Sinikka Valtonen henkilöstöpäällikkö Kaarinan kaupunki

Transkriptio

1 MUISTIO 10/2008 Hallintopalvelujen suunnitteluryhmä Aika: kello :30 Paikka: Kaarinan kaupunginvirasto, hallituksen huone Läsnä: Pirkko Aalto kansliasihteeri Kaarinan kaupunki Päivi Antola hallintojohtaja Piikkiön kunta Satu Helin vs. ruokapalvelupäällikkö Kaarinan kaupunki Kari Hölsö tietohallintopäällikkö Kaarinan kaupunki Janne Lavén talousjohtaja Kaarinan kaupunki Pirkko Lehtonen henkilöstön edustaja Marja-Liisa Teräväinen henkilöstön edustaja Sinikka Valtonen henkilöstöpäällikkö Kaarinan kaupunki Poissa: Kirsti Elo henkilöstön edustaja Pertti Koivisto talousjohtaja Kaarinan-Piikkiön tk 1. Kokouksen avaus Valittiin tämän kokouksen sihteeriksi Satu Helin. 2. Vuoden 2009 talousarvion valmistelu Liitosjory käsitteli vuoden 2009 talousarvion valmisteluasiaa ja todettiin seuraavaa: Ohjausryhmälle 8.5. valmistellaan esitys vuoden 2009 talousarvioprosessista. Lautakunnat järjestävät touko-kesäkuussa taloussuunnitelman valmistelun yhteisseminaarit. Investointiesitykset tulee olla selvillä kesäkuussa. Ohjausryhmässä käsitellään taloustilanne. Kun hallintopalveluilla ei ole lautakuntaa, käsittelee ohjausryhmä 29.5 hallintopalvelujen esityksen. Yhdistetyt henkilöstöluettelot palkoista saadaan toukokuun loppuun mennessä. Johtoryhmän raamiseminaarissa mukana Kaarinan ja Piikkiön johtoryhmät + liitosjoryn henkilöstön edustajat. Lisäksi mennessä oli toimialojen toimitettava taloushallinnolle selvityksen organisaatiorakenteesta (yksiköt, kustannuspaikat). LIITE: päivitetty organisaatiokaavio ja talousarvioprosessi (=kalanruoto) Esitys: 1. Päätetään, mitä esitetään ohjausryhmälle Hallintopalvelujen vuoden 2009 talousarvioon liittyen

2 a. Toiminnan painopisteet - Kanslia- ja viestintäpalvelut - Henkilöstöhallinto - Taloushallinto - Tietohallinto - Ruokapalvelut - Keskusvaalilautakunta b. Uudet avaukset vuodelle 2009/ käyttömenot/ investointitarpeet - Kanslia- ja viestintäpalvelut - Henkilöstöhallinto - Taloushallinto - Tietohallinto - Ruokapalvelut - Keskusvaalilautakunta c. Toiminnalliset tavoitteet vuodelle Kanslia- ja viestintäpalvelut - Henkilöstöhallinto - Taloushallinto - Tietohallinto - Ruokapalvelut - Keskusvaalilautakunta 2. Käydään yhdessä läpi päivitetty organisaatiorakenne Hallintopalveluiden osalta. 3. Tilaaja-tuottaja neuvottelut/ Sovitaan neuvotteluajat Päätös: ruokapalvelut tietohallinto taloushallinto henkilöstöhallinto a. Toiminnan painopisteet Kanslia- ja viestintäpalvelut - viestintään panostaminen( esim. esitteiden uusiminen, tieto muutoksista, uusista toimipisteistä, palveluista) - yhteispalvelun markkinointi Henkilöstöhallinto: - osaamisen kartoitus (liittyy liitossopimukseen) - työhyvinvointi

3 Taloushallinto: - konserniraportointi Tietohallinto - kaupungin sisällä laajennetaan tietotekniikan käyttömahdollisuuksia - uusien tehtäväkokonaisuuksien hahmottaminen ja toimintatapojen vakiinnuttaminen Ruokapalvelut: - Toiminnan keskittämismahdollisuuksien kartoittaminen konsulttiselvityksen perusteella Keskusvaalilautakunta - Europarlamenttivaalien järjestäminen kesäkuussa 2009 b. Uudet avaukset: Kanslia- ja viestintäpalvelut: - henkilöresurssin lisäys (palvelusihteeri yhteinen kirjaston kanssa) Henkilöstöhallinto - ohjelmainvestointi (henkilöstön osaamiskartoitusta varten, n ) - 0,5 palkkasihteeriä lisää, tehtäviä siirretty sivistyspalveluista henkilöstöhallintoon) Taloushallinto: - hankintajohtokunnan kilpailuttamiskustannukset, n euroa o oletuksena, että materiaali- ja ym. hankintamenot vähenevät vastaavasti o jos hankintajohtokunta perustetaan, Kaarinan hankintayksikkö erikoistuisi tiettyjen tuotteiden kilpailuttamiseen ja vastaisi näiden kilpailuttamisesta alueella Tietohallinto: - Käyttäjätietojen ja niihin liittyvien oikeuksien hallinnan kehittäminen - Toimintatapojen vakiinnuttaminen ja selkeyttäminen Ruokapalvelut: - Investointisuunnitelman mukaiset peruskorjaukset (mm. Empon koulu-/ päiväkoti) c. Toiminnalliset tavoitteet Toiminnalliset tavoitteet johdetaan edellä mainituista painopisteistä ja uusista avauksista. 2. Organisaatiorakenne: Huomioita organisaatiorakenteesta:

4 Kanslia- ja viestintäpalvelut: - Yleinen edunvalvonta siirtyy valtiolle vuoden 2009 alusta (kaupungin on edelleen järjestettävä tilat edunvalvojille) - Maaseutuasiamies lisätään omaksi kustannuspaikakseen organisaatiorakenteeseen Ruokapalvelut: - Palkat budjetoidaan kaikki hallintoon - Empon- koulu- päiväkoti lisätään omaksi kustannuspaikakseen Vaalilautakunta muutetaan keskusvaalilautakunnaksi 3. Tilaaja- tuottaja mallit / sovitaan neuvotteluajat - ruokapalvelut/ palaveri kesäkuun lopussa - tietohallinto/ taloushallinto ja henkilöstöhallinto informoivat suoritehinnoista ja niiden sisällöstä johtoryhmän kokouksessa viikolla Hallintopalveluiden toimialainfo kello 14 Esitys: Sovitaan toimialainfon sisällöstä ja työnjaosta Päätös: Aiheena: - Kuntaliitoksen eteneminen - Tilat o Maaseutuasiamies Piikkiön terveyskeskuksen tiloissa o Edunvalvonta nyk. sosiaalipalvelujen tiloihin (4. kerros) - Ruokapalvelun konsulttiselvitys - Henkilöstötyöryhmän työskentely - Henkilöstön edustajan puheenvuoro - Paneeli 4. Ohjausryhmän asiat Esitys: Käydään läpi ohjausryhmän asialista ja merkitään asiat tiedoksi. Päätös: Päätettiin, että seuraavassa HalSussa palataan Hallintopalveluiden tila-asiaan, keskustellaan vielä kerran kopiohuoneen sijainnista kaupungintalon 4. kerroksessa.

5 5. Tehtävänimikkeiden yhtenäistäminen Esitys: Organisaatiosuunnitelman laadinnan yhteydessä olemme jo jonkin verran pohtineet nimikkeiden yhtenäistämistä. Keskustellaan, miten asiassa edetään. Päätös: Päätettiin, että tehtävänimikkeiden yhtenäistämisasia otetaan esille seuraavassa liitosjoryssä ja sovitaan yhtenäisestä nimikekäytännöstä eri toimialoilla. 6. Osaprojektien tilannekatsaus Esitys: Merkitään tiedoksi, miten osaprojektit ovat edenneet ja pohditaan yhdessä mahdollisia esille tulleita ongelmia. Päätös: Merkittiin tiedoksi. 7. Lisämäärärahatarpeet Liitosjory käsitteli kuntaliitoksen aiheuttamia lisämäärärahatarpeita ja merkittiin tiedoksi, että toimialojen tulee listata ja arvioida kuntaliitoksesta aiheutuvat erityiskustannukset ja ilmoittaa tiedot kaupunginjohtajalle. Toimialajohtajat huolehtivat tästä. Arvio hallintopalveluiden lisämäärätarpeesta on toimitettu kaupunginjohtajalle ja erikseen tietohallinnon määrärahatarpeet Esitys: Täydennetään Päivin aiemmin lähettämään taulukkoon liitoksen lisämäärärahatarpeita (taulukko liitteenä). Päätös: Täydennettiin taulukkoa ja sovittiin, että lisämääräraha-asia otetaan seuraavan liitosjoryn listalle. 8. Sopimusten läpikäynti Aiemmin on sovittu, että jokainen jatkaa sopimusten läpikäyntiä vastuualueellaan (+ Pertti kartoittaa tk:n hallintopalveluiden sopimuksia, Päivi Piikkiön sopimuksia). Asiaa käsiteltiin myös liitosjoryssä ja todettiin seuraavaa: Laajentuvan Kaarinan toimialajohtajat käyvät sopimukset läpi kolmannen osapuolen kanssa ja huolehtivat sopimusten siirtämisistä laajenevan Kaarinan sopimuksiksi ja huolehtivat myös tarvittavista irtisanomisista. Esitys: Kartoitetaan valmistelutilanne. Päätös: Todettiin, että valmistelutilanne on entisellään. 9. Seuraavasta kokouksesta päättäminen/ asialistalla - Sopimusten läpikäynti - Lisämäärärahatarpeet vuonna 2008

6 - Vuoden 2008 aikana selvitettävät asiat/ listan päivitys - Osaprojektien tilannekatsaus - Vuoden 2008 talousarvion valmistelu Sovittiin, että seuraava Halsun palaveri järjestetään ennen , jolloin on johtoryhmän TAseminaari. Päivi laittaa kalenteriin kokousajan. Muistion laati Satu Helin