Toiminta- ja henkilöstösuunnitelma sekä talousarvio Kaakkois-Suomen Ammattikorkeakoulu Oy

Transkriptio

1 Toiminta- ja henkilöstösuunnitelma sekä talousarvio 2016 Kaakkois-Suomen Ammattikorkeakoulu Oy

2 Sisällys 1 Katsaus vuoteen Toimintasuunnitelma vuodelle Henkilöstösuunnittelu ja sen tavoitteet Talousarvio Talousarvion laatimisperiaatteet Palvelutulon laskemisen perusteet Talousarviot vuodelle Talousarvion sitovuus ja vastuuhenkilöt... 6

3 1 1 Katsaus vuoteen 2015 Kaakkois-Suomen Ammattikorkeakoulu Oy:n (Xamk) toiminnan tarkoituksena on kehittää toiminta-alueensa korkeakoulutuksen rakenteita alueen väestön ja elinkeinoelämän tarpeiden mukaisesti sekä omistaa Mikkelin Ammattikorkeakoulu Oy:n (Mamk) ja Kymenlaakson Ammattikorkeakoulu Oy:n (Kyamk) osakkeita. Tytäryhtiöiden fuusioiduttua Xamkiin vuoden 2017 alussa alkaa yhtiö harjoittaa sille siirtyvää ammattikorkeakoulutoimintaa. Lisäksi Xamk tuottaa hallintopalveluita tytäryhtiökorkeakouluilleen. Yhtiö on perustettu vuonna Vuoden 2015 aikana yhtiön omistajat solmivat uuden osakassopimuksen. Alkuperäinen osakassopimus näki yhtiön pelkästään omistajatahona ja palveluiden tuottajana. Uudessa sopimuksessa lähdetään sen sijaan siitä, että tytäryhtiökorkeakoulut fuusioidaan Xamkiin vuoden 2017 alusta. Iitin kunta ja Pieksämäen kaupunki ovat luopuneet omistuksessaan Xamkissa, joten uuden osakassopimuksen allekirjoittajina ovat aiemmasta poiketen vain Kotkan, Kouvolan, Mikkelin ja Savonlinnan kaupungit. Helmikuun 20. päivänä 2015 Xamk Oy:n, Mamk Oy:n ja Kyamk Oy:n hallitukset valitsivat fuusioituvan ammattikorkeakoulun rehtoriksi ja toimitusjohtajaksi Mamk Oy:n rehtorin ja toimitusjohtajan, KTT Heikki Saastamoisen. Vararehtoriksi ja varatoimitusjohtajaksi valittiin Kyamkin vararehtori, FT Mirja Toikka. Kehitysjohtajaksi nimitettiin alkaen YTL Kalevi Niemi. Toukokuun 2016 loppuun asti koko konsernin talousasioiden johtamisesta vastaa Kyamkin talouspäällikkö Tero Tallinen ja henkilöstöasioista Mamkin henkilöstöpäällikkö Katja Jyräs. Xamk Oy:n strategia vuoteen 2030 hyväksyttiin syyskuussa Strategiassa määritellään Xamk kestävän hyvinvoinnin ja teknologian korkeakouluksi. Xamk Oy:n visio vuoteen 2013 on: Meiltä valmistuneet ovat alansa parhaita osaajia. Olemme uudistuneessa korkeakoulukentässä hyvin verkostoitunut, kansallisesti ja kansainvälisesti vahva toimija, merkittävä tutkimusyhteisö ja paras käytännön Venäjä-yhteistyön osaaja. Xamkin erikoisalat ovat digitaalinen talous, metsä, ympäristö ja energia, kestävä hyvinvointi, logistiikka ja merenkulku. Xamk Oy:n uudesta organisaatiosta tehdään päätös tammikuussa 2016, jonka jälkeen organisaatioon suoritetaan tarvittavat rekrytoinnit. Xamk Oy:ssä, Kyamk Oy:ssä ja Mamk Oy:ssä käynnistettiin lokakuussa 2015 kuusiviikkoiset yhteistoimintaneuvottelut suunnitellun organisaatiouudistuksen mahdollisten henkilöstövaikutusten vuoksi. Kirjasto- ja oppimisteknologiayksikössä saavutettiin vuoden 2015 tavoitteet. Theseus- verkkokirjastossa tehtiin opinnäytetöiden latauksia peräti kertaa. Tiedonhankinnan opetusta annettiin 764 tuntia ja oppimisteknologian koulutusta 644 tuntia. Koulutuksiin osallistui yhteensä henkilöä. Aktiivisia lainaajia oli kohdeväestöstä 86,69 %, kun ammattikorkeakoulujen keskiarvo on 74,14 %. Yksikössä valmisteltiin asianhallinnan laatutyön kuvauksia sekä Kyamkin ja Mamkin julkaisutoiminnan yhdistämistä. Kansallisen Finna-portaalin alfa-versio otettiin käyttöön lokakuussa. RAKE-hankkeina toteutettiin RFID-lainaustekniikan käyttöönotto, etäopetustilaselvitys ja ekampuksen viimeistely. Tietohallintoyksikkö hoiti normaalin toiminnan ylläpitopalveluja ja yhteisiä tieto- ja viestintäteknisiä ratkaisuja konsernille. Konsernin matkapuhelinten hankinta ja huolto siirtyi tietohallinnolle syyskuun 2015 alusta lähtien. Yksikön vastuulla olevat hankkeet (Opetuksen tietojärjestelmä, ekampus, ServiceDesk ja asianhallinnanjärjestelmä) etenivät suunnitelmien mukaisesti.

4 2 Opiskelijapalveluyksikkö vakiinnutti uuden hakujärjestelmän (KSHJ) ja onnistui erillishakujen kehittämisessä. Yksikkö osallistui opetuksen tietojärjestelmähankkeeseen ja ekampushankkeeseen. Opiskelijapalvelut otti osaa myös valtakunnalliseen kehittämistyöhön opintoasianpäälliköiden työvaliokunnassa ja asiakaspalvelutyöryhmässä. Yksiköllä on siirto-opiskelijatyöryhmän työnjaon johdosta valtakunnallinen vastuu matkailu- ja ravitsemisalan hakijapalveluiden kehittämisestä. Viestintä- ja markkinointipalvelut otti käyttöön henkilökunnan intranet Staffin, Opiskelijoiden intranet Studentin sekä loi ja lanseerasi Master School -brändin. Koko konsernin muutosviestinnän Vahva-konsepti toteutettiin suunnitelman mukaan. Opiskelijamarkkinointiin, tapahtumatuotantoon ja sponsorisopimuksille luotiin uusi yhteinen konsepti. Kielipalvelujen tuottamisesta konsernille tehtiin suunnitelma ja toimenpide-ehdotus. Yhteisen viestintäpolitiikan luomisesta aloitettiin valmistelu ylimmän johdon ja Xamkin hallituksen puheenjohtajien kanssa, minkä lisäksi hallituksen puheenjohtajan kanssa käynnistettiin mainekriisiviestinnän suunnittelu. Hallintopalveluiden yksikkö kehitti edelleen yhtiön toimintojen yhtenäistämistä. Asianhallinnan laatukuvaustyöskentely aloitettiin IMS-laatutyökalun avulla ja asianhallinnan tietojärjestelmän hankintapäätös saatiin tehtyä.. Konsernille luotiin turvallisuusjärjestelmä ja sen organisointityö käynnistettiin. Henkilöstön palkitsemisjärjestelmän kehittämistyö eteni suunnitelmien mukaan. Xamk Oy:n kaikkien yksiköiden laatupalautteet ovat olleet erittäin hyviä. Yhteiseksi kehittämiskohteeksi valittiin tiedon kulku, jonka parantamisen toimenpiteenä yhtenäistettiin palaverikäytänteitä.

5 3 2 Toimintasuunnitelma vuodelle 2016 Xamk tuottaa tytäryhtiökorkeakoulujensa kirjasto- ja oppimisteknologiapalvelut, tietohallintopalvelut, viestintä- ja markkinointipalvelut sekä opiskelijapalvelut. Koko konsernin uusi rakenne ja organisaatio otettaneen käyttöön Tässä yhteydessä uusissa tehtävissä aloittavat keskeiset esimiehet toiminevat emoyhtiön palveluksessa. Hallitus päättää näistä asioista erikseen talven ja kevään 2016 aikana. Yhtiön hallintopalvelujen tehtävänä on edistää yhteisen strategian toimeenpanoa sekä hoitaa ja hallinnoida rakeenteellisten kehittämisen yhtätoista hanketta. Kehittämishankkeiden yhteenlasketut kokonaiskulut ovat konsernitasolla euroa. Kirjasto- ja oppimisteknologiapalvelut toteuttaa opettajien ekampuksen ja henkilöstön julkaisutietojen keruun sähköistämisen. Hankkeiden yhteiskulut ovat euroa. Tietohallintopalvelujen hankkeita on viisi: Opetuksen yhteiset tietojärjestelmät, Service Desk, kampusten esitystekniikka, Tietoliikenne ja tietoturvajärjestelmät sekä talous- ja henkilöstöhallinnon järjestelmät. Näiden hankkeiden kulut ovat yhteensä euroa. Viestintä- ja markkinointipalvelut vastaa WWW-sivujen uudistamisesta, uuden amk:n lanseeraamisesta ja muutosviestinnästä sekä Staffin ja Studentin kehittämisestä kohti fuusiota. Näihin hankkeisiin on budjetoitu euroa. 3 Henkilöstösuunnittelu ja sen tavoitteet Henkilöstösuunnittelun lähtökohtana ovat Xamkin strategia ja ennalta määrätyt taloudelliset suuntaviivat. Vuonna 2016 Xamkiin kohdistuu euron säästötavoite. Tavoitteen saavuttaminen tulee vaatimaan henkilöstörakenteen muutoksia.

6 4 4 Talousarvio Talousarvion laatimisperiaatteet Talousarvion laatimisen perustana on tukipalvelujen palvelutason ylläpitäminen entistä kustannustehokkaammin rahoitustason laskiessa edelleen. Yhtiölle on asetettu uusia säästötavoitteita vuodelle Suuremman yksikön kustannustehokkuus realisoituu ennen kaikkea ostotoiminnassa, sopimusneuvotteluissa ja henkilöstöresurssien tehokkaammassa hyödyntämisessä. Sijaisuudet on helpompi hoitaa suuremmassa yksikössä sisäisesti ja henkilökunnan luonnollinen poistuma voidaan hyödyntää aiempaa tehokkaammin. Toimintatapoja on jo tähän mennessä saatu yhtenäistettyä ja tehostettua, ja tehostamistoimenpiteitä sekä uusien toimintamallien käyttöönottoa jatketaan edelleen vuonna Jokainen Xamkiin siirretty yksikkö toiminut konsernin yhteisenä tukipalveluyksikkönä jo useamman vuoden, joten talousarvion laadinnassa on jo kaikilta osin käytettävissä yhteisestä toiminnasta kertynyttä tietoa. Vuonna 2016 kulutasoon haetaan vähintään euron vähennystä aiemman vuoden tasoon verrattuna. Säästöt pyritään toteuttamaan toimintoja tehostamalla ja toimintatapoja uudistamalla. 4.2 Palvelutulon laskemisen perusteet Xamk Oy on nollatuottoyhtiö, eli toteutuneet kulut laskutetaan konsernin korkeakouluilta. Kulujako Kyamk Oy:n ja Mamk Oy:n kesken perustuu tytäryhtiöiden opiskelijamääriin, tiettyihin vain toiselta tytäryhtiöltä laskutettaviin palveluihin sekä OKM:n strategiarahan kohdentamiseen. Tytäryhtiöiden opiskelijamäärät (sis myös poissaolevat) : Kyamk Mamk Erikseen kohdennettavat ja laskutettavat palvelut: Viestintä- ja markkinointipalvelut, erillislaskutus Mamkilta euroa Strategiarahoitus 2016 Fuusiossa syntyvän korkeakoulun toimintaedellytysten parantamistyöhön on vuonna 2016 käytettävissä strategiarahoitusta viisi miljoonaa euroa. Rahoitus kirjataan Mamkin tuloksi ja Mamk maksaa tällä rahoituksella ensin viisi miljoonaa emoyhtiön kuluista. Ensisijaisesti strategiarahalla maksetaan Xamkissa toteutettavien kehittämishankkeiden (RAKE-hankkeet) ja hallinnon kulut.

7 5 Edellä esitetyn perusteella yhtiön kulut laskutetaan tytäryhtiöiltä taulukossa 1 esitetyn jaon mukaisesti. Kirjasto- ja oppimisteknologiapalvelut Opiskelijapalvelut Tietohallintopalvelut Viestintä- ja markkinointipalvelut Hallintopalvelut RAKE -hankkeet Yhteensä Kyamk Mamk 29,58 % 70,42 % 29,58 % 70,42 % 29,58 % 70,42 % 27,65 % 72,35 % 0,00 % 100,00 % 0,00 % 100,00 % 19,07 % 80,93 % Taulukko 1 Kaakkois-Suomen Ammattikorkeakoulu Oy:n kulujen jako Kymenlaakson Ammatti- korkeakoulu Oy:n ja Mikkelin Ammattikorkeakoulu Oy:n kesken. 4.3 Talousarviot vuodelle 2016 Kaakkois-Suomen ammattikorkeakoulu Oy:n budjetti 2016 (ALV 0 %) Opipa Tiepa Kirpa Viepa Halpa RAKE Xamk Oy Myynti korkeakouluille Muut tuotot Tuotot yhteensä Materiaalit ja palvelut Henkilöstökulut Liiketoiminnan muut kulut Poistot Kulut yhteensä Liikevoitto/tappio Korkeakoulujen osuudet Kaakkois-Suomen ammattikorkeakoulu Oy:n laskutuksesta 2016 (ALV 0 %) Opipa Tiepa Kirpa Viepa Halpa RAKE Xamk Oy Kyamk Oy,%-osuus 29,58 % 29,58 % 29,58 % 27,65 % 0 % 0 % 19,07 % Kyamk Oy, Mamk Oy, %-osuus 70,42 % 70,42 % 70,42 % 72,35 % 100,00 % 100,00 % 80,93 % Mamk Oy, Taulukko 2 Kaakkois-Suomen Ammattikorkeakoulu Oy:n budjetti 2016 ja korkeakoulujen osuudet Kaakkois-Suomen Ammattikorkeakoulu Oy:n laskutuksesta Taulukossa käytetyt lyhenteet: Opipa = Opiskelijapalvelut Tiepa = Tietohallintopalvelut Kirpa = Kirjasto ja oppimisteknologiapalvelut Viepa = Viestintä- ja markkinointipalvelut Halpa = Hallintopalvelut Rake = Opetus- ja kulttuuriministeriön strategiarahoituksella rahoitettavat erilliset kehittämishankkeet

8 6 4.4 Talousarvion sitovuus ja vastuuhenkilöt Talousarvion sekä toiminta- ja henkilöstösuunnitelman sitovuus ja vastuuhenkilöt määritellään seuraavan taulukon mukaisesti. Tavoite Yhtiön toiminta- ja henkilöstösuunnitelma, talousarvio Kuka vastaa toteutumisesta Toimitusjohtaja Miten vastaa Raportointi hallitukselle neljännesvuosittain ja tilinpäätöksen käsittelyn yhteydessä. Yksiköiden kanssa tulos- korteissa ja henkilöstö- suunnitelmassa sovitut tavoitteet Tulosbudjetti Yksikön päällikkö Toimitusjohtaja Yksiköiden päälliköt Raportointiperiodi on 1/4-vuosi. Yksikön päällikkö raportoi 1) sovituista tulostavoitteista ja niiden toteutumisesta hallintojohtajalle ja tämä edelleen toimitusjohtajalle sekä 2) henkilöstöä koskevista tavoitteista henkilöstö- päällikölle ja tämä edelleen toimitusjohtajalle. Kattava selvitys tavoitteiden toteutumisesta tehdään syksyn 2014 tavoite- ja talousarvioneuvotteluissa. Raportointiperiodi on 1/4-vuosi. Toimitusjohtaja raportoi tulosbudjetin toteutumisesta hallitukselle, yksiköiden päälliköt talous- johtajalle ja tämä edelleen toimitusjohtajalle. Tulosbudjetissa liikevoitto on yksiköitä sitova siten, että yksiköiden palvelutuotot kirjataan talousarvion mukaisina. Talousjohtaja valvoo yhtiön rahoituksen riittävyyttä. Säätelykeinona talousjohtaja voi käyttää ammattikorkeakouluilta ennakkoon perittävää palvelutuloa. Talousjohtaja voi tehdä talousarvioon vähäisiä siirtoja kustannuspaikkojen välillä esimerkiksi organisaatiomuutosten ja hankerahojen jakamisen yhteydessä. Taulukko 3 Talousarvion sekä toiminta- ja henkilöstösuunnitelman sitovuus ja vastuuhenkilöt.

9 7 Talousarviosta vastaavat yksiköittäin (kustannuspaikoittain) ja menoja kustannuspaikoille hyväksyvät alla listatut henkilöt. Laskujen hyväksyjän vuosilomien ja lyhyiden työlomien ajaksi päättää ao. johtaja/päällikkö tai hallintojohtaja. Hallintojohtaja voi hyväksyä kustannuspaikalle vähäisiä menoja silloin, kun se on perusteltua sujuvan laskujen käsittelyn kannalta. Yksikkö, kustannuspaikka Menoja hyväksyy Kaakkois-Suomen Ammattikorkeakoulu Oy - yli euron (alv 0%) hankinta, mikäli Heikki Saastamoinen hankintapäätöstä ei ole tehty 9100 Hallintopalvelut Pirkko Rautaniemi 8300 Kirjasto- ja oppimisteknologiapalvelut Iiris Kuusinen 8400 Tietohallintopalvelut Timo Pirtilä 8200 Opiskelijapalvelut Leena Kurki-Pölönen 9400 Viestintä- ja markkinointipalvelut Tiivi Pukkila-Nupponen Taulukko 4 Menojen hyväksyjät yksiköittäin/kustannuspaikoittain.