Porin seudun kuntien ICT -ympäristöjen kartoitusprojekti. Raportti Versio 1.1 TILA: VALMIS

Transkriptio

1 Porin seudun kuntien ICT -ympäristöjen kartoitusprojekti Raportti Versio 1.1

2 Porin seudun kunnat 2 (60) Sisällysluettelo Dokumentin versiohistoria Projektin lähtökohdat ja tavoitteet Projektin kohde Projektin tavoitteet ja lopputuotokset Aiempia vastaavia selvityshankkeita Porin seudulla Projektin toteutus Projektin rajaukset Konserniyhtiöt Alueellinen yhteistyö Selvitystyön sisällölliset rajaukset Projektin aikataulu ja vaiheistus Projektissa hyödynnetyt menetelmät ja välineet Projektin organisaatio Asiankirjahallinnon nykytila ja kehitystarpeet Kuntien ICT -ympäristöjen nykytila Kuntien tietohallinnon edustajien luonnehdinnat ICT-ympäristöistä Selvitysalueen kuntien ICT-toiminnan volyymit Tietohallintotoiminnon organisointi selvitysalueen kunnissa Tietojärjestelmäsalkku eli järjestelmät ja niiden toimittajat Sidosryhmät Palvelusalkku ja ICT-palvelujen tuotanto Sopimussalkku eli ICT-toimintaan liittyvien ostojen kustannukset Fyysiset tietovarannot Päätietovirrat Teknologiavalinnat Verkkokaaviot Muut huomiot ICT -ympäristöjen nykytilasta ICT-kehitystarpeet Asiakirjahallinnon ja arkistoinnin ICT:lle kohdistamat kehitystarpeet Kuntien nykytilanteesta esille nousseet ICT-kehitystarpeet Muiden toimialakohtaisten ryhmien ICT:lle kohdistamat kehitystarpeet Esitykset kehitystoimenpiteiksi Tietohallintoon liittyvät kehitystoimenpiteet Vaihtoehtoiset ICT-palvelutuotannon organisoimismallit Tietotekniikkaan liittyvät kehitystoimenpiteet Kehitystoimenpide 1: Hanke-, palvelu- ja sopimussalkun hallinta Kehitystoimenpide 2: Hankintatoimen terävöittäminen osana Hanke-, palveluja sopimussalkun hallintaa Kehitystoimenpide 3: Sähköisen asioinnin kehittäminen... 58

3 Porin seudun kunnat 3 (60) Kehitystoimenpide 4: Sähköisen arkistoinnin ratkaisujen kehittäminen Kehitystoimenpide 5: Teknisen toimen ratkaisujen kehittäminen Esitys lyhyen aikavälin jatkotoimenpiteiksi Liitteet Dokumentin versiohistoria Versio Päiväys Laatija Muutoksen kuvaus v NS Sisällysluettelo ja siirto SkyDrivelle v NS kokousta varten toimitettu versio v NS Skydrive päivitys v NS kokouksen huomioilla sekä kehitystoimenpide-esityksillä täydennetty versio v TH Kehitystoimenpiteiden täydennyksiä v NS Aloitettu kokouksessa sovittujen muutosten teko v TH ja NS ja kokouksissa sovitut muutokset ja täydennykset v NS projektiryhmälle esiteltävä versio v NS sovitut sisällölliset muutokset v NS ja TH Kuvaajien ja taulukoiden yhtenäistäminen. Asiakkaalle luovutettu lopputuotos, 1. versio. v NS Pyydetyt muutokset (Valli) sivulle 46. v NS Aloitettu läpikäytyjä muutoksia v NS ja TH muutokset huomioitu v NS Lopullinen versio

4 Porin seudun kunnat 4 (60) 1. Projektin lähtökohdat ja tavoitteet 1.1. Projektin kohde Projektissa suoritetun selvitystyön kohteena oli Porin seudun kuntien (Harjavalta, Kokemäki, Lavia, Luvia, Merikarvia, Nakkila, Pomarkku, Pori, Siikainen ja Ulvila) ICT-ympäristöjen nykytilan kartoitus kuntien yhdistymisselvitykseen liittyen. Nykytilan kuvaamiseen tarvittujen tietojen keräämisen ja dokumentoinnin lisäksi projektissa myös analysoitiin näitä tietoja kuntien palvelutoiminnan kehittämisen ja tulevan päätöksenteon pohjaksi. Selvityksen kohteena olleiden kuntien maantieteellinen sijoittuminen on esitetty seuraavassa Kuvassa 1. Kuva 1 Selvitysalueen kuntien sijoittuminen Projekti toteutettiin yhteistyössä selvitykseen osallistuneiden Porin seudun kuntien sekä valtiovarainministeriön JulkICT -toiminnon kanssa Projektin tavoitteet ja lopputuotokset Projektin tavoitteena oli tuottaa Porin seudun kunnille palvelutoiminnan kehittämistä, yhteistä kehitystyötä sekä kuntaliitosselvityksen toteutusta varten tilannekuva kuntien nykyisistä ICT-ympäristöistä. Tilannekuvan luomisen lisäksi tavoitteena oli analysoida ICT-ympäristöihin liittyvät kehittämiskohteet ja - mahdollisuudet. Projektin keskeisimmät tavoitteet ovat olleet: Kartoittaa ja kuvata Porin seudun kuntien ICT-ympäristöjen nykytila ja ohjausrakenteet

5 Porin seudun kunnat 5 (60) Analysoida ICT-ympäristöjen nykytilaa tulevien kehityskohteiden tunnistamiseksi Yksilöidä ja kuvata analyysin pohjalta tulevaisuuden kehittämiskohteet Suunnitella kuntien palvelutoimintaa tukeva ICT-ympäristön tavoitetila. (Huom! Tämän tavoitteen toteuttamisesta päätetään erikseen nykytilan kartoittamisen ja analysoinnin jälkeen. Tavoitetilan kuvaavan kehityssuunnitelman laatiminen ei sisälly tämän loppuraportin tuottaneen projektin toimeksiantoon eikä tämä raportti sisällä kehityssuunnitelman tietoja). Projektissa tehtävällä työllä hahmotellaan alustavasti myös uusien toimintamallien tukea (vrt. Kokonaisarkkitehtuurimenetelmän hyödyntäminen toiminnan kehittämisessä) Projektin tärkeimmät tuotokset ovat: Porin seudun kuntien tiedonkeruutaulukoihin raportoimat tiedot. Kuntakohtaisten tietojen keruuseen käytettiin tätä projektia varten muokattua JHS 179 -tietojenkeruutaulukkoa. Kuntakohtaiset tietojenkeruutaulukot tietoineen on tallennettu Patarumpuun jatkokäyttöä varten. (Patarumpu on Porin kaupungin ylläpitämä Intranet -sivusto). Kuvaus Porin seudun kuntien ICT-ympäristöjen nykytilasta (=tämän loppuraportin kappale 4) Analyysi nykytilasta seuraavista kehitystarpeista ja ehdotukset kehitystoimenpiteiksi (=tämän loppuraportin kappaleet 5 ja 6) Aiempia vastaavia selvityshankkeita Porin seudulla Alueellisiin ICT-yhteistyömahdollisuuksiin liittyen on Porin seudulla toteutettu mm. seuraavat viisi aiempaa selvitystä: Seudulliset tukipalvelut, Karhukuntien työryhmä, (PARAS), 3/2007 Itku-selvitys, Sairaanhoitopiirin kanssa tehty yhteistyöselvitys, 2008 (KH ) Porske, 2010 Porske-jatkoselvitys, 6/2011

6 Porin seudun kunnat 6 (60) 2. Projektin toteutus 2.1. Projektin rajaukset Konserniyhtiöt Suoritettu kartoitustyö kattoi kuntien ns. konsernirakenteen siltä osin, kuin konsernin osien ICT-ympäristöt liittyvät kunnan ydintoiminnan toteuttamiseen. Kartoituksen laajuus ja kohteet kiinnitettiin työn käynnistämisen yhteydessä. Rajausta tarkennettiin tiettyjen palvelujen tuottajien osalta vielä projektin aikana. Seuraavassa piirroksessa esimerkkinä konsernirajauksesta on esitetty Porin kaupunkikonsernin osalta tässä selvitystyössä ydintoimintaan kuuluviksi katsottavat yksiköt ja liikelaitokset. Selvitystyön ulkopuolelle jätettävät konsernin yritykset on piirroksessa yliviivattu. Käytännössä selvitystyön rajaukseksi Porin osalta muodostui sisäinen konserni, ns. ulkoisen konsernin yhtiöiden ICTympäristöjä ei selvitystyössä käsitelty. Kuva 2 Porin kaupunkikonserni ja tässä selvitystyössä ydintoimintaan kuuluviksi katsotut yksiköt ja liikelaitokset Muiden selvitystyöhön osallistuneiden kuntien osalta kunnan ydintoiminnan ulkopuoliseksi arvioitu toiminta on kuvattu liitteessä Alueellinen yhteistyö Tärkeimmät alueellisen yhteistyötä toteuttavat organisaatiot on kuvattu liitteessä 2. Alueelliseen yhteistyöhön osallistuvien organisaatioiden ICT-ympäristöjen nykytilaa taikka kustannuksia ei ole tämän selvitystyön puitteissa kartoitettu. Tämän rajauksen perusteella tarkastelun ulkopuolelle jääneitä sellaisia organisaatioita, joiden toimintaan liittyy merkittäviä ICT-kustannuksia ovat ainakin: Keski-Satakunnan terveydenhuollon kuntayhtymä Satakunnan sairaanhoitopiirin kuntayhtymä

7 Porin seudun kunnat 7 (60) Pohjois-Satakunnan peruspalvelu-liikelaitoskuntayhtymä (PoSa) Porin perusturvan yhteistoiminta-alue (YTA) KuntaPro Oy Syynä edellä todettuun rajaukseen oli se, että nämä organisaatiot laskuttavat asiakkailtaan (kunnilta) tuottamansa palvelut erittelemättä laskuissaan palvelujen tuottamiseen tarvittavan tietotekniikan osuutta. Palvelujen laskutus perustuu useimmissa tapauksissa erilaisiin volyymilukuihin (vrt. potilaskäyntien lukumäärä tai käsiteltyjen ostolaskujen lukumäärä). Kattavan kuvan Porin seudun kuntien tietoteknisistä kokonaiskustannuksista saamiseksi tulisi selvitystyö laajentaa käsittämään myös edellä mainitut palvelujen tuottajat ja näiden käyttämän tietotekniikan kustannukset Selvitystyön sisällölliset rajaukset Varsinaisen kehityssuunnitelman laatiminen kuntien palvelutoimintaa tukevan ICT-ympäristön tavoitetilasta on rajattu tämän selvitystyön ja työn tulokset sisältävän loppuraportin (tämä dokumentti) ulkopuolelle. Kehityssuunnitelman toteutuksesta ja tuottamisesta päätetään projektisuunnitelman mukaisesti erikseen nykytilan kartoituksen ja analysoinnin jälkeen. Alkuperäisessä toimeksiannossa yhtenä yksittäisenä tavoitteena mainittiin ICT-palvelujen organisoinnin toimialakohtainen kuvaaminen. Näiden kuvausten laatimisesta päätettiin kuitenkin luopua, koska tällä tarkastelutavalla ei saavuteta uutta hyödyllistä informaatiota. (Tämä rajaus vahvistettiin Porissa pidetyssä projektiryhmän kokouksessa, jossa mukana oli myös työn tilaajan edustus.) 2.2. Projektin aikataulu ja vaiheistus Projektin läpivieminen ajoittui projektisuunnitelman mukaisesti aikavälille Raportti liitteineen toimitettiin työn tilaajalle ja työhön osallistuneiden kuntien edustajille aamupäivällä. Varsinaisen projektiyön päätyttyä pidettiin vielä erillinen kokemusten keruu- ja palautteen antotilaisuus Projektin yksityiskohtainen aikataulu (tehtävälistä päivämäärineen) on esitetty liitteenä Projektissa hyödynnetyt menetelmät ja välineet Projektin alussa laadittu projektisuunnitelma on esitetty tämän loppuraportin liitteenä 6. Projektisuunnitelmaan ei jouduttu tekemään merkittäviä muutoksia projektin aikana. Projektin läpiviemiselle sovittu aikataulu ei mahdollistanut nykytilatietojen keruuta ulkopuolisen konsultin työnä. Tietojen keruusta ja dokumentoinnista vas-

8 Porin seudun kunnat 8 (60) tasivat projektin osallistuneiden kuntien tietohallinnon edustajat. Tietojen keruu- ja dokumentointityötä tuettiin järjestämällä yhteensä kuusi työpajaa, joissa käsiteltiin tietojen keruuseen ja käytettäviin välineisiin liittyen esille mahdollisesti tulleita kysymyksiä ja ongelmia. Kuntien kannalta oli tärkeintä, että toiminta ja toimintaympäristö kuvattiin suunnittelun, päätöksenteon sekä tavoitteiden toimeenpanon kannalta riittävässä laajuudessa. Nykytilatietojen keruuseen ja analysointiin käytettiin valtiovarainministeriön Kunta- ja palvelurakenne-muutostuen ICTmuutostukiohjelmaan kehitettyjä malleja, menetelmiä ja työkaluja sekä JHS 179 -arkkitehtuurikehyksen ( mukaisia osakuvauksia. Kuntakohtaiset nykytilaselvityksen taulukot talletettiin yhteiseen työtilaan (Patarumpu) mahdollista jatkohyödyntämistä varten. Kokonaisarkkitehtuuri kuvaa, kuinka organisaation toimintaprosessit, tiedot ja järjestelmät toimivat kokonaisuutena. Tietohallinnon kokonaisarkkitehtuurimalli eli KA-menetelmä jakaantuu kahteen osaan näkökulmiin ja käsitteellisiin tasoihin (=abstraktiotasoihin). Ohjaava tieto Volyymit Tietojärjestelmäsalkku Sopimussalkku Palvelusalkku Sidosryhmät ICT-palvelujen tuotanto Teknologiavalinnat Verkkokaavio Fyysiset tietovarannot Päätietovirrat Kehittämisvaatimukset Strategiat Kuva 3 Kokonaisarkkitehtuurikehys ja selvitystyön yhteydessä tuotetut osakuvaukset Koska kaikkia JHS 179 -suosituksen mukaisia osakuvauksia ei käytettävissä olleessa ajassa ollut mahdollista eikä myöskään tarkoituksenmukaista tehdä, valittiin nykytilaselvitykseen tietosisällöltään olennaisimmat osakuvaukset. Lisäksi tuotettavaa materiaalia täydennettiin muutamilla sellaisilla JHS 179:n ulkopuolisilla osakuvauksilla, joihin kootut tiedot katsottiin tärkeiksi tämän selvitystyön kannalta. JHS 179:n mukaisia kuvauksia täydentävät osakuvaukset on merkitty edellä esitetyn kuvan 3 oikeanpuoleiseen osuuteen vahvennetulla tekstillä.

9 Porin seudun kunnat 9 (60) Koko JHS 179:n mukainen kokonaisarkkitehtuurikuvaus, joka kattaa periaatteellisen, käsitteellisen, loogisen ja fyysisen tason, on laadittavissa myöhemmin täydentämällä nyt tehtyä työtä. Menetelmän omaksuminen ja tuloksellinen hyödyntäminen edellyttävät kuitenkin toimialojen edustajien kanssa yhteistyönä suoritettavaa yhteistä kartoitusta sekä panostamista menetelmäkoulutukseen. Työvälineinä projektissa käytettiin Microsoft Office -dokumentteja (Word, Excel ja Power Point). Projektissa kerätty ja muodostettu aineisto on julkista. Projektin aineistojen, välituotosten sekä lopputulosten keräämiseen ja jakeluun käytettiin Patarumpu -intranetjärjestelmää. Patarumpuun perustettiin tätä projektia ja projektin tulosten jakelua varten ICT-ympäristöjen nykytilan kartoitus -niminen uusi työtila. Työtila sisältää kuntakohtaiset sivustot. Projektissa kerätyt kuntakohtaiset nykytilatiedot säilytetään toistaiseksi Patarummussa. Pääsy Patarumpuun tapahtuu Sarana -sovelluksen kautta: Valtionvarainministeriön JulkICT -toiminto on luonut tätä Porin-seutu - projektia varten erillisen työtilan ylläpitämäänsä kuntien ICT -muutostuki wikiin: ame_from=https%3a//wiki.julkict.fi/julkict/kuntauudistus/porin-seutu. Valtionvarainministeriö kerää ja ylläpitää myös erillistä Kuntarakenneuudistus -tietopankkia. Tämä kaikille käyttäjille avoin tietopankki on osoitteessa: Projektin organisaatio Kuva 4 Projektin organisaatio

10 Porin seudun kunnat 10 (60) Työryhmään, jonka tehtävänä on ollut kuvata tieto- ja asiakirjahallinnon prosesseja kuuluvat selvitykseen osallistuvista kunnista: Osallistuja Henna Lempiäinen, pj Outi Johansson, siht Bella Ahto Anu Ikonen-Kullberg Johanna Järvensivu Anna-Maija Kenttä Aki Ketonen Tiina Koota ( alkaen Aki Ruotsala) Pirjo Koppinen ( alkaen Nina Merilahti) Mikko Metsälä Matti Sjögren Matti Valli Satu Joensuu, henkilöstöjäsen ( sijaisena Timo Muukkonen) Rooli ja kunta seutujohtaja, Porin seutu Karhukunnat asiakirjahallinnon päällikkö, Pori hallintojohtaja, Luvia kehittämissuunnittelija, Harjavalta kunnansihteeri, Lavia laskentasihteeri, Merikarvia atk-päällikkö, Kokemäki osastosihteeri, Siikainen vs. kunnansihteeri, Pomarkku vt. tietohallintopäällikkö, Ulvila hallintojohtaja, Nakkila tietojärjestelmäpäällikkö, vt. tietohallintojohtaja asti, Pori pääluottamusmies JHL 062, Pori Lisäksi työryhmän kokouksiin osallistuivat tarvittaessa Valtiovarainministeriöstä: Osallistuja Tommi Oikarinen Heikki Talkkari Ossi Korhonen Ville-Veikko Ahonen Rooli neuvotteleva virkamies, JulkICT-toiminto neuvotteleva virkamies, JulkICT-toiminto ohjelmapäällikkö, JulkICT-toiminto neuvotteleva virkamies, Kunta- ja aluehallinto-osasto VM:n hyväksymän sopimuksen mukaisesti tietohallinnon osuuden kuvaamisesta vastasi tamperelainen Gofore Oy, josta selvityksen tekijäksi ja tämän varahenkilöiksi nimettiin: Osallistuja Rooli Niko Sipilä vanhempi palveluarkkitehti, projektipäällikkö Tahvo Hyötyläinen vanhempi palveluarkkitehti ICT-ympäristöjen nykytilatietojen kuvaamiseen liittyen järjestettyihin työpajoihin osallistuivat lisäksi tietohallintopalvelujen tuottajien edustajista Ismo Sylander Sastamalan Tukipalvelu Oy (Lavia) ja Janne Karjanlahti, Janne Karjalahti Oy (Pomarkku, Siikainen ja Merikarvia).

11 Porin seudun kunnat 11 (60) 3. Asiankirjahallinnon nykytila ja kehitystarpeet Kuntien asiakirjahallinnolla tarkoitetaan asiakirjojen laatimisen, vastaanottamisen, säilyttämisen, käytön ja säilytysajan mukaisia toimenpiteitä, ohjausta ja valvontaa. Kunnat kuuluvat arkistolain piiriin ja kunnallinen asiakirjahallinto on järjestettävä lain mukaan toiminnan perustamisesta alkaen toiminnan loppumiseen saakka. Tiedon käsittelyyn liittyvät vaatimukset on otettava huomioon erilaisissa organisaatiomuutoksissa. Myös asiakirjahallinnossa korostuu muutostilanteisiin riittävän ajoissa reagoiminen ja valmistautuminen. Asiakirjahallinnon tehtävänä on huolehtia viranomaisen tiedonhallinnan sisällöllisestä määrittelystä, sen ohjauksesta ja valvonnasta, tietojen ohjauksesta ja säilyttämisestä sekä tiedonhallinnan käytäntöjen opastuksesta viranomaisorganisaatioissa. Tiedonhallintaan voidaan katsoa kuuluvaksi: Käsiteltävien ja säilytettävien tietojen määrittely sekä tiedon arvon, elinkaaren sekä siihen liittyvien tilojen, säilytysajan, säilytysmuodon, suojaustason ja tiedonsaantioikeuksien (käyttöoikeuksien) määrittely; Julkisuuteen, salassapitoon, tietosuojaan ja tietoturvaan liittyvien vaatimuksien mukaisesta toiminnasta huolehtiminen muun muassa tiedon elinkaaren eri vaiheissa; Asiakirjallisen tiedon tilan hallinta kirjaamis- ja rekisteröintitoimintojen avulla; Tietopalvelun tuottaminen ja hoitaminen; Asiakirjahallinnon lainsäädännöstä tulevat tehtävät voidaan jakaa perustuslain tasolla kolmeen pääluokkaan: Julkisuusperiaatteen ja hallinnon toiminnan avoimuuden toteuttaminen, PeL 12.2 ja 21.2 ; Henkilötietojen suojaaminen, PeL 10.1 ; Tieteellisen tutkimuksen vapauden mahdollistaminen ja turvaaminen, PeL 16.3 ; Viranomaisen on järjestettävä asiakirjahallinto, jotta se voi turvata edellä esitettyjen perusoikeuksien toteutuminen perustuslain 22 :n mukaisesti. Laintasoisia perustuslaista johdettuja toimialariippumattomia tiedonhallintaa koskevia säädöksiä ovat: Viranomaisten toiminnan julkisuudesta annettu laki (julkisuuslaki) 621/1999; Viranomaisten toiminnan julkisuudesta ja hyvästä tiedonhallintatavasta annettu asetus (julkisuusasetus) 1030/1999; Tietoturvallisuudesta valtionhallinnossa annettu asetus (tietoturvaasetus) 681/2010; Henkilötietolaki 523/1999;

12 Porin seudun kunnat 12 (60) Arkistolaki 831/1994; Hallintolaki 434/2003; Sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa annettu laki 13/2003 Porin seudun kuntien asiakirjahallinnon järjestämisen nykytilannetta selvitettiin kyselyllä. Kyselylomakkeen avulla kartoitettiin kuntien asiakirjahallinnon resursseja, arkistotiloja, olemassa olevia ohjeita ja niiden ajantasaisuutta ja kunnissa tällä hetkellä säilytettäviä pysyvästi säilytettävien asiakirjaaineistojen määriä. Asiakirjahallinnon resurssit Lähes kaikissa kunnissa asiakirjahallinnon tehtäviä hoidetaan sivutoimisesti muiden työtehtävien ohella. Ainoastaan Porissa, Nakkilassa ja Laviassa on päätoimiset työntekijät tmv. hoitamassa asiakirjahallinnon eri tehtäviä. Porissa asiakirjahallinnon tehtäviä hoitaa päätoimisesti 7 henkilöä ja sivutoimisesti yli 100 henkilöä (asiakirjavastaavat ja kirjaajat). Arkistonmuodostussuunnitelma (AMS) Kunnissa on laadittu arkistolain vaatimusten mukaiset arkistonmuodostussuunnitelmat, mutta suunnitelmat ovat pääosin vanhentuneita. Useissa kunnissa ohjetta ollaan päivittämässä. Tehtäväluokitus ja diaarikaava Kunnissa on joko keskitetty tai hajautettu kirjaamo ja asianhallintajärjestelmä lukuun ottamatta Merikarvian, Siikaisten, Lavian ja Luvian kuntia. Harjavallassa, Kokemäellä, Nakkilassa ja Ulvilassa on käytössä Dynasty - asianhallintajärjestelmä (toimittaja: Innofactor Oy). Porin kaupungissa on käytössä KuntaToimisto -asianhallintajärjestelmä (toimittaja: Triplan Oy). Merikarvialla asianhallintajärjestelmän käyttöönotto toteutetaan vuoden 2014 aikana. Laviassa ylläpidetään manuaalista asiakirjarekisteriä (diaaria). Porissa ja Ulvilassa on otettu kuntien yhteinen tehtäväluokitus käyttöön kirjaamoissa. Esim. TOS:t/e/AMS:t ovat vielä näiden kaupunkien osalta kuitenkin tekemättä. Tilanne on todennäköisesti TOS:ien/e/AMS.ien osalta sama myös pienemmissä kunnissa. AMS:t ovat vanhentuneita. Kyselyn mukaan diaarikaavat (jos sellaiset ovat käytössä) ovat tehtäväpohjaisia, mutta tätä termiä käytetään usein myös muista luokituksista kuin kuntien yhteisessä tehtäväluokituksessa. Ohjeet, suunnitelmat ja selosteet Pääsääntöisesti kunnat ovat laatineet ohjeet asiakirjahallinnon käytännön toteuttamisen tueksi (asiakirjahallinnon toimintaohje tai vastaava). Asiakirja-aineistot Kyselyssä arvioitiin kuntien pysyvästi säilytettävien paperiasiakirjojen määrää. Arviot aineiston määrästä vaihtelevat kunnittain 50 hyllymetristä reiluun 1200 hyllymetriin. Yhteensä pysyvästi säilytettävää aineistoa arvioidaan olevan tällä

13 Porin seudun kunnat 13 (60) hetkellä päätearkistoissa vajaa 3300 hyllymetriä. Osa tästä aineistosta on siirtokelpoista (so. järjestetty, luetteloitu ja sijoitettu arkistokelpoisiin säilytysvälineisiin), osa vaatii edelleen seulontaa, järjestämistä ja luettelointityötä. Päätearkistoissa olevan aineiston lisäksi asiakirjoja on fyysisesti kuntien lähiarkistoissa sekä viranhaltijoiden ja työntekijöiden käsiarkistoissa, joiden seulonta ja siirtokuntoon saattaminen on myös otettava huomioon jatkotoimenpiteitä suunniteltaessa ja valmisteltaessa. Tämän aineiston määrä ei ole toistaiseksi tiedossa. Edeltäjäorganisaatioiden arkistoaineistot Kunnilla on hallussaan edeltäjäorganisaatioiden arkistoja edellisten kuntaliitosten johdosta. Kokemäki säilyttää Kauvatsan kunnan arkistoa, Ulvila Kullaan kunnan arkistoa. Porin kaupunginarkistossa säilytetään Porin maalaiskunnan, Ahlaisten kunnan ja Noormarkun kunnan arkistoja. Arkistot ovat pääosin hyvässä järjestyksessä. Arkistotilat Kaikilla Porin seudun kunnilla on käytössään päätearkistotilat. Tilat eivät kuitenkaan kaikilta osin täytä arkistolaitoksen arkistotilamääräyksiä. Eritoten pysyvästi eli ikuisesti säilytettävät asiakirjat tulee säilyttää tiloissa, jotka on oikeaoppisesti suojattu esim. tulelta, vedeltä ja tietoturva huomioiden (pääsy asiattomilta kielletty). Tässä vaiheessa ei kartoitettu tilojen kokoa (hyllymetrejä) tai tarkempaa sijaintia. Asiakirjahallinnon tietopalvelu Asiakirjapyyntöjä ei järjestelmällisesti tilastoida kaikissa kunnissa. Pyyntöjä tulee kuitenkin arvioiden mukaan vuosittain kymmenestä pyynnöstä satoihin tietopyyntöihin. Asiakirjoja toimitetaan sekä sisäisille että ulkoisille asiakkaille. Tulevan organisaation toteutustapa vaikuttaa asiakirjahallinnon järjestämiseen. Lakkaavien kuntien arkistot päätetään hallitusti ennen kuntauudistuksen voimaantuloa ja uusi organisaatio aloittaa uuden arkistonmuodostuksen. Asiakirjojen siirto, järjestäminen ja tarpeettomien asiakirjojen hävittäminen helpottavat toiminnan jatkamisen kannalta tarpeellisen aineiston käsittelyä ja säilyttämistä sekä vähentää säilytystilan lisätarvetta. Kertyneen aineiston järjestämisen kustannukset ovat kertaluontoiset ja yleensä merkittävästi pienemmät kuin järjestämättömän aineiston säilyttämisestä ja tehottoman tietopalvelun myötä vuosien mittaan aiheutuvat kustannukset. Selvää joka tapauksessa on, että pelkästään pysyvästi säilytettävän aineiston siirtokuntoon saattamiseen tarvitaan paljon henkilöresursseja ja riittävää erityisosaamista ja että työ on aloitettava mahdollisimman varhaisessa vaiheessa. Paperiarkistojen lisäksi on turvattava sähköisissä tietojärjestelmissä olevien asiakirjallisten tietojen käytettävyys ja säilyminen sekä huolehdittava tarvittavien tulosteiden ottamisesta. Tarkemmat toimenpidesuunnitelmat ja ohjeet laaditaan, kun tiedetään, mitkä kunnat lähtevät toteuttamaan uutta kuntaorganisaatiota. Liitteenä 3 on esitetty asiakirjahallinnon tilan kartoitukseen käytetty kyselypohja.

14 Porin seudun kunnat 14 (60) 4. Kuntien ICT -ympäristöjen nykytila 4.1. Kuntien tietohallinnon edustajien luonnehdinnat ICT-ympäristöistä Alla on koottuna työryhmän jäsenten toimittamat arviot kuntansa ICTtoiminnan nykytilasta ja lähiaikojen kehittämisestä. Arviot on lajiteltu kolmeen ryhmään: Laitteistot, ohjelmistot ja tietoliikenne sekä palvelimet. Yhteenvetona kuntien edustajien antamista arvioista voidaan todeta, että kuntien ICT-laitekanta ja tietoliikenneyhteydet ovat keskimäärin hyvällä tasolla ja niitä uusitaan riittävän usein. Tietojärjestelmien ja sovellusten osalta haasteita tuovat moninaisuus ja keskinäisen yhteensopivuuden puute. Merikarvian kunta: Laitekanta: o Hallinnon käytössä on uusi tai uudehko ATK-laitteisto ja toiminnan kannalta tarpeelliset ohjelmistot. Päivähoidon, perusopetuksen ja lukiokoulutuksen käytössä on monipuolinen ja ajanmukainen TVT-kalusto (Tieto- ja ViestintäTekniikka). Ohjelmistot: o Uusi asianhallintaohjelmisto ollaan hankkimassa vuoden 2014 aikana. Myös muiden palveluiden ja toimintojen käytössä on riittävät ja toimivat ATK-laitteistot, ohjelmistot ja verkkoyhteydet. Tietoliikenne ja palvelimet: Siikaisten kunta: o Internet- ja muut verkkoratkaisut ovat nopeita ja toimivia. Laitekanta: o Käytössä on peruskuntoinen ATK-laitteisto, joista osa on uusittu viime vuoden aikana. Ohjelmisto o Pari vuotta sitten on hankittu uusi laskentatoimen ohjelmisto, jonka yhteensopivuudessa on ollut omat haasteensa muiden ohjelmistojen kanssa. ATK-tukipalvelut on ulkoistettu yksityiselle toimijalle. Kunnan ohjelmistoyhteensopivuuksissa ja sisäisissä sähköisissä käytännöissä on vielä runsaasti kehitettävää. Tietoliikenne ja palvelimet Pomarkun kunta: o Vuoden sisään on toteutettu myös valokuituverkkouudistus, jonka seurauksena internet-yhteydet ovat vahvistuneet. Laitekanta

15 Porin seudun kunnat 15 (60) o ICT-ympäristöä on viime vuosina kehitetty osa-alue kerrallaan, uusia merkittäviä kehittämishankkeita ei juuri nyt ole näköpiirissä. Vuonna 2013 on siirrytty kunnanhallituksen ja - valtuuston osalta sähköisiin kokouskäytäntöihin ipad -laitteiden myötä. Koulupuolella opettajien mahdollisuuksia uusien tekniikoiden käyttöön on parannettu mm. hankkimalla kannettavat tietokoneet opettajien henkilökohtaiseen käyttöön. Laitekantaa pyritään jatkossakin pitämään ajan tasalla uusimalla työasemia tasaiseen tahtiin. ICT-ympäristön suhteellisen pienen koon vuoksi vakiointia ja automatisointia ei päästä hyödyntämään laajassa mittakaavassa mutta toisaalta pieni ympäristö mahdollistaa joustavia ratkaisuja niin tekniikan kuin käytönkin osalta. Ohjelmistot: o Vuonna 2012 otettiin uusi asiakirjanhallintajärjestelmä käyttöön ja uusittiin työasemien toimisto-ohjelmistot. Tietoliikenne ja palvelimet: Porin kaupunki: o Palvelimet ovat olleet jo vuosia virtualisoituja. Laitteisto: Luvian kunta: o Kaiken kaikkiaan tilanne on hyvä ja hallinnassa, mutta haavoittuva henkilöriippuvaisuuden versus ympäristön laajuus takia. Laajuudella tarkoitetaan tässä sekä toiminnallisuus-, kapasiteetti-että maantieteellistä laajuutta. Järjestelmiä on monipuolisesti ja niitä hyödynnetään. Ohjelmistot: o Porin osalta tietohallinnon kokonaisuuden hallintaa vaikeuttaa tulosalueiden voimakas itsenäisyys ja vapaus hankkia itse tarpeelliseksi katsomiaan järjestelmäpalveluita. Yksi keskeinen kehityskohde jatkossa tuleekin olla tulosalueyhteistyön lisääminen ja vahvistaminen. Tarpeelliseksi tunnustettu tietohallintoresurssien keskittäminen kaupunkitasolla ei ole edennyt ja aiheuttaa hajanaisuutta osaltaan. Talousresurssien rajallisuus haittaa palveluiden kehittämistä. Laitteisto: o Tilanne ATK-rintamalla on hyvä. Ohjelmistot: o Kirjanpito-ohjelmisto päivitetään alkuvuonna. Kouluverkossa laitekantaa on uusittu vuosittain määrärahan puitteissa ja ohjelmistot päivitetään säännöllisesti. Sosiaalitoimen ohjelmistojen ylläpidossa tehdään yhteistyötä Keski-Satakunnan terveydenhuollon kuntayhtymän kanssa.

16 Porin seudun kunnat 16 (60) Lavian kunta: Tietoliikenne ja palvelimet: o Tietoliikenneyhteyksien nopeutta on kasvatettu vuonna Kunnanviraston palvelimen uusiminen on käynnissä. Uusimisen jälkeen palvelin kapasiteetti riittävä. Käytössä olevia ohjelmistoja siirretään koko ajan vanhemmilta palvelimilta uudelle palvelimelle Laitteisto: o Hallinnon käytössä on uudehkot ATK-laitteet, jotka uusitaan kolmen vuoden välein. Päivähoidon, perusopetuksen ja lukiokoulutuksen käytössä on toimivat ATK-laitteistot. Ohjelmistot: o Toiminnan kannalta tarpeelliset ohjelmistot ovat ajan tasalla. Kaikki työasemat tullaan päivittämään Windows 7 käyttöjärjestelmällä vuoden 2014 aikana. Päivähoidon, perusopetuksen ja lukiokoulutuksen käytössä on toimivat ohjelmistot. Sastamalan Tukipalvelu Oy tuottaa Lavian kunnan tietohallinto palvelut. Tietoliikenne ja palvelimet: o Päivähoidon, perusopetuksen ja lukiokoulutuksen käytössä on toimivat verkkoyhteydet. Ulvilan kaupunki (ja Nakkilan kunta): Laitteisto: o ICT-ympäristö on melko ajan tasalla, Työasemat vaihdetaan 4- vuoden välein, myös kouluilla, Tietohallinnon keräämän ylläpitomaksun mahdollistamana. Ohjelmistot: o Lisenssisopimukset Microsoftin kanssa on uusittu vuoden 2013 loppupuolella ja ovat ajan tasalla. Ulvilan järjestelmien automatisointi- ja vakiointiaste on korkea ja sitä tullaan edelleen kehittämään. Tietoliikenneyhteydet ja palvelimet: o Palvelin ja tallennusjärjestelmä uusittiin 2013 lopussa, kapasiteettia on nyt pitkälle tulevaisuuteen, suurin osa palvelimien käyttöjärjestelmistä on edelleen Windows 2003 tasoa ja vaativan päivityksen vuoden 2014 aikana, samoin sähköposti järjestelmä versiopäivittään, mahdollistamaan koulujen pilvipalveluiden käyttöönoton. Verkkoinfra on pääosin omia valokuitu yhteyksiä, pidemmällä keskustassa olevat toimipisteyhteydet on vuokrattu DNA:lta. Puhelin operaattorina on Sonera joka vastaa myös vaihteen vastauspalvelusta, älypuhelinten määrä on koko ajan kasvussa, sekä varsinkin kouluissa tablettien määrä kasvaa

17 Porin seudun kunnat 17 (60) kovaa vauhtia joka aiheuttaa oman päänvaivansa myös keskitettyyn hallintaa. Nakkilan kunta: Laitteisto: o Nakkila hankkii koko ATK -järjestelmän ylläpidon Ulvilan kaupungin tietohallintoyksiköltä. Päätelaitteita uusitaan vuosittain ja konekanta on tyydyttävällä tasolla. Ohjelmistot: o Ohjelmat tarjotaan fyysisesti Ulvilan kaupungin omistamilta palvelimilta siten, että Nakkilan kunta ostaa tarvittavien eri ohjelmien käyttölisenssit ohjelmistotoimittajilta. Omaa ATK - henkilöstöä kunnassa ei ole. Käytössä oleville ohjelmille on nimetty pääkäyttäjät. Tietoliikenne ja palvelimet: Harjavallan kaupunki: o Kunnanvirastossa on käytössä oma hallinnon verkkonsa ja kouluissa oma verkkonsa.. Kunnan keskustassa on kunnan rakentama ja omistama valokuituverkosto, joka yhdistää julkiset rakennukset. Laitteisto: o Konekannan uudistamista on tarkoitus jatkaa uudistamalla konekantaa ja päivittämällä käyttöjärjestelmät joko Windows 7:ään tai 8:aan. Atk-laitteet hankitaan leasing-sopimuksilla. Ohjelmistot: o Myös koulujen konekantaa uusitaan ja kouluissa otetaan vuonna 2014 käyttöön Microsoftin EES-sopimus, näin käytössä ovat aina uusimmat ohjelmistoversiot. Tietoliikenne ja palvelimet: Kokemäen kaupunki: o Palvelimista pyritään tekemään virtuaalipalvelimia, myös fyysisiä palvelimia käytetään edelleen.. Kaikki Harjavallan keskustassa olevat kaupungin yksiköt ovat kaupungin omistuksessa olevassa valokuituverkossa, keskustan ulkopuolella olevat yksiköt ovat verkkoliittymällä liitettyinä kaupungin verkkoihin. Laitteisto: o Kouluverkossa laitekanta on hyvä. Ohjelmisto:

18 Porin seudun kunnat 18 (60) o Tilanne ATK-rintamalla on hyvä alkuvuoden 2013 Windows 7 projektin jälkeen. Ohjelmistot ovat myös hyvin ajan tasalla. Sosiaalitoimen ohjelmistoja uusitaan heti alkuvuodesta ja muihinkin ohjelmistoihin on tulossa päivityksiä ensi vuoden aikana. Alkuvuoden 2014 aikana uusitaan / päivitetään hallintoverkon konekantaa reilusti. Windows 7 käyttöönottoprojektissa koulusopimus mahdollistaa uusien ohjelmistojen säännöllisen päivitysrytmin. Tietoliikenne ja palvelimet: o Kaupungissa on melko uusi virtuaalipalvelinratkaisu, joka on kapasiteetiltaan riittävä. Käytössä olevia ohjelmistoja siirretään koko ajan vanhemmilta fyysisiltä palvelimilta virtuaalialustalle. Tietoliikennepuolella lisäpotkua antaa Kokemäen Teollisuuskylän vetämä valokuituprojekti, joka tuo nopeammat yhteydet kaikille kaupungin toimipisteille. Arvioita lyhyesti Porin tietohallinnon tilanteesta palveluittain jaoteltuna: ICT-arkkitehtuuripalvelut o Merkitys kasvaa päällekkäisten ratkaisujen välttämiseksi ja eri järjestelmien ja palveluiden yhteen toimivuuden varmistamiseksi. o Nykyinen tilanne ei mahdollista riittävää ja vaikuttavaa arkkitehtuurityötä kaupunginlaajuisesti. o Osaamista ja tietoa löytyy riittävästi, kunhan resursoidaan ja organisoidaan tehokkaasti. ICT-kehittämispalvelut o Keskittyy sovellusten osalta käyttöönottoihin ja niiden tukemiseen. Uusien kohteiden proaktiivisempi selvitys tarpeen. o Tekninen kehittäminen menee budjetin ehdoilla, joten tärkeiksi tiedettyjä kehittämiskohteita ja tarpeita jää täyttämättä. o Osaaminen ja tietotaso ovat korkeaa luokkaa. Kehittämisresurssit eivät ihan vaateiden tasolla. Sovelluspalvelu o Pääasiassa sovellusten välittämistä ja sovittamista palveluiden tarpeisiin sekä pääkäyttäjätukea. Uusia järjestelmiä ei koodata pientä skriptausta ja integraatiototeutuksia lukuun ottamatta. Tilanne suunnitellun mukainen ja kohtuullisen hyvä. Konesali- ja keskitetyt käyttöpalvelut o Uuden konesalin johdosta tilanne tietosuoja- ja turvatasolla oikeinkin hyvä. Tilanne paranee entisestään, kun pääpalomuuri klusteroidaan ja siirretään uuteen konesaliin. Korkealuokkaiset varmistetut peruspalvelut palvelimille taattu. Käyttäjän tukipalvelu o Tehokas ja kiitosta saanut helpdesk-toiminta on hyvällä tasolla. Itsepalvelupiirteitä lisättäneen ongelmatilanteiden kirjaamisessa

19 Porin seudun kunnat 19 (60) ja yhteydenotoissa helpdeskiin päin käytössä oleva Efectejärjestelmää kehittämällä. Koko henkilöstö (35) osallistuu osaltaan tähän palveluun. Verkko- ja tietoliikennepalvelu o Tietyin osin liikaa henkilöriippuvainen 1-2:sta henkilöstä. Perusinfra kunnossa, mutta kehitettävää riittää ihan perusyhteyksien kapasiteettinostoista lähtien. Meneillään oleva MPLSverkkojen käyttöönotto tuo merkittävää parannusta tilanteeseen. o Henkilökunnan perusosaaminen on korkealla tasolla. Työasemapalvelu o Työasemat 3 vuoden leasing-sopimuskierrossa. Palvelu tehokas, mutta liikaa määräaikaisen työvoiman varassa. Normaalin kierron oheen tulevat lisätyöt ja tilaukset ruuhkauttavat tiimiä liikaa. Yhteyskapasiteettien kasvatus auttaa osaltaan pikkuhiljaa tilanteeseen, kun esim. käyttöjärjestelmäpäivityksiä voidaan tehdä verkon kautta jaeltuna. Tehokas pieni tiimi, johon kehittämisresurssi olisi tarpeen. o Suurimpana 2014 haasteena Windows XP à Windows 7 päivitykset tilanteessa, missä on n xp-työasemaa, joissa ajetaan Tiedon Efficaa, mihin tulee W7-tuki keväällä ja ruuhkauttaa työasemakierron. Asiantuntija- ja konsulttipalvelu o Tehdään tilauksesta ja tarpeen mukaan kovinkaan paljoa sitä markkinoimatta esiin tulevien hankkeiden osana. o Päivittäinen puhelin- ja palaverikonsultaatio sekä sovellus- että tekniikkasektoreille. Koulutuspalvelu o Järjestetään laajaa perustason koulutusta halukkaille perusinfraohjelmistoihin. Mm. sähköposti, kalenteri, Ofiice-tuotteet, o Välitetään luokkakoulutuksia toimittajavetoisesti myös sovelluksiin. Sähköinen viestintäpalvelu o Vuonna 2013 käyttöönotettu MS Exchance 2010-järjestelmä Outlook-käyttöliittymällä sisältäen sähköpostin, kalenterin ja Lync-pikaviestintä- ja etäkokousjärjestelmän. Luokkakoulutettu perustasolla n käyttäjää. Turvallisen sähköpostin (turvaposti tms.) tarve tunnistettu ja alustavasti valmisteltu. Intranet toteutettu MS SharePoint:lla ja sen kehitystä jatketaan. o WWW-sivut uudistettu viime vuosina käyttöön otetulla Statojulkaisujärjestelmällä. Tietoturvapalvelut o Konsulttityyliin tapauskohtaisesti eri toimialojen ratkaisuja mietittäessä. Osallistutaan eri tietoturvatyöryhmiin. o Kaikki uudet palveluiden käyttäjät käyvät läpi Granite Partnes verkkotietoturvaperuskurssin tietyllä läpipääsymittarilla. o Jatkokurssi suunnitteilla. Työasemissa keskitetyllä hallinnalla käytössä F-Secure-tietoturvaohjelmisto.

20 Porin seudun kunnat 20 (60) Hankinta ja alihankkijoiden sopimuskäytännöt o Hyvä yhteistyö toimialojen ja keskitetyn hankintatoimen kanssa uusia palveluita valittaessa ja kilpailutettaessa. o Pyritään kaupungin keskitettyyn ict-sopimushallintaan, jotta kustannustietoisuus säilytetään ja päällekkäisiä ratkaisuja saadaan vältettyä. Integraatiopalvelut o Sanomanvälitystä määritellään ja tehdään jatkuvasti eri järjestelmien välille. Vanhemmissa järjestelmissä point-to-pointtyylisesti; uusissa pyritään käyttämään 2012 hankittua integraatioalustaa (frends/biztalk). Tämän palvelun merkitys ja rooli voimakkaassa kasvussa. Kapasiteettipalvelut o Hankitaan kaupunkitasolla uudenmukaiset ja riittävät levy- ja palvelinkapasiteetit. Palvelimet voimakkaasti virtualisoitu (VMWARE). o Levykapasiteetti 99%:sti SAN-järjestelmässä ja käytännössä kaikki toimialueemme työasemat ja muutamaa poikkeusta lukuun ottamatta kaikki palvelimet saavat kaiken levypalvelunsa keskitetystä SAN-järjestelmästä. Paine levyjärjestelmäkasvatuksiin lisääntyy, jos vireillä olevat yhteys- ja yhteistyökuviot tuovat ennustettavissa olevaa voimakasta työasemavirtualisoinnin tarvetta. o Keskitetyn nauhavarmistusjärjestelmän piirissä on runsas 150 palvelinta, joista pääsääntöisesti joka yö ajetaan kopiot, noin 1000 ns save-settiä joka yö, ja joita kopioita pääsääntöisesti säilytetään vuosi + yhdet erilliset vuosikopiot. Eri tyyppisiä nauhakasetteja on nauhavarastoissamme noin 4000 kpl, joiden yhteenlaskettu tallennuskapasiteetti on arviolta noin 1900 Teratavua. Konesaliprojektin yhteydessä uusittiin myös suurin osa nauhavarmistusjärjestelmän laitteistosta ja nyt ns. nauhakierrossa on noin 1000 kasettia yhteiskapasiteetiltaan noin 1400 TB. ICT-sopimustenhallinta o Pyritään kaupungin keskitettyyn ict-sopimushallintaan, jotta kustannustietoisuus säilytetään ja päällekkäisiä ratkaisuja saadaan vältettyä. o Toteuttu ehkä n- 80%:sti eli petrattavaa on. Sähköisen sopimustenhallintajärjestelmän tarve tunnistettu; käyttöönotto edessä ja suunnitteilla. Tilaajapalvelut o Palveluita tilataan ulkoa päivittäin kaiken tekniikan osalta (palvelimet, työasemat, levyt, näytöt, kannettavat, tabletit, kytkimet, jne.). o Samoin sovellusten osalta koskien päivityksiä ja uushankintojakin. Monella sektorilla ollaan tilaaja (ja laskutuksen kohde) toimittajan suuntaan. o Päivittäistä tietohallinnon toimintaa.