Hallitus Hankintapäätös, kuvantamisen ICT-palvelut (kuvantamisen kuvien arkistointitietojärjestelmä) 747/

Transkriptio

1 Hallitus Hankintapäätös, kuvantamisen ICT-palvelut (kuvantamisen kuvien arkistointitietojärjestelmä) 747/ /2016 EKSTPHAL 184 Tausta Etelä-Karjalan sosiaali- ja terveyspiirin ( Eksote ) käytössä oleva kuvantamisen kuvien arkistointitietojärjestelmä (PACS) hankitaan tällä hetkellä Agfa HealthCare Finland Oy Ab:lta ( Agfa ) Medi-IT Oy:n ( Medi-IT ) kautta. Medi-IT on kilpailuttanut PACS-tietojärjestelmän yhteisesti Etelä-Karjalan sairaanhoitopiirin kuntayhtymän ja Kymenlaakson sairaanhoitopiirin kuntayhtymän käyttöön. Eksote ja Kymenlaakson sairaanhoitopiiri kuntayhtymää seurannut Kymenlaakson sairaanhoito- ja sosiaalipalveluiden kuntayhtymä ( Carea ) ovat perineet kilpailutetun alihankintasopimuksen organisationaalisten muutoksiensa myötä. Helsingin ja Uudenmaan sairaanhoitopiirillä ( HUS ) on oman hankintasopimuksensa kautta käytössä sama PACS-tietojärjestelmä kuin Eksotella ja Carealla. Medi-IT:n kautta hankitaan yhteisesti myös radiologian toiminnanohjausjärjestelmä ( RIS ), jonka tulevaisuuden järjestely ei sisälly tähän esitykseen. RIS-tietojärjestelmän tulevaisuutta tarkastellaan erillisenä selvityksenä vuoden 2017 ensimmäisen vuosipuoliskon aikana. Tässä selvityksessä tarkastellaan RIS:n tulevaisuuden rakentumista järkevimmällä tavalla uudistuvaan PACS-tietojärjestelmän toimitusmalliin liittyen. Helsingin ja Uudenmaan alueella ( HUS-alue ) on käynnissä Apotti-kilpailutus koskien uuden potilas- ja asiakastietojärjestelmäkokonaisuuden hankkimista alueen sosiaali- ja terveydenhuollon tarpeisiin. HUS-alue on linjannut, että kuvantamiskokonaisuus ei kuulu osaksi Apotti-kilpailutusta vaan perustuu ns. erillisjärjestelmiin. HUS-alue tulee jatkamaan erillisillä kuvantamisen tietojärjestelmillä, jotka tullaan aikanaan liittämään osaksi Apotti-tietojärjestelmäkokonaisuutta. Eksote on mukana useiden sairaanhoitopiirien yhteistyöhön pohjautuvassa UNA-hankkeessa, jossa Apottia vastaavalla tavalla määritellään vaatimuksia tulevaisuuden asiakas- ja potilastietojärjestelmälle. UNA-hankkeessa kuvantamisen tietojärjestelmät on kategorisoitu erillisjärjestelmiksi, jotka eivät kuulu määritysten / hankinnan piiriin.

2 Eksoten, Carean ja HUS:n välisissä erityisvastuualueen ( Erva ) yhteistyöryhmissä (yhteistyön johtoryhmä ja ICT-ryhmä) on keskustelu yhteistyön syventämisestä kuvantamisen tietojärjestelmien osalta. Keskustelujen lähtökohtana on ollut malli, jossa HUS jatkossa toimittaisi PACS-tietojärjestelmäpalvelut Eksotelle ja Carealle. Tämän myötä koko Erva-alueella olisi käytössä yhteinen PACS-tietojärjestelmä. Osana Erva-alueen yhteistyön syventämistä ICT asioiden osalta, Eksoten hallitus kokouksessaan päätti, että jatkossa Eksote hankkii laboratoriotietojärjestelmäpalvelunsa HUS:lta. Hallitus päättää valtuuttaa toimitusjohtajan allekirjoittamaan aiesopimuksen Mylab Oy:n / Helsingin ja Uudenmaan sairaanhoitopiirin kanssa yhteisen, Mylab Oy:n toimittaman, laboratoriotietojärjestelmän hankkimisesta Helsingin ja Uudenmaan sairaanhoitopiiriltä. Kun laboratoriotoiminnan kokonaisvaltainen selvitys valmistuu, huomioidaan sen esittelyn yhteydessä mahdolliset päivitykset yhteisen laboratoriotietojärjestelmän käyttöönoton etenemissuunnitelmaan. Carea on päätynyt ulkoistamaan diagnostiset tukipalvelunsa (laboratorio ja kuvantaminen) kokonaisuudessaan HUS:lle alkaen. Liiketoimintasiirron yhteydessä vastuut tietojärjestelmäpalveluiden tuottamisesta siirtyvät luonnollisesti HUS:lle kokonaisuudessaan. Päätettäessä kuvantamisen tietojärjestelmäratkaisuista tulevaisuudessa, täytyy huomioida seuraavat asiakokonaisuudet: 1. Carean irtautuminen Medi-IT:n toteuttamasta yhteishankinnasta nostaa merkittävästi Eksoten kustannuksia koskien kuvantamisen tietojärjestelmien käyttöpalvelukustannuksia 2. Eksoten käytössä ei ole ns. pitkäaikaista kuva-arkistoa, joka tarkoittaa sitä, että Eksoten radiologiset kuvat säilytetään reaaliaikaisessa ja kalliissa levy- ja tietokantaympäristössä. Tämä nostaa uusien tallennettavien kuvien takia Eksoten kuvantamisen tietojärjestelmiin liittyvää käyttöpalvelukustannusta merkittävästi joka vuosi (kustannusnousu suurenee suhteellisesti vuosivuodelta). 3. Tulevaisuudessa kuvantamisen tietojärjestelmät tulee liittää kansalliseen potilastiedon arkistoon (KANTA) 4. Tulevaisuudessa PACS-tietojärjestelmään täytyy tehdä merkittäviä päivityksiä 5. Maakuntauudistukseen liittyen Suomessa haetaan tulevaisuudessa paremmin yhteen sovitettua valtion aluehallintoa ja maakuntahallintoa sekä

3 yksinkertaisempaa julkisen aluehallinnon järjestämistä (valtio, alueet ja kunnat). Carean ja Eksoten käytössä olevan PACS-tietojärjestelmän kustannukset jakautuvat tällä hetkellä suhteessa 58,2% (Carea) / 41,8% (Eksote). Jako perustuu tehtyjen kuvantamistutkimuksien määrään. Kun Carea siirtyy käyttämään HUS:n toimittamaa PACS-tietojärjestelmään, vastaa Eksote jatkossa yksin käyttöpalvelukustannuksista. Käyttöpalveluiden osalta tämä tarkoittaa Eksoten kustannuksien nousua pahimmassa tapauksessa nykyisestä eurosta euroon vuodessa (katso Taulukko 1). EKSOTE KUVANTAMINEN Pacs kustannukset: Ohjelmistokustannukset 38280, , , , , , ,50 Tukipalvelukustannukset 63500, , , , , , ,00 Käyttöpalvelukustannukset , , , , , , ,00 Yhteensä , , , , , , ,50 Ris kustannukset: Ohjelmistokustannukset 23900, , , , , , ,90 Tukipalvelukustannukset 63500, , , , , , ,00 Käyttöpalvelukustannukset 53895, , , , , , ,80 Yhteensä , , , , , , ,70 EKSOTE Pacs- ja Ris -kustannukset yhteensä/vuosi , , , , , , ,20 Carea SAPA KUVANTAMINEN Pacs kustannukset: Ohjelmistokustannukset 50652, , , , , , ,40 Tukipalvelukustannukset 63500, , , , , , ,00 Käyttöpalvelukustannukset , , , , , , ,64 Yhteensä , , , , , , ,04 Ris kustannukset: Ohjelmistokustannukset 33277, , , , , , ,40 Tukipalvelukustannukset 63500, , , , , , ,00 Käyttöpalvelukustannukset 75041, , , , , , ,20 Yhteensä , , , , , , ,60 Carea SAPA Pacs- ja Ris -kustannukset yhteensä/vuosi , , , , , , ,64 KUSTANNUKSIEN YHTEENVETO Pacs kustannukset Eksote kuvantaminen , , , , , , ,50

4 Carea Sapa kuvantaminen , , , , , , ,04 Yhteensä , , , , , , ,54 Ris kustannukset Ekoste kuvantaminen , , , , , , ,70 Carea Sapa kuvantaminen , , , , , , ,60 Yhteensä , , , , , , ,30 Alueelliset Pacs ja Ris -kokonaiskustannukset yhteensä / vuosi , , , , , , ,84 Taulukko 1: Eksoten ja Carean kuvantamisen tietojärjestelmien kustannukset vuosina Eksotella ei ole käytössään pitkäaikaisarkistoa, johon voitaisiin tallentaa radiologiset kuvat, joita ei tarvita aktiivisesti (yli 2-3 vuotta vanhat kuvat). Tämän johdosta kaikki Eksoten ottamat radiologiset kuvat tallennetaan operatiivisten tietojärjestelmien käyttämiin tietokantoihin. Nämä tietokannat käyttävät reaaliaikaista ja kallista levykapasiteettia. Lisäksi otettujen kuvien määrässä tapahtuu vuosittaista nousua. Tämä tarkoittaa sitä, että käyttöpalvelukustannukset nousevat n vuodesta 2016 vuoteen 2017 mennessä pelkästään Eksoten nykyisen laajuuden osalta. Kuten Taulukon 1 rivistä EKSOTE Pacs- ja Ris -kustannukset yhteensä/vuosi voi nähdä, tämä trendi on jatkuva myös tulevaisuudessa. Vuonna 2014 tapahtunutta pudotusta selittää tuolloin tapahtunut käyttöpalveluiden kilpailutus. Kilpailutuksen hyöty on kuitenkin kertaluonteinen ja volyymien kasvaessa kustannukset kasvavat kiihtyvästi tulevina vuosina ellei tilanteeseen reagoida. Julkisilla organisaatioilla on lainsäädännöllinen velvoite liittää kuvantamisen tietojärjestelmänsä kansalliseen potilastiedon arkistoon ( KANTA ) alkaen. Valtiohallinto pyysi aiheesta lausuntoa vuonna Eksote, Carea ja HUS lausuivat, että järkevin tapa toteuttaa liityntä KANTA-palveluihin on Erva-alueen yhteisen arkkitehtuurin ja liityntäpisteen kautta. Tulevaisuudessa PACS-tietojärjestelmän osalta eteen tulee pakollisia versiopäivityksiä, joiden taloudellisesti merkittävät kustannukset jäisivät puhtaasti Eksoten vastuulle päivitysprojektin osalta Carean suuntautuessa HUS:n tietojärjestelmäpalveluiden käyttäjäksi. Sote- ja maakuntauudistuksessa valmistellussa lainsäädäntö-ehdotuksessa ei ole suoraan todettu yhteistyöalueelle (~nykyinen Erva-alue) roolia diagnostisten ICT-tukipalveluiden tuottamisessa. Maakuntalakiesityksessä oleva teksti kuitenkin indikoi vahvasti yhteistyöaluetasoisten ratkaisuiden puolesta niissä kohdin missä yhteiset ratkaisut ovat soveltuvia.

5 Eteneminen 12. Investointien ohjaus. Maakuntien on vuosittain laadittava yhteistyöalueen yhteinen esitys seuraavaa tilikautta seuraavien neljän tilikauden aikana aloitettavista laajakantoisista tai taloudellisesti ja toiminnallisesti merkittävistä investoinneista, jotka ovat merkittäviä palvelurakenteen kokonaisuuden tai useamman kuin yhden maakunnan palvelujen järjestämiseksi. Esityksessä on otettava huomioon maakuntien tytäryhteisöjen investointisuunnitelmat. Esitys on toimitettava kalenterivuoden loppuun mennessä toimivaltaisille ministeriöille, jotka valmistelevat yhteistyössä valtiovarainministeriön kanssa yhteen sovitetun maakuntien investointisuunnitelman valtioneuvoston päätöksentekoa varten. Valtioneuvoston asetuksella säädetään tarkemmin, milloin investointi on maakunnan eri tehtäväaloilla laajakantoinen tai taloudellisesti ja toiminnallisesti merkittävä. Maakunta saa toteuttaa edellä 1 momentissa tarkoitetun laajakantoisen tai taloudellisesti ja toiminnallisesti merkittävän investoinnin vain, jos se on hyväksytty edellä 1 momentissa tarkoitetussa valtioneuvoston päätöksessä. Maakunnan on 42 :ssä tarkoitetulla omistajaohjauksella huolehdittava, että maakuntakonsernin investoinnit eivät ole ristiriidassa valtioneuvoston päätöksen kanssa. Pohjaten Tausta kappaleessa esitettyyn sisältöön, ei Eksoten kannata nykyisessä tilanteessa jatkaa PACS-tietojärjestelmän hankkimista nykyisellä mallilla vaan pyrkiä aktiivisesti järjestelyyn, jossa HUS tuottaa kokonaisvaltaisesti PACS-tietojärjestelmäpalvelut tulevaisuuden yhteistyöalueelle. Eksoten sopimus PACS-tietojärjestelmäpalveluiden tuottamisesta on solmittu tällä hetkellä Eksoten ja Medi-IT:n välillä. Medi-IT:llä on alihankintasopimus Agfan kanssa. Tulevaisuuden järjestelyjen mahdollistamiseksi voi olla järkevää siirtää PACS-tietojärjestelmäpalvelusopimus suoraan Eksoten ja Agfan väliseksi. Kun sopimus on Eksoten nimissä, voi Eksote julkishallinnollisena kuntatoimijana toteuttaa muun muassa tulevan maakuntalain mahdollisesti vaatimia sopimusjärjestelyitä maakuntakonsernin, palveluntuottajien ja valtakunnallisten palvelukeskuksien välillä tilanteen vaatimalla tavalla (sopimusjärjestelyitä ei voi toteuttaa tämän hetken ymmärryksen mukaan inhouse yhtiöiden kautta). Vuoden 2016 viimeisen vuosineljänneksen aikana on käynnissä esiselvitys, jossa kartoitetaan HUS:n kanssa yhteiseen PACS-tietojärjestelmään siirtymiseen liittyvät toiminnalliset ja taloudelliset asiat. Eksoten lähtökohtainen oletus on, että HUS:n kilpailuttaman PACS-tietojärjestelmän ja tukipalveluiden käyttöönottaminen ei nosta nykyisiä tietoteknisiä kustannuksia vaan nämä kustannukset pysyvät nykyisellä tasolla tai mahdollisesti

6 laskevat. Olettamus pohjautuu laajemman hankinnan mukaan tuomiin suuruuden ekonomia hyötyihin ja siihen tosiasiaan, että Carean siirtyessä kokonaisuudessaan HUS:in tuottamien diagnostiikkapalveluiden käyttäjäksi, Eksoten maksuosuudet nykyisin Carean kanssa yhteisistä ratkaisuista kasvavat merkittävästi. Lisäksi HUS:n kautta on saatavissa valmiina vanhempien radiologisten kuvien pitkäaikaiseen arkistointiin vaatimia, kustannustehokkaampia, ratkaisuja. Myös liityntä KANTA-palveluihin voidaan tehdä yhteisen pisteen kautta. Yhteisessä laboratoriotietojärjestelmän siirtoprojektissa päädyttiin esittämään 3-vaiheista etenemismallia laboratoriotietojärjestelmän suhteen: Vaihe 0: Eksote ja Carea siirtyvät hankkimaan nykyisen laboratoriotietojärjestelmän HUS:n sopimuksien kautta. Operatiivisessa toiminnassa jatketaan Eksotessa ja Careassa nykyisen tietojärjestelmäversion ja palvelinympäristöjen käyttöä kuten tälläkin hetkellä. Vaihe 1: Eksoten ja Carean järjestelmät harmonisoidaan HUS:n nykyisin käytössä olevaan laboratoriotietojärjestelmä versioon. Vaihe 2: Careassa ja Eksotessa siirrytään käyttämään HUS:ssa käyttöönotettuun, viimeisimpään, laboratoriotietojärjestelmä versioon. Alustavan arvion mukaisesti samankaltainen malli on soveltuva myös yhteisen PACS-tietojärjestelmän käyttöönottamiseksi tulevalla yhteistyöalueella. Eksotessa on menossa erillinen selvitys laboratorio- ja kuvantamisen toimintojen keskittämisestä Erva-alueen yhteisen toimijan vastuulle. Selvityksen lopputuloksella (yksi kuvantamisorganisaatio vs. useita kuvantamisorganisaatio Erva-alueella) on vaikutuksia PACS-tietojärjestelmän keskittämisprojektiin. Siirtoprojektin kustannuksia ei ole vielä pystytty arvioimaan tarkasti mutta työolettamuksena vastaavan tyyppisiin siirtoprojekteihin pohjautuen, kustannuksen on arvioitu olevan n euroa. Riippumatta sote-alueen diagnostiikan tuottajasta (oma erillinen tai yksi yhteinen tuottaja), on nähtävissä, että yhteistyö yhteistyöalueella tulee lisääntymään. Yhteisesti käytössä olevat tietojärjestelmät vääjäämättä helpottavat tämän tyyppistä laaja-alaista yhteistyötä. Eksoten vuoden 2017 työn alla olevassa talousarviossa ei ole suoraan varauduttu HUS:n PACS-tietojärjestelmään liittyvään siirtoprojektiin mutta lähtökohta on se, että vuoden 2017 talousarviota ei ylitetä vaan siirtoprojektiin tarvittavat määrärahat otetaan jostakin muusta kehityskohteesta.

7 Mikäli Eksote ei Carean tavoin tee diagnostisten tukipalveluiden ulkoistamispäätöstä HUS:lle, Eksoten/Medi-IT:n ja HUS:in/Agfan välille täytyy todennäköisesti laatia aiesopimus siirtoprojektin toteuttamisesta, jotta HUS:n luottamuselimet voivat virallisesti tehdä asian suhteen tarvittavat päätökset. Aiesopimuksessa esitetään todennäköisesti vaiheittainen etenemismalli, jonka mukaisesti ensimmäisenä toteutetaan vaiheen 0 mukainen nykyisen PACS-tietojärjestelmän hankinta HUS:n sopimuksien kautta. Aiesopimuksessa tuodaan esille tahtotila ja sitoutuminen vaiheen 2 lopputuloksen toteuttamiseen yhteisesti Etelä-Suomen erityisvastuualueella. Aiesopimuksessa ei tarkemmin määritellä aikatauluja tai toteutusmalleja, koska käynnissä oleva kokonaisvaltainen selvitys kuvantamistoiminnan mahdollisesta ulkoistamisesta vaikuttaa merkittävästi tietojärjestelmien toteutustapaan. Käynnissä oleva sote- / maakuntauudistus voi tuoda vaikutuksia esimerkiksi maakuntien ja yhteistyöalueiden väliseen työnjakoon. Yhteinen PACS-tietojärjestelmä ei ole kuitenkaan sidottu yhteiseen kuvantamisorganisaatioon vaan yhteistä tietojärjestelmäkokonaisuutta voidaan edistää eri organisaatioiden välillä. Tj Hallitus päättää: - hankkia PACS-tietojärjestelmän Helsingin ja Uudenmaan Sairaanhoitopiiriltä, siirtoprojektin arvioitu hinta on euroa;ja - valtuuttaa toimitusjohtajan allekirjoittamaan hankintasopimuksen ja muut hankintaan liittyvät asiakirjat. Jos esiselvitysprojektin jälkeen täsmentynyt hinta poikkeaa merkittävä arvioidusta, tuodaan asia uudelleen hallituksen käsittelyyn. Jos maakuntauudistuksen tai Eksoten päätöksenteon osalta diagnostisten tukipalveluiden tulevaisuuden suhteen tapahtuu muutoksia, huomioidaan nämä siirtoprojektissa. Hallitus Hyväksyttiin. Merkittiin, että hallituksen II varapuheenjohtaja Ilpo Hakula ei ottanut esteellisinä osaa asian käsittelyyn ja hän poistui kokouksesta klo (Esteellisyyden peruste: hallintolaki 28 1 mom. 5 kohta, yhteisöjäävi.) Merkittiin, että valtuuston puheenjohtaja Antti Kaarna ja talousjohtaja Liisa Mänttäri poistuivat kokouksesta klo

8 Valmistelija/lisätiedot: Toni Suihko, tietohallintojohtaja, p Tiedoksi Tietohallintojohtaja Toni Suihko Ylilääkäri Heini Söder IT Palvelupäällikkö Riitta Lehtonen IT Palvelupäällikkö Veli-Pekka Helvola IT Palvelupäällikkö Mikko Rautio Hallintoylilääkäri Lasse Lehtonen (HUS) IT-Kehitysjohtaja Mikko Rotonen (HUS) Tietohallintojohtaja Matti Ahola (Carea) Palvelujohtaja Tiina Hirvi (Medi-IT) Toimitusjohtaja Timo Koivu (Medi-IT)