Henkilöstöhallinnon toiminnot Kiekussa Kieku-portaalin käsikirja

Transkriptio

1 Valtiokonttori Portaali-käsikirja 1 (41) Henkilöstöhallinnon toiminnot Kiekussa Kieku-portaalin käsikirja

2 Valtiokonttori Portaali-käsikirja 2 (41) Sisällysluettelo 1 Työntekijän palvelut Kieku-portaalin aloitusnäkymä Poissaolosta ilmoittaminen Loman hakeminen Harkinnanvaraisen virkavapauden hakeminen Osittaisen virkavapauden hakeminen Virkamiehen tehtävälista Työajan hallinta Työaikaleimat Työajan kirjaus ja kohdennus SAP CATS-lomakkeella Näkymän muokkaus Ajanjakson valinta Sopimuksen valinta Personalisointi-toiminto Seurantakohde-sarakkeen piilotus Seurantakohde-sarakkeen lisäys näkyviin Työajan kohdennus Mallipohjan tallennus Kopiointi edelliseltä kaudelta Suosikkien tallennus Rivien lisäys Lisätietoa-kenttä Hylätty kohdennus Esimiehen palvelut Kieku-portaalin aloitusnäkymä Esimiehen tehtävälista Lomahakemuksen käsittely Harkinnanvarainen virkavapaus - hakemuksen käsittely Lomakkeet: Palvelussuhteen aloittaminen Raportit Työajan hallinta Tuntien hyväksyminen SAP CATS Puolesta tekeminen Oman tiimin aikaraportoinnin tila (virastoille, joilla ei hyväksyntää) Hyväksyntä Henkilöstöasiantuntijan palvelut... 41

3 Valtiokonttori Portaali-käsikirja 3 (41) 1 Työntekijän palvelut 1.1 Kieku-portaalin aloitusnäkymä Kieku-portaalin aloitusnäkymästä pääsee työntekijän portaalitoimintoihin napsauttamalla toiminnon kuvaketta. Omat tiedot omien nimi-, osoite- ja pankkitilitietojen muuttaminen. Tehtävänkuva vaativuuden perustana oleva tehtäväkuvaus, virkamiehellä katseluoikeus. Koulutus ja Osaaminen nämä toiminnot näkyvät portaalissa vain toiminnot käyttöönottaneilla virastoilla. Palkkalaskelma omien palkkalaskelmien katsominen ja tulostaminen, laskelmat säilyvät katsottavana 18 kuukautta. Ohje-pankki linkki Kieku-järjestelmän käyttöohjeisiin.

4 Valtiokonttori Portaali-käsikirja 4 (41) 1.2 Poissaolosta ilmoittaminen Esimerkki: Henkilö ilmoittaa sairauspoissaolonsa. Valitse portaalinäkymästä Poissaolot. Valitse valikosta poissaolon lajiksi Sairaus. Anna poissaolon alku- ja loppupäivät. Huomautuskenttään voit kirjoittaa vapaamuotoisen viestin esimiehelle. Paina Tarkista. Paina Lähetä. Poissaolo päivittyy perusjärjestelmään, kun esimies on sen hyväksynyt. Poissaolo siirtyy suoraan hyväksynnän jälkeen myös Ajanhallintaan. Ohjeet Linkistä pääsee poissaololajiin liittyviin virkaehtosopimuksen mukaisiin ohjeisiin.

5 Valtiokonttori Portaali-käsikirja 5 (41) 1.3 Loman hakeminen Vuosilomiin pääsee portaalin aloitusnäkymästä napsauttamalla Vuosilomat-kuvaketta. Napsauta Lomani. Esimerkki: Virkamies hakee vuosilomaa ja säästövapaata. Napsauta Vuosiloma. Napsauta Lisää lomajakso. Kirjoita tai valitse kalenterista lomajakson alku- ja loppupäivämäärä. Napsauta Tallenna lomajakso.

6 Valtiokonttori Portaali-käsikirja 6 (41) Napsauta Säästövapaa. Napsauta Lisää lomajakso. Kirjoita säästövapaajakson alku- ja loppupäivämäärä. Napsauta Tallenna lomajakso. Ruksaa laatikkoa suunniteltujen lomajaksojen edessä. Napsauta Lähetä hyväksyttäväksi. Napsauta Vahvista. Lopeta istunto.

7 Valtiokonttori Portaali-käsikirja 7 (41) 1.4 Harkinnanvaraisen virkavapauden hakeminen Kaikkia virkavapauslajeja (lukuun ottamatta osittaista virkavapautta) haetaan portaalinäkymän kuvakkeen Poissaolot kautta. Esimerkki: Henkilö tarvitsee palkatonta virkavapautta yksityisasioiden hoitamista varten. Hän tekee portaalissa virkavapaushakemuksen. Avaa portaalinäkymästä Poissaolot. Valitse Poissaolon laji -valikosta Muu virkavapaus. Valitse virkavapaan alku- ja päättymispäivä. Lisätietoja kenttään voit kirjoittaa täydentäviä tietoja. Paina Tarkista. Paina Lähetä. Virkavapaushakemus siirtyy esimiehen käsiteltäväksi. Esimiehen hyväksynnän jälkeen hakemus siirtyy sähköisesti päättäjälle päätettäväksi. Tieto virkavapaan myöntämisestä siirtyy Palkat- ja Ajanhallinta-sovelluksiin. Virkavapauden hakija saa tiedon päätöksestä tehtävälistalleen.

8 Valtiokonttori Portaali-käsikirja 8 (41) 1.5 Osittaisen virkavapauden hakeminen Esimerkki: Henkilö hakee yksityisasioiden vuoksi osittaista virkavapautta. Hän haluaa tehdä viikon ajan nelituntisia työpäiviä (20 t/viikko). Palkkausprosentti muuttuu samassa suhteessa kuin työaika lyhenee. Valitse Lomakkeet. Napsauta linkkiä Osittainen virkavapaus Lomakkeella on henkilön perustiedot ja nykyinen työaika. Anna alku- ja loppupäivämäärä kohtaan Osittainen työajan muutos. Valitse Toimenpiteen peruste -kenttään valikosta Osittainen virkavapaus. Syötä uusi työaika 20,00 kohtaan työtunnit/viikko. Napsauta Enter. Järjestelmä laskee uuden työajan prosenttiosuuden. Täydennä osa-aikaisuuden tiedot esiin tuleviin kenttiin valintalistalta. Kommenttikenttään kirjoitetaan perustelut virkavapauden tarpeesta. Napsauta Tarkista. Sulje lomake ruksista oikeassa yläkulmassa. Napsauta Lähetä. Hakemus siirtyy esimiehesi käsiteltäväksi. Esimiehen käsiteltyä hakemuksen se siirtyy esimiehesi esimiehelle päätettäväksi. Saat tehtävälistallesi ilmoituksen hakemuksen hyväksymisestä tai hylkäämisestä.

9 Valtiokonttori Portaali-käsikirja 9 (41) 1.6 Virkamiehen tehtävälista Tehtävälistalle tulevat tiedot mm. poissaoloilmoitusten lomahakemusten lomasopimusten (lomarahanvaihto, säästövapaa, loman pitäminen lyhennettynä työaikana, loman siirtäminen) hyväksynnästä tai hylkäämisestä. Tehtäväilmoitukset avautuvat omaan ikkunaan napsauttamalla linkkiä tehtävälistalla ko. asian kohdalla.

10 Valtiokonttori Portaali-käsikirja 10 (41) 1.7 Työajan hallinta Työajan hallintaan pääsee portaalin aloitusnäkymästä napsauttamalla Työaika-kuvaketta. Näyttöön avautuu tuntien kirjaus näkymä, jossa pääset kohdentamaan työaikaasi sekä esikatselemaan ja tulostamaan työaikalaskelmasi. Liiku näytöltä toiselle napsauttamalla välilehteä!

11 Valtiokonttori Portaali-käsikirja 11 (41) Työaikaleimat 1. Työaikaleimauksen lisääminen: Valitse välilehti Työaikaleimat. Paina Lisää työaikaleima. Työajan leimaustiedot siirtyvät leimausjärjestelmästä Kiekun Ajanhallintaan ja leimaustietojen perusteella järjestelmä laskee toteutuneen työajan. Kiekussa työaikaleimauksia voi lisätä, muuttaa, täydentää, korjata tai poistaa. Anna päivämäärä, kellonaika, leimaustapahtuma ja virastossa käytössä oleva kulunvalvonnan syykoodi. Tallenna. Järjestelmä ilmoittaa työaikaleiman lisäyksen onnistuneen. 2. Työaikaleimauksen korjaus tai poistaminen: Napsauta virheellistä leimausta leimauslistalla. Anna oikea päivämäärä, kellonaika ja leimaustapahtuma sekä mahdollinen syykoodi. Tallenna. Järjestelmä ilmoittaa, että leimauksen muokkaus onnistui.

12 Valtiokonttori Portaali-käsikirja 12 (41) 1.8 Työajan kirjaus ja kohdennus SAP CATS-lomakkeella Virasto antaa ohjeet työajankohdennuksessa käytettävistä seurantakohteista. Työajan kirjaus ja kohdennus tehdään työajankohdennuslomakkeella, jonne on linkki Kieku-portaalissa: Valitse Tuntikirjaukset.

13 Valtiokonttori Portaali-käsikirja 13 (41) Näkymän muokkaus Näyttöä muokataan seuraavasti piilottamalla näytön osia piilotuskuvakkeita tai näytön osien otsikoita napsauttamalla sarakeleveyksiä muuttamalla sarakkeita vetämällä sarakeleveyden muutos pitää tallentaa, jotta muutos jää voimaan. HUOM! Sarakeleveyksiä muuttamalla näytön luettavuus voi jossain tilanteissa kärsiä ja leveyksiä ei pääse palauttamaan mistään alkuperäiseen tilanteeseen! Ajanjakson valinta Kohdennusajanjakso on Kiekussa 8 viikkoa taaksepäin ja 5 viikkoa eteenpäin ja sen voi valita kalentereista tai nuolipainikkeista tai antamalla kohdennusviikolla olevan päivämäärän. Kohdennuksen aikataulussa on otettava kuitenkin huomioon jakopalkka-aikataulu Näytön saa päivitettyä valitsemalla Suorita.

14 Valtiokonttori Portaali-käsikirja 14 (41) Sopimuksen valinta Jos henkilöllä on useita sopimuksia samassa virastossa, hänen tulee valita Työsopimus-valintalistalta oikea sopimus, jolle työajat kohdennetaan. Samalle päivälle ei voi kohdentaa kuin yhdelle sopimukselle. Poikkeuksena ovat tapaukset, jossa henkilö tekee työtä samanaikaisesti kahdessa eri virastossa Personalisointi-toiminto Personalisointi-kuvakkeesta päästään näytön muokkaus ikkunaan, jossa on paljon erilaisia vaihtoehtoja näytön muokkaukseen. Kiekussa näytön sarakkeita ja järjestystä ei muokata muulla tavoin, kuin seurantakohteita piilottamalla, koska näytön muokkaukset eivät kaikki toimi loogisesti ja ne aiheuttavat haittaa Kiekussa oleviin näyttöprofiileihin. Näytön muokkauksia ei myöskään pääse palauttamaan alkutilanteeseen mistään.

15 Valtiokonttori Portaali-käsikirja 15 (41) Seurantakohde-sarakkeen piilotus Valitse personalisointi-kuvake. Valitse seurantakohde ja sen selite Näytetyt sarakkeet valikosta. Paina Poista-painiketta. Valitse Tallenna ja OK. Järjestelmä ilmoittaa: Sarakkeet eivät näy enää kohdennusnäytöllä.

16 Valtiokonttori Portaali-käsikirja 16 (41) Seurantakohde-sarakkeen lisäys näkyviin Valitse personalisointi-kuvake. Valitse seurantakohde ja sen selite Piilotetut sarakkeet valikosta ja paina Lisää-painiketta. Siirrä sarakkeet Muuta järjestystä nuolilla oikeaan paikkaan. Valitse Tallenna ja OK. Järjestelmä ilmoittaa Sarakkeet näkyvät jälleen kohdennusnäytöllä.

17 Valtiokonttori Portaali-käsikirja 17 (41) Työajan kohdennus -rivillä näkyy henkilön säännöllinen tai Kieku Ajanhallinnasta siirtynyt todellinen työaika eli CATS:n tavoitetyöaika. Toteutunut työaika siirtyy joka yö vain edellisestä päivästä. HUOM! Tietoja ei siirretä takautuvasti. Arkipyhäpäivät ja kokopäivän poissaolot näkyvät näytöllä tyhjinä tunteina: Osapäivän poissaolot vähentävät kohdennettavaa työaikaa (alla olevassa esimerkissä 4 h 15 min koulutus). Vuosilomapäivät eivät siirry lomakkeelle, vaan lomapäivien kohdalla näkyy säännöllinen työaika. Osa-aikaisella henkilöllä tavoitetunteina näkyvät joko Kieku Ajanhallinnasta tulleet todelliset työajat tai laskennallinen säännöllinen työaika. Jos henkilö työskentelee vain osan viikon päivistä ja Kieku Ajanhallinnasta hänelle siirtyy tehty työaika, vapaapäivinä henkilöllä näkyy kuitenkin laskennallinen säännöllinen työaika. Kohdenna päivät oikeille seurantakohteille tunteina ja desimaaleina esimerkiksi 2 h 30 min = 2,5 ja 1 h 15 min = 1,25. -rivillä näkyy summattuna kyseiselle päivälle toteutunut kohdennettujen tuntien määrä.

18 Valtiokonttori Portaali-käsikirja 18 (41) 1. Seurantakohteiden syöttö Seurantakohteet annetaan kirjoittamalla seurantakohteen numero kenttään tai hakemalla niitä hakutoiminnoilla. Valitse hakutoiminnon kuvake. Valitse Näytä hakuperusteet. Haku-ikkunassa voit hakea seurantakohteita numeron osalla tai selitteellä. *- merkki korvaa haussa loput numerot ja kirjaimet. Haussa tuodaan 500 ensimmäistä ehdot täyttävää seurantakohdetta, joten haun rajauksia kannattaa käyttää näissä tapauksissa. HUOM! Seurantakohteiden haussa ei ole virastorajausta, joten älä tyhjennä yritys- tai yritystunnus-kenttää.

19 Valtiokonttori Portaali-käsikirja 19 (41) Haku-ikkunat ovat erilaisia eri seurantakohteilla. Projektin selite valitaan hakuehdoksi valitsemalla Nimitys alasvetovetovalikosta. Toimintayksikköä ja suoritetta ei voi hakea selitteen mukaan. Toimintoa, projektia, seurantakohde 1:ä ja seurantakohde 2:a voidaan hakea selitteellä.

20 Valtiokonttori Portaali-käsikirja 20 (41) Kun olet antanut riville tarvittavat seurantakohteet ja tunnit, valitse Tarkista. Järjestelmä tarkistaa seurantakohteiden voimassaolon, validointisäännöt, kohdennettujen tuntien määrän sekä päivittää seurantakohteiden selitykset sarakkeille sekä täydentää toimintayksiköksi oletuksen, jos toimintayksikköä ei ole annettu. 2. Työajan kohdennus Järjestelmä antaa tarkistuksen yhteydessä huomautuksia näytölle valitulle viikolle koskien kaikkia tallentamattomia kohdennuksia. Punaiset huutomerkki-ilmoitukset ovat tallennuksen estäviä. Yleisimpinä ilmoituksina ovat seurantakohteiden validointisääntöihin ja voimassaoloihin liittyvät huomautukset. Ne pitää aina korjata! Keltaiset varoituskolmio-ilmoitukset pyytävät tarkistamaan syötetyt tiedot, mutta eivät estä tallennusta. Yleisimpinä ilmoituksina ovat tavoitetuntimäärän ylittyminen kohdennetuissa tunneissa.

21 Valtiokonttori Portaali-käsikirja 21 (41) Kun tiedot ovat oikein näytöllä ja kohdennus on valmis, tallenna tiedot valitsemalla Tallenna-painike Mallipohjan tallennus Yleisimmin käytetyt seurantakohteet voit tallentaa mallipohjaksi, jolloin mallin seurantakohderivit periytyvät uusille kohdennusviikoille, kunnes tallennat uuden mallin vanhan päälle tai poistat nykyisen mallin. Valitse Tallenna mallina. Järjestelmä ilmoittaa onnistuneen mallin tallentumisesta Roskiksen kuvakkeesta voit poistaa rivin tarvittaessa ja tallentaa esimerkiksi uuden mallin Kopiointi edelliseltä kaudelta Edellisen viikon seurantakohteet ja tunnit voit kopioida uuden viikon pohjaksi: Valitse Kopiointi-kuvake. Valitse alasvetovalikosta Kopioi edelliseltä kaudelta.

22 Valtiokonttori Portaali-käsikirja 22 (41) Suosikkien tallennus Valitun viikon seurantakohdenäkymän voit tallentaa erilaisiksi suosikeiksi ilman tallennettuja tunteja tai niiden kanssa. Kun haluat tallentaa suosikin kohdennettujen tuntien kanssa Valitse Suosikit. Valitse Tallenna aikatietojen kanssa. Anna suosikille nimi ja valitse Tallenna. Järjestelmä ilmoittaa onnistuneesta tallennuksesta Kun haluat tallentaa suosikin ilman tunteja Valitse Suosikit. Valitse Tallenna ilman aikatietoja. Anna suosikille nimi ja valitse Tallenna. Jos asetat suosikin ilman tunteja vakionäkymäksi, suosikin rivit tulevat kaikille kohdennusviikoille näkyviin. Jos olet tallentanut myös mallin, suosikin rivit näkyvät mallin rivien alla.

23 Valtiokonttori Portaali-käsikirja 23 (41) Suosikkien järjestäminen Suosikkeja voit poistaa, tarkastella ja asettaa vakionäkymäksi: Valitse Suosikit. Valitse alasvetovalikosta Järjestä suosikit. Suurennuslasi-kuvakkeesta saat suosikin sisällön näkyviin. Voit asettaa suosikin vakionäkymäksi valitsemalla sen oletusarvo. Suosikkien hakeminen Valitse Suosikit. Valitse alasvetovalikosta Tuo suosikit. Valitse suosikkilistalta oikea suosikki. Valitse ikkunan alareunasta Tuo. Järjestelmä tuo suosikkirivit näytön alimmiksi riveiksi.

24 Valtiokonttori Portaali-käsikirja 24 (41) Rivien lisäys Seurantakohderivien väliin voit lisätä rivin: Valitse rivi, jonka alapuolelle haluat rivin lisätä. Valitse Lisää rivi Lisätietoa-kenttä Kun olet tarkistanut kohdennusrivin Tarkista-painikkeella, tunti-sarakkeen viereen aktivoituu Lisätieto-kenttä. Pääset kirjoittamaan vapaata tekstiä kohdennusriville lisätiedoksi kohdennuksesta: Valitse Lisätieto-kuvake. Kirjoita tekstiä. Valitse OK. CATS_DA- ja BI-raporteilla näkyy 40 ensimmäistä merkkiä. HUOM! Lisätieto ei tallennu malleihin, suosikkeihin eikä kopioidu edelliseltä viikolta.

25 Valtiokonttori Portaali-käsikirja 25 (41) Hylätty kohdennus Kun esimies on hylännyt kohdentamiasi tunteja, sinulle lähetetään siitä välittömästi sähköpostiviesti, jossa on hylättyjen tuntien kuukauden tieto sekä hylkäyksen syyt. Näet esimiehen hylkäämän kohdennusrivin kohdennusnäytöllä punaisella pohjalla olevana tuntitietona. Tuntien Lisätietoa-kenttä on aktiivinen ja sen valitsemalla saat näkyviin ikkunan, josta näet hylkäyksen syyn. Korjaa hylätyt tunnit ja tallenna uudelleen.

26 Valtiokonttori Portaali-käsikirja 26 (41) 2 Esimiehen palvelut 2.1 Kieku-portaalin aloitusnäkymä Esimiehellä on portaalissa eri välilehtiä: virkamies, esimies ja raportointi. Esimies-välilehdeltä esimies pääsee katsomaan ja käsittelemään omien alaistensa palvelussuhteeseen liittyviä tietoja. Seurattavat asiat esimies saa muistutuksia esimerkiksi alaisen koeajan päättymisestä, määräaikaisuuden päättymisestä. Puolesta tekeminen esimies voi poikkeustapauksessa tehdä alaisen puolesta poissaoloilmoituksen tai virkavapaushakemuksen. Osaaminen toiminto näkyy portaalissa vain niillä virastoilla, jotka ovat ottaneet toiminnon käyttöönsä. Tehtävänkuva vaativuuden perustana oleva tehtäväkuva, katseluoikeus tietoihin, Palkeet tallentaa tiedot palvelupyynnön perusteella.

27 Valtiokonttori Portaali-käsikirja 27 (41) 2.2 Esimiehen tehtävälista Esimiehen tehtävälistalla on tiedot, jotka odottavat esimiehen käsittelyä. Tehtävälistalla voi olla hyväksyntää odottamassa mm. poissaoloilmoitus tai ilmoituksen poisto, lomapyyntö, lomasopimus. Katso esimerkki A. Esimiehen käsittelyä ja eteenpäin johdolle päätettäväksi lähettämistä odottamassa voi listalla olla mm. harkinnanvarainen virkavapaushakemus, osittainen virkavapaushakemus, palkan muutos. Katso esimerkki B. Valitse esimiehen välilehti Valitse Tehtävälista Napsauta asialinkkiä niin pääset käsittelemään tietoja. Hyväksy tai Hylkää tai Lähetä päättäjälle päätettäväksi. Esimerkki A Esimerkki B

28 Valtiokonttori Portaali-käsikirja 28 (41) 2.3 Lomahakemuksen käsittely Ennen kuin esimiehenä hyväksyt alaisesi tekemän lomahakemuksen, tarkista yksikön lomakalenterista, onko yksikössä riittävästi henkilöstöä paikalla pyydettyjen lomajaksojen aikana. Olet saanut tehtävälistalle ilmoituksen Sinulla on käsiteltäviä lomajaksoja. Napsauta ilmoitusriviä. Valitse Lomat-välilehti. Valitse Lomien käsittely. Valitse Lomakalenteri katsoaksesi koko yksikön lomatilanteen ennen pyydettyjen lomien hyväksymistä. Yksikön lomakalenterissa henkilöiden vapaiden käsittelytilanne näkyy värikoodeilla. Sulje yksikön lomakalenteri oikealla ylhäällä olevalla ruksilla.

29 Valtiokonttori Portaali-käsikirja 29 (41) Valitse jaksot, jotka hyväksyt tai hylkäät. Vahvista tai lähetä edelleen ylemmälle esimiehelle vahvistettavaksi.

30 Valtiokonttori Portaali-käsikirja 30 (41) 2.4 Harkinnanvarainen virkavapaus - hakemuksen käsittely Työntekijän tekemä virkavapaushakemus tulee esimiehen tehtävälistalle, josta pääset käsittelemään hakemusta. Valitse esimiehen välilehti. Napsauta linkkiä Tehtävälista. Napsauta asialinkkiä, hakemus avautuu näytölle. Täytä Esimiehen perustelut. Lähetä. Hakemus siirtyy sähköisesti päättäjälle. Päätös myönnetystä virkavapaudesta siirtyy palkkajärjestelmään ja ajanhallintaan. Ilmoitus päätöksestä siirtyy virkamiehen tehtävälistalle. Jos tehtävälistalla ei näy uusimpia ilmoituksia, napsauta Päivitä merkinnät p

31 Valtiokonttori Portaali-käsikirja 31 (41) 2.5 Lomakkeet: Palvelussuhteen aloittaminen Esimiehellä on lomakkeita palvelussuhteen luomisen ja palkanmuutosten prosessien aloittamiseen. Esimerkki: Esimies luo palvelussuhteen virkaan/tehtävään valitulle henkilölle. Hän kiinnittää henkilön omaan yksikköönsä perustettuun budjetoituun toimeen. Prosessin voi aloittaa joko esimies tai henkilöstöasiantuntija. Budjetoidun toimen perustaa järjestelmään henkilöstöasiantuntija. Esimies saa järjestelmässä näkyviin vain ne toimet, jotka on sijoitettu hänen yksikköönsä. 1. Avaa esimiehen välilehti. Valitse Lomakkeista Palvelussuhteen aloitus. 2. Täytä kentät henkilötunnus, sopimuksen alkupäivä, sopimuksen loppupäivä (vakinaisessa palv.suhteessa loppupäivän voi jättää tyhjäksi). Paina Hae Valitse avautuvasta valikosta budjetoidun toimen numero Täytä punaisella tähdellä merkityt pakolliset kentät avautuvaan lomakkeeseen Paina Aloita. 6. Paina Tarkista ja Lähetä. 7 Tiedot siirtyvät sähköisesti ensin henkilöstöasiantuntijalle ja sitten johdolle päätettäväksi.

32 Valtiokonttori Portaali-käsikirja 32 (41) 2.6 Raportit Valitse välilehti Raportointi. Napsauta haluamaasi raporttia. Esimiehen käytössä olevat vakioraportit näkyvät luettelossa. Esimies saa raporteille oman yksikkönsä tietoja. Raportteja voi käyttää sellaisenaan tai niitä voi muokata, esimerkiksi lisätä ja poistaa sarakkeita ottaa raportit taulukkomuotoisena tai graafisena kuvana suodattaa tietoja minkä tahansa raportilla olevan kentän avulla tallentaa ja tulostaa tiedot exceliin. Esimerkki: Esimies ottaa henkilötiedot-raportin ja lisää raportille henkilöiden syntymäaikatiedot. Valitse raportti Henkilötiedot. Raahaa hiirellä vasemmalla olevasta luettelosta vaihtoehto Syntymäaika. Pudota raahattu tieto taulukon sarakkeiden otsikkoriville otsikoiden Työntekijä ja Nimike väliin. Järjestelmä tuo henkilöiden syntymäajat raportille näkyviin. Voit myös poistaa raportilta tietoja, esimerkiksi Henkilöstöryhmä-sarakkeen: Ota hiirellä kiinni otsikosta, rahaa otsikko taulukkoalueen ulkopuolelle niin, että kursori muuttuu x-merkiksi.. Sörnäisten rantatie 13, Helsinki, PL 14, Valtiokonttori Puh. (09) , Faksi (09) ,

33 Valtiokonttori Portaali-käsikirja 33 (41) 2.7 Työajan hallinta Työajanhallintaan pääsee portaalin aloitusnäkymästä napsauttamalla Työaika. Avaa Hyväksyntä. Näyttöön tulevat kaikki samassa työaikamuodossa olevien alaisten työaikatiedot. Tässä virastotyöaikaa tekevät. Yksittäiset alaiset Napsauttamalla riviä alaisen työaikatietojen kohdalla pääset käsittelemään yksittäisen alaisen työaikatietoja. Voit tarkistaa, korjata, lisätä tai poistaa alaisen ilmoittamia tietoja. Kaikki alaiset Jos toteat tietojen kaikkien osalta olevan niin kuin pitääkin, voit hyväksyä kaikkien alaistesi työaikatiedot tällä näytöllä yhdellä kertaa painamalla Hyväksy.

34 Valtiokonttori Portaali-käsikirja 34 (41) 2.8 Tuntien hyväksyminen SAP CATS Valitse Esimies-välilehdeltä Tuntien hyväksyminen Puolesta tekeminen Voit kohdentaa tarvittaessa alaisesi puolesta tunnit (huom. tämä toiminnallisuus ei ole käytettävissä esimiehen sijaisella): Valitse Tiiminäkymä. Valitse alaisten listalta henkilön budjetoidun toimen nimen vierestä Tuntikirjaus.

35 Valtiokonttori Portaali-käsikirja 35 (41) Avautuvassa alaisen tuntikohdennusnäkymässä voit kohdentaa alaisen puolesta tai korjata alaisen kohdennuksia. Et näe alaisen tekemiä näytön muutoksia, mallipohjia tai suosikkeja. Voit kopioida seurantakohteet ja tunnit alaisen edelliseltä viikolta Kopioi edelliseltä kaudelta toiminnolla Oman tiimin aikaraportoinnin tila (virastoille, joilla ei hyväksyntää) Valitse Hyväksy työajat Aikaraportointi-ikkunasta. Valitse välilehti Oman tiimin aikaraportoinnin tila.

36 Valtiokonttori Portaali-käsikirja 36 (41) Voit vaihtaa käsiteltävän jakson alasvetovalikosta. Oman tiimin aikaraportoinnin tila ikkunassa näet värikoodeilla tuntien kohdennuksen tilan. Punainen: Työaikalomaketta ei lähetetty Henkilöt, jotka eivät ole tehneet valitulla jaksolla yhtään tuntikohdennusta. Oranssi: Puutteellinen työaikalomake Henkilöt, joiden kohdennukset eivät ole samat kuin tavoitetunnit. Huom. Tässä ryhmässä myös jo valmiit (hyväksytty tilassa), mutta ns. epätäydelliset kohdennustunnit. Keltainen: Hyväksyttävä Henkilöt, joiden tuntikohdennukset ovat tavoitetuntien mukaisia ja odottavat hyväksyntää. Vihreä: Täydellisesti hyväksytty Henkilöt, joiden tuntikohdennukset ovat tavoitetuntien mukaisia ja tunnit ovat kaikki hyväksytty -tilassa eli valmiita. Jos haluat muistuttaa alaista kohdennuksesta, voit lähettää hänelle muistutusviestin. Valitse henkilön riviltä Toimet-sarakkeesta kirjekuoren kuvake. Järjestelmä lähettää alaiselle sähköpostiin muistutusviestin ja ilmoittaa

37 Valtiokonttori Portaali-käsikirja 37 (41) Hyväksyntä Muistutusviesti on istuntokohtainen eli voit lähettää henkilölle muistutusviestin kerran per kirjautumiskerta. Valitse Aikaraportointi-ikkunasta Hyväksy työajat. Vaihtoehtoisesti hyväksyntään pääset esimiehen tehtävälistalta. Valitse linkki Sinulla on työajankohdennuksia käsiteltävänä. Kaikki alaisten hyväksyttävät tunnit tulevat Koontihyväksyntä-välilehdelle. Voit hyväksyä kohdennukset kuukausitasolla valitsemalla Hyväksyntäsarakkeen alasvetovalikosta Hyväksy kaikki ja Tallenna.

38 Valtiokonttori Portaali-käsikirja 38 (41) Koontinäytöllä voit myös hylätä kaikki henkilön kohdennukset valitsemalla Hylkää kaikki ja antamalla hylkäyksen syy alasvetovalikosta. Huom. Tunnit hylätään vain siinä tapauksessa, että niille pitää tehdä jokin muutos, koska hylkääminen pakottaa ottamaan jokaiseen kohdennustuntiin uudelleen kantaa. Henkilön kohdennuksia pääset tarkastelemaan ja hyväksymään myös seurantakohdeyhdistelmittäin valitsemalla henkilön Raportoitu työaika sarakkeen tuntimäärän. Yksilöllisessä hyväksyntä näkymässä voit hyväksyä tai hylätä rivi kerrallaan kohdennustapahtumia. Tällöin pitää tallentaa molemmilla sivuilla hyväksyntä erikseen eli Tallenna ja palaa sekä Koonti-näytön Tallennapainikkeilla. Oman tiimin aikaraportoinnin tila ikkunassa näet värikoodeilla tuntien kohdennuksen tilan. Punainen: Työaikalomaketta ei lähetetty Henkilöt, jotka eivät ole tehneet valitulla jaksolla yhtään tuntikohdennusta. Oranssi: Puutteellinen työaikalomake Henkilöt, joiden kohdennukset eivät ole samat kuin tavoitetunnit. Huom. Tässä ryhmässä myös jo valmiit (hyväksytty tilassa), mutta ns. epätäydelliset kohdennustunnit. Keltainen: Hyväksyttävä Henkilöt, joiden tuntikohdennukset ovat tavoitetuntien mukaisia ja odottavat hyväksyntää.

39 Valtiokonttori Portaali-käsikirja 39 (41) Vihreä: Täydellisesti hyväksytty Henkilöt, joiden tuntikohdennukset ovat tavoitetuntien mukaisia ja tunnit ovat kaikki hyväksytty -tilassa eli valmiita. Jos haluat muistuttaa alaista kohdennuksesta, voit lähettää hänelle muistutusviestin. Valitse henkilön riviltä Toimet-sarakkeesta kirjekuoren kuvake. Järjestelmä lähettää alaiselle sähköpostiin muistutusviestin ja ilmoittaa Valitun käsiteltävän jakson voit vaihtaa alasvetovalikosta. Voit vaihtoehtoisesti tehdä hyväksynnän tai hylkäyksen tältä näytöltä. Tuolloin hyväksyntä/hylkäys tehdään kuitenkin kerrallaan kaikille henkilön tunneille per kuukausi.

40 Valtiokonttori Portaali-käsikirja 40 (41) Hyväksynnän jälkeen henkilön tiedot poistuvat listalta ja henkilö näkyy kohdennustarkkuuden mukaan joko yhä Oranssi: Puutteellinen työaikalomake värisinä tai ovat siirtyneet Vihreä: Täydellisesti hyväksytty kohtaan. Virastoissa, joissa kohdennuksia ei hyväksytä, esimiehillä ei näy Koontihyväksyntä-näytöllä tietoja.

41 Valtiokonttori Portaali-käsikirja 41 (41) 3 Henkilöstöasiantuntijan palvelut Tehtävälista henkilöstöasiantuntija saa henkilöstön palvelussuhteeseen liittyviä ilmoituksia ja tehtäviä tehtävälistalleen. Vuorosuunnittelu henkilöstöasiantuntijalla voi olla ajanhallinnan vastuuhenkilön työrooli. Puolesta tekeminen henkilöstöasiantuntija voi poikkeustilanteessa työntekijän puolesta tehdä poissaoloilmoituksen tai virkavapaushakemuksen. Lomakkeet henkilöstöasiantuntijalla on samat lomakkeet käytössään kuin esimiehellä lomake budjetoidun toimen perustamista varten on vain henkilöstöasiantuntijalla. Raportointi henkilöstöasiantuntijan raportointioikeudet ovat laajemmat kuin esimiehellä.