Opetusministeriön hallinnonalan talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskushanke OPM-PAKE

Transkriptio

1 Opetusministeriön hallinnonalan talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskushanke OPM-PAKE Road Show tiedotustilaisuus Joensuussa Projektipäällikkö Kirsti Torvinen, Opetusministeriö 1

2 Sisällysluettelo Organisointi Yliopistojen palvelukeskusprojekti: Osaprojektien tehtävät Esimerkkejä palvelukeskuksen tehtävistä Hyötyjä, haasteita Hankkeen eteneminen Palvelukeskushankkeen viestintä 2

3 OPM-PAKEn organisointi Projektit asetettu Ohjausryhmä (päätöksenteko) Hankeryhmät (osaprojektien koordinointi) 1. Yliopistojen palvelukeskusprojekti 2. VKPK- asiakkuusprojekti Yliopistot (sis. PAVE) ja Suomen Akatemia Palvelukeskus, asiointi, ohjaus Taloushallinnon prosessit Henkilöstöhallinnon prosessit 3. Hallinnonalan henkilöstöprojekti Asiointi- ja ohjausmallit Taloushallinnon prosessit Henkilöstöhallinnon prosessit 6 muuta tilivirastoa Tietojärjestelmät Tietojärjestelmät Yliopistojen palvelukeskus (perustetaan uusi virasto) Valtiokonttorin palvelukeskuksen asiakkuus 3

4 Yliopistojen palvelukeskusprojektin (YOPK) asettaminen OPM-PAKEn ohjausryhmä on päättänyt asettaa yliopistojen talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskusprojektin (päätös ) YOPK organisoidaan neljään osaprojektiin: 1. Palvelukeskus, asiointi ja ohjaus -osaprojekti, 2. Taloushallinnon prosessit -osaprojekti, 3. Henkilöstöhallinnon prosessit -osaprojekti ja 4. Tietojärjestelmät -osaprojekti 4

5 Yliopistojen palvelukeskusprojektin tavoitteet YOPK:n tavoitteena on valmistella ja perustaa yliopistoja palveleva talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus yhdenmukaistaa ja yksinkertaistaa talousja henkilöstöhallinnon prosesseja, toimintatapoja, tietojärjestelmiä ja tietosisältöä 5

6 Yliopistojen palvelukeskusprojektin tehtävät YOPK:n tehtävänä on valmistella ja toimeenpanna yliopistojen talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskuksen ja sen sivutoimipisteiden perustaminen siten, että palvelukeskus voi aloittaa toimintansa pilotoinnin vuonna 2008 Yliopistot siirtyvät vaiheittain palvelukeskuksen asiakkaiksi vuoden 2009 loppuun mennessä 6

7 1. Palvelukeskus, asiointi ja ohjaus osaprojektin tehtävät Valmistelee palvelukeskuksen organisointimallin, palvelukeskuksen, yliopistojen ja ministeriön välisen ohjaus- ja asiointimallin sekä yliopistojen siirtymisen palvelukeskuksen asiakkaiksi Toimeenpanee palvelukeskuksen ja sen sivutoimipisteiden perustamisen Valmistelee siirrettäviä toimintoja koskevien sopimusten muutokset sekä ehdotuksen yliopistojen siirtymäaikataulusta ja palvelusopimuksesta 7

8 2. Taloushallinnon prosessit -osaprojektin tehtävät Määrittelee palvelukeskuksen ja sen asiakkaiden väliset taloushallinnon prosessit, prosesseihin sisältyvien toimintojen rajapinnat, työnkulut ja vastuunjaot Tavoitteena on yhdenmukaistaa ja yksinkertaistaa taloushallinnon prosesseja, toimintatapaa ja tietosisältöä 8

9 3. Henkilöstöhallinnon prosessit osaprojektin tehtävät Määrittelee palvelukeskuksen ja sen asiakkaiden väliset henkilöstöhallinnon prosessit, prosesseihin sisältyvien toimintojen rajapinnat, työnkulut ja vastuunjaot Tavoitteena on yhdenmukaistaa ja yksinkertaistaa henkilöstöhallinnon prosesseja, toimintatapaa ja tietosisältöä 9

10 4. Tietojärjestelmät osaprojektin tehtävät Valmistelee ja yhteen sovittaa talous- ja henkilöstöhallinnon tietojärjestelmäkokonaisuutta ja tietoliikennekysymyksiä edistäen mm. tietoturvaan, järjestelmäintegraatioon ja tietovarastointiin liittyviä asioita Tietojärjestelmäprojekti tukee palvelukeskusprojektia asiantuntemuksellaan tietojärjestelmäasioissa 10

11 Hallinnonalan yhteisen henkilöstöprojektin asettaminen OPM-PAKEn ohjausryhmä on päättänyt asettaa hallinnonalan henkilöstöprojektin (päätös ) Henkilöstöprojektin tavoitteena on valmistella ja tukea palvelukeskushankkeeseen liittyvää henkilöstösuunnittelua, rekrytointia ja henkilöstömuutoksen hallintaa 11

12 Hallinnonalan henkilöstöprojektin tehtävät Henkilöstöprojekti vastaa siitä, että palvelukeskuksessa on riittävä ja osaava henkilöstö vuonna 2008, kun palvelukeskuksen toiminta käynnistetään. Projekti määrittelee palvelukeskushankkeessa noudatettavan hyvän henkilöstöpolitiikan toimintatavat sekä suunnittelee, valmistelee sekä sovittaa yhteen henkilöstöratkaisut opetusministeriön hallinnonalalla sisäisesti ja hallinnonalarajojen yli. 12

13 Osaprojektien yhteen sovittaminen YOPK:n kokonaisuuden koordinointi hoidetaan hankeryhmässä: OPM-PAKEn projektipäällikkö Kirsti Torvinen (pj.) + YOPK:n osaprojektien projektipäälliköt Ulla Kauppi (asiointi), Marjatta Larimo (taloushallinto), Auli Kinnunen (henkilöstöhallinto), Tiina Kirmanen (tietojärjestelmät) ja Timo Bäckman (siht.) + hallinnonalan henkilöstöprojektista henkilöstökoordinaattori 13

14 Taloushallintopalvelut palvelukeskusmallissa (VK/Kieku) Virasto/laitos Suunnittelu Sisäinen laskenta ja analysointi Toimintakertomus Hankintatoimi Asiatarkastus ja hyväksyminen Myöntö- ja maksatuspäätökset Matkahallinta Valtuuskirjanpito tiedonkulku sähköinen kierrätys Palvelukeskus Kirjanpito ja tilinpäätös Käyttöomaisuuskirjanpito Ostolaskut Myyntilaskut Maksuliikkeen hoito Sähköinen arkistointi Pääkäyttäjätoiminnot Viranomaisraportointi 14

15 Henkilöstöhallintopalvelut palvelukeskusmallissa (VK/Kieku) Virasto/laitos Henkilöstöstrategia ja henkilöstöpolitiikka Henkilöstösuunnittelu Rekrytointi ja perehdyttäminen Osaamisen johtaminen Henkilöstötilinpäätös sähköinen hyväksyntä henkilöstöportaali Palvelukeskus Palkanlaskenta ja palkanmaksu Palvelussuhdeasioiden ylläpito Rekrytoinnin tekniset toiminnot Vuosiloma- ja poissaolotietojen ylläpito Sähköinen arkistointi Tilastot ja raportit Pääkäyttäjätoiminnot 15

16 Palvelukeskusmallin hyötyjä Suuremmat volyymit tehostavat työtä ja mahdollistavat parempien tietojärjestelmien hankinnan Virtaviivaistetut ja yhtenäiset prosessit Sähköiset toimintatavat Joustavuus: lomat, sijaistukset, ruuhka-ajat helpompi hoitaa Päällekkäisen kehitystyön väheneminen Hallinnollisen työn arvostuksen nousu Mahdollistaa asiakasvirastoilla voimavarojen kohdentamisen ydintehtäviin 16

17 Palvelukeskushankkeen haasteita Yliopistojen/ virastojen johdon sitoutuminen Muutosvastarinta ja epäluulot palvelukeskusmallia ja tuottavuushyötyjä kohtaan Valmistelun ja palvelukeskustoiminnan käynnistämisen aikataulut Henkilöstön sijoittuminen Siirtymävaiheen kiireet ja mahdolliset käynnistysvaikeudet Yhtenäisten uusien tietojärjestelmien aikataulu 17

18 Hankkeen eteneminen Hankesuunnitelma hyväksytty 03/2007 (hankkeen hallinnointi, osaprojektien tehtävät ja aikataulut) Valmistelu käynnistynyt osaprojekteissa OPM:n ja VM:n yhteistyöpöytäkirja allekirjoitettu 02/07 VM:ltä rahoitus yliopistojen palvelukeskuksen perustamiskustannuksiin OPM sitoutuu tulevina vuosina tuottavuushyötyihin (puolet henkilöstömenojen säästöstä kehysvähennykseksi ja puolet uudelleen kohdennettavissa hallinnonalalla) OPM:n ja VK:n välinen aiesopimus allekirjoitettu 03/07 18

19 Hankkeen eteneminen: tavoitteita OPM-PAKEn henkilöstöpoliittiset toimintatavat vahvistetaan heinäkuussa 2007 Palvelukeskukseen siirrettävät tehtävät määritelty elokuussa 2007 Yliopistojen palvelukeskuksen hallintoasetus valmis syyskuussa 2007 Virastokohtainen siirtymäaikataulukysely syysmarraskuussa 2007 ja siirtymäsuunnitelma valmis joulukuussa 2007 Henkilöstön siirtymähalukkuuskysely syysmarraskuussa 2007 ja yhteenvedot valmiit joulukuussa

20 Hankkeen eteneminen, tavoitteita VKPK-asiakkuusprojektin valmisteluvaihe jatkuu huhtikuuhun 2008 Tavoitteena 1. tiliviraston siirtyminen VKPK:n asiakkaaksi lukien Yliopistojen palvelukeskusprojektin valmisteluvaihe jatkuu kesään 2008 Yliopistojen palvelukeskuksen käyttöönoton pilotointi Vaasassa ja Joensuussa syys-joulukuu 2008 Tuotantokäyttö: muut yliopistot siirtyvät palvelukeskuksen asiakkaiksi vaiheittain vuonna 2009 PAVE aloittanut tuotantokäytön

21 Palvelukeskushankkeen viestintä Sähköpostitiedotteet + ohjausryhmän kokousmuistiot Sähköinen uutiskirje (ruotsinkielinen tiivistelmä) Palvelukeskushankkeen materiaalia OPM:n www-sivuilla nnonala/palvelukeskushanke Päätökset Kysymys-vastaus-patteristo Esiselvitys, uutiskirjeet Linkkejä Road Show yliopistoihin ja virastoihin kevät 2007 (toistetaan 1-2 krt/vuosi) Hankeryhmän ja osaprojektien muistiot Osaprojektien jäsenet yhteyshenkilöinä 21

22 Ydinviestit Toimitaan ennakoivasti ja aktiivisesti muuttuvassa toimintaympäristössä. Uudistus toteutetaan yhdessä henkilöstön kanssa. Talous- ja henkilöstöhallinnon tehtävät muuttuvat. Tehtäväkuvia ja osaamista on mahdollista laajentaa. Palvelukeskuksessa tukitoiminnasta tulee ydintoimintaa. Toimintaa tehostamalla asiakasvirastot voivat kohdentaa voimavaroja ydintehtäviin. 22