Tukipalvelukeskustyöryhmä /tl

Transkriptio

1 Tukipalvelukeskustyöryhmä /tl

2 Työryhmien tilannekatsaus Palvelusopimukset Alustavia malleja on käyty lävitse. Päätetty viime kokouksessa, että sopimusneuvotteluihin ja sopimusten valmisteluun sekä hinnoitteluun siirrytään vasta kaupunkiorganisaation muodostuttua, huhtikuussa. Prosessien mallinnusryhmät: o Hankinta o ICT o Talous o Palkkahallinto -Aikataulussa on pysytty ja toiminta etenee aikataulun mukaisesti (liite: aikataulu -Liite1_Prosessien_kehittäminen_aikataulu_2015_02_05) VM:n ICT-projektiryhmä o Valmistelukokous (VM:n edustaja mukana LYNC-kokous) -ICT-muutostukiprojektin ja hakemuksen läpikäyntiä o ICT-muutostukihakemus Liite3_ICT_Muutostukihakemus_2014_12_19 o ICT-muutostukipäätös Liite4_ICT_Muutostukipäätös_2014_12_22 o Ohjausryhmän kokous Järjestelmien yhteensovittamisen projektiryhmä o Investoinnessa budjetäärinen määräraha järjestelmien yhdistämiseksi o neuvottelu CGI:n järjestelmien yhdistämisestä - Liite5_CGI_Kurikka_Jalasjärvi kuntaliitos_ o antavat tarjouksen projektin suorittamisessa ja esittävät sopimusehdotuksen

3 Hankinta Työryhmissä esittämät asiat ( jälkeen) Kunnan ja kaupungin osalta keskustelussa painotettiin useasti lakimiehen tarvetta. Lakimieheltä toivotaan paitsi hankintalain tuntemusta myös sitä, että hän pitää hankkijat ajan tasalla muissa lakimuutoksissa kuten ympäristöasioissa. Silti myös hankintaasiamiehen tarve on selkeä, ja he voisivat ehkä osin toimia työparina. Tytäryhtiöistä vain yksi oli edustettuna, heillä ei ole ollut tarvetta lakimiehelle. JIK ky käyttää lakimiestä noin kerran kuussa. Keskusteltiin siitä, olisiko uudessa kaupungissa mahdollista keskittää projektirahoitusten hakemusten ja tilitysten sekä raportoinnin teon yhdelle-kahdelle ihmiselle, kun tällä hetkellä niitä tekee hajautetusti usea henkilö liikuntasihteeristä etsiviin nuorisotyöntekijöihin. Pohdittiin, missä vaiheessa sähköinen kilpailutusjärjestelmä tulisi kilpailuttaa. Todettiin, että todennäköisesti vasta vuonna 2016, että tuleva hankinta-asiamies saisi vaikuttaa hankintaprosessiin. Ennen hankintaa on myös päätettävä, hankitaanko kokonainen sähköinen hankintajärjestelmä vai erikseen sähköinen kilpailutusjärjestelmä ja sopimusten hallinta. Todettiin myös yleisesti hankintojen kannalta, että reklamaatioiden kirjaamiseen on panostettava kunnan ja kaupungin toiminnassa, sillä niillä on suuri vaikutus tuleviin kilpailutuksiin.

4 Työryhmissä esittämät asiat ( jälkeen) (2) Palkkahallinto Työryhmän palaveri loppuprosessien osalta Taloushallinto / laskutus Eroavaisuuksia ja ongelmia: Kurikassa laskutus hajautettu, Jalasjärvellä pääosin keskitetty Hallintokunnista tulevat aineistot puutteellisia, laskutusperusteet puuttuvat, tiliöinnit / alv:t virheellisiä tai puutteellisia sopimukset erilaisia, laskutukset eriaikaan, erilaiset indeksitarkistukset, indeksitarkistukset eri aikaan Jalasjärvellä ei erikseen lähetetä indeksitarkistuksen johdosta vuokrankorotuskirjeitä, Kurikka lähettää laskujen kiireellisyys HETI asiakkaalle, käsialaongelmat laskuhotellin lasku erinäköinen kuin ProEconomicasta tulostettu Päivähoitolaskutus on Jalasjärvellä keskitetty yhdelle henkilölle, Kurikassa eri vaiheissa eri käsittelijät, Jalasjärvellä laskuttaja on osa varhaiskasvatuksen organisaatiota

5 Taloushallinto / laskutus Työryhmissä esittämät asiat ( jälkeen) (3) Eroavaisuuksia ja ongelmia (muistioista poimittua): Vesilaskutuksessa Jalasjärvellä käytössä vesikantaplus, vesikannan oma reskontra, sähköinen laskutus Maventa, 2600 asiakasta, Kurikassa vesikantaplus, reskontra ProEconomica, sähköinen laskutus CGI, 4400 asiakasta, molemmissa käytössä kulutusweb Jalasjärvi laskuttaa kaikki vesikannassa, Kurikassa tarvikelaskutus yleislaskutuksella perusmaksujen määräytymisessä vesilaitoskohtaiset erot ongelmana varahenkilöiden puute, Kurikassa laskuttaja etäällä muusta Vesi Oy:n henkilökunnasta, uusia vesisopimuksia tulee vahtia että tulevat tehdyksi Kaukolämpölaskutuksessa Jalasjärvellä käytössä Lämpökanta, jossa oma reskontra, etäluettavat mittarit Laksutusputken kautta tulevat laskutukset: Kansalaisopiston Hellevi, Lomitus Mela, rakennusvalvonta Kuntanet, Fakta, päivähoitolaskutus ProConsona JIK:n ja Kurikan kaikki laskut laskuhotellin kautta, Jalasjärvellä Melan ja kansalaisopiston laskuissa ei Finvoicea käytössä ongelmana, että paperilaskut hotellin kautta asiakkaalla vasta seitsemän päivän kuluttua

6 Taloushallinto / laskutus Eroavaisuuksia ja ongelmia (muistioista poimittua): Kehittämisehdotukset: Työryhmissä esittämät asiat ( jälkeen) (4) yhtenäiset sopimuspohjat laskutus- ja perintäohjeet yhtenäisiksi konekirjoitetut laskutuspohjat ( tulee antaa tiedot, koska laskutetaan, koska erääntyy, kaikki kohdat täytettävä) laskuttajien olisi hyvä saada esimerkiksi vuokrasopimukset luettavakseen ennen allekirjoitusta yhtenäiset indeksitarkistukset luotava systeemi, jolla esimerkiksi kaikki vesisopimukset tulevat tehdyksi heti ja toimitetaan laskuttajalle Finvoice otettava kattavammin käyttöön koulutusta järjestettävä hallintokunnille alv-asioista

7 Taloushallinto / myyntireskontra Toimii samantyyppisesti kaikissa organisaatioissa. Taloushallinto / perintä Työryhmissä esittämät asiat ( jälkeen) (5) Kokemukset / kehitysideat: Koettu, että perintätoimiston perintä tehokasta, asiantuntevaa, kaikkia asiakkaita kohdellaan samalla tavalla Mietinnässä, lähetettäisiinkö ensin yksi muistutus itse vai onko parempi Kurikan/JIK:n malli, jossa suoraan perintätoimistolle hoidettavaksi Voisi olla keskitetysti hoidettu Reski2 eli miten seurattaisiin estetilityksellä tulleita, poistettuja saatavia? saatavien poistopäätöksien ajoituksissa, päättäjäkäytännöissä eroja (jossain kunnanhallitus, johtaja, osastopäällikkö)

8 Tukipalvelukeskus (loppuraportin malli) 1) Yhdistymishallituksen käsittelemät tukipalvelukeskukseen vaikuttavat asiat 2) Tavoitetilan määrittelyn pääkohdat Lähtökohdat Tavoiteasetanta (tytäryhteisöt, mm. JIK:n päätös Liite2_JIK-vastine) 3) Tavoitetilan suunnittelu Prosessit, resurssit, tehtävät (työryhmien tuotoksen mukaan) Tukipalvelukeskuksen organisaation suunnittelu 4) Tavoitetilan arviointi 5) Tavoitetilan täytäntöönpano Tiedottaminen Jalasjärven kunnan ja Kurikan kaupungin tukitoimintojen siirtyminen/yhdistyminen tukipalvelukeskukseen Tytäryhtiöiden tukitoimintojen siirtyminen tukipalvelukeskukseen o tiedottaminen ja menettelyt yhtiöissä o tietojärjestelmien yhteensovittaminen