Videokokous: Kotka rehtorin työhuone B Mikkeli H208

Transkriptio

1 Pöytäkirja 14/ (17) Johtoryhmä Aika klo 09:04-11:10 Paikka Videokokous: Kotka rehtorin työhuone B Mikkeli H208 Käsitellyt asiat Otsikko Sivu 201 Kokouksen avaus ja esityslistan hyväksyminen Edellisen kokouksen pöytäkirja Sopimusmatriisi Luentosopimus Työajanseurantajärjestelmä Opettajien työsuunnittelun periaatteet (TAS) ja vuoden 2016 ja 2017 vapaajaksot 207 Tasa-arvo- ja yhdenvertaisuussuunnitelman hyväksyminen 208 SharePoint-ympäristön pitkän aikavälin kehittämissuunnitelma Tulokyselytulokset syksyllä Opiskelijapalveluiden hinnasto Muut asiat Tiedoksi asiat Tapahtumat Seuraava kokous Kokouksen päättäminen 17

2 Pöytäkirja 14/ (17) Johtoryhmä Osallistujat Nimi Tehtävä Lisätiedot Läsnä Saastamoinen Heikki toimitusjohtaja, rehtori (pj.) Ervaala Olli opetuksen palvelujohtaja Heiskanen Marjo hallinnon suunnittelija, (kokouksen sihteeri) Ikonen Petteri koulutusalajohtaja Jyräs Katja henkilöstöpäällikkö Koivisto Matti koulutusalajohtaja Niemi Kalevi kehitysjohtaja Pukkila-Nupponen Tiivi viestintä- ja markkinointipäällikkö Ryttyläinen-Korhonen koulutusalajohtaja Katri Tallinen Tero hallinto- ja talousjohtaja Toikka Mirja varatoimitusjohtaja, vararehtori Nykänen Marjo laatu- ja palvelujohtaja 209 Allekirjoitukset Heikki Saastamoinen pu heenjohtaja Marjo Heiskanen sihteeri Käsitellyt asiat Pöytäkirjan tarkastus Johtoryhmän jäsenet tarkistavat pöytäkirjan, jonka jälkeen pöytäkirja julkaistaan ja siitä laaditaan tiedote Staffiin Pöytäkirja yleisesti nähtävillä Aika Paikka Pöytäkirjan valmistuttua Henkilöstön intranet Staff

3 Pöytäkirja 14/ (17) Johtoryhmä Kokouksen avaus ja esityslistan hyväksyminen Johtoryhmä Puheenjohtaja Heikki Saastamoinen avaa kokouksen. Johtoryhmä hyväksyy esityslistan. Puheenjohtaja Heikki Saastamoinen avasi kokouksen klo Esityslistan 203 Sopimusmatriisi siirrettiin käsiteltäväksi seuraavaan kokoukseen. Esityslistalle lisättiin seuraavat asiat budjetti 2017, esittely hallinto- ja talousjohtaja Tero Tallinen kuulumiset korkeakoulujen ja tiedelaitosten johdon seminaarista , esittely kehitysjohtaja Kalevi Niemi. Johtoryhmä hyväksyi esityslista edellä mainituin muutoksin.

4 Pöytäkirja 14/ (17) Johtoryhmä Edellisen kokouksen pöytäkirja Johtoryhmä Esitys Johtoryhmä merkitsee edellisen kokouksen (30.11.) pöytäkirjan tiedoksi. Johtoryhmä merkitsi edellisen kokouksen (30.11.) pöytäkirjan tiedoksi.

5 Pöytäkirja 14/ (17) Johtoryhmä Johtoryhmä Sopimusmatriisi Johtoryhmä Hallinto- ja talousjohtaja Tero Tallinen esittelee asian kokouksessa. Johtoryhmä ohjeisti hallinto- ja talousjohtajaa sopimusmatriisin laatimisessa. Luonnos sopimusmatriisista esitellään johtoryhmä seuraavassa kokouksessa. Tiedottaminen: Johtoryhmä Esittely: hallinto- ja talousjohtaja Tero Tallinen Hallinto- ja talousjohtaja Tero Tallinen esittelee asian kokouksessa. Johtoryhmä siirsi asian käsittely seuraavaan kokoukseen. Tiedottaminen:

6 Pöytäkirja 14/ (17) Johtoryhmä Luentosopimus Johtoryhmä Johtoryhmä päätti alle 3 kk:n pituisten luento- ja palkkiosopimuksien valmisteluprosesseista. Koulutusyksiköissä luentosopimusten osalta toimitaan seuraavasti: 1) koulutusvastaava valmistelee koulutusjohtajan toimeksiannosta luento- ja palkkion saajan rekrytointiesityksen 2) koulutusjohtaja lähettää rekrytointiesityksen henkilöstöpäällikölle tarkistettavaksi 3) henkilöstöpäällikön hyväksynnän jälkeen koulutusvastaava valmistelee luento- ja palkkiosopimuksen (viite: koulutusvastaavan toimenkuva) 4) koulutusjohtaja allekirjoittaa luento- ja palkkiosopimuksen 5) luento- ja palkkiosopimuksesta tieto toimitetaan tämän jälkeen välittömästi palkanlaskentaan, jotta tiedot saadaan palkkajärjestelmään ennen sopimuksen alkua. TKI-palveluiden osalta luento- ja palkkiosopimuksien kanssa toimitaan muutoin samoin, mutta toimijana valmistelussa ja allekirjoittajana on tutkimusjohtaja. Muissa tukipalveluissa osalta luento- ja palkkiosopimuksien kanssa toimitaan muutoin samoin, mutta toimijana valmistelussa ja allekirjoittajana on koko tulosalueen johtaja. Yli 3 kk:n luentosopimusten osalta toimitaan rekrytointiprosessin mukaisesti eli toimitusjohtaja päättää luento-opettajan palkkaamisesta. Rekrytoinnin ohjeet löytyvät Staffista /default.aspx Tiedottaminen:

7 Pöytäkirja 14/ (17) Johtoryhmä Työajanseurantajärjestelmä Johtoryhmä Esittely: hallinto- ja talousjohtaja Tero Tallinen Hallinto- ja talousjohtaja esittelee asian kokouksessa. Johtoryhmä kävi asiasta keskustelun ja päätti, että hallinto- ja tukipalveluhenkilöstö jatkaa työajanseurantaa Excel-pohjaisten taulukoiden avulla.asiasta tiedotetaan henkilöstöä ja laaditaan yhtenäinen excel-pohja. Kokouksessa todettiin, että johtoryhmän kokouksessa on tehty päätös, jonka mukaan SoleTM -järjestelmä otetaan käyttöön koko konsernissa. Tämän järjestelmän avulla hoidetaan vain TKI-henkilöstön työajan kohdentaminen hankkeille. Tiedottaminen:

8 Pöytäkirja 14/ (17) Johtoryhmä Opettajien työsuunnittelun periaatteet (TAS) ja vuoden 2016 ja 2017 vapaajaksot 55/01.00/2016 Johtoryhmä Kokouksessa todettiin, että työaikasuunnittelussa on ilmennyt vapaajaksojen määrittämisen osalta ongelmia vuosina 2016 ja Johtoryhmä keskusteli työaikasuunnittelun ohjeistuksesta ja sen valmisteluun liittyvistä toimintatavoista ja päätti, että jatkossa valmisteluvastuussa oleva opetusjohtaja Tuija Vänttinen lähettää ohjeen aina henkilöstöpäällikölle tarkistettavaksi ennen kun se tuodaan johtoryhmän hyväksyttäväksi. Johtoryhmä totesi, että on huomioitava, että kaikki päivitykset työaikasuunnittelun ohjeeseen tulee hyväksyttää johtoryhmässä, ennen päivitetyn version käyttöönottoa. Seuraavan ohjeen päivityksen yhteydessä huomioidaan hankkeille varatut työtunnit.

9 Pöytäkirja 14/ (17) Johtoryhmä Tasa-arvo- ja yhdenvertaisuussuunnitelman hyväksyminen 4/01/2015 Johtoryhmä Esittely: henkilöstöpäällikkö Katja Jyräs Esitys Johtoryhmä hyväksyy tasa-arvo- ja yhdenvertaisuussuunnitelman. Johtoryhmä hyväksyi tasa-arvo- ja yhdenvertaisuussuunnitelman. Tiedottaminen: Liitteet Liite 1 Tasa-arvo- ja yhdenvertaisuussuunnitelma

10 Pöytäkirja 14/ (17) Johtoryhmä SharePoint-ympäristön pitkän aikavälin kehittämissuunnitelma Johtoryhmä Esittely: viestintä- ja markkinointipäällikkö Tiivi Pukkila-Nupponen SharePoint-ympäristölle toteutetaan kehittämissuunnitelma 2-3 vuoden aikavälille osana vuoden 2016 rake-hanketta. SharePoint on teknologiana keskeisissä työyhteisöviestinnän kanavissa: Staff- ja Student-intraneteissä, Staffin työiloissa ja MySite-sivustoissa. Se linkittyy myös Dynasty-asianhallintajärjestelmään. Kehittämissuunnitelman avulla halutaan helpottaa SharePoint-ympäristössä olevien palvelujen kehittämistä ja budjetointia sekä ehkäistä päällekkäisiä toimintoja eri verkkopalvelujen välillä. Johdon näkemykset SharePoint-ympäristön kehityssuunnista ovat erittäin tärkeitä roadmapin laadinnassa. Näkemysten kartoittamiseksi johtoryhmän jäsenille lähetetään sähköpostitse erillinen, lyhyt kysely (pari kysymystä). Johdolle ja valitulle asiantuntijaryhmälle lähetettävien kyselyjen lisäksi tammikuussa 2017 järjestetään 4 tunnin mittainen työpaja, johon johtoryhmä voi halutessaan nimetä edustajan. Työpajaan osallistuu palveluyksikköjen, opetuksen ja TKI:n edustajia, joita tiedustellaan tarvittaessa esimiehiltä. Lisäksi mukana on mm. opiskelijakunnan ja järjestelmätoimittajien edustajia. Tiivi pukkila-nupponen tuo asian tiedoksi johtoryhmälle ja esittelee asia tarkemmin kokouksessa. Esitys Johtoryhmä merkitsee asian tässä vaiheessa tiedoksi. Tiedottaminen: Johtoryhmä merkitsi asian tiedoksi.

11 Pöytäkirja 14/ (17) Johtoryhmä Tulokyselytulokset syksyllä /12.00/2016 Johtoryhmä Esittely: laatu- ja palvelujohtaja Marjo Nykänen Tulokyselyllä kootaan tietoa opiskelun aloittamiseen liittyvästä perehdytyksestä, työskentelyilmapiiristä, opiskelijatuutoroinnista ja opiskelijoiden tyytyväisyydestä. Tulokyselyyn vastaavat kaikki tutkintoon johtavan koulutuksen opiskelijat. Kysely tehdään opiskelijoiden ensimmäisen lukukauden aikana. Käsittely ja kehittämistoimenpiteet hoidetaan erillisen prosessikuvauksen mukaisesti. Tulokyselyyn vastasi marraskuussa 2016 yhteensä Kyamkissa ja Mamkissa opintonsa syksyllä aloittanutta opiskelijaa. Parhaat keskiarvot olivat Kyamkissa Merikapteenikoulutuksessa 3,72 ja Game design -koulutuksessa 3,60; Mamkissa Yhteisöpedagogikoulutuksessa 4,05 ja Business management -koulutuksessa 3,85. Hälytysrajan 3,25 alapuolelle jäi Kyamkissa kuusi koulutusta, Mamkissa yksi. Tarkemmat tulokset ovat liitteenä. Mamk AMK Koulutus Vastaajamäärä Kyamk AMK: päivä ja monimuoto Vastausprosentti Keskiarvo ,6 % 3,36 YAMK % 3,33 AMK: päivä ja % 3,53 monimuoto YAMK 66 60,5 % 3,55 Esitys Johtoryhmä merkitsee tulokyselyn tulokset tiedoksi. Johtoryhmä merkitsi tulokyselyn tulokset tiedoksi. Tiedottaminen: Liitteet Liite 2 Tulokyselytulokset syksyllä 2016, päivä ja moni Mamk Liite 3 Tulokyselytulokset syksyllä 2016, päivä ja moni Kyamk Liite 4 Tulokyselytulokset syksyllä 2016, YAMK, Kyamk Liite 5 Tulokyselytulokset syksyllä 2016, YAMK, Mamk

12 Pöytäkirja 14/ (17) Johtoryhmä Opiskelijapalveluiden hinnasto /12.00/2016 Johtoryhmä Valmistelu: opiskelijapalvelupäällikkö Leena Kurki-Pölönen Esittely: hallinto- ja talousjohtajat Tero Tallinen Esitys Maksun aihe Hinta Hakemuksen käsittelymaksu 50 VN asetus 1440/2014/3 - Opiskeluoikeuden palauttaminen - Opiskeluoikeuden jatkaminen - Erillinen opiskeluoikeus Tutkintotodistuksen virallinen jäljennös 50 (alkuperäisestä todistuskopiosta, sisältää kaikki liitteet, 1 jäljennös maksaa 50 ja sitä seuraavat 10 kpl Opintorekisteriotteen virallinen jäljennös, eroamisen jälkeen 30 Ei-tutkintoon johtavan koulutuksen todistusten viralliset jäljennökset (avoin amk, erikoistumis-, lisä-, täydennys- ja tilauskoulutukset) 30 Opintojaksokuvaukset ja muut selvitykset 30 Tenttimaksu 30 (toisen korkeakoulun opiskelijan suoritustilaisuus yleisenä tenttipäivänä) Tiedottaminen: Johtoryhmä määritti hakemuksen käsittelymaksun suuruudeksi sekä todistuksen virallisen jäljennöksen hinnaksi esityksestä poiketen 60, muilta osin opiskelijapalveluiden hinnat hyväksyttiin.

13 Pöytäkirja 14/ (17) Johtoryhmä Muut asiat Johtoryhmä Korkeakoulujen ja tiedelaitosten johdon seminaari Esittely: kehitysjohtaja Kalevi Niemi Talousarvo 2017 Esittely: hallinto- ja talousjohtaja Tilaisuus on katsottavissa tallenteena Twitterissä tapahtumasta keskustellaan tunnisteella #kkjohto2016. Seminaarissa opetusministeri Sanni Grahn-Laasonen linjasi korkeakoulujärjestelmän tulevaisuutta ja kertoi asettavansa visio-työryhmän, johon kutsutaan sekä AMK:n että yliopistojen edustajia. Tärkeänä aiheena seminaarissa nousivat esille mm. kansainvälistyminen ja sitä kautta laadunvarmistus. Kansainvälistymisen lisäksi seminaarissa keskusteltiin monimuotoisesta yhteistyöstä eri kouluasteiden välillä sekä avoimen tutkimuksen ja tieteen yhteiskunnallisesta vaikutuksesta. Seminaarin yhteyteen oli järjestetty keskustelutilaisuus koulutusvastuista. Johtoryhmä merkitsi katsauksen tiedoksi. Hallinto- ja talousjohtaja Tero Tallinen esitteli johtoryhmälle hallitukselle esitettävän vuoden 2017 talousarvion. Talousarvio käsitellään hallituksen kokouksessa Johtoryhmä merkitsi talousarvion tiedoksi.

14 Pöytäkirja 14/ (17) Johtoryhmä Tiedoksi asiat Johtoryhmä Lausuntopyyntö: Ylioppilastutkinnon hyödyntämistä korkeakoulujen valintamenettelyissä pohtineen työryhmän raportista ja ylioppilastutkinnon kehittämisestä, OKM/16/040/ Käsittely opetuksen johtoryhmän kokouksessa

15 Pöytäkirja 14/ (17) Johtoryhmä Tapahtumat Johtoryhmä Ei tiedotettavia tapahtumia.

16 Pöytäkirja 14/ (17) Johtoryhmä Seuraava kokous Johtoryhmä Johtoryhmän kevään 2017 kokousaikataulu Kevään 2017 aikana johtoryhmän kokoukset pidetään pääsääntöisesti joka toinen tiistai klo 9-12 tai klo 13 16, kokouspaikkana on Mikkelin kampus, neuvottelutila H208 ti klo ti klo ti 7.2. klo 9-12 klo Dynasty-koulutus ti klo 9-12 ti 7.3. klo 9-12 ti klo ti 4.4. klo ti klo 9-12 ti 2.5. klo 9-12 ti klo 9-12 ti klo 9-12 ti 13.6 klo 9-12

17 Pöytäkirja 14/ (17) Johtoryhmä Kokouksen päättäminen Johtoryhmä Puheenjohtaja, toimitusjohtaja Heikki Saastamoinen kiitti johtoryhmän jäseniä kuluneesta vuodesta ja päätti kokouksen klo