ValueFrame Laskuhotelli

Transkriptio

1 ValueFrame Laskuhotelli ValueFramen käyttäjäpäivät Harri Kanerva, ValueFrame Oy

2 Esityksen sisältö ValueFrame Laskuhotelli - taustaa Laskuhotelli-palvelun käyttöönotto Laskuhotelli-palvelun käyttäminen Laskun liite Usein kysyttyjä kysymyksiä Sivu 2

3 ValueFrame Laskuhotelli - taustat Miksi palvelu päätettiin kehittää? Vuodesta 2007 alkaen tarve verkkolaskutukseen alkoi kasvaa Vertailimme eri verkkolaskustandardien vaihtoehtoja ja päädyimme yleispätevään Finvoice-standardiin, jota kaikki operaattorit tukevat Toteutimme Finvoice-standardin mukaisen laskuaineiston tuottamisen ValueFramesta, jonka käyttäjä pystyi lukemaan valitsemansa verkkolaskuoperaattorin palveluun, josta laskut lähetettiin Em. mallissa toimitaan seuraavasti: Asiakas tekee sopimuksen verkkolaskuoperaattorin kanssa ja vastaa palvelun käytön aloittamisesta ValueFramen laskuraportilta voi muodostaa Finvoice-muotoisen siirtotiedoston, jonka käyttäjä tallentaa, kirjautuu verkkolaskujen lähetysohjelmaan ja siirtää tiedoston sinne Ongelmatilanteissa asiakas asioi operaattorin kanssa Sivu 3

4 Operaattoriviidakon ongelmat Keskeiset haasteet Finvoice-standardi on standardi --- eri operaattoreilla erilaisia sisältövaatimuksia Asiakkaamme joutuivat asioimaan ValueFramen ja operaattorien välissä, operaattorit asioivat vain omien asiakkaidensa, eivät ohjelmistotalojen kanssa Verkkolaskutuksen ongelmien ratkaisu vei usein paljon asiakkaamme ja meidän aikaa, operaattorien tietämys ja palvelunratkaisuhalu matala (ongelmia erityisesti pankkien kanssa) Ei tukea liitetiedostojen käsittelylle Laskujen lähetys vaati erillistiedoston muodostamisen ja siirron käsin Sivu 4

5 Yksi kanava verkkolaskutukseen Yhteenveto periaatteista Operaattorina toimii Tieto Oyj Asiakas tekee sopimuksen ja asioi vain ValueFramen kanssa. ValueFrame huolehtii käyttöönotosta ja käyttötuesta Käyttäjän näkökulmasta laskujen laatiminen tapahtuu kuten ennenkin. Ainoat asiat jotka järjestelmän käytössä muuttuvat ovat: Asiakkaan laskutiedoissa verkkolaskuosoitteen ylläpito Laskuja ei tarvitse tulostaa tai lähettää sähköpostilla Sivu 5

6 Verkkolaskutuksen hyödyt Laskutusprosessi tehostuu merkittävästi. Voit sähköistää koko prosessin yhden palvelun avulla. Ei aikaa vievää laskujen kuorittamista ja postittamista Laskut nopeammin asiakkaalle Sähköinen laskuarkisto Verkkolaskutukseen siirtyminen parantaa myös laskuttajan asiakaspalvelua. Verkkolaskun vastaanottaminen on paperista laskua huomattavasti edullisempaa ja tehokkaampaa. Verkkolaskujen asiosta laskujen vastaanottajat saavat seuraavia hyötyjä: Laskujen rekisteröinti suoraan ostolaskujen käsittelyjärjestelmään Turhien työvaiheiden kuten skannauksen ja tallentamisen poistuminen Laskujen käsittelyn tehostuminen Laskujen käsittelykustannukset puolittuvat Sivu 6

7 Palvelun käyttöönotto Tilaa ValueFrame Laskuhotelli VFhuolehtii palvelun avauksesta ja opastuksesta Täydennä asiakastietoihisi verkkolaskuosoitteet A. Sopimus ValueFramen kanssa B. Palvelun käynnistys ja testaus C. Verkkolaskuosoitteiden tallennus ValueFrameen Aloita palvelun käyttö Sivu 7

8 Palvelun käyttö Laadi laskut ValueFramella kuten ennenkin Aja laskuraportti, valitse laskut ja klikkaa Siirrä Laskut asiakkaille verkkolaskuna tai paperitulosteena A. Tee laskut B. Siirrä laskut laskuhotelliin C. Tiedon laskuhotelli ohjaa laskut asiakkaille Sivu 8

9 Laskun liite ValueFrame Laskuhotelli palvelussa ei toistaiseksi ole ollut mahdollista lähettää liitetiedostoa laskun mukana Tähän on kehitetty nyt mahdollisuus, jossa laskulle voidaan liittää yksi PDF-muotoinen tiedosto. Liitteenä voi käyttää myös ValueFramen muodostamaa laskun liitettä, jolloin ohjelma tuottaa sen haluttaesssa automaattisesti Liitekäsittely on mahdollinen Laskuhotellissa 01/2011 alkaen Huom! Pankit eivät edelleenkään mahdollista liitteiden välittämistä verkkolaskun mukana. Mikäli laskun vastaanottavan asiakkaan operaattori on pankki, ei liite mene perille Sivu 9

10 Usein kysyttyjä kysymyksiä Q : Mitä tarkoittaa verkkolaskuosoite? A : Verkkolaskuosoite on laskun vastaanottajan verkkopalvelutunnus, joka tallennetaan asiakkaan laskutustietoihin. Verkkolaskuosoite muodostetaan asiakkaan verkkolaskuoperaattorin ja asiakkaan OVT-tunnuksen perusteella. Esim. jos vastaanottajan OVT-tunnus on ja operaattori BasWare, tulee verkkolaskuosoitteeksi ValueFrameen BW Q : Miksi Nordean ja Osuuspankin kanssa täytyy avata erillinen verkkolaskujen välityssopimus Laskuhotellipalvelun avaamisen yhteydessä? A : Mikäli laskuttajan asiakkaalla on verkkolaskuoperaattorinaan Nordea ja OP- Pohjola ryhmän pankki, edellyttävät ko. pankit, että laskuttaja tekee erikseen sopimuksen laskun vastaanottajan operaattorinaan käyttämän pankin kanssa. Muut pankit eivät tätä enää vaadi. Q : Mistä tiedän onko lähettämäni verkkolasku vastaanotettu Laskuhotelliin? A : Laskuhotelli lähettää sähköpostilla kunkin päivän laskuista toimitustaparaportin, joka kertoo lähetetyt määrät sekä lisäksi epäonnistuneista lähetyksistä erillisen virheraportin Sivu 10

11 Usein kysyttyjä kysymyksiä Q : Miksi verkkolasku ei aina mene perille Laskuhotelliin? A : Yleisin virhe on se, että laskun vastaanottajan verkkolaskuosoite on tallennettu väärin Q : Voinko tarkastella verkkolaskuja Laskuhotellista? A : Kyllä. Asiakkaan pääkäyttäjälle toimitetaan tunnus ja salasana tätä varten Q : Mistä tiedän miten verkkolaskulle laskulomakkeen tiedot sijoittuvat? A : ValueFrame toimittaa Laskuhotellipalvelun avauksen yhteydessä erillisen dokumentin, jossa nämä on kuvattu Q : Voiko verkkolaskulle lisätä logon? A : Laskuhotellipalveluun on mahdollista määritellä yrityskohtainen logo. Q : Miten Laskuhotellipalvelu on hinnoiteltu? A : Laskuhotellipalvelun kustannus muodostuu verkkolaskutunnuskohtaisesta kuukausimaksusta sekä lähetettyjen laskujen määrän mukaan veloitettavasta maksusta Sivu 11

12 Kysymyksiä? Harri Kanerva Sivu 12