RONDO R8 ARKISTO - SÄHKETOIMINNALLISUUS

Transkriptio

1 RONDO R8 ARKISTO - SÄHKETOIMINNALLISUUS

2 CGI - Johtava globaalien tietotekniikka- ja liiketoimintapalveluiden tarjoaja Maailman kuudenneksi suurin itsenäinen IT-palvelu- ja liiketoimintayritys Perustettu asiantuntijaa Toimii yli 40 maassa Liikevaihto 8 miljardia (v. 2011) Yli 100 tuotteistettua ratkaisua Vahva toimialakohtainen asiantuntemus Kattavat ITpalvelut ja konsultointiosaaminen liiketoiminnan kaikilla osaalueilla Paikallisen toiminnan tukena kyvykäs globaali toimitusverkosto Pohjoismaat, Etelä- Eurooppa & Etelä-Amerikka 21% Keski- & Itä-Eurooppa 12% Aasia 4% Iso-Britannia 12% Yhdysvallat 20% Ranska 14% Kanada 18% 10 suurimman joukossa maailman 100 parhaan IT-/BPOulkoistamispalveluyrityksen listalla. CGI:n liikevaihto perustuu päättyneen tilivuoden tilinpäätökseen (IFRS); Logican liikevaihto perustuu kalenterivuoden 2011 pro forma -tillinpäätökseen ( Potentiaalinen liikevaihto )

3 Rondo tuoteperhe

4 Integrated Document Management Process Rondo Reporting and Monitoring Business Process Workflow Archiving Käytössä sekä Suomessa että kansainvälisesti toimialariippumattomasti Asiakkaita yli 500 Suomessa Järjestelmän käyttäjiä on pelkästään Suomessa yli henkilöä, esim. valtiolla käyttäjää Vahvat integroinnit markinoilla oleviin sovelluksiin (Yli 200 vakioitua rajapintaa) Aito selain sovellus (RIA/AJAX) SAP Oracle Integration Dynamics AX Raindance any other DOCUMENT WORKFLOW Dynaamiset hierarkiset workflowt Käytettävissä kaiken tyyppisten dokumenttien käsittelyyn Automatisoidut tiliöinnit ja reititykset helpottavat ja nopeuttavat työskentelyä Dokumenttien hyväksyntä mobiilikäyttöisesti Käsittelyhistoria/ audit trail ARKISTOINTI Sähköinen arkistointi ratkaisu dokumenttien hallintaan koko elinkaaren ajalta Sähköinen arkisto tuo organisaation keskeisen dokumentaation kaikkien ulottuville huolimatta fyysisestä sijainnista Dokumentit ovat helposti löydettävissä ja nopeasti esille saatavissa Täyttää kirjanpitolain, arkistolain sekä eri toimialojen normistot mm. Sähke2 No. 4

5 Rondo R8 arkisto - Sähketoiminnallisuus

6 Rondo R8 arkisto RondoR8 Arkiston auditointi kirjanpitolain kannalta PriceWatershouseCoopers RondoR8 Arkiston auditointi arkistolain ja Sähke2-vaatimusten kannalta Arkistolaitos VTV valtion tilintarkastusvirasto No. 6

7 ARKISTOLAKI SÄHKE2 Arkistolaitos määrää, mitkä asiakirjat tai asiakirjoihin sisältyvät tiedot säilytetään pysyvästi Pysyvään säilytykseen määrätyt asiakirjat on laadittava ja tiedot tallennettava pitkäaikaista säilytystä kestäviä materiaaleja ja säilyvyyden turvaavia menetelmiä käyttäen siten kuin arkistolaitos erikseen määrää. Julkisen hallinnon organisaation tulee hakea arkistolaitokselta sähköisen säilyttämisen lupaa, kun se haluaa säilyttää aineistoa yksinomaan sähköisessä muodossa. Lupaa on haettava riippumatta siitä, siirretäänkö pysyvästi säilytettävä aineisto arkistolaitoksen sähköiseen säilytyspalveluun vai ei. Edellytyksenä luvalle on, että luvan kohteena oleva tietojärjestelmä täyttää arkistolaitoksen SÄHKE2-normin vaatimukset. RONDO No. 7

8 Sähke arkistointiluvan hakeminen Arkistoijalla oltava Sähköinen arkistonmuodostussuunnitelma eams Dokumentointi Logicalta Rondo R8 tuotekuvaus Rondo R8 tietoturvakuvaus Rondo R8 tekninen kuvaus Dokumentointi hakijalta mm. Hakijan Rondo R8 toimintamalli Yleinen tietoturvakuvaus Yleiset toimintakuvaukset käyttöoikeushallinnan kuvaus eams-kuvaus jne No. 8

9 Sähke Rondo arkistoinnissa Sähkeen mukaiset kansiorakenteet tehtäväluokitus huomioiden Metatiedot pakolliset Sähke2-tiedot mm. tehtäväluokitus elinkaaren hallinnan tiedot mm. hävityspäivä muut asiakaskohtaiset tiedot Hävitystoiminnallisuus Mahdollisuus siirtoon VAPA-palveluun eams:n hyödyntäminen No. 9

10 Esimerkki arkiston kansiorakenteesta No. 10

11 Esimerkki arkistohaun tulosjoukosta No. 11

12 Esimerkki hakutuloksen Sähke-metatiedoista No. 12

13 Asiakirjan vanhenemispäivä Oletus vanhenemispäivä EBR- päivä Sarja No.13

14 Asiakirjan vanhenemispäivä Oletus vanhenemispäivä Sarja No.14

15 Hävityspäivä Asiakirjan arkistoinnin yhteydessä järjestelmä luo hävityspäivän liittymässä olevan määrityksen mukaan luontipäivän ja asiakirjatyypin säilytysajan mukaan Arkistonhoitaja voi tarvittaessa muuttaa hävityspäivää Ikuisesti säilytettäville asiakirjoille ei liittymässä määritellä muodostumaan hävityspäivää No.15

16 Hävitystoiminnallisuus Hävityskierto Indeksit, kierto ja arkisto Hävitysesitys Asiatarkastus ja Hyväksyntä Hävitysesityksen mukainen hävitys Hävitysluettelon arkistointi No.16

17 Hävitysesityksen/-luettelon historiatiedot (AuditTrail) No.17

18 Kiitos Logica on nyt osa CGI:tä. Olemme globaali IT-palvelu- ja liiketoimintayritys, joka auttaa asiakkaitaan saavuttamaan oman toimintansa tavoitteet. Toimintaamme on yrityksen perustamisesta lähtien ohjannut kyky tunnistaa asiakkaidemme liiketoimintahaasteet ja tarjota korkealuokkaisia palveluita niiden ratkaisemiseksi. Palveluksessamme on asiantuntijaa yli 40 maassa. Toimimme lähellä asiakkaitamme, kannamme vastuun ja reagoimme nopeasti asiakkaidemme tarpeisiin. Globaali osaamisemme, kattavat palvelut ja niiden laajuus ovat asiakkaidemme hyödynnettävissä kansainvälisesti missä vain, milloin vain. Lisätietoa cgi.com ja logica.fi.