Hankintapäätös, terveydenhuollon ICT palvelin- ja verkkoympäristöpalveluiden hankinta Saimaan talous ja tieto Oy:ltä

Transkriptio

1 Hallitus Hankintapäätös, terveydenhuollon ICT palvelin- ja verkkoympäristöpalveluiden hankinta Saimaan talous ja tieto Oy:ltä 920/ /2016 EKSTPHAL 152 Tausta Etelä-Karjalan sosiaali- ja terveydenhuollon kuntayhtymän ( Eksote ) sekä sen edeltäjän, Etelä-Karjalan sairaanhoitopiirin kuntayhtymän ( EKSHP ), terveydenhuollon tietojärjestelmien palvelin- ja verkkoympäristöpalveluiden (käyttöpalvelut) toimittajana on toiminut Eksoten nykyisen potilastietojärjestelmän (terveyseffica) käyttöönotosta alkaen (2004) Tieto Healthcare & Welfare Oy ( Tieto ). Palvelut on hankittu Medi-IT Oy:n ( Medi-IT ) kautta. Käyttöpalvelut kilpailutettiin vuonna 2012 uudestaan Medi-IT:n toimesta, jolloin tarjoajaksi valikoitui uudestaan Tieto. EKSHP:n sisäverkosta ja työasemista sekä niihin liittyvistä palveluista (ns. perustietotekniikkapalveluista) vastasi Fujitsu Finland Oy ( Fujitsu ). Fujitsun tuottamat palvelut alihankittiin Medi-IT:n kautta. Eksoten perustamisen yhteydessä Etelä-Karjalaan perustettiin Eksoten ja Lappeenrannan kaupungin yhdessä omistama Saimaan talous ja tieto Oy ( Saita ). Eksoten perustietotekniikkapalveluiden toimittaminen siirrettiin Medi-IT:ltä/Fujitsulta Saitalle vuonna Palveluiden siirtoprojekti alkoi Tällä hetkellä Saita toimittaa perustietotekniikkapalveluita Eksotelle ja lähes kaikille Etelä-Karjalan kuntatoimijoille. Saita toimittaa Eksoten käyttämän, maakunnan laajuisen, sisäverkkoratkaisun, jonka kautta käytetään esimerkiksi Tiedon palvelinsalissa olevaa terveysefficaa. Tiedon tuottamissa palveluissa on ollut erittäin suuria laatuongelmia vuosina Laatuongelmia on ollut aikaisempinakin vuosina mutta ongelmien määrä ja muoto on pahentunut vuosi vuodelta. Katkokset ovat aiheuttaneet Eksotelle merkittävää haittaa päivittäisessä toiminnassa. Katkokset ovat osaltaan aiheuttaneet vastarintaa ja epäuskoa Eksoten työntekijöiden keskuudessa, koskien digitaalisten ratkaisuiden käyttämistä ja kehittämistä. Vuonna 2015 Medi-IT:n kautta tuleviin, pitkälti Tiedon tuottamiin, palveluihin kohdistui 57 häiriötilannetta. Osa häiriöistä oli lyhytkestoisia (~ 5 min), ja osa pitkäkestoisia (useita tunteja). Häiriöt kohdistuivat useisiin eri järjestelmiin, kuten raportointi, äitiyshuolto, mediakeskus, kotihoidon toiminnanohjaus, digitaalinen sanelu, laboratorio, kuvantaminen ja potilastietojärjestelmäkokonaisuus.

2 Näistä vuoden 2015 häiriöstä Tiedon toiminnasta johtuvia häiriöitä (joko ohjelmistoon tai palvelimiin liittyen) oli 33 kappaletta. Potilastietojärjestelmään liittyviä ongelmia vuonna 2015 oli 11 kappaletta. Jotkut näistä katkoista olivat useita tunteja pitkiä. Vuoden 2016 alusta lähtien kesäkuun loppuun mennessä häiriöitä on ollut 41 kappaletta. Näistä häiriöistä 23 on liittynyt Tiedon toimintaan. Edelleen näistä häiriöistä 20 on koskenut potilastietojärjestelmää. Käyttöpalveluiden tuotannon laatua on yritetty parantaa lukuisin eri keinoin yhdessä Tiedon ja Medi-IT:n kanssa. Palveluiden seurantaan ja ohjaukseen on Medi-IT:n ja Tiedon välille perustettu lähemmäs kymmenen erilaista ohjausfoorumia ja -ryhmää. Eksote on pyrkinyt ylätasolla ohjaamaan Medi-IT:tä, ja Medi-IT:n kautta Tietoa laadukkaamman toiminnan saavuttamiseksi. Käyttöpalveluympäristö on arkkitehtuurillisesti rakennettu markkinoilla olevien parhaiden käytäntöjen mukaiseksi, kaikilta osin kahdennetuksi, korkean saatavuuden, ympäristöksi. Valitettavasti kahdennetusta ympäristöstä ja tehdyistä toimenpiteistä huolimatta toiminnassa ei ole saavutettu haluttua laadunparannusta, vaan ongelmat ovat pahentuneet. Tiedon palvelutuotannossa olevat ongelmat voidaan kategorisoida neljään kokonaisuuteen: 1. Laiterikot ja niihin liittyvä toipuminen 2. Ongelmat palvelutuotannonprosesseissa: inhimilliset virheet 3. Kahdennetun ympäristön toimimattomuus (suhteessa asetettuihin tavoitteisiin ja tehtyihin investointeihin) 4. Tietoliikenteeseen liittyvät ongelmat Erityisen huolestuttavaa on ollut inhimillisten virheiden osuuden kasvu käyttökatkoissa. Käyttöpalveluihin liittyvien ongelmien monimutkaisuutta lisää terveydenhuollon käytössä olevien tietojärjestelmien vanhanaikainen ohjelmistoarkkitehtuuri. Vanhentuneessa arkkitehtuurissa tietojärjestelmät eivät siedä juuri minkäänlaista katkoa tai tietoliikenteen hidastumista, ja jos tällainen katko tai hidastuminen tapahtuu, ongelmat näkyvät välittömästi käyttäjille. Vanhentuneeseen arkkitehtuuriin liittyy myös puhtaasti ohjelmistoteknisiä ongelmia, jotka eivät korjaannu palvelinympäristöjen vaihtamisella. Nykyisessä palvelutuotantomallissa Tiedolta hankitut käyttöpalvelut tuotetaan pääkaupunkiseudulla olevista konesaleista, ja tietojärjestelmien käyttämä informaatio siirretään useiden eri verkkojen kautta Eksoten työasemalle asennettuihin ohjelmistoihin. Monikerroksinen verkkorakenne monimutkaistaa merkittävästi terveydenhuollon

3 tietojärjestelmien kokonaisarkkitehtuuria. Kuva 1: Tiedon tärkeimpien potilastietojärjestelmien käyttöpalveluiden kohdistuvat häiriöt ja niiden vaikutukset vuosina Taulukko 1: Terveydenhuollon päätietojärjestelmien käyttöpalvelukustannukset vuonna Medi-IT:n kautta hankittujen terveydenhuollon päätietojärjestelmien käyttöpalveluiden kustannukset olivat vuonna 2015 noin euroa. Kun huomioidaan kaikki Tiedon tuottamat käyttöpalvelut, on kokonaiskustannus terveydenhuollon tietojärjestelmien käyttöpalveluille vuonna 2015 noin euroa. Tavoitteet, kustannukset ja eteneminen Eksoten tavoitteena on parantaa loppukäyttäjien kokemaa laatua koskien terveydenhuollon tietojärjestelmien toimintaa. Eksotella on myös tavoitteena parantaa tuotantotaloudellista tehokkuutta vähentämällä tietojärjestelmäongelmien aiheuttamaa ylimääräistä työtä ja hukkaa. Tämän hetkinen, hajautunut, verkkoarkkitehtuuri aiheuttaa ajoittain merkittäviä ongelmia Eksoten käytössä oleville terveydenhuollon tietojärjestelmille. Eksoten tavoitteena on selkeyttää verkkorakennetta, jotta tietojärjestelmät, ja edelleen loppukäyttäjät, kärsisivät vähemmän mahdollisista

4 verkkoyhteysongelmista. Eksoten käytössä olevien terveydenhuollon tietojärjestelmien vanhentuneen arkkitehtuurin takia nykyinen malli, jossa palvelimet sijaiset kaukana esimerkiksi Eksoten päätoimipisteistä (keskussairaala, Armilan ja Honkaharjun hyvinvointiasemat) tai ylipäätään Eksoten maakuntaan mobilisoituneesta toiminnasta, ei ole toimiva. Jotta verkkoyhteysongelmilta voitaisiin välttyä nykyistä paremmin, on pääasiallinen keino siirtää palvelinympäristöt suoraan Eksoten käytössä (ja lähistöllä) oleviin konesaleihin. Saitan molemmat konesalit sijaitsevat alle kymmenen kilometrin säteellä keskussairaalasta ja Armilan hyvinvointiasemasta. Näissä saleissa toimivat jo tällä hetkellä Eksoten (sekä muiden Etelä-Karjalan kuntatoimijoiden) käyttämät hallinnon tietojärjestelmät. Sijoittamalla terveydenhuollon tärkeimmät tietojärjestelmät suoraan Eksoten sisäverkkoon kytkeytyviin Saitan konesaleihin, vältetään fyysisen siirtotien pituuteen ja ongelmatilanteissa hitaisiin tiedonsiirtoyhteyksiin, ja näistä aiheutuviin viiveisiin, sekä mahdollisiin riskeihin (esim. kuituyhteyksien fyysinen rikkoutuminen) liittyvät ongelmat. Loppukäyttäjille asia näkyy parantuneena laatuna ja ohjelman yleiskäytön nopeutumisena. Tiedon nykyisessä palvelutuotannossa inhimilliset tekijät ovat nousseet merkittävään asemaan ongelmien synnyssä. Tiedon käytössä oleva laatujärjestelmä ei ole pystynyt poistamaan inhimillisen tekijän vaikutusta ongelmien syntymisessä. Tällä hetkellä ei ole nähtävissä sellaista tekijää, joka vaikuttaisi merkittävästi Tiedon toiminnan laadun parantumiseen. Useimmissa terveydenhuollon organisaatioissa merkittävämpien terveydenhuollon tietojärjestelmien käyttöpalvelut tuotetaan tällä hetkellä terveydenhuollon organisaatioiden omana työnä. Eksotessa käytössä oleva ulkoistettu käyttöpalvelutuotanto on vähemmän käytetty malli terveydenhuollossa, vaikka muilla sektoreilla ulkoistettu toiminta on ollut pitkälti vallitseva käytäntö nykypäivänä. Mikäli käyttöpalveluiden tuotanto palautettaisiin Eksoten omalle vastuulle, tarkoittaisi tämä käytännössä palvelutuotannon suorittamista Saitan toimesta, Saitan konesaleista. Eksote käynnisti yhdessä Saitan ja Medi-IT:n kanssa vuoden 2015 lopulla selvitysprojektin, jossa kartoitettiin mahdollisuutta siirtää terveydenhuollon päätietojärjestelmiin liittyvä osa Medi-IT:n kautta hankituista, Tiedon tuottamista käyttöpalveluista, Saitan tuottamaksi. Selvityksessä arvioitiin Saitan kyvykkyyttä tuottaa terveydenhuollon tietojärjestelmien vaatima laatutaso mm. prosessien, hallintamallin, tietoturvan sekä resurssien näkökulmasta. Arvioinnissa huomioitiin myös taloudellinen näkökulma. Selvityksen lopputuloksena oli arvio, jonka mukaisesti Saita kykenee toimittamaan vastaavat

5 Käyttöpalvelu käyttöpalvelut kuin Medi-IT/Tieto. Saita joutuisi lisäämään kasvavan kysynnän johdosta resursointiaan sekä perustamaan uusia palvelukomponentteja (kuten täysimääräinen 24/7 valvontapalvelu), jotta palveluidentuotanto onnistuu nykyistä vastaavalla tavalla. Laajenevien käyttöpalveluiden tuotanto on kuitenkin mahdollista rakentaa Saitan nykyisten palvelutuotantoprosessien päälle ilman suuria muutoksia. Osana selvitystyötä arvioitiin käyttöpalveluiden siirtämiseen liittyviä kustannuksia kahdesta eri näkökulmasta: 1. Jatkuvien käyttöpalveluiden kustannukset vuositasolla 2. Siirtoprojekti kokonaiskustannukset Saitan tuottamana taulukkoa 1 vastaavien tietojärjestelmien jatkuvien käyttöpalveluiden kustannusarvio vuositasolla on: Yhteensä hinta Yhteensä hinta / vuosi Yhteensä hinta / vuosi (kevyt (keskiraskas / vuosi (raskas valvomo) valvomo) valvomo) PALVELUNHALLINTA PALVELUTUOTANTO PÄÄSTÄ-PÄÄHÄN-VALVONTA & VALVOMO PALVELINKULUT YHTEENSÄ HINTAERO TIETOON Taulukko 2: Terveydenhuollon tietojärjestelmien käyttöpalvelukustannukset vuositasolla Saitan toimittamana Saitan jatkuvien käyttöpalveluiden tuotantohinta on hyvin lähellä Tiedon tuottamien käyttöpalveluiden kustannuksia (kts. Taulukko 1). Määräävin tekijä Saitan hinnoittelussa on 24/7 valvomotoiminnan järjestäminen. Mikäli haetaan täysimittaista, Saitan 24/7, lokaalisti, tuottamaa valvomotoimintoa (raskas valvomo), Saitan vuosittaiset kustannukset ovat noin euroa vuositasolla halvemmat kuin Tiedon vastaavat kustannukset tällä hetkellä. Mikäli valvomotoimintaa käytetään ulkoisia alihankkijoita (keskiraskas valvomo), ovat kustannukset keskimäärin euroa halvemmat Saitan tuottamina. Mikäli tyydytään kevyeen valvomoon (takapäivystäjämalli), ovat Saitan kustannukset noin eroa vuositasolla pienemmät kuin Tiedon vastaavat kustannukset tällä hetkellä. Mikäli käyttöpalvelut siirretään Tiedolta Saitalle, täytyy siirto toteuttaa systemaattisena siirtoprojektina, josta aiheutuu kustannuksia. Siirtoprojektin kokonaiskustannusarvio (sisältäen Saitan, Medi-IT:n ja Tiedon työmääräarviot) on seuraava:

6 Taulukko 3: Siirtoprojektin kustannukset Yhteensä siirtokustannukset ovat n euroa, joista noin euroa liittyy Eksoten ja Carean potilastietojärjestelmien eriyttämiseen toistensa ympäristöistä. Vaikka tämä on optio, kannattaa tämä tehdä, koska Carean ja Eksoten oleminen samassa potilastietojärjestelmä installaatiossa aiheuttaa suorituskykyongelmia potilastietojärjestelmään sekä rajoittaa Eksoten mahdollisuuksia kehittää potilastietojärjestelmää toiminnallisesti haluamaansa suuntaan. Careassa olleet ongelmat ovat heijastuneet Eksoteen vaikka Eksotella kyseistä ongelmaa ei olisi ollutkaan. Erittäin merkittävän osakustannuksen tuo Tiedon arvio siirtotyön tukemiselle. Tiedon arvio tukityölle on yli euroa. Työmääräarvio ja siihen liittyvä kustannus on erittäin suuri, varsinkin kun Tiedon rooli on tukeva - Saita suorittaa varsinaisen tietojärjestelmien uudelleen asentamisen. Tiedon arvio ei sisällä myöskään testaukseen liittyviä töitä, jotka ovat Tiedon mukaan erillisesti korvattavia kuluja. Siirrettävät tietojärjestelmät toimivat ns. virtuaalipalvelimilla, jolloin siirtoprosessin pitäisi olla merkittävästi yksinkertaisempi kuin perinteisellä teknologialla. Saitalla on käytössä sama virtualisointitekniikka, modernimpana versiona, kuin Tiedolla. Siirron yhteydessä Tieto menettäisi liiketoimintaansa ja vuotuista liikevaihtoaan. Tiedon arviot ovat erittäin suuret, jonka johdosta Eksote tilasi puolueettomalta taholta (konsulttiyritys Capgemini Finland Oy) objektiivisen arvion siirtotöiden suuruudesta. Arvio valmistui kesäkuussa Selvityksen lopputulos toi esille, että Tiedon tekemä arvio on erittäin korkea mutta realistisen arvion rajoissa. Arvioinnissa todettiin, että terveyseffica on ohjelmistona vanhentunut ja aiheuttaa siten paljon työtä siirtotilanteessa. Selvityksessä tuli myös esille mahdolliset puutteet Tiedon palvelutuotannon prosesseissa (mm. puutteellinen dokumentointi

7 liittyen ympäristö- ja arkkitehtuurikuvauksiin). Tällaiset puutteet lisäävät työmäärää vastaavan tyyppisissä siirtoprojekteissa ja yleisesti ottaen riskiä laadukkaalle palvelutuotannolle. Yksi käyttöpalveluympäristön siirtoprojektein merkittävimmistä tavoitteita on laatia siirron yhteydessä tarvittavat kuvaukset sekä pitää niitä jatkossa ajantasolla, jotta tulevaisuudessa kyetään paremmin ylläpitämään parempaa laatua. Mikäli päätös käyttöpalveluiden siirtämisestä Tiedolta Saitalle tehdään syyskuun alkuun 2016 mennessä, on siirtoprojektin alustava aikataulu seuraava: 1. Projektin käynnistys 10-11/ Määrittely 12/ / Toteutus 03-08/ Palvelut tuotannossa Eksoten vuoden 2016 vahvistetussa talousarviossa on varauduttu siirtoprojektiin euron määrärahalla. Vuoden 2017 talousarvioon on alustavasti kiinnitetty euron määräraha. Todennäköinen malli siirtokustannuksien kattamiseksi tulee olemaan hybridimalli, jossa Saita investoi siirtoon omalta osaltaan euron osuudella ja laskuttaa nämä vuosittaisten poistojen suuruisena palvelumaksuna Eksotelta vuosittain 5 vuoden sopimusjakson aikana. Lopun osan siirtokustannuksista Eksote maksaa investointiluonteisena kertaeränä vuosina 2016 ja Koska tällä hetkellä tiedossa olevat arviot ylittävät alustavasti tehdyt varaukset, joudutaan rahoitusmallista riippuen, aiheutuvia kustannuksia mahdollisesti tasapainottamaan vuosille Niiltä osin kuin tehdyt investointivaraumat eivät riitä, vähennetään vuosien 2016 ja 2017 muita investointeja vastaavilta osin, jotta kokonaisbudjetti pidetään talousarviosuunnitelmien mukaisena. Sote-uudistukseen liittyen Suomessa tarkastellaan tällä hetkellä julkishallinnon ICT palvelutuotannon uudistamista maakunnissa tuotettujen palveluiden versus valtakunnallisesti tuotettujen palveluiden välillä. Sote-uudistuksessa hallituksen mahdollisena linjauksena on ollut perustaa uusi ICT palvelutuotantoyhtiö maakuntien suoraan omistukseen. Osa maakunnissa tuotetuista ICT palvelutuotantotehtävistä tullaan siirtämään tälle yhtiölle. Tämän hetkisen näkemyksen mukaan syvälle terveydenhuollon toimialajärjestelmiin liittyvät ICT palvelutuotannontehtävät tullaan säilyttämään maakunnissa ainakin toistaiseksi Carean kanssa käydyissä keskusteluissa, Carea on indikoinut vastaavan tyyppisistä kehittämisaikomuksista (palvelutuotannon siirtäminen omiin käyttöpalveluympäristöihin) omassa organisaatiossaan.

8 Tj Hallitus päättää: - hankkia terveydenhuollon ICT palvelin- ja verkkoympäristöpalvelut Saimaan talous ja tieto Oy:ltä; ja - valtuuttaa toimitusjohtajan irtisanomaan voimassa olevat sopimukset Medi-IT Oy:n/Tieto Healthcare & Welfare Oy:n kanssa tarvittavilta osin sekä allekirjoittamaan hankittavia palveluja koskevat sopimukset. Palvelin- ja verkkoympäristöpalvelujen siirrosta aiheutuva kertaluonteinen kustannus on noin euroa. Jatkuvan palvelun kustannukset ovat vuositasolla euroa vuodessa. Nykyisen jatkuvan palvelun kustannukset ovat vuositasolla euroa. Siirtokustannukset on huomioitu vuoden 2017 talousarviossa. Hallitus Hyväksyttiin. Valmistelija/lisätiedot: Toni Suihko, tietohallintojohtaja, p etunimi.sukunimi@eksote.fi Tiedoksi Tietohallintojohtaja Toni Suihko IT Palvelupäällikkö Mikko Rautio IT Palvelupäällikkö Veli-Pekka Helvola IT Palvelupäällikkö Riitta Lehtonen Toimitusjohtaja Mia Hokkanen (Saita) Palvelujohtaja Henriika Sarilo-Kankaanranta (Saita) Toimitusjohtaja Timo Koivu (Medi-IT) Palvelujohtaja Tiina Hirvi (Medi-IT) Tietohallintojohtaja Matti Ahola (Carea)