Vanhojen potilastietojen pitkäaikaisarkistointi kansalliseen Kanta-palveluun

Transkriptio

1 Hallitus Vanhojen potilastietojen pitkäaikaisarkistointi kansalliseen Kanta-palveluun 98/ /2016 EKSTPHAL 21 Tausta Etelä-Karjalan sosiaali- ja terveyenhuollon kuntayhtymä ( Eksote ) aloitti operatiivisesti toimintansa Eksote muodostui kahdeksan kunnan (Parikkala, Rautjärvi, Ruokolahti, Lappeenranta, Taipalsaari, Savitaipale, Lemi ja Luumäki) sekä Etelä-Karjalan alueella toimivan sairaanhoitopiirin (Etelä-Karjalan sairaanhoitopiirin kuntayhtymä, EKSHP) toimintojen fuusiosta. Vuoden 2009 aikana Eksotelle rakennettiin yhteinen tietojärjestelmäkokonaisuus, jossa keskeisimpänä tietojärjestelmänä toimii potilastietojärjestelmä (terveyseffica). Vuoden 2009 aikana Eksoten terveyseffican perustamisen lisäksi kopioitiin Eksoten terveysefficaan pohjatiedoksi EKSHP:n, Lappeenrannan kaupungin, Lemin, Luumäen ja Rautjärven käytössä olleiden terveyseffica-potilastietojärjestelmien potilastiedot ja -asiakirjat. Muilla kunnilla oli käytössään eri palveluntuottajien potilastietojärjestelmät. Näiden järjestelmien tietojen kopioiminen vuoden 2009 aikana oli aikataulullisesti, toiminnallisesti ja taloudellisesti mahdotonta. Muiden kuin Lappeenrannan, Lemin, Luumäen, Rautjärven ja EKSHP:n potilastietojärjestelmät jätettiin ns. operatiiviseen katselukäyttöön. Näihin vanhoihin potilastietojärjestelmiin ei ole ollut enää jälkeen mahdollista tehdä uusia merkintöjä - ainoastaan katsella merkintöjä, jotka on tehty ennen Eksoten perustaneiden kuntien lisäksi katselukanta on olemassa myös Joutsenon kunnan potilasasiakirjojen osalta, jotka syntyivät ennen Joutsenon liittymistä Lappeenrantaan. Joutseno yhdistyi osaksi Lappeenrantaa Eksoten alueella on vanhoja potilastietoja seuraavissa potilastietojärjestelmissä: Pegasos (CGI Suomi Oy), Mediatri (Mediconsult Oy), WinHIT, FinStar/Webstar (CGI Suomi Oy) ja terveyseffica (Tieto Healthcare & Welfare Finland Oy). Vanhat operatiivisessa katselukäytössä olevat potilastietojärjestelmät aiheuttavat joka vuosi merkittävän kustannuserän lisenssien ja erityisesti käyttöpalveluympäristöjen ylläpidon muodossa. Vanhoja järjestelmiä ei enää kustannustehokkuuden takia kannata päivittää, jolloin tietojen

2 katselumahdollisuus ja arkistolain mukaiset velvoitteet potilastietojen säilyttämisestä vaarantuvat. Nykykustannustasoon pohjautuen on laskennallisesti arvioitu, että vanhat potilastiedot tulevat maksamaan Eksotelle viiden vuoden laskentakaudella taulukon 1 mukaisesti noin euroa. Taulukko 1: Vanhojen potilastietojen operatiiviset ylläpitokustannukset viiden vuoden laskenta-ajalla (kustannukset kasvavat tämän ajan jälkeen vuositasolla) Vanhojen potilastietojen käyttöarvo vähenee koko ajan. Suurin osa potilaista on asioinut jälkeen jo Eksoten palvelupisteissä, jolloin heidän viimeisimmät potilastietonsa on kirjattu Eksoten nykyisin käytössä olevaan potilastietojärjestelmään. Vanhoista potilastiedoista katsotaan nykyisin lähinnä rokotustietoja sekä pitkäaikaisdiagnooseja ja mahdollisten vakuutuskorvauspäätöksen yhteydessä vanhoja hoitotietoja. Katselujen määrä vanhoja tietoja koskien vähenee koko ajan. Vuoden 2010 jälkeen on valtakunnassa tapahtunut kehitystyötä valtakunnallisen (sähköisen) potilasarkiston arkiston (KANTA, earkisto ) tiimoilta. Vuonna 2015 tuli valtakunnallisten pilottien myötä mahdolliseksi viedä potilastietoja valtakunnalliseen earkistoon myös vanhoista potilastietojärjestelmistä. Eksoten strategisena tavoitteena on ollut viedä vanhat potilastiedot suoraan kansalliseen earkistoon. Vanhat earkistoon vietävät tiedot näkyvät vain terveydenhuollon ammattilaisille omassa organisaatiossa, ei kansalaisille. Vanhojen tietojen siirron jälkeen earkistoon, vanhat potilastietojärjestelmät, joita on pidetty rajoitetussa katselukäytössä alkaen, voidaan poistaa kokonaisuudessaan käytöstä. Hankittava työ ja aikataulu Vanhojen potilastietojen siirtäminen earkistoon käsittää työnä ja hankintana: vanhoissa potilastietojärjestelmissä olevan tiedon kasaamisen ja siirtämisen ulos vanhoista potilastietojärjestelmistä, 1. tiedon konvertoinnin ja käsittelyn earkiston ymmärtämään tiedostomuotoon sekä tiedon siirtämiseen earkistoon ja lisäksi (suorahankittava työ) 2. työhön liittyy myös konversioon tarvittavat työvälineet ja

3 tekniset ympäristöt sekä katselumoduuli, jolla earkistoon vietyjä tietoja voi katsella nykyisin käytössä olevan potilastietojärjestelmän kautta. Tiedot vanhoista potilastietojärjestelmistä tuottavat ulos kyseisten potilastietojärjestelmien toimittajat (kohta 1). Tietojen migroiminen ja siirtäminen earkistoon (kohta 2) tulee tapahtua erillisen, potilastietojärjestelmistä riippumattoman, toimittajan toimesta. Konversioon liittyvät työvälineet (kohta 3) tulevat tietojen migraation toimittavan toimittajan toimesta. Nykyisen potilastietojärjestelmän yhteyteen tuleva katselumoduuli (kohta 3) tulee nykyisen potilastietojärjestelmätoimittajan toimesta. Vanhojen tietojen siirtoprojektilla on tiukka aikataulu, siirrot earkistoon tulee olla tehty vuoden 2016 aikana (projekti alkaa helmikuussa 2016) niin että vanhoista potilastietojärjestelmistä voidaan viimeistään luopua Aikataulu pohjautuu Eksoten omien tavoitteiden lisäksi Terveyden- ja Hyvinvoinnin Laitoksen ( THL ) kanssa tehtyyn rahoitusyhteistyöhön, jonka mukaisesti vanhat potilastiedot tulee olla kopioitu vuoden 2016 aikana earkistoon. Tiukka aikataulu asettaa valittavalle, migraation ja tiedonsiirron toteuttavalle, toimittajalle vaatimuksen olemassa olevasta kokemuksesta niin erilaisten potilastietojärjestelmien kuin earkiston suhteen. Kokemusta täytyy olla rajapinnoista ja niiden teknologioista mutta mikä merkittävintä erilaisista potilastietojärjestelmien sisältämistä tietosisällöistä ja niiden kytkeytymisestä kansallisesti määriteltyyn ja toteutettuun earkiston tietosisältöihin. Lisäksi toimittajalla täytyy olla käytettävissään soveltuva teknologia tietojen siirtämiseen, käsittelyyn ja rikastamiseen, jotta siirto earkistoon onnistuu kansallisesti määritellyllä tavalla. Eksoten internet-verkkoon pohjautuvan markkinakartoituksen sekä muille piireille tekemän kyselyn perusteella kävi parhaan mahdollisen ymmärryksen mukaisesti ilmi, että Avain Technologies Oy ( Avaintec ) on ainut osaamisvaatimukset täyttävät toimittaja Suomessa tällä alueella. Kyselyssä ja arviossa päädyttiin seuraaviin lopputuloksiin, joiden pohjalta Avaintechin suorahankintavalinta tehtiin: 1. Avaintecin teknologiset ratkaisut mahdollistavat vanhoista potilastietojärjestelmistä ulosluetun datan käsittelyn rakenteisessa muodossa, jolloin data voidaan harmonisoida ja normalisoida eri järjestelmien välillä ja toimittaa earkistoon yhteisessä muodossa. Rakenteinen muoto mahdollistaa myös tiedon helpomman siirrettävyyden järjestelmien välillä, tiedon tuomisen earkiston ohella myös Eksoten muihin tietovarastoihin esimerkiksi big data

4 analyyseihin liittyen. 2. Avaintec on potilastietojärjestelmätoimittajista riippumaton taho, jolla on kuitenkin kokemusta kaikista Eksoten tapauksessa relevanteista potilastietojärjestelmistä ja niiden tietojen migroimisesta voimassa oleviin kansallisiin tietorakennestandardeihin. Yhtiö on selvityksensä mukaisesti toteuttanut migraatioita yli kahteensataan (200) potilastietojärjestelmä installaatioon. Kokemuksen takia voidaan katsoa, että Avain Technologies Oy on ainut toimittaja, joka kykenee suorittamaan konversiotyön vaaditussa aikataulussa. 3. Avaintec on ainona potilastietojärjestelmistä riippumattomana tahona toteuttanut tietojen viemisen potilastietojärjestelmistä earkistoon tällä hetkellä. 4. Avaintecin migraatioratkaisut mahdollistavat haku ja tallennusmetatietojen rikastamisen migraatioiden aikana. Rikastetut metatiedot tehostavat Kanta-järjestelmässä olevan tiedon käytettävyyttä ja hyödyntämistä. 5. Migroitujen rakenteisia, vanhoja potilasasiakirjoja, voidaan katsella Eksoten käytössä olevalla Effica potilastietojärjestelmällä. Kokonaisuus on todennettu Avaintecin Kainuun sotelle toteuttamassa pilotissa, jossa vanhat potilastiedot siirrettiin earkistoon. Suorahankinta Suorahankintaa koskeva ilmoitus Eksoten vanhojen potilastietojen valtakunnalliseen KANTA-arkistoon konvertoimistyöstä julkaistiin Eksoten omilla sivuilla ja valtakunnallisella HILMA-sivustolla (HILMA on työ- ja elinkeinoministeriön ylläpitämä maksuton, sähköinen ilmoituskanava, jossa hankintayksiköt ilmoittavat julkisista hankinnoistaan) Jos suorahankinnasta ei valiteta neljäntoista (14) päivän kuluessa ilmoituksen julkaisemisesta, hankinta tulee lainvoimaiseksi. Jos joku tekee perustellun valituksen, hankinnassa siirrytään normaaliin kilpailumenettelyyn. Hinta ja rahoitus Koko hankkeen kustannuksen on arvioitu olevan euroa, joista palveluiden ostoja on arvioitu olevan euroa ja Eksoten henkilöstön omia palkkoja euroa. Ostopalvelut muodostuvat karkeasti seuraavista kokonaisuuksista: Kohta 1: Vanhojen potilastietojärjestelmätoimittajien työt (tietojen kasaaminen ja siirtäminen ulos vanhoista potilastietojärjestelmistä)

5 a. Pegasos (CGI suomi Oy): euroa b. Mediatri (Mediconsult Oy): euroa c. WinHIT(In Net Oy): euroa d. terveyseffica (Tieto Healthcare & Welfare Finland Oy): euroa Nämä hankinnat voidaan hoitaa, joko Eksoten suoralla sopimuksella vanhojen potilastietojärjestelmätoimittajien kanssa, tai Avaintecin kautta suorana läpilaskutuksena. Kohta 2: Tietojen migroiminen ja siirtäminen earkistoon: euroa. Avaintecin migraatiotyö ja siihen työn aikana käytettävien teknologioiden hinta koostuu seuraavasti ajalla : a. Pegasos: euroa b. Mediatri: euroa c. WinHit: euroa d. Effica: euroa Kohta 3: Nykyisin käytössä olevan potilastietojärjestelmän yhteyteen tulevan katselimen hankinta: euroa. Eksote on hakenut tukirahoitusta vanhojen tietojen siirtämiseen earkistoon THL:n sosiaali- ja terveydenhuollon paikallisen ja alueellisen tietojärjestelmäinfrastruktuurin tehostamisen ja selkiyttämisen -ohjelmasta. THL teki rahoitushakemukseen myönteisen päätöksen (liite 2 Valtioavustuksen myöntäminen) Päätöksen mukaisesti THL myönsi Eksotelle tukirahoituksen, joka on seitsemänkymmentä (70%) prosenttia koko hankkeen arvioidusta kustannukset. Rahallisesti tämä tarkoittaa euron tukipäätöstä. Eksoten katettavaksi (omavastuuosuus) jää näin ollen euroa. Tästä summasta noin euroa on Eksoten vastuulla olevia kustannuksia ostopalveluista. Ostopalvelukustannukset katetaan Eksoten investointibudjetissa ja osin käyttötalousbudjetissa olevilla varauksilla. Hankinnan perustelu Vanhat operatiivisessa katselukäytössä olevat potilastietojärjestelmät aiheuttavat joka vuosi merkittävän kustannuserän. Vanhat tietojärjestelmät ja niiden käyttöpalveluympäristöt aiheuttavat kasvan riskin tietojen saatavuudelle ja häviämiselle ja siten Eksoten mahdollisuudet täyttää mm. arkistolain ja potilastietojen sähköinen käsittely -lain

6 vaatimukset vaarantuvat. Lisäksi vanhat potilastiedot menettävät operatiivista merkitystään koko ajan tietojen vanhentuessa hoitamisen kannalta. Vanhojen potilastietojen kumulatiiviset kustannukset viiden (5) vuoden aikana ovat noin euroa. Tämän mukaisesti Eksoten tekemä noin euron investointi tulee maksamaan itsensä takaisin noin kahdessa vuodessa. Suomessa tullaan tulevien vuosien aikana perustamaan nopealla tahdilla uusia sosiaali- ja terveysalueita (itsehallintoalueet) sosiaalija terveydenhuollon uudistuksen myötä, jokainen näistä alueista joutuu ratkaisemaan kuntien käytössä olleiden vanhojen potilastietojen säilyttämisen ongelman. Eksote on ollut edellä kävijä monissa asioissa ja haluaa myös vanhojen potilastietojen osalta olla ensimmäisten joukossa tietojen siirtämisessä valtakunnalliseen arkkitehtuuriin ja arkistoon. Projekti halutaan toteuttaa tiukassa mutta realistisessa aikataulussa hyvässä yhteistyössä vanhojen potilastietojärjestelmätoimittajien ja kansallisten yhteistyökumppanien kanssa. Tehtyyn arvioon perustuen Avain Technologies Oy on Suomessa tällä hetkellä ainut toimittaja, joka kykenee toteuttamaan tietojen migraation ja siirron potilastietojärjestelmä riippumattomasti, tiukalla aikataulu ja laadukkaasti ja kansallisia määrityksiä noudattaen. Asiantuntijana kokouksessa kuullaan tarvittaessa Eksoten tietohallintojohtajaa. Tj Hallitus Hallitus päättää - hankkia Eksoten vanhojen potilastietojen earkistoon siirtämiseen liittyvän konvertoimistyön, hankinnan arvo kokonaisuudessaan euroa, suorahankintana Avain Technologies Oy:ltä kun suorahankinta on tullut lainvoimaiseksi (hankinta sisältää vanhoilta potilastietojärjestelmien toimittajilta tilattavan työn eli tietojen keräämisen ja siirtämisen); - valtuuttaa tietohallintojohtajan valmistelemaan hankinnan kannalta tarvittavat sopimukset liitteineen ja valtuuttaa toimitusjohtajan allekirjoittamaan hankintasopimukset; ja - merkitä tiedoksi THL:n myöntämän tukirahoituksen euroa (70 prosenttia koko hankkeen arvioiduista kustannuksista). Hyväksyttiin. Valmistelija/lisätiedot: Toni Suihko, tietohallintojohtaja, p etunimi.sukunimi@eksote.fi

7 Tiedoksi Sinikka Rantala / THL