Ennakkomateriaali: ICT. Teemaseminaari ma : Asiakas prosessissa digitalisaatio ja ict sosiaali- ja terveydenhuollon palveluissa

Transkriptio

1 Ennakkomateriaali: ICT Teemaseminaari ma : Asiakas prosessissa digitalisaatio ja ict sosiaali- ja terveydenhuollon palveluissa

2 ICT-työryhmän tarkoitus ja tavoitteet ICT-työryhmän tehtävänä on luoda toimintamalleja ja suunnitelma, joilla varmistetaan tehokkaat sekä asiakas- ja käyttäjälähtöiset ICT-palvelut uudessa palvelurakenteessa. ICT-palvelut ovat kriittinen tekijä sote-palveluiden tuottamisessa. ICT-työryhmän tehtävänä on suunnitella operatiivisten järjestelmien, tietoliikenteen ja perustietotekniikan toteutusmalli alueelle suunnitella uuden organisaation tietohallinnon toimintaprosessit, arkkitehtuuri ja tietojärjestelmärakenne varmistaa palvelurakenneuudistuksen toteutuksen yhteydessä asiakas- ja potilastietojen saatavuus tukea digitalisaation edistämistä ja vastata tietojohtamisen tarpeisiin tulevaisuuden Sote-ympäristössä seurata muista työryhmistä tulevia ICT tarpeita, joiden toteutus tulee ICT:n avulla suunnitella. Digitaalisaation tavoitteiden saavuttaminen edellyttää tulevaisuudessa tietohallinnolta palveluja, jotka tulevat muodostumaan toimialat ylittävistä asiakaslähtöisistä palvelumalleista.

3 Aikataulu UNA-jatkohanke Muut Etelä-Pohjanmaan Sote-työryhmät Lainsäädäntö Kansalliset toimijat ja ohjeistus

4 Alatyöryhmien tilanne ja tehtävät Alatyöryhmä Vastuuhenkilö Eteneminen Lopputulos Perustietotekniikka ja infra Sote asiakastietojärjestelmät Muut sotetietojärjestelmät Ismo Ala-Pantti Jarmo Haukilahti Timo Lilja Nykytilan kartoitus tehty. Tarkennuksia mm. lisenssiomaisuuteen ja käyttäjämääriin Sote-järjestelmien nykytila kartoitettu karkeasti. Käytöstä poistuneet/poistuvat järjestelmät ja niiden tietojen arkistointi. Nykytilan kartoitus toteutettu. Tarkennetaan integraatiot, tietokannat. Käytöstä poistuneet/poistuvat järjestelmät ja niiden tietojen arkistointi. Hallinnolliset järjestelmät Paula Luoma Nykytilan kartoitus tehty karkeasti. Tarkemman tason kartoitus ja analysointi meneillään. Tietojohtaminen Seija Peitso Nykytilan kartoitus tietojohtamisen ja raportoinnin osalta tehty, analysoinnin ja tavoitetilan kuvaaminen/työnjako sovittu. Kansalliset tietotarpeet huomioitava Arkkitehtuuri ja tietohallinnon prosessit Teemu Haukilehto Nykytilan kartoitus: olemassa olevat prosessit ja kypsyystaso (haastattelut) Arkkitehtuurin tilannekartoitus (elokuu 2016) Tulevan Etelä-Pohjanmaan soten perustietotekniikan ja infran suunnitelma Tavoitetila/alueen yhtenäiset sote -tietojärjestelmät, migraatiosuunnitelma Sote-toimintaprosesseissa tarvittavien muiden tietojärjestelmien ja käytön suunnittelu. Hankittavien laitteiden/järjestelmien yhtenäistäminen Hallinnollisten järjestelmien tulevaisuuden tavoitetilan kuvaus, migraatiosuunnitelma Vastaaminen tietojohtamisen tarpeisiin tulevaisuuden sotetietojärjestelmäympäristössä Ehdotus sote-alueen prosesseista ja tietohallinnon organisaatiorakenteesta. Arkkitehtuurin tavoitetila ja siirtymäpolku tavoitetilaan

5 Perustietotekniikka ja infra Toimipisteitä Työasemia Tulostimia Monitoimilaitteita Älypuhelimia 450 kpl 6400 kpl Varusohjelmat 5000 kpl 250 kpl 1100 kpl Työasemien ja laitteiden tyyppi tulevassa toimintaympäristössä (uusimistarve suuri vuoteen 2019 mennessä) Työasemien määrä ja tarve tulevassa toimintaympäristössä Käyttäjämäärät Vakiointi Virtualisointi Tabletteja Palvelimia Verkot Konesalit 150 kpl 450 kpl 130 toimipisteen yhteydet yhteiskäytössä kunnan tai kaupungin kanssa Kullakin alueella omia ja palveluntarjoajien konesaleja Työasemiin, varusohjelmiin ja verkkoihin liittyvät sopimukset ja muutosehdotukset Mobiililaitteiden keskitetty hallinta Tietoverkkojen suunnittelu Toimialueen rakenteiden suunnittelu Konesaliympäristön suunnitelma Virtualisointi

6 Perustietotekniikka Eteneminen Aikataulu Lopputuotos Nykytilan kartoitus ja analysointi Kyselyjen vastausten tarkentaminen ja analysointi Kehityskohteiden tunnistaminen jatkotyöstämistä varten Elokuu 2016 Analysoitu nykytilan kuvaus Sopimusten kartoittaminen Perustietotekniikan ja infran tavoitetilan määrittely Nykytilan kartoitukseen pohjautuen - toimialuerakenteen suunnittelu - tietoverkkojen suunnittelu - konesaliresurssien määrittäminen - työasemaympäristön suunnittelu Valtakunnallisten suunnitelmien huomioiminen Syyskuu 2016 Tavoitetilan kuvaus ja toteutusehdotukset - työasemalaiteympäristöstä - tulostuksen järjestämisestä - teknologiavalinnoista - konesaliympäristöstä - tietoverkon rakenteesta Digitalisaation tukeminen Siirtymävaiheen toimeenpanon suunnittelu ( ) Ehdotus laitehankinnoista Toteutuksen vaiheistuksen kuvaaminen Kustannusvaikutusten arviointi Yhteistyö muiden työryhmien kanssa Järjestelmien toiminnan varmistaminen siirtymävaiheessa Lokakuu 2016 Migraatiosuunnitelma - työasemat - palvelimet - asiakassovellukset - tietojärjestelmät - verkot Alustava kustannusarvio

7 Sote-asiakastietojärjestelmät Terveydenhuollon järjestelmiä Muut järjestelmät: ateriatilaus, SAI, Kibi (n kpl) Muut sotetietojärjestelmät Rad, Lab, leikkaus, teho EP-Potti: 7 rekisterinpitäjää, terveydenhuollon Efficaa / n käyttäjää Aluekatselu Sähköinen asiointi Hallinnolliset järjestelmät Effica Seinäjoki/ n käyttäjää Hallinnolliset järjestelmät Laskutus, asiakirjanhallinta Migraatiosuunnitelma Mahdollisimman yhtenäiset potilastietojärjestelmät Sosiaalihuollon järjestelmät Huomioitava Tiedon saatavuus rekisterinpitäjyys lainsäädännön puitteissa Effica Eskoo Sosiaalihuollon järjestelmiä UNA-jatkohankkeen vaikutus Katselutilassa olevat tietokannat 13 Effica-kantaa 7 Pegasos-kantaa 7 FinHit-kantaa 11 muita tietokantoja Proconsona-osiot 6 organisaatiota (JIK, Ilmajoki, Kuusiokunnat, Lapua, 2neuv, JP) Abilita 1 organisaatio: Seinäjoki Sosiaali-Effica 1 organisaatio: Suupohja Ratkaisu vanhojen tietojen osalta

8 Nykytila kartoitus ja analysointi Selvitettävät / tehtävät asiat Sote asiakastietojärjestelmät Nykytilan kartoituksen kuvaamisen loppuunsaattaminen seuraavien organisaatioiden SOTE asiakastietojärjestelmistä - Etelä-Pohjanmaan sairaanhoitopiiri, Järvi-Pohjanmaan perusturva, Lapuan kaupunki, Suupohjan peruspalveluliikelaitoskuntayhtymä, JIK-peruspalveluliikelaitoskuntayhtymä, Ilmajoen kunta, Kuntayhtymä Kaksineuvoinen, Seinäjoen kaupunki, Eskoon Sosiaalipalvelujen Kuntayhtymä, Kuusiokuntien sosiaali- ja terveyskuntayhtymä, Isonkyrön kunta Aikataul u Elokuu 2016 Lopputuotos Analyysi nykytilasta Tavoitetilan (2019) määrittely Tavoitetila 2019 Siirtymävaiheen toimeenpanon ( ) Tavoitetilan osalta kuvataan seuraavat: - Käytettävät järjestelmät - Strategiset tavoitteet - Toimijat / sidosryhmät - muista työryhmistä saatavien suunnitelmien (esim. organisointisuunnitelmat, toimintaprosessisuunnitelmat) huomiointi - Tietojärjestelmäpalvelut - Tietojärjestelmien välinen vuorovaikutus (integraatiot) - Miten tapahtuu vanhojen tietojen siirto uudelle rekisterinpitäjälle (sote) - Migraatiosuunnitelma o Uuden yhteisen järjestelmän käyttöönotto o Kehittämisvaatimukset ja -tavoitteet (huomioiden myös digitalisaatio) o Aluksi joku vanhoista (Una-vyöhykkeille) Huomioitavia asioita: - UNA-jatkohankeen toteutussuunnitelmat, kilpailutus - Kelalle siirtyvät toimeentulotuen vaikutus - Rekisterinpitäjä, eri rekisterit - Kanta-palveluiden käyttöönotto o esim. Kansa sosiaalipuolella, Liityntäpisteiden määrä, Kirjausten huomiointi eri työryhmissä (esim. Kansakouluhankkeen suositukset) - Seinäjoen tulo EPPottiin? Tavoitetilan suunnittelussa ja kuvaamisessa hyödynnetään JHS 179 -suositusta, liite 4 (Soveltamisohje) perustason kuvauksien tuottamiseen UNA- ja HANKO-hankkeiden mukaisen modulaarisen hyvinvointijärjestelmän kilpailutusten etenemisen seuranta ja osallistuminen - Sote-ytimen käyttöönotto, asiakkuudenhallinta sekä toiminnan ja tuotannonohjaus - Millä aikatauluilla muita järjestelmän osia - Toimeenpanon tiekartan kuvaaminen - Periaatteiden määrittäminen ja ehdotus järjestelmistä, joiden avulla siirtymäkausi hoidetaan - Tietohallinnolta ja pääkäyttäjiltä edellyttämien panostusten määrittäminen Syyskuu 2016 Lokakuu 2019 Lokamarraskuu 2016 Etelä-Pohjanmaan sotetietojärjestelmien tulevaisuuden (2019) tavoitetilan kuvaus Tavoitetilassa 2019 otetaan kantaa siihen, millä järjestelmillä hoidetaan alueen yhteinen sotetietojen käsittely yhteisessä alueellisessa toiminnassa. Ehdotus uusien järjestelmien käyttöönotosta Etelä- Pohjanmaan sotessa 2019 eteenpäin Etelä-Pohjanmaan soten asiakastietojärjestelmien migraatiosuunnitelma, jolla

9 Muut sote-tietojärjestelmät Nykytila kartoitus ja analysointi Tavoitetilan (2019) Määrittely Siirtymävaiheen toimeenpanon ( ) suunnittelu Selvitettävät / tehtävät asiat - Järjestelmien nykytilan kartoituksen tarkentaminen seuraavin osa-aluein (tunnistettu 141 järjestelmää): - Kuvantamisen tietojärjestelmät (erityisesti hammaskuvantaminen) - Kliinisen fysiologian tietojärjestelmät - Kliinisen neurofysiologian tietojärjestelmät - Laboratorioiden tietojärjestelmät (patologia, kliininen kemia ja mikrobiologia) - Muut potilastietoa sisältävät tutkimuslaitteisiin liittyvät järjestelmät - Parhaiden käytäntöjen ja järjestelmien tunnistaminen - Järjestelmien nykytilan kartoituksen perustella: - Päällekkäisten järjestelmien karsiminen - Ehdotus olemassa olevien järjestelmien levityksestä nykyistä laajempaan käyttöön - Ehdotus mahdollisesti tarvittavien uusien järjestelmien hankinnasta - Tavoitetilan kuvaaminen: - Sekä uusien että vanhojen tietojen saatavuuden osalta - Tietojen kirjaamisen ja tallennuksen osalta (prosessit/integraatiot) - Ehdotus yhtenäisestä uusien tutkimuslaitteiden ja niihin liittyvien tietojärjestelmien hankintaprosessista mm. - Rajapinnat - Sla - Lisenssit - Teknologia - Valtakunnallisten suunnitelmien seuraaminen - UNA:n etenemisen huomioiminen - Digitalisaation tukeminen - Vanhojen ja uusien tietojen arkistoinnin ja saatavuuden huomioiminen sekä tietojen elinkaarihallinta - Uusien tutkimuslaitteiden ja niihin liittyvien tietojärjestelmien tarve lähitulevaisuudessa - Ehdotus tutkimuslaitteiden hankintaprosessista siirtymävaiheen aikana - Tunnistetaan tarpeet uusien korvaavien järjestelmien hankkimiselle ja tarpeet nykyisten järjestelmien levitykselle laajempaan käyttöön sekä näihin liittyvät lisenssikysymykset - Selvitys mahdollisesti tarvittavista uusista integraatioista - Tarvittavien henkilöresurssien määrän arviointi Lopputuotos Analyysi nykytilasta sekä lähitulevaisuuden tarpeista Tulevaisuuden (2019) tavoitetilan kuvaus Ehdotus tutkimuslaitteiden hankintamallista siirtymäkauden aikana Ehdotus tietojen arkistoinnista Migraatiosuunnitelma, jolla varmistetaan toiminnan jatkuminen organisaatiomuutoksessa.

10 Hallinnolliset järjestelmät Eteneminen Aikataulu Lopputuotos Nykytila, kartoitus ja analysointi Tavoitetilan (2019) määrittely Siirtymävaiheen toimeenpanon ( ) suunnittelu - Järjestelmien nykytilan kartoituksen tarkentaminen osa-alueittain: - Henkilöstöhallinta - Taloushallinta - Hankinta ja varasto - Tilahallinta - Tiedonhallinta, päätöksenteko, asianhallinta - Markkinointi ja viestintä - Puhelujen hallinta - Ruokapalveluiden hallinta - Turvallisuuden hallinta - Logistiikka - Eri organisaatioiden välisten yhtäläisyyksien ja erojen analysointi - Parhaimpien/ monipuolisimpien käytäntöjen ja järjestelmien tunnistaminen - Sopimukset - Selvitettävä periaatteelliset/strategiset asiat, jotka vaikuttavat tavoitetilan määrittelyyn - Tavoitetilan kuvaaminen seuraavien kohteiden osalta: - Strategiset tavoitteet - Viite- ja sidosarkkitehtuurit - Kehittämisvaatimukset ja -tavoitteet (huomioiden myös digitalisaatio) - Toimijat/sidosryhmät - Prosessikartta - Päätietoryhmät - Tietojärjestelmäpalvelut - Tietojärjestelmien välinen vuorovaikutus (integraatiot) Tavoitetilan suunnittelussa ja kuvaamisessa hyödynnetään JHS 179 (päivitettyä) - suositusta, erityisesti sen soveltamisohjetta (liite 4, luku 6), sekä Johtamisen viitearkkitehtuurin tietojärjestelmäpalvelujen osuutta (luku 5.1.2). - Ehdotuksen tekeminen siitä, minkä järjestelmien käyttöä laajennetaan koko Etelä- Pohjanmaan soteen, ja minkä järjestelmien osalta tarvitaan mahdollisesti kilpailutus - Toimeenpanon tiekartan kuvaaminen - Tietohallinnolta ja pääkäyttäjiltä edellyttämien panostusten määrittäminen - Käyttäjien perehdytyksen ja tuen varmistaminen - Vanhojen tietojen arkistovaatimusten ja tietojen saatavuuden huomioiminen Elokuu 2016 Syyskuu 2016 Lokakuu 2016 Analyysi nykytilasta Tulevaisuuden (2019) tavoitetilan kuvaus Migraatiosuunnitelma, jolla varmistetaan toiminnan jatkuminen organisaatiomuutosten aikana ja niiden jälkeen

11 Tietojohtaminen Tehtävä Eteneminen Aikataulu Lopputulos Nykytilan kartoitus ja - Kyselyjen vastausten analysointi Elokuu Analysoitu nykytilakuvaus tehtynä analysointi - Tiedon 2016 o Tuottaminen o Raportointi, analysointi ja jakelu - Toimivien/parhaiden käytäntöjen tunnistaminen - Kehityskohteiden tunnistaminen Tietojohtamisen tietojärjestelmäprosessien tavoitetilan määrittely - Lainsäädännön vaikutus - Toimeksiannon rajaus Suunnitelma: keinot ja menetelmät tuottaa Etelä-Pohjanmaan soten eri toimintatasoille johtamisen työkaluna tarvittava informaatio Tiedolla johtamisen palvelut ja prosessit Tietopääoman hallinta Datan hallinta ja jakelu Syyskuu 2016 Suunnitelma tietojohtamisen toteuttamisen tietojärjestelmäprosesseista Tietojohtamisen migraatio osana tietojärjestelmäuudistusta ja kansallisia vaatimuksia - Toimeenpanon vaiheistuksen kuvaus - Resurssitarpeiden määrittäminen/tietohallinto, pääkäyttäjät ja käyttäjät - Vertailu- ja historiatietojen saatavuuden/siirron huomioiminen Lokakuu 2016 Tietojohtamisen migraatiosuunnitelma, jolla varmistetaan jatkuva tietotuotanto ohjauksen, ydinprosessien ja tukiprosessien sekä johtamisen tarpeisiin organisaatiomuutosten yhteydessä

12 Nykytilan kartoitus ja analysointi Tavoitetilan (2019) määrittely Arkkitehtuuri ja tietohallinnon prosessit etenemissuunnitelma Selvitettävät / tehtävät asiat - Olemassa olevat prosessit ja kypsyystaso Organisaatiokohtaiset haastattelut (elokuu 2016) - Arkkitehtuurin tilannekartoitus (elokuu 2016) Olemassa olevat viitekehykset ja arkkitehtuurikuvaukset Tietohallinnon prosessit ja organisaatiomalli - Nykytilan kartoitus, olemassa olevat prosessit ja kypsyystaso - Organisaatiokohtainen Lync-haastattelu (elokuu 2016) - Tietohallinnon prosessit ja henkilöstö - Työpaja 1: EPSHP, Compassi -järjestelmän esittely, SOTE ICT -pääprosessit ( ) - Työpaja 2: Tietohallinnon organisaatiomallin luominen ( ) Arkkitehtuuri - Työpaja 1: UNA, modulaarinen arkkitehtuuri ( ) - Työpaja 2: Arkkitehtuurin tavoitetila 2020 ( ) - Digiloikka: Sote digitalisoinnin tavoitteet ja toimenpiteet - Työpaja 3. Siirtymäpolku nykytilasta tavoitetilaan ( ) - Lopputuotos Analyysi organisaatioiden ICT prosesseista Analyysi viitearkkitehtuureista ja arkkitehtuurikuvauksista Ehdotus Tietohallinnon prosesseista ja organisaatiorakenteesta Suunniteltavia toimintaprosesseja ovat mm: o tapahtumanhallinta o ongelmanhallinta o muutoksenhallinta o konfiguraationhallinta o jakelunhallinta o laadunhallinta Ehdotus Etelä- Pohjanmaan soten ICTtavoitearkkitehtuurista Suunnitelma ICT - rosessien jalkauttamisesta ja käytettävistä työkaluista Muutosvaiheen organisaariorakenneehdotus Siirtymäpolku tavoitearkkitehtuuriin Siirtymävaiheen toimeenpanon ( ) suunnittelu - Suunnitellaan ICT-prosessien jalkauttaminen ja koulutus - Määritellään tarvittavat työkalut - Määritellään siirtymäpolku tavoitearkkitehtuuriin

13 Alueen tietohallinnon prosessien tavoitetila Operatiivine n johtaminen EPSO TE strat egia Laadunhall inta EPSOTE ICT palveluiden kehittäminen Prosessimainen toiminta Tietohallinnon tuottavuus syntyy yhteen sovitettujen prosessien kautta. Ydintoiminnan kokonaishyödyn varmistamiseksi toimintamallien ja prosessien, sekä ydinpalveluiden tulee liittyä toisiinsa saumattomasti. Kehitystä ja operatiivista toimintaa tuetaan kokonaisprosessien avulla. Kehityslinjauksista laaditaan toimintasuunnitelma, jonka avulla ohjataan ja seurataan toimeenpanoa ja toteutumista.

14 ICT- arkkitehtuurin tavoitetila Tulevaisuuden hyvinvointipalvelujen järjestelmäkokonaisuus tulee toteuttaa modulaarisesti ja vaiheittain kehittämällä nykyaikaisen järjestelmäkehityksen periaatteiden mukaisesti. Periaatteita ovat mm. modulaarisuus, ketterä käyttöliittymien kehittäminen sekä avoimet, standardinmukaiset rajapinnat.

15 Suunnitteluun vaikuttavia asioita Linjauskysymyksiä (laajemmin esitetty työvaliokunnalle) Miltä osin tavoitellaan yhtenäisiä toimintatapoja ja mitä järjestelmiä ollaan yhdenmukaistamassa? (Ja mitä eri organisaatioissa säilyy ennallaan) Mikä on rajanveto sote-palvelujen järjestäjän ja palvelun tuottajan suhteen, ja mitä voimme edellyttää tuottajilta? Mikä on rajanveto sote-alueen ja vanhojen organisaatioiden suhteen? (Tulevatko esim. vastuut ja velvoitteet vanhoilta organisaatiolta sote-alueelle, vai aloitetaanko puhtaalta pöydältä ) Mikä on maakunnan ja sote-palvelujen järjestäjän suhde? Miten tukipalvelut organisoidaan? (Esim. tuleeko kokonaisuuteen myös kunnat, vai onko tukipalveluorganisaatio vain sotea/maakuntaa koskeva) Huomioitavia määräyksiä lakimuutoksien nojalla/tulkinnat? (Mm. Sote järjestämislaki, Laki sosiaali- ja terveystietojen hyödyntämisestä, Henkilötietolaki. Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista) Mitä kansallisia palveluja (esim. uuden ICT-palvelukeskuksen tarjoamia) tullaan käyttämään? Muista työryhmistä saatavia suunnitelmia (esim. organisointisuunnitelmat, toimintaprosessisuunnitelmat) tulee huomioida Migraatiot Sopimusten vaikutus Osittain joudutaan etenemään olettamuksilla, jotka tarkentuvat myöhemmin

16 Kustannusvaikutukset Etelä-Pohjanmaan soteict:n kustannukset vuosittain ovat noin euroa (Karkea arvio, jossa ICT-kustannusten tiedon yhdenmukaisuutta ei ole analysoitu. Pääsääntöisesti kerätyissä kustannuksissa ovat järjestelmien ylläpitomaksut ja ICT-palvelujen osto, mutta osassa yksiköistä kustannukset saattavat sisältää esim. talous- ja henkilöstöhallinnon palvelujen ostoa. Kustannukset eivät sisällä: henkilöstökustannuksia, leasing-maksuja, kalustohankintoja, investointeja) Tulevia kustannuksia aiheuttavat mm. Konesalien konsolidointi Työasema ja sovellus virtualisointi Yhteisen alueellisen verkon toteuttaminen Sote-tietojärjestelmien ja hallinnollisten järjestelmien uudelleen organisointi, konfigurointi sekä yhtenäistäminen Tietojohtamisen edellyttämät muutokset UNA-kilpailutukset Vanhojen tietojen arkistointi Hyötyjä Yhtenäistämisellä ja päällekkäisyyksien poistolla saavutettavat hyödyt pitkällä aikavälillä Toimintaprosessien kehittämisen tuottamat hyödyt Kustannushyötyanalyysia tehdään syksyn aikana mm. sote-tietojärjestelmien osalta