Hallitus Hankintapäätös, virtuaalisten työasemaympäristöjen hankinta 919/ /2016 EKSTPHAL 151.

Transkriptio

1 Hallitus Hankintapäätös, virtuaalisten työasemaympäristöjen hankinta 919/ /2016 EKSTPHAL 151 Tausta Etelä-Karjalan sosiaali- ja terveydenhuollon kuntayhtymällä ( Eksote ) on tällä hetkellä käytössään perinteinen työasemaympäristö, joka perustuu fyysiseen työasemalaitteeseen ja siihen suoraan asennettavaan käyttöjärjestelmään ja ohjelmistoihin. Työasemalaitteet ja niihin liittyvät palvelut Eksotelle toimittaa Saimaan talous ja tieto Oy ( Saita ). Työasemaympäristön ja -palveluiden toimittamisen periaatteet perustuvat Eksotea edeltäneelle Etelä-Karjalan sairaanhoitopiirin kuntayhtymälle ( EKSHP ) palveluita tuottaneen Medi-IT Oy:n ( Medi-IT ) ja tämän alihankkijan, Fujitsu Finland Oy:n ( Fujitsu ), palvelutuotantomalleihin. Teknologia on kuitenkin kehittynyt merkittävästi 2000-luvun jälkeen ja perinteiset työasemaympäristöt ovat korvautumassa virtuaaliympäristöillä. Tietoviikko totesi vuonna 2008 artikkelissaan ( l): Virtualisointi mullistaa tietotekniikan. Virtualisointi: Virtualisointi tarkoittaa tietojenkäsittelyssä tekniikkaa, jolla jonkin fyysisen resurssin tekniset piirteet piilotetaan muilta järjestelmiltä, sovelluksilta ja loppukäyttäjiltä, jotka käyttävät näitä resursseja. Täten yksi fyysinen resurssi (kuten palvelin, käyttöjärjestelmä, sovellus tai tallennusväline) voi toimia monena loogisena resurssina, tai useat fyysiset resurssit (kuten tallennuslaitteet tai palvelimet) näkyvät yhtenä loogisena resurssina. Tätä uutta virtuaalista näkymää taustalla oleviin resursseihin ei rajoita niiden toteutus, maantieteellisen sijainti tai fyysinen konfigurointi. Useimmin virtualisoituja resursseja ovat laskenta- ja tallennuskapasiteetti. ( Työasemavirtualisointi tarkoittaa lyhyesti sitä, että käyttäjän käyttöjärjestelmä ja sovellusohjelmat pyörivät konesalissa, ja näyttökuva sekä hiiren ja näppäimistön tapahtumat liikkuvat verkon yli käyttäjälle. Säästöjä syntyy erityisesti siitä, kun toimimattoman tietotekniikan kanssa sählääminen jää historiaan. ( C3%B6p%C3%B6yd%C3%A4n html) Virtualisointi on levinnyt laajasti eri toimialoille. Terveydenhuolto on

2 jäänyt jonkin verran jälkeen yleisestä kehityksestä, mutta myös terveydenhuollossa virtualisointia on lähdetty edistämään - erityisesti palvelinympäristöjä virtualisoimalla. Saitan Eksotelle toimittamista palvelimista 91,3 % on tällä hetkellä virtualisoituja, fyysisiltä resursseiltaan yhteiskäytössä olevia palvelimia. Medi-IT:n kautta hankituista Tieto Healthcare & Welfare Oy:n ( Tieto ) tuottamista palvelimista ~95 % on tällä hetkellä virtualisoituja. Virtualisoinnin yleistymisestä huolimatta käyttöpalveluiden tuottamisessa (palvelinympäristöt), ovat perinteiset työasemaympäristöt olleet terveydenhuollossa käytössä tähän päivään saakka. Pääsyy hitaaseen etenemiseen on ollut terveydenhuollon käytössä olevat arkkitehtuuriltaan ja tekniikaltaan vanhentuneet tietojärjestelmät. Tämä on estänyt uusien virtualisointiteknologioiden käyttöönottamisen. Viime vuosien aikana virtualisointiteknologiat ja terveydenhuollon tekniset ratkaisumallit ovat kehittyneet merkittävästi, jolloin vanhojen terveydenhuollon tietojärjestelmien aiheuttamat ongelmat virtuaalisissa työasemaympäristöissä on voitu ratkaista uusilla tavoilla. Eksote ja Saita tutkivat virtualisoinnin mahdollisuuksia jo vuonna , mutta teknologia ja Saitan palvelutuotannon mallit eivät olleet vielä tuolloin valmiita työasemavirtualisoinnin edistämiseen Eksoten palvelutuotannossa. Joulukuussa 2015 Eksote ja Saita käynnistyvät pilottiprojektin nykyisen virtualisointiteknologian soveltuvuuden tutkimiseksi Eksoten työasemapalveluiden tuottamisessa. Pilottiprojekti valmistui kesäkuussa Virtualisoinnin pilottiryhminä toimivat Etelä-Karjalan keskussairaalan A2-osasto, Imatran alueen ensihoito sekä Ruokolahden kouluterveydenhuolto. Sosiaalihuollon osalta pilottikohteena oli Kivisalmen lapsi- ja nuorisokoti. Pilottiprojektin loppuraportissa esitettiin työasemavirtualisoinnin käyttöönottamista koko Eksotessa. Kymenlaakson sairaanhoito- ja sosiaalipalveluiden kuntayhtymä ( Carea ) aloitti siirtymisen virtuaalityöasemien käyttöön vuonna Carean tavoitteena on uudistaa työasemaympäristönsä suurimmaksi osaksi virtuaaliseksi vuoteen 2018 mennessä. Carean virtualisointiprojektissa on ratkottu monia ongelmia, jotka liittyvät terveydenhuollon käytössä oleviin vanhentuneisiin tietojärjestelmiin, Eksote ja Saita voi suoraan hyödyntää näitä oppeja omassa projektissaan. Carean kokemukset ovat ongelmien ratkettua muuttuneet erittäin positiiviseksi. Virtualisointi on parantanut laatua ja nopeuttanut järjestelmien käyttöä. Carean kokemuksien perusteella virtuaaliseen työasemaan kohdistuu noin 20%

3 tukipyyntöjä normaalin työaseman tukipyyntöjen määrään verrattuna. Tavoitteet, kustannukset ja eteneminen Työasemapalveluiden virtualisoinnilla haetaan useita hyötytekijöitä Eksoten toimintayksiköille: Eksoten tämän hetkinen työasemaympäristö ei mahdollista nopeaa käyttäjän vaihtoa. Käyttäjän täytyy kirjautua koneelta ulos, ennen kuin toinen käyttäjä voi kirjautua koneelle. Virtualisoitu työpöytäratkaisu mahdollistaa nopean käyttäjän vaihdon työpisteellä. Käyttäjä voi katkaista istunnon ja jatkaa seuraavalla työpisteellä siitä mihin aiemmin jäi. Tämä ominaisuus helpottaa ja nopeuttaa työskentelyä yhteiskäyttöisillä työpisteillä. Ominaisuus helpottaa merkittävästi myös useissa eri tiloissa kiertävien työntekijöiden (esimerkiksi päivystävät lääkärit) työntekoa. Koska virtualisoitujen työasemaympäristöjen asennukset on keskitetty konesaleissa oleville palvelimille ja loppukäyttäjien työasemat ovat yksinkertaistettuja tyhmiä päätteitä, ovat ne paljon vähemmän vikaherkkiä kuin nykyiset työasemat. Käyttäjille näkyvien virheiden määrä vähenee. Mahdollisten virheiden ratkaiseminen voidaan hoitaa kasvavassa määrin etätukena, keskitetysti, nopeammalla aikataululla kuin nykyisissä työasemissa olevat virheet. Esimerkiksi jos virtuaalisen tyhmään päätelaitteeseen tulee vika, voi hoitohenkilökunta siirtyä vaan uudelle laitteelle ja jatkaa siellä työtään. Tai jos jossakin kliinisesti eristetyssä tilassa tulee laiterikko, on kyseiseen tilaan voitu varata uusi desinfioitu tyhmä pääte, jonka hoitohenkilökunta voi itse kytkeä verkkovirtaan sekä verkkorasiaan, ja jatkaa työtään siitä mihin jäi. Käytössä olevien ohjelmistojen (kuten terveyseffica ja sosiaalieffica) päivitys tehdään keskitetysti palvelinympäristöön, jolloin käyttäjien ei tarvitse erikseen käynnistää koneita asennuksien takia tai varmistaa koneelle ladattavien päivityksien asennuksien onnistumista. Virtualisoidut ympäristöt voidaan tuoda suoraan hyvin erilaisille päätelaitteille. Virtuaaliympäristöjen käyttö periaatteessa mahdollistaa tulevaisuudessa BYOD ( Bring Your Own Devices ) kehityssuunnan, jonka mukaisesti käyttäjät voisivat tarvittaessa käyttää Eksoten ohjelmistoja tietoturvallisesti omilta laitteiltaan, esimerkiksi työtekijän kotona tapahtuvan etäkäytön yhteydessä. Virtualisoidut ratkaisut tukevat etäkäyttöä, koska virtuaaliratkaisuissa etäkäyttöön vaadittavan

4 tietoliikenneyhteyden nopeusvaatimukset ovat merkittävästi pienemmät kuin perinteisissä työasemaympäristöissä. Tämä mahdollistaa samalla parempilaatuisen etäkäytön Eksoten liikkuville yksiköille, kuten ambulanssit, kotisairaanhoito, sosiaalihuollon liikkuvat yksiköt jne. Pilottiprojektissa mukana ollut kouluterveydenhuolto sijaitsi heikkojen tietoliikenneyhteyksien takana ja heidän kokemuksensa virtualisoinnin tuomista hyödyistä oli erittäin positiivinen. Myös sosiaalihuollon kokemukset virtualisoidusta ratkaisusta olivat erittäin positiiviset. Virtualisoinnin nähdään tuovan myös tietohallinnolle erilaisia hyötyjä: Vaadittavan ylläpitotyön määrä vähenee. Palvelimilta ajettavat työasemaympäristöt ovat keskitettyjä, jolloin yksinkertaisempi ympäristö vähentää käyttämiseen, hallintaan ja ylläpitoon tarvittavaa aikaa ylläpidolta. Ylläpidon ei tarvitse erikseen jakaa ja asentaa erillisiä ohjelmistoja työasemakohtaisesti. Ohjelmistot asennetaan kerran virtuaalisten työasemien keskitettyyn palvelinympäristöön, jonka jälkeen ne ovat kaikkien käytettävissä. Koska ohjelmistoja tai niiden päivityksiä ei tarvitse siirtää sisäverkon yli Eksoten käytössä oleville n työasemalle ja kannettavalle, vähenevät tiedonsiirtoon liittyvät mahdolliset riskit ja niitä seuraavat ongelmat. Jokaisessa päivityksessä osa päivityksistä ei onnistu verkon yli tehtävänä etäpäivityksenä, jolloin kyseiset päivitykset täytyy asentaa kullekin työasemalle manuaalisesti ja paikallisesti. Virtuaaliympäristöissä käytetään yleisesti ottaen tyhmiä päätteitä, jotka ovat nykyisiin työasemalaitteisiin verrattuna teknisesti karsittuja. Tämä vähentää kyseisten laitteiden vikaantumisia ja pidentää käytössä olevien laitteiden elinkaaria. Normaalit työasemat ovat Eksotessa käytössä 4 vuotta, jonka jälkeen työasemat vaihdetaan uusiin. Virtualisoinnissa käytettävien tyhmien päätteiden elinkaari on vähintään 5, todennäköisesti enemmän, vuotta. Tämä säästää laitteiden vaihtoon ja hallintaan liittyviä työkustannuksia. Pilottiprojektin yhteydessä tehtiin kirjautumisnopeusvertailu normaalin työaseman ja virtuaalityöaseman välillä koskien koneen avautumista ja terveyseffican käynnistymistä. Lopputulos oli seuraava: Virtuaalityöasema (käyttäjän vaihto, olemassa olevassa istunnossa, terveyseffica valmiiksi auki edellisen

5 kirjautumisen jäljiltä) Älykortilla (VRK:n varmennekortti, joka Eksoten kaikilla työntekijöillä on jo nyt käytössään): 17 sekuntia Ilman älykorttia (käyttäjätunnuksella ja salasanalla): 4 sekuntia Normaali työasema (varmennekortilla kirjautuminen ja terveyseffica klikkaamalla auki) Älykortilla: 55 sekuntia Jos ammattihenkilö kirjautuu päivässä työasemalle (ja tarvittaviin ohjelmiin kuten terveysefficaan) esimerkiksi 12 kertaa varmennekortilla, joka mahdollistaa kertakirjautumisen ja vaaditaan kansallisten Kanta-palveluiden käyttämiseen, säästää virtualisointiratkaisu yhdeltä työntekijältä päivässä 12 * (55s-17s)/työntekijä = 456s/työntekijä. Jos pelkästään terveysefficaa käyttää päivittäin Eksotessa noin 1700 työntekijää, on kokonaisajansäästö 1700 työntekijää * 456s/työntekijä = s päivässä. Tämä tarkoittaa s / 3600s/t = 215t säästöä päivässä. Kuukaudessa (20 työpäivää) säästöpotentiaali on 20p * 215t/p = 4300t. Jos yhden työtunnin laskennallinen hinta on 24 /t (sisältäen sivukulut), muodostuu kokonaissäästöpotentiaaliksi 24 /t * 4300t/kk = /kk. Realistisesti asiaa tarkastellessa voidaan todeta, että kysymys on säästöpotentiaalista, joka syntyy pienistä virroista. Pienien virtojen realisoiminen faktisiksi suoriksi kustannussäästöiksi ei liene mahdollista mutta vapautuva työmäärä on kokonaisuudessaan terveydenhuollon henkilökunnan käytettävissä suoraan hoitotyöhön tietokoneen tiimalasin katselun sijaan. Terveydenhuollon osalta keväällä 2016 toteutetussa pilottiprojektissa ratkaisevana asiana oli löytää ratkaisu terveyseffican suorituspaikan automaattiseen vaihtumiseen työntekijöiden siirtyessä työpisteestä toiselle niin, että henkilön tekemän työn kustannuspaikka / suorituspaikka muuttuu. Toisena ratkaisevana asiana oli Diktamen-sanelujärjestelmän toimiminen virtualisoidussa

6 työasemaympäristössä. Virtualisointi täytyy tehdä asiantuntemuksella, laadukkaaseen suunnitteluun pohjautuen, tai virtualisoinnin tavoitellut laadun ja toiminnantehostumisen tavoitteet eivät täyty. Yleisellä tasolla yksi suurimmista virtualisointiprojektien riskeistä liittyy työasemien virtualisointiasteen jäämiseen liian alhaiseksi. Monissa organisaatioissa epäily virtualisointiprojektien kustannuksien noususta on saanut organisaatiot jarruttamaan etenemistahtiaan, joka on näkynyt virtualisointiasteen jäämisenä liian alhaiseksi. Monelle organisaatiolle on tullut ikävänä yllätyksenä ohjelmistolisenssien sekä palvelin- ja konesali-infrastruktuurikustannusten kasvu. Myös käytäntö, jossa ylläpidetään samaan aikaa useampaa eri laiteympäristöä, virtualisoitua ja perinteistä, on saattanut nostaa kokonaisuuden kustannuksia. Tämän takia korkean virtualisointiasteen tavoittelu jo lähtökohtaisesti on äärimmäisen tärkeää. Toisaalta monissa organisaatioissa on voitu unohtaa työasemavirtualisoinnilla saavutetut hyödyt, jotka liittyvät tarvittavan ylläpidon ja tuen vähentymiseen ja keskitetyn valvonnan helpottumiseen. Eksoten osalta virtualisoinnin yksityiskohtaisempina riskeinä voidaan nähdä: Oheislaitteiden toimivuus [toimivatko kaikki tyhmään päätteeseen kytkeytyvät fyysiset laitteet kuten näppäimistö, hiiri, tulostin jne. varmasti virtuaalityöaseman teknologioiden kanssa]. Oheistulostimien vaihto verkkolaitteisiin [saadaanko kaikki vanhat tulostimet vaihdettua verkkotulostimiin kustannustehokkaasti]. Henkilökohtaisten virtuaalityöasemien tarve (sosiaalieffica) [olemmeko valinneet oikean virtualisointiteknologian kuhunkin tarpeeseen]. Toimittajien lisenssihinnoittelu & dollarin kurssi [onko lisenssisopimukset tehty hyvin ja kattavasti, asiakkaan etua painottaen]. Kannettavien määrä ja tukimalli [käytetäänkö kannettavien tietokoneisen kanssa esim. päällekkäistä etätyöteknologioita, jotka lisäävät kustannuksia]. Ulkoverkon käyttäjät [onko virtualisoinnin kustannuslaskelma tehty oikeaan työasemamäärään pohjautuen] Näitä riskejä voidaan pienentää ja hallita täsmällisellä projektisuunnittelulla sekä virtualisointiratkaisun teknisellä suunnittelulla ja systemaattisella testaamisella ennen

7 työasemavirtualisointiprojektin aloittamista. Virtualisointiprojektin yleisenä etenemissuunnitelma on koko Eksoten työasemaympäristön siirtäminen tyhmiin päätteisiin pohjautuviksi virtuaalityöasemiksi 18 kuukauden aikana mennessä. Kaikille Eksoten työntekijöille luodaan projektin joustavan etenemisen mahdollistamiseksi välittömästi oikeudet jaettuihin virtuaalityöasemiin. Näiden virtuaalityöasemien laskutus alkaa vasta kun virtuaalityöaseman varsinainen käyttö alkaa loppukäyttäjän toimesta. Keväällä 2016 läpiviety pilottiprojekti päätyi loppuraportissaan esittämään, että perinteiset työasemat, joissa vuokra-aika on jäljellä yli 18 kuukautta, muutetaan välittömästi tyhmiksi päätteiksi. Työasemat, joissa vuokra-aikaa on jäljellä alle 18 kuukautta, käytetään normaalisti loppuun ja uusitaan tyhmillä päätteillä vuokra-ajan kuluttua loppuun. Kannettavien tietokoneiden etäyhteysteknologia vaihdetaan virtualisoinnin yhteydessä pääsääntöisesti nykyisin käytössä olevaa teknologiaa edullisempaan. Virtualisointiprojektin ensimmäisessä vaiheessa Eksote ja Saita laativat yhdessä laajennussuunnitelman virtualisoitujen työasemien levittämiseen Eksotessa. Lähtökohtaisesti työasemaympäristön virtualisointi aloitetaan Etelä-Karjalan keskussairaalan osastoilla, osasto kerrallaan alkaen pilottiprojektissa mukana olleesta A2:sta. Keskussairaalan jälkeen toteutetaan Armilan ja Honkaharjun työasemaympäristöjen uudistaminen. Samaan aikaan näiden kanssa uudistetaan Eksoten ne toimipisteet, jotka ovat hitaiden tietoliikenneyhteyksien takana ja joihin työasemavirtualisointi toisi selkeitä laatuparannuksia. Työasemien suorat ylläpitokustannukset ovat samalla tasolla perinteisessä ja virtualisoidussa mallissa (kts. Taulukot 1 ja 2). Virtualisoinnin hyödyt tulevat nimenomaisesti näkyviin parantuneen laadun ja yksiköiden toiminnan tehostumisen kautta. Taulukko 1: Työasemien kuukausittainen ylläpitokustannus perinteisellä mallilla (kustannukset tällä hetkellä)

8 Taulukko 2: Virtualisoitujen työasemien ylläpitokustannus (tulevaisuudessa) nykyistä vastaavassa toimintalaajuudessa Virtuaaliympäristöihin siirtyminen vaatii työtä ja joiltakin osin olemassa olevien laitteiden (työasemien ja vanhentuneiden tulostimien) uudistamista nopeutetussa aikataulussa (=uusien laitteiden hankinta kesken vuokrakauden). Virtualisointiprojektin kokonaiskustannus on noin vuoden aikana. Tämä sisältää kaikki kustannukset kuten toimittajien ja alihankkijoiden työt, lisenssit ja tarvittavat laitehankinnat siirtymäkauden aikana.

9 Taulukko 3: Virtualisointiprojektin kustannukset jyvitettynä palvelumaksuihin Virtualisointiprojektin kustannukset maksetaan kahdelta eri momentilta. Vanhojen laitteiden nopeutettuun uudistamiseen liittyvät takaisinostokustannukset-kustannukset, suuruudeltaan , maksetaan Eksoten investointibudjetista ja muut kustannukset kuten työt jne., suuruudeltaan , laskutetaan Saitan korotettuina palvelumaksuina vuosien aikana (kts. taulukko 3). Vuonna 2020 virtualisointiprojektin kustannuksien kuoleutuessa Saitan palvelumaksut laskevat normaalille ylläpitotasolle (kts. taulukko 2). Eksoten vuoden 2016 investointibudjetissa on käytettävissä virtualisointiprojektiin.. Saitan korotetut palvelumaksut huomioidaan Eksoten vuosien käyttötaloussuunnitelmassa. Virtualisointiprojektin kustannuksen ollessa noin ja suoran, vuosittaisen, hyötypotentiaalin ollessa noin , voidaan teoreettisen takaisinmaksuajan laskea olevan / = 4,3 vuotta. Virtualisointiprojekti on käynnissä takaisinmaksuajan kanssa osin samaan aikaan (3 vuotta). Lisäksi on huomattava, että suorien hyötyjen lisäksi työasemavirtualisoinnista tulee laatuhyötyjä parempana loppukäyttäjien käyttäjäkokemuksena, virheiden vähentymisenä ja turhien tietojärjestelmästä johtuvien odottelujen pienentymisenä. Kokonaiskustannuksista maksetaan Eksoten investointibudjetista vuosina Kustannuksista maksetaan vuosien aikana korotettuina palvelumaksuina Saimaan talous ja tieto Oy:lle. Tj Hallitus Hallitus päättää: - hankkia edellä kuvatulla tavalla Eksoten työasemien virtualisoinnin Saimaan talous ja tieto Oy:lta, hankintahinta on vuosina yhteensä euroa; ja - valtuuttaa toimitusjohtajan allekirjoittamaan hankinnan toteuttamisen kannalta tarvittavat sopimukset. Hyväksyttiin. Valmistelija/lisätiedot: Toni Suihko, tietohallintojohtaja, p etunimi.sukunimi@eksote.fi

10 Tiedoksi Tietohallintojohtaja Toni Suihko IT Palvelupäällikkö Mikko Rautio IT Palvelupäällikkö Veli-Pekka Helvola IT Palvelupäällikkö Riitta Lehtonen IT Palvelupäällikkö Minna Kälviä Toimitusjohtaja Mia Hokkanen (Saita) Palvelujohtaja Henriika Sarilo-Kankaanranta (Saita) Palvelupäällikkö Niina Koho (Saita)