Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus Vuosikertomus 2013

Transkriptio

1 Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus Vuosikertomus 2013

2 Visio 2020 Palkeet vaikuttava suunnannäyttäjä hallinnon palveluratkaisuissa Toiminta-ajatus Edistämme julkishallinnon toimivuutta tarjoamalla laadukkaita ja kustannustehokkaita hallinnon palveluja. Kehitämme palvelujamme yhteistyössä asiakkaiden kanssa. Valtionhallinnon muutostrendit Konsernimainen toiminta vahvistuu Rakenteet muuttuvat, organisaatiot yhdistyvät Tuottavuustavoitteet tiukentuvat Toimintatavat ja sisäiset palvelut yhdenmukaistuvat Asiantuntijapalvelujen kysyntä kasvaa Strategiset tavoitteet Hyvä asiakaskokemus Laajentuva palveluvalikoima Tuottavuuden kasvattaminen Kieku-toimintamallin käyttöönotto ja toimintojen sähköistäminen koko valtionhallinnossa Vahvistuva vastuu palvelujen tuottamiseen käytettävistä ICT-järjestelmistä Asiakaslupaus Talous- ja henkilöstöhallinnon luotettava kumppani Palvelemme asiantuntevasti ja sovitusti Kehitämme ja kehitymme yhdessä Voit keskittyä ydintoimintaasi Arvot Minä palvelen Minä osaan ja vastaan Me onnistumme yhdessä 2

3 Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus (Palkeet) on merkittävä valtiovarainministeriön hallinnonalalla toimiva konsernipalvelujen tuottaja. Palkeet tuottaa talous- ja henkilöstöhallinnon palveluja valtion virastoille, laitoksille ja rahastoille sekä noin yksittäiselle palkansaajalle yli 700 ammattilaisen voimin. Palkeiden liikevaihto oli vuonna 2013 noin 53 miljoonaa euroa. Palkeiden hallinnollinen päätoimipaikka sijaitsee Joensuussa, ja hallinnolliset tehtävät on keskitetty Joensuuhun ja Hämeenlinnaan. Palvelutuotanto toimi vuonna 2013 Joensuussa, Hämeenlinnassa, Mikkelissä, Porissa, Turussa ja Kuopiossa. Palvelutuotannon perustana ovat palveluhenkisyys, kumppanuus, tehokkaat sähköiset prosessit ja kustannustehokkuus. Liikevaihto vuonna milj. euroa Toimipaikat ja henkilöstön jakautuminen paikkakunnittain Palvelutuotanto Hämeenlinna Joensuu Mikkeli Pori Turku Kuopio Hallinnolliset tehtävät Joensuu Hämeenlinna Mikkeli 90 Hämeenlinna Pori Turku Kuopio 215 Joensuu Henkilöstöä oli vuoden 2013 lopussa yhteensä 755 eli hieman vähemmän kuin vuotta aikaisemmin. Naisten osuus oli 90 prosenttia ja henkilöstön keski-ikä 45,2 vuotta. Henkilöstön määrä vuoden lopussa Sukupuolijakauma Henkilöstön keski-ikä 755 hlöä 90% naisia 45,2 vuotta 3

4 Palveluvalikoima Palkeiden laajentuva palveluvalikoima Asiakkaat saavat Palkeista tuotteistetut talous- ja henkilöstöhallinnon palvelut sekä asiantuntijapalvelut. Peruspalvelut tuotetaan kaikille asiakkaille valtionhallinnon prosessien ja yhtenäisen toimintatavan mukaisesti. Lisäksi asiakkaat voivat tilata lisäpalveluita jatkuvasti laajenevasta palveluvalikoimasta. Asiantuntijapalveluja ovat muun muassa raportointipalvelut ja projektipalvelut. Taloushallinnon prosessialueet Suunnitelmasta tuloksiin Hankinnasta maksuun Tilauksesta perintään Kirjauksesta tilinpäätökseen Palkeiden palveluvalikoima Sisäinen laskenta Menojen käsittely Tulojen käsittely Seurantakohteiden ylläpito, Kirjanpito, Tilinpäätös Kunkin asiakkaan palvelukokonaisuus sovitaan palvelusopimuksessa. Palvelut hinnoitellaan omakustannuspohjalta ja niiden sisältöä kehitetään yhteistyössä asiakkaiden ja palvelukeskuksen henkilöstön kanssa. Monikanavainen asiakaspalvelumalli takaa asiakkaalle joustavan palvelun parhaiten asiointitilanteeseen sopivan palvelukanavan kautta. Henkilöstöhallinnon prosessit Ohjaus ja johtaminen Rekrytointi Palkkaus ja palkitseminen Palvelussuhteen hallinta Osaamisen ja koulutuksen hallinta Hakuvaiheen lisäpalvelut Palkanlaskenta Palvelussuhteen hallintaan liittyvät tehtävät, Palvelusaikalaskenta, Nimikirjan ylläpitäminen Työaikojen hallinta Matkustus Matka- ja kululaskujen maksaminen ja arkistointi Tuki- ja ylläpitopalvelut Käyttäjätuki, Käyttövaltuushallinta, Sovellushallinta, Järjestelmien versiohallinta ja jatkokehittäminen Asiantuntijapalvelut Talous- ja henkilöstöraportointipalvelut, Projektipalvelut 4

5 Palasia Palasia 2013 Ympäristötyö toi Green Office -tunnuksen Palkeiden viisi toimipaikkaa sai syksyllä 2013 oikeuden Maailman luonnonsuojelujärjestö WWF:n Green Office -merkin käyttöön. GO-kriteerit edellyttävät toimia yhdeksässä kategoriassa energiansäästöstä ympäristötietouden lisäämiseen ja kierrätyksestä hankintojen arviointiin. Olemme Palkeissa kampanjoineet energiansäästön, kierrätyksen, ekologisen liikkumisen ja muiden vihreiden teemojen puolesta. Pienetkin teot merkitsevät, kun niitä tekee suuri joukko ihmisiä, kuvaa Green office -toiminnan koordinaattori Eeva Puotila. ICT tarjoaa vahvan tuen palveluille Palkeiden oman tietoteknisen kokonaisratkaisun tehostamiseksi suunniteltiin vuonna 2013 uusi toimintamalli ja perustettiin vuoden alusta uusi tulosalue. ICT-tulosalueelle on keskitetty Palkeiden palvelujen tuottamisessa käytettävien järjestelmien hallinta, ylläpito ja kehittäminen. Tavoitteena on tarjota vahva tuki palvelujen tuotannolle. Näin varmistamme asiakkaillemme entistä sujuvamman palvelun ja nopean reagoinnin häiriötilanteissa, ICT-tulosalueen johtaja Juha Koljonen kiteyttää. Tulosalueen 140 ammattilaista työskentelee sovellusja projektipalveluissa. Sidosryhmät mukana strategian päivityksessä Palkeet uudisti strategiansa vuoden 2013 aikana. Vuoteen 2020 ulottuvilla linjauksilla Palkeet varautuu entistä merkittävämpään rooliinsa valtionhallinnon tukipalvelujen tarjoajana. Strategiatyön aluksi Palkeiden henkilöstölle sekä asiakkaiden ja tärkeimpien sidosryhmien edustajille järjestettiin ideariihi, jossa vastaajat saivat arvioida Palkeiden vahvuuksia, kehittämiskohteita ja tulevaisuuden avainasioita. Ideariihi pui ydinasiat esiin sekä mainintojen yleisyyden että niiden merkittävyyden suhteen. Laatu, asiakaskokemus ja yhteistyön lisääminen nähtiin keskeisimmiksi menestystekijöiksi. Nämä kaikki sisältyvät Palkeiden päivitettyyn strategiaan, jonka teemana on onnistumme yhdessä. GO-toiminta on osa Palkeiden omaa ympäristöohjelmaa, jonka tavoitteena on ottaa ympäristövaikutukset ja kestävän kehityksen periaatteet huomioon kaikessa toiminnassa tarkoituksenmukaisella tavalla. Ympäristöohjelman mittareilla seurataan muun muassa kotimaan matkustusta, kiinteistöjen energian- ja vedenkulutusta sekä paperinkulutusta. Tavoitteena on parantaa toimintaa näissä asioissa 2 5 prosenttia vuoden 2014 aikana. 5

6 Sisällysluettelo Palkeet strategia 2 Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus 3 Palkeiden laajentuva palveluvalikoima 4 Palasia Johdon katsaus 7 Kehitymme yhdessä asiakkaan kanssa 9 Asiakas uusien palvelujen kehittämisen keskipisteessä 11 Onnistumme yhdessä 13 Kokonaistuottavuus kasvoi edelleen 15 Palkeiden neuvottelukunta ja johtoryhmä 18 Kustannusrakenne 19 6

7 Johdon katsaus Johdon katsaus Valtionhallinnon kehittäminen ja asiakasvirastoissa tapahtuvat muutokset heijastuvat kaikki Palkeiden toimintaan. Palkeet eli näissä muutoksissa vahvasti mukana myös neljäntenä toimintavuotenaan 2013 ja valmistautui vastaamaan tulevaisuuden haasteisiin päivittämällä strategiansa. Visionsa mukaisesti Palkeet haluaa olla vaikuttava suunnannäyttäjä, mikä tarkoittaa varautumista entistä merkittävämpään ja monipuolisempaan rooliin valtionhallinnon tukipalvelujen tarjoajana. Uusia odotuksia ja tarpeita tukipalveluille syntyy muun muassa konsernimaisen toiminnan vahvistuessa ja toimintatapojen yhdenmukaistuessa. Palkeiden uuden strategian laatimiseen osallistuivat viime vuonna laajasti sekä Palkeiden henkilöstö, asiakkaat että keskeiset sidosryhmät. Päivitetyn strategian toimeenpanon tukemiseksi käynnistettiin jo vuonna 2013 toimenpiteet organisaation jatkokehittämiseksi ja tuottavuustavoitteiden edistämiseksi. Asiakkaat odottavat Palkeilta yhä enemmän asiantuntijapalveluita ja kokonaisratkaisuja. Yksi uuden strategian painopiste onkin uusien palvelujen kehittäminen. Vuoden 2013 aikana oli tuotteistuksessa kuusi uutta palvelua, joita Palkeet tulee tarjoamaan asiakkailleen laajemmin kuluvana vuonna. Erityisen iloista on todeta, että asiakastyytyväisyys on edelleen kehittynyt positiivisesti. Yhä useampi asiakas on tyytyväinen Palkeiden palveluihin. Palkeet haluaa jatkossakin olla asiakkaidensa luottamuksen arvoinen. Jatkamme esimerkiksi monikanavaisen palvelumallin kehittämistä tavoitteenamme tarjota yhä helppokäyttöisempi pääsy kaikkiin Palkeiden palveluihin. 7

8 Palkeiden tuottavuus kasvoi 1,5 prosenttia edelliseen vuoteen verrattuna. Tätä kokonaistuottavuusindeksillä mitattua kehitystä voidaan pitää hyvänä tilanteessa, jossa palvelujen määrä on laskussa ja meneillään on merkittävä, useita vuosia jatkuva Kieku-käyttöönotto ja useita siihen liittyviä kehittämishankkeita. Palkeet ylitti valtiovarainministeriön asettamat tuottavuustavoitteet talouspalveluissa. Käsiteltyjen ostolaskujen määrä jatkoi edelleen vuonna 2013 laskuaan. Toisaalta yhä useampi Palkeiden asiakas otti käyttöön myös myyntilaskupalvelun. Palkkalaskelmien tuottavuustavoitteesta jäätiin merkittävästi Kieku-toimintamallilla tuotettujen palvelujen tuottavuuden alenemisen takia. Suurien muutoshankkeiden alussa tuottavuus tyypillisesti notkahtaa johtuen prosessien ja toimintatapojen muutoksesta sekä järjestelmien teknisistä puutteista. Parin prosentin kasvua henkilötyövuosissa voidaan pitää erittäin maltillisena, kun ottaa huomioon toteutuneet Kieku- käyttöönotot ja myyntilaskutuksen määrän merkittävän kasvun. Palkeiden henkilötyövuoden hinta pysyi edellisen vuoden tasolla. Henkilöstön työtyytyväisyys ja Palkeiden työantajakuva kehittyivät myönteisesti. Myös hallitusohjelmassa linjatussa vaikuttavuus- ja tuloksellisuusohjelmassa (VATU) seurattavat inhimillisen pääoman mittarit kehittyivät suotuisasti. Erityisesti paneuduimme viime vuonna johtamisen ja esimiestyön tukemiseen. Kiitos haasteiden keskellä hyvin sujuneesta vuodesta kuuluu koko henkilöstöllemme yhtä lailla kuin asiakkaillemme ja yhteistyökumppaneillemme. Strategiamme teeman mukaisesti: Me onnistumme yhdessä! Pirjo Pöyhiä toimitusjohtaja 8

9 Asiakkaat Kehitymme yhdessä asiakkaan kanssa Helppo asiointi, luotettava yhteistyö ja asiantunteva palvelu ovat Palkeille tärkeitä tavoitteita. Palkeet toimii asiakkaidensa vahvana kumppanina niin, että asiakkaat voivat keskittyä omaan ydintoimintaansa. Asiakkaiden entistä sujuvampaan palveluun kehitettiin viime vuonna monikanavainen palvelumalli. Asiakas voi palvelutarpeensa ja -tilanteensa mukaan käyttää itsepalvelua, jättää pyyntönsä asiointikanavaan tai saada henkilökohtaista palvelua puhelimessa. Asiakkaat ovat kokeneet palvelukanavien monipuolistumisen tervetulleena uudistuksena. Asiakastutkimuksen mukaan asiakastukijärjestelmä on tarpeellinen ja toimiva, mutta sen rinnalla puhelinpalvelu toimii monimutkaisten ja nopeasti ratkaisua vaativien asioiden hoidossa. Laajempia kokemuksia palvelumallista saadaan kuluvana vuonna, ja niiden pohjalta mallia kehitetään edelleen. Asiointiportaali kokoaa Palkeiden palvelut Palkeet haluaa tarjota asiakkailleen yhä paremman asiakaskokemuksen. Lähivuosina painopiste on asioinnin helppouden edistämisessä. Tavoitteena on luoda yhteistyössä Valtiokonttorin ja muiden toimijoiden kanssa asiointiportaali, jonka kautta asiakas saavuttaisi kaikki Palkeiden palvelut ja voisi hoitaa muuta asiointia Palkeiden kanssa. Jo nyt Palkeiden asiakkaat näkevät sopimuksensa, kokousaineistot sekä raportit palvelujen käytöstä Paletti-ekstranetistä. 9

10 Tehostettua tukea Kiekun käytön alkuvaiheissa Asiakkaat tarvitsevat erityistä tukea Kieku-tietojärjestelmän ja toimintamallin käyttöönottojen aikaan. Palkeissa tähän tarpeeseen vastataan tehostetulla asiakkuudenhoidolla, jonka malli kehitettiin vuonna Tiivistetty yhteydenpito antaa asiakkaille mahdollisuuden tuoda esiin kysymyksiä ja kehitysehdotuksia. Niitä voidaan hyödyntää samaan aikaan Kiekua käyttöönottavien asiakkaiden projekteissa sekä järjestelmän ja käyttöönottomallin kehittämisessä. Asiakastyytyväisyyden suunta ylöspäin Asiakkaiden kokonaistyytyväisyys nousi edelleen vuonna 2013 sekä talous- että henkilöstöpalveluissa. Päivittäin Palkeiden kanssa toimivat yhteyshenkilöt ovat entistä tyytyväisempiä Palkeiden palveluihin, asiakaspalveluun sekä henkilöstön asiantuntemukseen. Palkeiden tavoitteena on tietää entistä reaaliaikaisemmin, miten tyytyväisiä asiakkaat ovat ja miten asiakaspalvelua voidaan parantaa. Tähän ollaan kehittämässä uusia, keveitä välineitä. Seuraava laaja asiakastyytyväisyyskysely toteutetaan keväällä Asiakastyytyväisyys Talouspalvelut > 3,7 3,5 Henkilöstöpalvelut > 4,0 3,8 (asteikko 1-5) Paletilla askel sujuvampaan asiointiin Uusi Paletti-ekstranet otettiin syksyn aikana käyttöön kaikilla Palkeiden asiakkailla. Paletti-ekstranetissä kukin asiakas näkee omat sopimuksensa, kokousaikataulut ja -muistiot, raportit palvelujen käytöstä sekä oman hallinnonalansa yleiset asiat. Ekstranet myös tehostaa häiriöviestintää, kun asiakkaat voivat tarkistaa kootusti yhdestä paikasta häiriöt ja suunnitellut käyttökatkot, Palkeiden asiakasviestintäpäällikkö Merja Lindroos kertoo. Palkeiden henkilöstölle ekstranet tarjoaa nopean kanavan asiakastietoon ja siten parantaa asiakaspalvelua. 10

11 Palvelut Asiakas uusien palvelujen kehittämisen keskipisteessä Palkeiden uudet palvelut kehitetään käyttäjäkeskeisen suunnittelun periaatteiden mukaan. Asiakkaat osallistuvat suunnitteluun ja pilotointiin alusta asti. Lisäksi palveluja kehitetään jatkuvana prosessina pilotoinnin ja käyttäjäpalautteen perusteella. Vuoden 2013 aikana Palkeissa kuvattiin uusien palvelujen kehittämisen prosessi ja otettiin käyttöön prosessissa tarvittavat työvälineet ja asiakirjapohjat. Asiakaspalvelu vuoden teemana Asiakaspalvelu oli vuoden 2013 sisäisenä teemana Palkeissa. Teema oli koko vuoden vahvasti esillä ja siihen liittyen muun muassa työstettiin Palkeiden asiakaslupaus ja käsiteltiin henkilöstön tilaisuuksissa asiakaspalvelun pelisääntöjä ja asiakastyötä. Asiakastyytyväisyyskyselyssä asiakaspalvelun tulokset hieman paranivat. Vuoden aikana on ollut tuotteistuksessa kuusi uutta palvelua: talous- ja henkilöstöraportointipalvelut (Kieku) kirjanpidon kokonaispalvelu (sisältää tiliöintipalvelun) uuden Heli-järjestelmän tukipalvelut ja muut rekrytointiin liittyvät palvelut palvelussuhteen hallinnan laajennettu peruspalvelu (Kieku) matkalaskujen tarkastus organisaatiorakenteen luominen ja ylläpito ml. käyttövaltuushallinta (Kieku) 11

12 Sähköiset asiakasfoorumit käyttöön Toukokuussa järjestettiin ensimmäinen sähköinen asiakasfoorumi, joka toteutettiin valtion yhteisillä viestintäratkaisuilla (Vyvi ja Lync). Foorumin teemana oli Palkeiden uusi ekstranet, Paletti. Palkeiden aiemmin järjestämiin asiakasfoorumeihin verrattuna toteutus säästi huomattavan määrän aikaa ja myös kustannuksia. Osallistujat totesivat tilaisuuden onnistuneeksi ja tekniikan toimivaksi. Lisäksi toteutettiin keväällä 2013 tutkimuslaitoksille suunnattu perinteinen asiakasfoorumi. Ensimmäiset laatuarvioinnit toteutettiin Palkeissa aloitettiin vuonna 2013 sisäisten arviointien tekeminen osana Palkeiden laatutyötä. Kevään aikana sisäistä arviointiprosessia pilotoitiin palvelutuotannossa Mikkelissä sijaitsevissa menojen käsittelyn ja kirjanpidon palveluryhmissä sekä toteutettiin itsearviointi strategisen suunnittelun prosessiin. Syksyllä arvioitiin sisäisesti henkilöstöpalvelujen palvelutuotanto ja Palkeiden kolmen johtoryhmän työskentelyä arvioitiin webropol-kyselyn avulla. Arvioinneissa tarkastellaan tulosyksiköiden prosesseja ja esitetään mahdollisia kehittämiskohteita. Tavoitteena on auttaa tulosyksikköä kehittämään toimintaansa laadukkaampaan suuntaan ja tuoda esiin eri yksiköiden hyviä käytänteitä. Ideoista ja innovaatioista kilpailtiin Ensimmäinen Palkeiden ideat ja innovaatiot -kilpailu järjestettiin tammi-huhtikuussa. Kilpailu toi Palkeiden henkilöstölle yhden uuden kanavan osallistua Palkeiden toiminnan kehittämiseen. Kilpailuehdotuksia kertyi yhteensä 41 kappaletta. Annetuista ehdotuksista suurin osa liittyi palvelutuotantoon ja työhyvinvointiin. Ehdotukset koskivat vanhojen käytäntöjen parantamista, ja joukossa oli myös aivan tuoreita ajatuksia joko uusiksi työtavoiksi tai -välineiksi. Palkeiden laaturyhmän esityksestä johtoryhmä palkitsi kolme ehdotusta osallistumisella Nordic Business Forum -tapahtumaan. Innovaatiokanava on auki ympäri vuoden ja Palkeiden laaturyhmä nostaa jatkossakin esiin annettuja ehdotuksia, joista parhaat palkitaan. 12

13 Henkilöstö Onnistumme yhdessä Hyvä johtaminen on motivaation ja työn tuloksellisuuden avaintekijä. Palkeissa kiinnitettiinkin erityistä huomiota johtamis- ja esimiestaitojen kehittämiseen vuonna Kehittämisessä käytettiin hyväksi niin koulutusta kuin osaamisen ja tiedon jakamista esimerkiksi kuukausittaisissa esimiesinfoissa ja kahdesti vuodessa järjestettävissä esimiesfoorumeissa. Palkeissa selvitetään työtyytyväisyyttä säännöllisellä valtionhallinnon yhteisen mallin mukaisella kyselyllä. Työtyytyväisyyden kokonaiskeskiarvo on noussut tasaisesti Palkeiden neljän toimintavuoden aikana. Työtyytyväisyyskyyselystä saadaan arvokasta tietoa toiminnan kehittämiseen. Palkeissa vastausaktiivisuus oli jälleen loistava: 83 prosenttia Palkeiden henkilöstöstä vastasi kyselyyn syksyllä Jatkossa VMBaro -kysely tehdään joka toinen vuosi ja kyselyiden välillä käytetään kevyempiä työtyytyväisyyden seurantavälineitä sekä keskitytään tulosten purkamiseen ja tavoitteiden edistämiseen. Mittava ponnistus työhyvinvointiin Palkeet tekee tiivistä yhteistyötä työterveyshuollon kanssa henkilöstön työkyvyn kartoittamisessa ja toimenpiteiden kohdentamisessa. Tavoitteena on, että ennaltaehkäisevät ja korjaavat toimet voidaan kohdistaa tehokkaasti työyhteisötarkastuksissa yksittäisille henkilöille ja kokonaisille työryhmille. Vuonna 2013 oli tarjolla paljon työhyvinvointia tukevaa koulutusta, jonka aiheita olivat muun muassa ratkaisukeskeisyys, työyhteisötaidot ja varhaisen tuen malli. Palkeissa on varauduttu henkilöstön tukitoimiin myös toimipaikkaverkon supistuessa kuudesta neljään vuonna Ensisijainen muutospolku henkilöille on siirtyä uudelle paikkakunnalle joko nykyisessä tehtävässä tai tehtävää vaihtaen. 13

14 Harjoittelijoista kasvaa tekijöitä Palkeisiin haettiin vuoden 2013 aikana avoimissa hauissa noin 80 ammattilaista. Yhtä avointa paikkaa haki keskimäärin 40 henkilöä. Lisäksi tehtäväkierto Palkeiden sisällä on erittäin vilkasta. Palkeiden yhteistyö oppilaitosten kanssa on tiivistä, ja Palkeet tarjoaa vuosittain useita kymmeniä harjoittelupaikkoja alan opiskelijoille Henkilötyövuodet > ,9 Työtyytyväisyys > 3,24 3,21 Koulutuspäivät / htv > 3,5 4,5 (asteikko 1-5) JETistä eväitä johtamiseen JET eli Johtamisen erikoisammattitutkinto on aikuisten työelämälähtöinen näyttötutkinto, jossa ammattitaito osoitetaan omilla työtehtävillä ja aidossa työympäristössä. Palkeiden tavoitteena on, että kaikki esimiehinä toimivat ovat suorittaneet JET-tutkinnon. Palkeiden ensimmäinen JET-ryhmä aloitti opiskelunsa vuoden 2012 alussa ja toinen, esimiehille, yksiköiden päälliköille ja asiantuntijoille suunnattu JET käynnistyi marraskuussa Olen saanut JET-opiskelusta lisää työkaluja esimiestyöhöni sekä uusia näkökulmia johtajuuteen. Olen ennenkin luottanut ryhmäni loistaviin ammattilaisiin, mutta opiskelun myötä opettelen lisää työn ja vastuun jakamista, kertoo JET I -ryhmässä opiskellut palveluesimies Kristiina Nieminen. Verkostoituminen ja toisilta oppiminen on ollut uskomattoman hienoa ja antoisaa. 14

15 Toiminta ja vaikuttavuus Kokonaistuottavuus kasvoi edelleen Palkeiden tavoitteena on olla vaikuttava suunnannäyttäjä hallinnon palveluratkaisuissa. Visio velvoittaa tuottamaan palvelut laadukkaasti ja tehokkaasti. Palkeiden kokonaistuottavuuskehitys jatkui hyvänä vuonna 2013 ja kasvoi 1,5 prosenttia vuoteen 2012 verrattuna. Palveluittain tarkastellen tuottavuus nousi kolmessa neljästä palvelukokonaisuudesta. Vuonna 2012 käyttöön otettu kokonaistuottavuusmittari kertoo, kuinka Palkeiden tuotos on kehittynyt suhteessa työn ja kustannusten muutoksiin. Tuotos käsittää tuotettujen palvelujen volyymit. Palkeiden tuotosmäärä kasvoi vuoteen 2012 nähden 1,4 prosenttia. Erityisesti tulojen käsittelyn palvelussa myyntilaskutuksen määrä nousi peräti 70 prosenttia vuoteen 2012 nähden. Vastaavasti ostolaskujen ja henkilöstöpalveluiden volyymit pienenivät. Palveluille kiinteät hinnat Palkeiden palvelut hinnoitellaan omakustannusperiaatteella suoritteiden tai käytetyn työajan mukaan. Hintaan sisältyy ja siitä on erotettavissa palvelukeskuksen osuus sekä tuotannon tietojärjestelmistä aiheutuva asiakaskohtainen osuus. Vuonna 2013 Palkeissa valmisteltiin hinnoittelumuutos, jolla tavoitellaan entistä parempaa ennustettavuutta asiakkaille. Vuoden 2014 alusta käyttöön otettiin kiinteät palveluiden yksikköhinnat ja vuosikohtainen hinnasto. Asiakkaiden laskutus perustuu vuosittaiseen hinta-arvioon, joka oikaistaan toimintavuoden jälkeen toteutuneiden palveluvolyymien ja tietojärjestelmäkulujen perusteella. Työpanos, eli henkilötyövuodet, nousi 0,7 prosenttia. Näin työn tuottavuus (tuotos/työpanos) nousi 0,6 prosenttia. Reaalinen kustannustaso ei juuri muuttunut vuoteen 2012 nähden, joten kokonaistuottavuuden muutos tulee lähes kokonaan tuotoksen muutoksesta. 15

16 Uudistukset palvelutuotannon tueksi Palkeiden palvelutuotantoa tukemaan valmisteltiin uusi ICT-toimintamalli ja perustettiin vuoden 2014 alusta uusi ICT-tulosalue. Osa vahvistuvaa ICT-roolia on järjestelmien omistajuus. Viime vuonna Palkeille siirtyi Valtiokonttorista asiakastukijärjestelmän (AT) sekä valtion matkahallinnan tietojärjestelmän (M2) omistajuus. Laadukkaiden palveluiden tuottaminen tehokkaasti on keskeinen tavoite myös Palkeiden palveluverkoston kehittämisessä. Hallituksen kehyspäätöksen mukaisesti Palkeiden toimipaikkaverkko supistuu kuudesta neljään vuonna Muutokseen liittyvät asiakkuuksien ja palvelujen sijoittamisen periaatteet ja toimeenpanoaikataulu vuosille vahvistettiin vuonna Tavoitteena on koota asiakkaille selkeämpi ja yhtenäisempi palvelukokonaisuus. Asiakkuuksien keskittäminen hallinnonaloittain mahdollistaa Palkeissa osaamisen laajemman jakamisen ja resurssien joustavamman käytön. Asiakkaan rinnalla muutoksissa Palkeiden palvelutuotanto tuki aktiivisesti asiakkaita valtionhallinnon keskeisiin kehittämishankkeisiin liittyvissä muutoksissa. Talous- ja henkilöstöhallinnon uuden toimintamallin ja tietojärjestelmäkokonaisuuden, Kiekun, käyttö laajeni vuonna 2013 merkittävästi. 13 uuden viraston Palkeet niiden joukossa talous- ja henkilöstöpalvelut alettiin tuottaa Kiekulla. Lisäksi 33 asiakasvirastoa otti ostolaskujen käsittelyssä käyttöön uuden version Rondo-järjestelmästä. Työajan jakauma Henkilöstöpalvelut Projektit, tuki- ja Johto ja liike- ylläpitopalvelut toiminnan tuki Talouspalvelut 16

17 Opit karttuvat Kieku-käyttöönottojen myötä Kiekua käytti vuoden 2013 lopussa valtionhallinnon virkamiestä. Kiekun käyttö laajeni valtionhallinnossa edelleen vuonna Nyt jo pitkälti toistakymmentä tuhatta virkamiestä on mukana Kiekussa, joka kattaa valtion yhteiset talous- ja henkilöstöhallinnon prosessit ja niitä tukevan tietojärjestelmän. Yksi Kiekun lokakuun alusta käyttöön ottaneista virastoista oli Tilastokeskus yhdessä neljän muun valtiovarainministeriön hallinnonalan viraston kanssa. Käyttöönotto sujui pääosin hyvin, mutta kehitettävääkin löytyi. Yksi Tilastokeskuksen erityispiirre oli runsas työsopimussuhteiden määrä verrattuna muihin Kiekun aiemmin käyttöön ottaneisiin virastoihin. Projekti eteni rivakasti ja määrätietoisesti kohti käyttöönottoa. Yhteistyö projektissa toimijoiden osalta oli sujuvaa, vaikka kiirettä riitti jokaisella tahollaan, Tilastokeskuksen projektipäällikkö Tarja Kanervo kertoo. Tilastokeskuksessa on runsaasti työsopimussuhteisia, muun muassa noin 200 tilastohaastattelijaa. Työsopimussuhteisten henkilöiden tietojen käsittelyssä on vielä kehitettävää, vaikka eroja ja ominaisuuksia projektin aikana havainnoitiin ja työstettiin. Saman koki Palkeiden projektipäällikkö Talvikki Helenius: Työsopimussuhteisten henkilöiden tietojen käsittely nousi Tilastokeskuksen käyttöönotossa vahvasti esiin. Haasteeksi muodostui etenkin sairauspoissaolojen käsittely. Työsopimussuhteisten käsittelyä kokonaisuudessaan onkin ryhdytty jatkokehittämään yhdessä järjestelmän toimittajan kanssa. Kieku-hanke järjesti uusien Kieku-virastojen henkilöstölle syksyllä tuoreeltaan verkkoaivoriihen. Kyselyllä saatiin kaikkiaan ideaa ja kommenttia siihen, mikä käyttöönotossa ja käyttämisessä on mennyt hyvin ja mitä voitaisiin parantaa. Kieku-portaali on toimiva kokonaisuus, jossa henkilöstö ja esimiehet voivat hoitaa lomien ja poissaolojen prosessin kertakirjautumisella. Ajanhallinnan uudet toimintatavat hakevat vielä osin paikkaansa, mutta henkilöstöhallinnon näkökulmasta ylityölaskennan toiminnot ovat todella hyvät. Jakopalkka -ratkaisun muuttuminen ja keskeneräisyys juuri käyttöönoton kynnyksellä on selkeä heikennys Tilastokeskuksen sisäisen laskennan näkökulmasta, Tarja Kanervo kommentoi. Kieku-kokonaisuuden tuottavuustavoitteen saavuttamiseksi henkilöstöhallinnon toimintamallia tarkastellaan Kieku-hankkeen yhteisessä kehittämisprojektissa. Käyttäjäystävällisyyttä ja samalla parempaa tuottavuutta tavoitellaan muun muassa ammattikäyttäjille ja esimiehille suunnatuilla entistä helppokäyttöisemmillä portaalilomakkeilla. Ammattikäyttäjän rooli virastossa tulee säilymään tärkeänä ja vahva substanssiosaaminen korostuu, mutta vaativa järjestelmäosaaminen keskittyy Palkeisiin. 17

18 Johto Johto Palkeiden neuvottelukunta Neuvottelukunnan toimikausi on Päivi Vehviläinen, henkilöstön edustaja, Palkeet (kuvassa vas.) Anssi Pihkala, toimitusjohtaja, Hansel Oy Pirjo Pöyhiä, toimitusjohtaja, Palkeet Maritta Iso-Aho, johtaja, Alko Oy Raija Komppula, professori, Itä-Suomen yliopisto Timo Kallio, johtaja, Liiketoiminnan tuki, Palkeet Kuvasta puuttuu: Hannu Mäkinen, budjettipäällikkö, valtiovarainministeriö 18 Palkeiden johtoryhmä Kirsi-Marja Kauppinen, kehityspäällikkö, Kehityspalvelut (kuvassa vas.) Juha Raatikainen, asiakkuudenhallintapäällikkö, Asiakkuudenhallinta Helena Lappalainen, johtaja, Palvelutuotanto Timo Kallio, johtaja, Liiketoiminnan tuki Pirjo Pöyhiä, toimitusjohtaja Hannele Ahola, henkilöstöpäällikkö, Henkilöstöhallintopalvelut Juha Koljonen, johtaja, ICT Jaana Beversdorf, viestintäpäällikkö, Viestintäpalvelut

19 Kustannusrakenne Kustannusrakenne (1 000 euroa) Muutos TUOTOT Tuotot yhteensä > ,9 % Palveluvolyymit Ostolaskut (kpl) > KULUT Aineet, tarvikkeet ja tavarat > ,8 % Henkilöstökulut > ,1 % Vuokrat > ,2 % Palvelujen ostot > ,5 % Muut kulut > ,7 % Poistot > ,6 % Korot > ,6 % Myyntilaskut (kpl) > Palkkalaskelmat (kpl) > Toiminnan taloudellisuus Ostolaskut ( /suorite) > 5,87 5,83 Myyntilaskut ( /suorite) > 5,33 7,99 Palkkalaskelmat ( /suorite) > 11,33 9,19 TOIMINNAN KUSTANNUKSET ,9 % Tietojärjestelmäkustannukset /talouspalvelut > ,8 % Tietojärjestelmäkustannukset /henkilöstöpalvelut > ,1 % KUSTANNUKSET YHTEENSÄ ,9 % +ylijäämä/-alijäämä > 0-3 Työn tuottavuus Ostolaskut (kpl/htv) > Myyntilaskut (kpl/htv) > Palkkalaskelmat ( kpl/htv) >