ETELÄ-POHJANMAAN SOSIAALI- JA TERVEYDENHUOLLON PALVELURAKENNEUUDISTUS ETELÄ-POHJANMAAN SOTEICT. Hankesuunnitelma LUONNOS 0.

Transkriptio

1 EP-SOTE ICT 1 (26) ETELÄ-POHJANMAAN SOSIAALI- JA TERVEYDENHUOLLON PALVELURAKENNEUUDISTUS ETELÄ-POHJANMAAN SOTEICT Hankesuunnitelma LUONNOS 0.4 Projektiryhmä SIDOSYKSIKÖT Projektikoordinaattori Projektivastuulliset Harri Jokiranta Anna-Kaisa Pusa (puheenjohtaja) Jouni Nummi Ari Pätsi Arto Näsi Timo Turja Teemu Haukilehto Jarmo Haukilahti Timo Lilja Seija Peitso Paula Luoma Tuula Ristimäki Satu Niemi (sihteeri) Tuula Ristimäki Ismo Ala-Pantti, Jarmo Haukilahti, Timo Lilja, Seija Peitso, Paula Luoma, Teemu Haukilehto

2 2 (26) Versio Päiväys Laatija Hyväksynyt <1.0> <pvm> <Nimi> <pvm> <allekirj> MUUTOSHISTORIA Versio Päiväys Laatija Muutoksen kuvaus Tuula Ristimäki Hankesuunnitelma versio 0.1 (TR) TR Hankesuunnitelman stilisointi ja modulaarisuuden lisäys taustaan Ari Pätsin kommenttien nojalla TR Päivitetty suunnitelmaan kohtaan 5 resurssiarviota projektinvetäjien kommenttien mukaisesti TR Päivitetty kpl 3. alatyöryhmäkohtaisia etenemissuunnitelmia ja sote sivuston viitet

3 3 (26) SISÄLLYSLUETTELO 1 PROJEKTIN SISÄLTÖ... 5 Tarkoitus ja tavoitteet... 5 Projektin lähtökohdat ja periaatteet... 6 Riippuvuudet ja rajaukset TOTEUTUSSUUNNITELMA JA TYÖRYHMIEN TEHTÄVÄT Perustietotekniikka ja infra Tavoitteet Työskentely Lopputulokset Sote asiakastietojärjestelmät Tavoitteet Työskentely Lopputulokset Muut Sote tietojärjestelmät Tavoitteet Työskentely Lopputulokset Tietojohtaminen Tavoitteet Työskentely Lopputulokset Hallinnolliset -järjestelmät Tavoitteet Työskentely Lopputulokset Tietohallinnon prosessit ja arkkitehtuuri PROJEKTIN AIKATAULU PROJEKTIN HALLINTA Kokoukset Projektin yhteistyösivusto ja käytetyt menetelmät Riskienhallinta... 23

4 4 (26) Raportointi ja dokumentointi LIITTEET... 24

5 5 (26) 1 PROJEKTIN SISÄLTÖ Tarkoitus ja tavoitteet Etelä-Pohjanmaan sosiaali- ja terveydenhuollon palvelurakenneuudistus-projekti on Etelä- Pohjanmaan sairaanhoitopiirialueen yhteinen hanke, jota hallinnoi Seinäjoen kaupunki. Projektia varten on nimetty ohjausryhmä ja työvaliokunta, jossa toimivat nykyisten yhteistoiminta-alueiden edustajat, Lapuan ja Seinäjoen sote-edustajat sekä Etelä-Pohjanmaan sairaanhoitopiirin ja Eskoon sosiaalipalveluiden kuntayhtymän edustajat. Lisäksi työvaliokuntaan varmistetaan sosiaalialan edustus niiltä yhteistoiminta-alueilta, joilla sosiaalipalvelut eivät ole mukana kuntien yhteistoiminta-alueessa. Projektin (Etelä-Pohjanmaan SOTE) työskentelyä varten on perustettu työryhmiä Ikäihmisten hyvinvoinnin edistäminen Terveyden ja toimintakyvyn edistäminen Lasten, nuorten ja perheiden kasvun tukeminen Digiloikka ICT Taustatieto Kiinteistöt-tila-talous Viestintä Laatu Hallintorakenne Henkilöstö ICT työryhmän tehtävänä on luoda toimintamalleja ja suunnitelma, jolla varmistetaan tehokkaat sekä asiakas- ja käyttäjälähtöiset ICT-palvelut uudessa palvelurakenteessa. ICT-palvelut ovat kriittinen tekijä sote-palveluiden tuottamisessa. ICT-työryhmän tehtävänä on - suunnitella operatiivisten järjestelmien, tietoliikenteen ja perustietotekniikan toteutusmalli alueelle - suunnitella uuden organisaation tietohallinnon toimintaprosessit, arkkitehtuuri ja tietojärjestelmärakenne - varmistaa palvelurakenneuudistuksen toteutuksen yhteydessä asiakas- ja potilastietojen saatavuus - tukea digitalisaation edistämistä ja vastata tietojohtamisen tarpeisiin tulevaisuuden Soteympäristössä - seurata muista työryhmistä tulevia ICT tarpeita, joiden toteutus tulee ICT:n avulla suunnitella. Digitaalisaation tavoitteiden saavuttaminen edellyttää tulevaisuudessa tietohallinnolta palveluja, jotka tulevat muodostumaan toimialat ylittävistä asiakaslähtöisistä palvelumalleista. Palvelumallit muodostavat arvoketjuja, joilla voidaan vaikuttaa palvelutoiminnan tuottavuuteen ja tehokkuuteen. ICT-työryhmän tulee muodostaa tavoitetila SOTE tietohallinnon digitaalisille palveluille ja siirtymäpolku tavoitetilaan pääsemiseksi. Projekti päättyy

6 6 (26) Projektin lähtökohdat ja periaatteet Etelä-Pohjanmaan SOTE:n tietohallinnon toiminnan lähtökohtana on, että ydintoiminnan tarvitsemia tietojärjestelmäkokonaisuuksia, sekä tieto- ja viestintäteknologiaa kehitetään ja tuotetaan prosessimaisesti yhtenä kokonaisuutena tukeutuen kokonaisarkkitehtuuriin. Laadunhallinnalla (esim LEAN menetelmillä) sekä kokonaisarkkitehtuurilla vastataan tietojen, toimintaprosessien ja tietojärjestelmien muodostamasta kokonaisuudesta sekä niiden optimaalisesta kehittämisestä ja käytöstä. Etelä-Pohjanmaan SOTE tietohallinnon kokonaisvaltaisten prosessien ja toimintamallien tarkoituksena on rakentaa yhteinen suunta ydintoiminnan ICT-tuotannolle sekä -kehittämiselle. Tietohallinnon tuottavuus syntyy yhteen sovitettujen prosessien kautta. Ydintoiminnan kokonaishyödyn varmistamiseksi toimintamallien ja prosessien, sekä ydinpalveluiden tulee liittyä toisiinsa saumattomasti. Kehitystä ja operatiivista toimintaa tuetaan kokonaisprosessien avulla. Kehityslinjauksista laaditaan toimintasuunnitelma, jonka avulla ohjataan ja seurataan toimeenpanoa ja toteutumista. Kuva 1. Tietohallinnon kokonaisprosessi Kokonaishyödyn varmistamiseksi johtaminen, kehitys, suunnittelu ja tuotanto kytkeytyvät saumattomasti toisiinsa kokonaisprosessina, mikä tarkastelee ydintoimintaa palvelevia tietojärjestelmiä ja tarpeita koko elinkaarensa ajan. Tietohallinnon suunnittelun periaatteita:

7 7 (26) - Toiminnan ja tietohallinnon yhteistyömallilla varmistetaan asiakaslähtöisyys tietohallinnon tavoitetilan määrittelyssä. Lähtökohtana on mahdollistaa sote-organisaation varsinaisen toiminnan kehittäminen. - Digitaalisaation tavoitteiden saavuttaminen edellyttää tietohallinnolta palveluja, jotka tulevat muodostumaan toimialat ylittävistä asiakaslähtöisistä palvelumalleista. - Järjestelmäkokonaisuus tulee toteuttaa modulaarisesti ja vaiheittain kehittämällä. Totutuksen tulee perustua avoimien sekä standardinmukaisten rajapintojen hyödyntämiseen. - Operatiivisten järjestelmien, tietoliikenteen ja perustietotekniikan vakaa toiminta ja potilastietojen saatavuus tulee varmistaa myös organisaatiomuutosten aikana. - Tietohallinnon tuottavuus syntyy yhteen sovitettujen prosessien kautta. Ydintoiminnan kokonaishyödyn varmistamiseksi toimintamallien ja prosessien, sekä ydinpalveluiden tulee liittyä toisiinsa saumattomasti. - Rakennetaan standardoituun tapaan perustuvaa toimintaa, jolla pyritään takaamaan operatiivisten järjestelmien luotettavuus ja pysyvyys. Keskeistä tässä mallissa on palveluiden korkea laatu, optimointi ja kustannustehokkuus. Tietojärjestelmäkokonaisuuden suunnittelu perustuu valtakunnalliseen (VAKAVA) viitearkkitehtuurityöhön. Tulevaisuuden hyvinvointipalvelujen järjestelmäkokonaisuus tulee toteuttaa modulaarisesti ja vaiheittain kehittämällä nykyaikaisen järjestelmäkehityksen periaatteiden mukaisesti. Periaatteita ovat mm. modulaarisuus, ketterä käyttöliittymien kehittäminen sekä avoimet, standardinmukaiset rajapinnat. Kuva 2. Modulaarisuus Etelä-Pohjanmaan alueen SoteICT:n kehittämisessä Kuva

8 8 (26) Riippuvuudet ja rajaukset ETELÄ-POHJANMAANSOTE:n ICT- toiminnan suunnitteluun valtakunnallisilla ohjausmekanismeilla on merkittäviä vaikutuksia niin SOTE -ICT- toimintaan kuin organisointiin. Tarkka tieto ohjausmekanismeista puuttuu ja voi merkitä korjaavia toimenpiteitä suunnitelmaan, kun valtakunnallinen päätöksenteko tältä osin on toteutettu. Itsehallintoalueiden ja ICT:n valtakunnallinen ohjaus Sote- ICT linjauksia on valmisteltu kansallisella tasolla sote- ja aluehallintouudistuksen Digitalisaatio, ICT- palvelut ja tietohallintoryhmässä. Valmistelussa on todettu, että Itsehallintoalueiden tietohallinnon ja ICT-toiminnan ohjauksen tulee perustua vahvaan valtion ohjaukseen. Mikäli Etelä-Pohjanmaan SOTE:n ICT- toiminnan suunnittelutyön kuluessa ei kansallisesti saada vielä määriteltyä itsehallintoalueiden tietohallinnon ja ICT- toiminnan ohjauksen periaatteista, voidaan ohjauksen vaikutusta huomioida Etelä-Pohjanmaan SOTE:n suunnittelussa vain suunnittelun aikana saatavien tilannetietojen pohjalta. Valtakunnallinen ICT palvelukeskus Valtakunnallisen ICT- palvelukeskuksen tuleva toteutus ja tehtäväsisältö vaikuttavat myös merkittävästi itsehallintoalueen ja sen Sote- alueen tietohallinnon ja sen ICT- toiminnan suunnitteluun sekä toteutukseen. Mikäli Etelä-Pohjanmaan SOTE:n ICT- toiminnan suunnittelutyön kuluessa ei kansallisesti saada vielä määriteltyä valtakunnallisen ICT- palvelukeskuksen toimintaa ja tehtäväsisältöä eikä työnjakoa itsehallintoalueiden välillä, voidaan vaikutusta huomioida Etelä- Pohjanmaan SOTE:n suunnittelussa vain suunnittelun aikana saatavilla olevien tilannetietojen pohjalta. Itsehallintoalueiden toimintaan ollaan tällä hetkellä suunnittelemassa siirtää Sote- toiminnan lisäksi mm. Ely-, ja palo- ja pelastustoiminnat. Noiden organisaatioiden tietohallintojen ja ICTtoimintojen toteutuksen osalta ei ole vielä saatavissa minkäänlaisia suunnitelmia tai edes arvioita. Myöskään itsehallintoalueiden sisäisen ICT- toiminnan työnjaosta tai sen periaatteista ei ole vielä saatavissa tietoja tai suunnitelmia. Lainsäädännön muuttuminen Valtioneuvosto ja Sosiaali ja Terveysministeriö ovat ilmoittaneet Sote- hallintomallin suunnittelun yhteydessä, että lukuisia eri lakeja joudutaan muuttamaan hankkeen aikana. Etelä-Pohjanmaan SOTE:n ICT -toimintojen suunnittelutyön aikana lakimuutokset eivät vielä ehdi valmistua. Ne kuitenkin tulevat vaikuttamaan Sote- ICT:n organisointiin ja toimintaan voimakkaasti. Tähän on varauduttava suunnittelussa ja huomioitava, että se voi merkitä korjaavia toimenpiteitä, kun lainsäädäntö tältä osin on toteutettu. UNA ja HANKO hankkeiden tuottama etenemispolku UNA- hankkeen tavoitteena on tuottaa organisaatio-, hallinto- ja toimittajariippumaton vaatimusmäärittely asiakaslähtöisestä ja vaikuttavien hyvinvointipalveluiden tuottamisessa edellytettävästä yhteentoimivasta sote-tietojärjestelmäkokonaisuudesta. Vaatimusmäärittelyn avulla voidaan kansalliseen tai alueelliseen yhteistyöhön pohjautuen vaiheittain kilpailuttaa tietojärjestelmäratkaisuja tai ohjata nykyisten kehittämistyötä. Hanko hanke on UNA- hankkeessa mukana olevien organisaatioiden yhteishanke, jossa kuvataan ja arvioidaan hyvinvointipalveluiden tietojärjestelmien strategiset uudistamisvaihtoehdot, suunnitellaan modulaarisen tietojärjestelmäkokonaisuuden hankintamalli (roolit ja toiminta-mallit) sekä laaditaan ehdotus yhteisestä etenemispolusta. Etenemispolku pitää sisällään ehdotuksen

9 9 (26) hankintojen sisällöistä, toteutustavoista, vaiheistuksesta ja organisoinnista. Projektin tuloksia hyödynnetään myös sote- ja itsehallintoalueuudistuksen kansallisen valmistelun tarpeisiin. Hankkeiden tuotokset on huomioitava Etelä-Pohjanmaan SOTE:n ICT- toimintojen suunnittelutyössä. 2 PROJEKTIORGANISAATIO Projektia ohjaava ja valvoo Etelä-Pohjanmaan Sote:n työvaliokunta. Projektin organisaatio koostuu ICT projektiryhmästä ja kuudesta alatyöryhmästä. Projektiryhmän muodostavat projektin valmistelutyöryhmä sekä alatyöryhmien vastuulliset vetäjät sekä koordinaattori. Projektiryhmän kokoonpano Nimi Rooli Organisaatio Harri Jokiranta projektinjohtaja, Etelä-Pohjanmaan SOTE Anna-Kaisa Pusa puheenjohtaja kuntayhtymän johtaja Kuntayhtymä Kaksineuvoinen Jouni Nummi kuntayhtymän johtaja Eskoo Ari Pätsi tietohallintojohtaja Epshp Arto Näsi tietohallintojohtaja, Seinäjoen kaupunki Timo Turja atk-suunnittelija Lapuan kaupunki Teemu Haukilehto pääarkkitehti, tietohallinto Epshp Jarmo Haukilahti tietojärjestelmäasiantuntija Epshp Timo Lilja pääsuunnittelija tietohallinto Epshp Seija Peitso talousjohtaja Kaksineuvoinen Paula Luoma tietojärjestelmäasiantuntija Seinäjoen kaupunki Ismo Ala-Pantti järjestelmäpäällikkö Seinäjoen kaupunki Tuula Ristimäki koordinaattori, tietojärjestelmäarkkitehti, tietohallinto Epshp Satu Niemi sihteeri Eptek

10 10 (26) ICT -projektin organisointi Projektiorganisaatio alatyöryhmineen ja vastuuhenkilöineen on kuvattu kuvassa 2. Perustietotekniikka ja infra Vastuullinen: Seinäjoki, Ismo Ala-Pantti Asiantuntijat Sote asiakastietojärjestelmät Vastuullinen: EPSHP, Jarmo Haukilahti Asiantuntijat Muut Sote tietojärjestelmät Vastuullinen: EPSHP, Timo Lilja Asiantuntijat Tietojohtaminen Vastuullinen: Kaksineuvoinen, Seija Peitso Asiantuntijat Hallinnolliset järjestelmät Vastuullinen: Seinäjoki, Paula Luoma Asiantuntijat Tietohallinnon prosessit ja arkkitehtuuri Vastuullinen: EPSHP, Teemu Haukilehto Asiantuntijat Kuva 3. Projektiorganisaatio Tehtävät Projektiryhmän tehtävät vastaa projektin tuloksista työvaliokunnalle projektin resurssointi projektin etenemisen seuranta ja valvonta projektin tavoitteiden, työmenetelmien ja tulosten valmistelu ja esittely työvaliokunnalle vastaa tiedotuksesta projektin etenemisestä ja lopputuloksista Koordinaattori valmistelee projektiryhmien kokoukset yhdessä työryhmien vastuuasiantuntijoiden kanssa vastaa työryhmien etenemisestä tavoitteiden mukaisesti yhteistyössä vastuuasiantuntijoiden kanssa raportoi projektiryhmälle toimii työryhmien tukena esitysten tekemisessä projektiryhmälle Työryhmän vastuullinen vastaa työryhmänsä toiminnan organisoinnista ja kokouksista vastaa osaltaan työryhmien etenemisestä ja tavoitteiden toteutumisesta raportoi koordinaattorille edistymisestä tai sen esteistä

11 11 (26) 3. TOTEUTUSSUUNNITELMA JA TYÖRYHMIEN TEHTÄVÄT Työryhmien jäsenet liitteessä 1 Perustietotekniikka ja infra Tavoitteet Perustietotekniikan toiminnan ja rakenteen suunnittelu Sote- ICT:n toimintaprosesseihin. Perustietotekniikalla tarkoitetaan mm. työasematoimintoja, sisäverkkojen rakennetta ja toimintaa, konesalipalveluja, ulkoisia tietoliikenne yhteyksiä, käyttöoikeuksien muodostamisperiaatteita sekä käytäntöjä, roolimäärityksiä ja integraatioita sekä tietoturvan suunnittelua. Alatyöryhmässä selvitetään yhdystyvien organisaatioiden tai organisaatioiden osien perustietotekniikan nykytilanne ja laaditaan kokonaisvaltainen suunnitelma uuden Etelä- Pohjanmaan SOTE:n tietohallinnon ja sen ICT- toiminnan perustietotekniikan rakenteeksi. Työskentely Nykytilan kartoitus tehdään keväällä 2016 kyselytaulukon avulla. Tulokset analysoidaan ja niitä hyödynnetään tavoitesuunnitelman laadinnassa. Tavoitteellisen toteutussuunnitelman laadinta perustietotekniikan osa-alueiden osalta, jossa tietyiltä osin tukeudutaan olemassa oleviin rakenteisiin. Etenemissuunnitelma Eteneminen Aikataulu Lopputuotos Nykytilan kartoitus ja analysointi Kyselyjen vastausten tarkentaminen ja analysointi Kehityskohteiden tunnistaminen jatkotyöstämistä varten Sopimusten kartoittaminen Elokuu 2016 Analysoitu nykytilan kuvaus Perustietotekniikan ja infran tavoitetilan määrittely Nykytilan kartoitukseen pohjautuen - toimialuerakenteen suunnittelu - tietoverkkojen suunnittelu - konesaliresurssien määrittäminen - työasemaympäristön suunnittelu Valtakunnallisten suunnitelmien huomioiminen Syyskuu 2016 Tavoitetilan kuvaus ja toteutusehdotukset - työasemalaiteympäristöstä - tulostuksen järjestämisestä - teknologiavalinnoista

12 12 (26) Digitalisaation tukeminen - konesaliympäristöstä - tietoverkon rakenteesta Siirtymävaiheen toimeenpanon suunnittelu ( ) Ehdotus laitehankinnoista Toteutuksen vaiheistuksen kuvaaminen Kustannusvaikutusten arviointi Yhteistyö muiden työryhmien kanssa Järjestelmien toiminnan varmistaminen siirtymävaiheessa Lokakuu 2016 Migraatiosuunnitelma - työasemat - palvelimet - asiakassovellukset - tietojärjestelmät - verkot Alustava kustannusarvio Lopputulokset Tulevan Etelä-Pohjanmaan Soten perustietotekniikka suunnitelma sisältäen Työasemien ja laitteiden tyyppi tulevassa toimintaympäristössä (uusimistarve suuri vuoteen 2019) Työasemien määrä ja tarve tulevassa toimintaympäristössä Käyttäjämäärät Vakiointi Virtualisointi Työasemiin, varusohjelmiin ja verkkoihin liittyvät sopimukset ja muutosehdotukset Mobiililaitteiden keskitetty hallinta Tietoverkkojen suunnittelu Toimialueen rakenteiden suunnittelu Konesaliympäristön suunnitelma Virtualisointi Sote asiakastietojärjestelmät Tavoitteet Alatyöryhmän tehtävänä on tuottaa terveydenhuollon ja sosiaalitoimen toimintaprosesseissa tarvittavien tietojärjestelmien ja niiden käyttöön liittyvien tietojärjestelmäprosessien suunnittelu. Työryhmässä selvitetään yhdystyvien organisaatioiden tai organisaatioiden osien nykyiset tietojärjestelmät ja niiden käyttö sekä sisäiset että ulkoiset integraatiot. Selvitysten pohjalta tavoitteena on laatia suunnitelma Etelä-Pohjanmaan SOTE:n sosiaali- ja terveydenhuollon prosesseihin käytettävistä tietojärjestelmistä, niiden käyttöön liittyvistä toimintaprosesseista, sähköisestä arkistoinnista ja kansallisten palvelujen hyödyntämisestä sekä integraatiotarpeista.

13 13 (26) Alatyöryhmässä huomioidaan Etelä-Pohjanmaan SOTE:n organisointi- ja toimintaprosessisuunnitelmat sekä Taustatieto ja Digiloikka -työryhmien suunnitelmat, UNAhankkeen toimintaprosessisuunnitelmat sekä kansallisen tason vaatimukset mm. itsehallintoalueiden ja Sote- alueiden toiminnan ja lainsäädännön suunnitteluun Vanhojen tietojen arkistointi ja hyödyntäminen Työskentely Nykytilan kuvaus tehty keväällä 2016 Etenemissuunnitelma - Selvitettävät / tehtävät asiat - Aikataulu - Lopputuotos - Nykytila kartoitus ja analysointi - Nykytilan kartoituksen kuvaamisen loppuunsaattaminen seuraavien organisaatioiden SOTE asiakastietojärjestelmistä - Elokuu Analyysi nykytilasta - Etelä-Pohjanmaan sairaanhoitopiiri, Järvi- Pohjanmaan perusturva, Lapuan kaupunki, Suupohjan peruspalveluliikelaitoskuntayhty mä, JIKperuspalveluliikelaitoskuntayhty mä, Ilmajoen kunta, Kuntayhtymä Kaksineuvoinen, Seinäjoen kaupunki, Eskoon Sosiaalipalvelujen Kuntayhtymä, Kuusiokuntien sosiaali- ja terveyskuntayhtymä, Isonkyrön kunta

14 14 (26) - Tavoitetilan (2019) määrittely - Tavoitetilan osalta kuvataan seuraavat: - Käytettävät järjestelmät - Strategiset tavoitteet - Toimijat / sidosryhmät - muista työryhmistä saatavien suunnitelmien (esim. organisointisuunnitelmat, toimintaprosessisuunnitelmat) huomiointi - Tietojärjestelmäpalvelut - Tietojärjestelmien välinen vuorovaikutus (integraatiot) - Miten tapahtuu vanhojen tietojen siirto uudelle rekisterinpitäjälle (sote) - Migraatiosuunnitelma o Uuden yhteisen järjestelmän käyttöönotto - Syyskuu Etelä- Pohjanmaan sotetietojärjestelmi en tulevaisuuden (2019) tavoitetilan kuvaus - Tavoitetilassa 2019 otetaan kantaa siihen, millä järjestelmillä hoidetaan alueen yhteinen sotetietojen käsittely yhteisessä alueellisessa toiminnassa. - o o Kehittämisvaatimukset ja -tavoitteet (huomioiden myös digitalisaatio) Aluksi joku vanhoista (Una-vyöhykkeille) - Huomioitavia asioita: - UNA-jatkohankeen toteutussuunnitelmat, kilpailutus - Kelalle siirtyvät toimeentulotuen vaikutus - Rekisterinpitäjä, eri rekisterit - Kanta-palveluiden käyttöönotto o esim. Kansa

15 15 (26) sosiaalipuolella, Liityntäpisteiden määrä, Kirjausten huomiointi eri työryhmissä (esim. Kansakouluhankkeen suositukset) - Seinäjoen tulo EPPottiin? - Tavoitetilan suunnittelussa ja kuvaamisessa hyödynnetään JHS 179 -suositusta, liite 4 (Soveltamisohje) perustason kuvauksien tuottamiseen - Tavoitetila UNA- ja HANKO-hankkeiden mukaisen modulaarisen hyvinvointijärjestelmän kilpailutusten etenemisen seuranta ja osallistuminen - Sote-ytimen käyttöönotto, asiakkuudenhallinta sekä toiminnan ja tuotannonohjaus - Lokakuu Ehdotus uusien järjestelmien käyttöönotosta Etelä- Pohjanmaan sotessa 2019 eteenpäin - Millä aikatauluilla muita järjestelmän osia - Siirtymävaihee n toimeenpanon ( ) suunnittelu - Toimeenpanon tiekartan kuvaaminen - Periaatteiden määrittäminen ja ehdotus järjestelmistä, joiden avulla siirtymäkausi hoidetaan - Tietohallinnolta ja pääkäyttäjiltä edellyttämien panostusten määrittäminen - Käyttäjien perehdytyksen ja tuen varmistaminen - Vanhojen tietojen arkistovaatimusten ja tietojen - Lokamarraskuu Etelä- Pohjanmaan soten asiakastietojärj estelmien migraatiosuunn itelma, jolla varmistetaan toiminnan jatkuminen organisaatiomuutosten aikana ja niiden jälkeen

16 16 (26) saatavuuden huomioiminen Lopputulokset Terveydenhuollon ja sosiaalitoimen toimintaprosesseissa tarvittavien tietojärjestelmien ja niiden käyttöön liittyvien tietojärjestelmäprosessien toteutussuunnitelma ja migraatiosuunnitelma Muut Sote tietojärjestelmät Tavoitteet Muilla Sote tietojärjestelmillä tarkoitetaan sosiaalihuollon ja terveydenhuollon operatiivisessa toiminnassa käytettäviä erillisjärjestelmiä. Alatyöryhmän tehtävänä on tuottaa terveydenhuollon ja sosiaalitoimen toimintaprosesseissa tarvittavien muiden tietojärjestelmien ja niiden käyttöön liittyvien tietojärjestelmäprosessien suunnittelu. Työryhmässä selvitetään yhdystyvien organisaatioiden tai organisaatioiden osien nykyiset tietojärjestelmät ja niiden käyttö sekä sisäiset että ulkoiset integraatiot. Työskentely Nykytilan kuvaus tehty keväällä 2016 Etenemissuunnitelma Nykytila kartoitus ja analysointi Selvitettävät / tehtävät asiat - Järjestelmien nykytilan kartoituksen tarkentaminen seuraavin osaaluein (tunnistettu 141 järjestelmää): - Kuvantamisen tietojärjestelmät (erityisesti hammaskuvantaminen) - Kliinisen fysiologian tietojärjestelmät - Kliinisen neurofysiologian tietojärjestelmät - Laboratorioiden tietojärjestelmät (patologia, kliininen kemia ja mikrobiologia) - Muut potilastietoa sisältävät tutkimuslaitteisiin liittyvät järjestelmät - Parhaiden käytäntöjen ja järjestelmien tunnistaminen Lopputuotos Analyysi nykytilasta sekä lähitulevaisuuden tarpeista

17 17 (26) Tavoitetilan (2019) Määrittely Siirtymävaiheen toimeenpanon ( ) suunnittelu - Järjestelmien nykytilan kartoituksen perustella: - Päällekkäisten järjestelmien karsiminen - Ehdotus olemassa olevien järjestelmien levityksestä nykyistä laajempaan käyttöön - Ehdotus mahdollisesti tarvittavien uusien järjestelmien hankinnasta - Tavoitetilan kuvaaminen: - Sekä uusien että vanhojen tietojen saatavuuden osalta - Tietojen kirjaamisen ja tallennuksen osalta (prosessit/integraatiot) - Ehdotus yhtenäisestä uusien tutkimuslaitteiden ja niihin liittyvien tietojärjestelmien hankintaprosessista mm. - Rajapinnat - Sla - Lisenssit - Teknologia - Valtakunnallisten suunnitelmien seuraaminen - UNA:n etenemisen huomioiminen - Digitalisaation tukeminen - Vanhojen ja uusien tietojen arkistoinnin ja saatavuuden huomioiminen sekä tietojen elinkaarihallinta - Uusien tutkimuslaitteiden ja niihin liittyvien tietojärjestelmien tarve lähitulevaisuudessa - Ehdotus tutkimuslaitteiden hankintaprosessista siirtymävaiheen aikana - Tunnistetaan tarpeet uusien korvaavien järjestelmien hankkimiselle ja tarpeet nykyisten järjestelmien levitykselle laajempaan käyttöön sekä näihin liittyvät lisenssikysymykset - Selvitys mahdollisesti tarvittavista uusista integraatioista - Tarvittavien henkilöresurssien määrän arviointi Tulevaisuuden (2019) tavoitetilan kuvaus Ehdotus tutkimuslaitteiden hankintamallista siirtymäkauden aikana Ehdotus tietojen arkistoinnista Migraatiosuunnitelma, jolla varmistetaan toiminnan jatkuminen organisaatiomuutoksessa. Lopputulokset Terveydenhuollon ja sosiaalitoimen toimintaprosesseissa tarvittavien muiden tietojärjestelmien ja niiden käyttöön liittyvien tietojärjestelmäprosessien suunnitelmat. Tietojohtaminen Tavoitteet Etelä-Pohjanmaan SOTE:n työvaliokunnan nimeämä taustatietotyöryhmän valmistelutyöryhmä on kokouksessaan todennut, että tiedolla johtaminen on tärkeä kokonaisuus tulevassa Etelä- Pohjanmaan SOTE- organisaatiossa.

18 18 (26) ICT- työryhmän tietojohtamisen alatyöryhmän tehtävän on laatia suunnitelma Etelä-Pohjanmaan SOTE:n taustatietotyörymän määrittämien periaatteiden pohjalta, tietojohtamisen toteutuksesta. Suunnitelmassa esitetään tekniset ja järjestelmärakenteelliset keinot ja menetelmät tuottaa Etelä- Pohjanmaan SOTE:n eri toimintatasoille johtamisen työkaluina tarvittava informaatio. Työssä huomioidaan myös kansallisen itsehallintoalueiden suunnittelun vaatimukset. Valtakunnallinen ohjeistus tuotannon ja vaikuttavuuden seuraamiseksi tulevien Sote-alueiden osalta vaikuttaa keskeisesti työryhmän toiminnan focukseen. Tietojohtamisen alatyöryhmä suunnittelee tietojohtamisen migraation osana tietojärjestelmäuudistusta ja kansallisia vaatimuksia Työskentely Työryhmä jatkaa toimintaansa alueellisen raportointi ja toiminnanohjaustyöryhmän pohjalta ja hyödyntää siinä toteutettua mallia. Työryhmän alla toimii kirjaamistyöryhmä, jonka tehtävänä on yhtenäistää kirjaamiskäytäntöjä tuotteistuksen näkökulmasta. Nykytilan kartoitus keväällä 2016 Etenemissuunnitelma Tehtävä Eteneminen Aikataulu Lopputulos Nykytilan kartoitus ja analysointi - Kyselyjen vastausten analysointi - Tiedon o Tuottaminen o Raportointi, analysointi ja jakelu - Toimivien/parhaiden käytäntöjen tunnistaminen - Kehityskohteiden tunnistaminen Elokuu 2016 Analysoitu nykytilakuvaus tehtynä Tietojohtamisen tietojärjestelmäprosessien tavoitetilan määrittely - Lainsäädännön vaikutus - Toimeksiannon rajaus Suunnitelma: keinot ja menetelmät tuottaa Etelä-Pohjanmaan soten eri toimintatasoille johtamisen työkaluna tarvittava informaatio Tiedolla johtamisen palvelut ja prosessit Tietopääoman hallinta Datan hallinta ja jakelu Syyskuu 2016 Suunnitelma tietojohtamisen toteuttamisen tietojärjestelmäprosesseista

19 19 (26) Tietojohtamisen migraatio osana tietojärjestelmäuudistusta ja kansallisia vaatimuksia - Toimeenpanon vaiheistuksen kuvaus - Resurssitarpeiden määrittäminen/tietohallinto, pääkäyttäjät ja käyttäjät - Vertailu- ja historiatietojen saatavuuden/siirron huomioiminen Lokakuu 2016 Tietojohtamisen migraatiosuunnitelma, jolla varmistetaan jatkuva tietotuotanto ohjauksen, ydinprosessien ja tukiprosessien sekä johtamisen tarpeisiin organisaatiomuutosten yhteydessä Lopputulokset Suunnitelmat tietojohtamisen toteuttamisen tietojärjestelmäprosesseista Hallinnolliset -järjestelmät Tavoitteet Hallinnollisilla järjestelmillä tarkoitetaan esimerkiksi taloushallinto-, henkilöstöhallinto-, logistiikka-, hankinta-, kiinteistötieto- ja ravintojärjestelmiä Alatyöryhmän tehtävänä on tuottaa hallinnon ja siihen liittyvien tukipalvelujen toimintaprosesseissa tarvittavien tietojärjestelmien ja järjestelmien käyttöön liittyvien tietojärjestelmäprosessien suunnittelu. Työryhmässä selvitetään yhdystyvien organisaatioiden tai organisaatioiden osien nykyiset tietojärjestelmät ja niiden käyttö sekä sisäiset että ulkoiset integraatiot. Selvitysten pohjalta tavoitteena on laatia suunnitelma Etelä-Pohjanmaan SOTE:n hallinnon ja sen eri tukipalvelujen prosesseihin käytettävistä tietojärjestelmistä, niiden käyttöön liittyvistä tietojärjestelmien toimintaprosesseista, ja kansallisten palvelujen hyödyntämisestä sekä integraatiotarpeista. Alatyöryhmässä huomioidaan Etelä-Pohjanmaan SOTE:n organisointi- ja toimintaprosessisuunnitelmat sekä Taustatieto ja Digiloikka työryhmien suunnitelmat, UNAhankkeen toimintaprosessisuunnitelmat sekä kansallisen tason vaatimukset mm. itsehallintoalueiden ja Sote- alueiden toiminnan ja lainsäädännön suunnitteluun Työskentely Nykytilan kuvaus tehty keväällä 2016 Etenemissuunnitelma Tehtävä Eteneminen Aikataulu Lopputulos

20 20 (26) Nykytilan kartoitus ja analysointi - Kyselyjen vastausten analysointi - Tiedon o Tuottaminen o Raportointi, analysointi ja jakelu - Toimivien/parhaiden käytäntöjen tunnistaminen - Kehityskohteiden tunnistaminen Elokuu 2016 Analysoitu nykytilakuvaus tehtynä Tietojohtamisen tietojärjestelmäprosessien tavoitetilan määrittely - Lainsäädännön vaikutus - Toimeksiannon rajaus Suunnitelma: keinot ja menetelmät tuottaa Etelä-Pohjanmaan soten eri toimintatasoille johtamisen työkaluna tarvittava informaatio Tiedolla johtamisen palvelut ja prosessit Tietopääoman hallinta Datan hallinta ja jakelu Syyskuu 2016 Suunnitelma tietojohtamisen toteuttamisen tietojärjestelmäprosesseista Tietojohtamisen migraatio osana tietojärjestelmäuudistusta ja kansallisia vaatimuksia - Toimeenpanon vaiheistuksen kuvaus - Resurssitarpeiden määrittäminen/tietohallinto, pääkäyttäjät ja käyttäjät - Vertailu- ja historiatietojen saatavuuden/siirron huomioiminen Lokakuu 2016 Tietojohtamisen migraatiosuunnitelma, jolla varmistetaan jatkuva tietotuotanto ohjauksen, ydinprosessien ja tukiprosessien sekä johtamisen tarpeisiin organisaatiomuutosten yhteydessä Lopputulokset Hallinnon ja siihen liittyvien tukipalvelujen toimintaprosesseissa tarvittavien tietojärjestelmien ja järjestelmien käyttöön liittyvien tietojärjestelmäprosessien suunnitelmat. Tietohallinnon prosessit ja arkkitehtuuri Tavoitteet Alatyöryhmän tehtävänä on laatia suunnitelma Etelä-Pohjanmaan SOTE:n tietohallinnon toimintaprosesseista ja arkkitehtuurista. Toimintaprosessien suunnittelun yhteydessä huomioidaan

21 21 (26) olemassa olevat mallit ja standardit sekä Etelä-Pohjanmaan SOTE:n toimintaan mahdollisesti suunniteltava laatujärjestelmä. Suunniteltavia toimintaprosesseja ovat mm: o tapahtumanhallinta o ongelmanhallinta o muutoksenhallinta o konfiguraationhallinta o jakelunhallinta o laadunhallinta Valtakunnalliseen Vakava viitearkkitehtuuriin perustuen toteuttaa Etelä-Pohjanmaan SOTE organisaatiolle tietohallinnon digitalisen palveluarkkitehtuurin kuvaus Suunnitella toteutettavien tietojärjestelmäkokonaisuuksien käyttöprosessien koulutus eri ammattiryhmille Työskentely Nykytilan kuvaus tehty keväällä 2016 Etenemissuunnitelma Nykytilan kartoitus ja analysointi Tavoitetilan (2019) määrittely Selvitettävät / tehtävät asiat - Olemassa olevat prosessit ja kypsyystaso Organisaatiokohtaiset haastattelut (elokuu 2016) - Arkkitehtuurin tilannekartoitus (elokuu 2016) Olemassa olevat viitekehykset ja arkkitehtuurikuvaukset Tietohallinnon prosessit ja organisaatiomalli - Nykytilan kartoitus, olemassa olevat prosessit ja kypsyystaso - Organisaatiokohtainen Lync-haastattelu (elokuu 2016) - Tietohallinnon prosessit ja henkilöstö - Työpaja 1: EPSHP, Compassi -järjestelmän esittely, SOTE ICT -pääprosessit ( ) - Työpaja 2: Tietohallinnon organisaatiomallin luominen ( ) Arkkitehtuuri - Työpaja 1: UNA, modulaarinen arkkitehtuuri ( ) - Työpaja 2: Arkkitehtuurin tavoitetila 2020 ( ) - Digiloikka: Sote digitalisoinnin tavoitteet ja toimenpiteet - Työpaja 3. Siirtymäpolku nykytilasta tavoitetilaan ( ) - Lopputuotos Analyysi organisaatioiden ICT prosesseista Analyysi viitearkkitehtuureista ja arkkitehtuurikuvauksista Ehdotus Tietohallinnon prosesseista ja organisaatiorakenteesta Suunniteltavia toimintaprosesseja ovat mm: o tapahtumanhallinta o ongelmanhallinta o muutoksenhallinta o konfiguraationhallinta o jakelunhallinta o laadunhallinta Ehdotus Etelä- Pohjanmaan soten ICTtavoitearkkitehtuurista

22 22 (26) Siirtymävaiheen toimeenpanon ( ) suunnittelu - Suunnitellaan ICT-prosessien jalkauttaminen ja koulutus - Määritellään tarvittavat työkalut - Määritellään siirtymäpolku tavoitearkkitehtuuriin Suunnitelma ICT - rosessien jalkauttamisesta ja käytettävistä työkaluista Muutosvaiheen organisaariorakenneehdotus Siirtymäpolku tavoitearkkitehtuuriin Lopputulokset Suunnitelma toiminnan ja tietohallinnon välinen yhteistyömalli (asiakkuudenhallinta) Lisäksi alatyöryhmä ottaa kantaa tietohallinnon organisointiin ja hallinnointiin sekä niistä aiheutuviin toimintaprosesseihin. 4. PROJEKTIN AIKATAULU Hankkeen kokonaisaikataulu on Etelä-Pohjanmaan SOTE:n tietohallinnon ja sen ICT- toimintojen suunnittelutyöryhmälle määritetty aikatauluksi /2016 Hanke jakautuu neljään vaiheeseen, nykytilan kartoitus ja alatyöryhmäkohtaiseen toteutussuunnitteluun, toteutus ja määrittelyvaiheeseen, alaryhmäkohtaiseen tuloksiin sekä niiden yhtenäistämiseen kokonaissuunnitelmaksi ja migraatiosuunnitelmaksi. Vaiheet eivät ole selkeitä ja lopputuloksia huomioidaan koko projektin aikana. Kuva 4. Projektin aikataulut

23 23 (26) 5. PROJEKTIN HALLINTA Resurssit Kokoukset Projektille ei vuodelle 2016 ole varattu budjettiin kustannuksia. Henkilöstön resursseja eri organisaatioista tarveitaan arviolta seuraavasti Projektikoordinaattori 50%, Alityöryhmien vetäjät 30% Työryhmien jäsenet 5-10% työajasta loppuvuonna Projektiryhmä noin 1*kk tarpeen mukaan useammin Työryhmät tarpeen mukaan kuitenkin noin 1kk kuukaudessa Työryhmien vetäjät ennen projektikokousta Projektin yhteistyösivusto ja käytetyt menetelmät Projektin yhteistyösivustona käytetään sairaanhoitopiirin hankkeiden ja projektien hallinnan työkalua Potra, johon oikeudet annetaan alityöryhmien vetäjille. Osa hankkeessa kootusta materiaalista tulee pitää salassa mm. tietoturvaan liittyvä materiaali. Alatyöryhmien kokousmateriaali ja muistiot säilytetään Potrassa ja jaetaan työryhmiin osallistujille tarpeen mukaan. Alatyöryhmille on perustettu omat kansiot ko. sivustoon. Projektiryhmän kokousmuistiot välitetään Etelä-Pohjanmaan sosiaali- ja terveydenhuollon palvelurakenneuudistus sivustolle Riskienhallinta Projektin riskit kartoitetaan ja analysoidaan projektin alkaessa ja niitä arvioidaan koko projektin ajan. Riskeille ja niiden seurauksille arvioidaan toteutumisen todennäköisyys sekä vaikutus hankkeen sisältöön, aikatauluun

24 24 (26) Raportointi ja dokumentointi Taulukko xx. Hankkeen tuotokset Raportti/Dokumentti Vastuuhenkilö Aikataulu Migraatiosuunnitelma, jonka avulla varmistetaan tietohallinnon palveluiden saatavuus ja edellytykset toiminnan jatkumiselle tulevien organisaatiomuutosten aikana ja niiden jälkeen Tulevaisuuden tavoitetila arkkitehtuurilinjaukset, tietohallinnon pääprosessit ja asiakaslähtöinen yhteistyömalli toiminaan kanssa tietojärjestelmien, käytäntöjen, prosessien ja toiminnan suunnittelu tukemaan tietojen hyödynnettävyyttä ja tiedolla johtamista Ehdotus tietohallinnon ja ICT-toiminnan organisoinnista Taulukko xx. Muut dokumentit Raportti/Dokumentti Vastuuhenkilö Aikataulu Projektiryhmän muistiot Ohjausryhmän sihteeri Kahden vkon kuluttua kokouksesta Loppuraportti Hanke- ja projektipäälliköt Projektin päätösvaiheessa LIITTEET Liite 1 Työryhmien jäsenet ja yhteyshenkilöt

25 EP-SOTE ICT 25 (26) Perustietotekniikka ja infra Vetäjä: Ismo Ala-Pantti Työasemat Ismo Ala-Pantti Haapala Seija Ojala Timo Jari Lahtinen Nieminen Joni Mieto Ari-Pekka Jari Talvitie Seppo Luhtasaari tk-kuntayhtymän ja kunnan yhteyshenkilö: Marko Strang Aulikki Falben Jari Lahtinen Rami Kytölä Jarno Ojajärvi Seija Haapala Anne Kuoppa-aho Mantere Markku Verkot Ismo Ala-Pantti Haukilehto Tero Nygård Erkki Halkola Ari Jari Talvitie Markku Mantere Pöllänen Toni Luukko Seinäjoen Kaarlo kaupunki Haapala Seija SOTE JIK asiakastietojärjestelmät Vetäjä: Epshp Jarmo Haukilahti Lapua Sote Epshp palvelut Steman Epshp Markku Sillanpää Ilmajoki Pirjo Ritva EPSHP Perälä Pentti Kalliola Timo Turja Anne Kuoppa-aho Aulikki Seinäjoen Falben kaupunki Marja-Leena Ky Kaksineuvoinen Virtanen Jarno Lapua Ojajärvi Anne Seutupalvelukeskus Tuisku Mirja jp Sorila Jik Kuusiolinna Sosiaalipuoli Kuusiokunnat (yhteyshenkilöt) Kiviniitty Esko Alatoppari-Peltola Eija Koivumäki Leena Jurvansuu Epshp Iiris Rautajoki Epshp Arto Niiranen Seinäjoki Päivi Laakso Ilmajoki Elina Maria-Liisa Kuusiokunnat Nurmi Epshp Epshp Tietojohtaminen JIK Vetäjä: Seija Peitso Anna-Kaisa Pusa Aulikki Epshp Falben Marja-Leena Virtanen Tiina Perä Hannele Epshp Koivisto Päivi Epshp Luhtala-Sipilä Matti Suupohjan Rekiaro Anne Lapua Ala-Villamo Erna Lapua Hilli Tero Kuusiolinna Järvinen Puolijoki 2neuv Teemu Johanna JIK Sorvettula Mirja JP Tuomiranta Hannele Seinäjoki Mörsky Tuula llky Ristimäki Hallinnolliset järjestelmät Vetäjä: Luoma Paula llky Peitso 2neuv Seija Lintala Epshp Jonna Lehtisaari Sonetbotnia/ Paula Kokkola Rintasalo Sonetbotnia Marjatta Suoverinaho Sonetbotnia Kari Katri Jalasjärvi Heikkilä Laajennetaan Alavus? tarvittaessa tk-kuntayhtymän ja kunnan yhteyshenkilö: Marko Strang Falben Aulikki Jari Lahtinen Rami Kytölä Haapala Seija Jarno Anne Kuoppa-aho Konesalipalvelut Ismo Ala-Pantti Kallio Tommi Luhtasaari Seppo Muut sote-järjestelmät Prosessit ja arkkitehtuuri Vetäjä: Timo Lilja Vetäjä: Epshp Haukilehto Teemu Seinäjoen kaupunki Ky Kaksineuvoinen Ruohonen Jyrki Arkkitehtuuri Epshp Lapua Mäki Lea Teemu Epshp Haukilehto llky Rintasalo Marjatta Strang Epshp Marko JIK Strang Marko Näsi Seinäjoen Arto kaupunki JP Turja Timo Seija Lapua Haapala Kuusiokunnat Haapala Seija Pätsi JIK Ari Eeva Niemenmaa Prosessit llky Tarpeen Seinäjoki mukaan laajennetaan alajärjestelmäkohtaisesti Teemu Haukilehto Koskela Epshp Timo Pätsi Seinäjoki Ari Kujala Epshp Toni Arto Epshp Näsi

26 26 (26) Ankkuri Nina (tukipalveluprosessit) Stenman Markku Honkala Juho (kun periaate valmis) Seinäjoen kaupunki Epshp Seinäjoen kaupunki