Henkilöstöhallinnon asianohjausmallit Kiekussa

Transkriptio

1 Henkilöstöhallinnon asianohjausmallit Kiekussa Valtio Expo 2015 Ratkaisupäällikkö Markku Kivioja, Valtiokonttori

2 Henkilöstöhallinnon asianohjaus Kiekussa Kieku-tietojärjestelmässä henkilöstöhallinnon asioiden ja sähköisten lomakkeiden kulku perustuu asianohjaukseen (Workflow). Kiekun perusratkaisussa henkilöstöasiat ja lomakkeet kulkevat SAP-sovellukseen tehdyn organisaatiorakenteen mukaisesti oikeille henkilöille käsiteltäväksi. Kiekussa on sähköisille lomakkeille kolme asianohjausmallia, joista - asianohjausmalli 1 on SAPin strandardin mukainen malli - asianohjausmalli 2 on esim. virastojen organisaatiorakenteesta ja työjärjestyksestä johtuviin erityistarpeisiin mukautettu malli - asianohjausmalli 2b on ministeriöiden tarpeisiin mukautettu malli.

3 Asianohjausmallin valinta Kieku-hanke suosittelee ensisijaisesti Asianohjausmallia 1 (SAP standardi) Asianohjausmallin valinta on henkilöstöaluekohtainen ja vain yksi asianohjausmalli per henkilöstöalue on mahdollinen. ME 5085: Asianohjaus valittavissa työnantajavirastoittain (Kieku 10.0 / ) Viraston vastuulla on tunnistaa omien prosessien yhteensopivuus valitun asianohjausmallin kanssa. Asianohjausmallin pitää tukea tehokkaita prosesseja ja tarvittaessa on muutettava prosessia, päätöksentekorakenteita, työjärjestyksiä tai asetuksia. Mikäli Asianohjausmalli 1 tuottaa yhteensopimattomuusongelmia eivätkä edellä todetut muutokset ole mahdollisia tai tarkoituksenmukaisia, virasto voi tehdä hankkeelle perustellun esityksen Asianohjausmalli 2:n saamisesta käyttöön. Asianohjausmalli 2 voidaan myöntää vain hakemuksesta. Hakemuksen tulee sisältää perustelut, jotka käydään läpi Kieku-hankkeessa. Asianohjausmalli 2b:n osalta riittää ministeriön ilmoitus hankkeelle.

4 Asianohjausmalli 2 ns. syvä organisaatio

5 Asianohjauksia Kieku -portaalissa

6 Asianohjausmallit portaalitoiminnallisuutena Asianohjausmalli 1 ja 2 Portaalin asianohjaus noudattaa organisaation hierarkkista rakennetta ja tapahtuu automaattisesti esimiehelle. Ei-harkinnanvarainen virkavapaus (=poissaoloilmoitus) virkamieheltä esimiehelle hyväksyttäväksi. Lomaehdotus virkamieheltä esimiehelle hyväksyttäväksi. Lomasopimusesitys virkamieheltä esimiehelle hyväksyttäväksi.

7 Harkinnanvarainen virkavapaus portaalitoiminnallisuudesta lomakkeelle Asianohjausmalli 1 Portaalitoiminnallisuutena virkamieheltä esimiehelle esiteltäväksi päätöksentekoa varten esimiehen esimiehelle harkinnanvarainen virkavapaus (=poissaolohakemus) virkamieheltä portaalista osittainen virkavapauslomake irtisanoutumislomake Asianohjausmalli 2 Sähköisenä lomakkeena virkamieheltä erikseen määritellyn asianohjausketjun mukaisesti mahdollisten puoltajien kautta esiteltäväksi ja päätettäväksi harkinnanvarainen virkavapauslomake osittainen virkavapauslomake. irtisanoutumislomake

8 Sähköiset lomakkeet ja niihin kytketyt asianohjaukset Luo uusi budjetoitu toimi (asianohjaus ei ole kytkettynä) Palvelussuhteen luonti (WS asianohjaus kytketty) Palkkionmaksu (WS asianohjaus kytketty) Muu palkan muutos (WS asianohjaus kytketty) Palkanlisien muutos (WS asianohjaus kytketty) Henkilökohtaisen palkanosan muutos (WS asianohjaus kytketty) Tehtäväkohtaisen palkan muutos (WS asianohjaus kytketty) Irtisanoutuminen (WS asianohjaus kytketty) Osittainen virkavapaus (WS asianohjaus kytketty) Harkinnanvarainen virkavapaus (WS asianohjaus kytketty, malli 2) Palvelussuhteen tietojen muutos (WS asianohjaus kytketty) Budjetoidun toimen kopionti (WS asianohjaus kytketty)

9 Asianohjausmallit ohjausperiaatteiden näkökulmasta Asianohjausmalli 1 Organisaatiorakenne ohjaa lomakkeen kulkua järjestelmässä. Automaattinen ohjautuminen rakenteen mukaan. Suosii organisaation yhtenäistä päätöksentekorakennetta. Esimiesten vahva hallinnollinen johtamisrooli. Asianohjausmalli 2 Jokaiselle lomakkeelle määritellään erikseen kulkua ohjaava asianohjausketju. Manuaaliset valinnat asianohjausketjun muodostamiseksi. Soveltuu hyvin organisaatioille, joiden päätöksenteko ei noudata systemaattisesti organisaatiorakenteen mukaista päätöksentekoa. Esimiesten vahva operatiivinen työnjohdollinen rooli.

10 Asianohjausmallit joustavuuden näkökulmasta Asianohjausmalli 1 Esimiehen mahdollisuus valita päättäjä harkinnanvaraisissa virkavapauksissa. Esimiehen mahdollisuus välittää virkavapaus tai irtisanomislomake toiselle esimiehelle esiteltäväksi. Esimiehen välitä toimintoja voi olla useita peräkkäin. Välitä toiminnallisuuden jälkeen lomake palautuu alkuperäisen rakenteen mukaiselle päätöksentekijälle. Asianohjausmalli 2 Asianohjaus esittelijälle ja päättäjälle voidaan toteuttaa suoraan organisaatioraketeista ja tasoista riippumatta työjärjestyksen mukaisesti. Voidaan valita 1-2 puoltajaa. Asianohjausketju määritellään yhdellä kerralla ja se huomioi myös sijaisuudet normaaliin tapaan. Mahdollistaa päätöksenteon keskittämisen harkinnanvaraisissa päätöksentekotilanteissa asiakohtaisesti.

11 Asianohjausmallit esimiesnäkökulmasta Asianohjausmalli 1 Mitä systemaattisemmin päätöksentekorakenne noudattaa organisaatiorakennetta sitä kustannustehokkaampi malli on. Kaikki poikkeamat synnyttävät turhaa työtä ( välitä -toiminto). Esimiehellä on hyvä olla laajat esimiesvastuut päätöksenteossa. Esimiehen on seurattava tehtävälistaansa säännöllisesti. Esittelijän on oltava aina esimies. Asianohjausmalli 2 Kustannustehokkuus ei edellytä organisaatiorakenteen ja päätöksentekorakenteen yhteneväisyyttä. Asianohjausmalli mahdollistaa organisaatiossa erilaisia esimiesrooleja, jotka voivat tukea parhaiten operatiivisen toiminnan luonnetta. Esittelijän ei tarvitse aina olla esimies. Päätöksenteko ilman esittelyä on mahdollinen.

12 Asianohjausmallien ilmoitukset ja muistutukset Asianohjausmalli 1 Asianohjausmallissa ei tule ilmoituksia tehtävälistalle tulleista tehtävistä. Asianohjausmallissa ei tule muistutuksia tehtävälistalla olevista käsittelemättömistä tehtävistä (esimiehelle, esittelijälle tai päättäjälle). Virkamies saa häntä koskevat ilmoitukset hyväksymisistä ja hylkäämisistä tehtävälistalle, jotka hänen on käytävä avaamassa, että ne kuittaantuvat luetuksi. Asianohjausmalli 2 Virkamies saa sähköpostiinsa ilmoituksen hyväksymisistä ja hylkäämisistä eikä näistä mene ilmoituksia tehtävälistalle kuitattavaksi. Sähköposti-ilmoitus tehtävälistalla käsittelyä odottavasta uudesta tehtävästä koontisanomana kerran vuorokaudessa. Sähköpostimuistutus käsittelyä odottavasta tehtävästä lähetetään yhden kerran koontisanomana 7 vuorokauden kuluttua ensimmäisestä ilmoituksesta henkilölle, jonka tehtävälistalla asia odottaa.

13 Millä tekijöillä on merkitystä asianohjauksen toimivuudelle? Y H T E E N S O P I M A T T O M U U S Organisaatiorakenne Moniportaiset organisaatiorakenteet Toistuva välitä -toiminnon käyttö Turhautuneisuus, hitaus, tehottomuus Matalat organisaatiorakenteet Puuttuu toimijoita ohjausketjusta Pitäisi luoda keinotekoisia rakenteita Kirjavat organisaatiorakenteet Rakenteiden yhtenäistäminen aiheuttaa haittaa perustoiminnoille Esimiesrooli Vahva operatiivinen esimiesrooli Johtaa perustoimintaa kentällä Liikkuvuus oman perustehtävän suorittamiseksi kentällä on keskeistä Keskittyy työnjohdollisiin esimiestehtäviin Operatiivinen työskentely ei mahdollista monipuolista hallinnollista esimiestyötä Vahva asiantuntijalähtöinen esimiesrooli Esimies johtaa vahvasti asiantuntijatyötä Organisaatio arvostaa asiantuntijaosaamista Esimiestyö on alisteinen asiantuntijatyölle Niukat aikaresurssit asiantuntijatyöhön Hallinnollisesta esimiestyöstä tehdään minimi ASIANOHJAUSMALLI 1 Päätöksentekorakenne ja -valtuudet Keskitetty päätöksenteko asian sisällön perusteella Harkinnanvaraiset päätökset Yhtenäisen linjan varmistaminen Hajautettu päätöksenteko suhteessa ratkaisuvaltaan Hajautus eri tasoille ja toimijoille Viran luonne, asema, nimityksen pituus jne. Poikkeavat päätöksentekovaltuudet Vahvemmat valtuudet (päätöksiä ilman esittelyä) Heikommat valtuudet (vain puolto-oikeus) Päätöksenteon valmistelu Virastossa keskitetty esittelymalli Asiakokonaisuuskohtaisesti ja/tai Organisaatiorakenteen mukaan kaikissa asioissa Pois operatiivisen toiminnan rajapinnasta Esittelymenettelyn pirstaleisuus viraston sisällä Mm. toimijat, valtuudet, aikajaksot, rakenne Toisen viraston asioiden esittely Nimitykset ja virkavapaudet ilman esittelyä Esimies vain esittelijä, mutta ei koskaan päätöksentekijä Päätöksentekijä yksikön ainoa hallinnollinen toimija Esimies vain puoltajan roolissa päätöksenteossa Päätöksenteon valmistelu tarvitsee puoltajia.

14 Kiitos! Lisätietoa Kiekusta: Kysymyksiä, yhteydenottopyynnöt: