Tieto- ja asiakirjahallinnon palvelut Uusi kunta. Luonnos

Transkriptio

1 Tieto- ja asiakirjahallinnon palvelut Uusi kunta Luonnos

2 Muutoksesta tavoitteisiin Kuntamuutoksen toiminnallisten muutosten tunnistaminen ja kuvaaminen: muutostarpeiden asettamat haasteet tieto- ja asiakirjahallinnolle Mitkä ovat tieto- ja asiakirjahallinnon tavoitteet uudessa kunnassa? Mitkä ovat tieto- ja asiakirjahallinnon toimintaa ohjaavat periaatteet uudessa kunnassa? 2

3 Palveluiden järjestämismalli Mitkä ovat asiakirja ja tietohallinnon järjestämismallin vaihtoehdot? Miten ICT-palvelut järjestetään uudessa kunnassa? Voidaanko haasteisiin vastata ja tavoitteet toteuttaa nykyistä toimintatapaa paremmin kuntarakennemuutoksella? 3

4 Asiakirjahallinnon tavoitteet Sähköinen asianhallinta ja päätöksenteon tukeminen koko asian elinkaaren ajan Toimivat tiedonohjaussuunnitelmat ja sähköinen arkistointi sekä hyvän tiedonhallintatavan toteuttaminen Kansallisen kulttuuriperinnön säilyminen ja käytettävyyden turvaaminen Yhtenäiset toimintatavat ja selkeä ja ajantasainen ohjeistus Asianhallintajärjestelmien käyttäjäystävällisyys ja asiakaslähtöisyys Asianhallinnan aseman vahvistaminen ja ammatillista osaamista arvostavan ilmapiirin voimistaminen, osaamispohjaa tukeva ja vahvistava koulutus ja rekrytointi Vahva sisäinen ja ulkoinen viestintä Kansallisten määräysten, suositusten ja lainsäädännön vaatimusten sekä kokonaisarkkitehtuurin huomioiminen esim. asianhallintapalveluiden toteuttamisessa Uuden Kunnan järjestäytymisvaiheen on resursoitava ja suunniteltava kunnolla heti yhdistämispäätöksestä aloittaen Keskusarkisto 4

5 Asianhallintapalvelut 1. Kirjaamopalvelut 2. Päätöksenteon ja valmistelun tukipalvelut 3. Arkistointipalvelut 5

6 1. Kirjaamopalvelut Kirjaamossa kirjataan kaupungin hallinnolliseen päätöksentekoon liittyvät asiakirjat ja merkitään niiden käsittelyvaiheet Kirjaamo antaa tietoa vireillä olevien hallinnollisten asioiden käsittelyvaiheista ja päätöksistä koko käsittelyprosessin ajan (tietopalvelu) Kirjaamo hoitaa kaupungin virallisten kuulutusten ilmoitustaulua Keskitetty kirjaamo mahdollistaa yhtenäisten käytäntöjen toteutumisen, parantaa asiakaspalvelua (asiakkaan ei tarvitse tuntea organisaatiota) sekä keskittää osaamista ja voimavaroja Asioiden käsittely tulee olla asiakkaan kannalta selkeä ja yhdestä pisteestä hoidettavissa ja seurattavissa 6

7 2. Päätöksenteon ja valmistelun tukipalvelut Esityslistojen ja pöytäkirjojen koonti ja jakelu keskitettynä, pykälien sisällön laadinta asiantuntijoilla (hajautettu), esittelijä vastaa viime kädessä sisällöstä Päätösten täytäntöönpanon määrittelee esittelijä, otteen jakelu keskitettynä tukipalveluna Käyttöoikeusrajaukset huomioidaan tehtäväkuvausten ja prosessien mukaisina 7

8 3. Arkistopalvelut Uuden Kunnan keskusarkiston tietopalvelu ja asiakaspalvelu sisäisille ja ulkoisille asiakkaille Asiakaspalvelupisteistä täytyy erikseen sopia Uutta Kuntaa muodostettaessa ja mitä arkistoon liittyviä palveluja niihin sijoitetaan Palvelujen järjestämistapa on sovittava etäisyyksien, käsiteltävien asioiden ja Uuden Kunnan koon mukaan Asiakirjahallinnon ohjaus, valvonta ja koulutus 8

9 Asiakirjahallinnon organisointi ja vastuut Uudessa Kunnassa Kunnanhallitus / kaupunginhallitus (KH) Arkistotoimen johtava viranhaltija/toimihenkilö, jonka KH määrää Arkistonmuodostaja ja osa-arkistonmuodostajat, esim. lautakunnat Asiakirjahallinnon vastuuhenkilö Asiakirjavastaavat Muun henkilökunnan vastuu (kirjaamo, arkisto, esittelijät, valmistelijat, johtavat viranhaltijat ja muu henkilöstö) Asiakirjahallinnon työryhmä Kunnan/kaupungin keskusarkisto Tietohallinnon rooli asiakirjahallinnossa 9

10 KH Asiakirjahallinnon johtava viranhaltija/toimihenkilö (Osa)- Arkistonmuodostaja(t), esim. lautakunta Asiakirjahallinnon vastuuhenkilö toimialalla Asiakirjavastaava(t) toimialoilla Keskusarkisto Asiakirjahallinnon työryhmä T I E T O H A L L I N T O 10

11 ICT-arkkitehtuuripalvelut Vastaa KA-menetelmän mukaisten kuvausten ajantasaisesta ylläpidosta Laatii toimialojen kanssa yhteistyössä tietojärjestelmien tavoitearkkitehtuurien kuvaukset ja toteuttaa niitä suunnitelmallisesti Valmistelee Uuden kunnan palveluympäristön yhteentoimivuuden hallintamallin Toiminnan ja tietojärjestelmien kehittäminen kokonaisarkkitehtuurimallilla 11

12 ICT-kehittämispalvelut 1. Edistää vuorovaikutteista kehittämistä käyttäjäryhmittäin ja toimialoittain Seuraa valtakunnallistia ICT-kehittämishankkeita ja markkinoiden seuranta Esittää kehittämisehdotuksia käyttäjille Toteuttaa pienimuotoisa pilotointeja 2. Toteuttaa kehittämishankkeita Järjestää projektitoimistopalvelut Huolehtii pienempien muutosten (versiopäivitykset, lisäosat jne) suunnittelusta ja toteutuksesta yhteistyössä toimialojen kanssa 12

13 Asiantuntija- ja konsulttipalvelut ICT-henkilöstö neuvoo ja ohjaa tietojen käsittelyyn, tietojärjestelmiin ja käytettävään teknologiaan liittyvissä kysymyksissä 13

14 Tietoturvapalvelut Valmistelee Uudessa kunnassa noudatettavat tietoturvakäytännöt ja suunnitelmat päätöksentekoa varten Ylläpitää tietoturvadokumentaatiota Seuraa ja valvoo tietoturvakäytäntöjen toteutumista sekä puuttuu tarvittaessa ilmeneviin tietoturvapuutteisiin ja väärinkäytöksiin Raportoi johdolle tietoturvan tilanteesta sekä kehittämistarpeista Järjestää tietoturvakoulutuksen Kehittää ja ylläpitää ICT-jatkuvuus- ja varautumissuunnitelmia Avustaa normaaliolojen häiriötilanteen tiedottamissuunnitelman ja ICT-käytäntöjen laatimisessa sekä toteuttamisessa 14

15 ICT-sopimustenhallinta Laatii Uudessa kunnassa sovellettavat ICTsopimusmallit Ylläpitää ICT-sopimusarkistoa tavoitteena kustannustehokkuus ja päällekkäisten ratkaisujen välttäminen Seuraa sopimusten toteutumista ja raportoi muutostarpeista Seuraa sopimusten kustannuskehitystä 15

16 Hankehallinta Ylläpitää hankesalkkua käynnissä olevista ja suunnitelluista hankkeista Arvioi hankkeiden vaikutuksia ICTympäristöön Valmistelee esityksiä toteutusjärjestyksestä ja rinnakkaisesta toteutuksesta 16

17 Hankinta ja alihankkijoiden sopimuskäytännöt Valmistelee uuden kunnan ICThankintastrategian Osallistuu hankintojen suunnitteluun ja kilpailutuksiin Valmistelee suositukset hankintamenettelyjen käytöstä ja sisällöistä ICT-hankinnoissa Laatii tarvittaessa ICT-alihankinnoissa käytettävän hankintaohjeistuksen 17

18 Tilaajapalvelut ja toimittajahallinta ICT-asiantuntijat huolehtivat sovittaessa yhteiskäyttöisten ja toimialakohtaisten pienhankintojen tilaamisesta ja käyttöön otosta Varmistaa aktiivisen yhteistyön toimittajien kanssa 18

19 Sovelluspalvelut Vastaa sovellusten välittämisestä ja sovittamista Uuden kunnan palveluiden tarpeisiin yhteistyössä pääkäyttäjien kanssa muodostaa ICT-asiantuntijapalvelut suurten käyttäjämäärien tietojärjestelmille vastaa teknisestä osaamisesta, sisältövastuu pääkäyttäjillä Järjestää ylläpito- ja neuvontapalvelut Osallistuu käyttäjäryhmäkokouksiin Seuraa toimialan ja yleiskäyttöisten sovellusten kehittymistä ja tekee ehdotuksia kehittämisestä Järjestää asennukset sovelluksille, joilla vain muutamia käyttäjiä 19

20 Käyttäjän tukipalvelut Järjestää Help Desk-palvelun Sopii käyttäjäryhmien kanssa lähituen sisällöstä ja toteuttamisesta Ylläpitää käyttäjätunnus-, laite- ja sovellusrekisteriä Ylläpitää käyttövaltuuksia ja pääsynhallintaa 20

21 Integraatiopalvelut Huolehtii eri järjestelmien yhteen sovittamisesta ICT-ympäristössä Sopii asiakirjahallinnon/käyttäjäosapuolten kanssa tietojärjestelmien perusrekistereistä ja miten tietojen säilytys- ja ylläpitovastuut järjestetään kussakin käsittelyprosessissa, kun tietoja hyödynnetään perustietojärjestelmistä Vastaa yhteistyössä osapuolten kanssa käytössä olevien tietojen laadusta ja eheydestä 21

22 Sähköinen asiointi ja viestintä Vastaa yhtenäisestä asukasnäkökulmasta sähköisen asioinnin ja viestintäympäristön suunnittelussa ja toteutuksessa Valmistelee toteuttamiskonseptin ja huolehtii hyväksytyn toimintamallin toteuttamisesta sekä kehittämisestä Ylläpitää Uuden kunnan yhteistä sähköisen asioinnin- ja viestinnän ICT-ympäristöä 22

23 Työasema- ja laitepalvelut Määrittelee ja ylläpitää vakioidut käyttäjien työasema- ja pienlaiteympäristöt Hankkii työasemat, oheislaitteet ja mobiililaitteet Asentaa ja päivittää laitteet Järjestää lähituen käyttäjille 23

24 Konesali- ja keskitetyt käyttöpalvelut Järjestää kustannustehokkaan, turvallisen ja toimintavarman sijoituspaikan palvelimille Järjestää ICT-sovellusten tietoliikenne-, tallennus- ja tietokantapalvelujen yhteydet fyysisiin ja virtuaalipalvelimiin Huolehtii palvelinalustojen sekä virtuaalipalvelinten käyttöjärjestelmätason sekä sovittujen varusohjelmistojen ylläpidosta Huolehtii käyttöympäristön kehittämisestä ja valmistelee hankintaehdotukset Toteuttaa asennukset ja kytkennät Raportoi käytettävyydestä 24

25 Kapasiteettipalvelut Järjestää Uuden kunnan tarpeita vastaavat ajanmukaiset, riittävät ja tehokkaat laskenta-, levy- ja palvelinkapasiteetit Huolehtii varmistusmenettelyistä 25

26 Verkko- ja tietoliikennepalvelut Järjestää keskitetysti tehokkaat verkko- ja tietoliikennepalvelut Uudessa kunnassa sovelluspalveluihin kriittisyysluokittain Suunnittelee ja toteuttaa mobiilipalvelujen vaatimat ratkaisut Raportoi käytettävyyttä Etsii aktiivisesti uusia kustannustehokkaita ratkaisuja ja valmistelee hankintaehdotuksia 26

27 Koulutuspalvelut Järjestää sovelluskoulutusta yleiskäyttöisistä järjestelmistä ja työkaluohjelmistoista Tarjoaa koulutusluokkapalvelut kohderyhmien omaehtoiselle koulutukselle 27