Muistio tukipalvelukeskustyöryhmä

Transkriptio

1 Muistio tukipalvelukeskustyöryhmä Aika Torstai klo Paikka Kurikan kaupungintalo, kaupunginhallituksen kokoushuone, Kärrytie 1 Läsnä Hautala Kaarina Hirsimäki Erkki Kivikko Sakari Koivula Leila Kätevä Marjukka, sihteeri Latikka Tapani, pj Lähdesmäki Kirsti Rantanen Elise Valkama Teija Poissa Riippi Erkki 1. Kokouksen järjestäytyminen Valittiin puheenjohtajaksi Tapani Latikka ja sihteeriksi Marjukka Kätevä. 2. Tukipalvelukeskus - Kurikka-Jalasjärvi palvelujen järjestämissuunnitelman mukaan yhdistyneen kaupungin hallinto- ja konserniviestintä, konsernitalous ja controller-toiminta, HRM, tietohallinto sekä hankinta kootaan konsernipalvelukeskukseksi. - Yhdistymissopimuksessa on edelleen sovittu, että palvelukeskus tuotteistaa palvelunsa ja tarjoaa niitä myös konsernin tytäryhteisöille. - Selvitys tulee olla valmis helmikuun 2015 loppuun mennessä. Keskusteltiin tukipalvelukeskukseen tulevista palveluista. On ollut epäselvää, sisältyvätkö hallinto-/sihteeripalvelut samaan tukipalvelukeskukseen talous-, it- ja palkkahallinnon kanssa. Sihteeripalveluille on perustettu oma työryhmänsä, joten tukipalvelukeskustyöryhmä jättää ne oman valmistelunsa ulkopuolelle. Hallinto- ja konserniviestintä katsottiin kaupungin ydintoiminnaksi, joka ei tulisi olla tukipalvelukeskukseksi. Keskusteltiin siitä, mille organisaatioille tukipalvelukeskus tulee tarjoamaan palveluitaan. Yhdistymissopimuksen mukaan palvelukeskus tuotteistaa palvelunsa ja tarjoaa niitä myös konsernin tytäryhteisöille. Konserniyhtiöt päättävät itse kilpailutuksen myötä käyttävätkö he näitä palveluja vai ostavatko ao.palvelu ulkoa. Prosessien määrittelyssä ja palvelujen tuotteistamisessa olisi kuitenkin hyvä olla mukana kaikki palveluja jatkossa tuottavat henkilöt. Työryhmässä todettiin, että voidaan myös tarjota palveluja jatkossa muille kunnille, mikäli kiinnostusta löytyy. Päätettiin esittää yhdistymishallitukselle, että hallinto- ja konserniviestintää ei sisällytettäisi tukipalvelukeskukseen. Esitetään lisäksi johtoryhmälle ja edelleen yhdistymishallitukselle, että JIK ky:ltä pyydetään päätös tai ainakin periaatteellinen linjaus siitä, lähteekö se mukaan palvelukeskuksen toimintaan ja millä aikataululla se tapahtuu. 3. Tukipalvelukeskuksen prosessien määrittely

2 Liitteissä 1 ja 2 alustavat luonnosehdotukset toiminnan kehittämiselle asetettavista tavoitteista, työryhmistä, aikataulutuksesta ja mallinnettavista yhteisistä prosesseista. Työryhmät voivat itse muuttaa suunnitelmaa työn alettua. Työryhmiin kutsutaan kunnasta, kaupungista ja tytäryhtiöistä ne työntekijät, jotka kyseisiä palveluita tuottavat. Lisäksi päätettiin kutsua JIKperuspalveluliikelaitoskuntayhtymästä vastaavia palveluja tuottavat henkilöt asiantuntijoiksi, sillä he ovat jo yhtymää perustettaessa tehneet vastaavaa mallinnus- ja yhteensovittamistyötä ja tuottavat palveluja laajalle alueelle ja neljän eri kunnan entisille työntekijöille. Prosessityöryhmien vetäjiksi valittiin hankintaprosessiin Marjukka Kätevä, henkilöstöhallintoprosesseihin Marianne Tapanainen, ICT-palveluprosesseihin Ari Nuotio ja talousprosesseihin Paula Antila. Tapani Latikka osallistuu työryhmien aloituskokouksiin kertoen tehtävänannon. Lisäksi tukipalvelukeskustyöryhmän jäsenet osallistuvat tarpeen vaatiessa prosessityöryhmien kokouksiin. Samassa yhteydessä sovittiin, että valtionvarainministeriön ict-projektiryhmän vetäjäksi valitaan Ari Nuotio ja ohjausryhmään Erkki Hirsimäki ja Tapani Latikka. Kunnan ja kaupungin palvelinten, sähköpostin, n.80 ohjelman jne. yhteensovittamisen projektin vetäjäksi sovittiin Arttu Ketonen ja ohjausryhmään nykyiset osastonjohtajat. 4. Palvelusopimukset Tuotettavat palvelukokonaisuudet - Palvelutuotannon periaatteet - Rajapinnat - Palvelujen hinnoittelu - Puitesopimus / palvelusopimus - Palvelusopimuksen seurantaneuvottelu Päätettiin perustaa pienempi sopimusryhmä, johon valittiin Tapani Latikka ja Marjukka Kätevä. He käyvät läpi tämänhetkiset talous-, it- ja palkkahallinnon palvelusopimukset ja laativat luonnoksen sopimusmallista. Käytiin läpi liitteenä 3 olevat diat. 5. Tilatarpeet/periaatteet Työryhmä totesi, että tukipalvelukeskuksen sijoittumisen periaatteet on ratkaistava pikaisesti. Valmistelutyössä on tiedettävä, sijoittuvatko henkilökunta samaan toimipisteeseen, sijaitsevatko hajautetusti vai jollain yhdistelmällä näistä sekä missä kyseinen toimipiste/toimipisteet sijaitsevat. Päätettiin esittää yhdistymishallitukselle, että se ottaisi kantaa ja päättäisi kokonaissuunnitelman uuden kaupungin toimintojen sijoittumisesta. 6. Yhteistoimintamenettely

3 Seuraavaan henkilöstöinfoon on kutsuttu konsernin henkilöstö. Todettiin, että tytäryhtiöille ja JIK-peruspalveluliikelaitoskuntayhtymälle on tiedotettava mahdollisesta tarpeesta käynnistää yhteistoimintamenettely omissa organisaatioissaan. 7. Seuraava kokous Sovittiin seuraavan kokouksen ajankohdaksi klo 13 Jalasjärvellä. Muistion laati Jalasjärvellä Marjukka Kätevä

4 Suunnitelma/osallistujat TOIMINNAN KEHITÄMISELLE ASETTAVAT TAVOITTEET LUONNOS KÄSITELTÄVÄKSI Toiminnan kehittämiselle asetetut tavoitteet ja tulokset: Saada lisätietoa rooli / tehtäväjakoihin tukipalvelukeskusorganisaatiossa Kehittää yhteiset prosessit Mallintaa prosessit palvelunäkökulmasta (asiakkaan / toimittajan välinen rajapinta) Luoda ehdotus yhdenmukaisista toimivista tukipalvelukeskusprosesseista Kuvata tietoteknologian hyödyntäminen prosessissa Saada lisätietoa kehittämistyön jatkamiseksi Saada yleiskuvaus/ohje prosesseista käyttäjille Alapuolella on alustava Kurikan kaupungin osallistujaluettelo. Jalasjärven kunta ja tytäryhteisöt täydentävät listaa omalta osaltaan. (suluissa olevat palaveripäivät on alustavia) Hankintaprosessit: aloituskokous klo 9 Hankinta / kilpailutus: ( klo 9) Kurikka: Marko Stenius, Paula Antila, Jarmo Ojajärvi Jalasjärvi: Marjukka Kätevä, Terhi Venna, Harri Mäkiranta, Maire Pääkkönen, Johanna Kaari Henkilöstöhallinnonprosessit: aloituskokous klo 9 Palvelusuhteen alkaminen päättäminen ( klo 9.30) Kurikka: Leena Tuomisto, Marianne Tapanainen, Marja-Leena Suokas, Sakari Matalamäki Jalasjärvi: Kaisu Kortesluoma, Sinikka Koskela, Tuula Kuusiluoma Liikaoja o Palvelussuhde o Palvelussuhteen päättäminen o Palkka- ja palvelutodistukset Keskeytykset, muutosilmoitukset ( klo 12) o Sairausloma2 o Äitiysloma o Koulutus Kurikka: Leena, Marianne, Marja-Leena, Sakari Jalasjärvi: Kaisu, Sinikka, Tuula Liikaoja Palkkalaskenta ( klo 9) Kurikka: Leena, Marianne, Marja-Leena, Sakari Jalasjärvi: Kaisu, Sinikka, Tuula, päivähoidon palkat Maria Kärkkäinen Liikaoja o Työkokemuslisä ja vuosisidonnainen lisä o Tuntipalkat o Perhepäivähoitajien palkat o Palkka-ajo

5 Muut (16.1. klo 9) Kurikka: Leena, Marianne, Marja-Leena, Sakari Jalasjärvi: Kaisu, Sinikka, Tuula, matkalaskut lisäksi Mari Vuorenmaa o Eläkeasiat o Matkalaskut o Kokouspalkkio Kausiajot (6.2. klo 9) Kurikka:Leena, Marianne, Marja-Leena, Sakari Jalasjärvi: Kaisu, Sinikka, Tuula, lisäksi Populus vuodenvaihde Mari o KELA-hakemukset, yms. o Vakuutuskäsittely o Populus vuodenvaihde o kk-tilitykset o Populus vuodenvaihde ICT-palvelut: aloituskokous klo 9 Helpdesk ( ) Kurikka: Arttu Ketonen, Minna Harju-Jyllilä, Ari Nuotio, Kai Latvaniemi Jalasjärvi: Päivi Tuominen, Jyrki Toivonen, Tuomo Kuusisto, Teemu Harjunpää Laitehankinta ( ) Kurikka: Ari, Arttu, Kai, Minna Jalasjärvi: Päivi, Jyrki, Tuomo, Teemu Työasema-asennukset ( ) Kurikka: Ari, Arttu, Kai, Minna Jalasjärvi: Päivi, Jyrki, Tuomo, Teemu Palvelimien hoito ( klo 9) Kurikka: Ari, Arttu, Kai, Minna Jalasjärvi: Päivi, Jyrki, Tuomo, Teemu Ohjelmistojen päivitys ( ) Kurikka: Ari, Arttu, Kai, Minna Jalasjärvi: Päivi, Jyrki, Tuomo, Teemu Infrastruktuurin hoito (tietoliikenne yms.) ( ) Kurikka: Ari, Arttu, Kai, Minna Jalasjärvi: Päivi, Jyrki, Tuomo, Teemu Tietojärjestelmäprojektit ( klo 9) Kurikka: Arto, Arttu, Minna Jalasjärvi: Päivi, Jyrki, Tuomo, Teemu Tietohallinto ( ) Kurikka: Arto, Arttu, Minna Jalasjärvi: Päivi, Jyrki, Tuomo, Teemu Web-järjestelmien ylläpito ( klo 10.15) Kurikka: Arto, Arttu, Minna Jalasjärvi: Päivi, Jyrki, Tuomo, Teemu, Taru Patteri Talousprosessit: aloituskokous klo 9 Hankinta -/ ostolaskut ( klo 9.30) Kurikka: Marko Stenius, Margit Ketola, Merja Mäkiranta, Paula Antila, Pia Pajala Jalasjärvi: Hannele Mäki-Ventelä, Tanja Rinne, Mari, Sarita Levä, Maire, Marja-Leena Lehtinen Käyttö- ja irtainomaisuus (23.1. klo 10.30) Kurikka: Paula Al., Paula An, Päivi Haavisto Jalasjärvi: Tanja, Maire, Marja-Leena Taloussuunnittelu ( klo 10.30) Kurikka: Marko, Paula Al., Paula An

6 Jalasjärvi: Marjukka, Tanja, Maire, Marja-Leena Laskutuksen työryhmä (päivähoito-, vesi-, kansalaisopisto-, lomituspalvelu-, Lämpö-, rakennusvalvonta- ja yleislaskutus) ( klo 10) Kurikka: Sakari Matalamäki, Marko, Merja, Paula Al., Pia, Päivi, Merja, Sointu Mäki-Marttunen, Ulla Linna Jalasjärvi: Tanja, Hannele, Mari, Sarita, Maria, Aino Nevala, Ulla Korpi, Jaana Kangas, Marja-Leena Jalasjärven Vesi Oy: Pirjo Marttila Perintä (30.1. klo 10.30) Kurikka: Sakari, Marko, Merja, Paula Al., Pia, Päivi Jalasjärvi: Tanja, Sarita, Marja-Leena, Maire Kirjanpito (23.1. klo 9) Kurikka: Paula An., Paula Al., Päivi Jalasjärvi: Tanja, Maire, Marja-Leena Kassa ( klo 11) Kurikka: Margit, Paula An., Paula Al., Päivi Jalasjärvi: Tanja, Maire, Marja-Leena Maksuliikenne (30.1. klo 9.45) Kurikka: Paula An., Paula Al., Pia, Merja Jalasjärvi: Tanja, Mari, Hannele, Marja-Leena Raportointi ( klo 9) Kurikka: Marko, Paula An., Paula Al., Päivi Jalasjärvi: Marjukka, Tanja, Maire, Marja-Leena Mallinnustyöryhmän sisältöä voidaan tarvittaessa tarkentaa.

7 PROJEKTISUUNNITELMA / AIKATAULU TUKIPALV.PROSESSIEN MALLINTAMISESTA Tunn iste Tehtävän nimi Käynnistä Valmis KLO Kesto Valmis marras 2014 joulu 2014 tammi 2015 helmi 2015 maalis 2015 huhti 2015 touko Aloitus p 2 Kehityshankesuunnitelman laadinta p Aloituskokous : Prosessien läpikäynnin käsittely p 5 ICT-palvelut : Hankinta : Henkilöstöpalvelut : Talouspalvelut 9:00 9 Nykytilan kartoitus/kehitämisehdotukset ICT-palvelut p Helpdesk : Laitehankinta : Työasema-asennukset : Palvelimien hoito : Ohjelmistojen päivitys : Infrastruktuurin hoito : Tietojärjestelmäprojektit : Tietohallinto : Web-järjestelmien ylläpito : Hankinta Hankinta : Henkilöstöpalvelut Palvelusuhteen alkaminen/ päättäminen : Keskeytykset, muutosilmoitukset : Palkkalaskenta : Muut (eläke, matkalasku, palkkio, ym.) Kausiajot (KELA-hakem., vakuutus, kk-tilitykset ym.) :00 9: Talouspalvelut p Ostolaskut, ostoreskontra 9:30 30 Taloussuunnittelu 10:30 31 Raportointi : Vesilaskutus : Kassa : Kirjanpito : Käyttöomaisuus/irtain omaisuus : Myyntilaskut : Maksuliikenne : Perintä : Tavoitetilan läpikäynti p ICT-palvelut : Hankinta : Henkilöstöpalvelut : Talouspalvelut : Prosessikuvaukset p Prosessikuvausten teko p Prosessikuvausten hyväksyminen p Jatkotoimenpidesuunnitelma p Suunnitelman teko p Hankkeen päättäminen Projektin päätös

8 Palkka-, hankinta-, talous-, tietohallintoyhteistyö /tl

9 Kurikka-Jalasjärvi palvelujen järjestämissuunnitelman mukaan yhdistyneen kaupungin hallinto- ja konserniviestintä, konsernitalous ja controller-toiminta, HRM, tietohallinto sekä hankinta kootaan konsernipalvelukeskukseksi. Yhdistymissopimuksessa on edelleen sovittu, että palvelukeskus tuotteistaa palvelunsa ja tarjoaa niitä myös konsernin tytäryhteisöille. Selvitys tulee olla valmis helmikuun 2015 loppuun mennessä. Valmistelutyöryhmä: Talousjohtaja, hallintojohtajat, henkilöstöpäällikkö, henkilöstösihteeri, talouspäällikkö JJ sekä luottamushenkilöt ja henkilöstön edustajat.

10 Palvelukonsepti Palvelukonsepti käsittää: tietohallinnon palvelut taloushallinnon palvelut hankintapalvelut henkilöstöhallinnon palvelut. Palvelut on osoitettu: kunnille terveydenhuollolle muille toimijoille (esim. tyräryhteisöt) Toiminta perustuu sekä omaan palvelutuotantoon että kumppaneiden kanssa tuotettujen palveluiden toimittamiseen.

11 ESIMERKKI MAHDOLLISISTA PALVELUISTA ASIAKKAITTAIN Tietohallinto-/ sovelluspalvelut Kurikka Jalasjärvi JIK Kuntayhteisö 1 Kuntayhteisö 2 Kuntayhteisö 3 Kuntayhteisö 4 Kuntayhteisö 5 Kuntayhteisö 6 Hankinnat/ Muut palvelut Henkilöstöhallinto Taloushallinto

12 Päätöksenteko Kaupungin organisaatioyksikkö Tukipalvelukeskus palvelut Palvelusopimus Asiakkaat

13 Palvelusopimukset Tuotettavat palvelukokonaisuudet Palvelutuotannon periaatteet Rajapinnat Palvelujen hinnoittelu Puitesopimus Asiakkaiden sitoutuminen Palvelusopimuksen seurantaneuvottelu vuosittain

14 Taloushallinnon palvelut Kirjanpito Vuoden aikana tapahtumien kirjaukset kuukausittain Arvonlisäverotilitykset valtiolle Vuoden aikana tapahtuvien budjettimuutosten kirjaukset Tilinpäätökset, yhteisöjen kanssa sovituin tehtävärajauksin Tilastopohjien ylläpito tilasto-ohjelmassa Ostoreskontra Ostolaskujen vastaanotto paperilla tai sähköisessä muodossa Laskujen skannaus Laskujen reititys asiatarkastajille ja hyväksyjille Laskujen vastaanotto ostoreskontraan Laskujen maksatuslistojen tulostus Myyntireskontra Tiliotteiden nouto pankkiohjelmalla Viitesuoritusten nouto ja suoritusten kuittaus Laskutusten vastaanotto myyntireskontraan Laskutus ja saatavien perintä

15 Henkilöstöhallinnon palvelut Vakiopalkkatekijöiden ja lisätapahtumien tallennus, tietojen tarkastus/korjaukset sekä ajon tulostukset Lakisääteiset tilitykset, täsmäytykset ja vuosiilmoitukset Palkkatodistukset, sv- ja tapaturmailmoitukset sekä uusien verokorttien tallennus tai suorasiirto Palkanlaskennassa vaadittavien tietojen sähköiset siirrot, tietojen täydennys ja tulostus Henkilöstöraportointi Matkalaskujen maksatusajot

16 Perustietotekniikan palvelut Työasemapalvelut Työasemien hankinta Käyttäjien opastus/koulutus työasemaohjelmistoihin Helpdesk-toiminnot Konesalipalvelut Asiakkaiden käyttämien palvelinlaitteistojen hallinnointi Kunnossapito Varmistukset. Tietoverkkopalvelut Kilpailutus Yhteyksien tekninen määrittely ja hallinnointi Palomuurin hallinnointi. Muut palvelut Keskitetyn puheratkaisun hoito

17 Sovelluspalvelut Hanke-/projektipalvelut Projektipäällikköpalvelut Konsultointi Tietohallintostrategiat Sovelluspalvelut Ohjelmistojen päivitykset

18 Keskittymisen tavoitteet / hyödyt Seudullinen yhteistyö / kumppanuus Erityisosaaminen, osaamisen ylläpito Toimintavarmuus, sijaisuudet Toimintojen kehittäminen, toimintaprosessien käyttöönotto Toiminnan tehokkuus, päällekkäisyyksien poistaminen Oikea mitoitus Volyymihyödyt yhteiset tietojärjestelmät, yhteinen ylläpito, hankinnat, henkilöstö, koulutus Kustannustehokkuus Seudullinen tietohallinto / Tiedonhallintajärjestelmien verkottuminen ja yhteistyö: julkinen sektori, yritykset, yhdistykset Kuntien voimavarat ydintehtävien toteuttamiseen

19 Tietojärjestelmätavoitteet Yhteiset tietojärjestelmät Mahdollisuus seudulliseen yhteistyöhön Nykyaikaisten järjestelmien ja prosessien käyttöönotto Toimintaprosessien sähköistäminen Reaaliaikaisuus Sisäisen valvonnan apuväline tieto helposti saatavissa järjestelmästä

20 Suunnitelma/osallistujat TOIMINNAN KEHITÄMISELLE ASETTAVAT TAVOITTEET LUONNOS KÄSITELTÄVÄKSI Toiminnan kehittämiselle asetetut tavoitteet ja tulokset: Saada lisätietoa rooli / tehtäväjakoihin tukipalvelukeskusorganisaatiossa Kehittää yhteiset prosessit Mallintaa prosessit palvelunäkökulmasta (asiakkaan / toimittajan välinen rajapinta) Luoda ehdotus yhdenmukaisista toimivista tukipalvelukeskusprosesseista Kuvata tietoteknologian hyödyntäminen prosessissa Saada lisätietoa kehittämistyön jatkamiseksi Saada yleiskuvaus/ohje prosesseista käyttäjille Alapuolella on alustava Kurikan kaupungin osallistujaluettelo. Jalasjärven kunta ja tytäryhteisöt täydentävät listaa omalta osaltaan. (suluissa olevat palaveripäivät on alustavia) Hankintaprosessit: aloituskokous klo 9 Hankinta / kilpailutus: ( klo 9) Kurikka: Marko Stenius, Paula Antila, Jarmo Ojajärvi Jalasjärvi: Marjukka Kätevä, Terhi Venna, Harri Mäkiranta, Maire Pääkkönen, Johanna Kaari Henkilöstöhallinnonprosessit: aloituskokous klo 9 Palvelusuhteen alkaminen päättäminen ( klo 9.30) Kurikka: Leena Tuomisto, Marianne Tapanainen, Marja-Leena Suokas, Sakari Matalamäki Jalasjärvi: Kaisu Kortesluoma, Sinikka Koskela, Tuula Kuusiluoma Liikaoja o Palvelussuhde o Palvelussuhteen päättäminen o Palkka- ja palvelutodistukset Keskeytykset, muutosilmoitukset ( klo 12) o Sairausloma2 o Äitiysloma o Koulutus Kurikka: Leena, Marianne, Marja-Leena, Sakari Jalasjärvi: Kaisu, Sinikka, Tuula Liikaoja Palkkalaskenta ( klo 9) Kurikka: Leena, Marianne, Marja-Leena, Sakari Jalasjärvi: Kaisu, Sinikka, Tuula, päivähoidon palkat Maria Kärkkäinen Liikaoja o Työkokemuslisä ja vuosisidonnainen lisä o Tuntipalkat o Perhepäivähoitajien palkat o Palkka-ajo

21 Muut (16.1. klo 9) Kurikka: Leena, Marianne, Marja-Leena, Sakari Jalasjärvi: Kaisu, Sinikka, Tuula, matkalaskut lisäksi Mari Vuorenmaa o Eläkeasiat o Matkalaskut o Kokouspalkkio Kausiajot (6.2. klo 9) Kurikka:Leena, Marianne, Marja-Leena, Sakari Jalasjärvi: Kaisu, Sinikka, Tuula, lisäksi Populus vuodenvaihde Mari o KELA-hakemukset, yms. o Vakuutuskäsittely o Populus vuodenvaihde o kk-tilitykset o Populus vuodenvaihde ICT-palvelut: aloituskokous klo 9 Helpdesk ( ) Kurikka: Arttu Ketonen, Minna Harju-Jyllilä, Ari Nuotio, Kai Latvaniemi Jalasjärvi: Päivi Tuominen, Jyrki Toivonen, Tuomo Kuusisto, Teemu Harjunpää Laitehankinta ( ) Kurikka: Ari, Arttu, Kai, Minna Jalasjärvi: Päivi, Jyrki, Tuomo, Teemu Työasema-asennukset ( ) Kurikka: Ari, Arttu, Kai, Minna Jalasjärvi: Päivi, Jyrki, Tuomo, Teemu Palvelimien hoito ( klo 9) Kurikka: Ari, Arttu, Kai, Minna Jalasjärvi: Päivi, Jyrki, Tuomo, Teemu Ohjelmistojen päivitys ( ) Kurikka: Ari, Arttu, Kai, Minna Jalasjärvi: Päivi, Jyrki, Tuomo, Teemu Infrastruktuurin hoito (tietoliikenne yms.) ( ) Kurikka: Ari, Arttu, Kai, Minna Jalasjärvi: Päivi, Jyrki, Tuomo, Teemu Tietojärjestelmäprojektit ( klo 9) Kurikka: Arto, Arttu, Minna Jalasjärvi: Päivi, Jyrki, Tuomo, Teemu Tietohallinto ( ) Kurikka: Arto, Arttu, Minna Jalasjärvi: Päivi, Jyrki, Tuomo, Teemu Web-järjestelmien ylläpito ( klo 10.15) Kurikka: Arto, Arttu, Minna Jalasjärvi: Päivi, Jyrki, Tuomo, Teemu, Taru Patteri Talousprosessit: aloituskokous klo 9 Hankinta -/ ostolaskut ( klo 9.30) Kurikka: Marko Stenius, Margit Ketola, Merja Mäkiranta, Paula Antila, Pia Pajala Jalasjärvi: Hannele Mäki-Ventelä, Tanja Rinne, Mari, Sarita Levä, Maire, Marja-Leena Lehtinen Käyttö- ja irtainomaisuus (23.1. klo 10.30) Kurikka: Paula Al., Paula An, Päivi Haavisto Jalasjärvi: Tanja, Maire, Marja-Leena Taloussuunnittelu ( klo 10.30) Kurikka: Marko, Paula Al., Paula An

22 Jalasjärvi: Marjukka, Tanja, Maire, Marja-Leena Laskutuksen työryhmä (päivähoito-, vesi-, kansalaisopisto-, lomituspalvelu-, Lämpö-, rakennusvalvonta- ja yleislaskutus) ( klo 10) Kurikka: Sakari Matalamäki, Marko, Merja, Paula Al., Pia, Päivi, Merja, Sointu Mäki-Marttunen, Ulla Linna Jalasjärvi: Tanja, Hannele, Mari, Sarita, Maria, Aino Nevala, Ulla Korpi, Jaana Kangas, Marja-Leena Jalasjärven Vesi Oy: Pirjo Marttila Perintä (30.1. klo 10.30) Kurikka: Sakari, Marko, Merja, Paula Al., Pia, Päivi Jalasjärvi: Tanja, Sarita, Marja-Leena, Maire Kirjanpito (23.1. klo 9) Kurikka: Paula An., Paula Al., Päivi Jalasjärvi: Tanja, Maire, Marja-Leena Kassa ( klo 11) Kurikka: Margit, Paula An., Paula Al., Päivi Jalasjärvi: Tanja, Maire, Marja-Leena Maksuliikenne (30.1. klo 9.45) Kurikka: Paula An., Paula Al., Pia, Merja Jalasjärvi: Tanja, Mari, Hannele, Marja-Leena Raportointi ( klo 9) Kurikka: Marko, Paula An., Paula Al., Päivi Jalasjärvi: Marjukka, Tanja, Maire, Marja-Leena Mallinnustyöryhmän sisältöä voidaan tarvittaessa tarkentaa.

23 PROJEKTISUUNNITELMA / AIKATAULU TUKIPALV.PROSESSIEN MALLINTAMISESTA Tunn iste Tehtävän nimi Käynnistä Valmis KLO Kesto Valmis marras 2014 joulu 2014 tammi 2015 helmi 2015 maalis 2015 huhti 2015 touko Aloitus p 2 Kehityshankesuunnitelman laadinta p Aloituskokous : Prosessien läpikäynnin käsittely p 5 ICT-palvelut : Hankinta : Henkilöstöpalvelut : Talouspalvelut 9:00 9 Nykytilan kartoitus/kehitämisehdotukset ICT-palvelut p Helpdesk : Laitehankinta : Työasema-asennukset : Palvelimien hoito : Ohjelmistojen päivitys : Infrastruktuurin hoito : Tietojärjestelmäprojektit : Tietohallinto : Web-järjestelmien ylläpito : Hankinta Hankinta : Henkilöstöpalvelut Palvelusuhteen alkaminen/ päättäminen : Keskeytykset, muutosilmoitukset : Palkkalaskenta : Muut (eläke, matkalasku, palkkio, ym.) Kausiajot (KELA-hakem., vakuutus, kk-tilitykset ym.) :00 9: Talouspalvelut p Ostolaskut, ostoreskontra 9:30 30 Taloussuunnittelu 10:30 31 Raportointi : Vesilaskutus : Kassa : Kirjanpito : Käyttöomaisuus/irtain omaisuus : Myyntilaskut : Maksuliikenne : Perintä : Tavoitetilan läpikäynti p ICT-palvelut : Hankinta : Henkilöstöpalvelut : Talouspalvelut : Prosessikuvaukset p Prosessikuvausten teko p Prosessikuvausten hyväksyminen p Jatkotoimenpidesuunnitelma p Suunnitelman teko p Hankkeen päättäminen Projektin päätös

24 Palkka-, hankinta-, talous-, tietohallintoyhteistyö /tl

25 Kurikka-Jalasjärvi palvelujen järjestämissuunnitelman mukaan yhdistyneen kaupungin hallinto- ja konserniviestintä, konsernitalous ja controller-toiminta, HRM, tietohallinto sekä hankinta kootaan konsernipalvelukeskukseksi. Yhdistymissopimuksessa on edelleen sovittu, että palvelukeskus tuotteistaa palvelunsa ja tarjoaa niitä myös konsernin tytäryhteisöille. Selvitys tulee olla valmis helmikuun 2015 loppuun mennessä. Valmistelutyöryhmä: Talousjohtaja, hallintojohtajat, henkilöstöpäällikkö, henkilöstösihteeri, talouspäällikkö JJ sekä luottamushenkilöt ja henkilöstön edustajat.

26 Palvelukonsepti Palvelukonsepti käsittää: tietohallinnon palvelut taloushallinnon palvelut hankintapalvelut henkilöstöhallinnon palvelut. Palvelut on osoitettu: kunnille terveydenhuollolle muille toimijoille (esim. tyräryhteisöt) Toiminta perustuu sekä omaan palvelutuotantoon että kumppaneiden kanssa tuotettujen palveluiden toimittamiseen.

27 ESIMERKKI MAHDOLLISISTA PALVELUISTA ASIAKKAITTAIN Tietohallinto-/ sovelluspalvelut Kurikka Jalasjärvi JIK Kuntayhteisö 1 Kuntayhteisö 2 Kuntayhteisö 3 Kuntayhteisö 4 Kuntayhteisö 5 Kuntayhteisö 6 Hankinnat/ Muut palvelut Henkilöstöhallinto Taloushallinto

28 Päätöksenteko Kaupungin organisaatioyksikkö Tukipalvelukeskus palvelut Palvelusopimus Asiakkaat

29 Palvelusopimukset Tuotettavat palvelukokonaisuudet Palvelutuotannon periaatteet Rajapinnat Palvelujen hinnoittelu Puitesopimus Asiakkaiden sitoutuminen Palvelusopimuksen seurantaneuvottelu vuosittain

30 Taloushallinnon palvelut Kirjanpito Vuoden aikana tapahtumien kirjaukset kuukausittain Arvonlisäverotilitykset valtiolle Vuoden aikana tapahtuvien budjettimuutosten kirjaukset Tilinpäätökset, yhteisöjen kanssa sovituin tehtävärajauksin Tilastopohjien ylläpito tilasto-ohjelmassa Ostoreskontra Ostolaskujen vastaanotto paperilla tai sähköisessä muodossa Laskujen skannaus Laskujen reititys asiatarkastajille ja hyväksyjille Laskujen vastaanotto ostoreskontraan Laskujen maksatuslistojen tulostus Myyntireskontra Tiliotteiden nouto pankkiohjelmalla Viitesuoritusten nouto ja suoritusten kuittaus Laskutusten vastaanotto myyntireskontraan Laskutus ja saatavien perintä

31 Henkilöstöhallinnon palvelut Vakiopalkkatekijöiden ja lisätapahtumien tallennus, tietojen tarkastus/korjaukset sekä ajon tulostukset Lakisääteiset tilitykset, täsmäytykset ja vuosiilmoitukset Palkkatodistukset, sv- ja tapaturmailmoitukset sekä uusien verokorttien tallennus tai suorasiirto Palkanlaskennassa vaadittavien tietojen sähköiset siirrot, tietojen täydennys ja tulostus Henkilöstöraportointi Matkalaskujen maksatusajot

32 Perustietotekniikan palvelut Työasemapalvelut Työasemien hankinta Käyttäjien opastus/koulutus työasemaohjelmistoihin Helpdesk-toiminnot Konesalipalvelut Asiakkaiden käyttämien palvelinlaitteistojen hallinnointi Kunnossapito Varmistukset. Tietoverkkopalvelut Kilpailutus Yhteyksien tekninen määrittely ja hallinnointi Palomuurin hallinnointi. Muut palvelut Keskitetyn puheratkaisun hoito

33 Sovelluspalvelut Hanke-/projektipalvelut Projektipäällikköpalvelut Konsultointi Tietohallintostrategiat Sovelluspalvelut Ohjelmistojen päivitykset

34 Keskittymisen tavoitteet / hyödyt Seudullinen yhteistyö / kumppanuus Erityisosaaminen, osaamisen ylläpito Toimintavarmuus, sijaisuudet Toimintojen kehittäminen, toimintaprosessien käyttöönotto Toiminnan tehokkuus, päällekkäisyyksien poistaminen Oikea mitoitus Volyymihyödyt yhteiset tietojärjestelmät, yhteinen ylläpito, hankinnat, henkilöstö, koulutus Kustannustehokkuus Seudullinen tietohallinto / Tiedonhallintajärjestelmien verkottuminen ja yhteistyö: julkinen sektori, yritykset, yhdistykset Kuntien voimavarat ydintehtävien toteuttamiseen

35 Tietojärjestelmätavoitteet Yhteiset tietojärjestelmät Mahdollisuus seudulliseen yhteistyöhön Nykyaikaisten järjestelmien ja prosessien käyttöönotto Toimintaprosessien sähköistäminen Reaaliaikaisuus Sisäisen valvonnan apuväline tieto helposti saatavissa järjestelmästä