Tulostavoiteasiakirja

Transkriptio

1 Tulosasiakirja Valtiovarainministeriön ja Valtion talousja henkilöstöhallinnon palvelukeskuksen välinen tulossopimus vuodelle sekä ennakolliset tavoitteet vuosille Valtiovarainministeriö Puh (vaihde) Snellmaninkatu 1 A, Helsinki Faksi PL 28, Valtioneuvosto valtiovarainministerio@vm.fi Y-tunnus

2 2 (14) Sisältö 1 STRATEGISET TAVOITTEET JA TOIMINTAYMPÄRISTÖ 3 2 YHTEISKUNNALLINEN VAIKUTTAVUUS 4 3 TOIMINNALLINEN TULOKSELLISUUS Toiminnallinen tehokkuus Taloudellisuus Tuottavuus Kustannusvastaavuus Tuotokset ja laadunhallinta Suoritteet ja julkishyödykkeet Palvelukyky ja laatu 7 4 HENKILÖSTÖVOIMAVAROJEN HALLINTA JA KEHITTÄMINEN 9 5 TAVOITTEIDEN SAAVUTTAMISEEN LIITTYVÄT HANKKEET 10 6 RAHOITUS 12 7 SOPIMUKSEN VOIMASSAOLO JA SEURANTA 13

3 3 (14) 1 Strategiset tavoitteet ja toimintaympäristö Valtion talousja henkilöstöhallinnon palvelukeskuksen strategiset tavoitteet jakautuvat neljälle osaalueelle seuraavasti: - Asiakkaat o Hyvä asiakaskokemus ja asiakashyöty o Asiakaskunnan hallittu laajeneminen - Palvelut ja prosessit o Prosessien virtaviivaistaminen yhteiseksi toimintatavaksi o o Kustannustehokkaat digitaaliset palveluja tuotantoratkaisut Kasvava vastuu talousja henkilöstöhallinnon prosesseissa, kehittämisessä ja tietojärjestelmissä - Ihmiset ja osaaminen o Kehittyvä organisaatio, osaaminen ja johtaminen o Henkilöstön resurssit joustavasti käytössä o Uudistuva, toimiva työnantajapolitiikka - Talous ja vaikuttavuus o Tuottavuuden ja taloudellisuuden jatkuva kehittyminen o Yksikkökustannusten aleneminen Toiminnan painopisteet strategiakaudella ovat - Tuottavuuskehityksen varmistaminen - Kiekun käyttöönottojen varmistaminen - Järjestelmäomistajuuden (Kieku, Rondo) siirron toteuttaminen o Jatkuvan kehittämisen vastuu, muutos- ja julkaisuhallinta o Tapahtumahallinnan prosessiin liittyvän tiketöintijärjestelmän uusiminen - Hallitusohjelmamuutosten valmistelu ja toteuttaminen o Kirjanpidon siirto Palkeiden lakisääteiseksi tehtäväksi o Tuotantoprosessien digitalisaation edistäminen mm. ohjelmistorobotiikan avulla o Varautuminen mahdolliseen rooliin ja tehtäviin uusissa palvelurakenteissa (SOTE) o Kansallisen tulorekisterin käyttöönotto v. alusta - Valtion taloushallinnon arkkitehtuurin toimeenpanoon ja siihen liittyvään kehittämiseen osallistuminen o Talous- ja henkilöstöhallinnon laajemmat palvelukokonaisuudet ja prosessivastuun lisäys o Prosessi- ja kehittämisen ohjaukseen osallistuminen o Kieku-ratkaisun kehittäminen: laskujen kierrätysjärjestelmän kilpailutus osana Hankintojen digitalisointia tai erillisenä kehittämistoimenpiteenä, maksuliikejärjestelmän kilpailutus o Matka- ja kuluhallinnan uuden palveluratkaisun käyttöönotto ja jatkokehittäminen - Liiketoimintatarpeita vastaavat henkilöstöresurssit ja osaaminen - Asiakaskunnan vaiheittainen laajentaminen o palveluja järjestelmäratkaisun toteutus o asiakkuusprojektit o Palkeiden asetuksen muutokset asiakaskunnan laajentamiseksi inhouse-periaatteen puitteissa - Valtionhallinnon yhteisten palveluntarjoajien yhteistyön tiivistäminen o Asiakaslähtöisyyden ja asiakaskokemuksen kehittäminen yhteistyössä eri toimijoiden kanssa esim. yhteinen hallinnon palveluiden vuorovaikutteinen palveluportaali. o Palkeet tiivistää yhteistyötä Hausin kanssa koulutusasiantuntijapalvelun tarjonnassa.

4 4 (14) 2 Yhteiskunnallinen vaikuttavuus Hallinnonalan tavoitteet: Hallinnon sisäiset palvelut: Valtionhallinnon keskitettyjen palveluiden kustannukset alenevat ja tuottavuus paranee toimitilahallinnon, tietotekniikkapalveluiden sekä talousja henkilöstöhallintopalveluiden osalta. Viraston tavoitteet: Palkeet edistää julkishallinnon toimivuutta tarjoamalla laadukkaita ja kustannustehokkaita hallinnon palveluja ja kehittää palvelujaan yhteistyössä asiakkaiden kanssa. 3 Toiminnallinen tuloksellisuus 3.1 Toiminnallinen tehokkuus Palkeissa on käytössä kokonaistuottavuusindeksi, jolla pystytään mittaamaan Palkeiden koko toimintaa ja sen kehitystä. Tuottavuusindeksi perustuu Tilastokeskuksen mallin mukaisesti muutoksen laskennalle tuotoksen, henkilötyön ja kustannusten osalta. Muutoksen laskenta perustuu kahden vuoden vertailuun, jonka muutosprosenttien pohjalta lasketaan indeksi, joka kuvaa pidemmän aikavälin tuottavuuden kehittymistä. Indeksin perusvuosi on Palvelutuotannon tietojärjestelmät eivät ole mukana indeksin panoksissa.

5 5 (14) Vuodet ovat haastavia vuosia tuottavuuskehityksen näkökulmasta, koska Kiekun käyttöönotot vaativat työpanosta samalla, kun palveluvolyymit ovat laskusuunnassa. Vuodesta lähtien llaan kasvavaa tuottavuuskehitystä, koska työpanosta ei kohdistu enää Kiekun käyttöönottoihin ja tuottavuuden kasvua tuetaan järjestelmähankinnoilla sekä tuotantoprosessien ja tiedonkäsittelyn automatisoinnin jatkokehityksellä (matka- ja kulunhallintajärjestelmän sekä maksuliikejärjestelmän käyttöönotto, tuotantoprosessien digitalisointi) Taloudellisuus Palkeet seuraa toimintansa taloudellisuutta ja työn tuottavuutta muutamien selkeästi määriteltävien volyymituotteidensa avulla. Palkeiden hinnoissa on huomioitu kaikki asiakkailta laskutettavat kustannukset (kulut ja poistot). Hinnat on ilmoitettu euroina/suorite ilman tuotannon tietojärjestelmäkustannuksia sekä tietojärjestelmäkustannukset lisäten, koska tietojärjestelmäkustannusten osuus muuttuu voimakkaasti järjestelmien käyttöönottovaiheesta riippuen. Joinakin vuosina kustannuksissa on sekä uuden että vanhan järjestelmän kustannuksia siitä huolimatta, että vanhojen järjestelmien sopimukset irtisanotaan mahdollisimman nopeasti. TALOUDELLISUUS /kpl Ostolaskut *) Palkeiden peruskustannus 2014 toteuma arvio 5,40 4,81 5,20 5,00 4,75 4,50 4,35 + tietojärjestelmäkustannukset 0,81 1,00 0,85 0,90 0,95 1,00 1,05 Ostolaskun hinta yhteensä 6,21 5,81 6,05 5,90 5,70 5,50 5,40 Myyntilaskut (kaikki toimintatavat, Palkeiden peruskustannus) + tietojärjestelmäkustannukset 3,28 1,40 2,70 3,22 3,25 2,00 2,65 2,05 2,60 2,10 2,55 2,15 2,50 2,20 Myyntilaskun hinta yhteensä 4,68 5,92 5,25 4,70 4,70 4,70 4,70 Palkkalaskelmat **) Palkeiden peruskustannus + tietojärjestelmäkustannukset 8,96 3,27 9,33 2,88 9,05 4,00 8,85 4,15 8,60 4,25 8,40 4,40 8,30 4,50 Palkkalaskelman hinta yhteensä 12,23 12,21 13,05 13,00 12,85 12,80 12,80 *) Tiliöinti on poistettu ostolaskujen yksikkökustannuksesta kaikkien asiakkaiden osalta vuodesta 2013 lähtien. **) Keskimääräinen palkkalaskelman yksikkökustannus

6 6 (14) Tuottavuus Ostolaskujen tuottavuudessa llaan suunnittelukaudella merkittävää kehitystä Valtion taloushallinto 2020 strategian mukaisesti. Vuoteen mennessä llaan n. 20 % tuottavuuskehittymistä. Tuottavuuden kasvun edellytyksenä on, että mm. Hankintojen digitalisointi prosessin päästä päähän näkökulmasta etenee Valtiokonttorin, Hanselin ja Palkeiden yhteistyön tuloksena. Ostolaskujen osalta tavoitteena on, että verkkolaskujen osuus kaikista laskuista on vähintään 90 %. Sopimuskohdistus toiminnallisuuden käyttöasteen nostaminen virastotasolla on yksi hankinnasta maksuun -prosessin digitalisoinnin keskeisimmistä toimenpiteistä lähivuosina. Myyntilaskutuksen tehokkuuden kasvun edellytys on, että myyntilaskutusvolyymi kasvaa arvioidulla tavalla. Lisäksi tuottavuutta lisätään prosessin sähköistämisellä mm. ohjelmistorobotiikkaa hyödyntämällä ja verkkokaupparatkaisun kehittämisellä. Taloushallinnon tuottavuuteen vaikuttaa myös taloushallinnon työroolien uudelleen järjestelyt siten, että jatkossa voidaan henkilöstön resurssia ja osaamista käyttää laajempiin työkokonaisuuksiin. Taloushallinnon tuottavuuslaskelmissa ei ole vielä huomioitu Kirjanpidon siirto Palkeisiin tuomia henkilötyövuosia (n. 130 htv). Uudistuksen säästöpotentiaaliksi on arvioitu n. 4 milj euroa ja n. 60 henkilötyövuotta. Säästöt on kohdistettu vuosille. Palkanlaskennan tuottavuus on kasvanut Kieku-ratkaisun käyttöönoton laajentumisen ja ratkaisuun liittyvän kehittämistoimenpiteiden tuloksena. Tulevina vuosina llaan edelleen jatkokehittämisen kautta n. 20 % tuottavuuskehitystä vähentämällä prosessien manuaalityön määrää mm ohjelmistorobotiikan avulla, portaalilomakkeiden jatkokehittämisellä ja resurssiohjauksella. Palvelussuhteen hallinnan laajennetun peruspalvelun toimintamallin käyttöönoton tavoitteena on kokonaistuottavuuden kasvu palvelussuhteen hallinnassa. TUOTTAVUUS kpl/htv 2014 toteuma Palkeiden työn tehokkuusarvioita kpl/kokonaishtv *) Vain Puolustusvoimat jäljellä arvio Ostolaskut Myyntilaskut, kaikki Palkkalaskelmat, muut * Palkkalaskelmat, Kieku Kustannusvastaavuus Palkeiden kustannusvastaavuus alenee tilapäisesti tulevina kolmena vuotena uusien erillistä määrärahaa vaativien hankkeiden vuoksi. Mittari Toteuma 2014 Arvio 2020 Toiminnan tuotot Kokonaiskustannukset Kustannusvastaavuus Kustannusvastaavuus % -99,90 % -97,00 % -93,50 % -96,90 % -96,40 % -99,40 % -99,60 %

7 7 (14) 3.2 Tuotokset ja laadunhallinta Kieku-toimintamallin mukana Palkeiden palveluvalikoima muuttuu ja se on yhtenäistetty vastaamaan valtion talousja henkilöstöhallinnon prosessikuvauksien jaottelua. Kiekua käyttävillä asiakkailla on käytössä neljä peruspalvelua taloushallintonsa tueksi ja kaksi peruspalvelua henkilöstöhallintoonsa. Kiekun käyttöönoton myötä asiakkaille tulee pääsääntöisesti käyttöön kaikki peruspalvelut. Palkeet ei kuitenkaan tavoittele kaikilta osin 100 %:a, koska eräillä asiakkailla on laskutuksessaan käytössä erittäin tehokkaita substanssijärjestelmiä, joita ei kannata korvata nykyisillä myyntireskontrajärjestelmillä. Kiekua käyttävien asiakkaiden osalta seurataan lisäpalvelujen käytön edistymistä. Kirjanpidon siirto Palkeiden lakisääteiseksi tehtäväksi muutoksen vuoksi palvelusopimusta päivitetään edelleen vuonna Suoritteet ja julkishyödykkeet Ostolaskujen lukumäärän arvioidaan vähenevän yhden prosentin verran vuosittain. Samoin palkkalaskelmien lukumäärien arvioidaan vähenevän valtionhallinnon htv-määrien pienentyessä. Myyntilaskuissa on arvioitu tulevan lisäystä vielä vuodelle, mutta siitä eteenpäin myyntilaskuvolyymien kehittymistä on kuitenkin hankala arvioida. Suoritteet 2014 arvio arvio arvio arvio ostolaskut myyntilaskut palkkalaskelmat Lisäksi seurataan lisäpalveluiden määrää ja niiden osuutta prosentteina koko tulorahoituksesta. Tälle ei ole asetettu tta Palvelukyky ja laatu Palkeet aloitti Kieku-toimintamallilla tuotettujen palvelujen asiakastyytyväisyyden seurannan keväällä uudella vuosittain tehtävällä tutkimussarjalla. Tulokset on käsitelty asiakkaiden kanssa syksyllä ja kehittämiskohteet huomioidaan vuoden toiminnan suunnittelussa. toteuma Asiakastyytyväisyys talouspalvelut 3,8 3,9 3,8 3,8 3,9 3,9 Asiakastyytyväisyys henkilöstöpalvelut 3,8 3,8 3,8 3,8 3,9 3,9 Asiakastyytyväisyys, asiakaspalvelu 3,8 3,9 3, Tyytyväisten asiakkaiden osuus talouspalvelut (arvosana > 3,5) Tyytyväisten asiakkaiden osuus henkilöstöpalvelut (arvosana > 3,5) 75 % 78 % 75 % 75 % 80 % 80 % 75 % 74 % 75 % 75 % 80 % 80 %

8 8 (14) Palkeiden toiminnan vaikutukset asiakkaiden taloushallinnon prosesseissa Tuotokset ja laadunhallinta Seurantakohde Taloudellisuustiedot kpy:iden tilinpäätöksissä oikeita ja riittäviä Mittari % >90 >91 >92 >93 >94 Toiminnallinen tehokkuus Seurantakohde Mittari Valtion tilinpäätöksen aikataulu (edellisen vuoden tilinpäätös valmis) Valtion talousja henkilöstö hallintoon sitoutuvien henkilötyövuosien osuus (Palkeet htv/valtion htv) pv % 0,97 0,98 0,94 0,93 0,93 Tilauksellisten laskujen osuus valtiolla % Sopimuksellisten laskujen osuus valtiolla Tiliöintikoodillisten laskujen osuus valtiolla % %

9 9 (14) 4 Henkilöstövoimavarojen hallinta ja kehittäminen Osaamista, johtamista ja organisointia kehitetään niin, että ne vastaavat uusien toimintamallien ja kokonaisuuden hallinnan tarpeisiin. Lähivuosien painopisteenä on kyvykkyyksien ylläpitäminen ja kehittäminen tulevaisuuden tarpeiden ja ennakoivuuden näkökulmasta sekä koulutus- ja konsultointiasiantuntijuuden lisääminen. Toteuma 2014 Arvio Yhteiset mittarit: Henkilötyövuodet VK:sta siirtyvät Kirjanpidon siirto yhteensä Henkilötyövuodet yhteensä Tyytyväisyys (VMBaron kokonaisindeksi, asteikko 1-5) - 3,37 3,4 3,45 3,5 3,55 Sairauspoissaolot (työpäivää / htv ) 10,5 11,5 <10 <10 <10 <10 Johtajuusindeksi, VMBaro - 3,36 3,4 3,45 3,5 3,55 Muut mittarit: Lyhyet 1 3 pv sairauspoissaolot (pv/htv) Varsinaisten määräaikaisten %-osuus (hlöt, joilla ei taustavirkaa) 3,43 3,5 3,4 3,3 3,2 3,1 17, Koulutuspäiviä / htv 3, Osaamisen johtamisindeksi, (VMBaro) - 3,33 3,4 3,45 3,5 3,55 Johdon toiminta esimerkkinä ja suunnannäyttäjänä (VMBaro) Työyhteisön avoimuus asioiden valmistelussa ja päätöksenteossa (VMBaro) Työn innostavuus ja työssä koettu ilo (VMBaro) Tulos- ja kehityskeskustelujen toimivuus osaamisen kehittämisessä (VMBaro) Esimiesten ja johdon asettamat mahdollisuudet uudistua työssä (VMBaro) Töiden yleinen organisointi työyhteisössä (VMBaro) Sairauspoissaolojen väheneminen, työpäivää/htv (Tahti) 3,06 3,07 3,2 3,3 3,4 3,5 3,05 3,06 3,2 3,3 3,4 3,5 3,39 3,41 3,43 3,45 3,5 3,55 3,02 2,94 3,1 3,2 3,3 3,4 3,15 3,2 3,3 3,4 3,5 3,55 3,22 3,25 3,3 3,4 3,5 3,55-0,

10 10 (14) 5 Tavoitteiden saavuttamiseen liittyvät hankkeet Palkeitten tavoitteiden saavuttamiseksi toteutettavat keskeiset hankkeet on kuvattu alla. Kirjanpidon siirto Palkeiden lakisääteiseksi tehtäväksi Pääministeri Juha Sipilän hallitusohjelman mukaan kirjanpitoyksiköiden kirjanpidon ja tilinpäätöksen laatiminen keskitetään kokonaisuudessaan Palkeiden lakisääteiseksi tehtäväksi. Hallitusohjelman mukaan kirjanpitoyksiköissä olevasta kirjanpitohenkilöstöstä (187 htv:tä 2011) keskitetään Palkeisiin vähintään kaksi kolmasosaa. Tämä mahdollistaa palvelukeskuksen toiminnan optimoinnin. Asiakaskunnan laajennus Palkeissa on käynnistynyt alkuvuodesta Palkeiden asiakaskunnan laajentamiseksi projekti, jonka tarkoituksena tarkastella ja valmistella Palkeiden toiminnan laajentamistarve kattamaan valtion in-house-yhtiöitä ja liikelaitoksia. Projektissa on neljä vaihetta: liiketoimintasuunnittelu, liiketoimintasuunnitelman toimeenpano, asiakkuusprojektit ja jatkuva palvelutuotanto uudelle asiakaskunnalle. Uusilla asiakkuuksilla haetaan markkina-aseman vahvistumista toimialalla ja palvelukeskuskyvykkyyden kasvattamista. Kieku- ja Rondo-järjestelmäomistajuuden siirto Palkeisiin on osa Taha2020-strategian toteuttamista. Tavoitteena on turvata Kieku-ja Rondo-tietojärjestelmiin liittyvät tuotannon tehtävät sekä jatkuva kehittäminen Kieku-hankevaiheen jälkeen sekä tehostaa em. tehtäviä. Matka- ja kuluhallinnan kilpailutusta seuraava tuotteistus- ja käyttöönottovaihe tavoittelee merkittävää matkustuksen toimintamallin ja prosessin tehostamista sekä kustannussäästöjä. Maksuliikejärjestelmän kilpailutuksen tavoitteena on turvata maksuliikkeen palvelutuotanto tunnistettujen muutostarpeiden mukaan, purkaa päällekkäisiä järjestelmiä sekä mahdollistaa maksuliikkeen palvelutuotannon laajentaminen asiakaskunnassa.

11 11 (14) Tuotantoprosessien digitalisointi valtion talousja henkilöstöhallinnon tuottavuuskehitystä tukeva kehityshanke, jossa palvelukeskuksen talousja henkilöstöhallinnon tuotantoprosessien ja tiedonkäsittelyn automatisointia jatkokehitetään mm. ohjelmistorobotiikkaa ja prosessimonitorointia hyödyntäen. Seuraavan kymmenen vuoden aikana on ennustettu, että ohjelmistorobotiikka (RPA, robotic process automation) on yksi keskeinen automaatiota lisäävä innovaatio, mikä mahdollistaa myös talousja henkilöstöhallinnon prosessien ja tiedonkäsittelyn uudet automatisoidut toimintatavat. Valtion talousja henkilöstöhallinnossa on mahdollisuus olla uuden teknologian käyttöönoton edelläkävijänä hyödyntäen nykyarkkitehtuuriin sopivaa ja tulossa olevaa uutta teknologiaa (ohjelmistorobotiikka, prosessien monitorointi ja analysointi, robotiikkaan liittyvän kyvykkyyden kehittäminen verkostojen kautta). Robotisaatio vaikuttaa merkittävästi talousja henkilöstöhallinnon osaajien työelämään tulevaisuudessa. Sen seurauksena merkittävä osa nykyisistä ammateista ja ammattinimikkeistä katoaa tai muuttuu. Tietotyön automatisointi synnyttää uudenlaista tarvetta henkilöstön osaamiselle.

12 12 (14) 6 Rahoitus Palkeet tarvitsee ulkopuolista rahoitusta vuonna yhteensä euroa tekemänsä täydennysesityksen Dnro 260/ /15 mukaisesti ja vuosina yhteensä euroa kehysesityksessä eriteltyihin hankkeisiin Toteuma Arvio 2 3 t 2014 Siirtynyt edelliseltä vuodelta Talousarvio ja lisätalousarviot / kehyspäätös * Käytettävissä oleva rahoitus Menot Tulot Nettomenot Siirtyy seuraavalle vuodelle * vuosien n+1, n+2 ja n+3 osalta voimassa oleva kehyspäätös Kieku- ja Rondo-järjestelmien poistoja ei ole huomioitu Toteuma Arvio 2 3 t 2014 Siirtynyt edelliseltä vuodelta Talousarvio ja lisätalousarviot / kehyspäätös * Käytettävissä oleva rahoitus Menot Tulot Nettomenot Siirtyy seuraavalle vuodelle Toteuma Arvio 2 3 t 2014 Siirtynyt edelliseltä vuodelta Talousarvio ja lisätalousarviot / kehyspäätös * Käytettävissä oleva rahoitus Menot Tulot Nettomenot Peruutettu/peruutetaan Siirtyy seuraavalle vuodelle

13

14 14 (14) LIITE: Muut seurattavat mittarit MUITA TALOUDELLISUUSMITTAREITA Palkeiden toimintamenot, ilman tuotannon tietojärjestelmiä 1000 /htv Palkeiden toimintamenot Palkeiden toimintamenot, tuotannon tietojärjestelmä 1000 /vuosi (ei sisällä poistoja) Toteuma 2014 Ennuste * henkilöstö 57 % 55 % 53 % 62 % 62 % 62 % * ICT 25 % 27 % 29 % 22 % 21 % 21 % * muut menot 18 % 18 % 18 % 16 % 17 % 17 % *Kieku *M *Rondo *muut tuotannon tietojärj Palkeiden toimintamenot, ilman tuotannon tietojärjestelmiä, 1000 Yhteensä Muutos, prosenttia -0,30 % 1,70 % -1,80 % 21,05 % -0,82 % -0,97 % Vuoden kustannustason nousu selittyy järjestelmien omistajuuden siirtoon liittyvien 15 henkilötyövuoden kustannuksista sekä 131 henkilötyövuoden lisäyksestä liittyen kirjanpidon kokonaispalvelun siirtoon.