYTTÄJÄHALLINTA YRITYKSEN KÄYTTÄJÄOIKEUKSIEN HALLINTA Yrityksen ensimmäisestä rekisteröityjästä tulee järjestelmänvalvoja. Ensimmäinen rekisteröityjä (=järjestelmänvalvoja) valitsee seuraavien samaan yritykseen rekisteröityvien käyttäjien tunnistautumistavan Tunnistautuminen järjestelmänvalvoja hyväksynnän kautta (suositus) Tunnistautuminen yrityksen virallisen sähköpostiosoitteen perusteella Järjestelmänvalvoja voi antaa järjestelmänvalvojan oikeudet saman yrityksen toiselle henkilölle Järjestelmänvalvoja voi jäädyttää käyttäjätunnuksia pois käytöstä, mutta tunnusten lopullinen poistaminen tapahtuu tukipalvelun kautta Järjestelmänvalvoja vastaa käyttäjähallinnasta 5

6 KÄYTTÄJÄPROFIILI Omien yhteystietojen muutokset Salasanan vaihtaminen Kirjoita kenttään uusi salasana Kun uusi salasana on pituudeltaan riittävä, avautuu kenttä Salasana uudestaan Unohtuneen salasanan palauttaminen Klikkaa kirjautumissivulla UNOHDIN SALASANAN Saat sähköpostiisi linkin uuden salasanan luomiseksi 6

7 TUKIPALVELUT HANKINTASOPIMUSTEN SISÄLTÖÖN JA SOPIMUKSEN AIKAISEEN TOIMINTAAN LIITTYVÄT ASIAT Ensisijaisesti kyseisestä hankinnasta vastaava asiantuntija Toissijaisesti vaihde p TEKNISET ASIAT, KÄYTTÖOHJEET (näytön oikean reunan kuvakkeet) Kirjalliset käyttöohjeet sekä järjestelmän käyttöehdot Help Desk, teknisen tuen chat-palvelu (arkisin klo 8-16) Lähetä kuvakaappaus tekniseen tukeen Tekninen puhelintuki: (arkisin klo 8-16, 1,64 /min) 7

8 ETUSIVU JA VALIKOT Kaikki toiminnot löytyvät aakkosjärjestyksessä Toiminnot -valikosta Ohjeet ja tukipalvelut löytyvät näytön oikeasta laidasta. 8

9 MYYNTIRAPORTIT: Valitse sopimus ja raportointijakso Valitse oikea sopimus listalta ja klikkaa RAPORTOI Valitse avautuvasta ikkunasta oikea raportointikausi ja klikkaa RAPORTOI 9

10 MYYNTIRAPORTIT: Kirjaa yhteys- ja laskutustiedot Ennen kuin pääset kirjaamaan myyntitietoja: a) Lisää/tarkasta sopimuksen yhteyshenkilötiedot b) Lisää/hyväksy laskutustiedot Tulostuspalvelu = paperilasku Mikäli haluat laskun sähköpostilla, ilmoita siitä hankinnan yhteyshenkilölle tai info@ishankinta.fi Kun tiedot on lisätty, tulevat näkyviin lomakkeen muut kentät. Oy Yritys Ab 10

11 MYYNTIRAPORTIT: Kirjaa myyntitiedot MYYNTITIETOJEN ILMOITTAMINEN Oy Yritys Ab 1) Avaa kunkin tilaajan raportointi-ikkuna klikkaamalla tilaajan nimeä. 2) Kirjaa myynnin määrä MYYNNIT YHTEENSÄ (ALV 0%) kenttään tai mikäli myyntiä ei ole, laita täppä kohtaan EI MYYNTIÄ 3) Klikkaa TALLENNA TIEDOT 4) Kirjattuasi myynnin kaikkien tilaajien osalta, klikkaa SEURAAVA Mikäli listalta puuttuu tilaaja, ilmoita siitä hankinnan yhteyshenkilölle. Seuraavaan vaiheeseen pääsee etenemään vasta kun myyntitiedot on syötetty jokaiselle tilaajalle. 11

12 MYYNTIRAPORTIT: Lähetä raportti RAPORTIN LÄHETTÄMINEN 1) Tarkasta kirjaamasi myyntitiedot Oy Yritys Ab 2) Voit halutessasi jättää vapaamuotoisen viestin raportin käsittelijälle. Viestikenttään ei saa kirjata myynti- tai viitetietoja. 3) Lisää halutessasi viitetieto (tilaajan nimi, ostotilausnumero tms.) 4) Vakuuta antamasi tiedot oikeiksi 5) Klikkaa LÄHETÄ RAPORTTI 12

13 HANKINNAN TILAAJAT Voit tarkastaa hankinnan tilaajat avaamalla seuraavan myyntiraportin (kts. Ohje s.9 MYYNTIRAPORTIT: Valitse sopimus ja raportointijakso) Oy Yritys Ab Mikäli listalta puuttuu tilaaja, toimittaja on velvollinen ilmoittamaan asiasta hankinnan yhteyshenkilölle, joka lisää tilaajan listalle 13

14 TILAAJAVASTUU Yritys voi päivittää tilaajavastuutietojaan ORGANISAATION TIEDOISSA Mikäli yritys on tilaajavastuu.fi palvelun käyttäjä, ei dokumentteja tarvitse toimittaa erikseen Lisää täppä kohtaan Toimittajan tilaajavastuutiedot löytyvät Tilaajavastuu.fi palvelusta 14

15 REKLAMAATIOT Sopparin kautta saapuneesta reklamaatiosta tulee ilmoitus sähköpostiin sille toimittajan yhteyshenkilölle, jolle on yhteystiedoissa ilmoitettu vastuualueeksi reklamaatiot tai mikäli vastuualue puuttuu, sopimukselle ensimmäisenä lisätylle yhteyshenkilölle. Klikkaamalla REKLAMAATIOT sopimuksen kohdalla, avautuvat näkyviin kaikki kyseiseen sopimukseen liittyvät reklamaatiot (avoimet/käsitellyt). 15

16 REKLAMAATIOT Tutustu reklamaation sisältöön ja mahdollisiin liitteisiin Laajenna näkymä oranssista nuolesta HUOMAA VASTAUSAIKA, johon mennessä vastaus vaaditaan Klikkaa VASTAA REKLAMAATIOON ja kirjaa vastine. Oy Yritys Ab 16

17 REKLAMAATIOT REKLAMAATIOIDEN KÄSITTELY Asiakas, IS-Hankinta ja toimittaja voivat käydä vuoropuhelua reklamaatioon liittyen. Kommentin voi lähettää avaamalla reklamaation ja klikkaamalla Reklamaatioon saapuneesta kommentista tulee ilmoitus kaikille reklamaation osapuolille Viimeisin vastaus näkyy reklamaatiolla ja koko keskusteluhistoriaa voi tarkastella kohdassa Näytä aiemmat vastaukset Kun reklamaation käsittely on saatu päätökseen, hankinnasta vastaava asiantuntija merkitsee asian loppuun käsitellyksi. HUOM! HUOM! Reklamaatioita koskevat toimintatavat ovat sopimuskohtaisia ja jokaisella sopimuksella noudatetaan hankintasopimuksella (tai erikseen myöhemmin) määriteltyä reklamointiprosessia. Kaikki reklamaatiot eivät kulje Soppari-järjestelmän kautta. 17

18 HINNANMUUTOSESITYS Klikkaa sopimuksen kohdalla HINNANMUUTOSESITYKSET Näet kaikki kyseiselle sopimukselle tehdyt hinnanmuutosesitykset ja niiden tilan 18

19 HINNANMUUTOSESITYS: Luo uusi 1) Klikkaa LUO UUSI HINNANMUUTOSESITYS 2) Kirjoita sopimusehto, johon hinnanmuutosesitys perustuu 3) Perustele esitys 4) Kuvaa hinnanmuutos 5) Lisää esitetty voimaantulopäivä 6) Kirjaa mahdolliset lisätiedot 7) Lisää tarvittaessa liitteet 8) Lähetä esitys käsittelyyn 19

20 HINNANMUUTOSESITYS: Käsittely Toimittaja saa ilmoituksen sähköpostilla onko hinnanmuutosesitys HYLÄTTY vai HYVÄKSYTTY. IS-Hankinta voi myös lähettää lisätietokyselyn hinnanmuutosesitykseen liittyen. Kyselyyn voi vastata klikkaamalla hinnanmuutosesityksellä VASTAA. 20