Osallistu julkisiin kilpailutuksiin helposti ja turvallisesti

Transkriptio

1 Osallistu julkisiin kilpailutuksiin helposti ja turvallisesti

2 Sisältö Mikä on Tarjouspalvelu-toimittajaportaali? Mitä hyötyä ja etuja toimittajalle? Miten Tarjouspalvelua käytetään? Tarjouspalveluun pääseminen Rekisteröityminen ja kirjautuminen Tarjouspyyntöjen löytäminen ja selaaminen Kysymysten tekeminen ja vastausten lukeminen Tarjousten tekeminen (kelpoisuusvaatimukset) Tarjousten tekeminen (hinnat ja kohteen tiedot) Tarjouksen lähettäminen Tarjousten ja omien tietojen hallinta

3 Mikä on Tarjouspalvelu-toimittajaportaali? 1) Verkkopalvelu, jossa toimittajat voivat: tutustua tarjouspyyntöihin lähettää kysymyksiä ja lukea vastauksia jättää tarjouksia sähköisesti hallita omia tarjouksiaan 2) Tarjouspalveluun pääsee: tarjouspalvelu.fi/hankintayksikönnimi tai Hilma-ilmoituksen linkistä 3) Avoin ja ilmainen kaikille toimittajille: tarjouspyynnön tarkkojen tietojen katselu ja tarjousten jättäminen vaatii rekisteröitymisen 4) Helppo tarjousprosessi: tutustu tarjouspyyntöön ja mahdollisiin liitteisiin tee tarvittaessa kysymyksiä ja lue vastauksia jätätarjous vastaamalla lomakkeella hankintayksikön tekemiin kysymyksiin 5) Valtakunnallinen: Tarjouspalvelu on laajalti käytössä hankintayksiköillävaltakunnallisesti Omilla tunnuksillasi voit kirjautua myös muiden hankintayksiköiden Tarjouspalveluihin

4 Mitä hyötyjä ja etuja toimittajalle? 1) Ei tarvitse tehdäerillistätarjousdokumenttia riittääkun vastaat kahdella lomakesivulla hankintayksikön laatimiin kysymyksiin (kelpoisuusvaatimukset ja hankinnan kohde) sekä lataat mahdollisesti pyydetyt liitteet 2) Ei arvuuttelua, mihin asioihin pitäävastata ja miten selkeäja määrämuotoinen tarjouslomake kertoo selvästi mitä tietoja pitää antaa ja huomauttaa puutteellisista tiedoista 3) Vähemmän huolimattomuusvirheitäja turhia hylkäyksiä palvelu huomauttaa ennen tarjouksen lähetystä, jos sinulta puuttuu jokin vaadittu liite tai tieto tai jos jokin vastauksesi ei täytä asetettua vaatimusta 4) Syrjimätöntä ja tasapuolista kaikille toimittajille: o tarjouksen jättäminen ei vaadi julkisten hankintojen erikoisosaamista o määrämuotoinen tarjoaminen tarjouslomakkeilla vähentää tulkintaepäselvyksiä o kukaan ei voi jättää tarjouksia määräajan jälkeen sekä kaikkien tarjoukset saapuvat perille yhtä turvallisesti o hankintayksikkö ei voi avata tarjouksia ennen määräaikaa 5) Hankintayksikön vastaukset kysymyksiin eivät huku -vastauksen lisäksi kaikki kysymykset ja vastaukset ovat nähtävillä kootusti Tarjouspalvelussa 6) Helppo korjata lähetettyä tarjousta tai perua tarjous(määräajan puitteissa) 7) Kaikki lähettämäsi tarjoukset säilyvät Tarjouspalvelun arkistossa 8) Ennen kaikkea, voit keskittyä antamaan mahdollisimman hyviä tarjouksia!

5 Tarjouspalveluun pääseminen TARJOUSPALVELUUN PÄÄSEMINEN: suoraan osoitteella: tarjouspalvelu.fi/hankintayksikönnimi tai Hilma-ilmoituksen linkeistä MITÄ VOI TEHDÄ ILMAN KIRJAUTUMISTA: selata julkaistuja tarjouspyyntöjä nähdä kustakin tarjouspyynnöstä tiivistelmätiedot rekisteröityä Hilma-ilmoituksen linkki löytyy ilmoituksen ylä- ja alaosasta.

6 Rekisteröityminen ja kirjautuminen REKISTERÖITYMINEN: rekisteröityminen tapahtuu täyttämälläsiihen tarkoitettu lomake (syötetään yrityksen y-tunnus, yritystiedot ja henkilön/tunnuksen tiedot) samaan yritykseen voi rekisteröityä useita käyttäjiä ensimmäisenärekisteröityvähenkilötoimii pääkäyttäjänä, joka hyväksyy muiden henkilöiden samaan organisaatioon rekisteröitymiset MUISTAaktivoida tunnus sähköpostiin saapuneen viestin linkistä, kirjautuminen on mahdollista vasta tämän jälkeen! (tarvittaessa vaaditaan lisäksi myös pääkäyttäjän hyväksyntä) SISÄÄNKIRJAUTUMINEN: syötä tunnus ( -osoite) ja salasana mikäli salasana on unohtunut, voit käyttääsalasana unohtunut toimintoa kirjautuneet henkilöt voivat nähdätarjouspyyntöjen kaikki tiedot sekä jättää tarjouksia samat tunnukset käyvät myös muiden hankintayksiköiden Tarjouspalvelu-toimittajaportaaleihin Jos tarvitset ohjeita tai sinulla on ongelmia, lue ensin portaalista löytyvät käyttöohjeet!

7 Tarjouspyyntöjen löytäminen ja selaaminen TARJOUSPYYNTÖJEN LÖYTÄMINEN: tarjouspyyntölistauksesta löydät kaikki hankintayksikön julkaisemat tarjouspyynnöt (sekä ennakko- ja jälki-ilmoitukset) valitse tarjouspyyntö, jota haluat tarkastella Valitun tarjouspyynnön selaaminen TARJOUSPYYNNÖN SELAAMINEN VÄLILEHDILLÄ: 1) Tarjouspyynnön tiivistelmä 2) Koko tarjouspyyntöja liitteet (tarjouspyyntöävoit tarkastella ruudulla tai avata/tallentaa/tulostaa sen pdf-muodossa) 3) Kysymykset ja vastaukset 4) Kelpoisuusvaatimukset lomake 5) Hankinnan kohteen tietojen syöttö lomake 6) Tarjouksen lähetys Voit aina tallentaa tarjouksesi keskeneräisenäja jatkaa tekemistäja lähettääsen myöhemmin (määräajan puitteissa). Tarjouspyyntöjen selaaminen

8 Kysymysten tekeminen ja vastausten lukeminen KYSYMYKSET JA VASTAUKSET: kysymyksiävoi lähettäähankintayksikön asettaman määräajan puitteissa kirjoita kysymys lomakkeelle ja klikkaa Lähetä kun hankintayksikkö vastaa: o saat vastauksen sähköpostilla osekälöydät vastauksen Tarjouspalvelusta kaikki tarjouspyyntöön tutustuneet saavat automaattisesti vastaukset/kysymykset tietoonsa

9 Tarjouksen tekeminen (kelpoisuusvaatimukset) Varsinainen tarjous laaditaan täyttämällä: 1) kelpoisuusvaatimukset lomake 2) hankinnan kohteet -lomake TÄYTÄ KELPOISUUSVAATIMUKSET LOMAKE tällälomakkeella hankintayksikköpyytäätietoja, joiden pohjalta varmistetaan toimittajan kelpoisuus (ja pyydetään mahdollisesti hyväksymään erilaisia ehtoja) vastaa lomakkeella: o syöttämällä pyydetty teksti o tai syöttämällä pyydetty numeerinen arvo otai vastaamalla Kyllätai Ei o tai valitsemalla sopiva vaihtoehto valikosta o tai lataamalla pyydetty liitetiedosto lomake huomauttaa, jos jokin vastauksesi ei täytäasetettua minimi-ja maksimivaatimusta (näin huomaat helpommin mahdolliset puutteesi kelpoisuuksissa ja vältät huolimattomuusvirheitä)

10 Tarjouksen tekeminen (hinnat ja kohteen tiedot) TÄYTÄ HANKINNAN KOHTEEN TIEDOT -LOMAKE: tällä lomakkeella hankintayksikkö pyytä sinua syöttämään: o tarjoushinnat o sekä vastaamaan kohteisiin liittyviin kysymyksiin näiden tietojen pohjalta hankintayksikkötekee tarjousvertailun ja varmistaa, ettätäyttääkötarjoamasi tuote/palvelu asetetut vaatimukset täytä lomake vastaavalla tavalla kuin Kelpoisuusvaatimukset lomake sen lisäksi syötä myös tarjoamasi hinnat myös tämä lomake huomauttaa, jos jokin vastauksesi ei täytä asetettua minimi-ja maksimivaatimusta (näin huomaat helpommin mahdolliset puutteet kohteiden ominaisuuksissa ja vältät huolimattomuusvirheitä) lomakkeelta löydät myös tiedot, mitkävastauksesi vaikuttavat pisteytykseen ja millä tavalla (maksimipisteet ja niiden laskentatavat)

11 Tarjouksen lähettäminen TARJOUKSEN LÄHETYS: lähetyssivu huomauttaa sinua, jos tarjouslomakkeiden täyttämisessä on vielä jotain puutteita vähentää inhimillisiäja huolimattomuusvirheitä(tällöin palaa lomake-välilehdille ja täydennä puuttuvat tiedot) voit myös esikatsella/ladata tarjoyspyynnön pdfmuodossa ennen lähettämistä määräajan puitteissa voit: o perua tarjouksen lähetyksen o korjata lähetettyä tarjousta okäyttäätarjousta pohjana rinnakkaisille tarjouksille Lisäapuja löydät portaalin käyttöohjeista ja usein kysytyistä kysymyksistä!

12 Tarjousten ja omien tietojen hallinta OMAT TIEDOT OSIOSSA VOIT: nähdä listauksen kaikista keskeneräisistä tarjouksistasi nähdä listauksen lähettämistäsi tarjouksista perua tarjouksen lähetyksen (määräajan puitteissa) korjata lähetettyä tarjousta (määräajan puitteissa) käyttäälähetettyätarjousta pohjan toiselle/useammalle rinnakkaiselle tarjoukselle (määräajan puitteissa) muokata omia yhteystietojasi (pääkäyttäjät voivat muokata myös yritystietoja) selata hankinayksikön kanssa solmimiasi sopimuksia (jos tämä toiminto hankintayksiköllä käytössä) lähettäähankintayksikölle sopimukseen liittyviäraportteja (jos tämä toiminto hankintayksiköllä käytössä) tallentaa arkistoon usein tarjouksissa käyttämiäsi dokumentteja (esim. erilaiset todistukset)