MHS 7/2016 Asia nro 115

Koko: px

Aloita esitys sivulta:

Download "MHS 7/2016 Asia nro 115"

Jutta Rantanen
7 vuotta sitten
Katselukertoja:

1.2013 179/2016 MHS 7/2016 Asia nro 115 Tarjousten arviointi ja vertailu: Uudenmaan liiton ICT-palvelujen kilpailutus vuosille 2017-2018 Tarjouskilpailuun jätettiin määräaikaan mennessä kahdeksan eri

1 Muistio 1 (5) /2016 MHS 7/2016 Asia nro 115 Tarjousten arviointi ja vertailu: Uudenmaan liiton ICT-palvelujen kilpailutus vuosille Tarjouskilpailuun jätettiin määräaikaan mennessä kahdeksan eri palvelutoimittajan tarjoukset. Tarjouksen toimittivat, DataCenter Finland, Fujitsu Finland,, palvelut,, Finland j ja Puhelin. Määräajan jälkeen saapui Global VoiceLink GVL :n tarjous, jota ei avattu ja joka palautetaan takaisin tarjoajalle. Fujitsu Finland :n ja DataCenter Finland :n tarjoukset hylättiin hallinto- ja talousjohtajan päätöksellä tarjouspyynnön vastaisina. Fujitsu Finland :n tarjouksesta puuttui vaadittu dokumentti. DataCenter Finland :n tarjouksen hinta oli ilmoitettu tarjouspyynnön vastaisesti, eikä se näin ollen ollut vertailukelpoinen muiden tarjousten kanssa Tarjouspyynnössä esitetyt tarjousten arviointikriteerit ja niiden painoarvot: Projektipäällikön ja palvelupäällikön osaaminen ja ammatillinen pätevyys 20 % Alustava käyttöönottosuunnitelma 20 % Suunnitelma jatkuvan palvelun tuottamisesta 20 % Hinta 24 kuukaudelle laskettuna 40 % Tarjoukset vertailtiin kahden henkilön toimesta. Kahden erillisen vertailun laskettiin osa-alueittain yhteen ja jaettiin kahdella. Projektipäällikön ja palvelupäällikön osaaminen ja ammatillinen pätevyys Henkilöt arvioitiin niissä rooleissa, joihin heidät on tarjouksissa ilmoitettu. Jos projektipäällikkö ja palvelupäällikkö olivat sama henkilö, henkilö arvioitiin molemmissa rooleissa erikseen. Osaaminen ja ammatillinen pätevyys arvioitiin seuraavasti 0 p Tarjouksesta ei käy ilmi ilmoitetun henkilön kokemus vastaavien palvelujen tuottamisesta. 1 p Tarjouksesta käy ilmi, että ilmoitetulla henkilöllä on kokemusta vastaavien palvelujen tuottamisesta, mutta työkokemusta on alle 1 v. 2 p Tarjouksesta käy ilmi, että ilmoitetulla henkilöllä on selkeästi kokemusta vähintään kolmesta vastaavan kaltaisesta projektista tai työkokemusta on yli 2 v. 3 p Tarjouksesta käy selkeästi ilmi, että ilmoitetulla henkilöllä on paljon (vähintään viidestä) ja monipuolista kokemusta vastaavan kaltaisista projekteista. Henkilölle on kertynyt useita vastaavia pitkäkestoisia toimeksiantoja tai työkokemusta yli 3 v. 4 p Tarjouksesta käy selkeästi ilmi, että ilmoitetulla henkilöllä on erittäin paljon kokemusta vastaavista projekteista (vähintään seitsemästä). Tarjouksesta käy lisäksi ilmi, että henkilöllä on muuta lisäpätevyyttä alalta. Osaamisen laskettiin seuraavasti: (Projektipäällikön + palvelupäällikön )/(parhaan tarjouksen projekti- ja palvelupäällikön yhteenlasketut )* 20.

2 (5) palvelut Finland j Projektipäällikkö 3,0 2,5 3,5 2,5 3,5 2,5 Palvelupäällikkö 2,5 2,5 3,5 3,0 3,0 2,5 Henkilö 5,5 5,0 7,0 5,5 6,5 5,0 yhteensä Painotetut 15,7 14, ,7 18,6 14,3 puhelin : Ilmoitetulla henkilöllä on selvästi projektipäällikkö- ja palvelupäällikkökokemusta. Kokemusta : Ilmoitetuilla henkilöillä on selvästi projektipäällikkö- ja palvelupäällikkökokemusta. Kokemusta Palvelut: Ilmoitetulla henkilöllä on paljon projektipäällikkö- ja palvelupäällikkökokemusta, sekä kokemusta vastaavista kokonaisulkoistusprojekteista ja kokonaispalvelujen palvelupäällikkönä toimimisesta. : Ilmoitetulla henkilöllä on projektipäällikkö- ja palvelupäällikkökokemusta. Kokemusta Finland: Ilmoitetuilla henkilöillä on selvästi kokemusta vastaavien kokonaisulkoistusprojektien projektipäällikkönä toimimisesta. Kokemusta vastaavista kokonaispalvelujen palvelupäällikkönä toimimisesta ei kuitenkaan ollut arviointikriteerien mukaan siten, että pisteitä olisi voinut antaa enempää. puhelin: Ilmoitetuilla henkilöillä on selvästi projektipäällikkö- ja palvelupäällikkökokemusta. Kokemusta vastaavista kokonaisulkoistusprojekteista ja kokonaispalvelujen palvelupäällikkönä toimimisesta ei kuitenkaan ollut arviointikriteerien mukaan siten, että pisteitä olisi voinut antaa enempää. Alustava käyttöönottosuunnitelma Arviointi suoritettiin vertailemalla suunnitelman otsaketasot sisältöineen (tiivistelmä, käyttöönottovaiheen yleiskatsaus, tehtävät ja aikataulu, projektiorganisaation rakenne, riskit ja riskienhallinta sekä käyttöönottoprojektin päättäminen). Arvioinnissa kiinnitettiin huomiota suunnitelman selkeyteen johdonmukaisuuteen palveluiden siirron ja tuotantoympäristöjen toteuttamisen aikataulutukseen resursointiin (toimittajan riittävä resursointi ja asiakkaan resurssien tarve) riskien arviointiin ja projektin hallinnointiin. Jokaisesta vertailtavasta otsaketasosta sisältöineen saattoi saada maksimissaan 3 pistettä (yhteensä 18 p). Osa-alueet vertailtiin seuraavasti:

3 (5) 0 p Käyttöönottosuunnitelmassa ei ole kuvattu lainkaan ko. otsaketta 1 p Arvioitava otsaketaso on kuvattu yleispiirteisesti. Tilaajalla ei ole suunnitelman luettuaan kattavaa ja riittävää kuvaa siitä, miten projekti tullaan toteuttamaan. 2 p Arvioitava otsaketaso on kuvattu selkeästi. Tilaajalle kuitenkin jää suunnitelman luettuaan joitakin oleellisia kysymyksiä tai muuta oleellista epäselvyyttä liittyen arvioitavaan kohtaan. 3 p Arvioitava otsaketaso on kuvattu erittäin selkeästi. Tilaajalle ei jää mitään epäselvyyttä projektin läpiviemisen toteutuksesta. Eniten pisteitä saanut tarjoaja sai lopulliseen tarjousvertailuun 20 vertailupistettä, johon muiden tarjoajien saamat suhteutettiin. Tarjouksen pistemäärä tämän arviointialueen osalta lopulliseen vertailuun = asianomaisen tarjouksen saamat jaettiin eniten pisteitä saaneen tarjouksen pisteillä ja kerrottiin 20 pisteellä. palvelut Finland j Kokonais 14 14,5 13,5 11,0 18,0 14,0 Painotetut 15,6 16,1 15,0 12, ,6 : Suunnitelma oli kuvattu selkeästi, mutta tilaajalle jäi joistain osa-alueista tarve lisäkysymyksille. puhelin : Suunnitelma oli kuvattu selkeästi, mutta tilaajalle jäi joistain osa-alueista tarve lisäkysymyksille. Palvelut: Suunnitelma oli kuvattu selkeästi, mutta tilaajalle jäi epäselvyyttä muutamiin arvioitaviin kohtiin. : Suunnitelma oli kuvattu osin yleispiirteisesti ja osin selkeästi. Suunnitelmasta näkyi valmiin projektisuunnitelmapohjan käyttö ja osa valmiin pohjan osa-alueista oli täyttämättä kokonaan. Resurssit ja työmäärät oli jätetty arvioimatta kokonaan. Projektiorganisaatio oli kuvattu vain yleispiirteisesti. Finland: Suunnitelma oli kuvattu erittäin selkeästi ja kaikki kokonaisuudet huomioon ottaen. Tilaajalle ei jäänyt epäselvyyttä palvelujen tuotantoon siirrosta, aloitusajankohdista, aikataulutuksesta, riskien hallinnasta tai projektin hallinnoinnista. puhelin: Suunnitelma oli kuvattu selkeästi, mutta tilaajalle jäi osa-alueista tarve lisäkysymyksille. Suunnitelma jatkuvan palvelun tuottamisesta Suunnitelmasta arvioitiin esitettyjen palvelujen tuottaminen: käyttötukipalvelut lähitukipalvelut työaseman hallintapalvelut etäyhteyspalvelut sähköpostin hallintapalvelut Microsoft office sovellushallintapalvelut infra-alustojen hallintapalvelut yhteyksien- ja tietoturvan hallinta- ja ylläpitopalvelut

4 (5) palvelupäällikköpalvelu laadun hallinta käyttöpalvelujen mittarointi ja palvelujen kehittäminen eli yhteensä 12 osa-aluetta. Jokaisesta osa-alueesta saattoi saada 3 pistettä kustakin, maksimipisteiden ollessa 36. Osa-alueet arvioitiin seuraavasti: 0 p Arvioitavaa osa-aluetta ei ole kuvattu suunnitelmassa 1 p Suunnitelmasta käy ilmi osa-alueen kuvaukset yleispiirteisesti. 2 p Arvioitava osa alue on kuvattu selkeästi. Toimittajan palvelut ovat normaalilla tasolla. 3 p Arvoitava osa-alue on kuvattu erittäin selkeästi. Kuvauksesta käy ilmi että toimittajan palvelut ovat erittäin kehittyneellä tasolla ja että toimittajalla on käytössään laatujärjestelmiä osa-alueen suhteen. Tarjouksen pistemäärä tämän arviointialueen osalta lopulliseen vertailuun = asianomaisen tarjouksen saamat jaettiin eniten pisteitä saaneen tarjouksen pisteillä ja kerrottiin 20 pisteellä. palvelut Finland j Kokonais , Painotetut 15,5 15,5 12,9 13, ,5 puhelin : Suunnitelmassa eri osa-alueita oli kuvattu yleispiirteisesti, selkeästi tai erittäin selkeästi. : Suunnitelmassa eri osa-alueet oli kuvattu selkeästi. Etäyhteyspalvelua ei oltu kuvattu ollenkaan. Palvelut: Suunnitelmassa eri osa-alueet oli kuvattu yleispiirteisesti tai osin selkeästi. Tarjoaja oli liittänyt tarjoukseen tarkemmat kuvaukset palveluista erillisinä liitteinä mutta näitä ei huomioitu pisteytyksessä, koska tarjouspyynnössä oli ehtona maksimissaan 10 sivun selostus asiakokonaisuuksista yhteensä. : Suunnitelmassa eri osa-alueet oli kuvattu yleispiirteisesti tai osin selkeästi. Suunnitelman mikään osa-alue ei saanut kolmea pistettä. Finland: Suunnitelmassa oli kuvattu eri osa-alueet erittäin selkeästi ja kattavasti. Suunnitelma oli kaikista vertailluista tarjouksista paras ja kattavin, tämänkään suunnitelman saamatta kaikista osa-alueista täysiä pisteitä. puhelin: Suunnitelmassa oli osa eri osa-alueista kuvattu erittäin selkeästi ja kattavasti, mutta etäyhteyspalvelut, sähköpostin hallintapalvelut ja Microsoft office sovellushallintapalvelut olivat jätetty kokonaan kuvaamatta

5 (5) Hinnan pisteyttäminen Hinnasta annettavat suhteutettiin laskukaavalla (halvin hinta/tarjouksen hinta) x painoarvon mukaiset. Halvin hinta sai 40 pistettä. palvelut Finland j puhelin Hinta Painokerroin 40 37, ,9 29,6 17,7 Tarjousten vertailu Projektipäällikön ja palvelupäällikön osaaminen ja ammatillinen pätevyys Alustava käyttöönottosuunnitelma Suunnitelma jatkuvan palvelut Finland j 15,7 14, ,7 18,6 14,3 15,6 16,1 13,5 12, ,6 15,5 15,5 12,9 13, ,5 puhelin palvelun tuottamisesta Hinta 40 37, ,9 29,6 17,7 Yhteensä 86,8 83,2 77,9 78,7 88,2 61,1 Tarjouksista kokonaistaloudellisesti edullisin on Finland j:n tarjous.

Samankaltaiset tiedostot

Palvelut ja ehdottomat palveluvaatimukset on kuvattu tarkemmin tarjouspyynnön liitteessä 1.

Palvelut ja ehdottomat palveluvaatimukset on kuvattu tarkemmin tarjouspyynnön liitteessä 1. Tarjouspyyntö 1(9) 15.6.2016 UML Dnro 179/2016 Uudenmaan liiton ICT-palvelujen kilpailutus vuosille 2017-2018 1. Hankintayksikkö Uudenmaan liitto on tulevaisuuden tekijä 1,6 miljoonan asukkaan maakunnassa