Kirjanpitokysymykset. Valtionapukoulutus Laskentapäällikkö Juha Kekkonen 1

Transkriptio

1 Kirjanpitokysymykset Valtionapukoulutus Laskentapäällikkö Juha Kekkonen 1

2 Erillinen projekti- / hankekirjanpito Projektin / hankkeen kirjanpito on eriytettävä avustuksensaajan kirjanpidosta riittävän selkeästi Hankkeen tulojen ja menojen seuranta on järjestettävä erillään muusta kirjanpidosta hankkeen oman kustannuspaikan tai muun laskentatunnisteen avulla Hankehallinnoija sekä hankkeeseen osallistuvat muut tahot kukin erikseen Hankkeen kaikkien tulojen ja menojen tulee sisältyä kirjanpitoon, josta ne on kyettävä todentamaan, myös osatoteuttajien osalta Laskentapäällikkö Juha Kekkonen 2

3 Kustannusten hyväksyttävyys, yleistä Avustuksen saa käyttää hankesuunnitelman mukaisiin menoihin valtionavustuspäätöksen ehtojen mukaisesti Valtionavustuksen käyttö Toiminnan todellisiin ja kirjanpidon mukaisiin menoihin Hakemuksessa esitettyihin perusteltuihin ja tarpeellisiin menoihin Menot, jotka ovat syntyneet hankkeen hyväksyttynä toteuttamisaikana Hyväksyttäviä kustannuksia ovat hankkeen toteuttamiseen liittyvät välttämättömät ja kohtuulliset hankkeen välittömät henkilöstökulut, matka- ja kokouskulut sekä hankintalain mukaisesti toteutetut palvelu-, ohjelmisto- ja tavarahankinnat Laskentapäällikkö Juha Kekkonen 3

4 Kustannusten hyväksyttävyys, yleistä Hallintokulut Tulee olla tarvittaessa todennettavissa kirjanpidosta muiden kustannusten tapaan Suorat kustannukset ja hankkeen toteuttamiseen perustellun aiheuttamisperiaatteen mukaisesti kohdennettavat välilliset kustannukset Esimerkiksi vuokra-, puhelin-, it- ja tietoliikennekulut, HUOM! Ei johdon palkkakustannukset! Alihankkijan käytöstä aiheutuvat kustannukset ovat hyväksyttäviä, jos alihankkijan käyttö sisältyy hankesuunnitelmaan Laskentapäällikkö Juha Kekkonen 4

5 Kustannusten hyväksyttävyys, yleistä Valtionavustusta ei saa käyttää yleisenä toimintatukena kunnan tai kuntayhtymien lakisääteisten tehtävien hoitamiseen Hyväksyttäviä kustannuksia eivät ole jo toiminnassa olevien sosiaali- ja terveydenhuollon palvelu- ja kehittämisyksiköiden perustoiminnan kustannukset. Vain silloin, jos kyseessä oleva yksikkö osallistuu hankkeessa tehtävään kehittämistyöhön, voidaan siltä ostettava hankkeeseen kohdennettava työpanos hyväksyä valtionavustukseen oikeuttavaksi kustannukseksi Laskentapäällikkö Juha Kekkonen 5

6 Palkkakustannusten hyväksyttävyys Hyväksyttäviä kustannuksia ovat välittömästi hankkeen toteuttamiseen liittyvän henkilöstön palkat ja palkkiot sekä niistä johtuvat lakisääteiset henkilösivukulut Rahapalkan sijaan korvattava lounasetu ja autoetu ovat hyväksyttäviä kustannuksia Palkat ja palkkiot ovat hyväksyttäviä siinä määrin, mitä saajaorganisaatio yleisesti maksaa työntekijälle vastaavan tasoisista tehtävistä Ylityökorvaukset eivät ole pääsääntöisesti hyväksyttäviä kustannuksia; oltava avustuksen saajasta riippumaton syy, hyväksytettävä mahdollisuuksien mukaan etukäteen valvojalla Matka-ajan hyväksyminen työajaksi säännöllisen työajan puitteissa Vapaaehtoiset henkilösivukulut eivät ole hyväksyttäviä kustannuksia Laskentapäällikkö Juha Kekkonen 6

7 Palkkakustannusten hyväksyttävyys Tulospalkkiot tmv. erät eivät ole hyväksyttäviä kustannuksia Johtavien viranhaltijoiden palkkakustannukset hankkeen ohjausryhmätyöskentelyyn tai kehittämistyön ohjaukseen osallistumisesta eivät ole valtionavustukseen oikeuttavia kustannuksia normaalia hankkeen valvontaan liittyvää Työpanosten, ts. hankkeelle työskentelevän henkilön työkustannusten, siirrosta hankkeelle aiheutuvat kustannukset ovat valtionavustukseen oikeuttavia kustannuksia edellyttäen, että ne ovat todennettavissa kirjanpidosta ja työajanseurannasta Laskentapäällikkö Juha Kekkonen 7

8 Lomapalkat ja lomarahat Lomanmääräytymisvuosi (1.4.n-31.3.n+1) Kohdennusperuste: - hankkeelle tehty työaika / kokonaistyöaika lomanmääräytymisvuonna saadulla prosenttiosuudella kerrotaan maksettu lomapalkka + lomaraha Laskentapäällikkö Juha Kekkonen 8

9 Työajan kohdentaminen hankkeelle Palkkakustannusten kohdentamisen hankkeelle tulee perustua hankkeelle tehtyyn työaikaan Osa-aikaisesti hankkeelle työskentelevien osalta tehdyt tunnit (ja lyhyt selvitys tehdystä työstä) tulee olla todennettavissa ajantasaisesta ja luotettavasta työaikakirjanpidosta Viikottaiseen tai kuukausittaiseen työajanseurantaan merkitään päiväkohtaisesti hankkeelle tehty työ sekä organisaatiolle tehty muu työ ilmenee henkilön tekemä kokonaistyöaika Työajanseurannasta tulee käydä ilmi myös hankkeen nimi / hankekoodi, toteuttaja, työntekijä ja nimike Työntekijän ja työnantajan on allekirjoitettava työajanseuranta (ilmoitettujen tuntien hyväksyntä / vahvistaminen) arkistointi hankeasiakirjoihin Laskentapäällikkö Juha Kekkonen 9

10 Työajan kohdentaminen hankkeelle Palkkakustannusten kohdentamisperuste I Kuukausipalkka / työehtosopimuksen mukainen kuukausipalkan jakaja * työajanseurannan mukaiset hankkeelle tehdyt tunnit Palkkakustannusten kohdentamisperuste II Muut työehtosopimuksen mukaiset tuntipalkan laskentakaavat (esim. opettajat) * työajanseurannan mukaiset hankkeelle tehdyt tunnit Käytettävän palkkakustannusten kohdentamisperusteen tulisi pysyä samana läpi hankkeen Laskentapäällikkö Juha Kekkonen 10

11 Matkakustannusten hyväksyttävyys Halvin matkustustapa, ellei muusta ole sovittu Perusteltu oman auton käyttö ja päivärahat korvataan enintään verohallinnon voimassaolevan päätöksen mukaisesti Kotimaan matkakustannusten hyväksyttävyys: Matka liittyy hankkeen toteuttamiseen (matkaohjelmat, kokouskutsu tai -muistio) Matkustaja työskentelee hankkeessa Ohjausryhmän jäsenten matkat ryhmän kokouksiin Matkustajana hankkeen toteuttamiseksi hankitun asiantuntijapalvelun tarjoaja (esim. kouluttaja) Laskentapäällikkö Juha Kekkonen 11

12 Matkakustannusten hyväksyttävyys Ulkomaanmatkakustannukset voidaan hyväksyä vain erityisellä perusteella, ja tällöinkin pääsääntöisesti vain yhden hankkeessa työskentelevän osalta Ulkomaanmatkan toteuttamiseen on haettava ennakkoon lupa, joka sisältää matkasuunnitelmat, kustannusten erittelyn sekä perustelun matkan tarpeellisuudesta Laskentapäällikkö Juha Kekkonen 12

13 Koulutuskustannusten hyväksyttävyys Hyväksyttäviä kustannuksia: Kouluttajan palkkio Koulutustilat Osallistumismaksut Kohtuulliset koulutustarjoilut Hyväksyttäviä kustannuksia eivät ole työnohjaus- eikä koulutuskustannuksia, jotka aiheutuvat kunnan lakisääteisestä täydennyskoulutusvelvoitteesta Hankkeen toteuttamiseksi välttämättömään koulutukseen osallistuvien muiden, kuin hankkeessa työskentelevien henkilöiden palkkamenot koulutukseen osallistumisen ajalta ja ylipäätään muutkaan koulutukseen liittyvät kustannukset eivät ole valtionavustukseen oikeuttavia kustannuksia Laskentapäällikkö Juha Kekkonen 13

14 Arvonlisäverojen hyväksyttävyys Arvonlisäverokustannukset voidaan hyväksyä vain, jos ne jäävät avustuksen saajan lopullisiksi kustannuksiksi Maksatushakemuksen liitteeksi verottajan todistus arvonlisäverokustannusten jäämisestä saajan lopulliseksi kustannukseksi Laskentapäällikkö Juha Kekkonen 14

15 Muiden kulujen hyväksyttävyys Laitehankinnat: Leasing-vaihtoehtoa harkittava, jos laitteen käyttöikä ylittää hankkeen keston Kohdennus hankkeelle tehdyn työajan tmv. perusteltavan aiheuttamisperiaatteen mukaisen kohdennuksen perusteella Hyväksyttäviä kustannuksia eivät ole: Tilojen varustamis-, korjaus- ja perusparannuskustannukset Työnohjauskustannukset Laskennalliset kustannukset (oltava todennettavissa kirjanpidosta) Ravintolalaskut (hyväksyttäviä vain kokouskahvit sekä koulutus- tai seminaaritilaisuuden tai työpajatyöskentelyn yhteydessä kohtuulliset muut tarjoilut, HUOM! Ei alkoholitarjoilut) Toiminta, johon kunta saa valtionosuutta Järjestöjen, säätiöiden tai yritysten toiminnan kehittäminen Laskentapäällikkö Juha Kekkonen 15

16 Muiden kulujen hyväksyttävyys Tilintarkastajan palkkio: Budjetoitava etukäteen Hankkeen lopussa palkkion määrä kirjataan kuluksi kirjanpitoon etukäteen saadun arvion perusteella Kopio tilintarkastusta koskevasta laskusta liitetään loppuselvitykseen Hyväksyttäviä kustannuksia eivät ole: Julkishallinnon organisaatioiden ulkopuolelle myytäväksi suunniteltujen tuotteiden ja/tai toimintojen kehittäminen kaupalliseen tarkoitukseen HUOM! Hankkeet eivät saa mainostaa kaupallisia tuotteita tai palveluja eivätkä harjoittaa kaupallista myynninedistämistoimintaa Laskentapäällikkö Juha Kekkonen 16

17 Muutoksista ilmoittaminen (tässä: kustannukset) Avustuspäätöksen antamisen jälkeen tapahtuneet olennaiset, mm. hankkeen kustannuksiin / kustannusarvioon liittyvät muutokset tulee ilmoittaa hankkeen valvojalle Mikäli hankkeen valtionavustukseen oikeuttaviin kustannuksiin aiotaan hakea rahoitusta toiselta julkiselta taholta, tulee siitä ilmoittaa valvojalle Saaja voi itse tehdä valtionavustuspäätöksessä hyväksyttyyn kustannusarvioon kustannuslajikohtaisia muutoksia, jotka eivät ylitä kokonaisuudessaan 10 % kokonaiskustannuksista Alle 10 % siirroista kustannuslajien välillä ei tarvitse tehdä erillistä muutoshakemusta, mutta ne tulee käsitellä hankkeen ohjausryhmässä ja niistä tulee raportoida väli- ja loppuselvityksen yhteydessä Laskentapäällikkö Juha Kekkonen 17

18 Kirjanpitoaineiston arkistointi Hankkeen hallinnoijan otettava huomioon hankkeen asiakirjojen ja kirjanpitoaineiston säilytysaika Vastuu myös hankkeen osatoteuttajilla Velvollisuus palauttaa valtionavustus tai sen osa raukeaa 10 vuoden kuluttua avustuksen viimeisen erän maksamisesta avustuksen käyttöä koskeva tarkastus voidaan tehdä em. 10 vuoden kuluessa, joten aineiston arkistointiaika on myös em. 10 vuotta mikäli avustuksen käyttöä koskevaa aineistoa ei ole säilytetty, voidaan valtionavustus joutua perimään takaisin Laskentapäällikkö Juha Kekkonen 18