AVUSTAJIEN TYÖAIKOJEN HALLINTA

Transkriptio

1 Heikki Aulio (5) AVUSTAJIEN TYÖAIKOJEN HALLINTA Henkilökohtaisten avustajien työaikojen suunnittelu ja hallinta on työlästä, jos avustettavalla on useampia avustajia. Siksi olenkin toteuttanut excel-taulukon, jonka avulla on kohtalaisen helppoa suunnitella ja seurata kuukauden työaikojen toteutumista ja raportoida palkanlaskentaa varten työtunneista. Työkalu auttaa mainiosti myös silloin, kun sinulla on vain yksi avustaja ja vain vähän avustustunteja. Suunnittelet työajat ja tuotat palkanlaskentaa varten tuntilistat todella helposti. Työvuoroihin tulee joskus muutoksia. Käytännössä on hyvin toiminut menettely, jossa tulostettuun kuukausisuunnitelmaan merkitään kynällä työvuorojen suunnitellut muutokset. Sopivana päivänä kirjataan muutokset excel-taulukkoon, talletetaan se uudella nimellä ja tulostetaan päivitetty kuukausisuunnitelma. Talteen jätetyistä suunnitelmista on helppo jälkikäteen nähdä tehdyt muutokset. Tämä on tarpeellista esimerkiksi avustajan sairasloman osalta: on tiedettävä mitkä olivat avustajan alkuperäisessä kuukausisuunnitelmassa. Excel-taulukossa on seuraavat välilehdet: 1. Ohjeet: perusohjeet taulukon käyttämiseksi 2. Perustiedot: Vuosi, kuukausi, päiväys ja paikkakunta, Avustettavan ja Avustajien tiedot 3. Kuukausisuunnitelma: Avustajien työvuorot kuukauden ajalta 4. Päiväkirja: päiväkohtaisia muistiinpanoja 5. Kullekin avustajalle alkukuun, loppukuun ja koko kuukauden tuntilistat palkanlaskentaa varten Välilehtien tiedoista osa on suojattu ja niiden tiedot täyttyvät automaattisesti. OHJEET Taulukon ensimmäinen välilehti sisältää ohjeet työkalun käyttämiseksi. On syytä lukea ohjeet huolellisesti ennen käytön aloittamista.

2 Heikki Aulio (5) PERUSTIEDOT Toinen välilehti sisältää seuraavat perustiedot: - Pvm eli kirjaat tähän muutospäivän JA PAIKKAKUNNAN, tulevat tuntilistojen alareunaan - Vuosi - Kuukausi muihin taulukoihin tulevat oikeat viikonpäivät vuoden ja kuukauden mukaan - Avustettava: Nimi - Aktiiviset avustajat: Nimi, tuntipalkka, lyhyt nimi tulevat kuukausisuunnitelmaan ja tuntilistoihin - Taulukko avustajien ja sijaisten tiedoille tästä on helppo kopioida avustaja Aktiivisten avustajien listaan ja sen kautta se tulee kuukausisuunnitelmaan. Avustajien nimiä mahtuu aktiivisten avustajien osaan kahdeksan. Esimerkissä vakituisten avustajien lyhytnimen perään on laitettu VAK = vakituinen, sijaisille vastaavasti SIJ. Esimerkissä on myös esitetty, miten tietyissä erikoistapauksissa kirjataan tunnit esimerkissä vakituisen lisätunnit.

3 Heikki Aulio (5) KUUKAUSISUUNNITELMA Kolmas välilehti sisältää kuukauden työaikojen suunnitelman. Vasemmassa reunassa ovat päivät ja viikonpäivät, jotka tulevat taulukkoon automaattisesti. Seuraavana oikealle on tilaa huomautuksille. Jokaiselle avustajalle on sarakkeet työvuoron aloitus- ja lopetusajoille. Lisäksi on sarake (T), joka näyttää automaattisesti avustajan työtunnit ja minuutit. Aivan oikeassa reunassa on sarake päivän kokonaistyöajaksi. Siitä on helppo tarkistaa kertyykö päivälle oikea määrä työaikaa. Kuukausisuunnitelmataulukon avulla on helppo suunnitella koko kuukauden työvuorot. Kuukauden alkuperäinen, kuukauden alussa voimassa ollut suunnitelma-excel kannattaa tallettaa käytettäväksi esimerkiksi sairasloma-aikojen suunniteltujen työvuorojen osoittamiseksi.

4 Heikki Aulio (5) TUNTILISTAT Seuraavissa välilehdissä ovat avustajien tehtyjen työtuntien raportit. Kullekin avustajalle on valmiina kolme raporttia: koko kuukausi, alkukuu, loppukuu. Jos palkka maksetaan kaksi kertaa kuukaudessa, niin käytetään alku- ja loppukuun raportteja. Jos palkka maksetaan kerran kuukaudessa, käytetään koko kuukauden raporttia. Tuntilistoissa on mahdollista syöttää ylityö- ja arkipyhätiedot. Tuntilistan lopussa on listasta lasketut tuntimäärät, tuntihinnat ja palkan kokonaissumma. Vasemmassa alareunassa on tilaa avustettavan ja avustajan allekirjoituksille. Toimita tuntilistat palkanlaskentaan. Kunnasta riippuen voit toimittaa ne usealla eri tavalla: - tulosta tuntilistat, allekirjoita ja lähetä kirjekuoressa TAI - tallenna tuntilistat PDF-muodossa ja lähetä sähköpostin liitteinä TAI - lähetä koko excel-taulukko (jos palkanlaskenta osaa avata oikeat välilehdet). Kun palkat on maksettu, on helppo tarkistaa onko palkka tuntilistan lopussa olevan taulukon mukainen.

5 Heikki Aulio (5) PÄIVÄKIRJA Välilehdelle Päiväkirja voit tallettaa päiväkohtaisesti tietoja, esimerkiksi jos aiot matkustaa, järjestää siivouksen tms. Voit merkitä myös esimerkiksi ne työajat, jotka eivät sovi avustajalle. LISÄTIETOJA Kysele lisää työkalun tekijältä: Heikki Aulio heikki.aulio@pp.inet.fi puh