Espoon arkkitehtuurin kehittäminen - Tiedonhallinta ja arkkitehtuuri kaupungin näkökulmasta

Transkriptio

1 Espoon arkkitehtuurin kehittäminen - Tiedonhallinta ja arkkitehtuuri kaupungin näkökulmasta Arkistosektorin KDK- yhteistyöverkosto Marko Kukkonen, Konserniesikunta - Tietohallinto

2 Kokonaisarkkitehtuuri (KA) Enterprise Architecture (EA) Kokonaisarkkitehtuuri kuvaa, kuinka organisaation toimintaprosessit, tiedot ja järjestelmät toimivat kokonaisuutena. Kehittämisen tulee olla toimintalähtöistä ja lähteä liikkeelle organisaation strategisista tavoitteista ja kansalaisille tarjottavien palveluiden parantamisesta. Näin saadaan parempia tuloksia kuin lähtemällä liikkeelle teknologian näkökulmasta. Kokonaisarkkitehtuuri on suunnittelumenetelmä, jolla tuotetaan toiminnan ja IT-ratkaisujen tavoitetilan kuvaukset. kuvaukset tavoitetilasta, nykytilasta ja siirtymäpolusta tavoitetilaan. toiminta- ja hallintamalli, jonka avulla ohjataan suunnittelua, tunnistetaan ja poistetaan päällekkäinen kehittämistyö, varmistetaan laatu ja saadaan tehdyt suunnitelmat laajasti uudelleen käytettäviksi. Näkökulmat: Toiminta Palvelut Prosessit Tietojärjestelmät Tietojärjestelmäratkaisut Tiedot Käsitteet Tietomallit Teknologia Teknologiaratkaisut Tietoturva ja integraatio Arkkitehtuurilla tarkoitetaan kokonaisuuden ja sen osien rakennetta ja osien välisiä suhteita, sekä periaatteita ja suuntaviivoja niiden suunnittelemiseksi ja kehittämiseksi. 2

3 Kokonaisarkkitehtuuri Espoossa 11/2014 Kokonaisarkkitehtuurityö on aloitettu 08/2011 Espoon KA- ryhmä läpikäy kaikki (lähes) ICT-ratkaisukehitystä sisältävät projektiaihiot Espoon KA- periaatteet hyväksytty kaupungin johtoryhmässä KA- ryhmän toiminta nojaa tällä hetkellä vahvasti KA- periaatteisiin Kokonaisarkkitehtuurin omistaja on kaupunginjohtaja Ohjelma- ja projektijohtamisen malli otettu käyttöön 8/2013 ja sitä täydentävä ICT-ratkaisukehitysmalli käyttöönotettu 3/2014 Toiminta-arkkitehtuurin nykytilan kartoitus on tehty (10/2013), tavoitetila valmisteilla ja hyödynnetään johtamisvalmennuksessa Tietoarkkitehtuurin kehittäminen käynnissä (ydintiedon hallinta/mdm) Arkkitehtuurikuvauksia tehdään palveluiden ja toiminnan kehittämisprojekteissa (ei kuvauksia kuvauksien takia) KA- kuvausvälineen käyttöönotto vuonna

4 Toimintaa kehitetään teknologian tai teknologiatoimittajien Toimintayksiköt eivät ehdoilla ymmärrä tietojärjestelmiin tai tietoon liittyvien päätöksien vaikutuksia tai heijastuksia muihin yksiköihin IT/tietohallinto koetaan toiminnan kehittämisen jarruna Toimintaprosessit hahmotetaan vain organisaation kautta Toiminnan ja ITyksiköiden/tietohallinnon yhteistyö kangertelee KA- ongelmia Tuleviin toiminnan muutoksiin ei ehditä varautua Tehdään päällekkäisiä/turhia investointeja ja projekteja Sopimukset tehdään palvelutoimittajien ehdoilla, eikä ymmärretä sopimusteknisiä tai arkkitehtuurillisia ankkureita Järjestelmäkokonaisuuden kompleksisuus rajoittaa toiminnan kehittämistä Palvelukehityksessä ei hyödynnetä toimintaympäristön mahdollisuuksia kannustamalla kehittämään palveluita julkista tietoa avaamalla 4

5 Tiedonhallinnan elinkaari 5

6 Käytännön toimia vuonna 2015 Kuvataan JHS 179:n mukaisesti Espoon kaupungin Käsitteet ja käsitemallit tarkennetaan tietomalliksi tarvelähtöisesti Sanastot termit ja koodistot. Ei tehdä kuitenkaan määrittelyä vaan kerätään jo olemassa olevaa Päätietoryhmät Tietovarannot Tietovirrat kuvataan tarkemmin ne prosessien tietovirrat joihin liittyy SÄHKE-metatietoja, SÄHKE-metatiedoista johdettuja metatietoja ja tehtäväluokituksia Erityiskohteina, tarkemmalla tasolla DM, RM ja WCM: Dokumenttien hallinta (DM) Työtilat: Sharepoint Asiakirjojen hallinta (RM) Päätösasiakirjojen hallinta: Dynasty 360 (Sharepoint) Cronodoc, Projectwise. Verkkosisällön hallinta (WCM) Netcommunity Sähköpostien hallinta rekisteritiedon hallinta esim. oppilasrekisteri, toimitilarekisteri jne. Kaikkia edellä mainittuja tarkastellaan myös niiden käyttökanavien kautta: sähköiset asiointipalvelut, avoin data ja tiedolla johtaminen Ydintiedot, tapahtumatiedot ja informatiiviset tiedot Erityisesti tietovirtojen osalta kuvataan nyky- ja tavoitetila Lopputavoite: tieto on metatiedoitettu jo syntyessään, prosessinaikaista ja prosessin jälkeistä käyttöä varten 6