Kuntatieto-ohjelma. Nykytilan analyysin tiivistelmä Versio: 1.0. Laatija: Pentti Kurki

Transkriptio

1 Kuntatieto-ohjelma Nykytilan analyysin tiivistelmä Versio: 1.0 Laatija: Pentti Kurki

2 Kuntatieto-ohjelma nykytila tiivistelmä (7) Sisällys 1. Dokumentin tarkoitus Kuntien ulkoisen tietohuollon nykyinen ympäristö Kuntataso Alue- ja seututaso Yhteistoiminta-alueet Alueellinen tietopalvelu Valtakunnantaso [operatiiviset järjestelmät, rekisterit ja tietovarastot] Valtakunnantaso [toimiala ja sektorikohtaiset tietopalvelut] Valtakunnantaso [koosteiset tietopalvelut]... 7 Dokumentin muutosloki Versio Päiväys Laatija Muutoksen kuvaus V PKU Alustava V PKU Tulosdokumentti

3 Kuntatieto-ohjelma nykytila tiivistelmä (7) 1. Dokumentin tarkoitus Kuvaa hyvin tiivistettynä Kuntien ulkoisen tietohuollon nykyisen ympäristön sekä kuntien talous- ja toimintatietojen toissijaisen käytön ympäristön. Kuvauksessa on esitetty myös merkittävimmät nykytilan kipupisteet. Hyväksikäyttömuodoista on nostettu erikseen esille benchmarkkaus (vertailukehittäminen), koska tiedon arvo on suurinta silloin kuin sitä käytetään kuntien merkittävimpien ydinpalveluiden kehittämisessä, tässä saadaan nopeasti merkittäviä tuloksia kun verrataan toimintaa niin kuntien sisällä [yksiköiden välillä] kuin kuntien kesken. Tämän dokumentin sisältö pohjautuu tarkempiin kuvausdokumentteihin, jotka ovat liitteinä 1. Nykytila-analyysi Yleinen osa 2. Nykytila-analyysi Benchmarkkaus 3. Nykytila-analyysi Kuntien tekninen sektori Tausta-analyysissä on tarkasteltu alla olevan kuvan kokonaisuudesta otannan perusteella osajoukkoa eri tasoilta. Alla olevassa kuvassa ei ole otettu mukaan kaikkia kullekin tasolle kuuluvaa organisaatiota/palvelua. Kuvaa esittää vain jäsennystapaa.

4 Kuntatieto-ohjelma nykytila tiivistelmä (7) 2. Kuntien ulkoisen tietohuollon nykyinen ympäristö Tässä työssä on jäsennetty kuntien talous- ja toimintatietojen tuottaminen ja toissijainen käyttö, 1. Kuntatasolle 2. Alue / seututasolle 3. Valtakunnantasolle [operatiiviset järjestelmät, rekisterit ja tietovarastot] 4. Valtakunnantasolle [toimiala ja sektorikohtaiset tietopalvelut] 5. Valtakunnantaso [koosteiset tietopalvelut] 2.1. Kuntataso Tietotuotanto, keruu ja jalostus 1. Kuntien talous- ja toimintatietojen [TK,OPH] tietojen jalostaminen kunnissa tapahtuu lähes kokonaan erillisissä exceleissä, siihen liittyy hyvin paljon manuaalista keruu ja laskentatyötä -> toimitaan hyvin tehottomasti Tiedon hyödyntäminen kuntien sisäisessä päätöksenteossa 1. Talous- ja toimintatietoa tuotetaan kunnissa pääasiassa kustakin operatiivisesta järjestelmistä erillisenä raportointina, vain suurimmissa kaupungeissa erillisiä tietovarastoja vain harvassa näistäkin yhdistetty tietovarastoon talous- ja toimintatiedot

5 Kuntatieto-ohjelma nykytila tiivistelmä (7) 2. Kun tietovarastoja toteutettu, kukin kunta toteuttanut järjestelmän rakentamalla sen ns pitkästä puusta = kukin kunta teettänyt ja maksanut määrittely- suunnittelu-, toteutustyön alusta loppuun, koska ei ole valtakunnantason defacto tietovaraston käsite- ja tietomalleja 1. Talous- ja toimintatietojen [raha- ja reaaliprosessin] voimakas eriytyminen kuntien omassa toiminnassa niin operatiivisissa järjestelmissä [tiedon luonti ja käyttö] kuin tiedon raportoinnissa ja käytössäkin -> talous- ja toimintatiedot eivät ole synkroonissa, eikä hyväksikäytettävässä muodossa eivätkä laadultaan riittävällä tasolla 2. Kuntien toiminnan ulkoinen tarkastelu tapahtuu pääasiassa tehtäväluokittelun mukaan, jolloin näille kohteille talous- ja toimintatiedon tuottaminen on kunnille täysin erillinen ja suuri työ, kyseistä tietoa eivät kunnat itse käytä -> suuri lisäkustannuserä jonka hyötyarvo kunnille on olematon 3. Kuntien toiminnasta vertailutietoa tuottavat toimijat käyttävät kaikki omia kohdeluokitteluja -> laskentakohteet ovat erijä -> tiedon keruu kuntien järjestelmistä kullekin toimijalle oma prosessinsa -> tietojen poiminnan ja toimittamisen kustannukset suuria -> tehotonta toimintaa -> toimijoiden samasta toiminnasta keräämää vertailutietoa ei voida käyttää yhdessä 4. Samaa tietoa joudutaan toimittamaan ulkoisille toimijoille osittain useaan paikkaan ja useaan kertaan 5. Kunnat eivät miellä joidenkin tietojen tuottamista ulkoisille toimijoille tarpeelliseksi 6. Jos rakennettu erillisiä operatiivisia raportointikantoja ja toimialatason tietovarastoja -> toimitaan raportoinnissa silti tehottomasti 2.2. Alue- ja seututaso Yhteistoiminta-alueet Varsin moni kuntien vastuulla oleva palvelukokonaisuus hoidetaan tällä hetkellä alueellisesti yhteistoiminta-alueilla. Yhteistoiminta-alueet ovat muodostuneet kussakin palvelukokonaisuudessa omaan aluejakoonsa. Kunkin palvelukokonaisuuden alueella on oma operatiivinen tietojärjestelmä tai käytetään isäntäkunnan tietojärjestelmää. Myös raportointi- ja tietopalvelut on näissä toteutettu alueellisina. Joissakin palvelukokonaisuuksissa on siirrytty myös valtakunnantason operatiivisen järjestelmän käyttöön. Näin alueellinen toimintamalli on tehostanut tietojärjestelmien käyttöä sekä osittain myös tiedon poimintoja, jalostusta ja välittämistä ulkoiseen käyttöön. 1. Kun kukin yhteistoiminta-alue muodostuu oman kuntajakonsa mukaisesti, ei ole mahdollisuutta tehostaa ulkoista tietohuoltoa yhteisesti

6 Kuntatieto-ohjelma nykytila tiivistelmä (7) Alueellinen tietopalvelu On muutamia kuntien yhteisiä tietopalveluympäristöjä, joissa alueen tietoja kerätään alueelliseen rekisteriin sekä suoraan kunnista että täydentävää tietoa valtakunnantason tietovarannoista. Näihin liittyy yleisesti paikkatietopohjainen käyttöympäristö sekä tiedon avoimen datan periaatteiden mukainen hyväksikäyttöympäristö. 1. Kukin alue rakentanut omat ympäristönsä -> ei saavutettu synergiaetuja -> kustannustaso korkea 2. Alueellisia tietovarantoja ei käytetty valtakunnantason tietovarantojen lähdetietovarantona 2.3. Valtakunnantaso [operatiiviset järjestelmät, rekisterit ja tietovarastot] Kuntien vastuulla olevien palveluiden osalta on siirrytty tietyissä palvelukokonaisuuksissa käyttämään valtakunnantason tietojärjestelmiä, joko suoraan primääriä keskitetty valtakunnantason tietojärjestelmää tai kuntien tietojärjestelmien integraation kautta. Valtakunnantason rekistereihin välitetään tietyistä kuntien operatiivisista tietojärjestelmistä tapahtumatason tai kohdetason tietoa erilaisilla päivitysfrekvensseillä. Rekisterejä käytetään tutkimus-, tilasto- kuin tietopalvelujenkin lähteenä. Käytössä on monella tavalla toteutettuja rajapintaratkaisuja. On olemassa muutamia lähinnä toimiala/palvelukokonaisuustason valtakunnallisia tietovarastoja, jotka tukevat niin valtakunnantason raportointia kuin tietopalvelujakin. Ei ole käytössä sellaisia valtakunnantason tietovarastoratkaisuja, jotka tukisivat täysin myös kuntien sisäistä raportointitarvetta. 1. Valtakunnantasolla ei ole pystytty luomaan yhteistä tiedonvälitystapa ja muotoa. -> tehottomuus 2. Osassa rekisterejä on ongelmia peittävyyden, kattavuuden ja laadun osalta 3. Osa tiedonsiirroista on ollut raskasta toteuttaa ja ylläpitää kuntaorganisaatioissa -> kustannustaso korkea 2.4. Valtakunnantaso [toimiala ja sektorikohtaiset tietopalvelut] Valtakunnantasolla on useita eri sektori- ja toimialakohtaisia tietopalveluympäristöjä. Näihin tieto kerätään valtakunnantason operatiivisista tietojärjestelmistä, rekisteristä tai kuntien tietojärjestelmistä.

7 Kuntatieto-ohjelma nykytila tiivistelmä (7) 1. Erillisistä toteutuksista johtuen käytössä erilaisia kohdemäärityksiä, luokitteluja, tiedon siirtotapoja ja muotoja, käyttöympäristöjä, rajapintapalveluja Valtakunnantaso [koosteiset tietopalvelut] Valtakunnantason koosteisissa tietopalveluissa on kerätty tietoa eri toimialojen ja sektoreiden useista valtakunnantason rekistereistä, tietopalveluista ja myös kuntien tietojärjestelmistä. Nämä koosteiset tietopalvelut käyttävät omaan tiedonhallintaympäristöön em lähteistä kerättyjä ja pysyvästi tallennettuja tietoa. On myös suunnitelmia/toteutushankkeita, joissa lähdejärjestelmistä ei poimita tietoja omaan pysyvään tietokantaan, vaan käytetään palvelurajapintojen kautta suoraan muiden lähdeympäristöjen tietoja esim palveluväylän ja palvelurajapintapalveluiden kautta. 1. Toimivia ja tietosisällöltään riittävän laajoja palvelurajapintoja tarjolla varsin vähän.