KAINUUN SOSIAALI- JA TERVEYDENHUOLLON KUNTAYHTYMÄN JA SOTKAMON KUNNAN VÄLINEN SOPIMUS HALLINNON TUKIPALVELUIDEN JÄRJESTÄMISESTÄ

Transkriptio

1 1 KAINUUN SOSIAALI- JA TERVEYDENHUOLLON N JA SOTKAMON KUNNAN VÄLINEN SOPIMUS HALLINNON TUKIPALVELUIDEN JÄRJESTÄMISESTÄ 1 SOPIJAPUOLET Tämä sopimus on Kainuun kuntien (Hyrynsalmi, Kajaani, Kuhmo, Paltamo, Puolanka, Ristijärvi, Sotkamo ja Suomussalmi), Kainuun liitto kuntayhtymän ja Kainuun sosiaali- ja terveydenhuollon kuntayhtymän kesken laaditussa yhteistyösopimuksessa (myöhemmin pääsopimus ) tarkoitettu alasopimus, johon sovelletaan yhteistyösopimuksen ehtoja. Palveluntuottaja: Sotkamon kunta (myöhemmin kunta ) Kainuun sosiaali- ja terveydenhuollon kuntayhtymä (myöhemmin kuntayhtymä) 2 YHTEYSHENKILÖT Taloushallinnon palvelut: kunnankamreeri Kuntayhtymä: talousjohtaja Palkkahallinnon palvelut: henkilöstöpäällikkö Kuntayhtymä: henkilöstöjohtaja Tietohallinnon palvelut: Kuntayhtymä: hallintojohtaja tietohallintojohtaja Tämän sopimuksen toteuttamiseen liittyvistä yksityiskohdista yhteyshenkilöt voivat neuvotella ja sopia keskenään, jos ne eivät aiheuta oleellisia tai periaatteellisia muutoksia tähän sopimukseen. 3 SOPIMUKSEN KOHDE Tässä sopimuksessa sovitaan kunnan ja kuntayhtymän kesken seuraavien palvelujen tuottamisesta yhteisesti: 1. Taloushallinnon palvelut: 1.1 Kirjanpito

2 2 ulkoisen kirjanpito-ohjelmiston ja sisäisen laskennan ohjelmiston ylläpito tilikartan ja laskentatunnisteiden ylläpito sisäinen laskenta ulkoinen laskenta, tilinpäätös (myös konserni) ja viralliset raportit tilitykset (ALV ym.) taloustilasto (kunta itse toimintatilastot) Sotkamon kunnan kirjanpito hoidetaan pääsääntöisesti Sotkamossa 1.2 Käyttöomaisuuskirjanpito kunnan palveluksessa oleva henkilö hoitaa käyttöomaisuuskirjanpidon ja maa-alueita koskevan rekisterin 1.3. Ostolaskut ostolaskujen kierrätysohjelmiston ylläpito ostolaskujen kierrätys ja siirto kirjanpitoon sähköisen arkistointiohjelmiston ylläpito ostolaskujen maksu kunnan antamien ohjeiden mukaan Sotkamon kunnan laskut saapuvat Sotkamoon, jossa ne myös skannataan ja reititetään sekä maksuun pannaan kunnan ohjeiden ja maksuvalmiuden mukaan kunnan maksatusaineisto lähetetään pankkiin Sotkamosta, poikkeustapauksissa maakunta lähettää kunnan ohjeiden mukaan Ostoreskontra toimittajarekisterin ylläpito 1.4. Myyntireskontra kunta huolehtii kuntaan jäävän toiminnan kaikesta laskutuksesta ja perinnästä omien ohjeiden mukaisesti laskutusten tulostus ja postitus tapahtuu Sotkamossa kunta huolehtii myyntireskontran hoitamisesta ja täsmäytyksestä omien toimintojen osalta 1.5. Maksuliikenne ja maksuvalmiuden suunnittelu päivittäinen maksuliikenne kunnan antamien ohjeiden mukaan ostolaskujen maksatusaineiston muodostaminen maksuvalmiuden suunnittelusta huolehtii kunta 1.6. Kassapalvelut Kuntayhtymän yhteisen kassajärjestelmän hoitaminen Kunnan käteiskassojen koordinointi ja ohjeistus, tilitettävien käteisvarojen laskenta ja toimitus pankkiin 1.7. Lainojen hallinta ottolainojen ja antolainojen hoitaminen aravalainat hoitaa kunta 1.8 Raportointi viranomaisraportointi EU -projektien tilityksiin liittyvät raportit kuukausiraportit kuntien erikseen tarvitsemat raportit pyydettäessä

3 Arkistointi ostolaskujen sähköinen arkistointi virallisen kirjanpitoaineiston sähköinen arkistointi Yhteistyötä koordinoi taloushallinnon ohjausryhmä, johon kunnat, Kainuun liitto ja Kainuun sosiaali- ja terveydenhuollon kuntayhtymä nimeävät edustajansa. 2. Palkkahallinnon palvelut: 2.1. Henkilötietojen ja rekistereiden ylläpito vakanssirekisteri henkilörekisteri palkkarekisteri 2.2. Palkanlaskenta ja liittymät WEB-toimintojen ylläpito, e-työpöydän kautta käytettävä palvelu päivittäinen opastus tietojärjestelmien käytössä 2.3. Palkkojen ja palkkioiden laskenta ja maksatus yleiskorotusten rekisteröinti palkkojen kirjaaminen ja palkasta perittävien maksujen ylläpito esim. työnantajasuoritukset ja jäsenmaksut maksatukset pankkiin palkkalaskelmien toimittaminen verkkopalkkana tai e-kirjeenä palveluaikalaskenta päätöksentekoa varten, esim. työkokemus, vuosiloma palvelusuhdeneuvonta palkka- ja palveluaikatodistusten toimittaminen palkansaajille 2.4. Tilastot ja raportit viranomaisraportit tilitykset vuosi-ilmoitukset hakemusten toimittaminen Kelalle Katso-tunnisteiden kautta sähköisesti KT:n suosituksen mukaiset tai yhteisesti sovittavat henkilöstöraportit ja tilastot, ajettavissa e-työpöydältä käyttöoikeusrajoitusten mukaan talousarvion palkkaliitteen perustietojen toimittaminen sähköisesti SAPiin 2.5 Eläkeneuvonta neuvonta ja avustaminen hakemusten täyttämisessä 2.6. Matkojenhallintajärjestelmä, matkalaskujen käsittely ja maksatus 2.7.Työajan seuranta, pääkäyttäjyydet (Timecon) 2.8.Työvuoorosuunnittelujärjestelmä, pääkäyttäjyys (Titania). Yhteistyötä koordinoi henkilöstöhallinnon ohjausryhmä, johon kunnat, Kainuun liitto, sosiaali-. ja terveydenhuollon kuntayhtymä nimeävät edustajansa.

4 4 3. Tietohallinnon palvelut: Sopimuksen kohteena olevien ohjelmistojen, liittymien ja järjestelmien ylläpito (käyttäjätuki, puhelintuki, työasematuki, järjestelmätuki, sovellustuki, ym.) on kuntayhtymän tietohallinnolla. Kunnan omien ohjelmistojen ja laitteiden maksut kuuluvat kunnalle. Kunta-alueverkon palvelusta sekä palomuuripalvelusta vastaa kuntayhtymän tietohallinto. Muut verkon aktiivilaitteet ovat kunnan omistuksessa ja vastuulla. Atk-verkot kuuluvat kiinteistöihin ja ne veloitetaan osana kiinteistöjen vuokraa. Kuntayhtymän tietohallinto vastaa verkkolaitteiden määrittelystä ja ylläpidosta. Kuntayhtymän tietohallintoyksikkö vastaa seuraavien tietohallintopalveluiden järjestämisestä peruskunnille, Kainuun liitolle, Kainuun sosiaali- ja terveydenhuollon kuntayhtymälle yhteistyössä kunkin tahon kanssa. 3.1 Perustietotekniikan kehittäminen ja ylläpitäminen 3.2 Tietojärjestelmien ja -prosessien yhteiskäyttöisyyden varmistaminen 3.3 Tietojärjestelmien, verkkojen ja palveluiden hankinnat 3.4 Teknologian sekä tietotekniikan kehityksen seuranta ja vaikuttaminen hallinnon toimintatapojen ja työmenetelmien kehittämiseen 3.5 Tietoturvallisuuden ohjaus ja kehittäminen 3.6 Muut mahdolliset erikseen sovittavat tietohallintotehtävät Yhteistyötä koordinoi tietohallinnon ohjausryhmä, johon kunnat, Kainuun liitto, kuntayhtymä nimeävät edustajansa. Ohjausryhmä kokoontuu neljä kertaa vuodessa kvartaaleittain. Ohjausryhmän päätarkoitus on ICT-palvelutuotannon läpikäynti, ICT-toiminnan kehittäminen ja tietoturva. Ohjausryhmän kokoonkutsujana ja kokousten sihteerinä toimii kuntayhtymän tietohallintojohtaja. 4 PALVELUIDEN LAATUKRITEERIT Taloushallinnon palvelut: Lakisääteiset ilmoitukset ja raportit toimitetaan määräaikojen mukaisesti. Talousyksiköiden tilinpäätösaineisto valmistuu mennessä. Kuukausittaiset raportit toimitetaan seuraavan kuukauden 15. päivään mennessä. Palvelujen suorittamiseksi tarvittavan aineiston tulee olla kuntayhtymän käytettävissä kohdekuukauden päättymistä seuraavan kuukauden 5.

5 5 päivään mennessä kuitenkin 5 arkipäivää ennen muuta mahdollista raportoinnin määräaikaa. Ostolaskut skannataan kiertoon vähintään 7 päivää ennen laskujen eräpäivää. Ostolaskut maksetaan eräpäivinä kunnan ohjeen mukaan. Myyntilaskut toimitetaan 5 päivän sisällä laskutusaineiston saapumisesta. Perintä hoidetaan kunnan antamien erillisohjeiden mukaan. Palkkahallinnon palvelut Palkat ja palkkiot maksetaan oikein ja ajallaan. Palkanmaksupäivät ovat kuukauden 15. ja viimeinen päivä. Tuntipalkkojen maksu tapahtuu työehtosopimuksissa määritellyllä tavalla. Matkalaskujen maksatus tapahtuu palkanmaksun yhteydessä. Luottamushenkilöiden palkkiot maksetaan kunnan palkkiosäännön mukaan. Kunnat, Kainuun liitto ja kuntayhtymän hallinnon yksiköt tuottavat palkanlaskennassa käsiteltävät tiedot sähköisillä lomakkeilla yhteisesti sovittavien aikataulujen mukaan. Vuosi-ilmoituksissa, viranomaisraportoinnissa, tilityksissä, raportoinnissa sekä todistusten ja hakemusten toimittamisessa noudatetaan määräaikoja. Tietohallinnon palvelut: Tukitoimintoihin katsotaan kuuluvaksi sekä ohjelmistot että niiden käyttöön tarvittavat verkot, palvelimet, työasemat ja oheislaitteet Ruuhkatilanteissa korjausprioriteetti kriittisyysjärjestyksessä Seuraavassa luetteloidaan korjausaikojen rajat arvioidusta tehtävän aloituksesta sen valmistumiseen tai ilmoitukseen viipymisen syistä, jolloin neuvotellaan, mitä tehdään: Kriittiset toiminnot (toiminta 24/7/365) Korjausaikatavoite 10 min - 2 h kuntakohtaisesti ei ole 24/7/365 tasoa Kiireelliset toiminnot (toiminta arkipäivisin työaikana, käyttäjiä yli 20, asiakaspalvelu) Korjausaikatavoite 2 h - 1 vrk helpdesk järjestelmien väliset liittymät sähköposti kuntien järjestelmät taloushallinto/materiaalihallinto henkilöstöhallinto asiakirjahallinto toimistojärjestelmät intranet/extranet -ylläpito työasemien ylläpito yleensä

6 6 palomuuri virustorjunta Ei-kiireelliset toiminnot (muut yksittäiset järjestelmät) Korjausaikatavoite 2-5 vrk yksittäisten henkilöiden käytössä olevat järjestelmät internet-sivujen hallinta kaikki muut kuin edellä mainitut 5 KUSTANNUSTEN JAKAMINEN Kustannusten jakoperusteista on sovittu pääsopimuksessa. 6 SOPIMUKSEN MUUTTAMINEN Sopimuksen muutoksista sovitaan sopijaosapuolten kesken kirjallisesti. Sopimuksen muuttamisessa on otettava huomioon myös pääsopimuksessa sovitut asiat. 7 ERIMIELISYYKSIEN RATKAISEMINEN Tästä sopimuksesta mahdollisesti aiheutuvat erimielisyydet ratkaistaan Oulun hallinto-oikeudessa. 8 VAHINGONKORVAUSVELVOLLISUUS Vahingonkorvausvelvollisuudessa noudatetaan vahingonkorvauslakia. Vahingonkorvausvelvollisuutta rajoitetaan siten, että sopijapuolet eivät vastaa sellaisesta vahingosta, joka aiheutuu lakon, työsulun tai muun sen kaltaisen sopijapuolesta riippumattoman syyn takia. Se sopijapuoli, jota ylivoimainen este koskee, on velvollinen ilmoittamaan tästä ja sen arvioidusta kestosta heti toisille osapuolille. Mikäli ylivoimainen este jatkuu vähintään kaksi kuukautta, oikeuttaa se sopimuksen purkamiseen. 9 SOPIMUKSEN VOIMASSAOLOAIKA JA IRTISANOMINEN Tämä yhteistyösopimus tulee voimaan ja sen voimassaolosta ja irtisanomisesta noudatetaan pääsopimuksen 8 :n ehtoja. 10 ALLEKIRJOITUKSET Tätä sopimusta on tehty kaksi samasanaista kappaletta, yksi kummallekin sopijapuolelle.

7 7 KAINUUN SOSIAALI- JA TERVEY- DENHUOLLON SOTKAMON / KUNTA / 2012 / 2012 Kalevi Yliniemi hallintojohtaja Petri Kauppinen kunnanjohtaja Juhani Pieniniemi hallintojohtaja