ETELÄ-POHJANMAAN SOSIAALI- JA TERVEYDENHUOLLON PALVELURAKENNEUUDISTUS ETELÄ-POHJANMAAN SOTE-ICT. Selvitysvaiheen raportti v 0.

Transkriptio

1 EP-SOTE ICT 1 (90) ETELÄ-POHJANMAAN SOSIAALI- JA TERVEYDENHUOLLON PALVELURAKENNEUUDISTUS ETELÄ-POHJANMAAN SOTE-ICT Selvitysvaiheen raportti v 0.9 Projektiryhmä Harri Jokiranta Anna-Kaisa Pusa (puheenjohtaja) Jouni Nummi Ari Pätsi Arto Näsi Timo Turja Teemu Haukilehto Jarmo Haukilahti Timo Lilja Ismo Ala-Pantti Seija Peitso Paula Luoma Tuula Ristimäki Satu Niemi (sihteeri) Kari Nuuttila Maria-Liisa Nurmi Hanna Uitto SIDOSYKSIKÖT Projektikoordinaattori Projektivastuulliset Tuula Ristimäki Ismo Ala-Pantti, Jarmo Haukilahti, Timo Lilja, Seija Peitso, Paula Luoma, Teemu Haukilehto

2 2 (90) Versio Päiväys Laatija Hyväksynyt <1.0> <pvm> <Nimi> <pvm> <allekirj> Muutoshistoria Versio Päiväys Laatija Muutoksen kuvaus Tuula Ristimäki Loppuraportti versio 0.1 (TR) TR Alityöryhmien tietojen yhdistäminen TR Raportin alun kirjoitus ja työryhmien työn yhdenmukaistaminen TR Yhdistäminen TR Raportin ja tekstin muokkaus yhtenäiseen muotoon, kuvien taulukoiden lisääminen sekä luettelointi. Jatkosuositukset sekä liitteiden järjestäminen Kustannukset puuttuu TR Ryhmänvetäjien kokouksessa tehdyt muutokset SN Ryhmänvetäjien kokouksessa sovitut muutokset TR Kustannusten lisäys, taulukoiden tarkistus, tekstin muokkaus, korjauksia kommenttien nojalla TR Projektiryhmässä esitetyt huomiot ja päätökset esitetty

3 3 (90) 1 Taustaa Etelä-Pohjanmaan SOTE-ICT -työryhmän tarkoitus ja tavoitteet Keskeisiä riippuvuuksia ja rajauksia Maakuntien ja ICT:n valtakunnallinen ohjaus Potilastietojärjestelmän uudistamisen etenemispolku Yhteistyö muiden SOTE-työryhmien kanssa Etelä-Pohjanmaan SOTE-ICT:n selvitysvaiheen organisointi ja aikataulu Resurssointi ja kokoukset Aikataulu ja vaiheistus Selvityksen kohteena olleet organisaatiot Perustietotekniikka ja infra-alatyöryhmä Alatyöryhmän toimeksianto Toimeksiannon toteutus Työasemat Nykytilan kartoitus ja analysointi Tavoitetila Siirtymävaihe Etenemissuunnitelma ja jatkotoimenpiteet Konesalipalvelut Nykytilan kartoitus ja analysointi Tavoitetila Siirtymävaihe Etenemissuunnitelma ja jatkotoimenpiteet Verkot Nykytilan kartoitus ja analysointi Tavoitetila Siirtymävaihe Etenemissuunnitelma ja jatkotoimenpiteet SOTE asiakastietojärjestelmät Alatyöryhmän toimeksianto Nykytilan kartoitus ja analysointi Nykytila... 26

4 4 (90) 5.3 Tavoitetilan määrittely Etenemissuunnitelma Muut SOTE -tietojärjestelmät Alatyöryhmän toimeksianto Nykytilan kartoitus ja analysointi Tavoitetila Etenemissuunnitelma Tietojohtaminen Alatyöryhmän toimeksianto Toimeksiannon toteutus Kehittämiskohteita ja vaatimuksia Tietojohtamisen tavoitetila Etenemissuunnitelma Hallinnolliset järjestelmät Alatyöryhmän toimeksianto Nykytilan kartoitus ja analysointi Tavoitetilan määrittely Johtopäätökset osa-alueittain Etenemissuunnitelma Tietohallinnon prosessit ja arkkitehtuuri Alatyöryhmän toimeksianto Nykytilan kartoitus ja analysointi Tavoitetilan määrittely Etenemissuunnitelma Vanhojen tietojen arkistointi ja saatavuus Hallinnolliset järjestelmät SOTE-järjestelmien vanhat tiedot SOTE-ICT- työryhmän suosituksia jatkotoimenpiteiksi Arvioita kustannuksista Arviointi ja riskienhallinta LIITTEET VIITTAUKSET/LÄHTEET... 89

5 5 (90) 1 Taustaa Etelä-Pohjanmaan sosiaali- ja terveydenhuollon palvelurakenneuudistus-projekti on Etelä- Pohjanmaan sairaanhoitopiirialueen (Epshp) yhteinen hanke, jota hallinnoi Seinäjoen kaupunki. SOTEpalvelujen järjestämisvastuu siirtyy kunnilta ja kuntayhtymiltä maakunnalle , ja hankkeessa tehdään valmistelutyötä tämän muutoksen johdosta. Muutostyötä tehdään yhdessä maakuntauudistuksen kanssa. Etelä-Pohjanmaan SOTE-ICT -työryhmän työ käynnistyi toukokuussa 2016 ja työ (nykyisessä muodossa) jatkuu vuoden 2016 loppuun saakka. Etelä-Pohjanmaan SOTE-ICT -projektissa valmistelutyötä on tehty useiden alatyöryhmien toimesta, jotka on kuvattu kappaleessa 3. Työryhmän tavoitteena on varmistaa, että SOTE-palveluiden tarvitsemat tietohallinnon sekä teknologiset palvelut tukevat toimintaa ja edistävät mm. digitalisaation edistämistä osana toimintaprosessia. Alatyöryhmien tehtävä, eteneminen ja tulevaisuuden tavoitetila on kuvattu kunkin työryhmän osalta omassa kappaleessaan. Kappaleessa 11 on suositukset kaikkien työryhmien osalta, miten suositellaan jatkettavaksi ja mitä muutosta tukevia toimenpiteitä voidaan valmistella ja tehdä jo siitymävaiheessa (Tässä raportissa tarkoitetaan SOTE:n valmistelua vuosina ) Kustannusten osalta kuvataan arviota uudistamisen vaihtoehdoista ja mahdollisista hyödyistä. Tarkempi kustannushyötyanalyysi potilastietojärjestelmien uudistamisesta on tekeillä Kuntaliiton toimesta ja sen vuoksi ei tässä työssä tehty. Julkisen dokumentin alatyöryhmäkohtaiset liitteet on ryhmitelty kunkin alatyöryhmäkohdan liitteiksi. Osa liitteistä ei ole julkisia ja ne jäävät jatkotyöryhmien hyödynnettäviksi Epshp:n projektitietokantaan SOTE-ICT:n työtilaan. Alatyöryhmien työskentelylle ongelmallista oli, ettei vielä tiedetä kaikkia maakuntien tietohallintoon ja ICT:n vaikuttavia kansallisia linjauksia, joten näiden varmistuminen aiheuttaa tarkistustoimenpiteitä kaikkien alatyöryhmien osalta suunnitelmiin, tavoitetilaan ja etenemissuunnitelmiin. Myös yhteinen hyvinvointijärjestelmien uudistaminen yhteistyössä valtakunnallisen ICT-kehityksen kanssa tulee vaikuttamaan toteutussuunnitelmiin. Etelä-Pohjanmaan maakunta - ja SOTE-uudistustyön yhteydessä tulee ICT:n osalta laajemmin huomioida myös maakunnan ICT-tarpeet. Työryhmä teki myös ICT-sopimusten kartoituksen, jonka avulla saadaan kuva nykyisistä alueen ICTmenoista vuosittain, Samalla tarkastetaan sopimuksien kesto ja mahdollinen laajennettavuus Etelä- Pohjanmaan SOTE-alueelle tai ICT sopimusten irtisanomistarpeet. Tavoitteena on, että siirtymävaiheessa ylläpidetään tätä yhteistä sopimuslistausta myös uusien sopimusten osalta, joten SOTE:n syntyessä on tiedossa oleellisimmat sitoumukset. Pyynnöt sopimustietojen keräämiseen lähetettiin organisaatioiden johdolle , ja määräaika tietojen keräämiselle on marraskuun loppu. Näin ollen nykyisten sopimusten tiedot eivät olleet hyödynnettävissä työryhmien työskentelyn aikana. Etelä-Pohjanmaan ICT-projektin projektisuunnitelma löytyy SOTE- ja maakuntauudistuksen wwwsivuilta osoitteesta ep2019.fi. Valtakunnallisella tasolla SOTE- ja maakuntauudistuksen viestintä tapahtuu mm. alueuudistus.fi sivuston kautta.

6 6 (90) 2 Etelä-Pohjanmaan SOTE-ICT -työryhmän tarkoitus ja tavoitteet Digitaalisaation tavoitteiden saavuttaminen edellyttää tulevaisuudessa tietohallinnolta palveluja, jotka tulevat muodostumaan toimialat ylittävistä asiakaslähtöisistä palvelumalleista. Palvelumallit muodostavat arvoketjuja, joilla voidaan vaikuttaa palvelutoiminnan tuottavuuteen ja tehokkuuteen. ICT-työryhmän tulee muodostaa tavoitetila SOTE-tietohallinnon digitaalisille palveluille ja siirtymäpolku tavoitetilaan pääsemiseksi. Etelä-Pohjanmaan SOTE:n tietohallinnon toiminnan lähtökohtana on, että ydintoiminnan tarvitsemia tietojärjestelmäkokonaisuuksia, sekä tieto- ja viestintäteknologiaa kehitetään ja tuotetaan prosessimaisesti yhtenä kokonaisuutena tukeutuen kokonaisarkkitehtuuriin. Laadunhallinnalla (esim. LEAN menetelmillä) sekä kokonaisarkkitehtuurilla vastataan tietojen, toimintaprosessien ja tietojärjestelmien muodostamasta kokonaisuudesta sekä niiden optimaalisesta kehittämisestä ja käytöstä. Etelä-Pohjanmaan SOTE-tietohallinnon kokonaisvaltaisten prosessien ja toimintamallien tarkoituksena on rakentaa yhteinen suunta ydintoiminnan ICT-tuotannolle sekä -kehittämiselle. Tietohallinnon tuottavuus syntyy yhteen sovitettujen prosessien kautta. Ydintoiminnan kokonaishyödyn varmistamiseksi toimintamallien ja prosessien, sekä ydinpalveluiden tulee liittyä toisiinsa saumattomasti. Kehitystä ja operatiivista toimintaa tuetaan kokonaisprosessien avulla. Kehityslinjauksista laaditaan toimintasuunnitelma, jonka avulla ohjataan ja seurataan toimeenpanoa ja toteutumista. Kokonaishyödyn varmistamiseksi johtaminen, kehitys, suunnittelu ja tuotanto kytkeytyvät saumattomasti toisiinsa kokonaisprosessina, mikä tarkastelee ydintoimintaa palvelevia tietojärjestelmiä ja tarpeita koko elinkaarensa ajan. Tietohallinnon suunnittelun periaatteita: Toiminnan ja tietohallinnon yhteistyömallilla varmistetaan asiakaslähtöisyys tietohallinnon tavoitetilan määrittelyssä. Lähtökohtana on mahdollistaa SOTE-organisaation varsinaisen toiminnan kehittäminen. Digitaalisaation tavoitteiden saavuttaminen edellyttää tietohallinnolta palveluja, jotka tulevat muodostumaan toimialat ylittävistä asiakaslähtöisistä palvelumalleista. Järjestelmäkokonaisuus tulee toteuttaa modulaarisesti ja vaiheittain kehittämällä. Totutuksen tulee perustua avoimien sekä standardinmukaisten rajapintojen hyödyntämiseen. Operatiivisten järjestelmien, tietoliikenteen ja perustietotekniikan vakaa toiminta ja potilastietojen saatavuus tulee varmistaa myös organisaatiomuutosten aikana. Tietohallinnon tuottavuus syntyy yhteen sovitettujen prosessien kautta. Ydintoiminnan kokonaishyödyn varmistamiseksi toimintamallien ja prosessien, sekä ydinpalveluiden tulee liittyä toisiinsa saumattomasti. Rakennetaan standardoituun tapaan perustuvaa toimintaa, jolla pyritään takaamaan operatiivisten järjestelmien luotettavuus ja pysyvyys. Keskeistä tässä mallissa on palveluiden korkea laatu, optimointi ja kustannustehokkuus. 2.1 Keskeisiä riippuvuuksia ja rajauksia Maakuntien ja ICT:n valtakunnallinen ohjaus Maakuntien valtakunnallisia tukipalveluja tuottavien palvelukeskusten valmistelu on aloitettu lokakuussa Etelä-pohjanmaan SOTE-ICT:n selvitysvaiheessa ei vielä ole voitu huomioida riittävästi

7 7 (90) mahdollisia palvelukeskuksille siirtyviä tehtäviä ja niiden ajankohtaa. Samoin rajanvetoja mm. järjestäjän ja julkisen tuottajan välillä, eikä myöskään valinnanvapauden ja yhtiöittämisen vaikutuksia ole voitu riittävällä tarkkuudella huomioida valmistelussa. SOTE-ICT -linjauksia on valmisteltu kansallisella tasolla SOTE- ja aluehallintouudistuksen Digitalisaatio, ICT- palvelut ja tietohallintoryhmässä. Valmistelussa on todettu, että maakuntien tietohallinnon ja ICTtoiminnan ohjauksen tulee perustua vahvaan valtion ohjaukseen. Tulevan valtakunnallisen ICTpalvelukeskuksen tuleva toteutus ja tehtäväsisältö vaikuttavat myös merkittävästi maakunnan ja sen SOTE-alueen tietohallinnon ja sen ICT-toiminnan suunnitteluun sekä toteutukseen. Valmistelutyöhön ja tuotosten muutostarpeisiin keskeisesti vaikuttavia seikkoja ovat mm. - maakuntien tietohallintoon ja ICT:hen vaikuttavia kansallisia linjauksia (mm. valinnanvapaus) ei vielä ole - vielä ei ole tiedossa, mitä toteutetaan yhteisesti (mm. palvelukeskusten kautta) tai - mitä toteutetaan maakuntien yhteisinä ICT-toiminnan suunnitteluun valtakunnallisilla ohjausmekanismeilla on merkittäviä vaikutuksia niin SOTE- ICT-toimintaan kuin organisointiin. Tarkka tieto ohjausmekanismeista puuttuu ja voi merkitä korjaavia toimenpiteitä suunnitelmaan, kun valtakunnallinen päätöksenteko tältä osin on toteutettu. Myös voimaantuleva lainsäädäntö voi merkitä korjaavia toimenpiteitä etenemissuunnitelmiin Potilastietojärjestelmän uudistamisen etenemispolku UNA-hankkeen tavoitteena oli tuottaa organisaatio-, hallinto- ja toimittajariippumaton vaatimusmäärittely asiakaslähtöisestä ja vaikuttavien hyvinvointipalveluiden tuottamisessa edellytettävästä yhteen toimivasta SOTE-tietojärjestelmäkokonaisuudesta. Etelä-Pohjanmaan SOTE-ICT -työryhmässä huomioitiin UNA-hankkeen vaatimukset mm. uudistamisvaihtoehtojen sekä UNA-ytimen kilpailutuksen osalta. Suunnitelma tulee vaikuttamaan alueelliseen SOTE-tietojärjestelmäpalveluun ja ehdotukseen etenemispolusta. Etenemispolku pitää sisällään ehdotuksen hankinnoista, vaiheistuksesta ja organisoinnista. UNA hankkeen uudistamissuunnitelma (kuva 1) tarkentuu kevään 2017 aikana, jolloin alueellista uudistamissuunnitelmaa voidaan tarkentaa. Kuva 1, UNA uudistamisen tiekartta

8 8 (90) Yhteistyö muiden SOTE-työryhmien kanssa Etelä-Pohjanmaan SOTE-ICT -työryhmän tavoitteena on varmistaa palvelurakenneuudistuksen toteutuksen yhteydessä asiakas- ja potilastietojen saatavuus sekä tukea digitalisaation edistämistä tulevaisuuden SOTE-ympäristössä. Tavoite edellyttää, että ICT-työryhmä seuraa muista työryhmistä tulevia ICT-tarpeita, joiden toteutus tulee ICT:n avulla suunnitella. SOTE-ICT -työryhmän ja muiden työryhmien kokouksia järjestettiin kaksi kertaa syksyn 2016 aikana. Mm. UNA-hankkeessa määriteltyjä asiakasprosesseja käytiin ydinprosessi-työryhmissä läpi. Yhteistyön tavoitteena ja edelleen kehitettävänä on kuvata ja mallintaa prosesseja, joissa kuvataan erilaisten digitaalisten palveluiden ja niiden tietosisältö osana pääprosesseja ja yhtymäkohdat ICT:n näkökulmasta.

9 9 (90) 3 Etelä-Pohjanmaan SOTE-ICT:n selvitysvaiheen organisointi ja aikataulu SOTE-ICT -työryhmän työtä ohjaa Etelä-Pohjanmaan SOTE:n työvaliokunta. Työryhmän projektiryhmä koostuu ICT-valmistelutyöryhmästä ja kuudesta alatyöryhmästä. Projektiryhmän muodostavat projektin valmistelutyöryhmä sekä alatyöryhmien vastuullisista vetäjistä sekä työryhmien koordinaattorista (työryhmä kuvattu taulukossa 1) Nimi Rooli Organisaatio Harri Jokiranta projektinjohtaja, Etelä-Pohjanmaan SOTE puheenjohtaja Anna-Kaisa Pusa kuntayhtymän johtaja Kuntayhtymä Kaksineuvoinen Eskoon sosiaalipalvelujen kuntayhtymä Jouni Nummi kuntayhtymän johtaja Ari Pätsi tietohallintojohtaja Epshp Arto Näsi tietohallintojohtaja, Seinäjoen kaupunki Timo Turja atk-suunnittelija Lapuan kaupunki Teemu Haukilehto pääarkkitehti, tietohallinto Epshp Jarmo Haukilahti tietojärjestelmäsuunnittelija Epshp Timo Lilja pääsuunnittelija tietohallinto Epshp Seija Peitso talousjohtaja Kuntayhtymä Kaksineuvoinen Paula Luoma tietojärjestelmäasiantuntija Seinäjoen kaupunki Ismo Ala-Pantti järjestelmäpäällikkö Seinäjoen kaupunki Tuula Ristimäki koordinaattori, tietojärjestelmäarkkitehti, tietohallinto Epshp Satu Niemi sihteeri Eptek Hanna Uitto sopimusvalmistelu Epshp Taulukko 1, projektiryhmän kokoonpano

10 10 (90) SOTE-ICT -työryhmän organisointi Työryhmän projektiorganisaatio alatyöryhmineen ja vastuuhenkilöineen on kuvattu kuvassa 2. Perustietotekniikka ja infra Vastuullinen: Seinäjoki, Ismo Ala-Pantti Asiantuntijat SOTE asiakastietojärjestelmät Vastuullinen: EPSHP, Jarmo Haukilahti Asiantuntijat Muut SOTE tietojärjestelmät Vastuullinen: EPSHP, Timo Lilja Asiantuntijat Tietojohtaminen Vastuullinen: Kaksineuvoinen, Seija Peitso Asiantuntijat Hallinnolliset järjestelmät Vastuullinen: Seinäjoki, Paula Luoma Asiantuntijat Tietohallinnon prosessit ja arkkitehtuuri Vastuullinen: EPSHP, Teemu Haukilehto Asiantuntijat Kuva 2, Työryhmän organisointi, alatyöryhmät Projektin yhteistyösivustona käytettiin sairaanhoitopiirin hankkeiden ja projektien hallinnan työkalua Potra, johon oikeudet annetaan alityöryhmien vetäjille. Osa hankkeessa kootusta materiaalista tulee pitää salassa mm. tietoturvaan liittyvä materiaali. Alatyöryhmien kokousmateriaali ja muistiot säilytetään Potrassa ja jaetaan työryhmiin osallistujille tarpeen mukaan. Alatyöryhmille on perustettu omat kansiot ko. sivustoon. Projektiryhmän kokousmuistiot liitteineen löytyvät Etelä-Pohjanmaan sosiaali- ja terveydenhuollon palvelurakenneuudistus -sivustolta Resurssointi ja kokoukset Projektille ei vuodelle 2016 ole varattu budjettiin kustannuksia. Henkilöstön resursseja eri organisaatioista käytettiin seuraavasti: Projektikoordinaattori 40 %, Alityöryhmien vetäjät % työryhmästä riippuen Työryhmien jäsenet (taulukossa 2) 5-10 % työajasta loppuvuonna 2016

11 11 (90) Työasemat Konesalipalvelut Nimi Organisaatio Nimi Organisaatio Ala-Pantti Ismo (vetäjä) Seinäjoen kaupunki Ala-Pantti Ismo (vetäjä) Seinäjoen kaupunki Luhtasaari Seppo Epshp Luhtasaari Seppo Epshp Ojala Timo Epshp Kallio Tommi Epshp Mieto Ari-Pekka Epshp Luukko Kaarlo Epshp Nieminen Joni Epshp Pöllänen Toni Epshp Haapala Seija JIK ky Haapala Seija JIK ky Lahtinen Jari Lapuan kaupunki Talvitie Jari Ilmajoen kunta Strang Marko Seinäjoen kaupunki Verkot Asiakastietojärjestelmät Nimi Organisaatio Nimi Organisaatio Ala-Pantti Ismo (vetäjä) Seinäjoen kaupunki Jarmo Haukilahti (vetäjä)epshp Luhtasaari Seppo Epshp Steman Markku Epshp Nygård Erkki Epshp Sillanpää Pirjo Epshp Haukilehto Tero Epshp Ritva Perälä Suupohjan llky Luukko Kaarlo Epshp Pentti Kalliola Lapuan kaupunki Haapala Seija JIK ky Timo Turja Lapuan kaupunki Talvitie Jari Ilmajoen kunta Anne Kuoppa-aho Kuusiokunnat Halkola Ari Seinäjoen kaupunki Aulikki Falben Ky Kaksineuvoinen Marja-Leena Virtanen JIK ky Jarno Ojajärvi Järvi-Pohjanmaa Anne Tuisku Seinäjoen kaupunki Mirja Sorila Muut sote-järjestelmät Hallinnolliset järjestelmät Nimi Organisaatio Nimi Organisaatio Timo Lilja (vetäjä) Epshp Paula Luoma (vetäjä) Seinäjoen kaupunki Timo Turja Lapuan kaupunki Seija Peitso Ky Kaksineuvoinen Seija Haapala JIK ky Jukka Nyyssönen Epshp Eeva Niemenmaa Suupohjan llky Paula Lehtisaari Epshp Lea Mäki (kl.kemia) Epshp Marjatta Rintasalo Epshp Marko Strang Seinäjoen kaupunki Kari Suoverinaho Epshp Jyrki Ruohonen (radiologia) Epshp Tiina Lehtinen Suupohjan llky Toni Kujala Epshp Leena Koskinen JIK ky Jussi Haanpää (fysiol. Ja isot. Epshp Seija Ylitalo Eskoon sosiaalipalveluje Antti Kulkas (ylifyysikko) Epshp Päivi Luhtala-Sipilä Lapuan kaupunki Elina Luhtasaari Epshp Tietojohtamisen työryhmä Prosessit ja arkkitehtuuri Nimi Organisaatio Nimi Organisaatio Seija Peitso (vetäjä Ky Kaksineuvoinen Teemu Haukilehto (vetäjepshp Anna-Kaisa Pusa Ky Kaksineuvoinen Näsi Arto Seinäjoen kaupunki Aulikki Falben Ky Kaksineuvoinen Pätsi Ari Epshp Marja-Leena Virtanen JIK ky Strang Marko Seinäjoen kaupunki Tiina Perä Seinäjoen kaupunki Seija Haapala JIK ky Minna Lounatvuori Seinäjoen kaupunki Ankkuri Nina Seinäjoen kaupunki Hannele Koivisto JIK ky Timo Lilja Epshp Päivi Luhtala-Sipilä Lapuan kaupunki Honkala Juho Epshp Matti Rekiaro Aksila Anne Alavillamo Suupohjan peruspalvelullky Erna Hilli Järvi-Pohjanmaan perusturva Puolijoki Teemu Epshp Johanna Sorvettula Epshp Mirja Tuomiranta Epshp Katriina Salo Epshp Hannele Mörsky Epshp Tuula Ristimäki Epshp Päivi Niiranen SoNET BOTNIA Marko Rossinen Etelä-Pohjanmaan liitto Maija Aho-Koivula Epshp Taulukko 2, työryhmien jäsenet

12 12 (90) Työryhmien työ vaati kokouksia ja yhteistyötä eri tahojen kanssa. Edellä on kuvattu työryhmien kokoonpano ja alla olevassa kuvassa 3 on kuvattu yhteisten kokousten määrät. Erityisesti työryhmien vetäjien työpanos on ollut merkittävä. Työryhmien kokousmäärät Projektiryhmä, 7 kokousta Työryhmien vetäjien kokoukset, 8 kokousta Ismo Ala-Pantti Jarmo Haukilahti Timo Lilja Paula Luoma Seija Peitso Teemu Haukilehto Perustietotekniikka ja infra -Työasemat: 8 kokousta -Konesalipalvelut: 8 kokousta -Verkot: 7 kokousta Asiakastietojärjestelmät 8 kokousta Muut sotetietojärjestelmät 7 kokousta 2 hammaslääkärien kokousta Hallinnolliset järjestelmät 11 kokousta 2 yritysten esittelytilaisuutta Tietojohtaminen 5 kokousta pientyöryhmät useampia kertoja Arkkitehtuuri 4 kokousta Yhteistyökokous muiden työryhmien kanssa, 2 kokousta Kuva 3, Kokoukset 3.2 Aikataulu ja vaiheistus Etelä-Pohjanmaan SOTE:n tietohallinnon ja sen ICT-toimintojen suunnittelutyöryhmälle määritettiin aikatauluksi /2016. Samassa yhteydessä seurattiin myös muiden työryhmän tuotoksiin vaikuttavia seikkoja. Kuvassa 4 on kuvattu vaiheistus ja keskeiset suunnitteluun vaikuttavat meneillään olevat valmistelut. Aikataulullisesti työryhmät etenivät pääosin suunnitellusti, ainoastaan nykytilan tarkempi analysointi siirtyi pääosin syksylle 2016.

13 13 (90) Kuva 4, Aikataulu ja vaiheistus 3.3 Selvityksen kohteena olleet organisaatiot Nykytilaa eri alatyöryhmien toimesta selvitettiin alla olevien organisaatioiden osalta ja kartalla (kuva 5) kuvatulta maantieteelliseltä alueelta. Suupohjan peruspalveluliikelaitoskuntayhtymä JIK peruspalveluliikelaitoskuntayhtymä Ilmajoen kunta (sosiaalipalvelut) Isonkyrön kunta Seinäjoen kaupunki Etelä-Pohjanmaan sairaanhoitopiirin kuntayhtymä Eskoon sosiaalipalvelujen kuntayhtymä Lapuan kaupunki Kuusiokuntien sosiaali- ja terveyskuntayhtymä Kuntayhtymä Kaksineuvoinen Järvi-Pohjanmaan perusturva (Alajärven kaupunki, Vimpelin ja Soinin kunnat) Kuva 5, selvityksen maantieteellinen alue

14 14 (90) 4 Perustietotekniikka ja infra-alatyöryhmä 4.1 Alatyöryhmän toimeksianto Perustietotekniikka ja infra -alatyöryhmän tehtävänä oli perustietotekniikan toiminnan ja rakenteen suunnittelu SOTE-ICT:n toimintaprosesseihin. Perustietotekniikalla tarkoitetaan mm. työasematoimintoja, sisäverkkojen rakennetta ja toimintaa, konesalipalveluja, ulkoisia tietoliikenneyhteyksiä, käyttöoikeuksien muodostamisperiaatteita sekä käytäntöjä, roolimäärityksiä ja integraatiota sekä tietoturvan suunnittelua. Alatyöryhmässä selvitettiin yhdistyvien organisaatioiden tai organisaatioiden osien perustietotekniikan nykytilanne ja laadittiin kokonaisvaltainen suunnitelma uuden Etelä-pohjanmaan SOTE:n tietohallinnon ja sen ICT-toiminnan perustietotekniikan rakenteeksi. 4.2 Toimeksiannon toteutus Perustietotekniikka ja infra -alatyöryhmä jakaantui edelleen kolmeen alatyöryhmään: Työasemat, konesalipalvelut ja verkot. Suunnitelman laatimista varten kartoitettiin nykytilanne nykyisten toimijoiden ympäristöissä. Työryhmät lähettivät nykytilaa kartoittavat kyselyt alueiden yhteyshenkilöille toukokuussa. Tämän lisäksi konesalipalvelut-ryhmä lähetti Microsoftin lisenssejä koskevan kyselyn kesäkuun lopulla. Tarkempi kuvaus perustietotekniikan ja infran nykytilasta ja sen analysointi on käyty läpi kunkin alatyöryhmän osiossa. 4.3 Työasemat Kartoituksen pohjalta suunniteltiin yhteisiä suosituksia, joita noudattamalla vuosina voitaisiin varmistaa, että SOTE-uudistuksen voimaantullessa alueella olisi mahdollisimman yhtenäinen ja keskenään yhteensopiva laitekanta työasemien ja oheislaitteiden osalta. Työryhmä pohti myös käytettäviä sovelluksia ja varusohjelmistoja, koska ne liittyvät kiinteästi työasemiin ja niiden käyttöön Nykytilan kartoitus ja analysointi Nykytilan kartoituksessa kysyttiin työasemien lukumääriä, käyttöjärjestelmää, ikää, tyyppiä, lisensointia, hankintatapaa sekä tärkeimpiä varusohjelmistoja. Lisäksi kartoitettiin tulostimien, tablettien ja älypuhelinten lukumääriä. Vastaukset pyydettiin sosiaali- ja terveyspalvelut eriytettyinä. Kartoituslomake on raportin liitteessä Infra Liite 1.

15 15 (90) Kartoitukseen saatiin vastaukset muilta alueen toimijoilta paitsi Kuusiokunnista. Järvi-Pohjanmaan alueen vastaukseen oli koottu ainoastaan työasemien lukumäärä, mutta tarkemmat tiedot jäivät puuttumaan. Tulostimien tai vaikkapa älypuhelinten määrä ei myöskään käynyt vastauksesta ilmi. Kartoituksen perusteella SOTE-organisaatiossa laitteita on seuraavasti (huomioitava arviossa tulevassa SOTE-organsiaatiossa): Työasemat Määrä n kpl, joista kannettavia n kpl Käyttöjärjestelmänä pääsääntöisesti Windows 7 työasemien käyttöönottovuosi pääosin 2014 tai aikaisempi alueella ei yhtenäistä laitekantaa, laitekokoonpanot vaihtelevia Tulostimet oheistulostimia kpl verkkotulostimia 800 kpl monitoimilaitteita 250 kpl Tabletit n. 150 kpl jakaantuu tasaisesti Windows, Android ja IOS-tabletteihin Älypuhelimet kpl jakaantuu pääosin Windows- ja Android-puhelimiin Laitteet ovat varsin heterogeenisia ja suurin osa työasemista oli kyselyhetkellä siis vähintään kahden (2) vuoden ikäisiä. Tämä tarkoittaa, että uuden organisaation aloittaessa vuonna 2019 laitteet ovat vähintään viisi (5) vuotta vanhoja, mikäli niitä ei siirtymäkaudella ole uusittu. Uusimistarve laitteille on toiminnan alkaessa huomattava. Työasemat ovat pääosin omiksi ostettuja, mutta Epshp hankkii työasemansa leasingin kautta. Käyttöjärjestelmät hankitaan koneen mukana. Tulostimista yli kolme neljäsosaa on työasemien yhteydessä olevia oheistulostimia. Niiden laitekirjo ja ikähaitari on suuri. Suuri laitekirjo johtaa laajaan valikoimaan erilaisia värikasetteja. Lisäksi pienten oheistulostinten tulostuskustannukset per sivu sekä huoltokustannukset ovat suurempia kuin isompia ryhmiä palvelevilla tulostinlaitteilla. Oheistulostinten suuri lukumäärä ilmenee myös it-osastojen help deskien palvelupyyntöjen määrissä Tavoitetila Laitteiden hallinnan yksinkertaistamiseksi tulee pyrkiä mahdollisimman korkeaan vakiointi- ja virtualisointiasteeseen. Tämä koskee sekä työasemia, tulostimia että mobiililaitteita. Yhtenäinen laitekanta ja tarkasti määritellyt käytännöt helpottavat käyttöönottoa, käytettävyyttä ja ylläpitoa.

16 16 (90) Työasemiin asennettavien varus- ja sovellusohjelmistojen määrä tulee pitää mahdollisimman pienenä. Ylläpidon tehostamiseksi työasemien varusohjelmistojen asentamisessa hyödynnetään keskitettyä jakelujärjestelmää (esim. SCCM). Käyttäjille sovellusohjelmat tulee tarjota joko selainpohjaisina tai sovellusvirtualisoinnin kautta. Niinpä valittavilta järjestelmiltä tulee edellyttää toimivuutta valitussa sovellusvirtualisointiympäristössä. Suositukset työasemaympäristöön Organisaatiossa käytetään sen hankkimia laitteita. Omien laitteiden (BYOD, Bring Your Own Device) käyttöä ei voida nykytekniikalla sallia, koska organisaatiossa käsitellään arkaluontoisia ja salassa pidettäviä tietoja. Työasemat Työasemissa ensisijainen ratkaisu on virtualisoitu pääte (Thin Client pääte). Päätteessä ei ole liikkuvia osia, joten se on pitkäikäinen, vähemmän vikaantuva ja vähäisen määrittelytyön takia se on tarvittaessa helppo vaihtaa vikaantuneen tilalle. Päätteeseen ei myöskään asenneta ohjelmistoja, vaan niiden käyttö tapahtuu virtualisointi -ympäristön kautta. Kaikki edellä mainittu tuo kustannussäästöjä normaaliin työasemaan verrattuna. Thin Clientien soveltuvuus eri käyttäjäryhmille/toimipisteisiin tulee tarkemmin selvittää. Tällä hetkellä markkinoilla olevat virtualisointi -ratkaisut soveltuvat rajoitetusti esim. video- tai multimediakäyttöön. Lisääntyvä etälääkäritoiminta toimipisteissä tai käytettävät videoneuvotteluratkaisut asettavat vaatimuksia työasemien resursseille ja näiltä osin rajoittavat virtualisointi -ratkaisujen hyödyntämistä. Tavoitteena työasemissa on se, että käyttäjällä on omiin työtehtäviin soveltuva yksi työasema, joko Thin Client, pöytätyöasema tai kannettava. Laitteissa käytetään vahvaa tunnistautumista (esim. varmennekortti). Paikallinen tallentaminen estetään, paitsi käyttäjien ohjeistamisella myös hyödyntämällä sovellusvirtualisointia laajasti. Sovellusvirtualisointikäytössä tulee huomioida oheislaitteiden (esim. sanelukapulat) yhteensopivuus virtualisointiympäristön kanssa. Tulostimet Tulostimissa suositaan verkkotulostimia. Kaikissa tapauksissa oheistulostimia ei kuitenkaan voida korvata, mutta tällöinkin ne tulisi varustaa verkko-ominaisuuksilla, joka palvelee suunniteltua käyttötarkoitusta oheistulostinta paremmin. Edellä mainittuja tulostimia voisi olla lääkäreiden, terveydenhoitajien ja sosiaalityöntekijöiden vastaanottohuoneissa, joista tulostusta ei voida lähteä hakemaan muualta asiakkaan ollessa paikalla. Muutoin käytetään turvatulostuksella varustettuja monitoimilaitteita. Turvatulostus helpottaa käyttäjää, koska hänen ei tarvitse etukäteen päättää, mille tulostimelle hän tulostaa. Samalla riski tulosteiden vääriin käsiin joutumisesta minimoituu. Monitoimilaitteilta edellytetään, että ne ovat yhteensopivia käytetyn turvatulostusratkaisun kanssa. Käyttäjän tunnistuksessa voidaan käyttää jo käytössä olevia VRK:n toimikortteja, jolloin tästä ei aiheudu ylimääräisiä kustannuksia. Turvatulostusratkaisu tulisi olla käytettävissä siinä vaiheessa, kun käyttäjät siirtyvät uuden organisaation järjestelmien käyttäjiksi. Tabletit ja älypuhelimet Tablettien ja älypuhelimien tulee soveltua työtehtäviin liittyvään käyttötarkoitukseen tai käytettävää järjestelmää varten tarvitaan erillinen mobiilisovellus. Osana mobiililaitteiden elinkaaren

17 17 (90) kokonaishallintaa laitteet tulee pystyä liittämään keskitettyyn hallintajärjestelmään. Tällainen hallintajärjestelmä tulee olla uuden organisaation käytössä Siirtymävaihe Toimipisteiden tietoliikenneverkkojen on oltava valmiina, jotta työasemaympäristön toteutus olisi mahdollista. Suunnittelu ja toteutus tulee tehdä yhteistyössä verkkoinfrasta vastaavien henkilöiden kanssa. Laitteiden uusimisessa siirtymävaiheen aikana seurataan työryhmän laatimia suosituksia tulevan SOTEalueen organisaatioissa. Hankintamallista riippumatta laitehankinnoilla tulee olla yhteinen hankintakanava (puitesopimus), jolloin hankintoja ei tarvitse erikseen kilpailuttaa. Useimmat nykyiset toimijat ovat liittyneet KL-Kuntahankintojen kilpailuttamaan työasemia koskevaan sopimukseen. Samassa yhteydessä tulee selvittää tullaanko sopimuksessa hankkimaan myös laitteiden asennus- ja käyttöönottopalvelu. Jos laitteet hankitaan leasingilla, voidaan päätyä valitsemaan edullisempi laite lyhyemmällä elinkaarella. Ostolaitteissa voidaan noudattaa pidempää elinkaarta. Tällöin laitteen hankintakustannus on vähän suurempi. Ehdotamme, että alueella sovittaisiin yhdessä siirtymäkaudella hankittavat mallit. Näin mahdollistetaan siirtyminen vakioitujen kokoonpanojen käyttöön osin jo siirtymäkauden aikana. Tässä yhteydessä ei anneta tarkkoja laite-/mallisuosituksia, vaan ne tarkennetaan jatkotyöskentelyn aikana. Pitkän elinkaaren laitteissa mallit päivittyvät n. 18 kk välein. Lisäksi esitetään, että otettaisiin työasemavirtualisointi alueellisesti käyttöön jo liittyen potilastietojärjestelmää käyttäviin työasemiin. Jos tietojärjestelmiä keskitetään siirtymävaiheessa, tulee niiden tukea sovellusvirtualisointia. Tällä varmistetaan, että sovellukset ovat käytettävissä työasemissa ilman erillisiä ohjelmistoasennuksia. Selainpohjaisten sovellusten osalta tulee varmistaa, että ne ovat siirrettävissä tulevan SOTEorganisaation ylläpidettäviksi. Pääsy olemassa oleviin järjestelmiin, joita ei siirtymävaiheen aikana voida korvata, tulee varmistaa. Mikäli järjestelmä tukee virtualisointia, voidaan pääsy toteuttaa sitä kautta. Muussa tapauksessa siirtymävaiheen käyttö voi tapahtua kyseiseen järjestelmään liitetyllä työasemalla. Käyttäjien tiedostojen siirto verkkoasemilta uuteen ympäristöön aloitetaan (työasemalla olevien tietojen tarve varmistetaan etukäteen). Työasemilla olevia tietoja ei siirretä. Vanhoja sähköposteja ei keskitetysti siirretä. Tärkeiden viestien siirto uuteen ympäristöön tapahtuu käyttäjän toimesta sovitulla aikavälillä. Näistä annetaan käyttäjille tarkempi ohjeistus. Vanhojen työasemien uusimisen yhteydessä tulee huolehtia poistuvien laitteiden tietoturvallisesta hävittämisestä Etenemissuunnitelma ja jatkotoimenpiteet Sovellusvirtualisointiympäristön suunnittelu, testaus ja käyttöönoton aloitus alkuvuosi loppu Tarvittavien ohjelmistolisenssien kartoitus syksy 2017 alkaen Toimipistekohtaisten laitetarpeiden kartoitus syksy 2017 kesä 2018 Hankintakanavan ja -tavan valinta syksy 2017

18 18 (90) Turvatulostusratkaisun selvittäminen, valinta ja käyttöönoton aloitus Työasemien ja tulostinten asentaminen uuteen ympäristöön (rinnakkain verkkojen rakentamisen kanssa) Käyttäjien henkilökohtaisten ja yhteiskäyttöisten tiedostojen siirtäminen Taulukko 3, eteneminen työasemien suhteen syksy loppu syksy 2018 syksy Kartoituksen perusteella suurin osa työasemista on SOTE-uudistuksen voimaantullessa uusittava iän perusteella, joten uusiminen tulisi aloittaa seuraavien kahden vuoden kuluessa. Taulukko 4, jatkotoimet työasemien suhteen Muuta huomioitavaa toisille työryhmille - Mm. puhelinjärjestelmät, hoitajakutsut, hälytysjärjestelmät, kulunvalvonta, kiinteistöautomaatio, työajanseuranta sekä videovalvonta vaativat palvelinresursseja, mutta itse järjestelmien osalta selvittäminen on muiden työryhmien tehtävä. - Lääkintälaitejärjestelmät ja IoT-laitteet eivät ole tämän työryhmän selvityksen piirissä. - Työryhmät ylittävät kokonaisintegraatiot on huomioitava jatkoselvittelyssä. Esim. henkilöstöhallinnosta on jatkossakin saatava tietoa työsuhteista, jotta tunnuksia voidaan hallinnoida automaattisesti. Myös tietosuojan ja tietoturvan valvontaa varten tarvitaan tietoa sekä kulunvalvonnasta, työvuorosuunnittelusta että henkilöstöhallinnosta jne. - Riittävästä henkilöstöresurssista asioiden toteuttamiseksi tulee huolehtia. Lisäksi on mietittävä, millä kasvavaa työmäärää voidaan helpottaa (automatisointi, itsepalvelu, ostopalveluiden lisääminen ym.).

19 19 (90) - mm. hallinnollisiin järjestelmiin liittyviä prosesseja tulee miettiä / suunnitella työryhmissä, joissa olevilla henkilöillä on ko. alueen syvällinen substanssiosaaminen (mm. ryhmissä talous, henkilöstöhallinto, kiinteistöt-hankinnat-logistiikka ja viestintä) 4.4 Konesalipalvelut Nykytilan kartoitus ja analysointi Konesalipalvelujen alatyöryhmä kartoitti mm. palvelinresurssien tarvetta. Lisäksi selvitettiin keskeisimpien kaikille yhteisten sekä toimialakohtaisten järjestelmien tuottajaa ja teknistä toteutusta esim. tietokantaratkaisun osalta. Työryhmä oli kiinnostunut myös siitä, onko palvelinresurssi dedikoitu ainoastaan kyseistä järjestelmää varten vai onko se myös jonkin toisen järjestelmän kanssa yhteiskäytössä. Konesalipalvelujen osalta tehtiin kysely (kyselylomake on Infra Liite 2). Kartoitukseen saatiin vastaukset kaikilta alueilta. Niiden perusteella nykyisten toimijoiden käytössä on hieman vajaat 500 palvelinta, joista runsaat puolet on virtualisoitu. Järjestelmät toimivat pääasiassa paikallisilla resursseilla. Lisäksi joitakin järjestelmiä käytetään palveluntarjoajalta pilvipalveluna. Palvelimet ovat pääosin tuotannossa olevien järjestelmien käytössä, mutta osa palvelee vain katselukäytössä olevia järjestelmiä, kuten vanhojen potilastietojärjestelmien ns. passiivikantoja. Kesäkuun lopussa lähetetty kysely Microsoftin lisensseistä palautui elokuun aikana muualta paitsi Kuusiokunnilta. Vastausten tarkkuus vaihteli, mutta antoi kuvan siitä, miten lisenssejä alueella hankitaan, paljonko niitä on ja mihin ohjelmistoversioihin. Tämä auttaa hahmottamaan, mikä on uuden organisaation mahdollinen lisenssien lisähankintatarve. Lisäksi kerättyjä tietoja voidaan hyödyntää, kunhan selviää, missä määrin SOTE-toimijoiden nykyiset lisenssit siirtyvät uuden organisaation käyttöön. Microsoftin lisenssejä koskeva kyselylomake on INFRA Liite 3:ssa Tavoitetila Alueella on käytössä yksi yhteinen konesalikokonaisuus ja yhtenäiset järjestelmät. Nykyiset, terveyskeskusten yhteydessä olevat konesalit jäävät pois käytöstä. Tästä saadaan kustannussäästöjä. Laitetilat Epshp:n konesali- ja toimialueympäristö siirtyy uuden SOTE-toimijan käyttöön. Sitä voidaan käyttää uuden ympäristön pohjaratkaisuna. Konesaleilla on hyvä sijainti keskellä maakuntaa Seinäjoella keskussairaalan yhteydessä. SOTE-toiminnan kannalta tietojärjestelmien toimivuus ja tietojen saatavuus on erittäin kriittistä poikkeusoloissa ja normaaliolojen häiriötilanteissa. Pääkonesalien sähköt on varmistettu isoilla UPS-laitteilla, jotka takaavat häiriöttömän sähkönsaannin kaikille konesalien laitteille. UPSien kapasiteetista on nyt käytössä noin 25 %. Mikäli sairaalan sähkönsaanti valtakunnan sähköverkosta katkeaa, käynnistyvät varageneraattorit tuottamaan sähköä. Konesalit ovat sairaalan varavoiman piirissä. Konesalit on auditoitu ja ne täyttävät kansalliset vaatimukset. Fyysinen koko Konesali 1: 63 m² Konesali 2: 80 m²

20 20 (90) Konesali 3: 23,5 m² Jäähdytyskapasiteetti Konesali 1: 3*32 kw, joista normaalitilanteessa kaksi konetta käytössä ja yksi varalla. Konesali 2: 2*65 kw, joista normaalitilanteessa yksi käytössä ja yksi varalla. Kokonaisuuteen sisältyvät eri konesaleihin sijoitetut kahdennetut tallennusjärjestelmät, joissa on laajennusvaraa. Tallennusdataa on yli 100 TB, sisältäen käytännössä koko maakunnan julkisen terveydenhuollon kuvantamismateriaalin sekä uusimmat potilastiedot. Kaikki kriittiset laitteet tulee olla kahdennettuja. Pääkonesaleissa on automaattinen argon-pohjainen sammutusjärjestelmä, palovaroitinjärjestelmä sekä kulunvalvonta ja rikosilmoitusjärjestelmä. Lisäksi on erillinen palosuojattu tallennusvarasto. Epshp:n konesaleissa on laajennusvaraa uusille palvelimille ja niiden jäähdyttämiseen. UPS-laitteissa on kapasiteettia ja niiden lisäksi varavoimaa riittävästi käytettävissä. Käyttäjätiedot ovat yhdessä yhteisessä Active Directory-tietokannassa. Ympäristön hallintaan käytetään Epshp:llä käytössä olevaa Compassi-järjestelmää. Se mahdollistaa ITIL-prosessien mukaisen toimialueen hallinnan sisältäen käyttäjät, ryhmät ja tietokoneet. Järjestelmän avulla hallitaan käyttäjätunnuksia ja tietokoneita koko elinkaaren ajalta. Compassissa on useita integraatioita AD:n lisäksi mm. HR- ja leasing-järjestelmiin. Se ohjaa standardisoituihin toimintamalleihin, kerää toiminnallista ja tietoturvalokia sekä mahdollistaa yhtenäisen toimialueen hallinnan hajauttamisen toimipisteittäin. Compassi vastaa tämänhetkisiin SOTE:n tietohallinnon vaatimuksiin. Tällä hetkellä järjestelmässä on n erikoissairaanhoidon ja yli 4000 perusterveydenhuollon työntekijän henkilökohtaista käyttäjätunnusta. Jälkimmäisiä ylläpidetään hajautetusti alueen terveyskeskuksista käsin. Työryhmä ehdottaa uuden organisaation konesalipalvelujen käyttöön seuraavia järjestelmiä: - palvelinvirtualisointialustana kaikkien nykyisten toimijoiden käytössä oleva virtualisointijärjestelmä - sovellus- ja työpöytävirtualisointialustana Microsoft Remote Desktop Services. EP-Potin yhteydessä tätä ratkaisua on jo hyödynnetty ja siitä on saatu hyviä kokemuksia. Myös Citrixin virtualisointivaihtoehto voi tulla kyseeseen - sähköpostijärjestelmänä Microsoft Exchange, kokousjärjestelmänä Skype for Business - sovellusjakelujärjestelmänä Microsoft SCCM tai vastaava Edellä mainitut järjestelmät muodostavat hyvin toisiinsa integroituvan kokonaisuuden, esimerkkinä kokousjärjestelmän läsnäolotiedon näkyminen sähköpostikäyttäjille. Exchange-postijärjestelmä nivoutuu kiinteästi Active Directory-käyttäjätietokannan kanssa. Lisäksi Compassi-järjestelmään on rakennettu työasemien hallintaa parantava SCCM-integraatio. Tulostusta varten tulee huomioida riittävä palvelinresurssi, koska tulostinjonoja on nykytilan kartoituksen perusteella jo nyt n kpl. Verkkotulostuksen korvatessa oheistulostusta määrä kasvaa kaksinkolminkertaiseksi. Kun vanhojen järjestelmien tietojen arkistointi on suoritettu ja niihin varattu palvelinresurssi on vapautettu uudelleen hyödynnettäväksi tai vanhat fyysiset laitteet on poistettu käytöstä. Tästä saadaan kustannussäästöjä.

21 21 (90) Varmistukset hajautetaan maantieteellisesti kahteen eri paikkaan. Tässä voidaan hyödyntää muita alueen konesaleja. Myös konesaliresurssien maantieteellinen hajautus yleisesti tulee huomioida. Työryhmä ennustaa että ulkoisten pilvipalvelujen käyttö eri muodoissaan tulee lisääntymään jatkossa. Pilvipalvelut eivät kuitenkaan poista paikallisen konesalin tarvetta, koska kriittiset järjestelmät tulee jatkossakin tarjota paikallisena. Normaaliolojen häiriötilanteessa ja poikkeusoloissa järjestelmät ovat käytettävissä paikallisena toteutuksena hyödyntäen tarvittaessa varavoimakapasiteettia. Maakunnan päivystyspisteiden yhteyksien varmistamista vielä esim. satelliittiyhteyksillä selvitellään jatkotyöskentelyn aikana. Pilvipalvelujen tietoturvan toteutumisesta tulee huolehtia Siirtymävaihe Työryhmä jakoi siirtymävaiheen kahteen osaan: ensimmäisessä vaiheessa uuden organisaation ICT rakentuu ja nykyiset järjestelmät ovat vielä käytössä. Jälkimmäisen siirtymävaiheen aikana järjestelmien siirto jatkuu ja tuotantokäytöstä poistuvia järjestelmiä arkistoidaan tai ne ovat katselukäytössä. Siirtymävaihe 1 (vuodet ) Siirtymävaiheen aikana aloitetaan palvelinvirtualisointiympäristöjen siirto keskitettyyn konesaliin, mikäli nykyisiltä toimijoilta saadaan siihen valtuudet. Tuodut ympäristöt pidetään lisenssiteknisistä syistä aluksi erillään, kunnes kaikki ovat yhtä organisaatiota. Myös fyysisten palvelinlaitteiden siirtämistä nykyisten toimijoiden tiloista voidaan harkita aloitettavaksi. Se vaatii kuitenkin lisäselvityksiä. Tavoitteena on kuitenkin, että vanhojen potilastietojen passiivikantojen laiteresurssia ei siirretä, mutta varsinaiset tietokannat keskitetään Epshp:n konesaliin. Lisenssien yhdistäminen tulee selvitellä yhdessä Microsoftin kanssa. Tällä hetkellä ei ole tiedossa, mitä olemassa olevia lisenssejä siirtyy nykyisiltä toimijoilta, esim. kunnilta ja kuntayhtymiltä ja onko tämä ylipäätään mahdollista. Mahdollisen yhtiöittämisen seurauksena voidaan joutua vaihtamaan nykyiset lisenssit palveluntarjoajan lisensseiksi. Tästä aiheutuu myös lisäkustannuksia ja koskee muitakin kuin vain Microsoftia. Lisäksi tarvitaan lisälisenssejä mm. sähköpostin käyttöä varten, koska posti tarjotaan koko henkilöstölle ja osa organisaatioista käyttää nyt toista postijärjestelmää. Tietokannat keskitetään tietokantaklustereihin aina kun se on mahdollista. Tällä vähennetään tarvittavia ohjelmistolisenssejä ja niistä aiheutuvia hankinta- ja ylläpitokustannuksia. Siirtymävaihe 2 (vuodet 2019-) Vanhoja järjestelmiä palvelevien palvelinten alasajo jatkuu sitä mukaa kun uudet järjestelmät korvaavat niitä ja lain vaatimukset täyttävä arkistointi on suoritettu. On huomioitava, että vanhojen järjestelmien ylläpidosta ja lisensseistä aiheutuu niiden käyttöaikana kuluja. Lisäksi arkistoinnista ja sen järjestelmiin vaatimista versiopäivityksistä syntyy merkittäviä kuluja. Arkistoinnin kustannukset selvitetään SOTE asiakastietojärjestelmät -alatyöryhmän toimesta.

22 22 (90) Etenemissuunnitelma ja jatkotoimenpiteet Eskoon konesalin siirto Epshp:n tiloihin ja verkkomuutokset loppuvuosi 2016 alkuvuosi 2017 Tulevan toimialuerakenteen suunnittelu ja toteutus kevät loppu Seinäjoen potilastietojärjestelmän siirto EP-Pottiin vuosi 2017 Epshp:n virtualisointialustan uusiminen ja kevät 2017 tallennuskapasiteetin lisäys Lisenssiomaisuuden läpikäynti ja siirto uudelle syksy loppu organisaatiolle Palvelinlaitteiden ja järjestelmien keskittäminen syksy 2017 Taulukko 5 Taulukko 6, jatkotoimet 4.5 Verkot Nykytilan kartoitus ja analysointi Verkkojen nykytilaa selvitettiin kartoittamalla toimipisteet. Toimipistekohtaisesti kyselyyn pyydettiin kirjaamaan mm. osoite, yhteysnopeus, yhteyden tarjoaja sekä käyttäjämäärä toimipisteessä. Lisäksi haluttiin tietää, onko toimipiste ainoastaan SOTE-käytössä vai onko kiinteistössä myös esim. kunnan muiden toimialojen käyttäjiä. Vastaukset saatiin kaikilta alueen nykyisiltä toimijoilta. Kyselyn perusteella SOTE-toimintaa on n. 450 toimipisteessä. Niistä huomattava osa on sellaisia, joissa työskentelee vain muutamia henkilöitä. Lisäksi 130 toimipisteessä on yhteistä toimintaa kunnan/kaupungin kanssa. Verkkoja ja toimipisteitä kartoittava kyselylomake on INFRA Liite 4:ssä. Alla on esimerkkikuva, joka havainnollistaa nykyistä EP-Potti alueverkon periaatetta. Terveyskeskusten ja sairaanhoitopiirin sisäverkot on yhdistetty vikasietoisilla kahdennetuilla yhteyksillä alueverkon kautta toisiinsa.

23 23 (90) Kuva 6, esimerkki alueverkosta Tavoitetila Työryhmä suosittaa palvelinten keskittämistä yhteen konesalikokonaisuuteen. Keskittäminen edistää valvontaa, turvallisuutta ja tietosuojaa sekä vaikuttaa kustannuksiin. Näistä syistä myös verkon rakenne kannattaa suunnitella keskitetyksi. Ulkoiset Internet-yhteyksiä keskitetään samalla niiden redundanttisuus huomioiden. Työryhmä suosittelee myös verkon aktiivilaitteiden osalta yhtenäistä laiteinfraa, jotta verkon hallinta olisi yksinkertaisempaa. Runkoverkon tulee olla kahdennettu kriittisiin toimipisteisiin. Tietoturvan osalta suunnitellaan yhtenäiset käytännöt. Suunnitelmia päivitetään sitä mukaa kuin valtakunnalliset ohjeistukset tarkentuvat. Tulevat organisaatioratkaisut vaikuttavat verkkojen rakenteeseen, vastuisiin ja hallintaan. Verkkoja hallinnoi yksi operaattori, joka tarjoaa toimijalle yhteydet toimipisteisiin. Tällöin verkon hallinnoinnissa ja ylläpidossa toimitaan yksillä säännöillä. Vikatilanteessa SOTE-toimijan tarvitsee ottaa yhteyttä vain yhteen operaattoriin, joka selvittää asian. Tulevalla SOTE-toimijalla tulee olla vähintään katselunäkymä verkon hallintaan ja tilannekuvaan. Yhteysnopeudet Työryhmä on päätynyt siihen, että tietoliikenteen miniminopeus toimipisteisiin on 10/10 Mbps. Tähän on päädytty lähinnä siksi, että esim. etälääkäritoiminta ja videoneuvottelu tulevat lisääntymään. Lisäksi tulee huomioida, että yhteyksien takana voi olla myös rakennusautomaatiota, kiinteistövalvontaa, henkilöturvaa ja työajanseurantaa. Koska kaikilta toimijoilta ei tässä aikataulussa ole tarkempaa tietoa saatavilla, perustuvat nopeusmäärittelyt arvioituihin käyttäjämääriin. Yhteysnopeudet jaotellaan toimipisteiden käyttäjämäärien mukaan seuraavan taulukon mukaisesti: Käyttäjämäärä Yhteysnopeus /10 Mbps /20 Mbps

24 24 (90) /50 Mbps yli 50 käyttäjää 100/100 Mbps terveyskeskukset 500/500 Mbps Taulukko 7, tietoliikenteen yhteysnopeudet Jatkossa tulee huomioida käyttäjämäärien lisäksi myös toiminnan laatu ja yhtäaikaiset käyttäjät. Lisäksi tulee huomioida millaiset ovat nykyiset yhteydet toimipisteissä. Nykyiset potilastietojärjestelmät ovat hyvin herkkiä verkon viiveille ja katkoksille. Mobiiliyhteys on vaihtoehto kiinteälle yhteydelle, jos seuraavat kriteerit täyttyvät: - toiminta on ei-kriittistä - työtä tehdään eri pisteissä, esim. kouluterveydenhoitajat tai kotihoito, joista voi olla maantieteellistä etäisyyttä varsinaisiin toimipisteisiin - toimipisteessä yksi tai korkeintaan muutama työntekijä - ei rakennusautomaatiota, kiinteistövalvontaa tms. - työpisteen mobiiliyhteyden luotettavuus/nopeus on riittävä - muut liikkuvaa työtä tekevät henkilöt Langattomat verkot toimipisteissä Toimipisteissä, joissa on kiinteä yhteys, voidaan tarvittaessa rakentaa langaton verkko. Langattomuus lisääntyy myös SOTE-järjestelmiin liittyvissä tutkimuslaitteissa. Lisäksi langattomuus helpottaa tilannetta, jossa kiinteistökaapelointi ei ole riittävän kattava. Yrityskohtaisen mobiiliverkon, joka mahdollistaa tietoturvalliset yhteydet mobiililaitteista lähiverkkoon, käyttöä voitaisiin hyödyntää joissain tapauksissa. Verkkojen toteutus- ja hallintavaihtoehdot Työryhmä hahmotteli erilaisia vaihtoehtoja, miten verkon rakentaminen ja hallinta on mahdollista toteuttaa. Ryhmä päätyi ehdottamaan ratkaisua, jossa - verkon fyysinen rakentaminen ja valvonta hankitaan ostopalveluna - laitteiden vuokraus tai omistus, SOTE-toimija määrittelee laitteiden tason - hallinta (yhdellä työkalulla) ja suunnittelu tulevalla SOTE-toimijalla Hallinnan pitäminen omissa käsissä mahdollistaa nopean reagoinnin muutoksiin ja ongelmatilanteisiin. Lisäksi ratkaisu on kustannustehokas. Fyysisen verkon rakentaminen itse vaatisi huomattavasti lisäresursseja, joten se ei tule kyseeseen Siirtymävaihe Siirtymävaiheen (v ) aikana aloitetaan verkkoinfran suunnittelu, valmistelu ja vaiheittainen käyttöönotto. Nykyistä EP-Potti alueverkkoa pyritään hyödyntämään mahdollisimman paljon. Verkkoinfra sisältää mm. sähkönsyötön (varavirta, UPS), kaapeloinnin ja kytkentätilojen lukituksen. Myös virtuaaliverkkojen suunnitteluun tulee tässä yhteydessä varata resursseja. Infraa valmistellaan vuoden 2018 aikana esim. tuomalla sitä kiinteistöissä sijaitseviin kytkentäpisteisiin. Siirtyminen tehdään toimipisteittäin siten, että samalla huomioidaan työasema- ja palvelininframuutokset/-uusinnat. Siirtymäkaudella hyödynnetään pääosin nykyisiä verkkoja.

25 25 (90) Alatyöryhmän ensimmäisessä kokouksessa kesäkuussa työryhmän jäsenet olivat yhtä mieltä siitä, että mikäli alueen toimijat uusivat verkko -infraansa siirtymävaiheen aikana, tulee alueella pyrkiä yhtenäiseen laitekantaan Etenemissuunnitelma ja jatkotoimenpiteet Suunnittelu, verkon perusarkkitehtuuri alkuvuosi Laitetilojen kartoitus ja dokumentointi vuosi 2017 Kilpailuttaminen (laitteet, henkilötyö, loppuvuosi 2017 alkuvuosi 2018 palveluntarjoaja) Toteutus vuosi 2018 keväästä eteenpäin, mikäli rahoitusta on käytettävissä. Kesto riippuu henkilöresurssien määrästä. Taulukko 8, eteneminen verkkosuunnittelun osalta Jatkotoimenpiteet

26 26 (90) 5 SOTE asiakastietojärjestelmät 5.1 Alatyöryhmän toimeksianto Alatyöryhmän tehtävänä on tuottaa terveydenhuollon ja sosiaalitoimen toimintaprosesseissa tarvittavien tietojärjestelmien ja niiden käyttöön liittyvien tietojärjestelmäprosessien suunnittelu. Työryhmässä selvitetään yhdystyvien organisaatioiden tai organisaatioiden osien nykyiset tietojärjestelmät ja niiden käyttö sekä sisäiset että ulkoiset integraatiot. Selvitysten pohjalta tavoitteena on laatia suunnitelma Etelä-Pohjanmaan SOTEn:n sosiaali- ja terveydenhuollon prosesseihin käytettävistä tietojärjestelmistä, niiden käyttöön liittyvistä toimintaprosesseista, sähköisestä arkistoinnista ja kansallisten palvelujen hyödyntämisestä sekä integraatiotarpeista. Alatyöryhmässä huomioidaan Etelä-Pohjanmaan SOTE:n organisointi- ja toimintaprosessisuunnitelmat sekä Taustatieto ja Digiloikka -työryhmien suunnitelmat, UNA-hankkeen toimintaprosessisuunnitelmat sekä kansallisen tason vaatimukset mm. itsehallintoalueiden ja SOTE-alueiden toiminnan ja lainsäädännön suunnitteluun Vanhojen tietojen arkistointi ja hyödyntämisen selvittäminen. Huomioitava oli myös, että prosessien kehittämisessä tietojärjestelmillä on keskeinen osa ja UNAmäärityksissä on huomioitu prosessit siten, että tietojärjestelmä tukisi toiminnallisia prosesseja. Yhteistyötä prosessien kehittäjien ja tietohallinnon kanssa on vahvistettava, jotta järjestelmät tukevat prosessia, eikä käyttäjien työaikaa mene tarpeettomasti muuhun kuin heidän perustyöhönsä. 5.2 Nykytilan kartoitus ja analysointi Nykyiset tietojärjestelmät kartoitettiin. Kysely toteutettiin Excel-taulukolla, johon pyydettiin lisäämään kaikki organisaatiossa käytössä olevat ohjelmat ja sovellukset. Kysely lähetettiin kappaleessa 3.3 listatuille organisaatioille. Yhteisen nykytilan kartoituksen jälkeen jaoteltiin kullekin alatyöryhmälle kuuluvat järjestelmät (Asiakastietojärjestelmät kuvattu Asiakastietojärjestelmät Liite 1:ssä), jonka pohjalta ryhmän työskentely aloitettiin. Kartoituksen tuloksena työryhmän käsiteltäväksi tuli yhteensä 160 eri järjestelmää tai järjestelmän osaa. Osa järjestelmistä ei ole enää aktiivisessa käytössä, mutta näidenkin järjestelmien sisältämien vanhojen tietojen osalta on huomioitava arkistointi ja säilytysvaatimukset. Monien järjestelmien osalta on yhteyksiä muiden työryhmien käsittelemiin järjestelmiin, sillä tietoa siirretään SOTE-asiakastietojärjestelmistä esim. laskutusjärjestelmiin ja muista SOTE-tietojärjestelmistä esim. laboratorio-järjestelmistä siirretään tietoa asiakastietojärjestelmiin. Kaikessa suunnittelussa ja kehittämisessä eri ryhmien välinen yhteistyö on otettava myös jatkossa huomioon Nykytila Terveydenhuollon järjestelmät

27 27 (90) Maakunnan terveydenhuollon yksiköillä on kolme eri pääjärjestelmää käytössä. Suurin järjestelmä on EP-Potti Effica, jota käyttää sairaanhoitopiirin lisäksi kuusi (6) perusterveydenhuollon organisaatiota. Seinäjoen terveyskeskuksella on käytössä oma Effica potilastietojärjestelmä ja Eskoon sosiaalipalvelujen kuntayhtymällä (Eskoo) oma. Jokainen organisaatio toimii omien tietojensa osalta rekisterinpitäjänä. Nykyisissä järjestelmissä koko maakunnan n asukkaan tiedot löytyvät erikoissairaanhoidon ja kuuden perusterveydenhuollon organisaation käyttämästä EP-Potti Efficasta. Seinäjoen terveyskeskuksella on käytettävissä oman kunnan n asukkaan tiedot ja Eskoon Effica sisältää siellä asiakkaana olevien tai olleiden tiedot. Seinäjoen terveyskeskuksen ja EP-Potti Effican välillä on aluekatseluyhteys, jolla potilaiden tietoja voidaan katsella kantojen välillä, potilaan voimassaolevien suostumusten ja kieltojen puitteissa. Potilastietojärjestelmiin tulee tietoa erillisjärjestelmistä integraatioiden välityksellä ja vastaavasti tietoa voidaan siirtää muihin järjestelmiin. Joidenkin järjestelmien tiedot ovat luettavissa pääjärjestelmän kautta, mutta tietoa ei siirretä. Järjestelmä puolestaan tuottaa tietoja, jotka sitten käsitellään ja lähetetään eteenpäin järjestelmällä, joka käsitellään hallinnollisten järjestelmien puolella. Sosiaalihuollon järjestelmät Sosiaalihuollolla on käytössä yhdeksän (9) eri tietokantaa. ProConsona järjestelmä ja sen eri osia on käytössä seitsemässä (7) organisaatiossa; Kuusiokunnat, Kaksineuvoinen, JIK ky, Ilmajoki, Lapua, Isokyrö ja Järvi-pohjanmaa. Seinäjoella on käytössä Abilita järjestelmä ja Suupohjan llky käyttää Sosiaali-Effica -järjestelmää. Kukin eri osasovellus muodostaa oman rekisterinsä. ProConsona eri osasovellukset Abilitan eri osasovellukset Sosiaali-Effican eri osasovellukset * ProConsona Elatusturva * ProConsona Toimeentulotuki * ProConsona Lastensuojelu * ProConsona Vammaispalvelu * ProConsona Aikuis- ja perhetyö * ProConsona Lastenvalvonta * ProConsona Välitystilit * ProConsona Sähköinen asiointipalvelu * ProConsona Ammattilaisen ajanvaraus * ProConsona Käyttöloki * Abilita Lastenvalvonta * Abilita Lastensuojelu, asiakasrekisteri * Abilita Lastenvalvonta, lastensuojeluilmoitukset * Abilita Opiskeluhuolto * Abilita Perusturva * Abilita Vammaispalvelu, hoitotyö * Abilita Perusturva, ajanvaraus * Abilita Perusturva, välitystili * Abilita perusturva, toimeentulotuki * Perheneuvola * Toimeentulotuki * Vammaispalvelu * Lastensuojelu * Sosiaalihuolto * Päihdehuolto * Lastenvalvoja Kuva 7, sosiaalihuollon osasovelluksia Muut järjestelmät Selvityksen perusteella organisaatioissa on käytössä 56 muuta, osin pienempää järjestelmää. Osassa kirjataan potilas/ asiakastietoja, kuten ensihoidon ja tehohoidon järjestelmät. Lisäksi on erilaisia sähköisen asioinnin järjestelmiä kuten Hyvis, joka on käytössä koko maakunnan alueella niin terveydenhuollon kuin sosiaalihuollon puolella. Hyviksen avulla kansalainen voi välittää esim. esitiedot terveydenhuollon yksikköön ennen vastaanotolle saapumista. Osa järjestelmistä on maakunnallisia rekistereitä kuten moniresistenttien mikrobien Kantajarekisteri MMKR. Lisäksi erilaisia toimintakyky ym. mittareita ja testausohjelmia on käytössä alueella. Näitä järjestelmiä käyttävät eri ammattilaiset tukemaan omaa työskentelyään.

28 28 (90) 5.3 Tavoitetilan määrittely Tulevaisuuden tavoitetilassa työryhmän näkemyksen mukaan, koko maakunnalla on käytössä yksi yhteinen UNA -arkkitehtuurin mukainen modulaarinen hyvinvointijärjestelmä. Työtä kohti tulevaisuuden tavoitetilaa tehdään jo nyt. Osallistuminen UNA -määrittelyjen tekemiseen oli ensimmäinen askel ja parhaillaan on meneillään valmistautuminen tietojärjestelmän ytimen sekä hyvinvointijärjestelmän moduulien hankintaan. Oleellinen tavoitetila asiakastietojärjestelmien kehittämisessä on, että lähtökohtana on asiakkaan palvelu ja hoito. Kaikkea kehittämistä tarkastellaan tästä lähtökohdasta sekä palveluprosessien näkökulmasta. Myös asiakkaan osallistumista omaan palveluunsa tulee tukea järjestelmäkehityksen avulla. Asiakaan palvelu voidaan toteuttaa useilla eri moduuleilla palvelusuunnitelman mukaisesti ja niiden nojalla saadaan myös tarvittavaa tietoa toiminnan- ja tuotannonohjauksen tarpeisiin. Aikataulu uudelle hyvinvointijärjestelmälle on epävarma ja on vielä käytettävä nykyisiä järjestelmiä. Nykyisiä järjestelmiä on kuitenkin pyrittävä yhtenäistämään ja Kuva 8, asiakastietojärjestelmäkokonaisuuden osaalueet toimintamallit ja käyttötavat on saatava yhtenäisiksi. Tässä prosessien yhtenäistäminen ja sen myötä järjestelmän käytön yhtenäistäminen on avainasemassa. Jo nyt terveyskeskusten toimintatavat ovat yhtenäistyneet käytettäessä yhteistä järjestelmää. Kun Seinäjoki ryhtyy käyttämään samaa järjestelmää, on toimintatapoja tarkasteltava vielä yhteisesti ja tehtävä mahdollisia tarkennuksia tai muutoksia. Tässä työssä on järjestelmän pääkäyttäjien työpanos tärkeässä osassa. Jatkossa järjestelmän osat ovat pienempiä kokonaisuuksia eli moduuleita ja SOTE-kokonaisuus voi sisältää useiden eri toimittajien osuuksia. Määrittelyt on olemassa ja niitä tarkennetaan kilpailutuksen edetessä. Lähtökohtana on asiakkaan tietojen liikkuminen sujuvasti eri toimijoiden välillä asiakkaan prosessin eri vaiheissa. Prosessien kuvauksissa on ollut mukana runsaasti eri ammattiryhmien edustajia ja niillä on pyritty kattamaan koko SOTE-kentän tarpeet riippumatta siitä, missä ammattilainen työskentelee.

29 29 (90) Kuva 9, siirtymä järjestelmänäkökulmasta migraation kautta tulevaisuuden modulaariseen SOTE-palvelujärjestelmäkokonaisuuteen Kilpailutuksen edetessä saadaan uusia moduuleita käyttöön ja niillä korvataan nykyisin käytössä olevia järjestelmiä tai niiden osia. Nykyisissä järjestelmissä voi myös olla sellaisia, jotka kehityksen myötä voivat toimia omana moduulina SOTE-tietojärjestelmäytimen ympärillä. Siirryttäessä käyttämään modulaarista kokonaisuutta voi olla edessä tilanteita, jolloin joudutaan osittain käyttämään sekä uutta että vanhaa järjestelmää, käyttöönottoprojekteissa tulee asia huomioida. Hankittavien järjestelmien osalta on myös huomioitava mahdollisuus virtualisointiin. Terveydenhuollon järjestelmän osalta on pyrkimys ensivaiheessa yhdistää Seinäjoen Effica, muiden maakunnan terveyskeskusten ja Epshp:n käyttämään tietojärjestelmään vuoden 2017 aikana. Tämän jälkeen otetaan käyttöön uusi versio järjestelmästä, vuoden 2018 aikana. Tämä versio tuo parannuksia käyttäjille ja helpottaa mm. potilaan lääkityksen hallintaa. Lisäksi version käyttöönotto mahdollistaa kansallisia earkistoinnin liittymisiä, joilla on määritellyt takarajat terveydenhuollolle. 5.4 Etenemissuunnitelma Terveydenhuollon järjestelmät Ensimmäinen vaihe kohti tulevaisuuden tavoitetilaa on tämän hetkisten eri kantojen yhdistäminen yhdeksi tietokannaksi. Tavoitteena on yhdistää kannat nykyisillä järjestelmien versioilla, jonka jälkeen päivitetään Efficasta versio V2015. Kustannukset koostuvat yhdistämisen aiheuttamista työkustannuksista sekä V2015 hankintakustannuksista. Lisäksi organisaatioiden pääkäyttäjillä on työtä järjestelmän taustojen tekemisessä ja loppukäyttäjien kouluttamisessa. Vaihtoehdon toteutus on riippuvainen Efficaan loppuvuodesta 2016 tulevasta korjauksesta, jossa on teknisiä muutoksia joka mahdollistaisi nykyistä suuremman yhtäaikaisen käyttäjämäärän tietokantaan. Tämä päivitys on vielä hankittava sekä EP-Potti tietokantaan että Seinäjoen tietokantaan. Päivityksille on sovittuna

30 30 (90) molemmissa järjestelmissä päivämäärä ja korjauksen toimivuutta päästään arvioimaan tammikuussa 2017, kun toiminta on palannut normaaliin laajuuteensa joulun ja vuodenvaihteen aiheuttaman hiljaisemman jakson jälkeen. Tämä vaihtoehto on ensisijainen etenemistapa, jotta tietojen parempi näkyminen organisaatioiden välillä saadaan toteutettua nopeammin ja siten parannetaan potilasturvallisuutta. Kuva 10, etenemissuunnitelma 1 EP-POTTI laajennus Mikäli yllä mainittu vaihtoehto ei teknisten parannustenkaan jälkeen ole mahdollinen tehdään EP- Potti Kantaan version V2015 päivitys ja sen jälkeen yhdistetään nykyiset tietokannat yhdeksi. Version taustatöiden tekemisen yhteydessä tehdään Seinäjoen liittymisen vaatimat taustatyöt valmiiksi. Seinäjoen osalta vanhan järjestelmän käyttö lakkaisi ja Seinäjoen terveyskeskus alkaisi käyttämään yhteistä Kantaa, kun se saadaan käyttökuntoon. Yksi hankinta V2015 versiosta ja kaikkien organisaatioiden pääkäyttäjien työpanos vaaditaan taustojen teossa ja loppukäyttäjien koulutuksessa. Kuva 11, etenemissuunnitelma 2 EOPOTTI laajennus Versiossa V2015 voidaan yhdistää myös Eskoon tietokanta muiden kanssa samaan. Tämän työn aikataulutus on tehtävä tarkemmin, kun selviää, kumpi edellä mainituista vaihtoehdoista toteutuu. Kuitenkin siten, että olisi myös Eskoon tiedot yhteisessä tietokannassa. V2015 käyttöönotto vaatii edeltävästi laskutuksen uudistamisen, josta käynnistetään oma projekti joko loppuvuonna 2016 tai alkuvuodesta Lopullinen päämäärä on UNA-arkkitehtuurin mukainen tietojärjestelmäydin sekä sen kautta toimiva modulaarinen hyvinvointijärjestelmä. Hankinta etenee erillisten aikataulujen mukaan ytimen osalta ja sen kanssa toimivien eri moduulien osalta. Järjestelmän vaiheittainen käyttöönotto kilpailutusten etene-misen mukaan tapahtuu tulevien vuosien kuluessa. Hankintakustannukset ovat selvillä kilpalutusten jälkeen ja jakautuvat useammalle vuodelle, samoin ylläpitokustannukset eri vuosina ovat riippuvaisia hankinnoista. Kaikissa jatkossa tehtävissä hankinnoissa on huomioitava tulevat modulaarisen järjestelmän vaatimukset. Sosiaalihuollon järjestelmät Sosiaalihuollon osalta on kaksi vaihtoehtoa. Vaihtoehtona on edetä nykyisillä järjestelmillä, kunnes UNA-kilpailutuksen mukainen hyvinvointijärjestelmä saadaan käyttöön. Tämä vaihtoehto ei vaadi henkilöresursseja ennen uuden järjestelmän käyttöönoton valmisteluita. Kustannukset pysyvät entisellään tulevina vuosina. Kuitenkaan tässä vaihtoehdossa ei toteudu sote-tietojen alueellinen käyttäminen, eikä liittymisiä Kanta-palveluihin voida toteuttaa ilman järjestelmien päivittämistä uudempiin versioihin.

31 31 (90) Toinen vaihtoehto on edetä nykyisillä järjestelmillä ja valmistellaan yhteisen järjestelmän käyttöönottoa ja yhteisen järjestelmän käyttöönotto SOTE-alueen toiminnan alkaessa Tätä yhteisestä järjestelmää käytetään siihen saakka, kunnes UNA-kilpailutuksen mukainen hyvinvointijärjestelmä saadaan käyttöön. Vaihtoehto vaatii valmisteluvaiheessa pääkäyttäjien henkilöresursseja sekä käyttäjien koulutusta. Myös sopimusten ja lisenssien päivittäminen valitun järjestelmän tarvitsemaan laajuuteen tulee tehdä. Nykyisten järjestelmien osalta vaaditaan kehitystyötä, jotta voidaan saavuttaa Kanta-palveluiden liittymisvaatimukset. Yhteistä järjestelmää valittaessa on huomioitava kunkin järjestelmän valmiudet Kanta-liittymiseen. Sosiaalihuollon tietojen arkistointia varten on menossa Kansa-hanke, sosiaalihuollon asiakastietojen määrämuotoisen kirjaamisen ja valtakunnallisten tietojärjestelmäpalvelujen toimeenpanohanke. Hankeen avulla organisoidaan ja toteutetaan Kanta-palvelujen eri vaiheet. Organisaatioilta edellytetään määrämuotoisen kirjaamisen koulutusta ja käyttöönottoa, asiakirjarakenteiden käyttöönottoa ja sellaisen järjestelmän käyttämistä, joka toteuttaa Kanta-palveluiden liittymisvaatimukset. Sosiaalihuollon Kanta-palvelujen I-vaiheen kehitystyö on käynnissä ja palvelu on tarkoitus ottaa käyttöön vuonna Kansa-koulu -hankkeessa on menossa pilotointivaihe, jossa kuvataan sosiaalihuollon palvelutehtävien ja sosiaalipalvelujen nykytila ja kartoitetaan palveluprosessikuvaukset sekä käytettävät asiakasasiakirjat. Pilotti selvittää myös, miten käytössä olevat asiakastietojärjestelmät täyttävät asiakasasiakirjalain ja sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston I- vaiheen vaatimukset. Mukana on kaikki maakunnan alueella olevat järjestelmät eri organisaatioiden kautta. Pilotit ovat päättymässä 4/2017 ja tietoa on saatavissa kevään aikana. Lopullinen päämäärä on sama kuin terveydenhuollonjärjestelmien kohdalla, UNA-arkkitehtuurin mukainen tietojärjestelmäydin sekä sen kautta toimiva modulaarinen hyvinvointijärjestelmä. Hankinta etenee erillisten aikataulujen mukaan ytimen osalta sekä sen kanssa toimivien eri moduulien osalta. Järjestelmän vaiheittainen käyttöönotto kilpailutusten etenemisen mukaan tapahtuu tulevien vuosien kuluessa. Tämän uudistuksen hankintakustannuksia, kustannuksia vuositasolla tai kokonaiskustannuksia on tässä vaiheessa vaikea arvioida. Sosiaalihuollon järjestelmien osalta tehdään erillinen esitys työvaliokunnalle vaihtoehdoista. Edetäänkö nykyisillä erillisillä järjestelmillä UNA-kilpailutuksen jälkeiseen aikaan vai käytetäänkö ensin yhtä järjestelmää, kunnes saadaan kilpailutuksen tuottama järjestelmä käyttöön. Muut järjestelmät Muiden sosiaali- ja terveydenhuollon järjestelmien osalta meneillään on mm. ensihoidon kansallinen hanke uuden järjestelmän saamiseksi sekä sairaanhoitopiirissä tehohoidon järjestelmän uudistaminen. Kaikkien järjestelmien uusimisen osalta on syytä ottaa huomioon tulevaisuuden tavoitetilan tietojärjestelmäydin, jonka kanssa järjestelmien on toimittava. Lisäksi mahdollisuus virtualisointiin on huomioitava hankinnoissa. Järjestelmiä voidaan jakaa esimerkiksi seuraavalla tavalla. Ensimmäisen osan muodostavat ne järjestelmät tai rekisterit, jotka muodostavat asiakastietorekisterin. Näistä nykyisin käytössä olevista pääosa on sairaanhoitopiirissä käytettäviä järjestelmiä tai sairaanhoitopiirin ylläpitämiä koko alueen yhteisiä rekistereitä. Kotihoidon osalta on käytössä kaksi eri järjestelmää Hilkka Seinäjoella ja NurseBuddy muulla. NurseBuddy n käyttö on juuri alkanut ja laajennukset ovat meneillään. Toinen osa on erilaiset työnteon tukemiseen tarkoitetut ohjelmistot. Näissä ohjelmistoissa on erilaisia testaustyökaluja mm. erityistyöntekijöiden avuksi. Järjestelmiä on käytössä useammissa organisaatioissa ja samoja käytetään useammassa paikassa. Kaikilla näitä ei ole käytössä ja

32 32 (90) ammattiryhmien yhteistyöllä mahdollisesti eriävien järjestelmien käytöstä voidaan poimia parhaat kaikkien käyttöön. Lisäksi on käytössä sähköisiä asiointipalveluita, kuten Helppo Nappi ja Hyvis. Hyviksen käyttö laajenee erillisen projektin myötä koskemaan sekä terveys että sosiaalihuollon toimijoita. Palveluissa on kansalaisille oma osionsa ja ammattilaisille oma. Järjestelmien käytön yhtenäistämisessä ovat kunkin järjestelmän käyttäjät avainasemassa ja heidän kokemuksiensa ja tarpeidensa perusteella on mahdollista suunnitella mahdollisia järjestelmien käytön laajennuksia. Kehitettäessä toimintaprosesseja eri toimipisteissä ja ammattiryhmissä, saattaa esiin tulla tarvetta sähköisten järjestelmien kehittämiseen. Mikäli jokin ammattiryhmä tarvitsee työkaluja oman tehtävänsä hoitamiseen, on ensin tarkistettava, mitä järjestelmiä alueella on jo kenties käytössä ja voidaanko sen käyttöä laajentaa myös muiden tarvitsijoiden avuksi. Liitteenä on koko listaus nykyisin käytössä olevista järjestelmistä. Taulukko 9, lähiajan etenemissuunnitelma asiakastietojärjestelmät

33 33 (90) 6 Muut SOTE -tietojärjestelmät 6.1 Alatyöryhmän toimeksianto Muilla SOTE-tietojärjestelmillä tarkoitetaan sosiaalihuollon ja terveydenhuollon operatiivisessa toiminnassa käytettäviä erillisjärjestelmiä. Alatyöryhmän tehtävänä on tuottaa terveydenhuollon ja sosiaalitoimen toimintaprosesseissa tarvittavien muiden tietojärjestelmien ja niiden käyttöön liittyvien tietojärjestelmäprosessien suunnittelu. Työryhmässä selvitetään yhdistyvien organisaatioiden tai organisaatioiden osien nykyiset tietojärjestelmät ja niiden käyttö sekä sisäiset että ulkoiset integraatiot. 6.2 Nykytilan kartoitus ja analysointi Nykytilan arviointi tehtiin Etelä-Pohjanmaan alueella tietojärjestelmäkyselyn avulla toukokuussa Järjestelmät ryhmiteltiin osa-alueisiin ja selvitettiin niiden käytön laajuutta ja päällekkäisyyksiä organisaatioiden välillä. Kartoituksessa huomioitiin myös käytöstä poistuneet järjestelmät. Ensimmäisen läpikäynnin jälkeen kartoitusta tarkennettiin vielä syyskuussa 2016, jolloin organisaatioita pyydettiin vielä tarkistamaan nykytilan kartoituksen oikeellisuus omalta osaltaan. Tarkennetussa esiselvityksessä järjestelmien määrä tarkentui 160 kappaleeksi. Osa järjestelmistä oli samoja eri organisaatioissa. Alatyöryhmässä selvitettiin tällaisten järjestelmien yhdistämisen mahdollisuuksia ja niistä syntyviä kustannuksia. Organisaatioihin lähetyssä sopimusselvityspyynnössä ilmi tulevia todellisia tähän hetken ylläpitokustannuksia ei ollut käytössä, koska sopimusselvittelyihin annettiin organisaatioille aikaa marraskuun loppuun saakka. Muut SOTE tietojärjestelmät -alatyöryhmän sovellukset rajattiin sellaisiin sovelluksiin, jotka sisältävät potilaskohtaista (pois lukien SOTE-asiakastietojärjestelmät alatyöryhmän sovellukset) tietoa, sovellukset painottuivat erikoissairaanhoitoon (81 kpl). Suurin osa liittyi läheisesti tutkimuslaitteisiin ja ovat käytössä koko tutkimuslaitteen elinkaaren ajan eikä niitä voi korvata toisilla järjestelmillä. Radiologian järjestelmät Keskeisimmät radiologian järjestelmät Etelä-Pohjanmaan alueella ovat Tieto Oyj:n Effica RIS radiologian työnohjausjärjestelmä, Carestream Healthcare Finland Oy:n toimittama Carestream PACS kuvankatselujärjestelmä, Tieto Oyj:n Effica kuva-arkisto, GE Healthcare Finland Oy:n toimittama GE Advantage Workstation (GE AW) magneetti- ja tietokonetomografiatutkimusten (TT-tutkimusten) kuvankatselu- ja analysointijärjestelmä (järjestelmä sisältää Seinäjoen keskussairaalassa viisi kiinteää GE AW-työasemaa sekä GE AW Server palvelinpohjaisen kuvankatselu- ja analysointijärjestelmän), Siemens Healthcaren toimittama Siemens Syngo.via palvelinpohjainen magneetti- ja TT-tutkimusten kuvankatselu- ja analysointijärjestelmä, Opteamage Medicalin toimittama CADstream rintojen ja eturauhasen magneettikuvaustutkimusten palvelinpohjainen analysointijärjestelmä ja Medis Medical Imaging System Bv:n toimittama Medis sydänmagneettikuvaustutkimusten palvelinpohjainen analysointijärjestelmä. Carestream PACS järjestelmä on integroitu Effica-potilastietojärjestelmään ja Effica RIS-järjestelmään siten, että Etelä-Pohjanmaan alueella Effica-potilastietojärjestelmästä ja Effica RIS-järjestelmästä radiologisia kuvia aukaistessa kuvankatselu tapahtuu Carestream PACSjärjestelmän kuvankatseluohjelmistolla. Seinäjoen keskussairaalan radiologialla ja Etelä-Pohjanmaan alueen terveyskeskusröntgenien kuvauslaitteilta kaikki tutkimukset lähetetään suoraan Carestream

34 34 (90) PACS-järjestelmään, joka on tällä hetkellä Etelä-Pohjanmaan alueen primaarinen radiologisten kuvien kuva-arkisto. Seinäjoen keskussairaalassa TT-tutkimukset kokonaisuudessaan lähetetään TTkuvauslaitteilta Carestream PACS kuva-arkiston lisäksi sekä GE AW-työasemajärjestelmään että Siemens Syngo.via järjestelmään. GE AW-järjestelmässä ja Siemens Syngo.via järjestelmässä tutkimukset ovat vain rajatun ajan (palvelimet ovat ylivuotavia), mutta järjestelmät on integroitu niin, että ne hakevat automaattisesti vertailututkimukset Carestream PACS-järjestelmästä. Rintojen ja eturauhasen magneetti-kuvaustutkimukset lähetetään magneettikuvauslaitteilta Carestream PACS kuva-arkiston lisäksi CADstream analysointijärjestelmään. Vastaavasti myös sydänmagneettitutkimukset lähetetään magneettikuvauslaitteilta PACS kuva-arkiston lisäksi Medis kuvankatselu- ja analysointijärjestelmään. Seinäjoen keskussairaalan radiologian saneluissa on käytössä puheentunnistus, joka on integroitu Tieto Oyj:n Effica järjestelmään. Lisäksi radiologialla on käytössä Visianan toimittama BoneXpert luustonikä analysointiohjelmisto sekä TT-laitteissa GE Healthcare Finland Oy:n toimittama GE Dosewatch automaattinen annoskeräysjärjestelmä. Radiologian siirtoyhteyksiä (Nealink): Kuvansiirtoyhteys molempiin suuntiin: HUS Kokkola KSSHP Jyväskylä Lääkäritalo Seinäjoki Mikkeli Terveystalo Mikkeli (mammokuvat) OYS PSHP Radiologikeskus (mammokuvat) Pori Turku Vaasa Kuvansiirto pelkkä lähetys: LifeIT Medis Pietarsaari Kuvansiirto pelkkä vastaanotto: HUS Rtg Meilahti HUS Rtg Töölö Rakenteilla olevat molempiin suuntiin: Kuopio Mehiläinen Taulukko 10, radiologian järjestelmiä

35 35 (90) Laboratoriojärjestelmät Keskeisimmät laboratorio-ohjelmistot EP:n alueella ovat Tieto Oyj:n Effica Laboratorio, Effica Mikrobiologia sekä Qpati (patologian tutkimukset). Yhteinen Effica Laboratorio ohjelmisto käytössä kaikissa alueen laboratorioissa EP-potin kautta. EP-pottiin kuulumaton Seinäjoen kaupunki ostaa laboratoriotutkimusten analysoinnin Epshp:lta, joten Seinäjoen kaupungin laboratorio-ohjelmistoa käytetään ainoastaan vierianalytiikkaan, tutkimusteen tilaamiseen ja tulosten katseluun. Effica Mikrobiologia ja Qpati -ohjelmistot ovat ainoastaan erikoissairaanhoidon käytössä. Laboratorio yhteydet muihin organisaatioihin HL7 ohjelmiston kautta: Fimlab Spr (Veripalvelu) Tyks Vita Medix Seinäjoen kaupunki Vshp (tekeillä) Kaikille organisaatioille yhteinen Laboratorion kansalaisen ajanvaraus -ohjelmisto, on otettu viimeisissäkin organisaatioissa käyttöön vuonna Muita tärkeitä laboratorion ohjelmistoja ovat kaikissa organisaatioissa käytössä olevat analysaattoreiden laiteliitäntäohjelmistot sekä ainoastaan Epshp:n laboratorioissa käytössä olevat näytteenoton seurantasovellus, laadunvalvonnan sovellus QM ja kemikaalikortisto. EKG-tutkimukset Ekg-tutkimuksia tallennetaan tällä hetkellä useaan eri järjestelmään. Epshp:lla on käytössä Kibi Oy:n ekg-arkisto, johon tallennetaan Seinäjoen keskussairaalassa sekä ambulansseissa otetut lepo-ekgtutkimukset. Terveyskeskuksissa on käytössä Tieto Oyj:n toimittamia Cardiax-järjestelmä, joiden tuen Tieto Oyj on lopettamassa. Cardiax-järjestelmissä on sekä lepo- että rasitus-ekg -tutkimuksia. Osa organisaatioista on alkanut jo korvata laitteistojaan uusilla Epshp:n ekg-arkiston kanssa yhteensopivilla ekg-laitteilla. Osa terveyskeskuksista käyttää ekg-laitteita, joita ei ole liitetty mihinkään tietojärjestelmään. Näiden osalta tutkimustuloksia käsitellään paperisina. Epshp:lla on käynnissä uuden ekg-arkiston (Neagen) käyttöönottoprojekti. Uusi järjestelmä tulee korvaamaan nykyisin käytössä olevan Kibi-arkiston. EP-Pottiin kuuluvat organisaatiot, jotka käyttävät Cardiax-järjestelmää ovat mukana uuden ekg-arkiston käyttöönottoprojektissa. Pitkäaikais-ekg tutkimukset tallennetaan Epshp:ssa ja Seinäjoen kaupungilla Darwin-ohjelmistoon. Tutkimusten yhteenvetoraportti viedään Effican mediakeskukseen, josta tehdään linkki erikoisalanäkymälle, johon tulee myös tutkimusta koskeva lääkärinlausunto. Suun terveydenhuolto Kaikissa Etelä-Pohjanmaan alueen julkisen terveydenhuollon yksiköissä on käytössä Tieto Oyj:n Effican suun terveydenhuollon osio. Hammaskuvantamisen osuus vaihtelee organisaatioittain mutta kuvat tallentuvat yhteiseen Epshp:n ylläpitämään kuva-arkistoon.

36 36 (90) Hammaskuvantaminen organisaatioittain: - Lapuan kaupungilla (1 kpl) ja Järvipohjanmaan perusturvalla (3 kpl) on käytössä Effica laiteliitäntä kuvanlukijakohtaisesti. - Kuntayhtymä Kaksineuvoisella, Seinäjoen kaupungilla ja Epshp:n Suu- ja leukasairauksien poliklinikalla on käytössä Romexis-järjestelmä. - Suupohjan peruspalveluliikelaitoskuntayhtymässä, JIK-peruspalveluliikelaitoskuntayhtymässä ja Kuusiokuntien terveyskuntayhtymässä on käytössä Effica hammaskuvantaminen. Muut huomioitavat järjestelmät Muut järjestelmät, jotka täytyy yhdistää tai joiden yhdistämisestä olisi etua: Terveysportti on käytössä kaikissa organisaatioissa. Ohjelmisto koostuu erilaisista moduuleista, joita kukin Etelä-Pohjanmaan alueen organisaatio on hankkinut tarpeidensa mukaan. Ohjelmistolla vuosittainen käyttöoikeusmaksu, joka perustuu organisaation palveluksessa olevien lääkäreiden määrään. Selvitys käytössä olevista moduuleista löytyy Muut SOTE-tietojärjestelmät Liite 1:stä. Physiotools-ohjelmisto on käytössä kaikissa organisaatioissa. Ohjelmistoa käytetään pilvipalveluna. Ohjelma sisältää valmiita harjoitusohjelmia kuntoutukseen ja liikuntaan ja se mahdollistaa myös harjoitusohjemallien teon. Harjoitusohjelmaa käyttämällä terveydenhuollon ammattilainen voi luoda asiakkaalle henkilökohtaisen harjoitusohjelman. Organisaatioissa käytössä olevista spirometria-laitteistoista suurin osa on Medikro Oy:n toimittamia. Laitteiden mukana tulee työasemaohjelmisto, joka voidaan asentaa keskitetysti tai yksittäisille työasemille. Lapuan kaupungilla on tällä hetkellä käytetty keskitettyä asennusta, muissa organisaatioissa ohjelmistot on asennettu yksittäisille työasemille, joihin spirometria-laite on liitetty. Järjestelmät, joiden käyttöön ei ole välttämätöntä tehdä muutoksia Nykyaikaisten tutkimuslaitteiden mukana tulee nykyisin hyvin usein sovellus, jolla voidaan tuottaa tutkimustiedosta sähköinen dokumentti tai vaihtoehtoisesti laite voi tuottaa tiedoston suoraan ilman erikseen asennettavaa sovellusta. Suurin osa Muut SOTE tietojärjestelmät -alatyöryhmän kartoittamista sovelluksista liittyi suoraan tutkimuslaitteeseen. Tällaisille sovelluksille ei ole välttämätöntä tehdä mitään ja niitä voidaan käyttää tutkimuslaitteen elinkaaren ajan. Perusterveydenhuollon yksiköissä tehtäviä tutkimuksia ovat laboratorio-, radiologisten- ja ekg-tutkimusten lisäksi spirometria- ja kuulontutkimus. Erikoissairaanhoidossa taas on erittäin suuri määrä erilaisia tutkimuslaitteita ja niiden mukana tulleita sovelluksia. Sovellukset on listattu Muut SOTE-tietojärjestelmät Liite 2:ssa. 6.3 Tavoitetila Siirtymävaihe ( ) sekä tavoitetila Kustannukset ehdotetuista uudistuksista on koottu raportin kustannukset -kohtaan. Laboratoriojärjestelmät

37 37 (90) Alatyöryhmän ehdotus on, että muissakin kuin Epshp:n laboratorioissa otettaisiin käyttöön QMohjelmisto, kemikaalikortisto sekä näytteenoton seurantasovellus. Ohjelmistot voitaisiin ottaa käyttöön jo siirtymäaikana tai sen jälkeen. Taulukko 11, laboratoriojärjestelmän alueellinen kehittäminen Muut ohjelmistoihin liittyvät kehityskohteet Laboratoriopyynnöt ja vastaukset kulkevat valtaosin sähköisesti Etelä-Pohjanmaan alueella sekä valtakunnallisesti eri toimijoiden välillä. Muutamien tutkimustyyppien (esim. proteiinifraktiot) tulokset toimitetaan paperisina. Jotta päästäisiin kokonaan paperittomuuteen tulosten katselussa, täytyisi nykyistä laboratoriojärjestelmää kehittää. Järjestelmätoimittajan kanssa tarpeista on jo keskusteltu mutta toimitusaikataulu on vielä avoin. Ekg-tutkimukset Ekg-tutkimukset ovat erittäin yleisiä ja hyvän hoidon kannalta on ensiarvoisen tärkeää, että kliinikot pääsevät vertailemaan potilaan uusia ja vanhoja tutkimuksia. Työryhmän ehdotuksena on, että tutkimusten tallennus tullaan toteuttamaan alla olevan mukaisesti ja että siirtymäaikana hankitaan vain tulevan järjestelmän kanssa yhteensopivia tutkimuslaitteita. Terveydenhuollon ammattilaisten näkökulmasta tällöin päästään tilanteeseen, jossa kaikissa tulevan SOTE:n toimipisteissä on käytössä samanlaiset prosessit, eikä tietoa joudu hakemaan monesta eri lähteestä.

38 38 (90) Taulukko 12, ekg/alueellinen kehittäminen Suun terveydenhuolto Suunterveydenhuollon osalta eteenkin hammaskuvantamisen osuus on hajanainen eikä tämän vuoksi eri organisaatioissa ole yhteneväisiä prosesseja. Tämän vuoksi kokonaisuuden hallinta on tietohallinnon näkökulmasta erittäin haastava. Terveydenhuollon ammattilaisille tilanne ei ole toivotunlainen, varsinkin, jos tulevassa SOTE:ssa ammattilainen työskentelee osan työajastaan eri kuntien alueilla olevissa toimipisteissä. Alatyöryhmässä asia on tullut esiin useissa palavereissa ja mielipiteitä on kyselty alueen yli- ja oikojahammaslääkäreiltä. Alatyöryhmässä päädyttiin esittämään kolme eri vaihtoehtoa hammaskuvantamisen toteuttamiseksi. Vaihtoehdoista kerättiin hyviä ja huonoja puolia (taulukko 12).

39 39 (90) Taulukko 13, hammaskuvantamisen vaihtoehdot Vaihtoehtoja arvioidessaan alatyöryhmä otti huomioon potilastiedon Kantavaatimukset sekä nykyisen potilastietojärjestelmän vaatimukset. Mikäli EP-Potissa päädytään vuosijulkaisun 2015 käyttöönottoon, se tarkoittaa sitä, että nykyisin käytössä oleva Effica hammaskuvantaminen samoin kuin Effica valokuvaus lakkaavat toimimasta, jollei niitä päivitetä. Vaihtoehto 1 todettiin huonoimmaksi, koska silloin ei päästä tulevalla SOTE-alueella yhteisiin toimintaprosesseihin. Vaihtoehdon 1 ylläpidon vaikeus aiheuttaa ylläpidon hankaluuksia ja sitä kautta tietohallinnon sisäisiä työkustannuksia, jotka eivät ole mukana kustannusarviossa. Vaihtoehto 3 tulee arvion mukaan paljon kalliimmaksi kuin vaihtoehto 2. Vaihtoehto 3:n hankinnassa voi haasteeksi muodostua UNA:n tuomat integraatiovaatimukset, jotka eivät vielä ole täysin valmiit. Siirtymäpolku UNA:n suun terveydenhuollon osuuteen tulee olemaan joka tapauksessa pitkä, koska se ei ole ensimmäisenä hankittavien osuuksien joukossa. Alatyöryhmä ehdottaa, että hammaskuvantamisen osalta edettäisiin vaihtoehto 2:n mukaan. Suu- ja leukakirurgia sekä oikomishoito Seinäjoen keskussairaalan suu- ja leukasairauksien poliklinikalla ei ole tällä hetkellä käytössä ollenkaan suu- ja leukakirurgian vaatimukset täyttävää lateraalikallokuvauksen analysointiohjelmistoa kirurgiaa tarvitsevan oikomishoidon suunnitteluun. Suu- ja leukasairauksien poliklinikan oikomishoidosta vastaava osastonylihammaslääkäri on selvittänyt olemassa olevia vaihtoehtoja ja selvityksen mukaan Etelä-Pohjanmaan alueella osittain käytössä oleva Effica-oikomishoidon analysointiohjelma ei täytä kirurgian vaatimuksia. Etelä-Pohjanmaan alueen oikomishoidosta vastaavat hammaslääkärit käyvät

40 40 (90) keskustelua tilanteesta yhteispalaverissaan, joka järjestetään tammikuussa Alatyöryhmä ehdottaa, että varaudutaan siihen, että SOTE-alueelle hankittaisiin yhteinen suu- ja leukakirurgiankin tarpeet täyttävä lateraalikallokuvauksen analysointijärjestelmä alueen oikomishoidosta vastaavien hammaslääkärien käyttöön. Muut huomioitavat järjestelmät Muut järjestelmät, jotka täytyy yhdistää tai joiden yhdistämisestä olisi etua Terveysportti moduuleista eri organisaatioilla on käytössä varsin erilaisia kokonaisuuksia, jotka on esitetty Muut SOTE-tietojärjestelmät Liite 1:ssä. Jos koko SOTE-alueelle hankitaan jokainen nyt jossain organisaatiossa käytössä oleva moduuli, se nostaisi vuosittaisia kustannuksia arvion mukaan jopa kymmenillä tuhansilla euroilla. Työryhmä katsoi, että sillä ei ole substanssiosaamista riittävästi kannanottoon siitä, mitkä moduulit ovat tarpeellisia ja voitaisiinko joidenkin moduulien käytöstä luopua. Työryhmä ehdottaa, että Perusterveydenhuollon ja terveyden edistämisen yksikkö Aksila voisi tehdä selvityksen eri moduulien tarpeesta esiselvityksen perusteella. Medikro Oy on toimittanut valtaosan organisaatioiden spirometria-laitteista. Laitteet voivat toimia itsenäisesti tai ne voidaan konfiguroida käyttämään yhteistä tietokantaa. Jos seuraavassa kappaleessa ehdotettu tiedostonlataaja päätettäisiin ottaa käyttöön, niin yhteistä tietokantaa ei välttämättä tarvittaisi. Alatyöryhmän ehdottaa, että ainakaan ensivaiheessa spirometria-järjestelmiin ei lähdetä tekemään muutoksia, koska nykyinen toimintamalli koetaan toimivaksi. Physiotools-ohjemistoista on jokaisella organisaatiolla omat asennuksensa, jotka alatyöryhmä ehdottaa yhdistettäviksi. Yhdistämisiä on alueella tehty jo aikaisemminkin, kun esim. JIKperuspalveluliikelaitoskuntayhtymän alueen kuntien järjestelmät yhdistettiin (2009). Kustannusvaikutus oli tuolloin ainoastaan muutamia satoja euroja. Koska eri organisaatioissa on laadittu erilaisia harjoitusohjelmia ja käytössä poistuneita harjoitusohjelmia on todennäköisesti eri organisaatioiden järjestelmissä, alatyöryhmä ehdottaa, että käyttöön otettaisiin uusi asennus, jossa olisi käytössä vain valmiit harjoitteluohjelmat (perusversiossa ja premium-versiossa harjoitusohjelmaa). Tämän jälkeen ohjelmistoa käyttävistä organisaatioista koottu ryhmä terveydenhuollon ammattilaisia kävisi läpi ne räätälöidyt harjoitusohjelmat, jotka halutaan uuteen järjestelmään siirtää kustakin organisaatiosta. Alatyöryhmä ehdottaa, että fysioterapian työryhmä koordinoisi tätä selvitystyötä. Järjestelmät, joiden käyttöön ei ole välttämätöntä tehdä muutoksia Kuten esiselvityksen aikana todettiin, tutkimuslaitteisiin liittyviin sovelluksiin ei ole välttämätöntä tehdä muutoksia. Alatyöryhmä ehdottaa kuitenkin, että potilasturvallisuuden parantamiseksi ja terveydenhuollon ammattilaisten työn helpottamiseksi tutkimustuloksien tallennuksen automatisointia kehitettäisiin. Käytännössä tämä tarkoittaisi automaattilataaja-sovelluksen hankkimista sekä viivakoodillisten potilasrannekkeiden hankkimista organisaatioihin, joissa niitä ei ole vielä käytössä. Viivakoodirannekkeen sijaan potilaan henkilötunnus voidaan lukea esim. ajo- tai Kelakortista.

41 41 (90) Ehdotus tutkimustiedostojen tallennusprosessista Tutkimusta tehtäessä potilaan henkilötunnus tyypillisesti kirjoitetaan tutkimuslaitteen käyttöliittymään tai sen mukana tulleeseen sovellukseen. Potilasturvallisuutta voitaisiin tässä kohdin parantaa siten, että henkilötunnuksen kirjoittamisen sijaan se luettaisiin viivakoodinlukijalla rannekkeesta. Sovellus voitaisiin, mikäli mahdollista, konfiguroida siten, että syntyvän tiedoston nimeen tulee automaattisesti potilaan henkilötunnus tai mikäli se ei ole mahdollista, niin henkilötunnus voitaisiin tiedoston nimeämisvaiheessa lukea rannekkeesta. Tämän jälkeen tiedosto tallennettaisiin ennalta sovittuun paikkaan. Taulukko 14, ehdotus tutkimustiedostojen tallennuprosessista Automaattilataaja hakisi tiedoston, indeksoisi sen ja veisi sen automaattisesti potilastietojärjestelmään sekä tekisi potilaan erikoisalanäkymälle linkin ajanvaraustietojen perusteella (tai jos tietoa ei löydy, niin tallentaisi tiedoston medianäkymälle) jota klikkaamalla terveyden huollon ammattilainen saisi tutkimusdokumentin näkyviin. Tällä hetkellä terveydenhuollon ammattilaiset vievät tiedostoja käsin potilastietojärjestelmään vaihtelevilla prosesseilla. Tähän kuluu työaikaa ja inhimillisen erehdyksen mahdollisuus on huomattavasti suurempi kuin automatisoidussa prosessissa. Viivakoodilliset potilasrannekkeet ovat tällä hetkellä käytössä Suupohjan peruspalveluliikelaitoskuntayhtymässä sekä Seinäjoen keskussairaalan poliklinikoilla ja osastoilla. Rannekkeiden tulostukseen käytetään yhteistä ohjelmaa. Lähivuosina, kun Effica-potilastietojärjestelmä on vielä käytössä, työryhmä ehdottaa, että tutkimustiedostot tallennettaisiin Tieto Oyj:n Effica-mediakeskukseen, joka on tällä hetkellä EP-Potti organisaatioilla käytössä. UNA:n käyttöönoton myötä tallennuspaikka todennäköisesti vaihtuu ja jo olemassa olevat tiedostot siirretään mediakeskuksesta hankittavaan järjestelmään. Vaihtoehtoinen tallennuspaikka on käytössä oleva Avaintec Oy:n X-Archive, mutta tällöin terveydenhuollon ammattilaisille ei voitaisi tarjota yhtä helppoa tapaa tiedostojen avaamiseen.

42 42 (90) 6.4 Etenemissuunnitelma Tutkimuslaitteiden ja niihin liittyvien tietojärjestelmien hankinnat siirtymäkaudella Alatyöryhmä katsoo, että on ensiarvoisen tärkeää, että siirtymäkaudella hankitaan ainoastaan sellaisia tutkimuslaitteita ja niihin liittyviä tietojärjestelmiä, jotka ovat yhteensopivia nykyisten ja tulevien ohjelmistojen kautta. Hankintasopimuksissa on huomioitava lisäksi siirtopykälät nykyisiltä organisaatioilta toimintaa jatkavalle organisaatiolle sekä se, että palvelutasovaatimukset ovat yhteneväisiä kaikilla tulevan SOTE-alueen tietojärjestelmillä. Huomioitavaa on sekin, että yksikköhinta hankinnoissa pienenee, jos laitteita ostetaan useita kerralla. Alatyöryhmä ehdottaa, että tutkimuslaitteet ja niihin liittyvät järjestelmät hankittaisiin siirtymäaikana yhteishankintoina ja kilpailutuksen järjestäisi nykyisen yhteistoimintasopimukseen liittyen Epshp:n hankintatoimisto. Tällöin voidaan varmistua siitä, että edellisessä kappaleessa mainitut asiat tulevat huomioiduiksi. Mikäli siirtymäaikana päätetään perustaa maakuntaan hankinnoista vastaava logistiikka-osakeyhtiö, niin vastuu hankinnoista siirtyisi sille. Työryhmä on laatinut suosituksia hankintojen vaatimuksista: Muut SOTE-tietojärjestelmät Liite 3 Yleisimmät tekniset vaatimukset Ehdotus palvelutasovaatimuksista (sla); Muut SOTE-tietojärjestelmät Liite 4 -Palvelutaso

43 43 (90) 7 Tietojohtaminen 7.1 Alatyöryhmän toimeksianto Etelä-Pohjanmaan SOTE-ICT Tietojohtamisen työryhmän tehtävänä on tehdä suunnitelma tietojohtamisen toteuttamisen tietojärjestelmäprosesseista. Työryhmän tehtävänä on suunnitella tekniset ja järjestelmärakenteelliset keinot ja menetelmät tuottaa Etelä-Pohjanmaan SOTE:n eri toimintatasoille johtamisen työkaluina tarvittava informaatio. Reunaehtoja suunnitelmalle tulee maakunnan suunnittelun vaatimuksista sekä valtakunnallisesta ohjeistuksesta tuotannon ja vaikuttavuuden seuraamiseksi. Huomioon on otettava valtakunnalliset linjaukset ja mittarit mm. palvelupakettien, läpinäkyvyyden, vertailtavuuden ja tuloksellisuuden sekä vaikuttavuuden suhteen. Lisäksi suunnitelmassa on otettava huomioon UNA-hankkeen toimintaprosessisuunnitelmat sekä mahdollisen UNA-ytimen hankinta ja tarkempi sisältö. UNA:ssa jo tehtyjen tuotannon- ja toiminnanohjauksen määrittelyjen vaikutus hankkeeseen huomioitiin. ICT-tietojohtamisen ryhmä tekee suunnitelmaa tietojohtamisen toteuttamisesta tietojärjestelmäprosesseissa. SOTE-taustatietoryhmä mallintaa tietotuotannon rakenteen ja toimintamallin sekä kartoittaa ydinprosessien tietotarpeet ja valitsee mittarit ja avainindikaattorit tukemaan SOTE-uudistusta. 7.2 Toimeksiannon toteutus Nykytilan kartoitus Työryhmän työskentely aloitettiin nykytilan kartoituksella. Nykytilakartoitusta varten tehtiin kaksiosainen kysely alueen organisaatioihin. Kyselyssä selvitettiin toisaalta tietojohtamisen yleistä tilaa organisaatioissa ja toisaalta raportoinnin tilaa. Raportointikyselyt tehtiin toiminnoittain. Työskentelyn alusta lähtien on käyty keskustelua analyysin ja suunnitelman lähtökohdiksi otettavista näkökulmista, joita voivat olla esimerkiksi toiminnallisuudet, toiminnot, UNA:n toiminnallisuuskartan prosessit, palvelupaketit, käyttäjät, tiedonhallinnon prosessimalli jne. Näkökulmaa valittaessa todettiin, että tiedon lähteet ovat yhteiset, focus tiedon tarpeessa tai raportoinnissa eri käyttäjäryhmillä tai tiedon hyödyntäjillä erilainen. Kyselyjen analysointi tehtiin tiedon tuottamiseen (mitä tietoa, mistä tiedot saadaan, mihin käytetään, mitä tarvittaisiin jne.) sekä tiedon raportointiin ja jakeluun (miten tuotetaan, tiedon jalostaminen ja analysointi, tiedonkulku, raportointikanavat jne.) pohjautuen. Pienryhmät ovat tehneet nykytilaanalyysin ja viitekehyksen valmistelua sekä päätietoryhmien määrittelyä ja työryhmä on kommentoitunut sekä täydentänyt esitettyjä malleja. Analysoinnissa on pyritty huomioimaan eri käyttäjäryhmät/tasot (asiakas, ammattilainen, tuottaja, järjestäjä, johto (sekä tuottaja että järjestäjä), kansallinen tilastointi). Kyselyjen vastauksissa esiin nousseita tarpeita ja kansallisia ym. vaatimuksia tuodaan esiin UNA:n tietojohtamisen eri osa-alueiden (tuotanto, tilastointi, tilannekuva/mittarit, ennustaminen, analysointi, tutkimus, jakelu) kautta. Nykytilan analysoinnin ja siitä johdettavien kehityskohteiden sekä valtakunnallisten tietotarpeiden nojalla Etelä-Pohjanmaan SOTE:n tiedon hyödyntämiselle ja tuottamiselle on laadittu toiminnallinen malli, jossa on kuvattu tietotuotannon ohjausta, tiedon tuottamisen keskeisiä sisältöjä ja tiedon

44 44 (90) käsittelytarpeita. Lopputuloksena on kuvattu malli teknisestä toteutusvaihtoehdosta. Tietojohtamisen mallin valmistelussa on käytetty apuna mm. kansallisen palveluarkkitehtuurin, Sitran palvelupakettimallin ja kunnan johtamisen viitearkkitehtuurin määritelmiä. Työskentelyn yhteydessä on tutustuttu mm. eri tietojohtamisen mallien kuvauksiin. Työryhmän työskentely on keskittynyt tietotuotannon ohjauksen ja datan/tiedon tuottamisen näkökulmaan. Kliinisen tuotannonohjauksen järjestelmätarpeita on vain sivuttu työskentelyn yhteydessä. Käytetty terminologia ei vastaa kaikilta osin johtamisjärjestelmän standardoituja termejä. Yleistä tietojohtamisesta ja käytetyt viitekehykset Tietojohtamiselle ei ole vakiintunutta täsmällistä määritelmää. Erään määrittelyn mukaan tietojohtaminen tarkoittaa periaatteita, tekniikoita, prosesseja ja käytäntöjä, joiden mukaan tiedon ja tietämyksen luominen, haku, levittäminen ja hyödyntäminen organisaatiossa on järjestetty. Tietojohtamisella voidaan tarkoittaa prosesseja ja käytäntöjä, joiden avulla tietoa kerätään, jalostetaan ja hyödynnetään organisaation sisällä sekä organisaatioiden välisessä kommunikoinnissa. Jalostetun tiedon avulla pyritään luomaan arvoa ja sitä käytetään hyväksi päätöksenteossa. Kuva 12, tietojohtaminen Kuva. Laihonen et. al 2013 Tietojohtaminen Tietojohtaminen on määritelty (JHS 179 Liite 9 tiedonhallinta ja tietoarkkitehtuurityö) kohdeorganisaatiossa toiminnaksi, jolla ohjataan ja toteutetaan arvoketjun mukaista tiedon muodostumista. Se pitää sisällään sekä tiedolla johtamisen (tiedon hyödyntäminen) että tiedonhallinnan (tietotuotannon ohjaaminen ja tietojen tuottaminen). Tietojohtaminen koostuu tietoprosesseista (tiedon tuottaminen, organisointi, säilyttäminen, käyttäminen, jakaminen), tietojohtamisen käytännöistä (tiedon strateginen johtaminen, tietotyön mittarit ja arviointikäytännöt, tieto- ja viestintäteknologia jne.) ja organisaation suorituskyvystä (innovatiivisuus, kilpailukyky, taloudellinen tulos). Tiedonhallintaa voidaan pitää osana tietojohtamista. Työryhmän työskentelyssä on hyödynnetty mm. seuraavia viite- ja sidosarkkitehtuureita ja muita ohjeita: JHS 179 ICT-palvelujen kehittäminen: Kokonasiarkkitehtuurin kehittäminen MDM (master data) viitearkkitehtuuri Kunnan johtamisen viitearkkitehtuuri Sosiaali- ja terveydenhuollon kokonaisarkkitehtuuri UNA-asiakas- ja potilastietojärjestelmäyhteistyö Sitran palvelupakettikäsikirja Tässä raportissa sosiaali- ja terveyspalvelujen tietojohtaminen nähdään strategisen johtamisen työkaluna, jonka osa-alueita ovat tiedon hyödyntäminen ja tietotuotannon ohjaus.

45 45 (90) Kuva 13, tietojohtamisen osa.alueet SOTE-tietojohtamisen kehittämisen periaatteita ja vaatimuksia Nykytilan kartoituksen keskeisiä löydöksiä suhteessa edellisessä kappaleessa kuvattuun tietojohtamisen malliin on kuvattu liitteessä: Tietojohtaminen Liite 1:ssä. Analyysin tuloksien ja muiden tietojohtamisen määrittelyjen nojalla kuvattiin keskeisiä tietotuotannon ohjaus- ja tiedon hyödyntämistarpeita. Samalla koottiin jatkovaatimuksia sekä kuvattiin tavoitetila SOTE-ICT toiminnallisuuksista, teknisestä toteutusmallista sekä listaus keskeisistä ohjaamiseen liittyvistä tarpeista. Eri toimijoiden ja tasojen tietotarpeita varten on pystyttävä tuottamaan mm. laadun, tuottavuuden ja vaikuttavuuden seuranta ja mittaus asiakasryhmittelyt mm. ikäryhmät, segmentointi asiakkaiden palveluohjauksen suunnittelu alueellisen palvelurakenteen suunnittelu luotettavat käyttöennusteet ostamisen/järjestämisen tueksi paikkatiedon hyödyntäminen palveluiden suunnittelussa

46 46 (90) Näiden toteuttaminen edellyttää, että yhteisessä tietovarastossa tai sen käytössä ovat vertailukelpoisessa muodossa kustannukset palvelupaketti-, tuote- tai suoritetasolla kohdennettuna henkilötunnukseen tuotetut palvelut tuote- tai suoritetasolla kohdennettuna henkilötunnukseen systeemiladun indikaattoritiedot väestö- ja väestösegmenttien hyvinvoinnin indikaattorit palvelujärjestelmän mastertiedot muut tuottajien ja valtio-ohjaajan kanssa käytävissä neuvotteluissa tarvittavat tiedot (Katja Klemola 2015 Tuottavuuden, vaikuttavuuden ja kustannusvaikuttavuuden arviointi alueellisesti integroiduissa sosiaali- ja terveyspalveluissa) Työryhmän työskentelyssä on keskitytty tietotuotannon ohjauksen vaatimuksiin, tiedon hyödyntämisen näkökulmaa on käsitelty osana tietotuotannon ohjausta. Työryhmän työskentelyn ulkopuolelle on rajattu kliininen toiminnanohjaus. Jatkotyöskentelyssä on määriteltävä tarkemmin strategisen ohjauksen ja palvelujen ohjausmekanismien tarpeet, vaatimukset ja tavoitteet sekä toteuttamisvaihtoehdot. Tietojohtamisen kokonaisuuden kehittämisessä on huomioitava paitsi paikalliset eri toimijatahojen tarpeet, myös nykyiset ja tulevat viitearkkitehtuurit sekä lakien, säännösten ja kansallisten ohjeiden muutokset Kehittämiskohteita ja vaatimuksia Strateginen ohjaus - Strategisten tavoitteiden toteutumisen seuranta - Johdon tilannekuva - Systemaattisuuden puuttuminen tiedonhallinnassa erityisesti pienissä yksiköissä; mittareista, aikatauluista, toimintamalleista, tiedon tuottamisen vastuista jne. ei ole sovittu, joten ohjauksen systemaattisuus keskeinen kehittämiskohde - Herätteet mm. poikkeamista, reagointia vaativista tilanteista Palvelujen ohjausmekanismit - Tietojen hajanaisuus ja yhdistettävyys/eri järjestelmät (esim. paljon palveluja käyttävät asiakkaat) - Asiakassegmentoinnin tarpeet - Operatiivinen tilannekuva, resurssien kuormitustilanne ja -ennuste - Prosessien kustannuslaskenta - Herätteet/hälytykset/kutsut Tietotuotannon ohjaus - Ydintietojen määrittely ja hallinta - Tieto kirjataan vain kertaalleen ja hyödynnetään eri käyttötarkoituksiin. Kirjaamisvaiheessa annetaan kaikki tarvittavat tunnisteet mm. automatisaatiota hyödyntäen - Asiakasprosessin vaiheiden väliset tietovirrat palvelevat saumattoman toiminnan tavoitteita ja tavoitteita tukevia asiakaspolkuja - Integraatiorajapinnat mahdollisimman yleiset ja standardien mukaiset Tietohallinto

47 47 (90) - mittaristo ja vakioidut raportit kaikille organisaatiotasoille kokonaiskuvan hahmottaminen omalta organisaatiotasolta, tiedon visuaalisuuden kehittäminen - tietojen yhdistäminen ulkopuoliseen aineistoon - ennustepalvelu - analysointi keskitetysti, alueellinen analysointi - vaikuttavuustiedon määrittely Kansallisia vaatimuksia ja tarpeita mm. palvelupaketti- ja indikaattorivalmistelusta Kansallisesti kehitetään mm. SOTE-tietojen toissijaista käyttöä esim. tutkimustarkoituksiin, mutta myös kansallisesti seurattavia kohteita ja mittareita tarkennetaan vuoden 2016 loppuun mennessä. Tämän lisäksi SOTE-organisaatiot tuottavat säännöllisesti raportointitietoa (mm. Hilmo) kansallisille toimijoille. Seuraavassa on kuvattu lisävaatimuksia kansallisen tietotuotannon tukemiseksi. - asiakkaiden segmentointi ja hetu-tason suoritetietojen seuranta - ikäryhmät, asiakasryhmät, palveluryhmät jne. - kustannukset palvelupaketti-, tuote- ja/tai suoritetasolla, osittain kohdennettuna henkilötunnukseen - yksityisten palvelutuottajien tuottamien palvelujen tilastointi/tiedonantovelvollisuus - ennaltaehkäisevien palvelujen raportointi; määrittelyt puuttuvat vielä - sosiaalipalveluiden palvelupaketeista ei vielä selkeitä määritelmiä, raportoidaanko vain päätöksiä vai myös palvelutarpeen arvioinnit/ohjaukset - paljon palveluita tarvitsevien asiakkaiden tietojen palveluohjaus ja palvelujen kustannukset; kriteerit puuttuvat vielä - palvelupakettiraportoinnissa tiedot, jotka pitää tarvittaessa pystyä raportoimaan eri paketeissa (esim. osastohoito, lapset, ikäihmiset, synnytykset voitava raportoida osastohoidon kokonaisuudessa mutta myös kohdennetuissa paketeissa) - STM:n vaikuttavuus- ja kustannustiedon työryhmältä tulossa esitys ylätason indikaattoreista, myös THL tekee indikaattorityötä - Kansa-koulu -hankkeen asiakastietomalli ja palvelutehtäväluokitus Keskeisiä tietotuotantoa ohjaavia periaatteita - master datan käyttö ja hallinta - tiedon käytettävyys (tiedon rakenne, tietotyypit jne.) - yhtenäiset kirjausohjeet ja niiden noudattaminen - modulaarinen järjestelmäarkkitehtuuri ja kokonaisarkkitehtuurin hyödyntäminen - tieto kirjataan vain kertaalleen ja hyödynnetään eri käyttötarkoituksiin, kirjaamisvaiheessa annetaan kaikki tarvittavat tunnisteet mm. automatisaatiota hyödyntäen 7.3 Tietojohtamisen tavoitetila Tietotuotanto ja tiedon hyödyntäminen Tietoa hyödyntävien tasojen tietotarpeet asettavat vaatimukset tiedon tuottamiselle ja tietojohtamiselle. Valtakunnallinen tilastointi ja indikaattorit, maakunnallinen järjestäjän tarve, tuottajan tarpeet sekä tuotantoyksikkönä että ammattilaisen kannalta ja asiakkaan tarpeet vaativat, että samasta datasta pystytään muodostamaan jalostamalla ja eri tavoin ryhmittelemällä sekä analysoimalla eri tasojen tarvitsema informaatio. Eri toimijoiden lisäksi tiedon tuotannossa on huomioitava strategisen ohjauksen sekä toiminnan- ja tuotannonohjauksen vaatimukset.

48 48 (90) Tietotuotannon ohjauksella varmistetaan eheä, luotettava, käytettävä ja yhdenmukainen data. Tiedon tuottamisen ohjaus, ydintietojen hallinta, tiedon sekä toiminnan ja tuotannonohjaustietojen käsittelysääntöjen hallinta ja ylläpito, asiakasprosessitietojen hallinta ja tilastoinnin tukeminen sekä lakien, asetusten ja ohjeistuksen noudattamisen avulla varmistetaan tietotuotannon ohjaus. Sisäinen data määritellään tietoryhmien ja käsitteiden tasolla sekä tieto- ja tietojärjestelmätasolla ja tuotetaan eri järjestelmissä (asiakastieto, potilastieto, tukipalvelut, erillisjärjestelmät ym.). Datasta muodostetaan yhdistämällä, jalostamalla sekä eri tavoin ryhmittelemällä ja yhdenmukaistamalla tietotarpeita vastaavaa informaatiota jaettavaksi tarkoituksenmukaisella tavalla. Datan jalostamiseen ja yhdistämiseen sekä sisäisiin tietoihin että ulkoisten tietolähteiden tietoihin tarvitaan tietojärjestelmäratkaisu (DW, tietoallas) ja tiedon tarkoituksenmukaiseen jakeluun teknologisia ratkaisuja. Kuva 14, tiedon hyödyntämisen ja tuottamisen toiminnallisuuksia

49 49 (90) Kuva 15, malli älypalveluista PTJ/ATJ Potilas- /asiakastietojärjestelmä CRM Asiakkuuden hallintajärjestelmä (Customer Relationship Management) ERP Toiminnanohjausjärjestelmä (Enterprice Recource Planning) ISAACUS Hyvinvoinnin palveluoperaattori (hanke, jossa valmistellaan hyvinvointidatan kokoamiseen ja koordinointiin keskittyvän toimijan perustamista Suomeen) Integraatio yhdenmukaistaminen Adapteri sovitin, yhteys eri järjestelmien välillä Päätietoryhmät ja tietotarpeet Keskeisiä päätietoryhmiä, niiden lähdejärjestelmiä sekä niiden avulla tuotettavia eri toimijoiden mittareita ja indikaattoreita on kuvattu päätietoryhmätaulukossa. Kyseinen taulukko on tarkoitettu täydennettäväksi ja ylläpidettäväksi siten, että siihen tulee kuvata jatkossa tiedon lähteet kunkin kehitettävän mittarin osalta. Näin voidaan varmistaa, että jo vaatimusvaiheessa tulee huomioiduksi tiedon käsittelymalli (mitä tietoa ja miten tulee käsitellä, yhdistää tai analysoida oikean tiedon tuottamiseksi). Mittari- ja indikaattorimäärittely on tehtävä jatkotyöskentelyssä yhteistyössä taustatieto- /tietotuotannon ryhmän kanssa. Keskeisiä tietoryhmiä ovat mm.

50 Kuva 16, päätietoryhmiä ja tietotarpeita 50 (90)

51 51 (90) Keskeiset SOTE-tietojärjestelmäpalvelut Sote-tietojärjestelmäpalvelut (toiminnallisuudet ylätasolla) Tuotannon- ja toiminnanohjauspalvelut Raportointi Jakelu Strateginen tilannekuva (esim. mittarit) Operatiivinen tilannekuva (esim. mittarit) Yleinen BIpalvelu Prosessien hallinta, kehittämispalvelut Ennustevälineet Analyysityökalut Tilastointi Tietovarasto DW/data-allas Älypalveluiden hallinta Arkkitehtuuri Integraatio ja tekniset tietojäjestelmäpalvelut Palveluväylä, integraatiopalvelu Tunnistaminen, kirjautuminen Tilastointi Lokipalvelu Tekniset tietoturvapalvelut Roolipohjaiset järjestelmäpalvelut Ydinprosessiin liittyvät tietojärjestelmät Asiakkuuden Asiakas- ja potilas- Tuotannon ohjaus Asiakkuuden hallinta hallinnolliset palvelut tietojen dokumentointi (yksikkö) Asiakastiedot Asiakassuunnitelma Asiakkuus Asiakkaan-/potilaan hallinnollinen dokumentaatio Jonot Resurssivaraukset Toteumatietojen hallinta Laskutustiedot Kirjauspohjat, rakenteisuus Sanelu Puheentunnistus PHR-tiedot Määräykset, lääkitys Päätökset Arkistointi Resurssien allokointi Työjonojen hallinta Herätteiden hallinta Tehtävien hallinta Toiminnan ja laadun hallinta Kliinisen työn Asiakkaan Tuotantokohtaiset erityis- Kliiniset tukipalvelut tuotannon ohjaus sähköiset palvelut tietojärjestelmäpalvelut Tutkimusten tilaus Tutkimusten toteutus Vastauspalvelu Päätöksenteon tukipalvelut Tietojen hakupalvelut Työjonot, tehtävien hallinta, Hälytteiden, tarkistuslistojen laadinta Omien tietojen hallintapalvelut Suostumustietojen hallinta, tahdonilmaukset Omahoito/itsehoito/ av/ilmo Asiakaspalautepalvelut Äitiyshuolto Leikkaussali Sosiaalihuollon modulit Määrä suuri Tukiprosessien tietojärjestelmäpalvelut Talous Osaamisen hallinta Lääkehuolto Sopimusten hallinta Turvallisuuspalvelu Apuvälineet Tietohallinto Henkilöstö Ravitsemus Logistiikka Asiakirjahallinto Omavalvonta Ostopalvelut Sairaalahuolto Tilat Turvallisuus Hankinnat Toimittajien hallinta Laatu Laitehuolto Ohjausprosessien tietojärjestelmäpalvelut MasterDatan hallinta Säännöstöjen ylläpito Hallintapalvelut Kehittämispalvelut Palvelun tuottajatietojen ylläpito Tuotetiedot Hinnastot Koodistot Alv-koodit... Tilat Henkilöstö Tietomallien ja analyysitietojen ylläpito Prosessimallien ylläpito Key performance -indikaattorit Pääsynhallinnan ylläpito (käyttäjäoikeudet) Pitkän aikavälin ennakointi Lainsäädäntöpalvelut Rahoituksen hallinta Toimintaympäristötietopalvelu Palveluverkkopalvelu Kehittämissalkun hallinta Ideasalkun hallinta Jatkuvan kehittämisen hallinta Investointisalkun hallinta

52 52 (90) Kuva 17, SOTE-tietojärjestelmäpalveluja Keskeiset ydintiedot (Master Data) SOTE-ympäristössä Master Data (jäljempänä ydintieto) on tietoa, joka on liiketoimintaprosessin kannalta välttämätöntä perustietoa. Ydintiedoksi luokitellaan tieto, jota organisaatio tarvitsee toiminnassaan samanlaisena ja - laatuisena tai jota useampi prosessi tarvitsee tai hyödyntää. Ydintiedolle on ominaista, että tieto on organisaation toiminnan näkökulmasta pysyvää ja kuvaa tietokokonaisuuksia, joista on tai tulisi olla yhtenäinen käsitys koko organisaatiossa. (JHS 179 ICT-palvelujen kehittäminen: Kokonaisarkkitehtuurimenetelmä, Liite 7 Master Data Management.) SOTE-ympäristön näkökulmasta tulee ydintietojen hallintaa kehittää ja sopia niiden ylläpidon tapa ja vastuut yhtenäisellä tavalla. Keskeisiä yhteisesti ylläpidettäväksi ydintiedoksi on tunnistettu mm. Kuva 18, ydintietoja Tietotuotannon ohjaustarpeet ja vastuut Ydintietojen hallintaa voidaan toteuttaa eri järjestelmien avulla, mutta yhteisesti on sovittava, missä ja miten niitä ylläpidetään ja hyödynnetään. Myös henkilöstön tietojärjestelmien pääsynhallinnan osalta tulee miettiä alueellista ratkaisua. SOTE-tietotuotannon ohjaus voidaan osittain hoitaa tietohallinnon prosessien avulla, mutta päätöksenteon osalta on selkeästi kuvattava vastuut mm. seuraavien asioiden suhteen:

53 53 (90) Kuva 19, keskeiset ohjaustarpeet tietojohtamisen osalta 7.4 Etenemissuunnitelma Välivaiheen raportointiratkaisu UNA-kilpailutusten kautta suunnitellut tietojärjestelmäratkaisut eivät välttämättä ole käytettävissä vielä maakunnan varsinaisen toiminnan alkaessa. UNA-ytimen kilpailutus aloitetaan 2017 vuoden alussa ja

54 54 (90) muut UNA-kilpailutukset tehdään vaiheittain useamman vuoden kuluessa, joten tietojärjestelmäkokonaisuus on rakennettava pidemmän aikaa osittain nykyisin käytössä olevien järjestelmien ja niiden laajennusten varaan. Yhtenäinen talous- ja toimintatiedon raportointi edellyttää yhteistä raportointialustaa. Potilastietojärjestelmän osalta Seinäjokea lukuun ottamatta maakunnassa on jo yhtenäinen raportointialusta ja perusterveydenhuollon alueraportointia ollaan ottamassa käyttöön vuoden 2017 alusta. Myös Seinäjoki on tulossa samaan potilastietokantaan lähitulevaisuudessa. Sairaanhoitopiirissä käytetään raportointialustana ExReportia potilastietojen lisäksi henkilöstö- ja taloustiedon raportointiin ja sinne on rakennettu myös johdon tilannekuva. ExReportiin on muualla (mm. Keski-Pohjanmaa ja Vaasa) tehty liittymiä kaikista Etelä-Pohjanmaalla tällä hetkellä käytössä olevista sosiaalipalvelujen asiakastietojärjestelmistä ja oletettavasti alueella käyttöön tulevista talousja henkilöstöhallinnon järjestelmistä uusia liittymiä on mahdollista rakentaa. Laskentatunnisterakennetta on laajennettava mm. palvelupakettiraportoinnin vaatimusten mukaiseksi. Työryhmän näkemyksen mukaan välivaiheen raportointiratkaisuna alueella voisi SOTE-tiedon osalta olla ExReportin mahdollinen laajennus. Erityisesti muutosvaiheessa tarvitaan yhtenäistä ja hallittua tiedon tuottamista ja raportointia johtamisen tueksi. Ilman yhtenäistä raportointialustaa tiedon tuottaminen ja hyödyntäminen vaikeutuu merkittävästi. Mikäli yhteinen raportointiratkaisu puuttuu, joudutaan raportointi hoitamaan eri järjestelmien erillisistä raportoinneista sekä toimisto-ohjelmilla koostettuna yhteenvetoraportointina. Tilanne olisi siis sama kuin peruspalvelujen raportoinnissa nykyään. Tulevaisuuden kokonaisratkaisua alueellisesta tietovarastosta ja raportoinnista on lähdettävä suunnittelemaan UNA-uudistamisyhteistyön edetessä. Tietojohtamisen järjestelmäratkaisujen kehitys Ehdotetaan, että - UNA-ydinratkaisun (kts. UNA-määrittelyt) hankinnassa ollaan mukana vaikuttamassa sen tietosisällön vaiheistukseen siten, että oleelliset yhteiset ydintiedot ovat mukana ensivaiheessa. - Samalla käynnistetään selvitys alueellisen tietovaraston ja raportoinnin ratkaisuvaihtoehdoista. Tietojen yhdistämistä, jalostamista ja kokonaisuuden hallintaa varten tarvitaan tietojärjestelmäratkaisu, jonka avulla olemassa olevaa tietoa voidaan muokata, yhdistellä ja luokitella. - Selvitetään tietoallasratkaisuja ja niiden hyödyntämistä kliinisen tiedon tuottajana ja alueellisen asiakassegmentoinnin työkaluna. Hallintamallin ja tiedonhallinnan kehittäminen UNA-hankeen tiedonhallintamallin tavoitteena on tuottaa dynaaminen tiedonhallinta: yhteiskäyttöiset tietomallit, toteutuksia sitovat periaatteet ja standardit, älykkäät rajapinnat sekä järjestelmistä ja moduuleista erotetut yhteiskäyttöiset tiedot. Eli osa ydintietojen hallinnasta saadaan haltuun alueellisen tietojärjestelmäkehityksen myötä, mutta osa tiedoista mm. asiakkaan väliaikainen

55 55 (90) tunniste tulee ratkaista mahdollisimman nopeasti, mikäli alueellista SOTE-järjestämistä halutaan toteuttaa suunnitelmallisesti. Selvitetään myös yhteisten alueellisten koodistojen hallinnan tietojärjestelmätarpeet ja kappaleessa kuvatut tietotuotannon ohjaustarpeet ja vastuut. Erityisesti ensi vaiheessa keskitytään yhteisen Master Datan hallintaan, koska kyseinen tieto on keskeinen koko SOTE-ympäristön toiminnanohjeukselle. Yhteiset käsitteet ja tietotarpeet (kts kpl 7.3.2) määritellään yhteistyössä tietotuotannon työryhmän kanssa tai ko. ryhmässä, huomioiden tiedon tuottaminen, hyödyntäminen eri tasoilla. Jatkosuunnitelma Jatkotyöskentelyn keskeiset teemat ja aikataulu Kuva 20, jatkosuunnitelma ja aikataulut

56 56 (90) Tietojärjestelmä- ja hallintaratkaisujen lisäksi jatkotyöskentelyssä on määriteltävä tarkemmin strategisen ohjauksen ja palvelujen ohjausmekanismien tarpeet, vaatimukset ja tavoitteet sekä toteuttamisvaihtoehdot hallinnon ja tietotuotannon työryhmien kanssa yhteistyössä. Tietojohtamisen työryhmän työskentelyssä on lähdetty liikkeelle nykytilanteesta ja keskitytty tietotuotannon ohjauksen näkökulmaan. Johtamisjärjestelmän ja eri käyttäjäryhmien tarpeet sanelevat tietojärjestelmäratkaisuille asetettavat vaatimukset ja tavoitteet. Organisaation strategiaan pohjautuvat järjestelmäratkaisut tukevat johtamista, toimintaprosesseja ja tiedon hallintaa. Keskeistä tietosisältöä on kuvattu loppuraportissa. Tulevan organisaatiorakenteen ja kansallisen mittariston puuttuessa vielä tässä vaiheessa on jatkotyöskentelyssä täsmennettävä tietosisältöjä ja tietomalleja. Toimeksiannon mukaisesti SOTE-taustatietoryhmä mallintaa tietotuotannon rakenteen ja toimintamallin sekä kartoittaa ydinprosessien tietotarpeet ja valitsee mittarit ja avainindikaattorit tukemaan SOTE-uudistusta. Valtakunnallisesti tietosisältöjen täsmennyksiä tulee sosiaalipalvelujen osalta Kansa-koulu -hankkeen asiakasmalleista ja palvelutehtäväluokituksesta sekä palvelupakettien 2017 annettavista data-malleista. Yksityisten palvelutuottajien tiedonantovelvollisuutta ja tietosisältöjä tuottamistaan julkisista sosiaali- ja terveyspalveluista ei ole vielä määritelty. Lisäksi tietojen (sosiaali- ja terveystiedot) yhdistäminen rekisterinpitäjätasolla on vielä auki. Mahdollisen valinnanvapauden alaisten palveluiden yhtiöittämisvelvoitteesta johtuvat vaatimukset tietojärjestelmäpalveluiden rakenteelle on otettava huomioon suunnittelussa. Yhdenmukainen tietotuotanto on ehdoton edellytys tietojen vertailtavuudelle ja käytölle päätöksenteon tukena. Jatkotyöskentelyssä on huomioitava useista eri kulttuureista ja organisaatioista muodostuvan uuden organisaation prosessien ja kirjausten yhdenmukaistaminen ja ohjeistaminen sekä kirjausten yhdenmukaisuuden seuranta.

57 57 (90) 8 Hallinnolliset järjestelmät 8.1 Alatyöryhmän toimeksianto Hallinnollisilla järjestelmillä tarkoitetaan esimerkiksi taloushallinto-, henkilöstöhallinto-, logistiikka-, hankinta-, kiinteistötieto- ja ravintojärjestelmiä. Alatyöryhmän tehtävänä oli tuottaa hallinnon ja siihen liittyvien tukipalvelujen toimintaprosesseissa tarvittavien tietojärjestelmien ja järjestelmien käyttöön liittyvien tietojärjestelmäprosessien suunnittelu. Työryhmässä selvitetään yhdistyvien organisaatioiden tai organisaatioiden osien nykyiset tietojärjestelmät ja niiden käyttö sekä sisäiset että ulkoiset integraatiot. Selvitysten pohjalta tavoitteena oli laatia suunnitelma Etelä-Pohjanmaan SOTE:n hallinnon ja sen eri tukipalvelujen prosesseihin käytettävistä tietojärjestelmistä, niiden käyttöön liittyvistä tietojärjestelmien toimintaprosesseista, ja kansallisten palvelujen hyödyntämisestä sekä integraatiotarpeista. Alatyöryhmässä huomioidaan Etelä-Pohjanmaan SOTE:n organisointi- ja toimintaprosessisuunnitelmat sekä Taustatieto ja Digiloikka -työryhmien suunnitelmat, UNA-hankkeen toimintaprosessisuunnitelmat sekä kansallisen tason vaatimukset mm. itsehallintoalueiden ja SOTE-alueiden toiminnan ja lainsäädännön suunnitteluun. 8.2 Nykytilan kartoitus ja analysointi Nykytilan kartoitusta tehtiin kesäkuu - elokuu 2016 välisenä aikana, ja tiedot koottiin yhteen syyskuun alussa. Kartoituksen osa-alueet Nykytilan selvitystä tehtiin seuraavien osa-alueiden näkökulmasta: Taloushallinto Henkilöstöhallinto Kiinteistöjen hallinta Turvallisuuden hallinta Hankinta ja varasto Logistiikka Tiedonhallinta, päätöksenteko, asianhallinta Markkinointi ja viestintä Puhelujen ja kutsujen hallinta Ruokapalveluiden hallinta Kartoituksen menettelytavat Tietoja kerättiin organisaatioittain ja osa-alueittain Excel-taulukoihin. Kunkin osa-alueen osalta selvitettiin hieman erilaisia asioita. Kysymyksillä selvitettiin mm. nykyisin käytössä olevia järjestelmiä, integraatioita, volyymeja ja arkistointitarpeita.

58 58 (90) Vastausten saaminen kesti hieman suunniteltua pidempään, johtuen mm. kesälomista. Lopulta (muistutusviestien myötä) vastauksia saatiin kuitenkin kaikilta selvityksen kohteena olevilta organisaatioilta. Kuusiokuntien sosiaali- ja terveyskuntayhtymältä (KuusSote) vastauksia saatiin vain talous-, henkilöstö- ja asianhallinnan osalta. Lopputuotokset Nykytilan selvityksen dokumentaatio on tämän raportin liitteinä. Liitteenä Hallinnolliset järjestelmät Liite 1 on taulukot, joihin on koottu organisaatioilta saadut tiedot Liitteenä Hallinnolliset järjestelmät Liite 2 on yhteenveto -diat, joihin on osa-alueittain koottu mm. tietoja yleisimmistä järjestelmistä, yhtäläisyyksistä ja eroista. Jatkoa ajatellen on huomioitava, että kuntayhtymissä käytössä olevat järjestelmät tulevat siirtymään uuteen SOTE-organisaatioon (niiltä osin kuin tarpeellista, ja lopuista järjestelmistä luovutaan). Kunnissa, joissa SOTE on nykyisin yhtenä toimintona, uuteen SOTE-organisaatioon siirtyvät vain pelkän SOTE:n käytössä olevat järjestelmät. Hallinnolliset järjestelmät tulevat pääasiassa säilymään kuntaan jäävät toiminnan käytössä. Erityistä huomioita vaatii SOTE:n käytöstä poistuvien järjestelmien vanhojen tietojen arkistointi ja tietojen saatavuus. 8.3 Tavoitetilan määrittely Kuvaamisessa käytetty viitekehys Tavoitetilan kuvauksissa hyödynnettiin JHS 179 kokonaisarkkitehtuurin (KA) viitekehystä. (linkki JHS 179 ohjeistukseen löytyy viittauksesta 2). Alla olevaan taulukkoon on punaisella merkitty kohdat, joita Etelä-Pohjanmaan SOTE-ICT:n hallinnollisten järjestelmien työssä kuvattiin tai hyödynnettiin. Kuvaukset tehtiin ns. kevennettynä versiona (eli ei suoraan hyödyntäen mm. JHS 179 taulukkopohjia).

59 59 (90) Kuva 21, viitekehys Avoinna olevat organisointiin ja toimintaan liittyvät asiat Etenemissuunnitelman mukaisesti työryhmämme yhtenä tavoitteena oli dokumentoida strategisia tavoitteita. Jotta strategisia tavoitteita voisi määritellä, tulisi olla tiedossa organisaatio ja sillä strategia. Vasta tämän jälkeen olisi mahdollista kuvata konkreettisia, mitattavia strategisia tavoitteita. Vuonna 2016 tehdyn ICT-selvitystyön aikana tuleva organisaatio ei ole vielä tiedossa. Epäselviä ovat mm. seuraavat asiat: Millainen on kokonaisuutena Etelä-Pohjanmaan SOTE organisaatio? Millainen on tuleva Etelä-Pohjanmaan maakunnan (SOTE) palvelulaitos? Miten tukipalvelut (mm. henkilöstöhallinto, taloushallinto, hankinnat, ICT) tullaan organisoimaan? o Mitä hoidetaan maakuntien yhteisistä (valtakunnallisista) palvelukeskuksista? o Järjestetäänkö tukipalvelut yhdessä maakunnan muun toiminnan (mm. pelastuslaitos, työ- ja elinkeinopalvelut jne.) kanssa? o Ovatko myös kunnat mukana yhteisissä tukipalveluissa? o Tarjoavatko tukipalvelut palveluita vain ei-valinnanvapauden piirissä oleville toimijoille, vai myös valinnanvapauden piirissä oleville toimijoille? Millaiset organisaation / organisaatioiden strategiat ja toimintaprosessit ovat? Mikä on palvelujen järjestäjän ja tuottajan välinen suhde? Ryhmämme työskentelyn aikana Etelä-Pohjanmaan SOTE:n hallintorakenne- ja henkilöstötyöryhmät eivät olleet vielä aloittaneet toimintaansa. Työryhmärakenne tulee muutenkin muuttumaan loppusyksystä Jatkossa etenkin strategisten tukipalvelujen valmistelutyötä tullaan tekemään

60 60 (90) SOTE- ja maakuntauudistuksen yhteistyönä. (asiasta päätetty mm. työvaliokunnan kokouksessa , linkki pöytäkirjaan viittauksessa 4). Myös valtakunnallisella tasolla palvelukeskusten selvitys- ja valmistelutyö on vielä kesken. Esim. ICTpalvelukeskusselvityksen loppuraportissa (viittaus 5) on todettu, että maakunnan toimialariippumattomia hallinnon ja toiminnanohjauksen (esim. talous, henkilöstö, palkkahallinto, materiaalihallinto, asianhallinta) tietojärjestelmäpalveluita selvitetään maakuntadigi -työn yhteydessä. Tätä kirjoitettaessa on siis vielä epäselvää, mitä esim. maakuntien yhteisistä (valtakunnallisista) talous- ja henkilöstöhallinnon, toimitilojen ja hankintojen palvelukeskuksista hoidetaan, ja miten valtakunnallinen ICT-palvelukeskus tulee tukemaan näitä toimintoja. Tavoitetilan kuvaukset tietojärjestelmien näkökulmasta pitäisi tehdä siten, että ensin on olemassa organisaatio, ja sille määritettynä toimintaprosessit. Vasta tämän jälkeen tulisi alkaa suunnittelemaan sitä, miten prosesseja voidaan tukea tietojärjestelmillä. Nyt tehdyn selvitystyömme yhteydessä olemme joutuneet kuvaamaan prosesseja liikaa tietojärjestelmien näkökulmasta ja nykyisiin toimintatapoihin pohjautuen. Huomioitava siis on, että kuvattu tavoitetila on luonnos, ei lopullinen tavoitetila. Jatkotyössä (organisaation ja sen toiminnan selkiydyttyä) tulee nämä nyt tehdyt kuvaukset analysoida ja päivittää (tai jopa tehdä kokonaan uudelleen). Hyödynnetyt viite- ja sidosarkkitehtuurit Kehittämisvaatimusten, toimijoiden ja prosessien kuvaamisessa hyödynnettiin osittain seuraavia arkkitehtuurikuvauksia: Taloushallinnon viitearkkitehtuuri Henkilöstöhallinnon viitearkkitehtuuri Asianhallinnan viitearkkitehtuuri MDM (master data) viitearkkitehtuuri Käyttövaltuushallinnan viitearkkitehtuuri Johtamisen viitearkkitehtuuri Sosiaali- ja terveydenhuollon kokonaisarkkitehtuuri Viitearkkitehtuurien dokumentaatiot löytyvät avoindata.fi sivustolta. Huomioitava on, että viitearkkitehtuurit sisältävät osittain vanhentunutta tietoa, eikä niissä ole myöskään huomioitu mm. kaikkia mahdollisia tulevia sähköisen asioinnin mahdollisuuksia. Sosiaali- ja terveydenhuollon kokonaisarkkitehtuurin sijainti on mainittu dokumentin viittauksessa 3. Toimijoiden kuvaukset Eri osa-alueiden toimijoiden tiedot on koottu yhteen taulukkoon, joka on tämän raportin liitteen, Hallinnolliset järjestelmät Liite 3 toimijat luonnos. Taulukossa kukin osa-alue on omana sarakkeenaan, ja toimijat ovat omina riveinään. Toimijat on jaettu kahteen osaan: Prosesseihin liittyvät (maakunta)organisaation sisäiset roolit Prosesseihin liittyvät ulkopuoliset roolit Huomioitava on, että dokumentaatiossa mainitut toimijoiden nimikkeiden listat ovat vain suuntaaantavia. Listaukset eivät ole kattavia, eivätkä ole tulevan organisaation nimikkeitä.

61 61 (90) Prosessien, tietojen, tietojärjestelmäpalvelujen ja integraatioiden kuvaukset Kustakin osa-alueesta on tehty taulukko, johon on kuvattu omilla riveillään prosessit, prosessien kuvaukset, prosessiin liittyviä tietoja sekä tietojärjestelmäpalveluita. Kuvaukset ovat tämän raportin liitteenä Hallinnolliset järjestelmät Liite 4 prosessit luonnos. Kuvauksen osalta on huomioitava seuraava seikat: - Prosessien kuvaukset pohjautuvat suuressa määrin nykyisiin prosesseihin, eivätkö listaukset ole täysin kattavia. - Kuvaus ja Tiedot kentissä olevat tiedot ovat vain esimerkkejä, eivät valmiita kuvauksia. - Riippuen tulevan organisaation hallintorakenteesta, osa tietojärjestelmäpalveluista, jotka on mainittu sarakkeessa Organisaation muut järjestelmät, voivat olla organisaation ulkopuolisia järjestelmiä. - Kuvauksia on tehty yhteistyössä yksiköiden asiantuntijoiden kanssa, erityisesti niiden osaalueiden osalta, missä kyseisen alueen substanssiosaamista ei ryhmän jäsenillämme ollut. Kuvauksissa ei ole kuitenkaan huomioitu Etelä-Pohjanmaan kaikkien nykyisten SOTEorganisaatioiden mahdollisia toimistaan poikkeavia toimintatapoja. - Taulukoissa on osittain myös päällekkäisiä prosesseja (esimerkkinä ostotilaukset ja ostolaskujen käsittely). - Järjestelmät, joita on mainittu sarakkeissa tietojärjestelmäpalvelut eivät ole tavoitetilassa välttämättä erillisiä järjestelmiä, vaan useampi ns. järjestelmä voidaan kattaa yhdellä isommalla toiminnan-/ tuotannonohjausjärjestelmällä. - Eri osa-alueiden kuvaustyylit poikkeavat hieman toisistaan (johtuen mm. eri tekijästä tai ko. alueen ominaisuuksista) Tietojärjestelmäpalvelukartta Seuraavalla sivulla olevassa kuvassa on hallinnollisten järjestelmien tietojärjestelmäpalvelujen loogisen kokonaiskuvan alustava hahmotelma. Huomioitavaa, että kuvaus on tuote-riippumaton, eli ei ota Kantaa millä järjestelmällä ko. tietojärjestelmäpalvelu toteutetaan kuvassa ei ole huomioitu organisaation ulkopuolisia tietojärjestelmäpalveluita (esim. toimittajia, operaattoreita, perintätoimistoa, Kelaa jne.) kutakin tietojärjestelmäpalvelua voidaan hyödyntää useassa eri prosessissa tietojärjestelmäpalveluiden välillä voi olla riippuvuuksia / integraatioita (niitä ei ole piirretty tähän kuvaan) kukin tietojärjestelmäpalvelu voidaan toteuttaa yhdellä tai useammalla tietojärjestelmällä myös yhdellä tietojärjestelmällä voidaan kattaa yksi tai useampi tietojärjestelmäpalvelu

62 Kuva 22, Hallinnolliset järjestelmät tietojärjestelmäpalvelut 62 (90)

63 63 (90) Huomioitavat yhteydet muihin SOTE-ICT osa-alueisiin SOTE-ICT -projektiin kuuluu hallinnollisten järjestelmien lisäksi viisi muuta työryhmää. Tässä luvussa on mainittu asioita, joita näiden muiden työryhmien työstä tulee huomioida myös hallinnollisten järjestelmien vaatimusten määrittelyssä, järjestelmien valinnassa ja käyttöönottoprojekteissa. Perustietotekniikka ja infra - työasemien ja mobiililaitteiden vaatimukset - verkkoyhteyksille asetetut vaatimukset - tietoturvaan liittyvät vaatimukset - järjestelmien sijaintiin liittyvät päätökset, sekä esim. pilvipalveluihin liittyvät linjaukset SOTE-asiakastietojärjestelmät ja muut SOTE-tietojärjestelmät - UNA-vaatimukset: Talous- ja henkilöstöhallinnon ratkaisuista on kuvattu UNA:n vaatimusmäärittelyyn lähinnä liittymät ydinjärjestelmistä. Ratkaisut oletetaan toteutettavan erillisjärjestelmin. - Arkistointiratkaisut: mitä esim. asiakastietojärjestelmistä arkistoidaan yhteiseen arkistointijärjestelmään ja mitä Kantaan. - Integraatiot hallinnollisten järjestelmien ja SOTE-asiakastietojärjestelmien kesken, mm. ateriatilaukset, potilaskuljetukset, ambulanssikuljetukset, apuvälineet (esim. apuvälinepalveluiden osalta hallinnollisten järjestelmien ryhmässä on kuvattu vain kilpailutukseen, hankintaan, varastointiin ja kuljetuksiin liittyvät osiot, potilaskohtaisen apuvälineprosessin vaatimuksia ei ole kuvattu). Tietojohtaminen - tietojen tuottamisen, raportoinnin ja analysoinnin periaatteet - ydintietojen hyödyntäminen - laskentatunnisteisiin liittyvät vaatimukset - tietojen muotoon jne. liittyvät vaatimukset - tiedot, mitä tuodaan taloushallinnon-, kuljetusten tms. järjestelmiin (sisäiset käytöt) esim. potilastietojen koodaus / yhtenäistäminen Tietohallinnon prosessit ja arkkitehtuuri - tietohallinnon organisointi: missä yksiköissä ja millä resursseilla hoidetaan hallinnollisiin järjestelmiin liittyvät projektit - (kokonais)arkkitehtuurikuvaukset, joita tulee tehdä ja noudattaa järjestelmähankkeissa - käytön aikaiseen tukeen yms. liittyvät toimintaperiaatteet (ITIL:n mukaiset) - teknologia-arkkitehtuuriin (esim. mobiilialusta, iot-alusta) liittyvät suunnitelmat Johtopäätökset osa-alueittain Tähän kappaleeseen on kirjattu johtopäätöksiä ja ehdotuksia osa-aluekohtaisesti. Ne pohjautuvat tehtyihin nykytilan kartoituksiin sekä tavoitetilan kuvauksiin.

64 64 (90) Taloushallinto Taloushallinnon järjestelmiltä odotettavat prosessit, tiedot, palvelut ja tietovirrat on kuvattu tavoitetilataulukoissa. Sähköiset, mahdollisuuksien mukaan automatisoidut prosessit (mm. sähköiset laskut ja hyväksymiskäytännöt, automatisoidut reititykset ja tarkastukset tai täydennykset eri tiliöinti- ja koodikombinaatioille, automaattinen arkistointi ja tiedonsiirto, automaattiset kontrollit jne.), joilla haetaan paitsi kustannustehokkuutta myös virheettömyyttä, ovat tavoitteena kaikissa tehtävissä. Taloushallinnon järjestelmien perustehtävän kirjanpidon ja sisäisen laskennan tarpeiden lisäksi taloustiedoista on pystyttävä muodostamaan erilaisia tarpeita varten eri tavoin yhdistämällä tarvittavaa dataa. Eri laskentatunnisteiden ja organisaatioulottuvuuksien avulla on pystyttävä raportoimaan erilaisia kokonaisuuksia, joko erillisillä raportointijärjestelmillä tai osittain myös talousjärjestelmillä. Organisaatio- ja laskentatunnisterakenteen on oltava joustavasti muokattavissa. Yhtenäisen tiedonkeruun ja raportoinnin varmistamiseksi, sekä operatiivisissa että hallinnollisissa järjestelmissä on käytettävä yhteisesti sovittuja ja hallinnoituja perustietoja (ydintiedot). Käyttäjärooleilla on pystyttävä määrittelemään esimerkiksi erilaisia tarkastus- ja hyväksymisvastuita sekä käyttöoikeuksia. Taloushallinnon järjestelmiltä vaaditaan mm. modulaarisuutta ja avoimia rajapintoja. Yhteisistä perustiedoista sekä yhdenmukaisista prosesseista ja kirjausohjeista huolimatta, järjestelmien on mahdollistettava erilaiset toimintatavat ja tietojen siirtyminen tarvittavalla tavalla (vrt. palvelukeskus/oma toiminta tai maakunnan eri organisaatiot/yksiköt järjestäjä tuottaja - osakeyhtiö tiliöinti-, tarkastus-, hyväksymis- ja raportointivastuut voivat olla erilaiset ja tiedonsiirron tarve erilainen). Henkilöstöhallinto Henkilöstöhallinnon tavoitetilan kuvauksessa on hyödynnetty henkilöstöhallinnon viitearkkitehtuuria. Tavoitetila perustuu myös kaikkien organisaatioiden parhaisiin käytäntöihin, eikä välttämättä ole mahdollista toteuttaa vain yhden organisaation nykyisillä järjestelmillä. Palkanlaskennan lisäksi henkilöstöhallinnon tietojärjestelmät tukevat organisaation henkilöstöresurssien suunnittelua, koordinointia ja valvontaa. Tämän lisäksi monet organisaatiot soveltavat toiminnassaan henkilöstön käyttöön, valintaan, kehittämiseen ja työhyvinvointiin liittyviä järjestelmiä. Järjestelmien pitää pystyä myös tuottamaan tietyin väliajoin toimitettavia rutiiniraportteja, toimenpiteisiin hälyttäviä poikkeamaraportteja ja erikseen pyydettäessä saatavia raportteja ja tulevaisuutta koskevia ennusteita. Monissa nykyisissä organisaatioissa on käytössä mm. henkilökunnan itsepalvelutoimintoja ja sähköisiä lomakkeita. Tietopääoma sisältää myös esimerkiksi työntekijöiden henkilökohtaisia taitoja ja osaamista. Uuden organisaation käyttöön on saatava toimiva perusjärjestelmä mm. palkanlaskentaan, mutta voidaanko olemassa olevia henkilöstöhallinnon lisäjärjestelmiä käyttää rinnalla, jos kaikki tiedot eivät ole henkilöstöhallinnon perusjärjestelmässä tai niitä ei uuteen järjestelmään voida siirtää. Nykyisissä organisaatioissa saatetaan hoitaa paljon henkilöstöhallinnollisia rutiiniasioita tietojärjestelmillä, joten ovatko ne kaikki hoidettavissa samalla tasolla heti myös uudessa organisaatiossa niin, että henkilöstöhallinnon henkilökunnan määrä nykyisellään on riittävä. Yhden järjestelmän käyttöönoton tuomia hyötyjä ovat muun muassa kustannussäästöt ainoastaan yhden järjestelmän ylläpidosta ja monipuoliset mahdollisuudet järjestelmän eri toimintojen linkittämiseen. Aivan ensin on tiedettävä, minkälaisen organisaation henkilöstötietoja käsitellään. Järjestelmän vaihtaminen vaatii prosessien uudelleen suunnittelua, tietojen konvertointien suunnittelua eri organisaatioissa eri tavoin kerätystä ja tallennetusta materiaalista, arkistoitavan materiaalin suunnittelua, järjestelmän ohjaustietojen määrittelyä, liittymien määrittelyä ja esimerkiksi palkanmaksussa useiden kuukausien testausta oikealla materiaalilla. Vaikka otettaisiin käyttöön

65 65 (90) jossakin organisaatiossa tällä hetkellä käytössä olevat järjestelmät, vaatii se kuitenkin muiden osalta tietojen siirtoja ja sen valitun järjestelmänkin muokkaamista uuden organisaation mukaiseksi. Tämän lisäksi nykyisissä organisaatioissa on henkilöstöasiat ja palkanmaksu hoidettava samanaikaisesti nykyisillä järjestelmillä. Kuinka pitkältä ajalta tietoja pitää konvertoida mm. pitkien poissaolojen vaikutusten huomioimisen vuoksi, vuosilomaoikeuksien määrittelyn vuoksi, palkkatietojen, palvelujaksojen ja erilaisten osaamistietojen vuoksi. Mistä saadaan mm. palkkatodistuksiin ja työtodistuksiin tarvittavat tiedot helposti tulostettua. Tarvittaessa nykyisiä järjestelmiä tulee voida jättää katselukäyttöön siksi aikaa, kun niissä olevat keskeiset tiedot on saatu siirrettyä joko korvaaviin järjestelmiin tai sähköiseen arkistoon. Yhden uuden järjestelmän käyttöönotossa on huomioitava henkilökunnan koulutus, sekä henkilöstöhallinnon kannalta, että myös koko henkilökunnan kannalta ennen järjestelmän käyttöönottoa. SOTE:n osalta maakunnassa on tällä hetkellä noin palkan- ja palkkionsaajaa. Kiinteistöjen hallinta Maakunnan kaikki toiminta tapahtuu vuokratiloissa, jotka ovat joko maakunnan omistaman yhtiön, kuntien tai yksityisten toimijoiden omistuksessa. Kiinteistön omistaja päättää siitä, kuka hoitaa kiinteistöhuollon, ellei huoltovastuuta ole vuokrasopimuksessa siirretty vuokralaiselle. Tällä hetkellä ei ole tiedossa, millä prosessilla kiinteistöinvestoinnit jatkossa toteutetaan (esim. kuka tekee investointien esitykset ja päätökset). Maakunnalla tulee olla rekisteri käytössä olevista tiloista. Rekisteriä voidaan hyödyntää eri tavoin mm. tiloihin liittyviä työtilauksia tehtäessä. Tavoitteena on sähköinen työtilaus ja sen seuranta riippumatta siitä, kuka hoitaa kiinteistöhuollon. Samaa periaatetta voidaan soveltaa myös laitehuoltoon. Mikäli maakunta tuottaa itse huoltopalvelut, tulee käytettävän huollon tietojärjestelmän olla integroitu em. työtilausjärjestelmän lisäksi muihin hallinnon tietojärjestelmiin ainakin prosessikuvauksessa mainituilta osin. Yhteiskäytössä olevien tilojen käyttöä voidaan tehostaa sähköisellä tilavarausjärjestelmällä. Ideaalitilanteessa varausjärjestelmä on integroitu sähköiseen kalenteriin/kutsujärjestelmään, jolloin tilavaraus voidaan tehdä samalla kertaa kutsun lähettämisen yhteydessä. Turvallisuuden hallinta Työnantajan on työturvallisuuslain mukaan työn ja toiminnan luonne huomioon ottaen riittävän järjestelmällisesti selvitettävä ja tunnistettava työstä, työajoista, työtilasta, muusta työympäristöstä ja työolosuhteista aiheutuvat haitta- ja vaaratekijät sekä, jos niitä ei voida poistaa, arvioitava niiden merkitys työntekijöiden turvallisuudelle ja terveydelle. Haitta- ja vaaratekijöiden selvittämiseksi tulee työnantajalla olla järjestelmä, jolla voidaan myös suunnitella em. tekijöiden poistamiseksi ja hallitsemiseksi suoritettavat toimenpiteet. Työssä tapahtuneiden vaaratapahtumien ja läheltä piti - tilanteiden kuvaamista ja raportointia varten organisaatiolla tulee olla järjestelmä, jolla voidaan laatia potilasturvallisuus-, työturvallisuus- ja tietoturvailmoitukset. Työterveyshuoltolain mukaisessa työpaikkaselvityksessä arvioidaan työn ja työpaikan olosuhteet sekä niiden terveydellinen merkitys työntekijöiden terveydelle. Työpaikkaselvitysten tallentamista varten tarvitaan sähköinen järjestelmä. Tämä voi sisältyä työterveyshuollon käyttämään järjestelmään. Uhka- ja vaaratilanteissa avun saaminen työntekijän, asiakkaan, potilaan tai kiinteistön suojelemiseksi on varmistettava tarkoituksenmukaisilla hälytysjärjestelmillä. Eri toimipisteiden hälytysjärjestelmät tulee saattaa riittävälle tasolle. Henkilökunnan ja muiden tiloissa oleskelevien henkilökohtaisen turvallisuuden varmistamiseksi ja omaisuuden suojaamiseksi sekä tiloissa tapahtuvan liikehdinnän

66 66 (90) valvomiseksi on kiinteistöissä oltava riittävä kameravalvonta. Tietyssä rakennuksessa liikkuvien henkilöiden valvonta sekä ovien ja kulkuväylien valvonta ja tarkkailu asiattomien henkilöiden kulun estämiseksi varmistetaan kulunvalvontajärjestelmällä. Työtapaturma- ja työmatkatapaturmailmoitukset vakuutusyhtiölle korvausasian käsittelyä varten toteutetaan vakuutusyhtiön sähköiseen vahinkoilmoitusjärjestelmään. Hoitohenkilöstön lääkehoidon osaamisen varmistamisen ja koulutuksen järjestelmänä alueella käytetään yleisesti Etelä-Pohjanmaan sairaanhoitopiirin hallinnoimaa verkkokoulutus-järjestelmää. Ko. järjestelmän käyttöä on tarkoituksenmukaista jatkaa myös tulevaisuudessa. Sopimukset ja hankinta Maakunnassa on valmisteltu ja käynnistymässä selvitystyö maakunnallisen toimijan perustamiseksi, jonka toimialueeseen kuuluisivat mm. hankinnat, henkilökuljetusten suunnittelu ja hallinta, tavarakuljetukset sekä varastopalvelut. Tämä on ICT-selvitystyöstä erillistä työtä. Hankinnat on perusteltua hoitaa pääsääntöisesti maakunnallisesti ottaen huomioon myös mahdollinen ERVA-yhteistyö sekä kansallinen ja kuntien jo tekemä yhteistyö. Hankinta ja sopimusten hallinta tulee hoitaa yhtenevillä järjestelmillä alueellisesti SOTE:n osalta. Sairaanhoitopiirillä ja Seinäjoen kaupungilla on jo osittain tällä tavoin toimivat järjestelmät, mutta tulevaisuuden ratkaisu on arvioitava erikseen asiakkaiden tarpeisiin pohjautuen. Erityinen huomio on kiinnitettävä palveluhankintojen yhtenäiseen hallintaan, minkä euromääräinen merkitys on erittäin suuri. Varasto ja omaisuuden hallinta Seinäjoen kaupungilla on oma keskusvarasto joka palvelee myös sosiaali- ja terveystoimen yksiköitä. Varastossa on oma toiminnanohjausjärjestelmänsä. Sairaanhoitopiiri on suunnitellut logistiikkakeskuksensa alueelliseksi varastoksi. Kunnat ja muut kuntayhtymät eivät kuitenkaan ole tällä hetkellä asiakkaina. Muutama vuosi sitten on hankittu uusi toiminnanohjausjärjestelmä, joka palvelee em. tarkoitusta. Tulevaisuuden tietojärjestelmäratkaisu on arvioitava kuitenkin erikseen asiakkaiden tarpeisiin pohjautuen. Sairaanhoitopiirin logistiikkakeskuksen toiminta on pitkälti automatisoitua ja järjestelmien hankinnassa on otettu huomioon hoitologistiikan ja hyllytyspalveluiden mahdollistaminen myös alueellisena toimintana. Varastotoimintojen osalta on tarkoituksenmukaista myös osittain hajautettu toimitusketju. Hajautettua kuljetusta on esim. vaippojen kotiinkuljetus sekä suorat tavaroiden toimitukset Etelä-Pohjanmaan SOTE-organisaation eri toimipisteisiin. Toimitusketjuihin liittyviä linjauksia tulee tehdä myöhemmin aloittavassa kiinteistöt-hankinnat-logistiikka työryhmässä. Sairaanhoitopiirin alueella on alueellinen apuvälinekeskus, jonka kautta apuvälineiden tilaukset ja toimitukset hoidetaan jatkossakin. Käytössä on alueellinen ohjelmisto ja hoitotarvikejakelu on hankittu myös alueellisesti. Kuljetukset Kunnallisia ja kunnan toimintaan oleellisesti liittyviä kuljetustarpeita ovat tavarakuljetusten lisäksi mm. sisäiset ja ulkoiset potilaskuljetukset, koulukuljetukset, sairausvakuutuslakiin (SVL) perustuvat ns. Kelamatkat, vammaispalvelulain mukaiset VPL-kuljetukset, välttämättömiin asiointimatkoihin tarkoitetut sosiaalihuoltolain mukaiset SHL-kuljetukset, vanhusten päivätoiminta, toimintakeskusten (työ)toiminta, paikallisliikenne, kutsuohjattu joukkoliikenne sekä muu joukkoliikenne. Edellä mainittujen kuljetustarpeiden osalta tulee varmistaa sähköinen tiedonsiirto kuljetusten (myös ulkoisten resurssien) ohjausjärjestelmiin sekä sosiaali- ja terveydenhuollon tietojärjestelmiin järjestelmäintegraatioiden

67 67 (90) avulla. Kuljetusten järjestämiseen tarvittava tieto useimmiten koostuu useasta eri lähteestä saatavasta datasta. Henkilökuljetuksia täytyy käsitellä kokonaisuutena, jotta kuljetukset ja niihin liittyvät toiminnallisuudet saadaan järjestettyä kustannustehokkaasti. Kuljetuksiin liittyvien järjestelmien ja muun osaamisen tulee pysyä alueellisessa ohjauksessa (ei esim. maakuntien yhteisessä palvelukeskuksessa) riittävän paikallistuntemuksen varmistamiseksi. Maakunnassa (pääosin Seinäjoella) oleva osaaminen on perusteltua säilyttää. Kuljetustilausten tekeminen ja hallinnointi sähköisesti on tärkeää. Seinäjoen kaupungilla on tavarakuljetusten osalta käytössä sähköinen tilausjärjestelmä, optimointiohjelma reittien suunnitteluun sekä mobiilisovellus kuljetusten hallinnointiin ja seurantaan. Lisäksi Seinäjoen kaupungilla on keskitetty henkilökuljetusten yhdistelyjärjestelmä, jonka avulla kuljetusten yhdistely toteutetaan. Sairaanhoitopiirillä on käytössä sisäisiin potilaskuljetuksiin ja tavarakuljetuksiin soveltuva sähköinen tilausjärjestelmä ja mobiilisovellus kuljetusten hallinnointiin ja seurantaan. Kaikkien kuljetusten osalta on tärkeää pystyä optimoimaan kuljetukset mahdollisimman tehokkaasti. Apteekki Etelä-Pohjanmaan sairaanhoitopiirillä on laajaa sairaala-apteekki -toimintaa. Kahdella terveyskeskuksella on oma lääkevarasto, muut käyttävät sairaala-apteekin palveluja. Sairaalaapteekilla on nykyaikaiset v remontoidut tilat, uusi puhdastila lääkkeiden valmistusta varten, nykyaikainen tietojärjestelmä tuotannonohjaukseen sekä uusi vuonna 2016 käyttöön otettu keräilyvarastoautomaatti. Apteekin järjestelmän tulee jatkossa tukea close loop -medication - vaatimuksia. Uusien tilojen ja uuden keräilyvarastoautomaatin myötä sairaala-apteekilla on hyvät mahdollisuudet laajentaa toimintaa koko alueen kattavaksi. Välinehuolto Etelä-Pohjanmaan sairaanhoitopiirillä rakennetaan uutta välinehuoltokeskusta, joka valmistuu v Tällä hetkellä välinehuoltokeskus palvelee Etelä-pohjanmaan sairaanhoitopiiriä ja Seinäjoen terveyskeskusta. Etelä-Pohjanmaan sairaanhoitopiirillä on nykyaikainen hyvin toimiva tuotannonohjausjärjestelmä käytössä. Muilla terveyskeskuksilla on välinehuoltotoimintaa hammashoitoloissa ja neuvoloissa, mutta niissä ei ole tietojärjestelmiä käytössä. Laajennuksen jälkeen sairaanhoitopiirin välinehuoltokeskuksella on hyvät mahdollisuudet palvella laajempaa aluetta. Tiedonhallinta, päätöksenteko, asianhallinta Suurimmalla osalla alueen SOTE-organisaatioista on Triplanin asianhallintajärjestelmät käytössä. Tulevaisuuden asian- ja asiakirjahallinnassa pelkkä asianhallintajärjestelmä ei kuitenkaan yksistään riitä, vaan kaikille työntekijöille tarvitaan asianhallintajärjestelmän yhteyteen integroitu helppokäyttöliittymä, joka toteutetaan sähköisen työpöytä-ajattelun mukaisesti erillisenä työnä. Ilman helppokäyttöistä ja käyttäjää ohjaavaa järjestelmää organisaatiossa laaditut asiat ja asiakirjat jäävät enimmäkseen tiedonohjauksen ja sähköisen arkistoinnin ulkopuolelle. Sähköinen arkistointi on vielä potilasasiakirjoja lukuun ottamatta laajalti alkutekijöissään, mutta tulevaisuudessa sen merkitys tulee huomattavasti kasvamaan. Markkinointi ja viestintä Etelä-Pohjanmaan SOTE- ja maakuntauudistusta suunniteltaessa tulee ottaa käyttöön yksi viestintä- ja julkaisujärjestelmä. Viestinnässä tulee huomioida monikanavaisuus ja monisuuntautuneisuus. Sosiaalisen median merkitys perinteisen median rinnalla kasvaa ja on kehittyvä trendi. Markkinointijärjestelmää valittaessa on otettava huomioon sekä ulkoinen että sisäinen markkinointi.

68 68 (90) Digitalisaation merkitys kasvaa päätöksenteossa, asioiden valmistelussa ja vuorovaikutuksessa sekä henkilöstön että asiakkaiden kanssa. Käyttöön tulee ottaa verkkokokoukset mahdollistava järjestelmä, sähköiset työryhmätilat ja extranet-ratkaisut mm. luottamushenkilökokouksiin. Tähän saakka kunnilla ja kuntayhtymillä on ollut hyvin erilaisia ratkaisuja viestinnän ja markkinoinnin suhteen. Etelä-Pohjanmaan SOTE-palvelurakenneuudistuksen väliraportissa ehdotetaan viestintäorganisaatiota, jossa ylin johtaja on viestintäjohtaja, hänen alaisenaan toimii viestintäpäällikkö ja markkinointipäällikkö. Organisaation alimmalla tasolla on tarvittava määrä viestintäsuunnittelijoita ja markkinointisuunnittelija. Tällaisella viestintäorganisaatiolla on yhteys läpi koko maakunnan organisaation päätöksenteon ylimmältä tasolta asiakkaisiin. Puhelujen ja kutsujen hallinta Maakunnallisen puhelinjärjestelmän osalta sairaanhoitopiiri on toteuttanut vuosina 2015 ja 2016 EP- Phone hankkeen nimellä kulkevan TUKE-hankkeen. Hankkeen yhteydessä on todettu seuraavia asioita: - Nykyisen sairaanhoitopiirin alueella on tietohallinnossa käytössä EP Potti-järjestelmän tietoliikenneverkko, joka jo nyt sellaisenaan runkoverkon osalta voi palvella koko maakunnallista puhelinjärjestelmää. Käyttöönoton osalta tulee jatkossa käydä läpi nykyisten kuntien terveysasemien ja kuntien sisällä olevien toimipisteiden verkon tilanne. Todennäköisesti verkot ovat tietojärjestelmistä johtuen sillä tasolla, että puhe suurella todennäköisyydellä siinä kulkee. - Sairaanhoitopiiri on kilpailutuksessaan ja hankinnoissaan huomioinut maakunnallisen puhelinjärjestelmän tarpeita varten alanumeron numeroavaruuden niin lanka- kuin matkapuhelinliikenteessä. - Sairaanhoitopiirin vaihde on teknisiltä ominaisuuksiltaan riittävä maakunnallisen puhelinjärjestelmän vaatimuksiin. Päivitystarvetta aiheutuu lähinnä alanumeroiden lisäämisestä liityntäkorttien muodossa. Teknisiltä ominaisuuksiltaan vaihde on jo nyt vastaava, joka esimerkiksi huolehtii HUS:n alueen puhelinliikenteestä. Maakunnallisen hoitajakutsujärjestelmän (potilaskutsut) osalta tilanne on vastaava, eli maakunnan runkoverkkoa on mahdollista hyödyntää hoitajakutsujärjestelmien integroinnissa. Sairaanhoitopiirillä on käytössään hoitajakutsujärjestelmä, mihin maakunnan alueen hoitajakutsujärjestelmät voidaan liittää, tosin se vaatii vanhoista järjestelmistä luopumista (ellei käytössä ole nyt vastaava järjestelmä kuin Epshp:llä). Valmiudet maakunnallisen hoitajakutsujärjestelmän käyttöönottoon on siis olemassa vastaavasti kuin puhelinjärjestelmässäkin. Etelä-Pohjanmaan SOTE alueen organisaatioissa on käytössä runsaasti matkapuhelimia. Tulevaisuudessa mm. digitalisaation myötä niiden sekä mm. tablettien määrät tulevat kasvamaan entisestään. Jotta laitteiden hallinta ja esim. sovellusten ja tietoturvapäivitysten tekeminen onnistuisi tehokkaasti, tulee käytössä olla keskitetty mobiililaitteiden hallintajärjestelmä. Ruokapalveluiden hallinta Seinäjoen kaupungilla, Epshp:lla ja Eskoolla on meneillään uuden yhteisen ruokapalvelun kokonaisuuden suunnitteluprojekti. Syksystä 2018 lähtien Seinäjoen kaupungin alueella potilaiden ja mm. ikääntyneiden henkilöiden ruuat tullaan toimittamaan keskussairaalan keittiöstä, ja koulujen ja päiväkotien ruuat Rovekseen rakennettavasta uudesta keskuskeittiöstä sekä Ylistaron koulukeskuksen

69 69 (90) ja Peräseinäjoen Ritolahallin keittiöstä. Uusi ruokapalveluiden yhtiö aloittaa toiminnan v aikana. Nykyiset kuntayhtymät (Suupohja, JIK, Kaksineuvoinen, Järvi-Pohjanmaa) ostavat ruokapalvelun pääasiassa jäsenkuntien keittiöiltä. Myös SOTE-keittiöt (esim. tk:n keittiöt) voivat toimittaa ruokaa kouluille. Näissä keittiöissä käytetään yleensä kuntien hankkimia ruokapalveluiden järjestelmiä lähtien uusi SOTE-organisaatio tulee toimimaan asiakkaana kunnilta ostettavien ruokapalveluiden osalta. Tavoitteena on, että aterioiden ja elintarvikkeiden tilaukset sekä näihin liittyvät laskutukset voidaan hoitaa sähköisesti. Maakunnasta otetaan nykyään yhteyttä esim. Epshp:n ruokapalveluihin erityisesti erikoisruokavalioiden ja ravitsemustiedon osaamisen puitteissa. Jos käytössä olisi maakunnan yhteinen ruokapalvelujen järjestelmä, voisi se mahdollistaa yhtäläisen toiminnan tukemisen (mm. ravintoarvojen laskenta, reseptit jotka täyttävät suositukset jne.). Tulevassa, vuoden 2017 aikana tehtävässä ruokapalveluiden (osakeyhtiö) tuotannonohjausjärjestelmän kilpailutuksessa/hankinnassa olisi hyvä huomioida (ainakin optiona) järjestelmän mahdollinen laajennettavuus maakunnallisesti tai integroitavuus kunnissa nykyisin käytössä oleviin järjestelmiin. 8.5 Etenemissuunnitelma Tulevien organisaatioiden liiketoiminnan strategian & prosessien täsmentäminen Etelä-Pohjanmaan SOTE-projektin työ keskittyy loppusyksyn 2016 kesän 2017 aikana palvelurakenteen ja organisaation mallintamiseen. Erityisesti strategisten tukipalveluiden osalta työtä tehdään yhdessä maakunnan (MAKU) kanssa. Maakunnan väliaikaishallinto aloittaa (nykyisen suunnitelman mukaan) toiminnan Hallinnollisten järjestelmien tarkempia tavoitemäärittelyjä varten tarvitaan tietoon tulevaan organisointiin liittyvät päätökset sekä organisaation / organisaatioiden strategia. Suositeltavaa on, että toimintaprosessien tarkempaa määrittelyä sekä tarvittavien järjestelmien ja tiedonsiirtojen suunnittelua tehdään yhteistyössä ICT-työryhmän ja hallinnollisten työryhmien (esim. talous, henkilöstö, viestintä, hankinta, logistiikka, tilat jne.) kesken. Työssä tulisi kyseenalaistaa ja tarkentaa syksyn 2016 aikana ryhmämme toimesta jo tehdyt kuvaukset (Hallinnolliset järjestelmät liitteet 3 & 4). Kuvaaminen tulee tehdä tulevan organisaation kannalta miettien, ei nojautuen nykyisten organisaatioiden nykyisiin toimintatapoihin. Koska hallinnolliset tukipalvelut tulevat todennäköisesti olemaan yhteisiä SOTE- ja maakuntauudistuksen kesken, tulee tarkentamisessa huomioida myös maakuntauudistuksen näkökulma. Tätä näkökulmaa ei syksyn 2016 aikana tehdyssä selvitystyössä ole lainkaan huomioitu. Tarkentamista tulee mahdollisesti tehdä myös palvelujen tuottajien näkökulmasta. Huomioitavaksi tulee myös valtakunnallisten palvelukeskusten rooli. Prossien tarkennusten yhteydessä tulee pohtia myös muita järjestelmille asetettavia esim. käytettävyyteen, käyttövaltuushallintaan, raportointiin jne. liittyviä vaatimuksia, sekä tarkentaa integraatioiden tarpeita. Prosessien kuvaamista suositellaan tehtäväksi IMS työkalulla (millä on jo aiemmin sovittu tehtävän SOTE-ydinprosessien kuvaukset). Kuvauksissa ns. uimaratoina ovat toimijat, joita on jo selvitystyömme

70 70 (90) yhteydessä alustavasti listattu (liite 4). Kuvaamisessa prosessit kannattaa pilkkoa tarkemmalle tasolle (prosessien vaiheisiin), sekä kuvata eri osa-alueiden väliset riippuvuudet ja yhteydet. Myös sähköisen asioinnin/digitalisaation hyödyntämistä prosessien eri vaiheissa kannattaa kuvata. Käyttöönotettavien järjestelmien valinta Järjestelmien valinnan vaihtoehdot ovat seuraavat: A. Säilytetään käytössä useita eri järjestelmiä samaan tarkoitukseen B. Valitaan käyttöön joku nykyisistä, ja sen käyttöä laajennetaan C. Tehdään järjestelmän kilpailutus, ja aloitetaan ns. puhtaalta pöydältä Näistä vaihtoehdoista varteenotettavia ovat B ja C. Mikäli vaihtoehto B on mahdollinen esim. kilpailusäännösten kannalta, ja maakunnasta löytyy järjestelmä, joka täyttää sille asetetut vaatimukset, olisi tämä vaihtoehto varteenotettavin. Kilpailutus on tätä huomattavasti pidempi ja raskaampi vaihtoehto. Järjestelmien valinnan tulee pohjautua pitkälti siihen, miten järjestelmät mahdollistavat ja tukevat prosesseja, sekä miten ne täyttävät muut asetetut vaatimukset. Valinnassa kannattaa huomioida myös seuraavia asioita: - toimittajilta saatavat budjetääriset hintatiedot, huomioiden mm. o käyttäjämäärien, volyymien ja organisaatioiden määrän vaikutus hankintahintaan o ylläpitokustannukset o ominaisuudet vs. kustannukset - nykyisistä sopimuksista kerätyt tiedot - vertailutiedot ja kokemukset muilta käyttäjätahoilta - toimittajilta saatavat näkemykset ja referenssit - periaatepäätös siitä, hankintaanko käyttöön suurempi toiminnanohjausjärjestelmä, jolla voidaan hallita useita osa-alueita, vai kootaanko järjestelmäkokonaisuus useammasta, toisiinsa integroitavasta erillisestä järjestelmästä Käyttöönottoprojektien toteutus Käyttöönotto- ja arkistointiprojekteille tulee varata aikaa vähintäänkin vuosi. Korkeimmalla prioriteetilla ovat talous- henkilöstö- ja asianhallinnan järjestelmät, muiden järjestelmien osalta siirtymäaika voi mahdollisesti olla pidempi. Projekteihin tulee kiinnittää riittävästi resursseja. Erityisesti projektien vastuuhenkilöille (mm. projektipäälliköt, tekniset vastuuhenkilöt jne.) tulee varata riittävästi työaikaa ja mahdollisuus keskittyä projektityöhön. Sovittavaksi tulee myös se, mikä taho toimii projektihenkilöiden palkanmaksajana (henkilöiden nykyiset organisaatiot vai maakunnan uusi organisaatio). Projektiryhmän tulee koostua projektien vastuuhenkilöiden lisäksi mm. järjestelmän tulevista pääkäyttäjistä. Järjestelmien pääkäyttäjillä on tärkeä rooli jo järjestelmien vaatimusmäärittely- ja valintavaiheessa. Olisikin siis suositeltavaa, että tulevat pääkäyttäjät nimetään jo suunnittelu / määrittelyvaiheiden aikana. Projektien toteutus tehdään aktiivisessa yhteistyössä toimittajan ja projektiryhmän kesken.

71 71 (90) Vanhojen tietojen arkistointiprojekteissa tulee olla mukana nykyisiä käyttäjäorganisaatioita edustavia henkilöitä, jotka tuntevat nykyisten järjestelmien toiminnan ja tietosisällön. Järjestelmien loppukäyttäjien perehdytykseen ja koulutukseen tulee varata riittävästi aikaa ja resursseja. Koulutusta tulee tukea kattavilla ohjekirjoilla ja mahdollisesti myös video-ohjeistuksella. Testauksella on tärkeä rooli projekteissa. Järjestelmien toimittajien vastuulla on taata, että järjestelmän moduulit ja toiminnot ovat toimivia. Asiakkaan kannalta testauksessa on merkityksellistä testata järjestelmäkokonaisuuden toimivuutta toimintaprosesseissa (ns. end-to-end testaus). Projektien yhteydessä suositellaan tuotettavan dokumentaatiota kokonaisarkkitehtuuriperiaatteiden (KA) mukaisesti. Järjestelmien toimittajia myös velvoitetaan tuottamaan tarvittavat dokumentaatiot (esim. tekniset tietojärjestelmäkuvaukset). Toimenpiteiden tiekartta Seuraavalla sivulla olevaan kuvaan on koottu valtakunnallisen alueuudistuksen aikataulu, Etelä- Pohjanmaan SOTEMAKU:n tiekartta sekä hallinnollisten järjestelmien tiekartta. Kuten kuvasta ilmenee, tavoitetilan tarkentaminen ja käyttöönotettavien järjestelmien kilpailutus ja valinta on tehtävä hyvissä ajoin vuoden 2017 aikana, jotta käyttöönottoprojekteille jää riittävästi aikaa. Kuvatussa aikataulussa ei ole huomioitu mahdollista tarvetta tuottaa hallinnollisia järjestelmiä (esim. päätöksenteon ja taloushallinnon järjestelmiä) väliaikaishallinnon käyttöön. Oletus on, että väliaikaishallinto voi hyödyntää jonkin nykyisen organisaation nykyisiä järjestelmiä. Mikäli on tarve, että jo väliaikaishallinnon käytössä on aloittavan maakuntaorganisaation hallinnolliset järjestelmät, tulee järjestelmien valinnan ja käyttöönoton aikataulua kiristää huomattavasti. Aikataulussa ei ole myöskään huomioitu vuodelle 2018 tehtävää budjetointia. Kyseisenä vuonna tullaan tekemään runsaasti investointeja (mm. ohjelmistot, tietoverkot, työasemat) uutta organisaatiota varten. Huomioitavia asioita aikataulun osalta: Uuden organisaation toiminnan aloituksen kannalta kriittisimmät hallinnolliset järjestelmät ovat talous-, henkilöstö- ja asianhallinnan järjestelmät. Muiden järjestelmien osalta siirtymäaika voi olla joustavampi (eli nykyisten järjestelmien käyttö voi tulla alkuvaiheessa kyseeseen). Joidenkin järjestelmien (ainakin apteekki ja välinehuolto) siirtyminen uuteen organisaatioon on helpompi, sillä ko. järjestelmät ovat tällä hetkellä käytössä vain Epshp:lla. Budjetoinnin on oltava käytössä jo toukokuussa 2018, muilta osin taloushallinnon järjestelmä tulee olla valmiina ja testattuna v loppuun mennessä. Henkilöstöhallinnon järjestelmän tulee olla rakennettuna ja testattuna elokuuhun 2018 mennessä, jotta syksyn 2018 aikana voi tehdä rinnakkaista käyttöä vanhojen ja uuden palkanlaskennan järjestelmien kesken. Varsinainen tuotantokäyttö alkaa Asianhallinnan järjestelmien oltava käytössä v lopulla. Vielä on epäselvää, millä tasolla taloushallinto, henkilöstöhallinto, hankinnat ja kiinteistöjen hallinta tullaan hoitamaan valtakunnallisista palvelukeskuksista. Ilmeistä on, että ennen vuotta 2022 toimintojen siirtyminen niihin ei kuitenkaan tule tapahtumaan. Näin ollen maakunta joutuu joka tapauksessa ottamaan käyttöön omat ratkaisut v väliseksi ajaksi. - Jos järjestelmien valinnassa päädytään kilpailutukseen, tulee se hoitaa sellaisilla vaatimusmäärittelyillä ja valinnoilla, ettei ole riskiä kilpailutuksen päätymisestä markkinaoikeuteen. Markkinaoikeuskäsittely aiheuttaisi huomattavan riskin aikataulujen viivästymisestä.

72 72 (90) - Käytöstä pois jäävien järjestelmien sopimusten irtisanomisista tulee huolehtia riittävän hyvissä ajoin. Kuva 23, etenemissuunnitelma hallinnollisten palvelujen suhteen Hallinnon ja siihen liittyvien tukipalvelujen toimintaprosesseissa tarvittavien tietojärjestelmien ja järjestelmien käyttöön liittyvien tietojärjestelmäprosessien suunnitelmat.

73 73 (90) 9 Tietohallinnon prosessit ja arkkitehtuuri 9.1 Alatyöryhmän toimeksianto ICT työryhmän toimintasuunnitelman ( ) mukaisesti Alatyöryhmän tehtävänä on laatia suunnitelma Etelä-Pohjanmaan SOTE:n tietohallinnon toimintaprosesseista ja arkkitehtuurista. Toimintaprosessien suunnittelun yhteydessä huomioidaan olemassa olevat mallit ja standardit sekä Etelä-Pohjanmaan SOTE:n toimintaan mahdollisesti suunniteltava laatujärjestelmä. Suunniteltavia toimintaprosesseja ovat mm: tapahtuman hallinta ongelman hallinta muutoksen hallinta konfiguraation hallinta jakelun hallinta laadun hallinta Suunnitellaan toiminnan ja tietohallinnon välinen yhteistyömalli (asiakkuuden hallinta). Lisäksi alatyöryhmä ottaa Kantaa tietohallinnon organisointiin ja hallinnointiin sekä niistä aiheutuviin toimintaprosesseihin. Valtakunnalliseen Vakava viitearkkitehtuuriin perustuen toteuttaa EPSOTE organisaatiolle tietohallinnon digitalisen palveluarkkitehtuurin kuvaus. Suunnitella toteutettavien tietojärjestelmäkokonaisuuksien käyttöprosessien koulutus eri ammattiryhmille. 9.2 Nykytilan kartoitus ja analysointi Prosessit ICT-prosesseja on määritetty tarpeen mukaan eri organisaatioissa. Tietoturvaan liittyvien prosessien määrittelyyn on velvoittavaa lainsäädäntöä ja ohjeistusta. Jokaisella organisaatiolla tule olla tietoturvan ja tietosuojan omavalvontasuunnitelma. Käyttäjähallinnan prosessi on jokaisella organisaatioilla. Tukiprosesseja on olemassa yhdessä toimittajien ja palveluntarjoajien kanssa. Etelä-Pohjanmaan SOTE-ICT -prosessien suunnitelmassa on hyödynnetty mm. Etelä-Pohjanmaan sairaanhoitopiirin ja Seinäjoen kaupungin prosesseja. Yhteistä potilastietojärjestelmää (EP-Potti) käyttävillä organisaatioilla on myös yhteisiä käytäntöjä jotka on huomioitu suunnitelmassa. Etelä-Pohjanmaan sairaanhoitopiirin tietohallinnon prosesseista hyödynnetään seuraavia prosessimäärittelyjä: Palvelunhallinta

74 74 (90) Resurssienhallinta Projektinhallinta Muutoksenhallinta Konfiguraationhallinta Jakelunhallinta Testauksenhallinta Tapahtumanhallinta Ongelmanhallinta Reklamaationhallinta Toimittajienhallinta Asiakkuuksienhallinta Etelä-Pohjanmaan sairaanhoitopiirissä on käytössä tietohallinnon toiminnanohjausjärjestelmä, joka kattaa kaikki pääprosessit ja niiden mittariston. Arkkitehtuuri Sosiaali- ja terveydenhuollon kohdealueelta ajankohtaisimpia arkkitehtuurikuvauksia ovat Kansallinen palveluarkkitehtuuri (KAPA), Sosiaali- ja terveydenhuollon kokonaisarkkitehtuuri (Kajakki-projekti) ja UNA-hankkeen dokumentaatio. EPSHP Tietohallinnon Digitaalinen palveluarkkitehtuuri kuvaa Tietohallinnon toimintaa ja roolia muuttuvassa ympäristössä. Digitaalisen palveluarkkitehtuuri soveltuu monin osin Etelä-Pohjanmana SOTE-ICT toiminnassa hyödynnettäväksi. 9.3 Tavoitetilan määrittely Etelä-Pohjanmaan SOTE:n tietohallinnon toiminnan lähtökohtana on, että ydintoiminnan tarvitsemia tietojärjestelmäkokonaisuuksia, sekä tieto- ja viestintäteknologiaa kehitetään ja tuotetaan prosessimaisesti yhtenä kokonaisuutena tukeutuen kokonaisarkkitehtuuriin. Laadunhallinnalla (esim. LEAN menetelmillä) sekä kokonaisarkkitehtuurilla vastataan tietojen, toimintaprosessien ja tietojärjestelmien muodostamasta kokonaisuudesta sekä niiden optimaalisesta kehittämisestä ja käytöstä. Etelä-Pohjanmaan SOTE tietohallinnon kokonaisvaltaisten prosessien ja toimintamallien tarkoituksena on rakentaa yhteinen suunta ydintoiminnan ICT-tuotannolle sekä -kehittämiselle. Tietohallinnon tuottavuus syntyy yhteen sovitettujen prosessien kautta. Ydintoiminnan kokonaishyödyn varmistamiseksi toimintamallien ja prosessien, sekä ydinpalveluiden tulee liittyä toisiinsa saumattomasti. Kehitystä ja operatiivista toimintaa tuetaan kokonaisprosessien avulla. Kehityslinjauksista laaditaan toimintasuunnitelma, jonka avulla ohjataan ja seurataan toimeenpanoa ja toteutumista.

75 75 (90) Kuva 24, SOTE-ICT toiminta- Kokonaiskuva ja prosessit Kokonaishyödyn varmistamiseksi johtaminen, kehitys, suunnittelu ja tuotanto kytkeytyvät saumattomasti toisiinsa kokonaisprosessina, mikä tarkastelee ydintoimintaa palvelevia tietojärjestelmiä ja tarpeita koko elinkaarensa ajan. SOTE-ICT tietohallinnon pääprosessit ja laadunhallinta SOTE ICT:n tietohallinnon palvelut muodostuvat verkostossa joissa on useita sidosryhmiä, toimittajia ja palveluntarjoajia. Palveluiden laadun takaaminen ja monitoimijaympäristön hallinta edellyttää toimivia prosesseja kaikilta toimijoilta. (Prosessit ja arkkitehtuuri Liite 1 SOTE ICT Prosessit ja organisaatiomalli yhteenveto) Laadunhallinnan tavoitteena on tietohallinnon toiminnan parantaminen sekä sen kehittäminen. Tavoitteet saavuttamalla päästään lopputulokseen, josta seuraa tyytyväisemmät asiakkaat sekä työntekijät, parempi palvelujen saatavuus pienemmillä ja paremmin tiedostetuilla riskeillä sekä työn tehokkuuden kasvaminen paremman dokumentoinnin sekä turhien työtehtävien tunnistamisen ja poistamisen avulla

76 76 (90) Kuva 25, SOTE-ICT:n tietohallinnon pääprosessien ryhmittely SOTE-ICT:n tietohallinnon organisaatiorakenne SOTE-ICT:n tietohallinnon organisaatio muodostetaan tukemaan prosessimaista toimintaa, laadukasta palveluiden tuottamista ja toiminaan jatkuvuuden turvaamista. (Prosessit ja arkkitehtuuri Liite 1 SOTE ICT Prosessit ja organisaatiomalli yhteenveto). Malli kuvassa 26. Kuva 26, SOTE-ICTn tietohallinnon organisaatiomalli

77 77 (90) Arkkitehtuuri SOTE-ICT arkkitehtuuri tukeutuu kansallisesti yhteistyössä määritettyihin arkkitehtuurilinjauksiin ja viitekehyksiin UNA Kansallinen palveluarkkitehtuuri (KAPA) Sosiaali- ja terveydenhuollon kokonaisarkkitehtuuri (Kajakki-projekti) Etelä-Pohjanmaan SOTE:n ICT arkkitehtuurissa kansalaiselle tuottamat palvelut muodostuvat prosesseissa joita tuetaan ICT:n ja digitalisaation avulla. (Prosessit ja arkkitehtuuri Liite 2 SOTE -ICT Arkkitehtuuri yhteenveto) Kohdearkkitehtuurit muodostavat yhdessä kokonaisuuden jonka avulla palveluja voidaan tuottaa asiakkaille hallittavasti. Teknologia-alustat mahdollistaa palvelujen tuottamisen ja takaa jatkuvuuden ja palveluiden korkean saatavuuden kustannustehokkaalla tavalla. Kuva 27, kansalaisille tarjottavien palveluiden suhde ICT-arkkitehtuurikuvauksiin 9.4 Etenemissuunnitelma Loppuraporttia varten tarkennettavia asioita suunnitelma toiminnan ja tietohallinnon välinen yhteistyömalli (asiakkuuden hallinta) tietohallinnon toiminnanohjausjärjestelmän valinta ja kehittäminen organisaatiomallin luominen tukemaan verkostomaista toimintaa sisäisten ja ulkoisten sekä valtakunnallisten toimijoiden kesken suunnitelma tavoitearkkitehtuuriin mukaisesta etenemisestä vaiheittain kohdearkkitehtuurien määrittely valmiina olevan prosessien ja arkkitehtuurien sovittaminen tulevaan ICT-ympäristöön

78 78 (90) 10 Vanhojen tietojen arkistointi ja saatavuus 10.1 Hallinnolliset järjestelmät Hallinnollisten järjestelmien osalta tulee ratkaista sekä pitkäaikainen että pysyvä arkistointi osaaluekohtaisesti. Esimerkiksi henkilöstöhallinnon palkkakorttien osalta Kuntaliiton suositus on, että säilytysaika on 50 vuotta sen kalenterivuoden lopusta lukien, jona kyseiset suoritukset ovat tapahtuneet tai 75 vuotta palkansaajan syntymästä. Organisaatiosta riippuen palkkakorttien säilytysmuoto voi nykyään vaihdella paperista sähköiseen. Sähköisessä järjestelmässä olevat palkkakorttiaineistot voi siirtää sähköiseen arkistoon. Pitkien säilytysaikojen takia keskitetty sähköinen arkistointi on suositeltavampaa kuin vanhojen tietojärjestelmäkantojen ylläpito, joka tulee pitkällä aikavälillä selvästi kalliimmaksi etenkin silloin, kun vanhoja kantoja on paljon eri organisaatioilla. Tulostaminen ei ole enää suositeltavaa, mutta jo paperilla olevista aineistosta tulee huolehtia niille asetettujen säilytysaikojen mukaisesti, jotta tietopalvelun hoito voidaan turvata myös uudessa sotessa. Asianhallinta- ja päätöksentekojärjestelmiin liittyen arkistolaitos antoi päätöksen (viittaus 6) diaareihin ja niihin rinnastettaviin asia- ja päätöshakemistoihin sekä asiankäsittelyjärjestelmiin sisältyvien rekisteröintitietojen ja pysyvästi säilytettävien asiakirjojen säilyttämisestä sähköisessä muodossa. Päätös tarkoittaa sitä, ettei diaareista ja niihin rinnastettavista sähköisistä asia- ja päätöshakemistoista tai asiankäsittelyjärjestelmistä enää tulosteta tietoja paperille tai mikrofilmille. Arkistotulosteiden, diaarilehtien ja vastaavien tulostaminen pysyvää säilyttämistä varten päättyy. Päätöksen kohteena olevien asiankäsittely-järjestelmien ei tarvitse olla arkistolaitoksen SÄHKE-normien mukaisia. Päätöksen takautuvuus ulottuu niin pitkälle ajalle kuin kyseisiä asiakirjatietoja on saatavissa sähköisessä muodossa. Päätöksellä linjataan, ettei mitään edellä kuvattua, sähköisenä syntynyttä, sähköisessä muodossa olevaa pysyvästi säilytettävää asiakirjatietoa tule hävittää. Koska edellä mainittuja asiakirjoja ei tule tulostaa paperille eikä mikrofilmille eikä niitä saa hävittää, niin käytännössä tämä tarkoittaa pysyvää sähköistä arkistointia. Sähköisiin diaareihin ja niihin rinnastettaviin asia- ja päätöshakemistoihin sisältyvien rekisteröintitietojen osalta tulee varmistaa, että ne ovat säilytettävissä rakenteisessa, tietojärjestelmäriippumattomassa muodossa ja asiakirjat PDF/A-muotoisina. Asiakirjatietojen sähköiseen siirtämiseen ja tutkimuskäyttöön liittyvistä yksityiskohdista arkistolaitos ohjeistaa myöhemmin erikseen. Vastuu vanhojen tietojen säilyttämisestä siirtyy toiminnan jatkajalle/jatkajille. Hallinnollisen aineiston osalta on vielä tässä vaiheessa vaikea arvioida, mikä on se tuleva organisaatio, jonne vastuu siirtyy. Jokaisessa nykyisessä SOTE-organisaatiossa on kuitenkin syytä jo huomioida arkistojen siirtyminen, koska paras asiantuntemus kunkin organisaation omaan aineistoon löytyy yksittäisen organisaation henkilökunnalta. Vanhojen tietojen osalta vaihtoehdot ovat seuraavat A. Tiedot arkistoidaan paperisina (ja ylläpidetään myös vanhoja paperiarkistoja) B. Ylläpidetään vanhoja järjestelmiä, joista vanhoja tietoja voidaan tarvittaessa etsiä ja hyödyntää C. Konvertoidaan vanhat tiedot uuteen järjestelmään D. Arkistoidaan vanhat tiedot erilliseen arkistointijärjestelmään Vaihtoehdot A ja B eivät yleensä ottaen ole varteenotettavia eivätkä kustannustehokkaita, mutta järjestelmäkohtaisesti näitä vaihtoehtoja voidaan joutua harkitsemaan siirtymäkauden ajan (esim. myyntireskontra). Vaihtoehto C puolestaan ei ole useinkaan mahdollinen, johtuen mm. erilaisista tiedon rakenteista (esim. taloushallinnon kirjaustunnisteet), ja toisaalta se ei myöskään täytä kaikkia

79 79 (90) pitkäaikaisen ja pysyvän arkistoinnin vaatimuksia. Joidenkin järjestelmien (esim. henkilöstöhallinto) osalta voi tulla tarve toteuttaa kaikkia A-D vaihtoehtoja. Vaihtoehto D on suositeltavin (joko yksin tai muiden vaihtoehtojen rinnalla). Arkistoitavan tiedon osalta tulee analysoitavaksi, mitä tietoja pitää konvertoida pohjatiedoiksi uuteen järjestelmään ja minkä tiedon osalta on riittävää, että se on passiivisesti saatavilla arkistointijärjestelmästä. Pohdittavaksi tulee myös, mitä olemme velvoitettuja arkistoimaan ja miten pitkäksi ajaksi, ja toisaalta mitä tietoa tarvitsee arkistoida (myöhempää käyttöä varten), vaikka siihen ei olisikaan velvoitteita. Tällä hetkellä Epshp:lla ja Seinäjoen kaupungilla on jo hankittuna X-Archive arkistointijärjestelemä. Tämän järjestelmän hyödyntämistä koko Etelä-Pohjanmaan SOTE:n tietojen arkistointiin kannattaa selvittää tarkemmin. Kustannuksia on kuvattu tarkemmin kappaleessa SOTE-järjestelmien vanhat tiedot Tulevan SOTE-mallin arkistoinnissa tulee huomioida myös se, ettei arkistolaki tai laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta koske osakeyhtiöitä. Sosiaali- ja terveydenhuoltoalan erityislainsäädännön asettamat velvoitteet asiakas- ja potilasasiakirjojen säilyttämisestä koskee myös yksityisiä sosiaali- ja terveydenhuoltoalan yrityksiä. Sosiaalihuollon asiakastietojen ja terveydenhuollon potilastietojen osalta vanhojen tietojen arkistointi voi koskettaa myös hallinnollista henkilökuntaa, koska käytännön työhön osallistuvat yleensä arkiston ja tietohallinnon asiantuntijat. Sähköinen arkisto on yleensä tietoaineistonsa osalta neutraali tietojärjestelmä, joka voi sisältää esimerkiksi sekä hallinnollisia että potilasasiakirjoja erillisissä virtuaaliarkistoissaan. Vanhojen asiakas- ja potilastietokantojen siirto Kanta-arkistoon voi edellyttää sitä, että ko. tiedot siirretään ensin organisaation keskitettyyn sähköiseen arkistoon. Siirron yhteydessä asiakirjojen metatietoja on mahdollista rikastaa ja tehdä aineistosta siirtovalmiimpaa Kanta-arkistoa varten. Organisaatioilla on tällä hetkellä olemassa vanhoja järjestelmiä, joista tietoa katsellaan vaihtelevasti. Osaan vanhoista järjestelmistä on pääsy nykyisin käytössä olevasta järjestelmästä, samoilla käyttäjätunnuksilla ja osa vaatii erillisen käyttäjänhallinnan. Tiedot ovat vain rekisterinpitäjän käytettävissä, eli yli nykyisten organisaatiorajojen ei tietoja voida käyttää. Jatkossa maakunta on asiakas- ja potilastietojen rekisterinpitäjä, jolloin myös vanhat tiedot siirtyvät maakunnalle ja siten niiden on oltava eri palveluntuottajien käytettävissä. Vanhojen sähköisten tietojen arkistointi on syytä tehdä yhteen paikkaan siten, että ovat tarvittaessa ammattilaisten käytettävissä. Samalla on huolehdittava tietojen asianmukainen hävittäminen säädettyjen aikarajojen puitteissa. Sähköiset potilastiedot, jotka on tallennettu terveydenhuollon tietojärjestelmiin ennen Potilastiedon arkisto -palvelun käyttöönottoa, ovat säilytettäviä tietoja. Potilastietojen pysyväissäilytykseen ei ole saatavissa säilytyslupaa, ei paikallisille eikä alueellisille arkistoille. Kela:n Potilastiedon arkistossa nämä tiedot voidaan säilyttää pysyvästi, tällöin organisaation vastuu potilastietojen arkistoinnista poistuu. Terveydenhuollon ammattilaiset voivat katsoa tietoja yhdenmukaisen käyttöliittymän avulla, riippumatta siitä koska tiedot ovat syntyneet tai arkistoitu. Organisaatioille hyötyinä mm. seuraavat kohdat ei tarvitse ylläpitää ja päivittää vanhoja katselukantoja vanhojen järjestelmien osaajia on ajan kuluessa aina vähemmän eläköitymisen ja muihin tehtäviin siirtymisen seurauksena

80 80 (90) rekisterinpitäjän käytössä on edellisten organisaatioiden järjestelmien tiedot tukee tulevia järjestelmämuutoksia, potilastietoja haetaan uuteen järjestelmään Kanta-palveluista tukee potilaan laadukasta hoitoa Kela:lla on menossa pilotti asiasta ja ensimmäisiä tietoja ollaan arkistoimassa loppuvuona Toistaiseksi vanhojen tietojen arkistointi sisältyy Kanta-palvelujen käyttömaksuun, ainoastaan organisaatioiden ja mahdollisten järjestelmätoimittajien työstä koituvat kustannukset tulevat erikseen maksettaviksi. Tämä vanhojen tietojen arkistointi on aloitettava mahdollisimman pian, jotta tiedot ovat kaikkien niitä tarvitsevien käytettävissä. Myös sosiaalihuollon tietojen arkistointi on alkamassa vuoden 2018 aikana. Vapaaehtoisessa ensimmäisessä vaiheessa sosiaalihuollon organisaatio voi siirtyä asiakastietojen sähköiseen pysyvään säilyttämiseen. Myös tietojärjestelmien vaihdoksessa asiakastietojen hallinta on helpompaa. Vanhojen sähköisten tietojen arkistointi voidaan toteuttaa myös siten, että ensin arkistoidaan vanhat tiedot esim. X-Archive järjestelmään, josta voidaan sitten siirtää Kela:n arkistoon tiedot, jotka kuuluvat sinne ja muiden tietojen osalta arkistointi on X-Archive järjestelmässä. Tällaisesta arkistointiratkaisusta on pyydetty alustava tarjous ja sen perusteella tehdään erillinen esitys työvaliokunnalle arvioitavaksi. Etelä-Pohjanmaan alueen tietojen arkistointi on syytä tehdä yhtenä erillisenä projektina. Työ vaatii resursointia sekä organisaatioilta että tietojärjestelmien toimittajilta (Kustannuksia tarkemmin kappale 12).

81 81 (90) 11 SOTE-ICT- työryhmän suosituksia jatkotoimenpiteiksi Alatyöryhmien osalta tavoitetila ja etenemissuunnitelma on esitetty kunkin alatyöryhmän omassa osiossa, joissa on kuvattu mm. - SOTE -valmisteluvaiheen (vuodet ) tehtäviä ja edelleen tarvittavia tarkennuksia sekä - jatko- tai etenemissuunnitelma kunkin alatyöryhmän osalta Kyseiset tehtävät ja suositukset on huomioitava jatkotyöskentelyssä, jota jatketaan maakuntavalmistelun ja valtakunnallisten palvelukeskusten valmistelujen yhteydessä. Suurin osa SOTE- ICT:n valmisteluista jää paikalliselle taholle, joten valmistelujen osalta on syytä edetä mahdollisuuksien mukaan, koska SOTE-palvelujen järjestämisvastuu siirtyy kunnilta ja kuntayhtymiltä maakunnalle Jatkotyöskentelyn osalta alatyöryhmien työnjakoa voidaan tiivistää ja osaa tehtävistä tulee suosituksen mukaan siirtää muille valmistelutyöryhmille. Seuraavassa pohdintaa etenemisestä - Perustietotekniikka ja infra -alatyöryhmä jatkaisi ICT-teknologian alatyöryhmänä suunnitelmien toteuttamiseksi ja huolehtii alueellisen infrastruktuurin yhtenäistämisestä. Alatyöryhmän tulisi koordinoida ja konsultoida alueella tehtävien ICT-infra -hankintojen osalta siirtymävaiheessa siten, että hankinnat tukevat tulevan SOTE:n arkkitehtuuria ja tavoitetilaa. - SOTE tietojärjestelmä alatyöryhmään yhdistetään muut SOTE tietojärjestelmät työryhmä, koska yhtenäiset järjestelmät tukevat asiakas- ja potilastiedon yhtenäistä käsittelyä ja tulevia prosesseja sekä modulaarista tietojärjestelmäarkkitehtuuria. Alatyöryhmä voisi koordinoida ja konsultoida alueella tehtävä järjestelmä-/ohjelmisto hankintoja siten, että sopimuksien sisältämät vaatimukset ja järjestelmäarkkitehtuuri ovat yhtenäisiä tavoitetilan kanssa (kts. suositukset Muut potilastietojärjestelmät liitteet 3-4). - Tietojohtamisen alatyöryhmä jatkaisi Asiakkuuden hallinta sekä toiminnan ja tuotannon ohjaustyöryhmänä, joka keskittyy tietojohtamisen tietojärjestelmiin ja tietoarkkitehtuuriin. Raportointitarpeisiin ja vastuisiin liittyvät tehtävät siirrettäisiin tietotuotannon työryhmälle. - Tietohallinto ja arkkitehtuuri -työryhmä jatkaa tietohallinnon ja sen prosessien kehittämistä suunnitelman mukaisesti sekä huolehtii arkkitehtuurin kehittämisestä ja laadunhallinnasta. - Hallinnolliset järjestelmät alatyöryhmä jatkaisi Muut organisaation toimintaan liittyvät järjestelmät -alatyöryhmänä. Tehtävänä olisi kehittäminen ja koordinointi yhteistyössä maakunnan tukipalveluiden kanssa, kun tarkemmin voidaan kuvata toimintaprosessit ja vastuut sekä palvelukeskuksille siirtyvät tehtävät. - Vanhojen tietojen arkistointia varten olisi syytä miettiä omaa valmisteluryhmää, koska siinä tarvitaan organisaatioiden asiantuntemusta laajasti. Tarvittaessa alatyöryhmissä tehtävää työtä tulee jakaa tarkempiin/selkeisiin tehtäviin.

82 82 (90) Yleisiä kehittämisvaatimuksia ja -tavoitteita Tähän lukuun on koottu todettuja kehittämisvaatimuksia, jotka ovat huomioitavia järjestelmien kehittämisen osalta. Huomioitava, että tämä on vasta alustava lista, ja vaatimuksia täytyy tarkentaa jatkoprojekteissa. hallinnollisten järjestelmien toiminnot, jotka on kuvattu osa-aluekohtaisissa prosessit, tiedot, palvelut ja tietovirrat - taulukoissa tulee olla mahdollisia järjestelmien jatkokehittämisessä huomioitava nykyiset ja tulevat viitearkkitehtuurit lakien, säädösten yms. muutokset käyttäjätahoilta tulevat kehittämistarpeet ja vaatimukset joustava ja kustannustehokas laajennettavuus (esim. uusien organisaation tilanteessa) modulaarisuus - prosessien tukeminen digitalisaation mahdollistaminen (esim. prosessien sähköistämisen ja prosessien tehostamisen ketjutettujen automatisoitujen työvaiheiden myötä) muunneltavuus mahdollisten toimintaprosessien muutosten johdosta itsepalvelun mahdollistaminen (esim. työntekijöiden itse tekemät hakemukset ja ilmoitukset tai asiakkaiden sähköiset palvelut) rutiinitoimenpiteiden automatisointi robotiikan avulla prosessien tukeminen sähköisten palveluiden, automatisaation ja muunneltavuuden avulla prosessien säännöstöjen ja metatietojen ylläpitomahdollisuus integraatiot rajapinnat, jotka mahdollistavat integraation eri järjestelmien kesken integraatiot mahdollistavat avoimet rajapinnat sekä useita tiedostomuotoja tuottavat/tukevat raportointiohjelmistot integraatiot eri ympäristöjen ja organisaatioiden välillä toteutettavissa hyödyntäen integraatioalustaa datan (esim. ostolaskujen) avaaminen julkiseksi avoimeksi dataksi on tarvittaessa mahdollista liittymien toteutus kansalliseen palveluarkkitehtuuriin (KaPA, josta tarkempaa tietoa osoitteessa esuomi.fi) on tarvittaessa mahdollista (mm. tunnistautuminen, yhteisten tietovarantojen hyödyntäminen sekä toimijoiden ja kansalaisten välillä kommunikointi) - käytettävyys järjestelmien käytön tulee olla mahdollista myös organisaation ulkopuolelta sekä mobiililaitteilla (mobiilisti tehtävissä mm. tietojen kirjaukset, tarkastukset ja hyväksynnät) järjestelmä on käytettävissä yleisimmillä laitteilla ja selaimilla käyttöliittymä toimii esteettömästi sekä käyttäjälähtöisesti Käytettävyys käyttäjälähtöisesti eri päätelaitteilla ja eri verkoista (etäkäyttö) - raportointi järjestelmistä on saatavilla monipuoliset raportointimahdollisuudet tiedot on myös mahdollista viedä ulkopuoliseen raportointijärjestelmään ja muihin tiedostomuotoihin (esim. Excel) jatkokäsittelyä varten - tiedon oikeellisuus ja eheys määriteltävä (maakunnan) ydintiedot ja niiden hallinnoinnin malli ydintietoja käytettävä niissä prosesseissa ja järjestelmissä, jotka tuottavat tietoa tieto kirjataan vain kertaalleen ja hyödynnetään eri käyttötarkoituksiin kirjaamisvaiheessa annetaan kaikki tarvittavat tunnisteet mm. automatisaatiota hyödyntäen

83 83 (90) - käyttövaltuushallinta ja tietosuoja oikeuksien rajaukset, pääsy vain tarpeelliseen tietoon organisaation laajuinen kertakirjautuminen verkkotunnuksia käyttäen identiteetin hallinta, linkittäminen HR-prosesseihin työroolien hallinta vahva tunnistus tarpeen mukaan väliaikaisten oikeuksien hallinta organisaation ulkopuoliset käyttäjät seuranta oikeuksien muutoksista, poistoista ja lisäyksistä tietosuojatasoluokittelu käyttövaltuuksien siirtäminen uuteen organisaatioon - kokonaisarkkitehtuurin hyödyntäminen Sopimustilanne nykyisten järjestelmien osalta on kerätty erillisenä listauksena. Mahdollisissa käytön laajennuksissa tai jostakin järjestelmästä luovuttaessa, on tarkistettava ko. järjestelmän tilanne listauksesta. Vuosittaiset ICT-kustannukset eri järjestelmien osalta saadaan kyseisestä koosteesta. Kyseisen sopimuslistauksen ylläpito myös ennen SOTE:n muodostumista tukee hankintojen koordinointia.

84 84 (90) 12 Arvioita kustannuksista SOTE-ICT alatyöryhmät tekivät kustannusarviointia osittain ehdotettujen etenemissuunnitelmien mukaisesti ja osittain aiemmin tehtyjen arvioiden nojalla. Huomioitava kuitenkin on, että päätöksiä etenemismalleista ei vielä ole tehty. Myöskään tuleville ICT -yhtiöille siirtyviä tehtäviä ei vielä ole tarkalla tasolla tehty, joten laskelmia ei esim. Hallinnollisten järjestelmien osalta tehty. Myös SOTEpalvelulaitosten mahdollinen yhtiöittäminen tulee vaikuttamaan kustannuksiin ja ennakointia näiltä osin ei voida tehdä. Kustannushyötyanalyysi SOTE-ICT:n osalta on tekeillä Kuntaliiton toimesta, joten työryhmä päätyi tässä vaiheessa tekemään karkean arvion kustannuksista ja mahdollisista hyödyistä aiempien arvioiden nojalla. Liitteessä 5 on kuvattu kustannuksia joidenkin työryhmien osalta tarkemmin. Huomioitava on, että kustannusarvioissa ei pääsääntöisesti ole mukana käyttöönottojen vaatimaa henkilötyöpanosta organisaatioiden eikä toimittajien osalta. Työpanos on tulee kuitenkin olemaan merkittävä kustannustekijä. Tarkempi analyysi SOTE-ICT:n tämän hetkisistä vuosittaisista kustannuksista tarkennetaan raporttiin, kun analyysi sopimuskyselyistä on tehty. Raportin kirjoitushetkellä ei kyselyä ole vielä kaikilta organisaatioilta saatu ja siten ei tuloksia vielä ole käytettävissä. Väliraporttiin arvioitiin vuosittaisten kustannusten olevan 7,5-7,8 miljoonaa euroa (ilman henkilöstö-, investointi- ja leasingkuluja). Perustietotekniikan ja infran kustannuksia Työryhmä voi antaa laitteiden osalta arvioita, jotka perustuvat nykytilan kartoitus kyselyn vastauksiin. Määrät ja kustannukset tarkentuvat yksityiskohtaisemman selvitystyön myötä. Työasemakustannusten osalta tulee eroa riippuen käytetäänkö leasing- vai ostomallia. Vertailua ei voida tehdä yksinomaan kustannusten perusteella, sillä nämä mallit vaikuttavat myös organisaation tapaan toimia. Työasemat ovat nyt jo iäkkäitä (pääosin 2014 ja vanhempia), tästä johtuen uusintatarve olisi noin 4000 työasemaa seuraavan kahden vuoden aikana. - Työasemien uusinta kustannukset mallista riippumatta ovat n euroa/vuosi. - Mikäli uusitaan siten, että Thin clienteja (esim. 50% työasemista) on käytettäessä kustannukset olisivat euroa/vuosi. - Työasemien varusohjelmistojen lisenssikustannukset ovat arviolta euroa. Jos hankintoja ei seuraavan kahden vuoden aikana tehdä, joudutaan hankinnat tekemään SOTE:n seuraavan kahden vuoden aikana. Laskelma perustuu siihen, että nykyiset toimipisteet säilyvät. Uusittavien työasemien ja tulostimien vaihtotyölle on varattava vähintään 2 henkilötyövuotta. Konesaliuudistuksen kustannukset suositusten mukaisesti ovat arviolta euroa.

85 85 (90) Verkot Jos olemassa olevia yhteyksiä ei voida hyödyntää ja toimipisteiden määrä ja sijainti pysyvät, koko alueelle suhteutettuna tämä tarkoittaisi n. 1, euron kokonaiskustannuksia vuodessa. Lisäksi tulevat perustamiskustannukset, jotka tässä määrässä ovat n Vaihtoehtoisesti voitaisiin arvioida mallia, jossa toimintaa keskitetään osaan kiinteistöjä. Nykyisin kaupungin toimitiloissa olevia toimintoja siirrettäisiin terveydenhuollon palvelujen käytössä oleviin tiloihin, näin vältyttäisiin SOTE:lle siirtyvien palvelujen osalta kaupunkien verkkojen eriyttämisiltä. Jos toimipisteitä esimerkiksi vähennettäisiin neljänneksen, esim. 400:sta 300:een, vähennys pienentäisi tietoliikennekustannuksia n vuodessa ja kertakustannuksia myös Mikäli toimipisteissä olevat kytkimet uusitaan kaikissa toimipisteissä (450 kpl, yhden työryhmäkytkimen hinta on n ), tekee se yhteensä (kustannus jakautuu useammalle vuodelle). Vastaavasti, mikäli toimintoja keskitettäisiin kustannukset olisivat arviolta euroa. SOTE- asiakastietojärjestelmän kokonaiskustannuksia Vuoden vuosien välille on suunniteltua kehitystyötä on kuvattu kappaleessa 5. UNA- hankkeessa on tehty kustannus-hyötyanalyysi, jonka pohjalta on arvioitu, että Etelä- Pohjanmaan SOTE:n alueella (väestöön suhteutettuna) hyvinvointijärjestelmän uudistaminen kokonaisuuden hankinnat tulisivat neljän vuoden aikana maksamaan yli 9, 5 miljoonaa euroa. Kustannuksiin (kuva 28) on laskettu myös kehittämiseen ja ylläpitoon liittyvät kustannukset ja niiden muutos tulevina vuosina. UNA-ytimen asiakkuudenhallinta sekä toiminnan- ja tuotannonohjaus on mukana laskelmissa. Hanketoimiston kustannuksia, mikä voi olla tehtävistä riippuen merkittävä, ei laskelmassa ole otettu mukaan. Huomioitava tässä vaiheessa on, ettei vielä ole tarkalla tasolla tiedossa esim. valinnan vapauteen liittyvää ja mahdollisten yhtiöittämisten toteutusmallia, joiden vaikutusta kustannusten ja hyötyjen osalta näin ollen ei voida arvioida. Sisältöä kuvattu tarkemmin liitteessä 5. Kustannuksia ja hyötyjä Kuva 28, UNA -kustannus-hyötyanalyysi Kustannus-hyöty-analyysin vuosittainen arvio riippuu siitä, millä aikataululla hankintojen kanssa UNAhankkeessa edetään.