Osavuosiraportti Toiminnallinen tuloksellisuus. 1.1 Tavoitteiden saavuttamiseen liittyvät toimenpiteet

Transkriptio

1 1 (6) TULOSTAVOITTEIDEN TOTEUTUMINEN 1. Toiminnallinen tuloksellisuus 1.1 Tavoitteiden saavuttamiseen liittyvät toimenpiteet Asiakkaat -strategia-osa-alueen toimenpiteet Hyvä asiakaskokemus lisää halua tehdä yhteistyötä. Sujuvat ja kattavat palvelut mahdollistavat asiakkaan keskittymisen omaan ydintoimintaansa. Työskennellään asiakaslupauksen ja Palkeiden arvojen mukaisesti. Asiakastiimit hoitavat sovitut asiakastapaamiset laadukkaasti ja sovitun aikataulun mukaisesti. Uudistetaan asiakastyytyväisyyskysely ja pilotoidaan asiakaskokemuksen pikakyselyt ja jatkuva palautteen keruu. Toteutetaan kyselyt Kiekun käyttöönottojen jälkeen asiakkaille ja Kiekun käyttöönottomallia uudistetaan saadun asiakaspalautteen perusteella. Palkeissa valmistauduttiin kevään asiakastapaamisiin kouluttamalla yhtenäinen kokousten aineisto Palkeiden kokousedustajille ja pitämällä hallinnonalakohtaiset asiakastiimit ennen yhteistyöryhmien kokouksia. Yhteistyöryhmien kokoukset saatiin pääsääntöisesti toteutettua suunnitellussa aikataulussa. Palkeissa on kartoitettu johdon ja prosessinomistajien tietotarpeet asiakastyytyväisyydestä. Valtiokonttorin talous- ja henkilöstöhallinnon prosessinomistajille on tehty myös kysely tietotarpeista. Asiakastyytyväisyyskyselyn uudistaminen on aikataulussa, mutta asiakaskokemuksen pikakyselyn ja jatkuvan palautteen pilottia ei ole vielä aloitettu. Käyttöönotoista on toteutettu Valtiokonttorin kanssa yhteistyössä hankekysely ja lisäksi palveluryhmistä on koottu palaute Erä 1 käyttöönoton onnistumisesta. Palautteiden pohjalta on koottu kokemukset ja opit sekä tarvittavat toimenpiteet, jotka käsitellään ja vastuutetaan Palkeiden sisäisessä Kiekuohjausryhmässä elokuussa.

2 2 (6) Aktiivisella yhteistyöllä ja viestinnällä varmistamme toimintamme tunnettuuden. Palkeet osallistuu ja toimii aktiivisesti hallinnon tapaamisissa (Valtioexpo, taloushallintopäivä) ja palvelukeskustapahtumissa. Extranet, artikkelit asiakasvirastojen ja alan lehdissä. Palkeet osallistui Valtio Expoon omalla osastolla sekä asiantuntijapuheenvuorolla. Syksyllä 2013 lanseeratun Paletti-extranetin käyttö on vakiintunut, asiakkaille on järjestetty neljä koulutustilaisuutta. Palkeiden asiantuntijoiden haastatteluja/artikkeleja on ilmestynyt Tietoviikossa, Kaiku-lehdessä ja Projektitoimintalehdessä. Puheenvuoroja on pidetty mm. Palvelukeskukset -tapahtumassa ja Kieku-käyttäjäfoorumissa sekä Opus Capitan järjestämässä Finance foorumissa. Ihmiset ja osaaminen -strategia-osa-alueen toimenpiteet Osaaminen kunnossa: Jokainen osaa ja tekee työnsä hyvin, kehittää itseään ja jakaa osaamistaan. Osaaminen vastaa palvelujen ja toiminnan tarpeita. Tehtäväkuvien ja niihin liittyvien ydinosaamisvaatimusten määrittely. Tehdään osaamiskartoitukset. Osana Osaamisen ja kehittymisen varmistaminenprojektia (OSKE) on aloitettu osaamisvaatimusten määrittelyt ICT-tulosalueella. Syksyllä otetaan käyttöön Kiekun osaamisenhallinta-työkalu osaamiskartoituksia ja koulutusten hallintaa varten. Johtaminen kunnossa: Organisaatio, johtaminen ja esimiestyö sekä jokainen omassa roolissaan palvelee työn tekemistä, yhteistyötä, arjen sujumista ja työhyvinvointia. Käytännöt kunnossa: Työnantajapolitiikka, yhteiset käytännöt ja sisäiset palvelut tukevat muutosta joustavaksi palveluorganisaatioksi Strategian vaikutukset organisaatioon: Palvelevaa johtamista vahvistetaan alueellisesti ja prosesseissa organisaatiomuutoksin, tehtäväkierroin ja kouluttautumalla (JETkoulutukset). Kehitysjohtajan, hallintojohtajan sekä Joensuun, Hämeenlinnan, Mikkelin ja Porin palvelujohtajien valinnat ovat käynnissä. Matriisiorganisaatioon siirtymistä valmistellaan. Suurin osa paikoista täytetään sisäisillä ilmoittautumismenettelyillä. JET 1-koulutukseen osallistuneet ovat suorittaneet tutkinnot (9 hlö), JET 2 on käynnissä (14 hlö) ja JET 3 -koulutukseen osallistujat (14 hlö) on

3 3 (6) valittu. VM-Baro tehdään joka toinen vuosi. Välivuosina tehdään kevyempi kysely ja seuranta. Sovitut asiat ja toimenpiteet toteutetaan. Palveluverkon kehittämisen 2. vaiheen toteutuksen suunnittelu ja käynnistys. VMBaro-kysely tehdään seuraavan kerran keväällä IPO-mittaus tehdään syksyllä ZEFtyökalulla. Keväällä on tehty n. 35 palvelusiirtoa palveluryhmästä toiseen. Kuopion ja Turun toimipaikkojen lakkauttamisesta on tehty päätös. Muutoksen kohteena olevien tukitoimet on linjattu ja tiedotettu. YT-neuvottelut käynnistyvät syyskuun alussa. Palvelut ja prosessit strategia osa-alueen toimenpiteet Tuotamme itse tai hankimme ja kokoamme asiakkaan tarpeeseen sopivan palveluratkaisun. Tuotamme palvelut automatisoiduilla prosesseilla ja tehokkaalla tiedonhallinnalla saumattomasti siten, ettei kaksinkertaista työtä esiinny ja valtionhallinnon strategiset tavoitteet saavutetaan. Kieku-käyttöönotot hyväksytyn aikataulun Vuoden ensimmäisen vuosipuoliskon mukaan. käyttöönotot (Valtori, RVL, E1) toteutettu suunnitelman mukaisesti. Joitakin laatupoikkeamia, erityisesti E1/UM ja Tilastokeskuksen haastattelijoiden palkanmaksun osalta. Tehdään ICT:ssä palveluluettelo ja palvelutasot Suunniteltu toteutettavan toisella vastaamaan ulkoisten asiakkaiden palvelutasoja. vuosipuoliskolla. TORIn palveluiden käyttöönotto ja hallittu ostaminen. Kehitämme ja tuotteistamme palvelut käyttäjäkeskeisesti. Valtori-palveluiden siirtoprojekti toteutettu suunnitellusti. Palveluiden käyttöönotto etenee suunnitelman mukaisesti. Kieku-ratkaisun sisällön ja laajuuden kirkastaminen ja siirtyminen Kieku-toimintamalliin. Kiekun henkilöstöhallinnon toimintamallin muutostarpeet (prosessit, toimijoiden roolit, henkilöstöhallintoratkaisun auditointi). Päästä-päähän prosessien optimointi ja rajapintojen selkeyttäminen yhteistyössä asiakasvirastojen ja Valtiokonttorin kanssa. Palveluvalikoiman kehittäminen ja uusien palvelujen tuotteistaminen asiakaslähtöisen Kiekun palvelussuhteen hallinnan toimintamallin tarkennus pilotoitu ja muutos hyväksytty. Uudet lomakkeet Kieku-portaalissa otettu keväällä käyttöön. Tuotannossa oleville virastoille käyttöönotot aikataulutettu vuodelle. Prosessien optimointi keskittynyt hankinnasta maksuun (HaMa-hanke), henkilöstöhallinnon prosesseihin (Kiekun henkilöstöhallinnon toimintamalli) sekä Kiekun jakopalkkaratkaisuun (Kiekun kehityssalkku). Kaikissa toimeenpanoaikataulu vuosi. Kevään aikana on ollut tuotteistuksessa neljä uutta palvelua:

4 4 (6) suunnittelun periaatteiden mukaisesti. - talous- ja henkilöstöraportointipalvelut (Kieku) - uuden Heli-järjestelmän tukipalvelut ja muut rekrytointiin liittyvät palvelut - palvelussuhteen hallinnan palvelun ja toimintamallin tarkennus (Kieku) - matkalaskujen tarkastus -palvelu Tuotteistuksissa on käytetty kevään 2013 aikana määriteltyä uuden palvelun kehittämisprosessia, menetelmiä ja työvälineitä. Kehittämisprosessi on jaettu kuuteen vaiheeseen, joihin kaikkiin asiakkaat osallistuvat. Talous ja vaikuttavuus strategia osa-alueen toimenpiteet Palvelujen tuottavuudessa sijoitumme parhaaseen neljännekseen julkishallinnossa Palkeet vastaa tuotannon resurssien tehokkaasta käytöstä ja yksikkökustannusten alenemisesta. Sisäiset palvelut tukevat työn tekemistä ja esimiestyötä. Raporttien tuottaminen ja analysointi, raportoidun tiedon hyödyntäminen. Tunnuslukujen ja vertailutiedon hyödyntäminen töiden suunnittelussa ja organisoinnissa Sisäisen valvonnan konkretisointi osaksi normaalia toimintaa. Palkeista mallivirasto sisäisten henkilöstö- ja raportointipalveluiden järjestämisessä ja käytössä. Pilotoidaan tulevaisuuden mallia, jota tarjotaan jatkossa asiakkaille. Päivitetään energiatehokkuussuunnitelma Tulostavoitteiden toteutumista on seurattu kvartaaleittain. Tällä hetkellä on käynnissä tuottavuustavoitteiden ja resurssoinnin määrittely/tarkennus prosesseittain. Sisäisen valvonnan toimenpiteiden toteuttamista aloitetaan seuraamaan palvelutuotannon prosesseissa alkusyksystä. Palvelutuotannon prosessien jälkeen on vuorossa ict:n ja liiketoiminnan tuen prosessit. Uusien palvelujen pilotointi ja käyttöönotto Palkeiden omassa toiminnassa ovat edenneet omina projekteinaan: - matkalaskujen tarkastus, hehan sähköiset lomakkeet, Kiekun raportointi Toiminnan tehostamiseksi on lopetettu mm. kierronvalvonta ja irtaimistokirjanpito sekä pidetty esim. rekrytointikoulutuksia rekrytointiprosessin nopeuttamiseksi. Päivitys tehdään vuoden loppuun mennessä.

5 5 (6) Toiminnallinen tehokkuus Taloudellisuus Tavoite Tilanne 30.6., toteuma 2013, ennuste Toiminnan taloudellisuus (kustannukset ilman tietojärjestelmiä) *) - ostolaskut 4,9 /kpl 5,16 /kpl (+5%) 5,10 /kpl 4,90 /kpl - myyntilaskut 2,76 /kpl 3,10 /kpl (+12%) 3,72 /kpl 3,05 /kpl - palkkalaskelmat 9,22 /kpl 9,14 /kpl (-1%) 8,69 /kpl 8,65 /kpl - palvelussuhteenhallinta 48,47 /kpl 40,93 /kpl (-16%) 42,58 /kpl 46,00 /kpl Palkeiden kustannukset /htv (oman toiminnan menot / perustoiminnan htv:t ) 56 t /HTV 56t (tot 100%) Kustannusrakenne % kokonaiskustannuksista - henkilöstö 59% - ICT 23% - muut kustannukset* 18% 64% 20% 16% Tietojärjestelmien kustannuskehitys /vuosi - Kieku M Rondo vanhat tieto-järj Yhteensä (19%) 389 (47%) 587 (38%) (49%) (40%) Palkeiden oman toiminnan menot ( ) (tot 47,6%) *) Ostolaskujen yksikkökustannukseen vaikuttaa puolen vuoden kustannuskertymä jossa ovat mukana mm. lomarahat. Ennuste on, että yksikköhinta tulee laskemaan loppuvuotta kohden vuoden tavoitellulle tasolle, mikäli tuottavuus kehittyy toivotulla tavalla. *) Myyntilaskujen keskimääräinen yksikkökustannus on (kaikki käsittelytavat: manuaaliseen laskutuspyyntöön perustuvat, sähköiseen/excel laskutuspyyntöön perustuvat, viraston itsensä tallentamat laskutuspyynnöt yhteensä) tässä vaiheessa vuotta alle tavoitteen, koska sähköisesti käsiteltäviä volyymeitä ei ole kertynyt vielä niin paljon kuin on arvioitu. Kuitenkin sähköisten volyymien määrä on lisääntynyt edellisestä vuodesta jonka johdosta keskimääräinen yksikköhinta on edellisestä vuodesta pienentynyt. Ennuste on, että yksikkökustannus pienenee vuodesta 2013, mutta ei aivan tavoitellulle tasolle asti. *) Käsiteltyjen palvelujaksojen yksikkökustannus on tässä vaiheessa vuotta selkeästi alle tavoitteen, koska kertaluontoista volyymiä on kertynyt suunniteltua enemmän. Ennuste on, että loppuvuotta kohden yksikkökustannus kuitenkin nousee, koska kertaluontoista volyymiä ei enää kerry. Tuottavuus Tavoite Tilanne 30.6., toteuma 2013, ennuste Työn tuottavuus - Ostolaskut kpl/htv (tot +1%) Myyntilaskut kpl/htv (tot -11%) Palkkalaskelmat, kieku kpl/htv (+6%) Palkkalaskelmat, muut kpl/htv (-2%) Palvelussuhteenhallinta kpl/htv (+18%)

6 6 (6) Tuotokset ja laadunhallinta Suoritteet ja palvelukyky Tavoite Tilanne 30.6., toteuma 2013, ennuste Suoritelukumäärät - Ostolaskut kpl kpl (tot 46%) Myyntilaskut kpl kpl (tot 48%) Palkkalaskelmat kpl kpl (tot 48%) Palvelussuhteenhallinta kpl kpl kpl (tot 62%) Laatu Henkisten voimavarojen hallinta ja kehittäminen Tavoite Tilanne Sairauspoissaolot työpäivää/htv <10 10,6 pv/htv 1-3 sairauspv tapausten %-osuus kaikista 72% sairaustapauksista 72% Koulutuspäivät, pv/htv 4 5,5 pv/htv 2. Resurssit 2.1 Henkilötyövuodet Tavoite Tilanne HTV, perustoiminta ja projektimisto, vakituinen 754htv 348 Kiekun lisätarve, projektit ja 13 konversiopalvelut(määräaikainen) 33 htv Uudet palvelut 18 htv 1 (sis. vain matkalaskujen tarkastus ja tallennus) HTV-kehys yhteensä 805 htv 362 htv Harjoittelijat 4,6 htv 2.2 Kehykset Tavoite Tilanne (1000 ) Tulot (47%) Menot (46%) Määräraha (1000 ) Tulot 0 0 Menot (+18%) ei sis. vuoden Kiekupalkanlaskennan kompensaation toteumaa (arvio kpl*6,53e/kpl= Määräraha (huom. lisäksi ed. vuodelta siirtynyt määräraha)