FITS-julkaisuja 27/2003. Standardoitu kolliosoitelappu

Transkriptio

1 FITS-julkaisuja 27/2003 Standardoitu kolliosoitelappu

2

3 FITS-julkaisuja 27/2003 Standardoitu kolliosoitelappu

4 ISBN FITS-julkaisuja Helsinki 2003

5 Julkaisija KUVAILULEHTI Julkaisun päivämäärä Tekijät (toimielimestä: toimielimen nimi, puheenjohtaja, sihteeri) Jani Granqvist (VTT Rakennus- ja yhdyskuntatekniikka), Anu Kalliala (Tieke), Antti Permala (VTT Rakennus- ja yhdyskuntatekniikka), Jari Salo (Tieke) Julkaisun laji Toimeksiantaja Liikenne- ja viestintäministeriö Toimielimen asettamispäivämäärä Julkaisun nimi Standardoitu kolliosoitelappu Tiivistelmä Standardoitu kolliosoitelappu -hankkeessa (LAPPU) laadittiin suositus muodoltaan ja sisällöltään yhtenäisestä kolliosoitelapusta. Sen käyttöä suositellaan tavaranlähettäjille, joilla ei ole vakiintuneita ja yhteisesti hyväksyttyjä käytäntöjä kollin merkitsemiseen. Standardoidun kolliosoitelapun käytöllä pyritään edistämään osoitelappujen täyttöä paremmalle tasolle vähentämään puutteellisista tiedoista ja virhetulkinnoista johtuvia ylimääräisiä toimenpiteitä kustannuksineen parantamaan toimitusvarmuutta tehostamaan toimintaa koko toimitusketjussa edistämään automatisoidun tunnistamisen, käsittelyn ja ohjauksen käyttöönottoa. Standardoitu kollisoitelappu perustuu kv-standardeihin sisältäen oleelliset tietokentät toimitusketjun kaikkien osapuolten tarpeisiin. Hankkeen taustalla oli Ruotsissa vuosina toteutettu vastaavanlainen projekti ja kotimaisilta kuljetusalan toimijoilta tullut aloite. Hankkeen aikana haastateltujen tavaran lähettäjien, kuljettajien ja vastaanottajien suhtautuminen suosituksen mukaiseen kolliosoitelappuun oli pääosin positiivista, useinkaan ei nähty ristiriitaa tai haittaa nykyisten käytäntöjen kanssa. Haastatteluissa tuli hyvin esille, että tällä hetkellä käytössä on paljon hyviä ja toimivia käytäntöjä. Suosituksella ei ole tarkoitus puuttua vakiintuneisiin ja toimiviin käytäntöihin eri osapuolten välillä vaan tilanteisiin, joissa ei ole erityisiä sopimuksia tai sovittuja käytäntöjä. Suositeltavan kolliosoitelapun kohderyhmäksi onkin selkeästi tarkentumassa satunnaiset lähettäjät ja pk-yritykset, jotka eivät käytä vakituisia kuljetuspalveluja ja logistiikkakumppaneita. Hankkeessa laadittiin kolliosoitelapun käytön edistämiseksi ko. FITS-julkaisu, esite sekä sähköisesti saatavilla oleva opas, jossa tarjotaan sekä teknisiä perusteita että käyttöönotto-ohjeita osoitelapun käyttäjille. Standardoidun kolliosoitelapun käytöstä saatavista taloudellisista ja toiminnallisista hyödyistä tiedotetaan ja markkinoidaan aktiivisesti kuljetusten antajille, logistiikkaoperaattoreille sekä järjestelmätoimittajille. Avainsanat (asiasanat) Kolli, kolliosoitelappu, logistiikka, tavaranlähettäjä Muut tiedot Sarjan nimi ja numero FITS-julkaisuja 27/2003 Kokonaissivumäärä 52 Kieli suomi Jakaja VTT Rakennus- ja yhdyskuntatekniikka ISSN Hinta Kustantaja Liikenne- ja viestintäministeriö ISBN Luottamuksellisuus julkinen

6 The publisher DESCRIPTION Date of publication Authors (from body, name, chairman and secretary of the body) Jani Granqvist (VTT Building and Transport), Anu Kalliala (Tieke), Antti Permala (VTT Building and Transport), Jari Salo (Tieke) Type of publication Assigned by Ministry of Transport and Communications Date when body appointed Name of the publication The Standardised Transport Label Abstract The Standardised Transport Label project involved the formulation of recommendations for the standard form and content of transport labels. The standardised transport label is recommended for consigners who do not already follow established and jointly accepted practices for labelling parcels. The standardised transport label aims to promote the correct filling in of transport labels reduce the number and costs of extra handling procedures caused by misinterpretations of and insufficient data in transport labels increase delivery reliability increase efficiency throughout the supply chain promote the introduction of automatic identification, handling and management systems The standardised transport label is based on international standards and includes all the essential information required at each part of the supply chain. The project is based on a similar project carried out in Sweden in and on an initiative made by Finnish transport operators. The consigners, consignees and transport operators interviewed during the project gave mostly positive feedback about the transport label recommendations. The recommendations were usually not considered to conflict or cause problems with current labelling practices. The interviews also made it clear that many practicable labelling practices are already being used. The new transport label recommendations are not meant to interfere with established and effective labelling practices. They are only meant for use in situations where no special agreements or established practices have been set. Thus the target audience for the transport label recommendations clearly consists of incidental consigners and small and medium-sized companies who do not have established transport service providers or logistics partner. The project helped promote the use of the standardised container address labels by introducing a FITS publication, leaflet and electronic manual that provide both technical details and instructions for users of the address labels. Transport operators, logistics service providers and system providers will be informed of the economic and functional benefits of using the standardised container address label. Keywords Parcel, transport label, logistics, consigner Miscellaneous Serial name and number FITS publications 27/2003 Pages, total 52 Distributed by VTT Building and Transport Lanquage Finnish ISSN Price ISBN ISBN Confidence status Public Published by Ministry of Transport and Communications

7 ESIPUHE Standardoitu kolliosoitelappu -hanke tehtiin liikenne- ja viestintäministeriön Liikennetelematiikan rakenteiden ja palvelujen tutkimus- ja kehittämisohjelman FITS hankealueelle 1. Hankealue 1 kehittää yhteisiä toimintamalleja, pelisääntöjä sekä edellytyksiä telematiikan hyödyntämiseksi sekä palvelujen toteuttamiseksi. Hankkeen tavoitteena oli vähentää osoitelappujen puutteista johtuvia virheitä ja virhekustannuksia edistämällä muodoltaan ja tietosisällöltään yhtenäisen standardoidun kolliosoitelapun käyttöä Suomessa. Aloite hankkeen käynnistämiseksi tuli kotimaisilta kuljetusyrityksiltä ja sen taustalla oli Ruotsissa vuosina toteutettu vastaavanlainen projekti. VTT Rakennus- ja yhdyskuntatekniikka (Jani Granqvist ja Antti Permala) ja TIEKE Tietoyhteiskunnan kehittämiskeskus ry (Anu Kalliala ja Jari Salo) ovat laatineet tämän raportin standardoidusta kolliosoitelapusta. Tämän raportin lisäksi standardoidun kolliosoitelapun käytöstä on laadittu sähköisessä muodossa jaettavaksi tarkoitettu opas sekä esite markkinointitarkoituksiin. Työtä on ohjannut ohjausryhmä, johon kuuluivat puheenjohtajana Helena Vänskä (liikenne- ja viestintäministeriö), Markku Tilli (AIM Finland), Sven-Gustaf Lindroos (EAN-Finland Oy), Henric Bladh (Danzas ASG Eurocargo Oy), Olavi Toivola (Food Kuljetus Oy), Ilkka Tirkkonen (Kiitolinja Oy), Yrjö Nykänen (Oy Matkahuolto Ab), Pauli Jokiniitty (Suomen Kaukokiito Oy), Panu Saarikuru ja Ari Hakkarainen (Suomen Posti Oyj), Pertti Pietikäinen (Logistiikkayritysten Liitto), Klaus Katara (Teknisen kaupan liitto) ja Kai Kultalahti (Transpoint Oy Ab). Raportin laadunvarmistuksesta vastasivat Jari Gröhn ja Arja Wuolijoki. Standardoidun kolliosoitelapun käyttöä suosittelevat seuraavat tahot: liikenne- ja viestintäministeriö, Logistiikkayritysten Liitto, Suomen huolintaliikkeiden liitto, Suomen Kuorma-autoliitto, Suomen Logistiikkayhdistys, Teknisen kaupan liitto ja Päivittäistavarakauppa ry. Helsingissä joulukuussa 2003 Helena Vänskä Ylitarkastaja, LVM:n kuljetus- ja logistiikkayksikkö

8

9 SISÄLTÖ ESIPUHE JOHDANTO TAVOITE NYKYTILANTEEN KARTOITUS Selvitys osoitelappujen käytöstä Haastattelut Tavaran lähettäjä Kuljetusoperaattori Tavaran vastaanottaja Suhtautuminen suositukseen Tavaraliikenteen telematiikka-arkkitehtuurit Tavaraliikenteen telematiikka-arkkitehtuuri, TARKKI Kolliosoitelapun soveltuvuus TARKKIin Kolliosoitelapun soveltuvuus KARENiin Kollin automaattinen tunnistaminen Tavaranseuranta Viivakoodi RFID STANDARDOITU KOLLIOSOITELAPPU Taustaa Sisältö Osoitetietoja Kuljetusohjeita Tuotetietoja Viivakoodin käyttö Kollin yksilöiminen Kokemuksia Ruotsista ja Norjasta HYÖDYT STANDARDOIDUN KOLLIOSOITELAPUN KÄYTÖSTÄ Entistä parempaa asiakaspalvelua Kustannussäästöt Yhtenevä tietosisältö Viivakoodin hyödyntämiset edut Automatisoinnin edistäminen Vahingoittumisriskin minimoiminen Kilpailukyvyn parantuminen

10 6 STANDARDOIDUN KOLLIOSOITELAPUN RAKENTAMINEN Kolliosoitelapun koko Kolliosoitelapun tekstin määritykset Tietosisällön järjestys Kenttäkohtaiset ohjeet Esimerkkejä vapaaehtoisista tiedoista kolliosoitelapussa Tulostusohjelmat Tulostustavat Kolliosoitelapun materiaali Kolliosoitelapun sijoittaminen kolliin KÄYTTÖÖNOTON MUISTILISTA Käyttöönoton muistilista kolleja lähettävälle yritykselle Käyttöönoton muistilista pk-yritykselle, jolla ei ole logistiikan järjestelmiä Toimintaohjeita kuljetusliikkeille ja terminaaleille LISÄTIETOJA STANDARDEISTA...45 LÄHDELUETTELO...47 Liite 1: Haastattelut Liite 2: Haastattelurunko 8

11 1 JOHDANTO Useimmissa yritysten lähettämissä kolleissa on osoitelappu, jossa on kuljetukseen liittyviä tietoja. Osoitelapun tulisi olla kaikissa kolleissa aina samassa paikassa ja asetettuna kolliin siten, että se on helposti luettavissa. Ongelmia syntyy, kun osoitelapun sisältämät tiedot ovat puutteellisia, epäselviä tai harhaanjohtavia. Yrityksillä on käytössä tällä hetkellä hyvin monenlaisia ja eri kokoisia osoitelappuja. Lisäksi niiden sijainti kollissa ei aina ole sitä käsittelevän henkilön tai lajittelukoneen kannalta paras mahdollinen. Edellä mainituista seikoista johtuen aiheutuu huomattavia kustannuksia niin lähettäjille, kuljettajille kuin vastaanottajillekin. Turhaa aikaa ja rahaa kuluu tarvittavien tietojen selvittämiseen ja virheiden korjaamiseen. Lähetykset eivät aina löydä perille sovittuun aikaan ja oikeaan osoitteeseen. Uudelleen lähettäminen aiheuttaa lisätyötä ja se saattaa myös vahingoittaa lähetyksiä. Kansainvälisen ISO -standardin pohjalta on kehitetty selkeä osoitelappu, joka on jo käytössä muun muassa Ruotsissa ja Norjassa. Tämä standardoiduksi kolliosoitelapuksi kutsuttu osoitelappu sisältää juuri ne tiedot, jotka tarvitaan mahdollisimman luotettavan kuljetuksen takaamiseksi. Standardoidun kolliosoitelapun voi ottaa käyttöön mikä tahansa yritys, jolla ei ole omaa yhtä selkeää kolliosoitelappua käytössään. Isommilla yrityksillä on myös omia, usein samaan standardiin perustuvia kolliosoitelappuja, joissa on otettu yrityksen erityistarpeet huomioon. Tässä hankkeessa muotoiltu standardoitu kolliosoitelappu ei sovellu esimerkiksi sellaisenaan Suomen Postin prosessiin. Erityistarpeiden selvittäminen ja standardoidun kolliosoitelapun käyttöönotto kannattaa aina tehdä yhdessä yrityksen logistiikkapartnerin kanssa. 9

12 2 TAVOITE Hankkeen tavoitteena oli edistää muodoltaan ja sisällöltään yhtenäisen kuljetusosoitelapun käyttöä ja saada osoitelappujen täyttö paremmalle tasolle. Haastatteluin selvitettiin kuljetusalan toimijoiden käytössä olevia osoitelappukäytäntöjä ja kantaa suositeltavaan kolliosoitelappuun. Lisäksi tavoitteena oli tiedottaa kolliosoitelapun käytöstä saatavista taloudellisista ja toiminnallisista hyödyistä kuljetusten antajille, logistiikkaoperaattoreille sekä järjestelmätoimittajille. Tämän raportin lisäksi standardoidun kolliosoitelapun käytöstä laadittiin sähköisessä muodossa jaettavaksi tarkoitettu opas ( sekä esite (liite 1) markkinointitarkoituksiin. Oppaassa tarjotaan teknisiä perusteita ja käyttöönotto-ohjeita osoitelapun käyttäjille. Kolliosoitelapun käytöllä pyritään edistämään osoitelappujen täyttöä paremmalle tasolle vähentämään puutteellisista tiedoista ja virhetulkinnoista johtuvia ylimääräisiä toimenpiteitä kustannuksineen parantamaan toimitusvarmuutta tehostamaan toimintaa koko toimitusketjussa edistämään automatisoidun tunnistamisen, käsittelyn ja ohjauksen käyttöönottoa. 10

13 3 NYKYTILANTEEN KARTOITUS 3.1 Selvitys osoitelappujen käytöstä Hankkeen alussa tehtiin selvitys nykyiseen osoitelapputilanteeseen Suomessa. Haastatteluilla ja kuljetusyritysten terminaaleihin tehdyillä vierailuilla selvitettiin nykyisten osoitelappujen käyttöä, käytettävyyttä ja kehittämistarpeita. Haastattelujen tulokset on esitetty kappaleessa 3.2. Ohjausryhmän jäsen Pertti Pietikäisen (Tavaralinjat ry) satunnaisotannalla kolmesta kappaletavaraterminaalista kerätyt 55 osoitelappua antoivat alustukseksi haastatteluille seuraavan tuloksen: Osoitelappu puuttui kokonaan 2 % Käsinkirjoitettu 29 % Heikko luettavuus 27 % Osoitelapun sijainti väärä 53 % Kollilukua ei merkitty 49 % Rahtikirjan numero selväkielisenä 11 % Rahtikirjan numero viivakoodina 5 % SSCC-koodi selväkielisenä 11 % SSCC-koodi viivakoodina 5 % Postinumero viivakoodina 4 % Yleisenä huomiona oli osoitelappujen monimuotoisuus, jolloin tietokenttien järjestys vaihtelee ja hankaloittaa tarvittavan tiedon etsimistä. Käsinkirjoitettujen osoitelappujen määrä on vähenemässä, mutta kokonaismäärästä marginaalisen osan muodostavat epäselvät laput tulkinnanvaraisine teksteineen ja merkkeineen aiheuttavat suurimmat ongelmat käsittelyprosessissa. Seuraavassa on kuvia käsinkirjoitetuista osoitelapuista (kuvat 1 ja 2). 11

14 Kuva 1. Käsinkirjoitettu osoitelappu (kuva: Pertti Pietikäinen). Kuva 2. Käsinkirjoitettu osoitelappu (kuva: Pertti Pietikäinen). Tuontilähetykset sisälsivät usein useita pitkän toimitusketjun aikana lisättyjä osoitelappuja. Tuontilähetyksissä oli käytössä enemmän viivakoodeja kotimaan liikenteeseen verrattuna. Osoitelappujen koot vaihtelivat välillä A6 A4. Yleiskuvana voidaan kuitenkin todeta, että osoitelappujen käyttö on kehittynyt viime vuosien aikana. 3.2 Haastattelut Haastatteluja suoritettiin kaikkiaan 14 kappaletta. Haastateltavia valittaessa kriteereinä olivat kuljetusmuotojen (tie-, rautatie-, vesi-, ilmakuljetukset) kattavuus sekä edustus useammalta tavaraa lähettävältä ja vastaanottavalta toimialalta. Selvitettävinä asioina olivat kolliosoitelappujen nykykäytännöt tavaran lähettäjän (joka kiinnittää lapun), kul- 12

15 jetusliikkeen ja tavaran vastaanottajan osalta sekä suhtautuminen suosituksen mukaisen kolliosoitelapun käyttöön. Haastattelut on listattu liitteessä 2 ja haastatteluissa käytetty kysymysrunko on liitteenä Tavaran lähettäjä Lähettäjän tehtävänä on laittaa kolliin vastaanottajan osoite (vertaa kirjeen lähettämiseen). Samoin lähettäjällä on vastuu oikeista merkinnöistä erityisominaisuuksia omaavien tuotteiden ja tavaroiden osalta, esimerkiksi vaaralliset aineet. Haastatteluissa todettiin, että oikeat tiedot varmistavat lähetyksen virheettömän perille menemisen ja takaavat tavaran vastaanottajan (= asiakkaan) tyytyväisyyden. Kuljetusoperaattori määrittelee ja antaa tavaran lähettäjälle tiedoksi, mitä muita tietoja toimitusosoitteen lisäksi tarvitaan toimituksen onnistumisen varmistamiseksi. Tällaisia asioita on esimerkiksi kollitunnisteen käytöstä sopiminen. Merkintätarpeet voivat riippua jakelutiestä. Esimerkiksi lähettäjätietoa ei tarvita omissa tuotteissa saman organisaation hoitaessa kuljetuksen. Suljetuissa ketjuissa ja oman organisaation kuljetuksissa osoite ja reittitiedot voidaan korvata erilaisilla koodeilla, koska nouto- ja jakelupaikat ovat vakioita. Erilaiset käytössä olevat maksuehdot vaativat toisaalta lappuun paljon tietoa eli käytännössä kaikki lähettäjän ja vastaanottajan tiedot. Kolliosoitelappujen tekotapana yleisin on todennäköisesti sekoitus eli usein automaattisesti tulostettuihin alustavasti täytettyihin osoitelappupohjiin lisätään esimerkiksi kollien lukumäärä käsinlastauksen yhteydessä. Osa kuljetusoperaattoreista tarjoaa vakioasiakkailleen tulostuspalvelua esimerkiksi Internetistä; asiakas voi syöttää itse puuttuvat tiedot esitäytettyihin lappupohjiin ja tulostaa laput tarralapuille. Käyttämällä Internettiä voitetaan huomattavasti aikaa manuaaliseen täyttämiseen verrattuna. Tällöin tieto kulkeutuu asiakkaalta huomattavasti nopeammin kuljetusoperaattorille ja ylimääräinen sähläys tiedonkulussa jää pois. Todettiin, että tiedon siirto nopeasti ketjun läpi lisää koko ketjun kilpailukykyä. Osoitelappujen tietosisällön on oltava oikein ja mielellään jonkun standardin mukainen, jolloin jokainen toimitusketjun toimija löytää lapusta helposti etsimänsä tiedon. Keräilyn automatisointi vaatii laputtamisen ja osoitelappujen sijoittamisen kolliin ohjeiden mukaisesti. Omiin paketteihin voidaan esimerkiksi painaa valmiiksi merkitty kohta, johon osoitelapun voi kiinnittää Kuljetusoperaattori Kuljetusoperaattorin kannalta on erilaisia tapauksia, joissa kolliosoitelappuja käytetään kuljetusten yhteydessä 13

16 Teollisuudesta keskusliikkeille tapahtuvat kuljetukset (lavalappu), pitkälti vakiintuneita käytäntöjä. Keskusliikkeiltä asiakkaille tapahtuvat kuljetukset (keräysetiketti), pitkälti vakiintuneita käytäntöjä. (Satunnaiselta) lähettäjältä vastaanottajalle tapahtuvat kuljetukset (kollin osoitelappu), vaihtelevia käytäntöjä ko. kolliosoitelapun potentiaalinen käyttäjäryhmä. Kuljetusoperaattorin intressissä olevia asioita lapun sisältöä koskevat asiat ovat lähinnä vastaanottajan tiedot (epäselviä ja selvitystä vaativia tilanteita varten lähettäjän tiedot, maininta kuljetusliikkeestä, tilauksen/tavaran/lähetyksen yksilöinti tunnisteilla ja päivämäärä) sekä kollien lukumäärä ja paino. Lapun tietojen ollessa puutteellisia lähtöpäästä pitäisi löytyä alkuperäinen dokumentti, yleensä epäselvät tilanteet hoidetaan puhelimitse. Yleensä kolli pyritään toimittamaan määräpaikkaansa saman kolliosoitelapun avulla eli eri toimijat eivät lisää omia lappujaan kuin erityissyistä. Ulkomailta tulevia lähetyksiä voidaan laputtaa uudelleen kotimaan liikennettä varten, samoin puutteelliset kotimaiset tai vientilähetykset varustetaan uusilla osoitelapuilla. Samoin, jos samaan yksikköön laitetaan useita kolleja, niin yksikkö on muovitettava ja varustettava uudella osoitelapulla. Suomen Postin käyttämät osoitelaput ovat UPU:n (Universal Postal Union) standardien ja suositusten mukaisia. Tällä hetkellä noin kolmasosa maailman posteista noudattaa ko. ohjeistusta. Jakelun (luovutuksen) todentaminen lähetystä luovutettaessa voi olla ongelmallista. Esimerkiksi postilla on oltava postilain mukaan vastaanottajan allekirjoittama fyysinen kappale luovutuksesta. Tässä hankkeessa muotoiltu suositus standardoidusta kolliosoitelapusta ei täytä tätä vaatimusta, koska siinä ei ole varattu tilaa kuittausallekirjoitusta varten. Kuljetusalalla haetaan aktiivisesti ratkaisuja allekirjoittamalla tapahtuvan kuittauksen korvaamiseksi; etsitään esimerkiksi tapaa kuitata lähetys jollakin sähköisellä sovelluksella ja ilman, että vastaanottaja välttämättä olisi läsnä lähetystä tuotaessa. Tämä helpottaisi myös kuljetusliikkeiden työtä eli lupausta toimittaa tavarat tietyssä ajassa. Se voi olla vaikeaa yksityiselle ihmiselle osoitetulle lähetykselle, jos ei ole varmuutta, että vastaanottaja on paikalla tiettynä aikana. Kollin sisältötieto ei haastateltujen mukaan ole sinänsä merkityksellinen, mutta käsittelyyn vaikuttavat tuoteominaisuustiedot (VAK, särkyvä) tulisi merkitä selvästi näkyviin. Erään haastateltavan mukaan "kaikki kuljetettavaksi otettu tavara on särkyvää" eli kertoo korkeasta laatuvaatimuksesta kaikessa toiminnassa kuljetusetapin aikana. Osoitelapun sijoittaminen kolliin voi joidenkin lähettäjien toiminnassa olla satunnaista, mutta usein käytäntö on osoittanut parhaat ja oikeat sijoituspaikat vakiintuneemmat 14

17 toimintatavat omaavien lähettäjien osalta. Eräiden kuljetusoperaattoreiden mukaan osoitelapun sijoituksella ei heidän toiminnassaan ole merkitystä, koska kollien käsittely prosessin kaikissa vaiheissa on manuaalista. Useimmilla kuljetusliikkeillä on olemassa ohjeet ja suositukset osoitelappujen asettamisesta kolliin, mutta asiakkaita ei aktiivisesti opasteta niiden käyttämiseksi. Yleensä osoitelapun tulisi olla kollin kyljessä osan toimijoista halutessa sen sekä pitkälle että lyhyelle sivulle varmistaakseen lapun näkymisen esimerkiksi terminaaleissa useamman kollin pinoista. Osoitteiden osalta tuli selkeästi ilmi, että PL-osoitteita ei pitäisi missään tapauksessa käyttää vaan laittaa osoitelappuun katuosoitteet. Postinumerotiedot ja yrityspostinumerot eivät myöskään aina palvele kuljetusliikkeitä (esimerkiksi VTT), joten postinumerojärjestelmän sopimattomuus voi johtaa uuteen koordinaattipohjaiseen osoitejärjestelmään pitkällä aikavälillä. Viivakoodien käyttö osoitelapuissa lisääntyy, mutta toimitusketjun eri osapuolet hyödyntävät niitä eri tavoin. Viivakoodeja voidaan käyttää esimerkiksi tuotetietojen, kuljetusohjeiden ja kollin tunnistamisen yhteydessä sekä käsittelyautomaation perustana. Rahtikirjatietokanta on olemassa, mutta kaikki eivät käytä sitä. Sen seurauksena käytössä on samoja rahtikirjanumeroita, mikä voi aiheuttaa sekaannuksia samannumeroisten rahtikirjojen kesken. Useat toimijat haluavat tulevaisuudessa päästä eroon paperisesta rahtikirjasta. Ennakoivan kuljetustiedon saanti todettiin tärkeäksi toiminnan suunnittelun tarpeisiin, mutta käytännössä satunnaiset lähettäjät eivät anna etukäteistietoa. Isompien asiakkaiden tieto saadaan suoraan tietojärjestelmästä, muilta tieto tulee usein faksilla yms Tavaran vastaanottaja Paljon raaka-ainetta vastaanottavalla teollisuudella on paljon pieniäkin toimittajia, joilla on hyvin vaihtelevat osoitelappukäytännöt. Pk-yritykset voisivat ottaa käyttöön suosituksen mukaisen kolliosoitelapun. Eräs esimerkki kollin uudestaan laputtamisesta on tilanne, jossa tuotteen suomalainen maahantuoja toimii välikätenä valmistajan ja ostajan välillä. Suomessa kolliin tulostetaan uusi osoitelappu, mistä paketin alkuperäisen lähettäjän tiedot on poistettu. Tämä estää suoran kaupan valmistajan ja ostajan välillä. Kollien tunnistamisessa SSCC-koodin (Serial Shipping Container Code) käyttö on lisääntymässä. Vastaanotossa se nopeuttaa tarkastuksia, lisäksi sitä voidaan hyödyntää kollien seurannassa läpi toimitusketjun sekä käsittelyn automatisoinnissa. Sähköisen ja ennakoivan tiedonkulun lisääminen koodin käyttöön kehittää koko toimitusketjua kustannustehokkaammaksi. 15

18 3.2.4 Suhtautuminen suositukseen Haastatellut suhtautuivat suosituksen mukaiseen kolliosoitelappuun myönteisesti. Sen ja nykyisten käytäntöjen kanssa ei nähty ristiriitaa tai haittaa. Haastatteluissa selvisi, että tällä hetkellä käytössä on paljon hyviä ja toimivia käytäntöjä. Korostettiin, että ei ole tarvetta puuttua vakiintuneisiin ja toimiviin käytäntöihin eri osapuolten välillä vaan tilanteisiin, joissa ei ole erityisiä sopimuksia tai käytäntöjä. Suositeltavan kolliosoitelapun kohderyhmäksi onkin selkeästi tarkentumassa satunnaiset lähettäjät ja pk-yritykset, jotka eivät käytä vakituisia kuljetuspalveluja. Lisäksi haastatteluissa todettiin, että uusi kolliosoitelappu sopii logistiikkajärjestelmään, mutta lappujen määrän lisäys ei sinänsä ole toivottavaa. Ongelmana on, että erilaisista osoitelapuista tulee jatkuvasti uusia versioita, mutta vanhojen lappujen käyttö jatkuu edelleen. Esimerkkinä tästä on Koiviston syväpainon laput vuodelta Standardoidun kolliosoitelapun informatiivisuutta pidettiin hyvänä asiana. Tiedot on hyvä olla kollin kyljessä, koska käytännössä tavarat ja paperit ovat usein eri paikassa. Kuljetusala haluaa eroon paperisista rahtikirjoista, mikä aiheuttaa paineita osoitelappujen tietosisällölle. 3.3 Tavaraliikenteen telematiikka-arkkitehtuurit Tavaraliikenteen telematiikka-arkkitehtuuri, TARKKI Tavaraliikenteen telematiikalla tarkoitetaan lähetys-, kuljetus-, terminaali-, ja vastaanottotoiminnoissa sekä näiden toimintojen suunnittelussa ja ohjaamisessa tarvittavan tiedon tuottamista, käsittelyä ja välittämistä tieto- ja tiedonsiirtotekniikkaa hyödyntäen. Keväällä 2003 FITS-ohjelmassa valmistunut tavaraliikenteen telematiikka-arkkitehtuuri (FITS-julkaisu 20/2003) kuvaa toimijoiden välisten järjestelmien avoimia rajapintoja sitoutumatta tiettyihin teknologioihin ja puuttumatta yritysten sisäisiin järjestelmiin. Yritys voi verrata nykyistä toimintaansa kansalliseen käsitykseen tavoitetilasta lähtökohtana oman toiminnan, toimijakohtaisen arkkitehtuurin tai yksittäisen järjestelmän kehittämiselle. Tavaraliikenteen telematiikka-arkkitehtuurin näkökulmana on tavaran ja siihen liittyvien tietojen kulkeminen lähettäjältä logistiikkaketjun läpi aina vastaanottajalle asti. Arkkitehtuuri keskittyy tavaroiden kuljettamiseen suoranaisesti liittyviin prosesseihin ja näiden prosessien tietovirtoihin. Arkkitehtuuri kattaa eri kuljetusmuodot sisältäen tie-, raide-, vesi- ja ilmakuljetukset. Arkkitehtuuri on kuvattu kuljetusmuotoriippumattomasti siten, että prosessikomponenteista voidaan koota erilaiset tosielämässä esiintyvät kuljetusketjut. 16

19 Arkkitehtuuriin on määritelty tavaran lähettäjän, vastaanottajan, logistiikkapalveluiden tuottajien ja julkishallinnon roolit. Kuvatut tavaraliikenteen prosessialueet ovat suunnittelu, ohjaus, toimitus sekä seuranta ja jäljitys. Tietovirrat käsittävät tavaratilauksen, kuljetussopimuksen, kuljetustilauksen, lähetysluettelon ja kuormanerittelyn ohjaustietoja, seuranta- ja muita tietoja. TARKKI-raportti on ladattavissa Internetistä osoitteesta Kolliosoitelapun soveltuvuus TARKKIin TARKKI on ylätason arkkitehtuuri eli se ei sisällä esimerkiksi yksittäisten kuljetusmuotojen kuten kumipyöräkuljetusten yksityiskohtia vaan kattaa yleisellä tasolla kaikki kuljetusmuodot. Siinä ei varsinaisesti oteta kantaa kolliosoitelapun käyttöön eli mitä tietoja sen pitäisi erityisesti sisältää ja mitkä tiedot löytyvät muista kuljetusdokumenteista (esimerkiksi rahtikirja, lähetysluettelo, kuormanerittely). Mainitut dokumentit syntyvät lähetys-prosessissa eli samassa yhteydessä kuin kolliosoitelappu liitetään lähetettävään kolliin. Valtaosa koko toimitusprosessissa kulkevista tiedoista syntyy lähetysprosessissa (kuva 3). 1.1 Lähetys Toimitusketjuoperaattori Seurannan tilaus Toimitusketjun ohjaus Toimitusketjun seurantatiedon hallinta Jäljityspyyntöjen hallinta Lähettäjän logistiikan suunnittelu Lähetyksen ohjaus Lähettäjä Lähettäjän tuotanto Keräily ja pakkaaminen Luovutus kuljetukseen Seurantatiedon havainnointi Seurantatiedon hallinta Jäljityspyyntöjen hallinta Kuljetusoperaattori Haltuunotto kuljetukseen Kuljetuksen ohjaus Kuva 3. Lähetys-prosessin prosessikomponentit ja tietovirra (TARKKI-raportti kuva 4.9). Taulukossa 1 on määritelty kuvan 3 prosessikomponentit eli toiminnot. Taulukon ensimmäisessä sarakkeessa oleva numero viittaa kyseiseen toimintoon (värilliset suorakulmiot edellisessä kuvassa). 17

20 TARKKI-arkkitehtuuria luettaessa tulee muistaa, että se kuvaa eräänlaisen visiotilan. Se sisältää mm. sellaisia palvelukokonaisuuksia, joita ei käytännössä ole vielä olemassa. Vision toteutuminen edellyttää nykyistä tiiviimpää yhteistyötä eri osapuolten välillä tietojärjestelmien hyödyntämisessä ja toteuttamisessa. Visiossa yksilöityjen ja tunnistettujen lähetysten, tuotteiden, kuljetuspakkausten ja kuljetusvälineiden sijainnista, sisällöstä sekä olosuhteista voidaan kerätä tietoja reaaliaikaisesti ja hallitusti. Lisäksi kerätty tieto kyetään yhdistämään suunnitelmatietoon ja jalostamaan prosessin eri osissa hyödynnettäväksi sekä jakelemaan tehokkaasti ja ajantasaisesti prosessin toimijoille. Taulukko 1. Lähetys-prosessin prosessikomponenttien kuvaukset (TARKKI-raportti taulukko 4.12). Nro Nimi Kuvaus Alku/Input Loppu/Output Keräily ja pakkaaminen Tavaroiden keräily lähetyspaikkaan, valmistelu kuljetusta varten, pakkaaminen ja kuljetuspakkausten (kollien) muodostaminen. Kolleista on koostettu toimituserä. Kolleja voidaan yhdistellä. Kuljetuspakkaukset (kollit) on ovat olemassa ja niistä on muodostettu toimituserä. Rajaukset ja huomautukset Taso Luovutus kuljetukseen Toimijan vastuulle kuuluvat kollien lastaamiseen liittyvät tehtävät. Tavaroiden ja vastuun siirtäminen toimitusketjussa seuraavalle toimijalle. Seuraavan toimijan tunnistaminen ja vastaanottokuittauksen saaminen tältä. Toimituserä on olemassa, kollit ovat olemassa. Toimituseketjun seuraava toimija on ottanut tavarat ja vastuun niistä haltuunsa. On sama kuin prosessikomponentti Luovutus Lähetyksen ohjaus Lähettäjän toiminnan ohjaus. Pakkaamisen ohjaus, lähettämisen ohjaus, kuljetusvälineen lastaussuunnitelman ja lähettämissuunnitelman yhteensovittaminen lähettäjän puolella Seurantatiedon havainnointi Seurantatiedon havainnointi ja kerääminen prosessista. Seurantatieto voi sisältää - sisältö-tiedon (kuljetusväline / kuljetusyksikkö / kolli / tavara hierarkian) - olosuhde-tiedon -sijainnin (paikkatiedon) Seurantatiedon havainnointi voidaan tehdä automaattisesti kiinteillä tai mobiileilla laitteistoilla tai manuaalisesti prosessissa toimivan henkilöstön tekemänä Seurantatiedon hallinta Seurantatarpeen vastaanotto. Seurantatietojen kerääminen, tallennus ja jakelu. Seurantatietojen poistaminen Jäljityspyyntöjen hallinta Jäljityspyyntöjen vastaanotto, seurantatietojen kerääminen, jäljityspyyntöön vastaaminen. Jäljityspyyntö käsitellään logistiikkapalvelun tasolla. Jos tarvittavia tietoja ei ole käytettävissä, jäljityspyyntö voidaan välittää seurantayksikön tasolle (kuljetusväline / kuljetusyksikkö). 3 3 Tavaratilauksen, toimituserän, kuljetustilauksen ja lähetyksen sisältämät tietojoukot TARKKI-arkkitehtuuriin mukaan on esitetty kuvassa 4. Kolliosoitelapun yhtenä tavoitteena on sisältää riittävän kattavasti informaatiota toimitusketjun eri osapuolille ja niin, että erilaiset kuljetus- ja käsittelyprosessit voidaan suorittaa näiden tietojen perusteella 18

21 mahdollisimman sujuvasti. Kolliosoitelapun muodostamisen kannalta tärkeimmät tiedot löytyvät kuljetustilauksesta ja lähetyksestä. Kollitasolle ja standardoituun kolliosoitelappuun liittyvät tietojoukot: tavaratilaus: tavaratilauksen numero toimituserä: tavaran/tuotteen tunnus kuljetustilaus: lähettäjä/lähtöpaikka, vastaanottaja/määräpaikka, toimitusaika, tuotetiedot (tähän liittyen käsittelyohjeet, VAK-luokitus, mahdolliset erityisominaisuudet) lähetys: lähetyksen tunnus (rahtikirjan numero), yksilöivä kollitunnus, mitat, paino. Tavaratilaus PK Tavaratil.numero Myyjä Ostaja Lähettäjä Lähtöpaikka Vastaanottaja Määräpaikka Vakuutus PK Vakuutuksen tunnus PK Toimituserä Toimituserän tunnus Kuljetussuunnitelma PK Kuljetussuunn.tunnus FK1 Kuljetustil.numero ETA Kuljetustilaus Kuljetuslupa PK Kuljetustil.numero PK Luvan tunnus Kuljetussuunnitelman etappi PK,FK1 Kuljetussuunn.tunnus PK Etapin tunnus Lähtöpaikka Määräpaikka Lähtöaika ETA FK2 Luvan tunnus Seurantatieto Etapin toteutuma PK,FK1 Kuljetussuunn.tunnus PK,FK1 Etapin tunnus Lähtöaika Saapumisaika Tilattu tavara PK,FK1 Tavaratil.numero PK,FK2 Tavaran tunnus Määrä Hinta FK1 Tavaratil.numero FK2 Vakuutuksen tunnus FK3 Kuljetustil.numero Toimituserän tavara Lähettäjä Lähtöpaikka Vastaanottaja Määräpaikka Toimitusaika Lähetys Sisältö Sijainti Olosuhde Tapahtuma Tavara/tuote PK Tavaran/tuotteen tunnus PK,FK1 Toimituserän tunnus PK Rivitunnus FK2 Tavaran tunnus Määrä Hinta PK Lähetyksen tunnus FK2 Toimituserän tunnus FK1 Kuljetustil.numero FK3 Luvan tunnus Alkaen (pvm ja aika) Päättyen (pvm ja aika) Pvm ja aika Koordinaatit Pvm ja aika Mitattava suure Havaintoarvo Pvm ja aika Tapahtuma Seurantayksikkö Nimike Kollin sisältö Lähetyksen kollit Kuljetusyksikön sisältö Kuljetusvälineen kuljetusyksiköt Kuljetusvälineen lähetykset Käsittelyohjeet PK,FK1 Tavaran tunnus PK,FK1 Kollitunnus PK,FK2 Toimituserän tunnus PK,FK2 Rivitunnus PK,FK3 Kollitunnus PK,FK2 Lähetyksen tunnus PK,FK1 Yks.tunnus PK,FK2 Kollitunnus PK,FK2 Välineen tunnus PK,FK3 Yks.tunnus PK,FK1 Välineen tunnus PK,FK3 Lähetyksen tunnus FK4 Määrä Tavaratunniste VAK-luokitus PK,FK1 Tavaran tunnus Erityisominaisuudet PK,FK1 Tavaran tunnus Yksilöity tavara Kolli Kuljetusyksikkö Kuljetusväline PK Tavaratunniste PK Kollitunnus PK Yksikön tunnus PK Välineen tunnus FK2 Rivitunnus FK2 Toimituserän tunnus Mitat Paino Tavaratilaus Toimituserä Kuljetustilaus Lähetys Kuva 4. Tavaratilauksen, toimituserän, kuljetustilauksen ja lähetyksen tietojoukot. (TARKKI-raportti kuva 5.2) Standardoitu kolliosoitelappu on eräs tapa välittää informaatiota eteenpäin kuljetusketjussa eri osapuolten tarpeisiin. Arkkitehtuurin sisältämästä tavaraliikenteen tietomallista löytyvät kolliosoitelapun tietojoukot ja päinvastoin eli voidaan todeta, että standardoitu kolliosoitelappu soveltuu TARKKI-arkkitehtuuriin. Kansallista arkkitehtuurityötä pyritään jatkamaan mm. kuljetusmuotokohtaisilla arkkitehtuureilla. Tällä hetkellä on tekeillä kauppamerenkulun telematiikka-arkkitehtuuri. Tiekuljetusten telematiikka-arkkitehtuuria tehtäessä standardoitu kolliosoitelappu tulisi ottaa keskeisenä tietokomponenttina ja -dokumenttina mukaan. 19

22 3.3.3 Kolliosoitelapun soveltuvuus KARENiin Alunperin liikennetelematiikan eurooppalainen puitearkkitehtuuri on toteutettu EUprojektissa KAREN (European Communities, 2000). Se kuvaa liikennetelematiikan kahdeksan toiminnallista aluetta, joista yksi käsittelee tavaraliikennettä. KARENin lähtökohtana on maantieliikenne. KARENin alue 8 käsittelee kuljetusten ja kaluston hallintaa keskitetyn logistiikkapalvelukeskuksen lähtökohdista käsin. Arkkitehtuurissa on mallinnettu toiminnot hierarkkisina kaavioina, niiden väliset tietovirrat ja tarvittavat tietovarastot. Alue jakaantuu kolmeen osaan: Osat 8.1 Logistisen ketjun ja kuljetusten hallinta sekä 8.2 Kaluston hallinta käsittelevät logistiikkapalvelukeskuksen toimintoja. Toiminnoista on mallinnettu myös muiden kuljetusmuotojen kuin maantiekuljetuksen käyttö, kuitenkin vain rajapintatasolla. Osa 8.3 Ajoneuvotoimintojen hallinta kuvaa kuljetuksenaikaiset tietovirrat ja informaatiotarpeet. Toiminnot on kuvattu suhteellisen yksityiskohtaisesti neljällä tasolla. Myös tietovirrat on kuvattu hierarkkisina. KAREN-arkkitehtuurin alueen 8 kuvaukset käsittelevät maantieliikenteen osalta täsmälleen samaa tarkastelualuetta kuin TARKKI. KARENarkkitehtuurikuvauksia on käytetty sekä toimintojen että tietovirtojen tarkistuslistana TARKKI-arkkitehtuuria rakennettaessa. 3.4 Kollin automaattinen tunnistaminen Tavaranseuranta Vuonna 2002 valmistuneen Tavarakuljetusten seuranta -hankkeen perusteella kollitason tavaranseuranta on nykyisin vielä vähäistä ja se toteutetaan pitkälti manuaalisesti. Vain suurimmilla logistiikkatoimijoilla on käytössään kehittyneempiä, mutta toisaalta usein asiakaskohtaisesti räätälöityjä seuranta- ja tunnistusjärjestelmiä tai suljettuun kuljetusputkeen perustuvia ratkaisuja (esimerkiksi pikarahtiyritykset). Kasvava tarve ketjujen toiminnan tehostamiseksi edellyttää kuitenkin laajempien, useita osapuolia ja tavararyhmiä käsittävien järjestelmien kehittämistä. Suurimmat esteet edellä kuvatun kaltaisen seuranta- ja tunnistusjärjestelmän kehittämiselle liittyvät standardien hajanaisuuteen ja osapuolten yhteisten toimintamallien puutteeseen. Standardoidun kolliosoitelapun käytöllä pyritään edistämään automatisoidun tunnistamisen, käsittelyn ja ohjauksen käyttöönottoa yhteisesti sovitun tietosisällön ja tunnisteiden avulla. 20

23 3.4.2 Viivakoodi Tunnettuja tuotteiden, tavaroiden ja kuljetusyksiköiden automaattisen tunnistamisen mahdollistavia tunnistustekniikoita ovat viivakoodi ja RFID (Radio Frequency Identification). Näistä viivakoodi on selkeästi yleisempi ja se on käytössä erittäin laajasti ympäri maailmaa. RFID:n käyttöönotto on nopeutunut viime aikoina mm. kaupan toimialan oman aktiivisuuden ansiosta (Wal-Mart Yhdysvalloissa ja Tesco Euroopassa). Viivakoodi on kansainvälisesti standardoitu menetelmä tiedon esittämiseksi automaattisesti luettavassa muodossa. Viivakoodit ovat optisesti luettavia merkkijonoja, joissa kukin merkki on koodattu suorakaiteen muotoisista tummista ja vaaleista elementeistä muodostettuihin ryhmiin. Viivakoodi tai oikeammin viivakoodisymboli koostuu alku- ja loppumerkistä, data- ja tarkistusmerkeistä sekä marginaaleista, ja nämä kaikki yhdessä muodostavat viivakoodilukijalla luettavan kokonaisuuden. (Viivakoodi Optiscan Oy) Lineaaristen (tavallisten) viivakoodien ominaisuuksia ovat: Laajalti käytössä oleva, vain lukemisen mahdollistava, optinen teknologia Halpa, usein käytetään tarroja Pieni kapasiteetti, tyypillisesti merkkiä Varmatoiminen automaattisen tunnistuksen menetelmä, jopa virheentunnistus/- korjaus Standardoidut symbologiat Nopea tunnistus, lukuetäisyys kontaktista useisiin metreihin Koodien tuottamiseksi käytössä suuri valikoima erilaisia laitteita Turvaominaisuuksien lisääminen tarroihin helppoa RFID Viivakooditekniikkaa uudempi automaattisen tunnistuksen keino on saattomuisteihin ja lukijalaitteisiin perustuva ja nopeasti osuuttaan kasvattava RFID. Sen etuja ovat saattomuistien luku-/kirjoitusmahdollisuus sekä järjestelmän kestävyys erilaisissa ympäristöolosuhteissa. RFID soveltuu viivakoodia paremmin automatisoituun tunnistamiseen, koska tunnistusetäisyys on pidempi, näköyhteyttä ei tarvita ja kohde voi olla liikkeessä. Pitkän lukuetäisyyden omaavaa, edullista saattomuistia ei ole vielä kuitenkaan saatavilla. Eräs tavoite on 5 sentin hintaisen saattomuistin kehittäminen vuoteen 2005 mennessä, mutta standardointityön monimutkaisuus ja tästä johtuva investointipäätösten lykkääntyminen hidastavat edelleen laajempaa käyttöönottoa. Radiotaajuuksisen tunnistuksen ominaisuuksia ovat: nopeasti kasvava automaattisen tunnistuksen teknologia ei näköyhteyden tarvetta lukuhetkellä mahdollistaa usean kohteen tunnistamisen samanaikaisesti niiden liikkuessakin luku/kirjoitus -ominaisuus mahdollinen 21

24 lukuetäisyys noin 1 2 metriä passiivisilla ja kymmeniä metrejä aktiivisilla (oma virtalähde) saattomuisteilla soveltuu vaikeisiin ympäristöolosuhteisiin (matalat/korkeat lämpötilat, kosteus, auringonvalo) metallien läheisyys vaikeuttaa lukutapahtuman onnistumista. Standardoidun kolliosoitelapun yhteydessä suositellaan käytettäväksi viivakoodeja mm. kuljetusohjeiden, postinumeron ja kollitunnisteen merkitsemisessä. Jatkossa kollin mukana siirrettäviä tietoja tulee voida lukea useammalla kuin yhdellä tekniikalla. Periaatteessa kaikki kolliosoitelapun sisältämät tiedot voidaan tallentaa myös saattomuistiin. RFID-teknologian asteittaisen käyttöönoton takia toimitusketjun kaikki osapuolet eivät kuitenkaan voi hyödyntää sitä eli siirtymävaiheen aikana ratkaisu on saattomuistin (älytarran) liimaaminen kolliosoitelapun taakse. Tällöin lapun tietoja voi lukea silmin (teksti), viivakoodilukijalla ja RFID-lukijalla. Toimitusketjujen osapuolet joutuvat kuitenkin ratkaisemaan hankalia tietosisältöön, tietosuojaan ja turvallisuuteen liittyvät asioita eli viivakoodin asema yleisimpänä tunnistusmenetelmänä säilynee vielä pitkään. 22

25 4 STANDARDOITU KOLLIOSOITELAPPU 4.1 Taustaa Seuraavissa kappaleissa on kerrottu standardoidun kolliosoitelapun tarpeesta, tietosisällöstä, rakenteesta ja käyttöönottamisesta. Kolliosoitelapun käyttöä harkitsevalle on tarjolla myös tiiviimmässä muodossa oleva opas, joka on sähköisesti ladattavissa osoitteesta Standardoitu kolliosoitelappu on kansainvälisten standardien pohjalta kehitetty kolliin 1 liitettävä toimintaohje, joka sisältää kollin kuljettamiseen ja käsittelemiseen olennaisesti liittyvät tiedot. Yleensä kolliosoitelappu liimataan kolliin erillisenä tarrana. Standardoitu kolliosoitelappu on suunniteltu siten, että tiedot ovat siinä selkeinä tietokenttinä mahdollisimman helposti löydettävissä. Monilla yrityksillä on jo käytössä vakiintuneita ja hyviksi todettuja näihin standardeihin pohjautuvia käytäntöjä. Kotimaiset logistiikan alan toimijat suosittelevatkin standardoidun kolliosoitelapun käyttöä erityisesti niille tavaranlähettäjille, joilla ei ole vakiintuneita ja yhteisesti hyväksyttyjä käytäntöjä kollien merkitsemiseen. Yleensä tavaran lähettäjä tuottaa osoitelapun ja kiinnittää sen kolliin. Näin ollen standardoidun kolliosoitelapun kirjoittaja voi olla mikä tahansa tavaroita lähettävä yritys tai vastaava taho. Standardoidussa kolliosoitelapussa olevat tiedot löytyvät jo nyt yritykseltä. Tarkoitus on standardoidun kolliosoitelapun avulla saattaa nämä olemassa olevat tiedot sellaiseen muotoon, että kaikki kuljetustapahtuman osapuolet saavat tarvitsemansa tiedot helposti käyttöönsä. Standardoidun kolliosoitelapun yhteydessä suositellaan lisäksi käytettäväksi sähköistä tiedonsiirtoa (tiedon siirto organisaatioiden välillä EDIsanomana). Standardoitu kolliosoitelappu perustuu kansainvälisiin standardeihin, jotka on kehitetty Euroopan kansallisten standardointi organisaatioiden muodostaman standardointijärjestön CEN:in toimesta. CEN on laatinut useita standardeja, jotka määrittelevät tavaroiden merkinnän sisältöä ja muotoa. Esimerkki standardoidusta kolliosoitelapusta on esitetty kuvassa 5. 1 Kolli on lähetyksen pienin käsiteltävä yksikkö. Lähetys voi muodostua yhdestä tai useammasta kollista, jotka kuljetetaan samanaikaisesti, samasta lähetysosoitteesta tiettyyn samaan toimitusosoitteeseen. Lähetettäviin kolleihin on merkittävä kaikki ne tiedot, joita tarvitaan kollin kuljettamiseen ja käsittelemiseen koko kuljetusketjun aikana. 23

26 Kuva 5. Esimerkki standardoidusta kolliosoitelapusta. 4.2 Sisältö Osoitetiedot Yksinkertaisimmassa tapauksessa lähetyksellä on vain yksi toimitusosoite. Kollilla saattaa olla kuitenkin useita eri toimitusosoitteita sen kuljetuksen eri vaiheissa. Perusperiaate on, että standardoitu kolliosoitelappu kertoo sen toimitusosoitteen, jonne tavarat toimitetaan eli kollin lopullisen määränpään. Jos kuljetus koskee vain tiettyä osuutta kuljetuksen koko matkasta, on tämä tieto oltava merkittynä kolliosoitelapussa. Tällöin tieto kollin lopullisesta vastaanottajasta voidaan ilmoittaa kolliosoitelapun toimitusosoitteen lisätiedot-kentässä. Osoitetietoja ovat toimitusosoitteen lisäksi lähettäjän osoitetiedot. Kaikki osoitetiedot tulee esittää osoitelapussa mahdollisimman täydellisenä. Lähettäjän osoitetietojen lisäksi voi olla hyödyllistä merkitä osoitteen yhteyteen myös kyseisen lähetyksen tuntevan henkilön yhteystiedot (esimerkiksi nimi, puhelinnumero tai sähköpostiosoite) mahdollisia ongelmatilanteita varten. 24

27 4.2.2 Kuljetusohjeet Kuljetusohjeet ovat osoitetietojen lisäksi tärkeimpiä tietoja standardoidussa kolliosoitelapussa. Kuljetusohjeet sisältävät tietoja, joita tarvitaan kollin kuljettamiseen asiakkaan ja kuljetusyrityksen yhdessä sopimalla tavalla. Kuljetusohjeiden laajuus ja tarkkuus voivat vaihdella osoitelapussa tarpeiden mukaan. Perusperiaatteena on antaa mahdollisimman selkeitä ja yksiselitteisiä tietoja, jotta kolli löytäisi vastaanottajalle sovitulla tavalla ja ajoissa Tuotetiedot Standardoitu kolliosoitelappu ei ole sama asia kuin tavaralappu, joka pääasiassa kertoo kollin sisältämästä tuotteesta. Mikään ei kuitenkaan estä kirjoittamasta kuljetus- ja tuotetietoja samaan fyysiseen lappuun, jos lapun tila vain sen mahdollistaa. Usein kuitenkin osoitelapun tila on rajoitettu ja siksi tässä oppaassa asetetaan etusijalle ne tiedot, jotka ovat välttämättömät mahdollisimman virheettömän kuljetuksen kannalta Viivakoodin käyttö Viivakoodi on kansainvälisesti standardoitu ja yleisesti hyväksytty tapa esittää tietoa automaattisesti luettavassa muodossa. Viivakoodit ovat suorakaiteen muotoisista tummista ja vaaleista elementeistä muodostettuja ryhmiä. Niiden sisältämä tieto on mahdollista lukea viivakoodilukijalla suoraan tietojärjestelmään. Standardoidussa kolliosoitelapussa viivakoodin avulla voidaan merkitä kuljetusohjeita sekä yksilöidä kolli Kollin yksilöiminen Kolli tulisi yksilöidä kollitunnisteella. Kollitunnisteen avulla on mahdollista löytää kuljetusyrityksen tietojärjestelmästä tiedot yksittäisestä kollista. Kollitunnisteen tulee olla ainutkertainen siten, että maailmassa ei löydy toista samalla tunnuksella varustettua kollia. Tämän periaatteen mukaista kollitunnistetta nimitetään yksilöiväksi kollitunnisteeksi (englanniksi: Licence Plate). Joskus kollitunniste on merkitty jo tavaralappuun kollin varastointia varten. Kolli täydennetään kuljetusosoitelapulla, kun kolli myöhemmin laitetaan kuljetettavaksi. Tavaralapussa mahdollisesti jo olevaa kollitunnistetta voidaan käyttää myös kollitunnisteena kuljetuksen aikana. Kollissa ei saa missään tapauksessa olla kahta erilaista kollitunnistetta. Käytännössä tavaralapussa jo olevan kollitunnisteen käyttämisen kuljetuksen kollitunnisteena voi toteuttaa tulostamalla standardoitu kolliosoitelappu ilman omaa kollitunnistetta ja sijoittamalla se kollin tavaralapun yläpuolelle siten, että kollitunniste on selvästi näkyvillä. Alkuperäinen kollitunniste tulee säilyttää käsiteltäessä kollia useissa eri kuljetusketjuissa useiden eri yritysten toimesta. 25

28 4.3 Kokemuksia Ruotsista ja Norjasta Tässä hankkeessa tehdyn kolliosoitelappusuosituksen taustalla on Ruotsissa 1990-luvun lopulla käyttöönotettu kolliosoitelappu. Norjassa on käytössä vastaavanlainen kolliosoitelappu. Seuraavassa kokemuksia ja näkemyksiä niiden käytöstä Gösta Mellqvistilta ja Bjørn Aasheimilta. Ruotsissa kaikki suuremmat kuljetusyritykset käyttävät suosituksen mukaista kolliosoitelappua. Osoitelapun käyttöön ohjaavat mm. korkeammat terminaalimaksut muita lappuja käytettäessä, mikä on selkeästi nostanut ko. kolliosoitelapun käyttöastetta. Mellqvistin mukaan kolliosoitelapun yleistymiseen on mennyt kuitenkin viisi vuotta. Tietyillä toimialoilla, kuten autoteollisuudessa, on omat kollitunnisteet (licence plate). Ne aiheuttavat välillä virhetilanteita, vaikka ovatkin standardien mukaisia. Rakennusteollisuus on myös tehnyt oman sovelluksensa, joka on yhteensopiva varsinaisen suosituksen kanssa eikä aiheuta käytännön ongelmia. Samoin metsäteollisuudella on oma versionsa, mutta PapiNet 2 -ratkaisu ei ole niin hyvä kuljetusoperaattoreiden kannalta. Kuljetusjärjestelmän muokkaaminen jokaisen kollin käsittelemiseksi sujuvasti vie vuosia. Ruotsissa on 3 4 IT-yritystä, jotka ovat erikoistuneet kuljetusten hallinnan tietojärjestelmiin. Niillä on tarjota hyviä ratkaisuja ja ne ovat saaneet hyvän vastaanoton markkinoilla. Erityisesti Memnon-niminen web-pohjainen tuote on pk-yritysten suosiossa, koska ne eivät halua investoida omiin järjestelmiin. Norjassa paikallista versiota kolliosoitelapusta on käytetty neljä vuotta. Arvion mukaan 60 % kaikista lähetyksistä on varustettu kolliosoitelapulla ja erityisesti suuret toimijat (tavaranlähettäjät) hyödyntävät sitä. Käyttö kasvaa koko ajan ja Aasheimin mukaan yleistyminen tapahtuu koko Skandinavian alueella. Keskeinen asia standardoidun kolliosoitelapun käyttöönottamiselle on Norjan mallin mukaisesti kuljetusoperaattorien täysi tuki sille sekä heidän painostuksensa tavaranlähettäjien suuntaan. Lisäksi ohjelmistotoimittajien tulisi kehittää ja tarjota kolliosoitelapun sisältämiä tietojärjestelmäsovelluksia, mikä helpottaa ja lisää kiinnostusta kolliosoitelapun käyttöön. Käytännön esimerkkinä Aasheim mainitsee ABB Kraft in, joka käyttää kolliosoitelappua kaikissa kotimaan kappaletavarakuljetuksissaan. ABB:n ERP-toimittaja ei riittävässä määrin panostanut kolliosoitelapun sisällyttämiseen tarjoamiseen ohjelmistoonsa, joten ABB kääntyi asiassa pienen ohjelmistotalon puoleen. Tämä on aiheuttanut usein 2 PapiNet on globaali XML-kieleen perustuva sähköisen tiedonsiirron standardi sellu-, paperi-, puu-, paino- ja keräyspaperiteollisuudelle. 26

29 kommunikointiongelmia ERP-järjestelmän ja kolliosoitelappusovelluksen välillä. Ohjelmistotalot pitäisikin saada ottamaan kolliosoitelappu-moduuli tuotteisiinsa. ABB tuottaa itse kolliosoitelaput ja niiden sisältämät tiedot toisin kuin monet pienet toimijat, jotka jättävät asian kuljetusliikkeen tehtäväksi. Syynä tähän on se, että ABB vastaa useita toimijoita sisältävien toimitusketjujen hallinnasta eikä siis käytännössä voi jättää asiaa muiden tehtäväksi. Läpinäkyvyyden lisäämiseksi tiedot lähetetään läpi toimitusketjun, ei siis pelkästään vastaanottajalle. Jokaisen päivän päätteeksi ABB tuottaa huolitsijoille ja kuljetusyrityksille EDIFACT-sanoman, joka sisältää yhteenvetona lähetettyjen kollien tiedot. 27

30 5 HYÖDYT STANDARDOIDUN KOLLIOSOITELAPUN KÄYTÖSTÄ 5.1 Entistä parempaa asiakaspalvelua Tavaroiden toimittaminen asiakkaalle sovittuun aikaan on hyvää asiakaspalvelua ja jatkuvan asiakassuhteen perusta. Standardoidun kolliosoitelapun tietojen avulla kuljetus menee luotettavammin perille kohteeseen kuin käyttämällä tiedoiltaan puutteellisia tai epäselviä osoitelappuja. Asiakkaat näkevät tavaran kuljettamisen heille usein kiinteänä osana myyjän asiakaspalvelua. Näin ollen myös kuljetustapahtuma rakentaa asiakkaan muodostamaa mielikuvaa siitä miten luotettava, huolellinen ja palvelualtis myyjä on. Huonosti pakatut ja puutteellisin tiedoin varustetut lähetykset eivät anna hyvää kuvaa myyjästä. Erityisen vahingollista myyjän imagolle on se, jos lähetykset eivät löydä perille tai saapuvat asiakkaalle myöhässä sovitusta aikataulusta. Näissä ongelmatapauksissa asiakas laittaa syyn usein myyjän vastuulle. Myyjän vastuulla on huolehtia siitä, että asiakas saa tilaamansa tuotteet. Näin ollen myyjän kannattaa tehdä kaikkensa, jotta kuljetustapahtuma olisi mahdollisimman ongelmaton ja yrityksen toimitusvarmuus paras mahdollinen. Standardoidun kolliosoitelapun käyttö parantaa mahdollisuuksia onnistua tässä. Lisäksi se luo yrityksestä kuvaa edistyksellisenä, luotettavana ja asiakaslähtöisenä yrityksenä. Yritys voi nostaa imagoaan kertomalla siirtyvänsä käyttämään standardoitua kolliosoitelappua toimiakseen asiakkaan parhaaksi. 5.2 Kustannussäästöt Virheellisten toimitusten ja puutteellisten tietojen etsimiseen kuluva aika ja sen aiheuttamat kustannukset ovat huomattavia. Standardoitu kolliosoitelappu perustuu käytössä oleviin standardeihin (kts. lisätietoja kpl 6) eli sen tietosisällöt ovat yhtenäisiä ja ne ovat osoitelapussa aina samassa järjestyksessä. Tieto siitä, mistä kohtaa osoitelappua tarvittavat tiedot löytyvät, helpottaa ja nopeuttaa osoitelapun käsittelyä ja lukemista vähentäen samalla tämän työvaiheen kustannuksia. Virheiden väheneminen tuo kustannussäästöjä niin lähettäjälle, kuljetusyritykselle kuin vastaanottajallekin. Standardoidun kolliosoitelapun ulkoasu on suunniteltu niin, että sen sisältämät tiedot erottuvat mahdollisimman selkeästi. Tästä syystä tietyt tekstit on merkitty kolliosoitelappuun isommalla tai tummemmalla tekstillä. Näin kollia käsittelevä henkilö voi nähdä keskeisen tiedon kauempaa ja nopeammin kuin osasta nykyisin käytössä olevista osoitelapuista. Tässä oppaassa on myös kerrottu, mihin kohtaan kollia kolliosoitelappu olisi hyvä sijoittaa, jotta se erottuisi mahdollisimman selkeästi ja olisi siten nopeasti luettavissa. 28