Hallitus Myyntilaskutuspalveluun liittyvien töiden uudelleen järjestely 1089/ /2013 EKSTPHAL 51. Taustaa

Transkriptio

1 Hallitus Myyntilaskutuspalveluun liittyvien töiden uudelleen järjestely 1089/ /2013 EKSTPHAL 51 Taustaa Eksote on yhdessä Lappeenrannan kaupungin kanssa osana oman toimintansa kehittämistä sekä Saimaan talous ja tieto Oy:n liiketoiminnan eteenpäinvientiä selvittänyt myyntilaskutuksen ja siihen läheisesti liittyvien tehtävien uudelleen järjestelyjen järkevyyttä. Tavoitteena oli selvittää, voitaisiinko myyntilaskutuksen perustehtävien keskittämisellä ja siirrolla Saimaan talous ja tieto Oy:n hoidettavaksi jatkuvana palveluna lisätä laskutusprosessin tehokkuutta n % ja samalla lisätä laatua. Selvityksen tekemisestä on Saimaan talous ja tieto Oy:n kanssa tehty puitesopimus (hankintapäätös , Pentti Itkonen), jonka kustannusarvio koko projektin osalta on Eksoten osuus tästä on ja Lappeenrannan kaupungin Projektia varten on perustettu projektiryhmä ja ohjausryhmä, jossa on ollut edustajia sekä Eksotesta, Lappeenrannan kaupungilta että Saimaan talous ja tieto Oy:stä. Selvityksen määrittelyvaiheessa on kartoitettu omana toimintana tuotetun laskutuksen nykyiset prosessit, laskuttajien tehtävät ja toimintamallit sekä laadittu toimintasuunnitelma mahdollista toteutus- ja käyttöönottovaihetta varten. Selvitys on tehty Eksoten ja Lappeenrannan kaupungin nimeämien yhteyshenkilöiden avustuksella ja haastattelemalla laskuttajia. Selvitysvaiheen aikana on käyty läpi sisällölliset, taloudelliset ja henkilöstöhallintoon liittyvät näkökulmat. Suunnitelma sisältää myyntilaskutuspalvelun tarjoamisen palveluna sekä näitä tehtäviä tekevien henkilöiden siirtymisen Saimaan talous ja tieto Oy:n palvelukseen. Projektin ohjausryhmä, jossa Eksoten edustajina ovat olleet talousjohtaja Liisa Mänttäri ja toimistopalvelupäällikkö Oona Kokkonen, on kokouksessaan päätynyt suosittelemaan, että projektin määrittelyvaiheesta siirryttäisiin toteutus- ja käyttöönottovaiheeseen tavoitteena myyntilaskutuspalvelujen siirto Saimaan talous- ja tieto Oy:n hoidettavaksi loppuprojektin aikana tehtävien tarkennusten mukaisesti. Perustehtävät sisältävät ylätasolla laskun muodostamisen ja lähettämisen loppuasiakkaalle, laskureklamaatioihin vastaamisen sekä hyvityslaskujen ja perinnän hoitamisen.

2 Nykytilanne ja suunnitellut muutokset Eksotessa myyntilaskutus on ollut jo osittain keskitettynä asiakasmaksu- ja laskutustiimiin. Osittain laskutusta on hoidettu osana muita tehtäviä. Nykytilanteessa laskutukseen kuluu 15,1 htv. Tavoitetilanteessa näistä tehtävistä Saimaan talous ja tieto Oy:öön siirtyisi 7,8 htv ja Eksoteen jäisi 5,1 htv. Toiminta tehostuisi 2,2 htv verran. Tehostuminen olisi mahdollista vähentämällä sijaisia toimistopalvelutiimeistä. Muutoksessa Eksoten henkilöstökulut supistuisivat n.10 htv:lla ja ostopalvelut lisääntyisivät 7,8 htv. Ostopalvelujen hintaan sisältyisivät vuokra-, puhelin-, atk- ym. yleiskulut henkilöä kohden oletuksena enintään samanhintaisina kuin lähtötilanteessa. Lisäksi ostopalvelun hintaan sisältyisi esimiesresurssia. Vastaavasti esimiestyö laskutuksen osalta vähensi Eksotessa. Eksote sitoutuisi solmimaan ulkoistuksen mukaisen palvelusopimuksen kolmeksi vuodeksi. Tehostumisen mahdollistaa mm. laskutusprosessien keskittäminen ja yhdenmukaistaminen. Panostaminen koulutukseen lähdetiedon oikeellisuuden varmistamiseksi ja harvoin tapahtuvien laskutustehtävien keskittäminen vähentää virheiden korjaamiseen käytettävää aikaa. Suunnitelmaa on kuvattu tarkemmin liitteenä olevassa suunnitellussa tehtäväjaossa. Suunnitelman toteuttaminen edellyttää tehtävien uudelleen järjestelyjä ja koulutusta sekä Eksoten että toimittajan puolella, mutta mahdollisuus näiden toteuttamiseen on hyvä, koska toimistotiimit on organisoitu yhden johdon alaisuuteen. Henkilöstön asema Myyntilaskutuksen siirtämisessä Saimaan talous ja tieto Oy:n hoidettavaksi on henkilöstön siirrossa lähdetty liikkeelle siitä, että tarvittavan henkilöstön siirtymisestä neuvotellaan Eksoten ja Saimaan talous ja tieto Oy:n edustajien kesken. Jo tehtyä kartoitusta laskutuksen nykyisistä prosesseista, laskuttajien tehtävistä sekä tehtävien nykyisistä hoitajista hyödynnetään neuvotteluissa. Tarpeen mukaan tehdään vielä lisähaastatteluja. Selvitysten pohjalta tehdään esitys siirtyvistä henkilöistä. Kaikkia siirtyviä henkilöitä kuullaan vielä erikseen. Tavoitteena kuitenkin on, että kaikki toiminnan kannalta tarpeellinen osaaminen siirtyy Saimaan talous- ja tieto Oy:öön, jotta tavoitteet pystyttäisiin saavuttamaan. Mikäli esitys hyväksytään, tavoitteena on, että käyttöönottoprojekti toteutettaisiin n. kahden kuukauden kuluessa ja henkilöiden siirtyminen tapahtuisi toukokuun 2014 alussa. Henkilöt siirtyisivät vanhoina työntekijöinä (esimerkiksi lomaoikeus ja henkilöstöedut siirtyvät sellaisenaan). Eksote maksaisi Saimaan talous ja tieto Oy:lle siirtyvien henkilöiden kertyneen

3 lomapalkkavelan. Siirtyvät henkilöt saisivat käyttöönsä siirtymähetkestä alkaen Saimaan talous ja tieto Oy:n henkilökuntaedut (mm. sporttipassi, laaja työterveydenhuolto). Saimaan talous ja tieto Oy sitoutuu turvaamaan Eksotesta siirtyvän henkilöstön Eksoten perustamiseen liittyvistä järjestelyistä jäljellä olevan henkilöstön työsuhdeturvan (jäljellä n. 0,5 vuotta). Saimaan talous ja tieto Oy:ssä työehtosopimuksena noudatetaan PTYTES:iä. Myyntilaskutuspalvelun siirtoa on käsitelty asiakasmaksu- ja laskutustiimin viikkopalaverissa , minkä lisäksi henkilöstölle on lähetetty kaksi tiedotetta ( ja ). Yhteistoiminnallinen käsittely Henkilöstölle järjestettiin myyntilaskutuspalvelun siirtoa Saimaan talous ja tieto Oy:n (Saita) hoidettavaksi koskenut kuulemistilaisuus lähetetyn kutsun liitteenä oli valmistelumateriaali, jossa oli esitetty siirron perusteet, vaihtoehtona nykytilan säilyttäminen sekä siirron vaikutukset. Kuulemistilaisuuteen osallistui 24 henkilöä paikan päällä ja 6 henkilöä Lync-yhteyden kautta. Henkilöstöä edustanut pääluottamusmies kritisoi sitä, että siirtoa koskeneen selvityksen tehneessä projektiryhmässä ei ollut henkilöstön edustajaa. Työnantajan edustaja totesi, että henkilöstö oli kuitenkin osallistunut valmisteluun ja kuulemistilaisuuden kutsun yhteydessä kaikki olivat saaneet viimeisimmät valmistelutiedot. Yhteistoiminnallinen käsittely on toteutunut asianmukaisesti. On kuitenkin totta, että työnantaja on toimintaperiaatteet muutoksessa ohjeessa sitoutunut siihen, että henkilöstön edustaja otetaan mukaan muutoksia valmisteleviin työryhmiin. Tämä koskee lähtökohtaisesti myös työryhmiä, joissa on Eksoten ulkopuolisia osallistujia, kuten Saita tässä tapauksessa. Tästä huolehditaan jatkossa tarkemmin. Työnantajan edustaja totesi, että kyseessä on liikkeen luovutus, jolloin Eksoten ja Saitan yhdessä valitsemat henkilöt siirtyvät niin sanottuina vanhoina työntekijöinä Saitan palvelukseen. Pääluottamusmies totesi, että siirtyvän henkilöstön tulisi säilyä kunnallisen yleisen virka- ja työehtosopimuksen (KVTES) piirissä sen voimassaolon ajan. Työnantajan puolelta todettiin, että henkilöillä on tähän oikeus, mutta Saitassa sovellettava palvelulaitosten työnantajayhdistyksen työehtosopimusta (PTYTES) on sisällöltään samanlainen (vuosiloma, eläke jne.), joten henkilöstön toivotaan siirtyvän tämän piiriin. Henkilöstö esitti kysymyksiä myyntilaskutuspalvelun siirron käytännön järjestelyistä, kuten siirtyvien henkilöiden valinnasta,

4 uusista tehtäväkuvista ja tarvittavien tietojärjestelmien käyttöoikeuksista. Työnantajan puolelta todettiin, että henkilöstön valinnassa pyritään varmistamaan riittävän osaamisen siirtyminen Saitaan. Tehtäväkuvat, myyntilaskutusprosessi ja eri toimijoiden rooli määritellään yhteistyössä henkilöstön kanssa kun Eksote ja Lappeenrannan kaupunki ovat tehneet asiassa päätöksen. Henkilöstön kuulemisessa ei tullut esiin asioita, jotka vaikuttaisivat myyntilaskutuspalvelun siirron toteuttamiseen. Huomioivat seikat / riskit Siirrettäessä palveluja ulkoisen palveluntuottajan varaan, sisältyy toimintamallin muutokseen aina riskejä. Koska kyseessä on tukipalvelu ja toimittajalle jo siirretyn palvelun täydentäminen uudella osiolla, ei merkittäviä riskejä ydintoiminnan kannalta ole. Esim. laskutuksen virheilmoitusten vastaanotto on jo siirretty aikaisemmin keskitettyyn puhelinpalveluun Saimaan talous ja tieto Oy:n hoidettavaksi. Loppukäyttäjän kokema palveluiden laatu voi heikentyä, koska ulkoistuksen jälkeisessä toiminnassa pyritään eroon aikaisemmin jossain määrien käytössä olleesta ylipalvelemisesta, missä lähdetietoja on toistuvasti korjattu laskuttajien toimesta eivätkä tietoja toimittaneet henkilöt toimistopalveluissa ole välttämättä tiedostaneet tehneensä väärin. Uudessa toimintamallissa lähdetään kuitenkin liikkeelle siitä, että asiat tehdään kerralla oikein alkulähteillä. Tj Hallitus päättää - hyväksyä Eksoten myyntilaskutukseen liittyvän palvelun ostamisen Saimaan talous ja tieto Oy:ltä edellä todettujen periaatteiden ja käyttöönottoprojektin aikana tehtävien tarkennusten mukaisesti - hyväksyä Eksoten nykyisten myyntilaskutusta tekevien henkilöiden Saimaan talous ja tieto Oy:lle siirtymisen periaatteet - oikeuttaa Eksoten talousjohtajan käymään Saimaan talous ja tieto Oy:n kanssa siirtoprojektiin, henkilöstön siirtymiseen ja laajenevaan palvelutuotantoon liittyvät sopimusneuvottelut - oikeuttaa toimitusjohtajan allekirjoittamaan uudet sopimukset Eksoten ja Saimaan talous ja tieto Oy:n välillä. Hallitus Hyväksyttiin ja oikeutettiin toimitusjohtaja allekirjoittamaan uudet sopimukset Eksoten ja Saimaan talous ja tieto Oy:n välillä.

5 Valmistelija/lisätiedot: Liisa Mänttäri, talousjohtaja, p Tiedoksi talousjohtaja Liisa Mänttäri toimitusjohtaja Mia Hokkanen/Saimaan talous ja tieto Oy