Henkilöstökustannukset ja niiden raportointi. EAKR-hankkeiden starttikoulutus ja

Transkriptio

1 Henkilöstökustannukset ja niiden raportointi EAKR-hankkeiden starttikoulutus ja

2 Sisältö Hankehenkilöstö ja tehtävänkuvat Tukikelpoiset/-kelvottomat palkkakustannukset Työajanseuranta Työaika: tehollinen- vai kokonaistyöaika Palkkakustannusten raportointi Lomapalkkakustannusten raportointi Palkkakustannusten kirjaaminen Euraan Henkilötietojen käsittely ja salassa pidettävät liitteet 2

3 Hankkeen henkilöstö Määritelty päätöksessä! 5A1 Palkkakustannukset Hankesuunnitelman mukaiset hanketyöntekijät 5A2 Ostopalvelut Vierailevien asiantuntijoiden ja luennoitsijoiden palkkiot 5A5 Muut kustannukset Tuensaajan omat asiantuntijat, jotka eivät ole hanketyöntekijöitä. Lyhytaikaiset, ostopalvelun kaltaiset työt 3

4 Hankkeen henkilöstö Vain rahoituspäätöksessä määritellyille henkilöille/tehtävänimikkeille voidaan hankkeelta maksaa palkkaa Mikäli tarve muuttaa hankkeen henkilöstöresurssia, ota yhteys rahoittajaan mahdollinen muutoshakemus Muutoshakemus tehtävä aina, kun Hankkeelle tulee kokonaan uusi resurssi/tehtävänimike Suunniteltu työpanos jaetaan esim. 2 eri henkilön kesken Oleellinen muutos työajassa esim. osa-aikaisesta kokoaikainen Pelkästään henkilön vaihtuminen tehtävässä ei edellytä muutoshakemusta toimenkuvaluettelon päivitys 4

5 Opiskelija osana hankehenkilöstöä Tekee hankesuunnitelman mukaista työtä, joka ei liity suoraan hänen opintojensa toteutukseen eikä hän saa työstä opintopisteitä Opintotuen saaminen samanaikaisesti ei estä harjoittelun kohdentamista hankkeelle kun harjoittelu ei liity varsinaisesti opintojen tekemiseen (jotta ei synny kaksinkertaista valtiontukea) Opiskelijalle hankkeesta maksettu palkka ei voi sisältää oppilaitoksen maksamaa osuutta Hankkeessa voi syntyä aineistoa ja osaamista, jota opiskelija käyttää opinnäytetyönsä tekemiseen. Opinnäytetyö kuitenkin laaditaan omalla opiskeluajalla 5

6 Hankehenkilöstön tehtävänkuvat Hankkeen henkilöstöllä on oltava kirjalliset tehtävänkuvat = toimenkuvaluettelo Hankesuunnitelman mukainen tehtävänimike ja hankkeessa tehtävän työn sisältö Työsuhteen alkaminen hallinnojan palveluksessa Hanketyön aloitus- ja lopetuspäivä Hanketyön arvioitu osuus kokonaistyöajasta Toimitetaan ensimmäisen maksatushakemuksen liitteenä ja muutostilanteissa kumulatiivisesti päivitettynä 6

7 Tukikelpoiset henkilöstökustannukset Hanketoiminnasta aiheutuvat lakisääteiset ja työehtosopimusten mukaiset palkkakustannukset Hankkeen toteutusaikana ansaitut loma-ajan palkat, lomarahat, lomakorvaus, sairausajan palkka sekä lakisääteiset sivukulut Ylityö on tukikelpoista vain poikkeuksellisesti ja sen tulee perustua organisaation käytännön mukaisesti annettuun ylityömääräykseen 7

8 Tukikelvottomat henkilöstökustannukset Tulospalkkiot, bonukset, luontoisedut (mm. lounassetelit, puhelinetu), stipendit tai apurahat Lomapalkkavaraukset Tukityöllistettyjen kaikki palkkakustannukset Vapaaehtoiset työnantajan ottamat vakuutukset Kelan tai vakuutusyhtiön maksamat korvaukset sairausajan palkasta työnantajalle Huom! vähennetään maksatuskauden henkilöstömenoista 8

9 Työajanseuranta Hankkeelle osa-aikaisesti työskentelevien henkilöiden on pidettävä päiväkohtaista kokonaistyöajanseurantaa Työajanseurantaan työntekijän ja esimiehen allekirjoitukset sekä hyväksymispäivämäärä. Myös sähköinen allekirjoitus käy Toimitetaan maksatuksen liitteenä niiltä kuukausilta kun hankkeelle on kohdennettu palkkoja Työajanseurannasta on saatava käsitys tehdyn työn sisällöstä ja sen liittymisestä hankkeeseen 9

10 Esimerkkejä työajanseurannan työnkuvien sisällöstä 10 Työntekijän nimi Pekka Päällikkö Kuukausi Elokuu 2016 Pvm Projektille tehty työ, työnkuvaus Nimike Projektipäällikkö Projektin tunnit Muut työtunnit Yhteensä Riittävä kuvaus hanketyön sisällöstä, esim. Suunnittelupalaveri energia-alan yritysten kanssa 6,00 2,00 8,00 Projektin kustannusten laskeminen muutoshakemuksen pohjaksi 1,00 7,00 8,00 Tausta-aineiston etsiminen energiastrategiaan 6,00 2,00 8,00 Ohjausryhmän kokousvalmistelut, kokousmateriaalin valmistus 3,00 5,00 8,00 Ohjausryhmän kokous, seurantatietojen kerääminen 4,00 4,00 8,00 Riittämätön kuvaus hanketyön sisällöstä, esim. 2 Palaveri 6,00 2,00 8,00 3 Taloushallinto 1,00 7,00 8,00 4 Projektityö 5,00 3,00 8,00 5 Sekalaiset työt 8,00 0,00 8,00 6 Kuukausi yhteensä 40,00 32,00 72,00 55,55 44,45 = 100 % Vinkki: kirjaa työn sisältö niin tarkasti, että ulkopuolinen lukija varmistuu siitä, että tehty työ kuuluu hankkeelle/on aiheutunut hankkeen toimenpiteistä

11 Tehollinen- vai kokonaistyöaika? Kaksi tapaa kirjata työtunnit tuensaaja valitsee niistä toisen Olennaisin ero koskee lomapäivätuntien kirjaamista työajanseurantaan Tehollinen malli: lomapäivät merkitään 0-tunteina Kokonaistyöaikamalli: lomapäivät merkitään 0-tunteina, mutta lisätään kokonaistunteihin Arkipyhä- ja sairaslomatunnit merkitään aina 0-tuntina Palkka jakautuu tällöin hankkeelle tehdyn työajan suhteessa 11

12 Tehollinen työaika/esimerkki 12 Pvm Projektille tehty työ, työnkuvaus Projektin tunnit Muut työtunnit 1 Suunnittelupalaveri energia-alan yritysten kanssa 6,00 2,00 8,00 2 Projektin kustannusten laskeminen muutoshakemuksen pohjaksi 1,00 7,00 8,00 3 Tausta-aineiston etsiminen energiastrategiaan 6,00 2,00 8,00 4 Ohjausryhmän kokousvalmistelut, kokousmateriaalin valmistus 3,00 5,00 8,00 5 Ohjausryhmän kokous, seurantatietojen kerääminen 4,00 4,00 8,00 6 VKL 7 VKL 8 Sairas 0,00 0,00 0,00 9 Arkipyhä 0,00 0,00 0,00 10 Loma HUOM! Hankeaikana kertynyt lomapäivä 0,00 0,00 0,00 11 Loma TÄRKEÄÄ!! Jos lomapäivä ei ole kertynyt hankeaikana, se merkitään muihin tunteihin 0,00 8,00 8,00 19,00 28,00 47,00 Yht

13 Kokonaistyöaika/Esimerkki Pvm Projektille tehty työ, työnkuvaus Projektin tunnit Muut työtunnit Yht 1 Suunnittelupalaveri energia-alan yritysten kanssa 6,00 2,00 8,00 Projektin kustannusten laskeminen 2 muutoshakemuksen pohjaksi 1,00 7,00 8,00 3 Tausta-aineiston etsiminen energiastrategiaan 5,00 3,00 8,00 4 Ohjausryhmän kokousvalmistelut, kokousmateriaalin valmistus 3,00 5,00 8,00 5 Ohjausryhmän kokous, seurantatietojen kerääminen 4,00 4,00 8,00 6 VKL 7 VKL 8 Sairas 0,00 0,00 0,00 9 Arkipyhä 0,00 0,00 0,00 10 Loma 0,00 8,00 8,00 11 Loma 0,00 8,00 8,00 13 Kuukausi yhteensä 19,00 37,00 56,00

14 Tehollinen vai kokonaistyöaika? - ongelmatilanne Molempia kirjaustapoja käytetään samanaikaisesti Ja/tai näiden lisäksi itse jyvitetään esim. loma- tai sairasloma tunteja eri hankkeille suunnitellun työajan suhteessa vääristää hankkeelle kuuluvaa osuutta Esimerkki virheellisesti kirjatuista/jyvitetyistä työtunneista Pvm Hanke 1 Hanke 2 Hanke 3 Muu kuin hankkeille Yhteensä Hankkeelle tehty työ Tuntia Hankkeelle tehty työ Tuntia Hankkeelle tehty työ Tuntia tehty työ Tuntia Tuntia 1 VSL 2,00VSL 2,00VSL 4,00 0 8,00 2 Sairaana 1,25Sairaana 1,25Sairaana 4,00Sairaana 1,50 8, VSL 8,00 0,00 0,00 0,00 8,00

15 Palkkakustannusten raportointi Oikein täytetty työajanseuranta johtaa oikein kohdentuvaan palkkaan Kirjaustapa, jossa palkkakustannukset siirretään automaattisesti hankkeille tietyn %-osuuden mukaan ei ole oikea Palkkakustannukset tulee kohdentaa hankkeelle todellisen toteuman mukaan (jälkikäteen) ei suunnitellun/arvioidun työajan suhteessa 15

16 Palkkakustannusten raportointi- palkkaselvityslomake Koonti maksatuskauden palkoista henkilöittäin Huom! Tehtävänimike sama kuin hankesuunnitelmassa! Hankkeelle tehdyt tunnit vs. kokonaistyötunnit Hanketyön %-osuus Hankkeelle kohdennettu palkka vs. kokonaispalkka 16

17 Palkkakustannusten raportointi - selvitys osa-aikaisen hankehenkilöstön palkoista Selvitys osa-aikaisen hankehenkilöstön palkoista LIITE B Hankkeen nimi Hankekoodi Maksatuskausi Laatija Henkilön nimi: Maksettu ajalta (kk/vvvv) Hankkeelle Kokonais- Hankkeelle tehty työ (tunnit) Tuntikirjanpidon m ukaan työaika (tunnit) tehty työaika/kok. työaika % Maksettu kok.palkka + sivukulut (100 %) Kirjanpidon m ukaan Hankkeelle kohdennettu Palkka Sivukulut Yhteensä Hankkeest a maksettu palkka/ kok.palkka % % -erot (+ / - ) #JAKO/0! 0,00 #JAKO/0! #JAKO/0! #JAKO/0! 0,00 #JAKO/0! #JAKO/0! #JAKO/0! 0,00 #JAKO/0! #JAKO/0! #JAKO/0! 0,00 #JAKO/0! #JAKO/0! #JAKO/0! 0,00 #JAKO/0! #JAKO/0! #JAKO/0! 0,00 #JAKO/0! #JAKO/0! Yhteensä 0,00 0,00 #JAKO/0! 0,00 0,00 0,00 0,00 #JAKO/0! #JAKO/0! Osa-aikaisista työntekijöistä täytetään lisäksi erillinen lomake Tiedot ilmoitetaan yksityiskohtaisesti Täytetään kuukausitasolla 17

18 Lomapalkkakustannusten raportointi Hankeaikana kertyneitä loma-ajan palkkoja, lomarahoja ja lomakorvausta voidaan kohdentaa hankkeelle tehdyn työajan suhteessa, kun: Lomat on pidetty, ne ovat toteutuneet maksuna palkansaajalle ja kirjautuneet hankkeen kirjanpitoon Poikkeus: Opettajien 1600-palkkauksen vapaajaksot ovat tukikelpoisia silloin kun ne on maksettu, vaikka vapaajakso olisi vielä pitämättä HUOM! Hankkeen viimeisen maksatushakemuksen jättämiseen mennessä pidetyt ja maksetut hankkeelle kuuluvat lomapalkkakustannukset ovat tukikelpoisia 18

19 Lomapalkkakustannusten raportointi Raportoidaan lomapalkkaselvityslomakkeella Raportoidaan maksatuskaudella pidetyt lomat, jotka ovat kertyneet hankeaikana Raportoidaan loman kertymiskautena tehdyn työajan suhteessa edellyttää hakijalta erillistä seurantaa työajan kertymisestä Lomanmääräytymisvuosi Poikkeavat laskenta-/maksutavat voi selittää lomakkeen lisätietokohdassa Esim. osittainen hoitovapaa tai muu lyhennetty työaika 19

20 Lomapalkkaselvityslomake LOMAPALKKASELVITYS lomapalkoista ja lomarahoista Maksatuskaudella maksetut lomapalkat ja - rahat Soluissa ohjeita LIITE A Maksatuskausi Hankkeen nimi Organisaatio Hankekoodi Laatija Henkilön nimi Lomaoikeus Lomaoikeus- Lomaoikeus- Lomaoikeus- Lomaoikeus- Maksatus- Kokonais Hankkeelle Hankkeelle päivät jaksolta jaksolta ajalta kaudella loma-ajan ansio kohdennettu kohdennettu ko. jaksolta kokonais hankkeen hankkeen pidetyt maksatuskaudelta loma-ajan ansio loma-ajan ansio työaika työaika %-osuus lomapäivät sivukuluineen sivukuluineen %-osuus VILLE , ,55 150,00 9,64 % ,00 192,80 9,64 % #JAKO/0! #JAKO/0! LIISA ,5 450,00 150,00 33,33 % 7, ,00 366,63 33,33 % #JAKO/0! #JAKO/0! Lomaraha omalle riville #JAKO/0! #JAKO/0! VILLE ,55 150,00 9,64 % ,00 242,93 9,64 % #JAKO/0! #JAKO/0! #JAKO/0! #JAKO/0! #JAKO/0! #JAKO/0! Maksatuskaudella hankkeesta maksetut lomapalkat, -rahat ja -korvaukset sivukuluineen yhteensä 802,36 20 siirto palkkaselvityslomakkeelle

21 Lomapalkkakustannusten kohdentaminen/esimerkki Työntekijä on ollut työnantajan palveluksessa lomanmääräytymisvuoden aikana. Lomaa hänelle on kertynyt 36 pv. Loma on pidetty heinäkuussa Kokoaikainen työntekijä: Aloittaa hankkeessa Lomapäiviä hänelle kertyy ajalta pv Hankkeelle kohdistetaan 9 lomapäivän kustannukset loma-ajan palkasta ja loma-rahasta (loput jäävät organisaation omaksi kustannukseksi) Osa-aikainen työntekijä: Aloittaa hankkeessa Ajanjaksolla tekee hankkeelle töitä 30 % kokonaistyöajasta. Hankkeelle kohdistetaan 30 % 9 lomapäivän palkasta ja lomarahasta. Kokoaikainen työntekijä: Aloittaa hankkeessa Hänelle ei ole kertynyt lainkaan hankkeelle tukikelpoista lomaa ajalta 4/2016 3/2017. Hän on lomalla , mutta lomapalkasta ei voi kohdentaa yhtään hankkeelle

22 Ammattikorkeakoulujen opetushenkilöstön 1600-palkat (tai vastaava)/esimerkki Opetusvelvollisuus tuntia Kuukausipalkka, brutto Vuosiansio (kk-palkka x12) Tuntiansio / sivukulut 26,25 /h Esim. hankkeelle tehty 30 h x 26,25 = 787,50 + sivukulut Vapaajakson osuus tuntipalkassa on tukikelpoinen kustannus Palkkaselvitykseen maininta, kun on käytetty em. laskutapaa 22

23 23 Henkilötietojen käsittely

24 Henkilötiedot EURA2014 järjestelmässä 1. Palkkakustannukset Kirjauspv Kirjanpidon tili Tositenro Kustannus Selite Osa-/koko-aikainen palkat Pekka Päällikkö kokoaikainen 5432, palkat Arja Assistentti osa-aikainen 1234, palkat Juhani Asiantuntija osa-aikainen 1234, palkat Projektipäällikkö kokoaikainen 5432, palkat Assistentti A.A osa-aikainen 1234, palkat Asiantuntija J.A osa-aikainen 1234,5 Yhteensä 15802,2 Maksatushakemuksen taustalomakkeiden tietokentissä, kustannusrivin nimessä tai selitteessä ei saa käyttää henkilöiden nimiä Käytettävä jotain muuta tunnistetta, esim. tehtävänimikettä 24

25 Henkilötiedot EURA2014 järjestelmässä Vältä nimien käyttämistä myös liitteiden nimeämisessä 25

26 Maksatuksen salassa pidettävät liitteet Jos nimeen yhdistyy henkilön palkkatietoja tai henkilötietoja dokumentti on salassa pidettävä Pelkästään dokumentissa näkyvä nimi ei ole salassa pidon peruste esim. työajanseuranta, jossa näkyy nimi ja tehdyt työtunnit 26

27 Maksatuksen salassa pidettävät liitteet/henkilötiedot Merkitse salaiseksi: Palkka- ja lomapalkka selvityslomakkeet - aina Pääkirja, jos siellä selkeästi yhdistyy henkilön nimi ja palkkatieto Työajanseurannat, jos niissä yhdistyy myös palkkatieto ja/tai sotu Vinkki: turhat salassapitomerkinnät hidastavat maksatuksen käsittelyä harkitse mitä merkitset salassa pidettäväksi 27