Pirkko Aalto kansliasihteeri Kaarinan kaupunki Kari Hölsö tietohallintopäällikkö Kaarinan kaupunki henkilöstön edustaja, varalla

Transkriptio

1 MUISTIO 5/2008 Hallintopalvelujen suunnitteluryhmä Aika: kello Paikka: Kaarinan kaupunginvirasto, hallituksen huone Läsnä: Päivi Antola hallintojohtaja Piikkiön kunta Satu Helin vs. ruokapalvelupäällikkö Kaarinan kaupunki Sinikka Valtonen henkilöstöpäällikkö Kaarinan kaupunki Marja-Liisa Teräväinen henkilöstön edustaja Kirsti Elo henkilöstön edustaja Pirkko Aalto kansliasihteeri Kaarinan kaupunki Kari Hölsö tietohallintopäällikkö Kaarinan kaupunki Arja Nurmi henkilöstön edustaja, varalla Katariina Wiren tiedottaja kutsuttuna asiantuntijana klo Poissa: Pirkko Lehtonen henkilöstön edustaja Pertti Koivisto talousjohtaja Kaarinan-Piikkiön tk Janne Lavén talousjohtaja Kaarinan kaupunki 1. Kokouksen avaus Valittiin tämän kokouksen sihteeriksi Pirkko Aalto. 2. Vuoden 2008 aikana selvitettävät asiat Listataan niitä liitokseen liittyviä asioita, jotka on selvitettävä vuoden 2008 aikana ja aikataulutetaan sekä vastuutetaan näiden valmistelua. Selvitettäviä asioita on tähän mennessä listattu ja niiden valmistelua vastuutettu seuraavasti: o Sopimuksen läpikäynti ja mahdollinen irtisanominen, jokainen hoitaa omalla vastuualueellaan o Vakuutusten läpikäynti, Pirkko Aalto koordinoi o Taloudellinen tuki (ryhmähenkivakuutus), Sinikka Valtonen selvittää o Pyritään kaikista organisaatioista selvittämään sopimustiedot o Puhelinluettelotiedot, Pirkko Aalto koordinoi o Palveluhakemistojen toteutus vuonna 2009, Pirkko Aalto koordinoi o Www-sivujen sisältö, asiaa sivutaan HalTihan palaverissa 28.3 klo Asian käsittelyä tarkennetaan asiaa käsitellään klo Mukana Päivi Antola, Pirkko Aalto, Katariina Wiren, Kari Hölsö ja Erja Tepponen. o Viestintäohjeet, liikelahjat, verkkosivut, verkkolehti, mainostoimistotyöt, painatukset, käännökset, viestintästrategia, kilpailutukset

2 Katariina Wirén selosti HalSulle laajentuvan Kaarinan viestintään liittyviä selvitystöitä. Merkittiin selvitys tiedoksi. Samoin merkittiin muiden selvitettävien asioiden tilanne tiedoksi. 3. Toimitilatarpeen kartoitus Yhteispalvelupiste: palaveri Piikkiön kirjastossa kello 12. Talous- ja henkilöstöhallinto: Janne L. ja Sinikka V. valmistelleet ehdotuksen talous- ja henkilöstöhallinnon toimintojen sijoittumisesta Kansliapalvelut: suunnittelupalaveri Merkitään valmistelutilanne tiedoksi ja tila-asiaan palataan palaverissa. Lopulliset ehdotukset mennessä. HalSu esittää, että 4. kerros varataan kokonaan hallintopalveluille, jolloin tietohallintopalvelut siirtyisivät 2. kerroksesta 4. kerrokseen. Apulaiskaupunginjohtajalle tulisi huone kaupunginjohtajan läheisyyteen. Jos edunvalvontapalvelut jatkavat Kaarinassa, niille tulisi löytää tilat muualta. Atk-luokan paikkaa voidaan tarvittaessa myös uudelleen harkita. 4. Osaprojektien tilannekatsaus Merkitään tiedoksi, miten osaprojektit ovat edenneet ja pohditaan yhdessä mahdollisia esille tulleita ongelmia: Ruokapalvelutyöryhmän kokous HalTihan ensimmäinen kokous 28.3 Arkistotoimen palaveri Henkilöstöhallinnon projektin tilannekatsaus Taloushallinnon projektin tilannekatsaus Kuultiin osaprojektien tilannekatsaukset. 5. Uudelleensijoittumis- ja eläköitymiskyselyiden alustavat tulokset Viime palaverissa Sinikka kertoi uudelleensijoittumis- ja eläköitymiskyselyiden alustavista tuloksista. Sinikka kertoo päivitetyn vastaustilanteen ja merkitään tämä tiedoksi.

3 Todettiin, että maaliskuun loppuun asti on vielä aikaa palauttaa uudelleensijoittumiskyselyn ja eläköitymiskyselyn vastauksia. 6. Rajapintaneuvottelut muiden toimialojen kanssa Sovittu seuraavista "rajapintaneuvotteluista": Neuvottelu 1. Hyvinvointipalvelut ja hallintopalvelut kello Pirkko, Kari, Päivit, Pertti, Janne, Sinikka). Aiheena erityisesti puhelinvaihdepalvelut ja talouspalvelut Näissä "rajapintapalavereissa" mietitään, mikä on työnjako eri toimialojen välillä näissä toiminnoissa. Tavoitteena on selvittää, kuinka paljon henkilöstöresurssia nämä toiminnot vaativat erikseen hallintopalveluissa ja hyvinvointipalveluissa. Pohditaan HalSussa, a. mitkä taloushallinnon prosessit on avattava (eli siis määriteltävä, mitkä asiat tehdään toisaalta hyvinvointipalveluissa ja mitkä talouspalveluissa) b. mitkä ovat näiden prosessien päävaiheet ja mahdolliset rajapinnat (eli missä kulkee taloushallinnon ja missä hyvinvointipalvelujen raja.) Pohditaan HalSussa, a. voidaanko vaihdepalvelut hoitaa keskitetysti (yksi vaihde) vai vaatiiko terveyskeskuksen toiminnan luonne, että puhelinpalvelut on hoidettava hajautetusti (kaksi vaihdetta) Neuvottelu 2. Hallintopalvelut ja varastot (tekninen varasto ja tk:n varasto) 11.4 kello 9 11 Janne, Päivit, Jyrki, Jorma, Pertti, Liisa Sinkkonen Keskustellaan HalSussa, mitä näkemyksiä jäsenillä on varastojen sijoittumisesta ympäristöpalvelujen/ hyvinvointipalvelujen/ hallintopalvelujen yhteyteen. Neuvottelu 3. Sivistyspalvelut ja hallintopalvelut (perhepäivähoitajien palkanlaskenta) 3.4. kello Keskustellaan HalSussa, mitä näkemyksiä jäsenillä on pph:n palkanlaskennan "rajapinnoista" Keskustellaan HalSussa, tarvitaanko muita rajapintaneuvotteluja toimialojen välillä? Merkittiin "rajapintaneuvottelujen" tilanne tietoon saatetuksi. 7. Vastuualueiden ja yksiköiden määrittely Aiemmin on käyty läpi henkilöstöhallinnon, kanslia- ja viestintäpalveluiden sekä ruokapalveluiden tiimiesitykset. Taloushallinnon ja tietohallinnon osalta valmistelu oli vielä kesken. Merkitään tiedoksi tiimivalmistelujen tilannekatsaus ja sovitaan, että esitykset ovat käytössä viimeistään 14.4.

4 Todettiin, että Päivi A. käy parhaillaan keskusteluja Kaarinan nykyisten vastuualue-esimiesten kanssa. 8. Vastuualueiden ja yksiköiden esimiesten määrittely Aiemmin on sovittu, että Kaarinan vastuualueen esimiehet huolehtivat mahdollisien tiimivetäjien haastattelusta ja valinnasta. Sovitaan, että esitykset ovat käytössä viimeistään Merkitään valmistelutilanne tiedoksi. Merkittiin tietoon saatetuksi. 9. Vastuualueiden henkilöstön määrittely ja alustavat tehtävänkuvaukset Päivi on valmistellut pohjataulukon hallintopalveluiden viiden eri vastuualueen henkilöstön määrittelyä ja alustavien tehtävänkuvausten määrittelyä varten. LIITE. Taulukon perusajatuksena on, että ensin määritellään tehtäväkokonaisuudet vastuualueella, toiseksi tehtäväkokonaisuuden hoitamiseen tarvittava henkilöstöresurssi kolmanneksi ehdotus henkilöstä, joka vastaisi tehtäväkokonaisuuden hoitamisesta neljänneksi tiedot siitä, jos henkilön työpanosta tarvitaan myös hallintopalveluiden muilla vastuualueilla tai muilla toimialueilla (ks. rajapintaneuvottelut edellä) 1. Keskustellaan, toimiiko taulukko vastuualueiden henkilöstön määrittelyn pohjana/ vaatiiko tarkennuksia 2. Pitääkö hallintopalveluiden vastuualueiden käydä keskenään rajapintaneuvotteluja. Jos pitää, mitkä ovat nämä tehtävät? 3. Vastuualueen esimiehiä pyydetään tekemään esitykset vastuualueiden henkilöstöstä ja henkilöstön alustavista tehtävänkuvauksista mennessä. Sovittiin, että vastuualueilla tarkastellaan asioita tehtävien ja tehtäväkokonaisuuksien näkökulmasta. Kukin käy täyttämässä taulukkoon tehtävät ja tarvittavan työpanoksen määrän ja henkilöesityksen. 10. Henkilöstöpalaute Keskustellaan henkilöstön työyksikköpalavereissa ym. esittämistä ajatuksista ja antamasta palautteesta. Todettiin, että erityistä palautetta ei ole tullut.

5 11. Seuraavan kokouksen asialista ( kello ) - Vastuualueiden ja yksiköiden määrittely - Vastuualueiden ja yksiköiden esimiesten määrittely - Uudelleensijoittumiskyselyn ja eläköitymiskyselyn tulokset - Vastuualueiden henkilöstön määrittely ja alustavat tehtävänkuvaukset - Toimitilatarpeen kartoitus - Sopimusten läpikäynti - Lisämäärärahatarpeet vuonna Vuoden 2008 aikana selvitettävät asiat/ listan päivitys - Osaprojektien tilannekatsaus - Henkilöstöpalaute - Hallintopalveluiden toimialainfo kello 14 Merkittiin tietoon saatetuksi. Muistion laati Pirkko Aalto