Porin seudun kuntien ICT -ympäristöjen kartoitusprojekti. Raportti Versio 1.1 TILA: VALMIS

Transkriptio

1 Porin seudun kuntien ICT -ympäristöjen kartoitusprojekti Raportti Versio 1.1

2 Porin seudun kunnat 2 (60) Sisällysluettelo Dokumentin versiohistoria Projektin lähtökohdat ja tavoitteet Projektin kohde Projektin tavoitteet ja lopputuotokset Aiempia vastaavia selvityshankkeita Porin seudulla Projektin toteutus Projektin rajaukset Konserniyhtiöt Alueellinen yhteistyö Selvitystyön sisällölliset rajaukset Projektin aikataulu ja vaiheistus Projektissa hyödynnetyt menetelmät ja välineet Projektin organisaatio Asiankirjahallinnon nykytila ja kehitystarpeet Kuntien ICT -ympäristöjen nykytila Kuntien tietohallinnon edustajien luonnehdinnat ICT-ympäristöistä Selvitysalueen kuntien ICT-toiminnan volyymit Tietohallintotoiminnon organisointi selvitysalueen kunnissa Tietojärjestelmäsalkku eli järjestelmät ja niiden toimittajat Sidosryhmät Palvelusalkku ja ICT-palvelujen tuotanto Sopimussalkku eli ICT-toimintaan liittyvien ostojen kustannukset Fyysiset tietovarannot Päätietovirrat Teknologiavalinnat Verkkokaaviot Muut huomiot ICT -ympäristöjen nykytilasta ICT-kehitystarpeet Asiakirjahallinnon ja arkistoinnin ICT:lle kohdistamat kehitystarpeet Kuntien nykytilanteesta esille nousseet ICT-kehitystarpeet Muiden toimialakohtaisten ryhmien ICT:lle kohdistamat kehitystarpeet Esitykset kehitystoimenpiteiksi Tietohallintoon liittyvät kehitystoimenpiteet Vaihtoehtoiset ICT-palvelutuotannon organisoimismallit Tietotekniikkaan liittyvät kehitystoimenpiteet Kehitystoimenpide 1: Hanke-, palvelu- ja sopimussalkun hallinta Kehitystoimenpide 2: Hankintatoimen terävöittäminen osana Hanke-, palveluja sopimussalkun hallintaa Kehitystoimenpide 3: Sähköisen asioinnin kehittäminen... 58

3 Porin seudun kunnat 3 (60) Kehitystoimenpide 4: Sähköisen arkistoinnin ratkaisujen kehittäminen Kehitystoimenpide 5: Teknisen toimen ratkaisujen kehittäminen Esitys lyhyen aikavälin jatkotoimenpiteiksi Liitteet Dokumentin versiohistoria Versio Päiväys Laatija Muutoksen kuvaus v NS Sisällysluettelo ja siirto SkyDrivelle v NS kokousta varten toimitettu versio v NS Skydrive päivitys v NS kokouksen huomioilla sekä kehitystoimenpide-esityksillä täydennetty versio v TH Kehitystoimenpiteiden täydennyksiä v NS Aloitettu kokouksessa sovittujen muutosten teko v TH ja NS ja kokouksissa sovitut muutokset ja täydennykset v NS projektiryhmälle esiteltävä versio v NS sovitut sisällölliset muutokset v NS ja TH Kuvaajien ja taulukoiden yhtenäistäminen. Asiakkaalle luovutettu lopputuotos, 1. versio. v NS Pyydetyt muutokset (Valli) sivulle 46. v NS Aloitettu läpikäytyjä muutoksia v NS ja TH muutokset huomioitu v NS Lopullinen versio

4 Porin seudun kunnat 4 (60) 1. Projektin lähtökohdat ja tavoitteet 1.1. Projektin kohde Projektissa suoritetun selvitystyön kohteena oli Porin seudun kuntien (Harjavalta, Kokemäki, Lavia, Luvia, Merikarvia, Nakkila, Pomarkku, Pori, Siikainen ja Ulvila) ICT-ympäristöjen nykytilan kartoitus kuntien yhdistymisselvitykseen liittyen. Nykytilan kuvaamiseen tarvittujen tietojen keräämisen ja dokumentoinnin lisäksi projektissa myös analysoitiin näitä tietoja kuntien palvelutoiminnan kehittämisen ja tulevan päätöksenteon pohjaksi. Selvityksen kohteena olleiden kuntien maantieteellinen sijoittuminen on esitetty seuraavassa Kuvassa 1. Kuva 1 Selvitysalueen kuntien sijoittuminen Projekti toteutettiin yhteistyössä selvitykseen osallistuneiden Porin seudun kuntien sekä valtiovarainministeriön JulkICT -toiminnon kanssa Projektin tavoitteet ja lopputuotokset Projektin tavoitteena oli tuottaa Porin seudun kunnille palvelutoiminnan kehittämistä, yhteistä kehitystyötä sekä kuntaliitosselvityksen toteutusta varten tilannekuva kuntien nykyisistä ICT-ympäristöistä. Tilannekuvan luomisen lisäksi tavoitteena oli analysoida ICT-ympäristöihin liittyvät kehittämiskohteet ja - mahdollisuudet. Projektin keskeisimmät tavoitteet ovat olleet: Kartoittaa ja kuvata Porin seudun kuntien ICT-ympäristöjen nykytila ja ohjausrakenteet

5 Porin seudun kunnat 5 (60) Analysoida ICT-ympäristöjen nykytilaa tulevien kehityskohteiden tunnistamiseksi Yksilöidä ja kuvata analyysin pohjalta tulevaisuuden kehittämiskohteet Suunnitella kuntien palvelutoimintaa tukeva ICT-ympäristön tavoitetila. (Huom! Tämän tavoitteen toteuttamisesta päätetään erikseen nykytilan kartoittamisen ja analysoinnin jälkeen. Tavoitetilan kuvaavan kehityssuunnitelman laatiminen ei sisälly tämän loppuraportin tuottaneen projektin toimeksiantoon eikä tämä raportti sisällä kehityssuunnitelman tietoja). Projektissa tehtävällä työllä hahmotellaan alustavasti myös uusien toimintamallien tukea (vrt. Kokonaisarkkitehtuurimenetelmän hyödyntäminen toiminnan kehittämisessä) Projektin tärkeimmät tuotokset ovat: Porin seudun kuntien tiedonkeruutaulukoihin raportoimat tiedot. Kuntakohtaisten tietojen keruuseen käytettiin tätä projektia varten muokattua JHS 179 -tietojenkeruutaulukkoa. Kuntakohtaiset tietojenkeruutaulukot tietoineen on tallennettu Patarumpuun jatkokäyttöä varten. (Patarumpu on Porin kaupungin ylläpitämä Intranet -sivusto). Kuvaus Porin seudun kuntien ICT-ympäristöjen nykytilasta (=tämän loppuraportin kappale 4) Analyysi nykytilasta seuraavista kehitystarpeista ja ehdotukset kehitystoimenpiteiksi (=tämän loppuraportin kappaleet 5 ja 6) Aiempia vastaavia selvityshankkeita Porin seudulla Alueellisiin ICT-yhteistyömahdollisuuksiin liittyen on Porin seudulla toteutettu mm. seuraavat viisi aiempaa selvitystä: Seudulliset tukipalvelut, Karhukuntien työryhmä, (PARAS), 3/2007 Itku-selvitys, Sairaanhoitopiirin kanssa tehty yhteistyöselvitys, 2008 (KH ) Porske, 2010 Porske-jatkoselvitys, 6/2011

6 Porin seudun kunnat 6 (60) 2. Projektin toteutus 2.1. Projektin rajaukset Konserniyhtiöt Suoritettu kartoitustyö kattoi kuntien ns. konsernirakenteen siltä osin, kuin konsernin osien ICT-ympäristöt liittyvät kunnan ydintoiminnan toteuttamiseen. Kartoituksen laajuus ja kohteet kiinnitettiin työn käynnistämisen yhteydessä. Rajausta tarkennettiin tiettyjen palvelujen tuottajien osalta vielä projektin aikana. Seuraavassa piirroksessa esimerkkinä konsernirajauksesta on esitetty Porin kaupunkikonsernin osalta tässä selvitystyössä ydintoimintaan kuuluviksi katsottavat yksiköt ja liikelaitokset. Selvitystyön ulkopuolelle jätettävät konsernin yritykset on piirroksessa yliviivattu. Käytännössä selvitystyön rajaukseksi Porin osalta muodostui sisäinen konserni, ns. ulkoisen konsernin yhtiöiden ICTympäristöjä ei selvitystyössä käsitelty. Kuva 2 Porin kaupunkikonserni ja tässä selvitystyössä ydintoimintaan kuuluviksi katsotut yksiköt ja liikelaitokset Muiden selvitystyöhön osallistuneiden kuntien osalta kunnan ydintoiminnan ulkopuoliseksi arvioitu toiminta on kuvattu liitteessä Alueellinen yhteistyö Tärkeimmät alueellisen yhteistyötä toteuttavat organisaatiot on kuvattu liitteessä 2. Alueelliseen yhteistyöhön osallistuvien organisaatioiden ICT-ympäristöjen nykytilaa taikka kustannuksia ei ole tämän selvitystyön puitteissa kartoitettu. Tämän rajauksen perusteella tarkastelun ulkopuolelle jääneitä sellaisia organisaatioita, joiden toimintaan liittyy merkittäviä ICT-kustannuksia ovat ainakin: Keski-Satakunnan terveydenhuollon kuntayhtymä Satakunnan sairaanhoitopiirin kuntayhtymä

7 Porin seudun kunnat 7 (60) Pohjois-Satakunnan peruspalvelu-liikelaitoskuntayhtymä (PoSa) Porin perusturvan yhteistoiminta-alue (YTA) KuntaPro Oy Syynä edellä todettuun rajaukseen oli se, että nämä organisaatiot laskuttavat asiakkailtaan (kunnilta) tuottamansa palvelut erittelemättä laskuissaan palvelujen tuottamiseen tarvittavan tietotekniikan osuutta. Palvelujen laskutus perustuu useimmissa tapauksissa erilaisiin volyymilukuihin (vrt. potilaskäyntien lukumäärä tai käsiteltyjen ostolaskujen lukumäärä). Kattavan kuvan Porin seudun kuntien tietoteknisistä kokonaiskustannuksista saamiseksi tulisi selvitystyö laajentaa käsittämään myös edellä mainitut palvelujen tuottajat ja näiden käyttämän tietotekniikan kustannukset Selvitystyön sisällölliset rajaukset Varsinaisen kehityssuunnitelman laatiminen kuntien palvelutoimintaa tukevan ICT-ympäristön tavoitetilasta on rajattu tämän selvitystyön ja työn tulokset sisältävän loppuraportin (tämä dokumentti) ulkopuolelle. Kehityssuunnitelman toteutuksesta ja tuottamisesta päätetään projektisuunnitelman mukaisesti erikseen nykytilan kartoituksen ja analysoinnin jälkeen. Alkuperäisessä toimeksiannossa yhtenä yksittäisenä tavoitteena mainittiin ICT-palvelujen organisoinnin toimialakohtainen kuvaaminen. Näiden kuvausten laatimisesta päätettiin kuitenkin luopua, koska tällä tarkastelutavalla ei saavuteta uutta hyödyllistä informaatiota. (Tämä rajaus vahvistettiin Porissa pidetyssä projektiryhmän kokouksessa, jossa mukana oli myös työn tilaajan edustus.) 2.2. Projektin aikataulu ja vaiheistus Projektin läpivieminen ajoittui projektisuunnitelman mukaisesti aikavälille Raportti liitteineen toimitettiin työn tilaajalle ja työhön osallistuneiden kuntien edustajille aamupäivällä. Varsinaisen projektiyön päätyttyä pidettiin vielä erillinen kokemusten keruu- ja palautteen antotilaisuus Projektin yksityiskohtainen aikataulu (tehtävälistä päivämäärineen) on esitetty liitteenä Projektissa hyödynnetyt menetelmät ja välineet Projektin alussa laadittu projektisuunnitelma on esitetty tämän loppuraportin liitteenä 6. Projektisuunnitelmaan ei jouduttu tekemään merkittäviä muutoksia projektin aikana. Projektin läpiviemiselle sovittu aikataulu ei mahdollistanut nykytilatietojen keruuta ulkopuolisen konsultin työnä. Tietojen keruusta ja dokumentoinnista vas-

8 Porin seudun kunnat 8 (60) tasivat projektin osallistuneiden kuntien tietohallinnon edustajat. Tietojen keruu- ja dokumentointityötä tuettiin järjestämällä yhteensä kuusi työpajaa, joissa käsiteltiin tietojen keruuseen ja käytettäviin välineisiin liittyen esille mahdollisesti tulleita kysymyksiä ja ongelmia. Kuntien kannalta oli tärkeintä, että toiminta ja toimintaympäristö kuvattiin suunnittelun, päätöksenteon sekä tavoitteiden toimeenpanon kannalta riittävässä laajuudessa. Nykytilatietojen keruuseen ja analysointiin käytettiin valtiovarainministeriön Kunta- ja palvelurakenne-muutostuen ICTmuutostukiohjelmaan kehitettyjä malleja, menetelmiä ja työkaluja sekä JHS 179 -arkkitehtuurikehyksen ( mukaisia osakuvauksia. Kuntakohtaiset nykytilaselvityksen taulukot talletettiin yhteiseen työtilaan (Patarumpu) mahdollista jatkohyödyntämistä varten. Kokonaisarkkitehtuuri kuvaa, kuinka organisaation toimintaprosessit, tiedot ja järjestelmät toimivat kokonaisuutena. Tietohallinnon kokonaisarkkitehtuurimalli eli KA-menetelmä jakaantuu kahteen osaan näkökulmiin ja käsitteellisiin tasoihin (=abstraktiotasoihin). toiminta MIKSI? Lainsäädäntö ja strategiat, periaatteet ja linjaukset tieto Ohjaava tieto Näkökulmat tietojärjestelmä teknologia MITÄ? Esimerkiksi palvelukuvaukset, sidosryhmät ja käsitteet. MITEN? Esimerkiksi prosessit, prosessien käyttämät tietojärjestelmät MILLÄ? Esimerkiksi järjestelmien rajapinnat ja teknologiratkaisut Volyymit Tietojärjestelmäsalkku Sopimussalkku Palvelusalkku Sidosryhmät ICT-palvelujen tuotanto Teknologiavalinnat Verkkokaavio Fyysiset tietovarannot Päätietovirrat Kehittämisvaatimukset Strategiat Kuva 3 Kokonaisarkkitehtuurikehys ja selvitystyön yhteydessä tuotetut osakuvaukset Koska kaikkia JHS 179 -suosituksen mukaisia osakuvauksia ei käytettävissä olleessa ajassa ollut mahdollista eikä myöskään tarkoituksenmukaista tehdä, valittiin nykytilaselvitykseen tietosisällöltään olennaisimmat osakuvaukset. Lisäksi tuotettavaa materiaalia täydennettiin muutamilla sellaisilla JHS 179:n ulkopuolisilla osakuvauksilla, joihin kootut tiedot katsottiin tärkeiksi tämän selvitystyön kannalta. JHS 179:n mukaisia kuvauksia täydentävät osakuvaukset on merkitty edellä esitetyn kuvan 3 oikeanpuoleiseen osuuteen vahvennetulla tekstillä.

9 Porin seudun kunnat 9 (60) Koko JHS 179:n mukainen kokonaisarkkitehtuurikuvaus, joka kattaa periaatteellisen, käsitteellisen, loogisen ja fyysisen tason, on laadittavissa myöhemmin täydentämällä nyt tehtyä työtä. Menetelmän omaksuminen ja tuloksellinen hyödyntäminen edellyttävät kuitenkin toimialojen edustajien kanssa yhteistyönä suoritettavaa yhteistä kartoitusta sekä panostamista menetelmäkoulutukseen. Työvälineinä projektissa käytettiin Microsoft Office -dokumentteja (Word, Excel ja Power Point). Projektissa kerätty ja muodostettu aineisto on julkista. Projektin aineistojen, välituotosten sekä lopputulosten keräämiseen ja jakeluun käytettiin Patarumpu -intranetjärjestelmää. Patarumpuun perustettiin tätä projektia ja projektin tulosten jakelua varten ICT-ympäristöjen nykytilan kartoitus -niminen uusi työtila. Työtila sisältää kuntakohtaiset sivustot. Projektissa kerätyt kuntakohtaiset nykytilatiedot säilytetään toistaiseksi Patarummussa. Pääsy Patarumpuun tapahtuu Sarana -sovelluksen kautta: Valtionvarainministeriön JulkICT -toiminto on luonut tätä Porin-seutu - projektia varten erillisen työtilan ylläpitämäänsä kuntien ICT -muutostuki wikiin: ame_from=https%3a//wiki.julkict.fi/julkict/kuntauudistus/porin-seutu. Valtionvarainministeriö kerää ja ylläpitää myös erillistä Kuntarakenneuudistus -tietopankkia. Tämä kaikille käyttäjille avoin tietopankki on osoitteessa: Projektin organisaatio Työryhmä Projektiorganisaatio Työryhmä: Puheenjohtaja Jäsenet (osallistuvat kunnat) Valtiovarainministeriö Projektipäällikkö (konsultti) Harjavalta Kokemäki Lavia Luvia Merikarvia Nakkila Pomarkku Pori Siikainen Ulvila Kuntakohtaiset vastuutahot / työryhmät Kuva 4 Projektin organisaatio

10 Porin seudun kunnat 10 (60) Työryhmään, jonka tehtävänä on ollut kuvata tieto- ja asiakirjahallinnon prosesseja kuuluvat selvitykseen osallistuvista kunnista: Osallistuja Henna Lempiäinen, pj Outi Johansson, siht Bella Ahto Anu Ikonen-Kullberg Johanna Järvensivu Anna-Maija Kenttä Aki Ketonen Tiina Koota ( alkaen Aki Ruotsala) Pirjo Koppinen ( alkaen Nina Merilahti) Mikko Metsälä Matti Sjögren Matti Valli Satu Joensuu, henkilöstöjäsen ( sijaisena Timo Muukkonen) Rooli ja kunta seutujohtaja, Porin seutu Karhukunnat asiakirjahallinnon päällikkö, Pori hallintojohtaja, Luvia kehittämissuunnittelija, Harjavalta kunnansihteeri, Lavia laskentasihteeri, Merikarvia atk-päällikkö, Kokemäki osastosihteeri, Siikainen vs. kunnansihteeri, Pomarkku vt. tietohallintopäällikkö, Ulvila hallintojohtaja, Nakkila tietojärjestelmäpäällikkö, vt. tietohallintojohtaja asti, Pori pääluottamusmies JHL 062, Pori Lisäksi työryhmän kokouksiin osallistuivat tarvittaessa Valtiovarainministeriöstä: Osallistuja Tommi Oikarinen Heikki Talkkari Ossi Korhonen Ville-Veikko Ahonen Rooli neuvotteleva virkamies, JulkICT-toiminto neuvotteleva virkamies, JulkICT-toiminto ohjelmapäällikkö, JulkICT-toiminto neuvotteleva virkamies, Kunta- ja aluehallinto-osasto VM:n hyväksymän sopimuksen mukaisesti tietohallinnon osuuden kuvaamisesta vastasi tamperelainen Gofore Oy, josta selvityksen tekijäksi ja tämän varahenkilöiksi nimettiin: Osallistuja Rooli Niko Sipilä vanhempi palveluarkkitehti, projektipäällikkö Tahvo Hyötyläinen vanhempi palveluarkkitehti ICT-ympäristöjen nykytilatietojen kuvaamiseen liittyen järjestettyihin työpajoihin osallistuivat lisäksi tietohallintopalvelujen tuottajien edustajista Ismo Sylander Sastamalan Tukipalvelu Oy (Lavia) ja Janne Karjanlahti, Janne Karjalahti Oy (Pomarkku, Siikainen ja Merikarvia).

11 Porin seudun kunnat 11 (60) 3. Asiankirjahallinnon nykytila ja kehitystarpeet Kuntien asiakirjahallinnolla tarkoitetaan asiakirjojen laatimisen, vastaanottamisen, säilyttämisen, käytön ja säilytysajan mukaisia toimenpiteitä, ohjausta ja valvontaa. Kunnat kuuluvat arkistolain piiriin ja kunnallinen asiakirjahallinto on järjestettävä lain mukaan toiminnan perustamisesta alkaen toiminnan loppumiseen saakka. Tiedon käsittelyyn liittyvät vaatimukset on otettava huomioon erilaisissa organisaatiomuutoksissa. Myös asiakirjahallinnossa korostuu muutostilanteisiin riittävän ajoissa reagoiminen ja valmistautuminen. Asiakirjahallinnon tehtävänä on huolehtia viranomaisen tiedonhallinnan sisällöllisestä määrittelystä, sen ohjauksesta ja valvonnasta, tietojen ohjauksesta ja säilyttämisestä sekä tiedonhallinnan käytäntöjen opastuksesta viranomaisorganisaatioissa. Tiedonhallintaan voidaan katsoa kuuluvaksi: Käsiteltävien ja säilytettävien tietojen määrittely sekä tiedon arvon, elinkaaren sekä siihen liittyvien tilojen, säilytysajan, säilytysmuodon, suojaustason ja tiedonsaantioikeuksien (käyttöoikeuksien) määrittely; Julkisuuteen, salassapitoon, tietosuojaan ja tietoturvaan liittyvien vaatimuksien mukaisesta toiminnasta huolehtiminen muun muassa tiedon elinkaaren eri vaiheissa; Asiakirjallisen tiedon tilan hallinta kirjaamis- ja rekisteröintitoimintojen avulla; Tietopalvelun tuottaminen ja hoitaminen; Asiakirjahallinnon lainsäädännöstä tulevat tehtävät voidaan jakaa perustuslain tasolla kolmeen pääluokkaan: Julkisuusperiaatteen ja hallinnon toiminnan avoimuuden toteuttaminen, PeL 12.2 ja 21.2 ; Henkilötietojen suojaaminen, PeL 10.1 ; Tieteellisen tutkimuksen vapauden mahdollistaminen ja turvaaminen, PeL 16.3 ; Viranomaisen on järjestettävä asiakirjahallinto, jotta se voi turvata edellä esitettyjen perusoikeuksien toteutuminen perustuslain 22 :n mukaisesti. Laintasoisia perustuslaista johdettuja toimialariippumattomia tiedonhallintaa koskevia säädöksiä ovat: Viranomaisten toiminnan julkisuudesta annettu laki (julkisuuslaki) 621/1999; Viranomaisten toiminnan julkisuudesta ja hyvästä tiedonhallintatavasta annettu asetus (julkisuusasetus) 1030/1999; Tietoturvallisuudesta valtionhallinnossa annettu asetus (tietoturvaasetus) 681/2010; Henkilötietolaki 523/1999;

12 Porin seudun kunnat 12 (60) Arkistolaki 831/1994; Hallintolaki 434/2003; Sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa annettu laki 13/2003 Porin seudun kuntien asiakirjahallinnon järjestämisen nykytilannetta selvitettiin kyselyllä. Kyselylomakkeen avulla kartoitettiin kuntien asiakirjahallinnon resursseja, arkistotiloja, olemassa olevia ohjeita ja niiden ajantasaisuutta ja kunnissa tällä hetkellä säilytettäviä pysyvästi säilytettävien asiakirjaaineistojen määriä. Asiakirjahallinnon resurssit Lähes kaikissa kunnissa asiakirjahallinnon tehtäviä hoidetaan sivutoimisesti muiden työtehtävien ohella. Ainoastaan Porissa, Nakkilassa ja Laviassa on päätoimiset työntekijät tmv. hoitamassa asiakirjahallinnon eri tehtäviä. Porissa asiakirjahallinnon tehtäviä hoitaa päätoimisesti 7 henkilöä ja sivutoimisesti yli 100 henkilöä (asiakirjavastaavat ja kirjaajat). Arkistonmuodostussuunnitelma (AMS) Kunnissa on laadittu arkistolain vaatimusten mukaiset arkistonmuodostussuunnitelmat, mutta suunnitelmat ovat pääosin vanhentuneita. Useissa kunnissa ohjetta ollaan päivittämässä. Tehtäväluokitus ja diaarikaava Kunnissa on joko keskitetty tai hajautettu kirjaamo ja asianhallintajärjestelmä lukuun ottamatta Merikarvian, Siikaisten, Lavian ja Luvian kuntia. Harjavallassa, Kokemäellä, Nakkilassa ja Ulvilassa on käytössä Dynasty - asianhallintajärjestelmä (toimittaja: Innofactor Oy). Porin kaupungissa on käytössä KuntaToimisto -asianhallintajärjestelmä (toimittaja: Triplan Oy). Merikarvialla asianhallintajärjestelmän käyttöönotto toteutetaan vuoden 2014 aikana. Laviassa ylläpidetään manuaalista asiakirjarekisteriä (diaaria). Porissa ja Ulvilassa on otettu kuntien yhteinen tehtäväluokitus käyttöön kirjaamoissa. Esim. TOS:t/e/AMS:t ovat vielä näiden kaupunkien osalta kuitenkin tekemättä. Tilanne on todennäköisesti TOS:ien/e/AMS.ien osalta sama myös pienemmissä kunnissa. AMS:t ovat vanhentuneita. Kyselyn mukaan diaarikaavat (jos sellaiset ovat käytössä) ovat tehtäväpohjaisia, mutta tätä termiä käytetään usein myös muista luokituksista kuin kuntien yhteisessä tehtäväluokituksessa. Ohjeet, suunnitelmat ja selosteet Pääsääntöisesti kunnat ovat laatineet ohjeet asiakirjahallinnon käytännön toteuttamisen tueksi (asiakirjahallinnon toimintaohje tai vastaava). Asiakirja-aineistot Kyselyssä arvioitiin kuntien pysyvästi säilytettävien paperiasiakirjojen määrää. Arviot aineiston määrästä vaihtelevat kunnittain 50 hyllymetristä reiluun 1200 hyllymetriin. Yhteensä pysyvästi säilytettävää aineistoa arvioidaan olevan tällä

13 Porin seudun kunnat 13 (60) hetkellä päätearkistoissa vajaa 3300 hyllymetriä. Osa tästä aineistosta on siirtokelpoista (so. järjestetty, luetteloitu ja sijoitettu arkistokelpoisiin säilytysvälineisiin), osa vaatii edelleen seulontaa, järjestämistä ja luettelointityötä. Päätearkistoissa olevan aineiston lisäksi asiakirjoja on fyysisesti kuntien lähiarkistoissa sekä viranhaltijoiden ja työntekijöiden käsiarkistoissa, joiden seulonta ja siirtokuntoon saattaminen on myös otettava huomioon jatkotoimenpiteitä suunniteltaessa ja valmisteltaessa. Tämän aineiston määrä ei ole toistaiseksi tiedossa. Edeltäjäorganisaatioiden arkistoaineistot Kunnilla on hallussaan edeltäjäorganisaatioiden arkistoja edellisten kuntaliitosten johdosta. Kokemäki säilyttää Kauvatsan kunnan arkistoa, Ulvila Kullaan kunnan arkistoa. Porin kaupunginarkistossa säilytetään Porin maalaiskunnan, Ahlaisten kunnan ja Noormarkun kunnan arkistoja. Arkistot ovat pääosin hyvässä järjestyksessä. Arkistotilat Kaikilla Porin seudun kunnilla on käytössään päätearkistotilat. Tilat eivät kuitenkaan kaikilta osin täytä arkistolaitoksen arkistotilamääräyksiä. Eritoten pysyvästi eli ikuisesti säilytettävät asiakirjat tulee säilyttää tiloissa, jotka on oikeaoppisesti suojattu esim. tulelta, vedeltä ja tietoturva huomioiden (pääsy asiattomilta kielletty). Tässä vaiheessa ei kartoitettu tilojen kokoa (hyllymetrejä) tai tarkempaa sijaintia. Asiakirjahallinnon tietopalvelu Asiakirjapyyntöjä ei järjestelmällisesti tilastoida kaikissa kunnissa. Pyyntöjä tulee kuitenkin arvioiden mukaan vuosittain kymmenestä pyynnöstä satoihin tietopyyntöihin. Asiakirjoja toimitetaan sekä sisäisille että ulkoisille asiakkaille. Tulevan organisaation toteutustapa vaikuttaa asiakirjahallinnon järjestämiseen. Lakkaavien kuntien arkistot päätetään hallitusti ennen kuntauudistuksen voimaantuloa ja uusi organisaatio aloittaa uuden arkistonmuodostuksen. Asiakirjojen siirto, järjestäminen ja tarpeettomien asiakirjojen hävittäminen helpottavat toiminnan jatkamisen kannalta tarpeellisen aineiston käsittelyä ja säilyttämistä sekä vähentää säilytystilan lisätarvetta. Kertyneen aineiston järjestämisen kustannukset ovat kertaluontoiset ja yleensä merkittävästi pienemmät kuin järjestämättömän aineiston säilyttämisestä ja tehottoman tietopalvelun myötä vuosien mittaan aiheutuvat kustannukset. Selvää joka tapauksessa on, että pelkästään pysyvästi säilytettävän aineiston siirtokuntoon saattamiseen tarvitaan paljon henkilöresursseja ja riittävää erityisosaamista ja että työ on aloitettava mahdollisimman varhaisessa vaiheessa. Paperiarkistojen lisäksi on turvattava sähköisissä tietojärjestelmissä olevien asiakirjallisten tietojen käytettävyys ja säilyminen sekä huolehdittava tarvittavien tulosteiden ottamisesta. Tarkemmat toimenpidesuunnitelmat ja ohjeet laaditaan, kun tiedetään, mitkä kunnat lähtevät toteuttamaan uutta kuntaorganisaatiota. Liitteenä 3 on esitetty asiakirjahallinnon tilan kartoitukseen käytetty kyselypohja.

14 Porin seudun kunnat 14 (60) 4. Kuntien ICT -ympäristöjen nykytila 4.1. Kuntien tietohallinnon edustajien luonnehdinnat ICT-ympäristöistä Alla on koottuna työryhmän jäsenten toimittamat arviot kuntansa ICTtoiminnan nykytilasta ja lähiaikojen kehittämisestä. Arviot on lajiteltu kolmeen ryhmään: Laitteistot, ohjelmistot ja tietoliikenne sekä palvelimet. Yhteenvetona kuntien edustajien antamista arvioista voidaan todeta, että kuntien ICT-laitekanta ja tietoliikenneyhteydet ovat keskimäärin hyvällä tasolla ja niitä uusitaan riittävän usein. Tietojärjestelmien ja sovellusten osalta haasteita tuovat moninaisuus ja keskinäisen yhteensopivuuden puute. Merikarvian kunta: Laitekanta: o Hallinnon käytössä on uusi tai uudehko ATK-laitteisto ja toiminnan kannalta tarpeelliset ohjelmistot. Päivähoidon, perusopetuksen ja lukiokoulutuksen käytössä on monipuolinen ja ajanmukainen TVT-kalusto (Tieto- ja ViestintäTekniikka). Ohjelmistot: o Uusi asianhallintaohjelmisto ollaan hankkimassa vuoden 2014 aikana. Myös muiden palveluiden ja toimintojen käytössä on riittävät ja toimivat ATK-laitteistot, ohjelmistot ja verkkoyhteydet. Tietoliikenne ja palvelimet: Siikaisten kunta: o Internet- ja muut verkkoratkaisut ovat nopeita ja toimivia. Laitekanta: o Käytössä on peruskuntoinen ATK-laitteisto, joista osa on uusittu viime vuoden aikana. Ohjelmisto o Pari vuotta sitten on hankittu uusi laskentatoimen ohjelmisto, jonka yhteensopivuudessa on ollut omat haasteensa muiden ohjelmistojen kanssa. ATK-tukipalvelut on ulkoistettu yksityiselle toimijalle. Kunnan ohjelmistoyhteensopivuuksissa ja sisäisissä sähköisissä käytännöissä on vielä runsaasti kehitettävää. Tietoliikenne ja palvelimet Pomarkun kunta: o Vuoden sisään on toteutettu myös valokuituverkkouudistus, jonka seurauksena internet-yhteydet ovat vahvistuneet. Laitekanta

15 Porin seudun kunnat 15 (60) o ICT-ympäristöä on viime vuosina kehitetty osa-alue kerrallaan, uusia merkittäviä kehittämishankkeita ei juuri nyt ole näköpiirissä. Vuonna 2013 on siirrytty kunnanhallituksen ja - valtuuston osalta sähköisiin kokouskäytäntöihin ipad -laitteiden myötä. Koulupuolella opettajien mahdollisuuksia uusien tekniikoiden käyttöön on parannettu mm. hankkimalla kannettavat tietokoneet opettajien henkilökohtaiseen käyttöön. Laitekantaa pyritään jatkossakin pitämään ajan tasalla uusimalla työasemia tasaiseen tahtiin. ICT-ympäristön suhteellisen pienen koon vuoksi vakiointia ja automatisointia ei päästä hyödyntämään laajassa mittakaavassa mutta toisaalta pieni ympäristö mahdollistaa joustavia ratkaisuja niin tekniikan kuin käytönkin osalta. Ohjelmistot: o Vuonna 2012 otettiin uusi asiakirjanhallintajärjestelmä käyttöön ja uusittiin työasemien toimisto-ohjelmistot. Tietoliikenne ja palvelimet: Porin kaupunki: o Palvelimet ovat olleet jo vuosia virtualisoituja. Laitteisto: Luvian kunta: o Kaiken kaikkiaan tilanne on hyvä ja hallinnassa, mutta haavoittuva henkilöriippuvaisuuden versus ympäristön laajuus takia. Laajuudella tarkoitetaan tässä sekä toiminnallisuus-, kapasiteetti-että maantieteellistä laajuutta. Järjestelmiä on monipuolisesti ja niitä hyödynnetään. Ohjelmistot: o Porin osalta tietohallinnon kokonaisuuden hallintaa vaikeuttaa tulosalueiden voimakas itsenäisyys ja vapaus hankkia itse tarpeelliseksi katsomiaan järjestelmäpalveluita. Yksi keskeinen kehityskohde jatkossa tuleekin olla tulosalueyhteistyön lisääminen ja vahvistaminen. Tarpeelliseksi tunnustettu tietohallintoresurssien keskittäminen kaupunkitasolla ei ole edennyt ja aiheuttaa hajanaisuutta osaltaan. Talousresurssien rajallisuus haittaa palveluiden kehittämistä. Laitteisto: o Tilanne ATK-rintamalla on hyvä. Ohjelmistot: o Kirjanpito-ohjelmisto päivitetään alkuvuonna. Kouluverkossa laitekantaa on uusittu vuosittain määrärahan puitteissa ja ohjelmistot päivitetään säännöllisesti. Sosiaalitoimen ohjelmistojen ylläpidossa tehdään yhteistyötä Keski-Satakunnan terveydenhuollon kuntayhtymän kanssa.

16 Porin seudun kunnat 16 (60) Lavian kunta: Tietoliikenne ja palvelimet: o Tietoliikenneyhteyksien nopeutta on kasvatettu vuonna Kunnanviraston palvelimen uusiminen on käynnissä. Uusimisen jälkeen palvelin kapasiteetti riittävä. Käytössä olevia ohjelmistoja siirretään koko ajan vanhemmilta palvelimilta uudelle palvelimelle Laitteisto: o Hallinnon käytössä on uudehkot ATK-laitteet, jotka uusitaan kolmen vuoden välein. Päivähoidon, perusopetuksen ja lukiokoulutuksen käytössä on toimivat ATK-laitteistot. Ohjelmistot: o Toiminnan kannalta tarpeelliset ohjelmistot ovat ajan tasalla. Kaikki työasemat tullaan päivittämään Windows 7 käyttöjärjestelmällä vuoden 2014 aikana. Päivähoidon, perusopetuksen ja lukiokoulutuksen käytössä on toimivat ohjelmistot. Sastamalan Tukipalvelu Oy tuottaa Lavian kunnan tietohallinto palvelut. Tietoliikenne ja palvelimet: o Päivähoidon, perusopetuksen ja lukiokoulutuksen käytössä on toimivat verkkoyhteydet. Ulvilan kaupunki (ja Nakkilan kunta): Laitteisto: o ICT-ympäristö on melko ajan tasalla, Työasemat vaihdetaan 4- vuoden välein, myös kouluilla, Tietohallinnon keräämän ylläpitomaksun mahdollistamana. Ohjelmistot: o Lisenssisopimukset Microsoftin kanssa on uusittu vuoden 2013 loppupuolella ja ovat ajan tasalla. Ulvilan järjestelmien automatisointi- ja vakiointiaste on korkea ja sitä tullaan edelleen kehittämään. Tietoliikenneyhteydet ja palvelimet: o Palvelin ja tallennusjärjestelmä uusittiin 2013 lopussa, kapasiteettia on nyt pitkälle tulevaisuuteen, suurin osa palvelimien käyttöjärjestelmistä on edelleen Windows 2003 tasoa ja vaativan päivityksen vuoden 2014 aikana, samoin sähköposti järjestelmä versiopäivittään, mahdollistamaan koulujen pilvipalveluiden käyttöönoton. Verkkoinfra on pääosin omia valokuitu yhteyksiä, pidemmällä keskustassa olevat toimipisteyhteydet on vuokrattu DNA:lta. Puhelin operaattorina on Sonera joka vastaa myös vaihteen vastauspalvelusta, älypuhelinten määrä on koko ajan kasvussa, sekä varsinkin kouluissa tablettien määrä kasvaa

17 Porin seudun kunnat 17 (60) kovaa vauhtia joka aiheuttaa oman päänvaivansa myös keskitettyyn hallintaa. Nakkilan kunta: Laitteisto: o Nakkila hankkii koko ATK -järjestelmän ylläpidon Ulvilan kaupungin tietohallintoyksiköltä. Päätelaitteita uusitaan vuosittain ja konekanta on tyydyttävällä tasolla. Ohjelmistot: o Ohjelmat tarjotaan fyysisesti Ulvilan kaupungin omistamilta palvelimilta siten, että Nakkilan kunta ostaa tarvittavien eri ohjelmien käyttölisenssit ohjelmistotoimittajilta. Omaa ATK - henkilöstöä kunnassa ei ole. Käytössä oleville ohjelmille on nimetty pääkäyttäjät. Tietoliikenne ja palvelimet: Harjavallan kaupunki: o Kunnanvirastossa on käytössä oma hallinnon verkkonsa ja kouluissa oma verkkonsa.. Kunnan keskustassa on kunnan rakentama ja omistama valokuituverkosto, joka yhdistää julkiset rakennukset. Laitteisto: o Konekannan uudistamista on tarkoitus jatkaa uudistamalla konekantaa ja päivittämällä käyttöjärjestelmät joko Windows 7:ään tai 8:aan. Atk-laitteet hankitaan leasing-sopimuksilla. Ohjelmistot: o Myös koulujen konekantaa uusitaan ja kouluissa otetaan vuonna 2014 käyttöön Microsoftin EES-sopimus, näin käytössä ovat aina uusimmat ohjelmistoversiot. Tietoliikenne ja palvelimet: Kokemäen kaupunki: o Palvelimista pyritään tekemään virtuaalipalvelimia, myös fyysisiä palvelimia käytetään edelleen.. Kaikki Harjavallan keskustassa olevat kaupungin yksiköt ovat kaupungin omistuksessa olevassa valokuituverkossa, keskustan ulkopuolella olevat yksiköt ovat verkkoliittymällä liitettyinä kaupungin verkkoihin. Laitteisto: o Kouluverkossa laitekanta on hyvä. Ohjelmisto:

18 Porin seudun kunnat 18 (60) o Tilanne ATK-rintamalla on hyvä alkuvuoden 2013 Windows 7 projektin jälkeen. Ohjelmistot ovat myös hyvin ajan tasalla. Sosiaalitoimen ohjelmistoja uusitaan heti alkuvuodesta ja muihinkin ohjelmistoihin on tulossa päivityksiä ensi vuoden aikana. Alkuvuoden 2014 aikana uusitaan / päivitetään hallintoverkon konekantaa reilusti. Windows 7 käyttöönottoprojektissa koulusopimus mahdollistaa uusien ohjelmistojen säännöllisen päivitysrytmin. Tietoliikenne ja palvelimet: o Kaupungissa on melko uusi virtuaalipalvelinratkaisu, joka on kapasiteetiltaan riittävä. Käytössä olevia ohjelmistoja siirretään koko ajan vanhemmilta fyysisiltä palvelimilta virtuaalialustalle. Tietoliikennepuolella lisäpotkua antaa Kokemäen Teollisuuskylän vetämä valokuituprojekti, joka tuo nopeammat yhteydet kaikille kaupungin toimipisteille. Arvioita lyhyesti Porin tietohallinnon tilanteesta palveluittain jaoteltuna: ICT-arkkitehtuuripalvelut o Merkitys kasvaa päällekkäisten ratkaisujen välttämiseksi ja eri järjestelmien ja palveluiden yhteen toimivuuden varmistamiseksi. o Nykyinen tilanne ei mahdollista riittävää ja vaikuttavaa arkkitehtuurityötä kaupunginlaajuisesti. o Osaamista ja tietoa löytyy riittävästi, kunhan resursoidaan ja organisoidaan tehokkaasti. ICT-kehittämispalvelut o Keskittyy sovellusten osalta käyttöönottoihin ja niiden tukemiseen. Uusien kohteiden proaktiivisempi selvitys tarpeen. o Tekninen kehittäminen menee budjetin ehdoilla, joten tärkeiksi tiedettyjä kehittämiskohteita ja tarpeita jää täyttämättä. o Osaaminen ja tietotaso ovat korkeaa luokkaa. Kehittämisresurssit eivät ihan vaateiden tasolla. Sovelluspalvelu o Pääasiassa sovellusten välittämistä ja sovittamista palveluiden tarpeisiin sekä pääkäyttäjätukea. Uusia järjestelmiä ei koodata pientä skriptausta ja integraatiototeutuksia lukuun ottamatta. Tilanne suunnitellun mukainen ja kohtuullisen hyvä. Konesali- ja keskitetyt käyttöpalvelut o Uuden konesalin johdosta tilanne tietosuoja- ja turvatasolla oikeinkin hyvä. Tilanne paranee entisestään, kun pääpalomuuri klusteroidaan ja siirretään uuteen konesaliin. Korkealuokkaiset varmistetut peruspalvelut palvelimille taattu. Käyttäjän tukipalvelu o Tehokas ja kiitosta saanut helpdesk-toiminta on hyvällä tasolla. Itsepalvelupiirteitä lisättäneen ongelmatilanteiden kirjaamisessa

19 Porin seudun kunnat 19 (60) ja yhteydenotoissa helpdeskiin päin käytössä oleva Efectejärjestelmää kehittämällä. Koko henkilöstö (35) osallistuu osaltaan tähän palveluun. Verkko- ja tietoliikennepalvelu o Tietyin osin liikaa henkilöriippuvainen 1-2:sta henkilöstä. Perusinfra kunnossa, mutta kehitettävää riittää ihan perusyhteyksien kapasiteettinostoista lähtien. Meneillään oleva MPLSverkkojen käyttöönotto tuo merkittävää parannusta tilanteeseen. o Henkilökunnan perusosaaminen on korkealla tasolla. Työasemapalvelu o Työasemat 3 vuoden leasing-sopimuskierrossa. Palvelu tehokas, mutta liikaa määräaikaisen työvoiman varassa. Normaalin kierron oheen tulevat lisätyöt ja tilaukset ruuhkauttavat tiimiä liikaa. Yhteyskapasiteettien kasvatus auttaa osaltaan pikkuhiljaa tilanteeseen, kun esim. käyttöjärjestelmäpäivityksiä voidaan tehdä verkon kautta jaeltuna. Tehokas pieni tiimi, johon kehittämisresurssi olisi tarpeen. o Suurimpana 2014 haasteena Windows XP à Windows 7 päivitykset tilanteessa, missä on n xp-työasemaa, joissa ajetaan Tiedon Efficaa, mihin tulee W7-tuki keväällä ja ruuhkauttaa työasemakierron. Asiantuntija- ja konsulttipalvelu o Tehdään tilauksesta ja tarpeen mukaan kovinkaan paljoa sitä markkinoimatta esiin tulevien hankkeiden osana. o Päivittäinen puhelin- ja palaverikonsultaatio sekä sovellus- että tekniikkasektoreille. Koulutuspalvelu o Järjestetään laajaa perustason koulutusta halukkaille perusinfraohjelmistoihin. Mm. sähköposti, kalenteri, Ofiice-tuotteet, o Välitetään luokkakoulutuksia toimittajavetoisesti myös sovelluksiin. Sähköinen viestintäpalvelu o Vuonna 2013 käyttöönotettu MS Exchance 2010-järjestelmä Outlook-käyttöliittymällä sisältäen sähköpostin, kalenterin ja Lync-pikaviestintä- ja etäkokousjärjestelmän. Luokkakoulutettu perustasolla n käyttäjää. Turvallisen sähköpostin (turvaposti tms.) tarve tunnistettu ja alustavasti valmisteltu. Intranet toteutettu MS SharePoint:lla ja sen kehitystä jatketaan. o WWW-sivut uudistettu viime vuosina käyttöön otetulla Statojulkaisujärjestelmällä. Tietoturvapalvelut o Konsulttityyliin tapauskohtaisesti eri toimialojen ratkaisuja mietittäessä. Osallistutaan eri tietoturvatyöryhmiin. o Kaikki uudet palveluiden käyttäjät käyvät läpi Granite Partnes verkkotietoturvaperuskurssin tietyllä läpipääsymittarilla. o Jatkokurssi suunnitteilla. Työasemissa keskitetyllä hallinnalla käytössä F-Secure-tietoturvaohjelmisto.

20 Porin seudun kunnat 20 (60) Hankinta ja alihankkijoiden sopimuskäytännöt o Hyvä yhteistyö toimialojen ja keskitetyn hankintatoimen kanssa uusia palveluita valittaessa ja kilpailutettaessa. o Pyritään kaupungin keskitettyyn ict-sopimushallintaan, jotta kustannustietoisuus säilytetään ja päällekkäisiä ratkaisuja saadaan vältettyä. Integraatiopalvelut o Sanomanvälitystä määritellään ja tehdään jatkuvasti eri järjestelmien välille. Vanhemmissa järjestelmissä point-to-pointtyylisesti; uusissa pyritään käyttämään 2012 hankittua integraatioalustaa (frends/biztalk). Tämän palvelun merkitys ja rooli voimakkaassa kasvussa. Kapasiteettipalvelut o Hankitaan kaupunkitasolla uudenmukaiset ja riittävät levy- ja palvelinkapasiteetit. Palvelimet voimakkaasti virtualisoitu (VMWARE). o Levykapasiteetti 99%:sti SAN-järjestelmässä ja käytännössä kaikki toimialueemme työasemat ja muutamaa poikkeusta lukuun ottamatta kaikki palvelimet saavat kaiken levypalvelunsa keskitetystä SAN-järjestelmästä. Paine levyjärjestelmäkasvatuksiin lisääntyy, jos vireillä olevat yhteys- ja yhteistyökuviot tuovat ennustettavissa olevaa voimakasta työasemavirtualisoinnin tarvetta. o Keskitetyn nauhavarmistusjärjestelmän piirissä on runsas 150 palvelinta, joista pääsääntöisesti joka yö ajetaan kopiot, noin 1000 ns save-settiä joka yö, ja joita kopioita pääsääntöisesti säilytetään vuosi + yhdet erilliset vuosikopiot. Eri tyyppisiä nauhakasetteja on nauhavarastoissamme noin 4000 kpl, joiden yhteenlaskettu tallennuskapasiteetti on arviolta noin 1900 Teratavua. Konesaliprojektin yhteydessä uusittiin myös suurin osa nauhavarmistusjärjestelmän laitteistosta ja nyt ns. nauhakierrossa on noin 1000 kasettia yhteiskapasiteetiltaan noin 1400 TB. ICT-sopimustenhallinta o Pyritään kaupungin keskitettyyn ict-sopimushallintaan, jotta kustannustietoisuus säilytetään ja päällekkäisiä ratkaisuja saadaan vältettyä. o Toteuttu ehkä n- 80%:sti eli petrattavaa on. Sähköisen sopimustenhallintajärjestelmän tarve tunnistettu; käyttöönotto edessä ja suunnitteilla. Tilaajapalvelut o Palveluita tilataan ulkoa päivittäin kaiken tekniikan osalta (palvelimet, työasemat, levyt, näytöt, kannettavat, tabletit, kytkimet, jne.). o Samoin sovellusten osalta koskien päivityksiä ja uushankintojakin. Monella sektorilla ollaan tilaaja (ja laskutuksen kohde) toimittajan suuntaan. o Päivittäistä tietohallinnon toimintaa.

21 Porin seudun kunnat 21 (60) Puhelinkeskuspalvelut, välityspalvelu o Tietohallinnon alainen 8:n hengen puhelinvaihde toimii itsenäisesti omalla kustannuspaikalla. Toimii hyvin ja on mediankin tiedottamisesta palkitsema tehokas yksikkö/palvelu. Puhelinlaitepalvelut o Puhelinlaitteiden kilpailutus ja käytännön toimitusten organisointi ja ohjeistus. Puhelinyhdyshenkilöiden pääkäyttäjätoiminto tietohallinnossa. o Laitteet hankittu Atea:n kautta; vaihtumassa 2014 KL- Kuntahankinnat/Datainfo sopimukseen. o Tuetaan käyttäjiä eritoten älypuhelimien käyttöönotossa ja ongelmissa. Puhepalvelut o Hankitaan DNA:lta. Kilpailutus on edessä Selvitysalueen kuntien ICT-toiminnan volyymit Nykytilatietojen keruuseen käytetyn tietojenkeruutaulukon ensimmäiseen välilehteen (osakuvaukseen) kerättiin tiedot kunnan ICT-toiminnan laajuudesta. ICT-ympäristön yleiskuva sekä laitteistoiden ja järjestelmien määrät on kuvattu alla. Tietojärjestelmien lukumäärät ovat suuntaa antavia sillä esimerkiksi Effica-järjestelmä jakaantuu useisiin alijärjestelmiin Sosiaali- ja Terveystoimen puolella. Kuva 5 ICT-ympäristön yleiskuvaus ja yleisimmät/tärkeimmät tietojärjestelmät ja sovellukset

22 Porin seudun kunnat 22 (60) Selvitysalueen kuntien tietoteknisten laitteiden lukumäärät sekä tietohallintoon käytettävissä olevien henkilöstöresurssien määrä on esitetty seuraavassa kahdessa taulukossa. Ensimmäinen taulukko kuvaa yhteenlasketut kokonaismäärät ja toinen taulukko kuntakohtaiset määrät. Useimmilla tunnusluvuista tarkasteltuna Porin kaupunki muodostaa yksinään noin 3/5 selvitysalueen koko ICT-toimintaympäristöstä. Tästä johtuen esitettäessä yhteenvetolukuja se käsitellään raportissa erillisenä. Volyymiluvut Tarkastelun kohde Lukumäärä Muut kuin Pori Kuntien asukasluku Kuntien työntekijöiden määrä (ydintoiminta) Tietohallinnon työntekijöiden määrä 50 7 Työasemien lukumäärä (pöytäkoneet) Työasemien lukumäärä (kannettavat) Verkkotulostinlaitteiden lukumäärä Oheistulostinlaitteiden lukumäärä Palvelinympäristöjen lukumäärä Fyysisten palvelinlaitteiden lukumäärä Älypuhelimien lukumäärä Matkapuhelimien lukumäärä Lankapuhelimien lukumäärä Tablettien lukumäärä Älytaulujen lukumäärä Videoneuvottelulaitteiden lukumäärä 7 3 Volyymimääristä ja myöhemmin esitellyistä kustannusyhteenvedoista voidaan havaita, että tietohallinnossa suurimmat kustannukset eivät muodostu henkilöstökustannuksista, kuten on laita useimmissa kuntien palvelutoimialoissa. Tarkastelun kohde Merikarvia Siikainen Pomarkku Pori Luvia Ulvila Lavia Nakkila Harjavalta Kokemäki Yhteensä Kuntien asukasluku Kuntien työntekijöiden määrä (ydintoiminta) Tietohallinnon työntekijöiden määrä 0, ,5 50 Työasemien lukumäärä (pöytäkoneet) Työasemien lukumäärä (kannettavat) Verkkotulostinlaitteiden lukumäärä Oheistulostinlaitteiden lukumäärä Palvelinympäristöjen lukumäärä Fyysisten palvelinlaitteiden lukumäärä Älypuhelimien lukumäärä Matkapuhelimien lukumäärä Lankapuhelimien lukumäärä Tablettien lukumäärä Älytaulujen lukumäärä Videoneuvottelulaitteiden lukumäärä Yllä esitetyn taulukon lukuja koostettaessa on tehty oletus, että kuntakohtaisessa taulukossa tyhjäksi jätetty tieto = 0 kpl.

23 Porin seudun kunnat 23 (60) 4.3. Tietohallintotoiminnon organisointi selvitysalueen kunnissa Poria ja Ulvilaa lukuun ottamatta kaikkien selvitykseen osallistuneiden kuntien asukasmäärä on alle asukasta ( asukkaan Pori on asukasluvulla mitattuna Suomen 11. suurin kaupunki). Poria lukuun ottamatta kaikkien selvitykseen osallistuneiden kuntien työntekijöiden lukumäärä on 500 tai vähemmän, selvitykseen osallistuneista kunnista asukas- ja työntekijämäärältään pienimmässä kunnassa Siikaisissa kunnan ydintoimintoihin osallistuvien työntekijöiden lukumäärä on 44. Kuntien pienehköt asukas- ja työntekijämäärät vaikuttavat luonnollisesti suoraan myös tietohallintoon käytettävissä olevien resurssien määrään. Selvitykseen osallistuneista kymmenestä kunnasta kuusi ilmoitti, että kunnan tietohallintoon liittyviin tehtäviin on käytettävissä alle yhden henkilön työpanos. Käytännössä tietohallintoon liittyvät tehtävät hoidetaan näissä kunnissa osana viranhaltijan muuta varsinaista päätehtävää eli tietohallinto on esim. kunnansihteerin taikka kunnanjohtajan vastuulla. Tietohallintoon käytettävissä olevien resurssien niukkuus näkyy päivittäisessä työssä siten, että reagoidaan ongelmiin ja tarpeisiin niiden ilmetessä ennakoivan toiminnan sijaan. Tietohallinto yhdessä palveluntuottajien kanssa ratkoo kulloinkin käsillä olevia akuutteja ongelmia ja tarpeita. Pidemmän aikavälin suunnitteluun (vrt. strategiatyö) ei ole resursseja käytettävissä. Resurssien niukkuus ilmenee myös laajana tietohallinnon piilo-organisaationa. Monet viranhaltijat toimivat oman toimensa ohessa jossakin tietoteknisessä roolissa. Useimmille sovelluksille ja osin laitteille on kunnissa määritelty toimialan organisaatiosta vastuu- ja/tai pääkäyttäjät, jotka ensisijaisesti vastaavat käyttäjille ongelmatilanteissa ja toisinaan myös kouluttamisesta. Sekä hankinta että ylläpitoketju on siten usein monipolvinen: käyttäjät (vastuukäyttäjä) pääkäyttäjä atk-vastaava (yhteistyökumppani) toimittaja. Näin ollen osa resursseista on piilossa organisaatioiden sisällä Tietojärjestelmäsalkku eli järjestelmät ja niiden toimittajat Tietojärjestelmäsalkkuun koottiin kaikki käytössä olevat ohjelmistot, tietojen perusteella saadaan kokonaiskuva tuote- ja toimittajalukumääristä. Seuraavassa taulukossa on kuvattu kunnissa käytössä olevien tietojärjestelmien lukumäärät toimialoittain. Järjestelmien lukumäärät kunnittain ja yhteensä toimialoittain Merikarvia Siikainen Pomarkku Pori Luvia Ulvila Lavia Nakkila Harjavalta Kokemäki Yhteensä Muut kuin Pori Yleishallinto Palkka- ja taloushallinto Terveystoimi Ympäristöterveydenhuolto Sosiaalitoimi Opetus- ja kulttuuri Tekninen toimi Muu toiminta Usean toimialan käytössä Yhteensä

24 Porin seudun kunnat 24 (60) Kuva 6 Tietojärjestelmien lukumäärät toimialoittain kunnissa Seuraavassa taulukossa on kuvattu kunnissa käytössä olevien tietojärjestelmien toimittajien lukumäärä toimialoittain. Eri toimittajia, joita esiintyi useissa kunnissa, oli yhteensä 124. Toimittajien lukumäärät kunnittain ja yhteensä toimialoittain Merikarvia Siikainen Pomarkku Pori Luvia Ulvila Lavia Nakkila Harjavalta Kokemäki Yhteensä Muut kuin Pori Yleishallinto Palkka- ja taloushallinto Terveystoimi Ympäristöterveydenhuolto Sosiaalitoimi Opetus- ja kulttuuri Tekninen toimi Muu toiminta Usean toimialan käytössä Yhteensä

25 Porin seudun kunnat 25 (60) Kuva 7 Toimittajien lukumäärät toimialoittain kunnissa Tietojärjestelmäsalkusta löytyvät muun muassa seuraavat tiedot: järjestelmän nimi, yleiskuvaus, tuotenimi, järjestelmän toimittaja toimiala, käyttäjät, käyttötiheys arvio kriittisyydestä päivittäisen toiminnan kannalta ja järjestelmän palvelevuudesta järjestelmän uusimistarve Esimerkkinä moninaisista tarpeista eri tehtäville voidaan ottaa tekninen toimi, joka sisältää laajasti käsitettynä useita toimialoja ja järjestelmien kirjo on siten suuri johtuen monista eri tehtävistä. Liikelaitoksilla ja osakeyhtiöillä on yleensä vielä lisäksi käytössä omia järjestelmiä, joka edelleen laajentaa tietojärjestelmäratkaisujen määrää erityisesti Porin kaupunkikonsernin teknisissä palvelutoiminnoissa. Osa konsernin liikelaitoksista palvelee myös muita kuntia. Teknisen toimialan järjestelmiä ovat Porissa esimerkiksi: Paikka- ja rekisteritietojärjestelmä Rakennus-, kiinteistö-, osoite-, väestötieto-, rakennusvalvonta-, kaavoitussovellukset Kaupungin maaomaisuuden ja kiinteistökauppojen hallinta Yleisten alueiden hallintasovellus Vesi- ja viemäriputkistojen hallintajärjestelmä Tie- ja katuverkoston, vesi- ja viemäriverkoston ja katualueisiin liittyvien varusteiden suunnittelujärjestelmä sekä maaperätutkimusten hallinta paikkatietojärjestelmävälineet asiantuntijoille erilaisten mallien, optimointien ja karttavisualisointien toteuttamiseksi.

26 Porin seudun kunnat 26 (60) Kuljetusten, katujen kunnossapidon, katuverkon eheyttämisen ja korjaamisen tueksi kadunaurausten ja pientavarakuljetusten optimointijärjestelmä TPK:n (teknisen palvelukeskuksen) korjaamon ja kunnossapidon, Puistotoimen, Talonrakennuksen ja Kunnallistekniikan kustannusseurantajärjestelmä Tonttien hallinta: Tiedot tonteista ja tonttien arpominen tontinhakijoille Venepaikkojen ja talvisäilytyspaikkojen hallinta Tietokanta myydyistä pysäköintiluvista Tietokanta luovutetuista kaivuuluvista jne. Top 5 yhteiset toimittajat kunnissa toimialoittain: Näihin palveluihin liittyviä järjestelmiä on kaikilla kunnilla, vaikka teknisten palvelujen järjestelmäkirjo muissa kunnissa onkin vähäinen Poriin verrattuna. Yhteisiä toimittajia eri toimialueilla kunnissa olivat erityisesti CGI (tunnettu aiemmin Logica:na), Tieto ja Microsoft, mutta myös useita yksittäisiä toimittajia ja toiminimellä tehtyjä (=yksittäisen henkilön toteuttamia) järjestelmiä esiintyi useissa kunnissa. Seuraavassa taulukossa on toimialoittain suluissa niiden kuntien lukumäärä, joissa toimittaja esiintyi. Esimerkiksi CGI Oy on toimittajana sosiaalitoimen toimialassa neljässä eri kunnassa. Yleishallinto Palkka- ja taloushallinto Terveystoimi Ympäristöterveyden huolto Sosiaalitoimi Opetus- ja kulttuuri Tekninen toimi Muu toiminta Usean toimialan käytössä 1. Opensource kehitys (3) CGI Oy (5) CGI Oy (2) Digia Finland Oy (1) CGI Oy (4) Starsoft (7) CGI Oy (10) CGI Oy (4) CGI Oy (8) 2. Microsoft Oy (3) Aditro (4) Tieto Oy (2) HNU-Nordion Ltd Oy Basware (2) Axiell (5) Autodesk (3) Atop (2) Microsoft Oy (5) (Paavo Pudas) (1) 3. HP (3) CGI Oy (5) Siemens (3) Opensource (3) 4. CA (2) Mäntsälän Airix Oy (2) Aldone (2) ATK-palvelu (3) 5. CGI Oy (2) Aditro (2) 4.5. Sidosryhmät Sidosryhmillä ymmärretään tässä yhteydessä toimijoita, joiden kanssa vaihdetaan tietoja (sähköisessä muodossa). Sidosryhmät jaettiin valtakunnallisiin, alueellisiin ja paikallisiin. Sidosryhmät ovat luonnollisesti samoja valtakunnallisesti toimialoittain ja alueellisesti sekä paikallisesti palvelujen järjestämismalleista riippuvaisia. Valtakunnallisten tietojen keräämistä ja vaihtoa säätelevät useat eri säädökset ja lait. Alueellisten ja paikallisten tietojen siirtotarve on toimintapohjaista. Sidosryhmät on kuvattu liitteessä 5. Ihanteellista olisi, jos yhteisiin sidosryhmiin olisi käytössä samanlaiset ratkaisumallit kuntarajoista riippumatta. Osittain näin onkin, jos rajapintaintegraatio on jonkin tahon tarkoin määrittelemä. Toiminnan tavoitteena on samankaltaisten ja yhteentoimivuutta vaativien ratkaisujen riittävä yhdenmukaisuus. Kokonaisarkkitehtuurilla tuetaan tämän tavoitteen toteutumista esimerkiksi siten, et-

27 Porin seudun kunnat 27 (60) tä tulevaisuudessa määritellään kansallisesti, alueellisesti (seudullisesti) ja paikallisesti käytettävät ratkaisut yhteneväisesti Palvelusalkku ja ICT-palvelujen tuotanto ICT-palvelut luokiteltiin Porin vt. tietohallintojohtaja Matti Vallin esityksestä tässä selvitystyössä seuraavasti: ICT-arkkitehtuuripalvelut ICT-kehittämispalvelut Sovelluspalvelu Konesali- ja keskitetyt käyttöpalvelut Käyttäjän tukipalvelu Verkko- ja tietoliikennepalvelu Työasemapalvelu Asiantuntija- ja konsulttipalvelu Koulutuspalvelu Sähköinen viestintäpalvelu Tietoturvapalvelut Hankinta ja alihankkijoiden sopimuskäytännöt Integraatiopalvelut Kapasiteettipalvelut ICT-sopimustenhallinta Tilaajapalvelut Puhelinkeskuspalvelut, välityspalvelu Puhelinlaitepalvelut Puhepalvelut Vastuu palveluista kuntaorganisaation sisällä on määritelty toiminnassa olevan organisaation mukaisena. Esimerkiksi pienessä kunnassa (vrt. Siikainen) palveluvastuu on toimialan lisäksi kunnan atk-vastuuhenkilöllä. Suuremmissa kunnissa vastuu on toimialoilla ja jaettuna tietohallintohenkilöille, esimerkiksi Ulvilassa tietohallintopäällikölle, ohjelmistoasiantuntijalle ja atktukihenkilölle. Kaikkiin palveluihin sisältyy yleensä yhteistyö ulkoisten toimittajien kanssa, mutta yhteyspyynnöt ulospäin esimerkiksi ongelmatilanteissa on pyritty keskittämään vastuuhenkilöiden kautta. Porissa ja Ulvilassa tietohallinnon järjestämismalli atk-vastaavien osalta on pääosin keskitetty ja suurin osa sisäisistä resursseista on keskitetty tietopalveluihin. ATK-henkilöstölukuja tarkasteltaessa luvuista on lisäksi huomattava aiemmin kappaleessa 4.3 kuvattu piilo-organisaatioiden olemassaolo. Kunkin palvelun osalta määriteltiin suosituksen mukaisesti tilaaja, järjestäjä sekä tuottaja/toimittaja. Listasta voi todeta, että eri palveluille on aina useita järjestämis- ja tuottamismahdollisuuksia. Kaikissa kunnissa Laviaa ja Nakkilaa lukuun ottamatta löytyykin erilaisia yhdistelmiä em. palvelujen tuottamiseksi. Sastamalan Tukipalvelut Oy vastaa kokonaisuudessaan Lavian kunnan tietohallinnon ja palvelujen järjestämisestä, joten kunta toimii tästä näkökulmasta

28 Porin seudun kunnat 28 (60) vain tilaajan roolissa. Nakkilan kunta ostaa pääosan atk-palveluista Ulvilan kunnasta. ICT -palvelukohtaisesti ratkaisumalliesimerkkinä on seuraavassa esitetty taulukko Ulvilan kunnan palvelujen järjestämisestä. Ulvila vastaa myös Nakkilan ICT-palveluista. ICT -palvelu Tilaaja Järjestäjä Tuotantomuoto Tuottaja / toimittaja ICT-arkkitehtuuripalvelut Toimiala itse tai Tietohallinto ICT-kehittämispalvelut Toimiala itse tai Tietohallinto Sovelluspalvelu Toimiala itse tai Tietohallinto Konesali- ja keskitetyt käyttöpalvelut Tietohallinto Toimiala itse tai Tietohallinto Toimiala itse tai Tietohallinto Kunnan oma tietohallinto tai ostetaan markkinoilta Kunnan oma tietohallinto tai ostetaan markkinoilta Ostetaan markkinoilta Tietohallinto Tietohallinto Kunnan oma tietohallinto Tietohallinto Tietohallinto, eri konsultit Tietohallinto, eri konsultit Tietohallinto, eri toimittajat Käyttäjän tukipalvelu Toimiala itse Tietohallinto Kunnan oma tietohallinto Tietohallinto Verkko- ja tietoliikennepalvelu Toimiala itse Tietohallinto Kunnan oma tietohallinto tai Tietohallinto, Dna tai Tietohallinto ostetaan markkinoilta Työasemapalvelu Toimiala itse Tietohallinto tai Tietohallinto Asiantuntija- ja konsulttipalvelu Toimiala itse Toimiala itse tai Tietohallinto Koulutuspalvelu Toimiala itse Toimiala itse tai Tietohallinto Kunnan oma tietohallinto tai ostetaan markkinoilta Kunnan oma tietohallinto tai ostetaan markkinoilta Kunnan oma tietohallinto Tietohallinto, Forum Business Tietohallinto, eri konsultit Tietohallinto Sähköinen viestintäpalvelu Tietohallinto Tietohallinto Kunnan oma tietohallinto tai Tietohallinto, Microsoft ostetaan markkinoilta Tietoturvapalvelut Tietohallinto Tietohallinto Kunnan oma tietohallinto Tietohallinto Integraatiopalvelut Toimiala itse Tietohallinto Kunnan oma tietohallinto Tietohallinto tai Tietohallinto Kapasiteettipalvelut Tietohallinto Tietohallinto Kunnan oma tietohallinto Tietohallinto, Business Forum ICT-sopimustenhallinta Toimiala itse Toimiala itse tai Tuotetaan itse (toimiala) tai Tietohallinto, omat asiantuntijat tai Tietohallinto Tietohallinto Kunnan oma tietohallinto Puhelinkeskuspalvelut, välityspalvelu Tietohallinto Toimiala itse tai Ostetaan markkinoilta Sonera Tietohallinto Puhelinlaitepalvelut Toimiala itse Tietohallinto Ostetaan markkinoilta Atea Puhepalvelut Tietohallinto Tietohallinto Ostetaan markkinoilta Sonera 4.7. Sopimussalkku eli ICT-toimintaan liittyvien ostojen kustannukset Tietohallinnon hankintoja koskevat sopimukset ja niiden kesto koottiin toimialoittain ja toimittajittain. Useat sopimukset ovat voimassa toistaiseksi. Tavoitteeksi asetettiin selvittää kuntakohtaiset vuosikustannukset toimittajittain reskontran / kirjanpidon kautta. Näin siksi, että useat sopimukset ovat luonteeltaan puitesopimusten kaltaisia, jolloin niiden perusteella vuosikustannusta ei voida laskea. Tietojärjestelmien hankinnassa päätökset tehdään usein hajautetulla mallilla siten, että toimialat hankkivat niitä itse ja määrärahat on hajautettu, joten kustannukset voivat kohdentua eri kustannuspaikoille. Kerätyt toimittajakohtaiset kustannukset kuvaavat siis kunnasta ulospäin maksettuja ICThankintojen kustannuksia yhteensä. ICT-hankintojen vuosikustannukset toimittajittain yhteenlaskettuna ovat EUR, josta Porin osuus on EUR. Luvuissa ei ole mukana

29 Porin seudun kunnat 29 (60) tietohallinnon itsensä henkilöstö-, tila- tai muita hallintokulujakuluja eikä arvonlisäveron osuutta. ICT-hankintojen vuosikustannukset Pori Ulvila ja Nakkila Lavia Kokemäki Harjavalta Merikarvia Pomarkku Luvia Siikainen Yhteensä Kuva 8 Porin seudun kuntien ICT-hankintojen vuosikustannukset ICT -ympäristöittäin Seuraavissa taulukoissa ja kuvaajissa on esitetty selvitysalueen ICTsopimuskustannuksista yli 80 % kantavan Porin sopimusten kustannusten jakautuminen toimialoittain sekä toimittajien TOP 10. Käyttäjäsovellusten kustannusten osalta tilastointi / kohdistaminen poikkeaa kuvassa 5 esitetystä kappalemääräisestä tilastoinnista. Tästä johtuen käyttäjäsovellusten kustannuksia ei ole seuraavissa taulukoissa esitetty. ICT-hankinnat ICT-ympäristöittäin - Pori ICT -ympäristön rakenne Kustannus Tietoliikenne (myös puhe) Päätelaitteet Asiakassovellukset (toimiala) Sovellusinfra Kapasiteettipalvelu Asiakassovellukset (hallinto)

30 Porin seudun kunnat 30 (60) ICT-hankinnat TOP 10 toimittajat - Pori Toimittaja Kustannus DNA OY TIETOENATOR HEALTHCARE AND WELFARE STEP IT OY ATEA FINLAND OY (ja DATAWEST OY) PORIN KONTTORIKONE OY TEKLA OYJ FICOLO OY DOCUMENT HOUSE OY BUSINESS FORUM OY LYRECO OY

31 Porin seudun kunnat 31 (60) Seuraavissa taulukoissa ja kuvaajissa on esitetty selvitysalueen muiden kuntien kuin Porin ICT-sopimuskustannusten jakautuminen toimialoittain sekä toimittajien TOP 10. ICT-hankinnat ympäristöittain pl. Pori ICT -ympäristön rakenne Kustannus Sovellusinfra Tietoliikenne (myös puhe) Päätelaitteet Asiakassovellukset (hallinto) Kapasiteettipalvelu 5 000

32 Porin seudun kunnat 32 (60) ICT-hankinnat TOP 10 Toimittajat - pl. Porin hankinnat Toimittaja Kustannus CGI SaTu Oy ATEA FINLAND OY DocumentHouse BusinessForum Oy DNA Oy SONERA Innofactor Axiell Oy TIETOENATOR HEALTHCARE AND WELFARE

33 Porin seudun kunnat 33 (60) Selvitykseen osallistuneiden kuntien kaikki ICT-palvelujen toimittajat toimialoittain on kuvattu liitteessä 4. Kustannuksissa ei ole mukana niitä ICT-kustannuksia, jotka sisältyvät ostettuihin palveluihin (esim. erikoissairaanhoidon palvelut tai taloushallinnon palvelut). Kunnalle näistä palveluista tulevissa laskuissa ei ICTkustannuksia ole eritelty, vaan laskun perusteena ovat yleensä erilaiset suoritemäärät (esim. kirjanpitotapahtumien määrä laskutuskaudella). Vaikka ICTkustannuksia ei ole laskuissa eritelty, on selvää, että palvelujen tuotannosta vastaavat kuntayhtymät ja muut kuntien kumppanit käyttävät näiden palvelujen tuottamisessa useiden ICT-toimittajien palveluja. Koko toimintaympäristön todellisia ICT-kokonaiskustannuksia ei edellinen huomioiden ole mahdollista aukottomasti selvittää. Tämä koskee niin kuntien ulkopuolelta tehtäviä ICThankintoja, kuin myös selvitysryhmän kuntien sisäisiä ja kuntien välisiä ICThankintoja Fyysiset tietovarannot Sidosryhmien ja järjestelmin välisten tietovirtojen sekä tietovarantojen avulla kuvataan tiedonsiirron yhteyksiä. Kuvauksia tarvitaan, kun organisaatio- tai järjestelmämuutosten vuoksi rakennettavien tai purettavien yhteyksien määrää arvioidaan. Tässä selvitysvaiheessa pyrittiin kuvaamaan päätietovirrat eri järjestelmien välillä. Fyysiset tietovarannot muodostuvat eri järjestelmien sisältämistä tiedoista sekä muista erilliskäyttöön sovituista levylle varastoinneista kuten henkilökohtaisista hakemistoista. Jälkimmäisiä tarvitaan mm siksi, että yhdelläkään kunnalla ei ole käytössä yleistä dokumenttien hallinnan järjestelmää, ainoastaan Satakunnan pelastuslaitoksella on ao. järjestelmä.

34 Porin seudun kunnat 34 (60) Järjestelmien suuri määrä heijastuu myös tietovarantojen määrään. Esimerkiksi Porin kaupungissa on noin 150 kpl fyysisiä tietovarantoja. Tämä tarkoittaa väistämättä myös sitä, että samaa tietoa joudutaan tallentamaan ja ylläpitämään useisiin fyysisiin sijainteihin. Toteutetut ratkaisut ovat tältä osin sinänsä perusteltuja ja tarkoituksenmukaisia, vaikka ne sotivatkin puhdasoppista: sama tieto tulee tallentaa vain kerran periaatetta vastaan Päätietovirrat Toteutusvaiheessa tarvitaan tarkka tietosisältö- ja tekninen kuvaus liittymien (rajapintojen) osalta. Liittymiä purettaessa ja/tai uudelleen rakennettaessa on samalla mahdollista vähentää samojen tietojen käsittelyä. Alla esimerkkinä Porin YTA-alueen sosiaalitoimen tietovirtakaavio, jonka tiedonsiirrot ovat käytössä kaikissa Effica -kunnissa siltä osin kuin eri sovellusten osia on käytössä. Kuva 9 Esimerkki tietovirtakaaviosta, Porin sosiaalitoimen tietovirrat v Sovelluksia, joihin kaikki lähes kaikki muut järjestelmät liittyvät ovat kunnissa esimerkiksi talous- ja palkkahallinnon järjestelmät. Näidenkin tuotantotavoissa on eroja siten, että Pori, Ulvila ja Pomarkku ostavat osan palveluita KuntaPro Oy:stä, Lavia kaikki Sastamalan Tukipalvelut Oy:stä ja muut kunnat ylläpitävät ne itse toimittajien tuella. Sosiaali- ja terveystoimen palveluissa Porin perusturvan yhteistoiminta-alueen kunnissa eli Porissa, Ulvilassa ja Merikarvialla toimialan tietojärjestelmät ovat

35 Porin seudun kunnat 35 (60) Porin ratkaisujen mukaisia ja mukana Porin kustannusluvuissa. Tällä hetkellä myös Lavia ostaa sote-palvelut Porista. Siikainen käyttää Pohjois-Satakunnan liikelaitoksen palveluja ja muut kunnat Keski-Satakunnan kuntayhtymän sotepalveluja. Yhteinen toimija on lisäksi Satakunnan työterveyspalvelujen liikelaitos, johon kuuluvat Luvia, Merikarvia, Pomarkku, Pori ja Ulvila. Kaikki kunnat kuuluvat Satakunnan sairaanhoitopiiriin, jolla on omat järjestelmänsä, joihin kuntien järjestelmät on toiminnassa tarvittavin osin liitetty. Satakunnan sairaanhoitopiirin tietohallinto on ulkoistettu Medbit Oy:lle. Medbit Oy:n omistaa Varsinais-Suomen sairaanhoitopiiri. Porin seudun ympäristöterveydenhuollon yhteistoiminta-alue, jonka jäseninä Eurajoki, Harjavalta, Luvia, Nakkila, Pori ja Ulvila, toimii ympäristötoimen alla. Muissa kunnissa ympäristöterveydenhuollon palvelut koetaan osaksi sotepalveluja ja ne hankintaan näin ollen kuntayhtymistä. Tilanteessa peilautuu erilaiset organisointimallit. Koulutoimessa ja varhaiskasvatuksessa on tyypillisesti perusjärjestelmien lisäksi usein käytössä pienehköjä toimialan omia järjestelmiä, joita pidetään yllä sekä toimialan omin voimin että yhteyshenkilöiden kautta. Perusjärjestelmät ovat pääosin samoja eri kunnissa. Noormarkku-Pori kuntaliitoksen yhteydessä (2009) todettiin kuitenkin, että järjestelmien tietosisältö vaihtelee, koska rakenteet sovelluksissa eivät ole olleet tarkoin määriteltyjä. Näin ollen yhdistämien vaatii runsaasti käsityötä. Porissa toimii OpeTek opetusteknologiapalvelujen keskus, joka vastaa ko. toimialojen palvelujen järjestämisestä ja osasta palveluja. Porin kasvatus- ja opetustoimesta laadittiin erilliset JHStaulukot, koska siellä kokonaisarkkitehtuurimallin mukainen kuvaus on jo aiemmin laadittu. Kuntien välisestä päätietovirroista on kuvattu esimerkkinä Porin, Ulvilan, Pomarkun ja KuntaPron järjestelmien integroituminen Taloushallinnon kokonaisjärjestelmään. Integraatiot ja tietovirtojen orkestrointi on tässä ratkaisussa toteutettu Microsoftin BizTalkilla (konversio), Cobalt:illa (sanomien kuljetus) ja FRENDS:in Ironilla (orkestraatio). Ratkaisu on siis esimerkki yhdestä toteutustavasta. Kyseessä ei ole koko selvitysaleen kattava palveluväyläratkaisu.

36 Porin seudun kunnat 36 (60) Kuva 10 Esimerkki tietovirtojen integraatiosta

37 Porin seudun kunnat 37 (60) Teknologiavalinnat Teknologiavalintoihin kerättiin vallalla olevat valinnat ja linjaukset seuraavista asioista: Laitetiloihin liittyvät Tietoliikenteeseen liittyvät Palvelinympäristöihin liittyvät Tietokantoihin ja tietovarastointiin Työasemaympäristöön liittyvät Älypuhelimiin ja viestintäteknologiaan liittyvät Yleiskäyttöisiin tietojärjestelmiin ja sovelluksiin liittyvät Yleisesti voi todeta että teknologia on muotoutunut pääosin valittujen järjestelmä- ja sovellusratkaisujen kautta eikä varsinaisia etukäteislinjauksia ole tehty, kuin muutamissa yksittäisissä tapauksissa (Pori ja Ulvila). Ratkaisut vaihtelevat näin ollen kunnittain ja toimialoittain. Alla olevassa taulukossa on esimerkkinä Ulvilan teknologiavalinnat. Teknologivalinnat Nimi Käyttökohde /tarkoitus Laitetiloihin liittyvät teknologiavalinnat tai -linjaukset Laitetilat Loukkurantie 1, omassa salissa, omassa hallinnassa, keskitetty laitteet sähkönsyötön varmistus upsit, kapasiteetti 3h, dieselvaravoima tuodaan tarvittaessa teknisenosaston toimiesta Ensisijainen teknologiavaihtoehto Ensisijaisen teknologian luokittelu Vallitseva teknologia Vallitseva teknologia Tietoliikenteeseen liittyvät teknologiavalinnat tai -linjaukset palomuuri yhteyksien ylläpito, verkkouhat Cisco ASA Vallitseva teknologia runkoverkon kytkimet kytkee tietoverkon osia toisiinsa CISCO catalyst Vallitseva teknologia lähiverkon kytkimet kytkee tietoverkon osia toisiinsa CISCO catalyst Vallitseva teknologia wlan-laitteet laajentaa lähiverkon langattomaksi HP Vallitseva teknologia verkon valvonta valvontatyökalu HP openview, ntop Vallitseva teknologia ISP alueverkko-operaattori Snort Vallitseva teknologia Palvelinympäristöihin liittyvät teknologiavalinnat tai -linjaukset virtualisoidut palvelimet fyysisten resurssien optimointi ja VMWARE Vallitseva teknologia yhteiskäyttö fyysiset erilliset palvelimet sovelluskohtaiset palvelimet HP Vallitseva teknologia palvelinvirtualisointialustat VMWARE Vallitseva teknologia terminaalipalvelut etähallinta, etäkäyttö Microsoft RDP Vallitseva teknologia valvontatyökalut SCOM Vallitseva teknologia varmistukset, laitteet varmistuslaitteisto HP MSL2014 LTO4 Vallitseva teknologia varmistukset, sovellus varmistusohjelmisto ARCserve Vallitseva teknologia tietoturva Windows palomuuri GPO hallittu, F-Secure Vallitseva teknologia työasemakohtaisilla vakiokokoonpanoon kuuluvilla virustarkastusohjelmilla. tietoturvapäivitykset SCCM Vallitseva teknologia

38 Porin seudun kunnat 38 (60) Työasemaympäristöön liittyvät teknologiavalinnat tai -linjaukset pöytäkoneet Käyttöjärjestelmät: Windows 7. Vallitseva teknologia Merkit HP Compaq kannettavat Käyttöjärjestelmät: Windows 7, Vallitseva teknologia Merkit: HP' tabletit ipad, ios Vallitseva teknologia monitoimilaitteet tulostus, kopiointi, skannaus Ricoh työasemasuojaukset työasemien suojaus (virukset, F-Secure Vallitseva teknologia haittaohjelmat, verkkouhat) tietotekniset laitteet työasemat, kannettavat, näytöt, Businessforum Oy Vallitseva teknologia sopimustoimittaja työasemat vakioidut Businessforum Oy Vallitseva teknologia etäkäyttöpalvelut etäyhteystyövälineet opensource, MS-VPN, Direct Access Vallitseva teknologia Älypuhelimiin ja viestintäteknologiaan liittyvät teknologiavalinnat tai -linjaukset matkapuhelimet yhteydenpito Nokia, Samsung,HTC Vallitseva teknologia älypuhelimet yhteydenpito Nokia, Samsung,HTC Vallitseva teknologia lankapuhelimet yhteydenpito Cisco VOiP Vallitseva teknologia puhepalvelut sopimustoimittaja Sonera Vallitseva teknologia puhelinlaitteet sopimustoimittaja Atea Vallitseva teknologia Yleiskäyttöisiin tietojärjestelmiin ja sovelluksiin liittyvät teknologiavalinnat tai -linjaukset Sähköposti ja kalenteri Exchange, Outlook, OWA Vallitseva teknologia julkaisujärjestelmät www-sivujen tuottaminen Omaa tuotantoa Vallitseva teknologia paikkatiedot Kuntanet Vallitseva teknologia asianhallinta Dynasty Vallitseva teknologia Muut teknologiavalinnat tai -linjaukset kameravalvonta turvallisuus Everfocus Vallitseva teknologia kulunvalvonta esmikko Vallitseva teknologia dokumenttikamerat luokkaopetuskäyttö Qomo Vallitseva teknologia dataprojektorit kokoukset, luokkaopetuskäyttö Optoma, Casio Vallitseva teknologia Verkkokaaviot Verkkokaavioihin kuvattiin perustiedot sisä- ja ulkoverkkojen rakentumisesta, kaavioista selviää mm. verkotettujen toimipisteiden lukumäärä. Seuraavassa kuvassa on esimerkkinä Ulvilan ja Nakkilan käsittävä verkkokaavio. Tietoliikenteen verkkopalvelut hankitaan yleensä keskitetysti kunnittain.

39 Porin seudun kunnat 39 (60) Guest-gw 1Gbps Pori-Ulvila palomuri Koskin koulu matala PSTN Internet 100Mbps Koskin koulu korkea Kullaan kirjasto V Voice-gw Ulvila Plomuurit VPN-gw DNA Alueverkko 1Gbps 100Mbps 8/2Mbps ADSL 8/2Mbps ADSL Kullaan TK 8/2Mbps ADSL Kullaagw 8/2Mbps ADSL 8/2Mbps ADSL Harjunp aa-gw 8/2Mbps ADSL Kullaan vanhaink oti Harjunpä än koulu Harjunpä än neuvola Suosmere n koulu Lastental o DNA Switch Ulvila DNA Switch Nakkila 8/2Mbps ADSL 8/2Mbps ADSL Harjunp aanryh mis-gw Ruokala Kuusipirtt i Metsätäh ti Kuperkeikka Nakkilan kunnatalo NAkkilansossu Ruskilagw Hypinkk i-gw Koivupirtt i Vanhanky länkoulu Sairaala Terveyske skus Lukio Ulvilan runkokytkimet Kaskelotti Kirjasto Mm-gw Naparan ta-gw Vesiasema-gw Vesitorn Ves i-gw Yhteiskoulu Kirkonseudunk oulu SKTO Uimahalli ADSL- DSLA M Nakkilan tekninen NAkkilankirjast o ADSL- DSLA M Tattaragw Paloase ma-gw Matoma ki-gw Viikkalagw Kukonh arja-gw Kaasma rkku-gw Malmiti e-gw Antinkar tano-gw Varastogw Vesiase ma-gw Muksula -gw ADSL - DSLA M Huliviligw Toimistok Nahkateh eskus das Friitalan koulu Yhteiskou lu Tuulenpe sä Kokkogw Keinust ooli-gw Tyopaja -gw Moilane n-gw Suomin en-gw Satumet sa-gw Pappila nlampigw Pappila nlampi2 -gw Kuva 11 Esimerkki verkkokaaviosta, Ulvila ja Nakkila Muut huomiot ICT -ympäristöjen nykytilasta Järjestelmien käyttäjämäärän vs. käytön vaativuuden osalta ääripäitä edustavat opetustoimen ja teknisen toimen järjestelmät: Opetustoimen järjestelmien käyttäjämäärä on suuri, mutta järjestelmien käyttö ei vaadi merkittävissä määrin käyttäjäkoulutusta. Teknisessä toimessa järjestelmien käyttäjämäärä on pääsääntöisesti pieni, mutta monien teknisen toimen järjestelmistä käyttö vaatii runsaasti perehtymistä järjestelmän toimintaan. Suurimmat palvelutasovaatimukset kohdistuvat potilastietojärjestelmiin. Kunnat omistavat merkittävissä määrin tietoverkkojensa fyysistä tekniikkaa (mm. valokuituverkkoa). Etenkin maaseutumaisessa ympäristössä verkkoyhteyksien toteuttaminen oman kaapelin vedolla yhdistettävien kiinteistöjen välille on ollut edullista. Tätä vaihtoehtoa yhteyksien vuokraamisen sijaan onkin käytetty selvitysalueella varsin runsaasti.

40 Porin seudun kunnat 40 (60) Kilpailuttamiseen liittyvät vaatimukset (Hankintalaki) on aiheuttanut sen, että kiinteistöautomaatiosta ja tämän ohjausjärjestelmistä on muodostunut epätarkoituksenmukaisen heterogeeninen kokonaisuus. Kilpailuttamispakon takia ei ole voitu suoraan valita muissa kohteissa jo käytettävää järjestelmää ja/tai toimittaja, vaan kilpailutuksen voittajaksi on voinut tulla jälleen uusi järjestelmä ja toimittaja. Pahimmissa tapauksissa jopa saman kiinteistön (eri projekteissa toteutetuissa) eri osissa on eri toimittajien järjestelmiä. 5. ICT-kehitystarpeet 5.1. Asiakirjahallinnon ja arkistoinnin ICT:lle kohdistamat kehitystarpeet Luvussa 3. esitetyistä kehitystarpeista ICT:tä koskeviksi tunnistettiin sähköisissä tietojärjestelmissä olevien asiakirjallisten tietojen käytettävyys ja tarvittavien tulosteiden ottamisesta huolehtiminen. Kunnissa tehtävät arkistolain vaatimusten mukaiset arkistonmuodostussuunnitelmat ja näiden suunnitelmien päivittäminen on otettava huomioon sähköisiin tietojärjestelmiin kohdistuvissa muutoksissa ja ohjeistuksissa Kuntien nykytilanteesta esille nousseet ICT-kehitystarpeet Uusimista vaativia tietojärjestelmiä tunnistettiin toimialoittain kunnissa seuraavasti: Uusimista vaativia järjestelmiä Pori Ulvila Harjavalta Kokemäki Yhteensä Muut kuin Pori Yleishallinto Palkka- ja taloushallinto 4 4 Terveystoimi Ympäristöterveydenhuolto Sosiaalitoimi Opetus- ja kulttuuri Tekninen toimi 8 8 Muu toiminta 1 1 Usean toimialan käytössä Yhteensä Yleisesti ottaen kunnissa ei ollut merkittäviä yhteisiä (=useita kuntia koskevia) tietojärjestelmien uusimis- tai kehitystarpeita. Välittömät uusimistarpeet kunnissa kohdistuivat versio- tai alustapäivityksiin, kuten Microsoftin pilvipalveluiden ja sen myötä aina uusimpien versioiden käytön mahdollistaviin päivityksiin. Kuitenkin Teknisen toimen tietojärjestelmät kattoivat yksittäisiä ja usein kalliitakin ratkaisuja. Porin kaupungissa se oli eniten uusimista vaativa toimiala tietojärjestelmien osalta. Porissa Teknisen toimen tietojärjestelmät kattoivat useita samanlaisia kuten laskutuksen ja kustannusseurannan, sekä tonttien, tilojen, venepaikkojen ja talvisäilytyspaikkojen hallintaan liittyviä toimintoja. Vaikka

41 Porin seudun kunnat 41 (60) muissa kunnissa ei erityistä uusimistarvetta Teknisen toimen tietojärjestelmistä havaittu, olisi tällä alueella samankaltaisten järjestelmien hankinnassa mahdollisuuksia järjestelmien yhtenäistämiseen. Lähes kaikki kunnat näkivät kuntien ICT-palveluissa kehittämistarpeita. Kehittämistarpeet kohdistuivat kaikkiin palvelutyyppeihin, mutta akuuteimmat kehitystarpeet kohdistuivat: verkko- ja tietoliikennepalveluihin työasemapalveluihin ICT-sopimustenhallintapalveluihin Kokemäki nosti esiin myös tietoturvapalveluihin kohdistuvat kehitystarpeet. Strategiat ja kehittämisvaatimukset Kuntien ATK-kehittämistavoitteissa tämä ryhmä toi esiin tarpeita yllä olevissa nykytila-arviossaan. Porin kaupungin kehitystarpeita yllä olevan nykytilaarvion lisäksi ovat: Tiedostettuja tietohallinnon kehityskohteita Porissa: Tietohallintopalvelujen uudelleenorganisointi Tulosalueyhteistyö, kysely 2013 tukena ICT-hankesalkku ICT palvelusalkku ICT sopimussalkku, hallinta Mobiili- ja pilvistrategia Käyttövaltuushallinta Työasemastrategia Kokonaisarkkitehtuuri (KA) lähemmäksi toiminnan kehittämistä, uusi hallintamalli KA kuvaukset, väline Tietohallinnon kokonaisarkkitehtuuri Palvelutuotannon kokonaisarkkitehtuuri Sähköinen asiointi, palvelualusta, nykytilanteen kartoitus ja palveluiden kerääminen yhteen Sähköinen arkistointi Potilastietojärjestelmien valtakunnalliset vaatimukset (mm. Kantahanke) HR- ja asianhallintajärjestelmien uusiminen ja hankinta Paikkatietojärjestelmien kokonaisuuden hallinta ja jatkokehitys

42 Porin seudun kunnat 42 (60) Integraatiot (eritoten taloushallinto/kuntapro) Verkko ja sen kehittäminen Virtualisoinnin laajentaminen työasema- ja sovellusympäristöihin Palvelin- ja työasemaympäristön hallintajärjestelmät (scom, sscm) Kuntaliitosselvitysten mahdolliset jatkotoimet Tietohallintostrategiaa ei ole seudun kunnissa yleensä tehty Poria lukuun ottamatta. Porissakin strategia on vanhentunut ja kokonaisarkkitehtuurimallin soveltaminen on vielä kesken. Kaupungin opetustoimi on ollut edelläkävijä kokonaisarkkitehtuurissa ja koulutuslautakunta hyväksyi Porin opetustoimen tavoitearkkitehtuurin perusteet, ote pöytäkirjasta: Porin opetustoimen tavoitearkkitehtuurin perusteet-dokumentti on osa Porin kaupungin kokonaisarkkitehtuuria. Opetustoimen tavoitekokonaisuus kytketään osaksi Porin konsernin tavoitearkkitehtuuria sen valmistuttua. Hallintopäällikkö Esa Kohtamäki on nimetty jäseneksi Porin kaupungin kokonaisarkkitehtuurityöryhmän. Opetustoimen viitearkkitehtuurin perusteet on ensimmäinen Porin kaupungin hallinnon kokonaisarkkitehtuurimenetelmän mukaisesti laadittu arkkitehtuurikuvaus ja se laadittiin yhteistyössä kaupungin tietohallinnon ja valtionvarainministeriön rahoittaman asiantuntijan kanssa. Tämä viitearkkitehtuuri kuvaa kokonaisuutena, miten opetustoimen sidosryhmät, roolit, prosessit, tietojärjestelmäpalvelut sekä käsitteet ja tiedot toimivat kokonaisuutena yhteen. Tavoitearkkitehtuurin tarkoituksena on jakaa toiminnot ja tietojärjestelmäpalvelut loogisiin kokonaisuuksiin, jotka kytkeytyvät kansallisiin palveluihin saumattomasti. Tulevat opetustointa koskevat ratkaisut tulee sovittaa tähän tavoitearkkitehtuuriin. Uusia toimintoja ja erityisesti tietojärjestelmiä kehitettäessä ratkaisumalleja tulee verrata tähän tavoitearkkitehtuuriin ja pyrkiä hankkimaan tai toteuttamaan ratkaisuja, jotka parhaiten sopivat tässä kuvattuihin loogisen tason tavoitearkkitehtuuritavoitteisiin.

43 Porin seudun kunnat 43 (60) Kuva 12 Porin kaupungin opetustoimen tavoitetietovirrat Kuvassa on Porin kaupungin tavoitekuvaus opetustoimen tietovirroista. Tämän nyt tehdyn selvitystyön tulokset ovat käytettävissä kuntien nyky- ja tavoitearkkitehtuuria määriteltäessä. Opetustoimen puolella on jo keskusteltu Porin esimerkin mukaisesta Kokonaisarkkitehtuurimallia (KA) noudattavan tavoitekuvan mallintamisesta seudulle karhukuntien kesken 5.3. Muiden toimialakohtaisten ryhmien ICT:lle kohdistamat kehitystarpeet Seuraavat ICT-kehitystarpeet on koottu muiden toimialakohtaisten työryhmien julkaistuista väliraporteista. Sosiaali- ja terveystoimi (Sosiaali- ja terveystoimen toimialat) Palvelujen tuottaminen yhteistyössä asiakkaan ja eri yhteistyötahojen kanssa: Asiakkaan omien tietojen käsittelymahdollisuus ja yksilölliset hoito- ja palvelusuunnitelmat Järjestelmäliittymät yhteistyökumppaneille Joustavien asiointimahdollisuuksien hyödyntäminen, mm. sähköinen asiointi ja mobiilit palvelut Uuden teknologian mahdollisuudet: Liittymät perusjärjestelmiin ja palveluketjuihin kotiin asti.

44 Porin seudun kunnat 44 (60) Mobiilien analysaattorien hyödyntäminen (=laitteet, joilla henkilö voi itse kotonaan seurata terveydentilaansa ja toimittaa tiedot eteenpäin hoitavalle lääkärille suoraan esim. potilastietojärjestelmään). Kasvatus- ja koulutoimi (Opetuksen ja kulttuurin toimiala) Varhaiskasvatuksessa sähköisiä palveluja Hoitoaikojen varaus ja peruutus ja reaaliaikainen seuranta Uudenlainen työaikasuunnittelu Tietotekniikan luonnollinen hyötykäyttö opetuksessa (TVT) Oppilaan osaaminen tiedon haussa ja soveltamisessa mm. digiylioppilaskirjoitukset Video- ja etäopetus, oppimisympäristöt Palveluketjujen rutiinitöiden automatisointi Liittyminen valtakunnallisiin järjestelmiin Lisäresursointia tekniikan kehittämiselle ja käyttäjien kouluttamiselle ja ohjaamiselle MALPE (ympäristö, asuminen ja rakennusvalvonta) (Ympäristöterveydenhuolto, Tekninen toimi) Tietojen ja järjestelmien yhtenäistäminen Sähköisten tieto- ja lupapalveluiden kehittäminen Paperiarkistojen ylläpito ->earkistointi ja sähköinen mallintaminen Liittymät laajempiin ympäristön valvonta- ja seurantajärjestelmiin MALPE (yhdyskuntarakenne ja tekniset palvelut) (Tekninen toimi) Kaavoitukseen ja maankäyttöön liittyvien tietojen siirto ja järjestelmien yhdenmukaistaminen Karttaohjelmien MasterData-muodostus Joukkoliikenteen järjestelmät Kiinteistöjen hallintajärjestelmien yhtenäistäminen Talous- ja henkilöstöhallinnon prosessit (Palkka- ja taloushallinto, Yleishallinto)

45 Porin seudun kunnat 45 (60) Henkilöstöhallinto Järjestelmien yhtenäistäminen HR-järjestelmän, joka kattaa keskeiset henkilöstöprosessit sekä raportoinnin kehittäminen; liittymä palkanlaskentaan. Tällä hetkellä käytössä on vain palkanlaskentajärjestelmiä, ei kattavaa henkilöstöhallinnon järjestelmää. Taloushallinto Tietosisältöjen ja järjestelmien yhtenäistäminen Muut tukipalvelut Kiinteistönhoidon kaukovalvontajärjestelmän kehittäminen Arkistonhallinta Tietojen ja järjestelmien yhtenäistäminen Osallisuus, lähivaikuttaminen ja viestintä (Usean toimialan käytössä, Muu toiminta) Hallintorakenteen muutoksen vaikutus? Verkon hyödyntäminen asukas- ja kumppanivuorovaikutuksessa Valtakunnallisten kuntalaisten sähköisten palvelujen käyttöönotto Yhteiset aloite- ja palautekanavat Palvelujen asiakastoiminta esim. asukasraadit ja käyttäjädemokratia Sähköisen viestinnän kehittäminen yleisesti: ulkoinen ja sisäinen Yhteiset tarpeet (Usean toimialan käytössä, Muu toiminta) Palveluverkkotarkastelut Ennusteet ja tilastointi Johtamisen tiedot Toimiala- ja kuntarajat ylittävä hankesalkkuseuranta Palvelujen ostot kuntakonsernin ulkopuolisilta toimijoilta tullevat lähes kaikilla toimialoilla edelleen lisääntymään. Tämä joudutaan huomioimaan myös ICT-ratkaisuissa. 6. Esitykset kehitystoimenpiteiksi Nykytilanteen kuvauksen perusteella on tehty SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats) analyysi:

46 Porin seudun kunnat 46 (60) S, Vahvuudet: kunnissa pääsääntöisesti uusi tai uudehko ICT/ATK-kanta nopeat tietoliikenneyhteydet sekä valokuitu- ja MPLS (Multiprotocol Label Switching) hankkeiden tuomat parannukset kuntien välinen yhteistyö ja yhteistyö Keski-Satakunnan terveydenhuollon kuntayhtymän kanssa palvelimien virtualisointi käynnissä useissa kunnissa siirtyminen pilvipalveluihin mm. kouluissa vähentää järjestelmien päivitystarvetta W, Heikkoudet: kunnan ohjelmistoyhteensopivuuksissa ja sisäisissä sähköisissä käytännöissä on joissain kunnissa vielä runsaasti kehitettävää. joidenkin kuntien suhteellisen pienen laitekannan takia näissä kunnissa ICTympäristöjen vakiointi ei ole tarkoituksenmukaista (=vakioinnin kustannukset ylittävät sillä saavutettavissa olevat hyödyt) ICT-kustannuksista saatavilla oleviin tietoihin sisältyy merkittävää epävarmuutta epäyhtenäisten kirjaamistapojen seurauksena (=puutteellisen taikka väärän tilliöinnin seurauksena kustannukset kohdistuvat kirjanpidossa ja sen perusteella tuotettavassa raportoinnissa väärin) ICT-sopimusten ja palveluiden hallinta sähköisissä järjestelmissä olevien asiakirjojen käsittely epäyhtenäistä kunnallisten ja valtakunnallisten kehitysstrategioiden puuttuminen / huomioiminen sähköinen asiointi ja palveluiden palautteen seuranta vähäinen kuntatasolla O, Mahdollisuudet: korkean osaamistason ja olemassa olevan yhteistyön mahdollisuudet nopeisiin kehittämistoimiin meneillään olevat uudistamishankkeet, mm. pilvipalvelut ja palvelimien virtualisointi lisäävät joustavuutta sähköinen arkistointi kokonaisarkkitehtuurin ja palvelusalkunhallinnan tuomat hyödyt T, Uhat: eri yhdistymistilanteissa seudullisen asiantuntijaosaamisen saatavuus ja hyödyntäminen yhdistymistilanteessa verkko- ja tietoliikennekapasiteetin riittäminen palvelusalkun hallinnan ja kokonaisarkkitehtuurityön puuttuminen voi johtaa päällekkäisyyksien lisääntymiseen valtakunnallisten strategioiden ohjaus ei riittävän ajanmukaista ja konkreettista, samanaikainen epävarmuus useiden keskeisten toimintojen tulevaisuudesta hidastaa merkittävästi kehitystyötä ja päätöksentekoa Kehitystoimenpiteiden keskeiset periaatteissa tulisi noudattaa Julkisen hallinnon ICT:n hyödyntämisstrategian asiakaslähtöisyyttä ja organisaatiorajat ylittäviä prosesseja. Periaatteet nykytilanteen analyysin pohjalta kehittämistoimenpiteille on tiivistetty seuraavasti:

47 Porin seudun kunnat 47 (60) Porin seudun kuntien kehitystoimenpiteet vaativat keskittymistä kuntalaisten, kunnan työntekijöiden ja ICT-palveluntuottajan väliseen suoraan vuorovaikutukseen. ICT-palveluntuottajilla on onnistuneiden lopputulosten osalta suuri vastuu. Tietohallinnon, toimialojen ja alueellisten päättäjien tulee taata sähköisen demokratian toteutuminen varmistamalla, että sähköisten palveluiden saatavuus ja toimivuus toteutuvat erilaisissa yhdistymismuodoissa. Tietohallinnon ja toimialojen palveluiden kehittämisen keskeisiksi periaatteiksi tulee ottaa sovittujen palvelutasojen varmistaminen ja asiakaspalautteen huomioiminen. ICT-infrastruktuurikehittämisen keskeiseksi periaatteeksi tulee ottaa joustavuus. Tietojärjestelmien päällekkäisyyksien välttäminen ja yhteensopivuuden lisääminen saavutetaan jalkauttamalla kokonaisarkkitehtuurityö tietohallinnon ja toimialojen yhteistyöhön. Näin myös yhteensopivuus valtakunnallisten ICT-hankkeiden kanssa parantuu tätä yhteistyötä lisäämällä. Keskittymällä ICT-infrastruktuurissa virtualisointiin, pilvipalvelustrategioihin ja käyttäjän paikasta tietoisiin mobiilipalveluihin saavutetaan joustavuutta erinäisissä yhdistymis- ja muutostilanteissa Tietohallintoon liittyvät kehitystoimenpiteet Kehitystoimenpiteissä tulee keskittyä asiakas- ja asiakkuusperustaiseen tietohallinnon kehittämiseen. Nykytilanteen perusteella voidaan todeta, että Porin kokoisissa kunnissa voidaan puhua varsinaisesta tietohallinnosta, mutta pienemmissä kunnissa tietohallintoa (tai ATK-toimintaa) hoitavat kuntien muissa tehtävissä toimivat oman toimensa ohella. Heillä ei aina ole varsinaista ICTosaamista. Kuntajakoselvityksen työryhmän kyselyjen perusteella (kts. Liite 8) tarvittavan ja riittävän osaamisen varmistaminen on tulevaisuudessa hyvin epävarmaa. Siksi riippumatta yhdistymisratkaisusta pelkkä tietohallinnon kehittäminen tai vastaavien toimien siirtäminen muille toimijoille ei ole kestävä ratkaisu. Eri osapuolten tuleekin keskittyä tukemaan asiakaskeskeisyyttä siten, että asiakkaan palveltavuuden vaatimukset siirtyvät riittävissä määrin ICTpalveluntuottajille. Palvelujen tuottajilla tulee jatkossa olemaan suurempi vastuu palvelutasojen ja asiakaspalautteen huomioimisessa. Tietohallinnon ja ICT-toimittajien välistä vuoropuhelua tulee edistää teknisten ratkaisujen yhteensopivuuden lisäämiseksi. Ehdotukseen sisältyy myös alueellisen palvelevuuden varmistaminen aluevastaavan toimesta, jolla tulisi olla suora yhteys kunnalliseen päätöksentekoon.

48 Porin seudun kunnat 48 (60) Kuva 13 Tietohallinnon kehittäminen asiakaskeskeisesti Asiakkaalla (tai substanssiasiakkaalla) tarkoitetaan sitä varsinaista kunnan organisaatiota tai kuntalaista, joka tarvitsee tietoteknisiä palveluita oman toimintansa tueksi. Tietohallinto toimii asiakkaan tukena pyrkiessään varmistamaan, että asiakkaan varsinaisen substanssitoiminnan tehtävät saavat riittävän tuen tietoteknisistä ratkaisuista. Kunnan näkökulmasta tietohallinnon tehtävänä on myös edistää toimialojen ja keskushallinnon tietotekniikkaratkaisujen yhtenäisyyttä ja kokonaisedullisuutta. Toimialavastaava toimii toimialan substanssi- ja kehitysvaatimusasiantuntijana. Toimialavastaavan tehtävänä on varmistaa ja edistää toimialalle keskeisten kehitysvaatimusten sisällyttämistä palvelukehitykseen. Aluevastaava toimii yhteistyössä erityisesti kunnan päättäjien ja ICTpalveluiden tuottajien kanssa varmistaakseen alueelliset tarpeet (mm. maantieteellisestä sijainnista ja paikallisesta yhteisörakenteesta johtuvat) ja tasavertaisen sähköisten palveluiden saatavuuden seudun asiakkaille. Aluevastaavan tehtävä on seurata asiakkaiden palautetta ja ajaa kehityshankkeita kunnallisessa päätöksenteossa ja varmistaa, että sovittu palvelutaso toteutuu palveluntarjoajan toimesta. ICT-palveluntuottajan keskeinen tehtävä on pystyä tuottamaan tehokkaasti palvelustrategiansa mukaisia palveluita määrittelemälleen asiakaskunnalle.

49 Porin seudun kunnat 49 (60) ICT-toimittajan keskeinen tehtävä on taata teknisten ratkaisujen käytettävyys, yhteensopivuus ja toimivuus. Tietohallinnon vastuulla on osaltaan edistää teknistä kypsyystasoa yhdessä toimittajien kanssa Vaihtoehtoiset ICT-palvelutuotannon organisoimismallit ICT-palveluntuotannon organisoitumisen skenaarioiden alustava tunnistaminen perustui aikaisemmassa PORSKE-projektissa jo analysoituihin ratkaisumalleihin, kerättyyn lähtötietoon ja yleisiin ratkaisumalleihin. PORSKEprojektin loppuraportissa todettiin, että seudun IT-palvelutuotannon organisointia rajaa voimakkaasti kansallinen laki julkisista hankinnoista sekä tämän taustalla olevat EU-direktiivit. Käytännössä nämä estävät tiettyjen organisointimallien hyödyntämisen Porin seudun kuntien palveluissa laajassa mittakaavassa. Alla on analysoitu vain PORSKE-projektissa jäljelle jääneitä mahdollisia skenaarioita nykytilanteen valossa ja mahdollisen uuden muodostettavan kunnan näkökulmasta. Jokaisesta skenaariosta esitetään vain päivitetty kuvaus ja yhteenveto. Jokaisesta ja myöhemmin tunnistetuista uusista skenaarioista ehdotetaan jatkotoimenpiteenä tehtävän tarkempi SWOT-analyysi. Ennen lopullista päätöstä ICT-palvelutuotannon organisoimisesta on valitun mallin verotukselliset ja yhtiöoikeudelliset riskit selvitettävä näiden osa-alueiden erityisasiantuntijoilta. Erityisesti verotuksen osalta epävarmuus on viimeisien vuosien aikana kasvanut. Kuva 14 Tietohallinnon järjestämisen skenaariot A: Porin seudun yhteinen tuottajaverkosto Sisältö IT-palvelut tuotetaan Porin seudun yhdistyneiden kuntien kesken Kaikki kunnat eivät välttämättä osallistu lainkaan ITpalveluntuotantoon vaan ostavat palveluita muilta kunnilta Kunnat pyrkivät keskittymään tiettyjen palvelujen tuottamiseen, jolloin samaa palvelua ei tuoteta välttämättä muissa kunnissa Kaikki kunnat tekevät palveluntuottajakuntien kanssa palvelusopimukset. Tässä käytetään yhteistä palvelusopimusmallia.

50 Porin seudun kunnat 50 (60) Muutokset nykytilaan Tämä skenaario muuttaa lähtötilannetta seuraavasti: Kunnat keskittyvät tiettyjen IT-palvelujen tuottamiseen Kunkin kunnan tulee kyetä tuottamaan tarjoamiaan IT-palveluita sovitulla ja dokumentoidulla laadulla sekä raportoimaan ja laskuttamaan palvelunsa = kunkin kunnan tulee pystyä toimimaan ITpalveluntuottajana Palveluiden tuki ja häiriöselvitys tulee selvittää tarkemmin ja määrittää tähän yhteiset prosessit ja käytännöt Johtopäätös Verkostomalli voidaan nähdä mahdollisena ensimmäisenä välivaiheena, mutta erityisesti sen tuoma tarve sille, että kaikkien kuntien tulisi pystyä toimimaan IT-palveluntuottajana, on varsin hankalana ja voimavaroja tuhlaava. Mallin tuomien todellisten muutosten toteutumista on edelleen syytä epäillä, sillä palveluntuotannossa painopiste säilyisi edelleen suurilla kunnilla tai sidosryhmillä. B: ICT-Palveluntuottaja uuden kunnan organisaatiosta Sisältö Seudun ICT-palveluntuotantoresurssit kootaan yhteen organisaatioon ICT-palveluntuotantoresurssit kootaan uudessa kunnassa olevaan organisaatioon Uuden kunnan ICT-palveluntuottajaorganisaatio tekee palvelusopimukset muiden seudun kuntien kanssa Muutokset nykytilaan Tämä skenaario muuttaa lähtötilannetta seuraavasti: ICT-palveluntuottajaresurssit siirtyvät uuteen perustettavaan ICTpalveluntuottajaresurssiin tämä tarkoittaa myös Porin nykyisten ICTresurssien uudelleenorganisointia Kunnat tekevät palvelusopimuksen uuden kunnan ICTpalveluntuottajan kanssa Johtopäätös Uuden kunnan ICT-palveluntuottaja kehittää toimintaansa, jotta se pystyy toimimaan aidosti palveluja tarjoavana ICT-palveluntuottajana sopimukset, palvelukuvaukset, prosessit, asiakkuudenhallinta, raportointi Skenaarion keskeisin haaste on kuntien in-house -aseman todennäköinen menettäminen perustettavassa organisaatiossa. Palvelun tasapuolisuutta kaikille kunnille on syytä epäillä, ellei aluevastaavan kaltaista roolia saada toimimaan palvelutuotantoon liittyvissä päätöksissä.

51 Porin seudun kunnat 51 (60). C: 100% uuden kunnan omistama yhtiö Sisältö Seudun ICT-palveluntuotantoresurssit kootaan yhteen organisaatioon ICT-palveluntuotantoresurssit kootaan uuden muodostettavan kunnan kokonaan omistamaan, perustettavaan osakeyhtiöön Osakeyhtiö tekee palvelusopimukset kuntien kanssa Muutokset nykytilaan Tämä skenaario muuttaa lähtötilannetta seuraavasti: ICT-palveluntuottajaresurssit siirtyvät uuteen perustettavaan ICTpalveluntuottajayhtiöön. Myös Porin ICT-palveluntuottajat siirtyvät tähän uuteen yhtiöön. Kunnat, mukaan lukien Pori tekevät palvelusopimuksen uuden ICTpalveluntuottajayhtiön kanssa Osakeyhtiö kehittää toimintaansa, jotta se pystyy toimimaan aidosti palveluja tarjoavana ICT-palveluntuottajana sopimukset, palvelukuvaukset, prosessit, asiakkuudenhallinta, raportointi Johtopäätös Osakeyhtiö toimii liiketoiminnallisin perustein Porille luonteva malli, mutta keskeisin haaste on kuntien in-house aseman todennäköinen menettäminen tässä mallissa. Muiden kuntien kuin Porin mahdollisuuksia vaikuttaa palveluihin on syytä epäillä ellei aluevastaavan kaltaista roolia saada toimimaan palvelutuotannossa. D: Porin seudun kuntien omistama yhtiö Sisältö Seudun ICT-palveluntuotantoresurssit kootaan yhteen organisaatioon ICT-palveluntuotantoresurssit kootaan seutukuntien yhdessä omistamaan, perustettavaan osakeyhtiöön Osakeyhtiö tekee palvelusopimukset Porin seudun kuntien kanssa Muutokset nykytilaan Tämä skenaario muuttaa lähtötilannetta seuraavasti: ICT-palveluntuottajaresurssit siirtyvät uuteen perustettavaan ICTpalveluntuottajayhtiöön. Myös Porin ICT-palveluntuottajat siirtyvät tähän uuteen yhtiöön. Yhtiö kuitenkin säilyttää etäpisteitä eri kunnissa. Kaikki resurssit eivät fyysisesti siirry yhteen paikkaan vaikka ne organisoidaankin yhden työnjohdon ja organisaation alle.

52 Porin seudun kunnat 52 (60) Kunnat, mukaan lukien Pori, tekevät palvelusopimuksen uuden ICTpalveluntuottajayhtiön kanssa Osakeyhtiö kehittää toimintaansa, jotta se pystyy toimimaan aidosti palveluja tarjoavana ICT-palveluntuottajana sopimukset, palvelukuvaukset, prosessit, asiakkuudenhallinta, raportointi Osakeyhtiö toimii liiketoiminnallisin perustein Kunnat voivat ohjata yhtiötä hallituksen kautta (omistajaohjaus) ja asiakasyhteistyön (asiakasohjaus) kautta Johtopäätös Skenaariossa kootaan seudun ICT-palveluntuotantoresurssit yhteen ja malli on hankintalain mukainen. Kaikilla asiakaskunnilla on mahdollista vaikuttaa palveluntuotantoon. Haasteena on palvelujen etääntyminen kunnista sekä henkilöstön mahdollinen vastustus. E: Uudet kunnat hankkivat palvelut itsenäisesti Sisältö Jäljelle jääneet kunnat hankkivat kaikki palvelut itsenäisesti tai tekevät palvelukohtaisia sopimuksia muiden kuntien kanssa Muutokset nykytilaan Tämä skenaario muuttaa lähtötilannetta seuraavasti: Muutokset ovat vähäisiä ellei olemassa olevia toimittaja/palvelun tuottaja -liitoksia pureta, kuten esimerkiksi Nakkilan ja Ulvilan osalta Palveluiden integrointiin tulee kiinnittää kunnissa aikaisempaa enemmän huomioita Johtopäätös Yhteistyö sidosryhmien, esimerkiksi Keski-Satakunnan terveydenhuollon kuntayhtymän ja Porin Yhteistoiminta-alue (YTA), Porin ja muiden kuntien kesken voi jäädä epäselväksi ja monimutkaiseksi toteuttaa. F: Yhteisulkoistus Sisältö Kaikki kunnat ulkoistavat ICT-palvelunsa kokonaisuudessaan samanaikaisesti kaupalliselle ICT-palveluntuottajalle Ulkoistus toteutetaan yhteiskilpailutuksena (vrt. Tampereen kaupunki) Muutokset nykytilaan Tämä skenaario muuttaa lähtötilannetta seuraavasti:

53 Porin seudun kunnat 53 (60) Nykyiset ICT-resurssit siirtyvät ulkoistettavalle kaupalliselle toimijalle Kunnat tekevät palvelusopimukset ulkoistajayhtiön kanssa Mitään omaa ICT-tuotantoa ei tehdä Johtopäätös Ulkoistaminen edellyttäisi hyvin nopeaa ja merkittävää tietohallintoroolin terävöittämistä kaikissa kunnissa. Yhteisulkoistamisen kokemuksista ja vaikutuksista tulisi tehdä selvitys, johon kootaan esimerkiksi Tampereen puhe- ja tietoliikennepalveluiden sekä perustietotekniikan- ja järjestelmien ulkoistusmallista saatuja kokemuksia ja oppeja Tietotekniikkaan liittyvät kehitystoimenpiteet Keskeistä kehitystoimenpiteissä on ensin muodostaa toiminnan tavoitteita tukeva tavoitetilan arkkitehtuuri, jota voidaan noudattaa suunnittelussa, päätöksenteossa ja toimeenpanossa. JHS-suositusten mukaisesti ICTkehittämistoimenpiteitä tulisi viedä eteenpäin kokonaisarkkitehtuurin kehittämismenetelmiä noudattaen. Tämä projekti keskittyi Porin seudun ICTnykytilan kartoittamiseen kokonaisarkkitehtuurimenetelmällä. Tästä nykytilasta sekä muiden toimialakohtaisten työryhmien väliraporteista on tunnistettu viisi keskeistä toiminnan kehittämisen kohdealuetta, joista neljään ehdotetaan vastaavien kokonaisarkkitehtuurien osa-alueiden töiden aloittamista tavoitetilan saavuttamiseksi: Hanke-, palvelu- ja sopimussalkun hallinnan viitearkkitehtuuri o Osana palvelu- ja sopimussalkun hallintaa hankintatoimen merkittävä terävöittäminen niin, että riittävä suunnitelmallisuus ja ennakointikyky pystytään hankinnoissa saavuttamaan. Kiire on onnistuneen hankinnan pahin vihollinen. Sähköisen asioinnin viitearkkitehtuuri o Sähköisen arkistoinnin ratkaisuarkkitehtuuri o Teknisen toimen arkkitehtuuri HR -järjestelmän (suom. henkilöstöhallinta) määrittely, hankinta ja käyttöönotto. Tällä hetkellä kattava HR-järjestelmä puuttuu, käytössä on vain palkkahallintojärjestelmiä. Tietoverkkojen kehittämisen ja yhtenäistämisen strategiatyö sisältäen mm. koko seutualuetta koskevan yhteiskilpailutusmahdollisuuden selvittämisen. Näiden kehityshankkeiden tavoitteena on tuottaa toimintaa tukevia ratkaisuja ja työvälineitä. Konkreettisena esimerkkinä viitearkkitehtuurityöstä voidaan käyttää luvussa 5.2 kuvattua Porin opetustoimen tavoite- ja viitearkkitehtuuria. Näiden viitearkkitehtuurien ja niiden perusteella käynnistettyjen konkreettisten kehityshankkeiden myötä tavoitteena on parantaa myös KA-työn jalkau-

54 Porin seudun kunnat 54 (60) tusta Tasolta 1: Ei hallitusta => Tasolle 3: Määriteltyyn Porin seudun kunnissa. Kuva 15 Porin seudun kuntien ICT-kehitystoimia ohjaavat toimenpiteet JHS-määritysten mukaan: Viitearkkitehtuuri on rajatun arkkitehtuurikokonaisuuden abstrakti toimittaja- ja toteutusneutraali rakenne. Se on esitys arkkitehtuurikokonaisuuden loogisista osista ja niiden välisistä suhteista. Viitearkkitehtuurilla ohjataan arkkitehtuurisuunnittelua halutun kaltaiseen toteutusrakenteeseen. Viitearkkitehtuuri voi olla organisaation sisäinen, toimialaan liittyvä tai yleinen looginen rakennemalli. Samoin JHS-suosituksen mukaisesti rajatun kohteen, esimerkiksi sähköisen arkistoinnin ja teknisen toimen ratkaisuarkkitehtuurin nykytilan kuvauksessa kannattaa noudattaa samaa etenemispolkua ja periaatetta kuin koko organisaation nykytilan kuvaamisessa. Tavoitetilan kokonaisarkkitehtuuri voidaan jäsentää alla olevan kerrosarkkitehtuurikuvan avulla.

55 Porin seudun kunnat 55 (60) Kuva 16 Ohjaavat periaatteet ja viitearkkitehtuurit Kaikkia kerroksia koskevat periaatteet ovat: Toimialojen ja ICT:n periaatteissa tulisi noudattaa valtakunnallisia periaatteita, joita on määritetty esimerkiksi Sähköisen asioinnin ja demokratian vauhdittamisohjelmassa (SADe). Toimialojen ja ICT:n hallinnon kehittämisessä tulisi huomioida toimialojen, seudullisen palvelevuuden ja tietohallinnon kehittämisen valtakunnalliset ja kunnalliset periaatteet. Hankintatoimen kehittäminen voidaan aloittaa hankintastrategian laatimisella. Kokonaisarkkitehtuurin ja tietojärjestelmien kehittämisen metodit tulisivat olla asiakaskeskeisiä, noudattaa JHS-suosituksia sekä perustua palvelukeskeiseen (Service Oriented Architecture SOA) ja ketterään kehittämiseen. Tietoturvan kohdalla keskeistä on sähköisen tunnistamisen ja allekirjoituksen kehittäminen ja yleinen infrastruktuurin (palomuurit, VPN:t, jne) turvallisuus, jossa huomioidaan myös pilvipalveluihin liittyvät haasteet ja reunaehdot. Kerrosarkkitehtuurin mukaisesti jäsennettynä kehitettäviä osa-alueita ovat: Asiakkaiden tai yleisemmin asiakkuuksien hallintaa tulisi kehittää esimerkiksi kuntalaistili-tyyppisen palvelun avulla. Kuntalaistili (kuntalaistili.fi) on palveluun rekisteröityneen kuntalaisen tietoja ja palveluja kokonaisvaltaisesti käsittelevä sähköinen ympäristö. Vastaavaa asiakkuuksien hallinta tulisi ulottaa myös kunnan ulkoisten työntekijöiden, yritysten ja viranomaisten tietojen hallintaan. Yleisesti kunnan sisäisen ja ulkoisen sähköisen viestintää tulisi kehittää. Sisäisen henkilöstöhallintaan on jo esitetty HR-työkalua (Human Resour-

56 Porin seudun kunnat 56 (60) ces), koska nykyään tähän tarkoitukseen on käytössä vain palkanhallinnan järjestelmiä. Pääsy ja yhteistyö ovat merkittäviä sähköisen asioinnin edellytyksiä paikasta ja päätelaitteesta riippumatta. Monikanavaisuuden periaatteet ja kotiin ulottuvien sähköisten palveluiden periaatteet tulisi ottaa huomioon kehittämisessä. Tälle kerrokselle kohdistui kehittämistarpeita useista työryhmistä. Prosessien ja toiminnanohjauksen keskeisenä kehittämisperiaatteena tulisi olla asiakaskeskeiset kokonaisprosessit (end-to-end). Tähän alueeseen löytyy sekä JHS-suosituksia että SAVI:n ohjeistuksia. Palveluissa oleellista on keskittyminen toimintapalveluihin (ts. ydintoimintoihin), jotka kuvaavat kunnan perustehtävää, eli sitä toimintaa miksi kukin palvelua tarjoava organisaatio on olemassa. Toimintapalveluihin kuuluvat mm. toimialapalvelut ja palvelujen tuottamisen prosessit. Palvelusalkun hallinnassa tulee huomioida toimintapalveluiden kehittämisen vaikutus tietojärjestelmä- ja ICT-infrastruktuuripalveluihin. Sähköisen asioinnin viitearkkitehtuurin avulla voidaan selvittää tarkemmin kuinka sähköinen asiointi ja palvelut tuodaan asiakkaiden käyttöön joustavimmin. Nykytilanteesta nostettujen kehitystarpeiden perusteella konkreettisia ratkaisuarkkitehtuureita tulisi kehittää sähköisen arkistoinnin ja teknisen toimen kohdealueilta. Teknologia-alusta on perinteistä tietohallinnon aluetta, jolla taataan tietoverkkojen toimivuus, tietojärjestelmien keskeinen yhteensopivuus ja fyysisten tietovarantojen hyödyntäminen. Integrointialustojen rooli yhteensopivuudessa ja myös liitynnöissä valtakunnallisiin palveluväyläratkaisuihin on keskeinen. Fyysisiä tietovarantoja (mm. Effica, Basware jne) oli useita mikä tarkoittaa, että sama tieto on talletettu moneen paikkaan. Master-tietojen hallinnan (tiedolla yksi omistaja) kehittäminen olisi tarpeellinen mutta myös haastava kehitysalue Kehitystoimenpide 1: Hanke-, palvelu- ja sopimussalkun hallinta Useiden kuntien kehittämistarpeista (ja erityisesti Porin) nousi hanke-, palveluja sopimustenhallinta. Hankesalkulla tarkoitetaan hankkeiden muodostamaa kokonaisuutta, jossa strategiset päämäärät ovat yhteisiä ja/tai muodostavat keskinäisiä riippuvuuksia. Vastaavasti olemassa olevista tai kehitteillä olevista ICT-palveluista tulisi muodosta palvelusalkku ja tunnistaa niistä yhteiset palvelut. Sopimussalkku taas sisältää tiedot tietohallinnon alaisista sopimuksista esimerkiksi mitä sopimus koskee, sopimuksen toinen osapuoli, sopimuksen vuosiarvo ja sopimuksen kesto.

57 Porin seudun kunnat 57 (60) Edellä mainittujen kokonaisuuksien välillä on myös riippuvaisuuksia, joita tulee hallita, esimerkiksi: mitkä hankkeet vaativat palvelukehitystä ja mitkä sopimusten uusimista tai muutosta, vastaavasti palvelukehitys vaatii näkyvyyttä palveluiden nykytilaan ja kuinka ne vaikuttavat asiakkaisiin ja myös mitkä erityisesti koskevat tietojärjestelmien ja/tai ICT-infrastruktuurin palveluiden kehittämistä. Kaikkien näiden kohdalla päällekkäisyyksien, rahoituslähteiden, kustannusten, päätösten ja muutosten seuranta tulisi hallita yhtenäisillä, integroiduilla ratkaisuilla. Kuitenkin riittävä joustavuus tulee taata yhdistymistilanteissa, joissa palvelukehitys koskisi pienen seudun/kunnan rajallisia hallinnollisia resursseja. Kuva 17 Salkkujenhallinnan riippuvuudet Kehitystoimenpide 2: Hankintatoimen terävöittäminen osana Hanke-, palvelu- ja sopimussalkun hallintaa Hankintatoimen terävöittäminen Hankinnat kuntakonsernin ulkopuolelta tulevat jatkossakin lisääntymään. Yli EUR arvoiset hankinnat on suoritettava hankintalain puitteissa. Monissa tapauksissa kunnan sisäiset ohjeet vaativat myös tätä pienempien hankintojen kilpailuttamista. Selvitystyön aikana on tullut esille, että hankintoihin liittyvä osaaminen koetaan puutteelliseksi. Hankintatoimen kehittäminen voidaan aloittaa hankintastrategian laatimisella. Hankintastrategiassa käsitellään ja ohjeistetaan mm. seuraavia asioita: Päättyvien sopimusten seuranta, menetelmät ja vastuu (= suurin este onnistuneiden hankintojen hankintalain puitteissa tekemiselle on kiire) Sopimusten yleinen hallinta (vrt. sähköinen sopimusarkisto)

58 Porin seudun kunnat 58 (60) Puitesopimusten hyödyntäminen (olemassa olevien hyödyntäminen, ja uusien toteuttaminen) Ulkopuolisen juridisen osaamisen käyttö Hankintalainsäädännön kehittymisen seuranta (Hankintalakiuudistus on parhaillaan käynnissä) Kehitystoimenpide 3: Sähköisen asioinnin kehittäminen Porin seudun kuntien sähköisen asioinnin viitearkkitehtuuri tulisi kehittää käyttäen valtakunnallista Sähköisen Asioinnin Viitearkkitehtuuria (SAVI). SAVI:n tavoitteena on linjata hyödynnettävä viitearkkitehtuuri sähköisen asiakaspalvelun tunnistamista, hankintaa ja toteuttamista varten. Tavoitteena on, että Porin seudun kunnat ottavat SAVI- kuvauksen työnsä pohjaksi ja muokkaavat siitä arkkitehtuurikuvaukset omien tarpeidensa mukaisiksi. Erityisiä kehittämisalueita Porin seudun kunnista nousi mm.: Sosiaali- ja terveystoimen toimialueelta: Asiakkaan omien tietojen käsittelymahdollisuus ja yksilölliset hoito- ja palvelusuunnitelmat Järjestelmäliittymät yhteistyökumppaneille Joustavien asiointimahdollisuuksien hyödyntäminen, mm. sähköinen asiointi ja mobiilit palvelut Koulutuksen- ja kulttuurin toimialueelta: Hoitoaikojen varaus ja peruutus ja reaaliaikainen seuranta Uudenlainen työaikasuunnittelu Sähköisen asioinnin tunnistettuja rajattuja alueita, joissa tulisi edetä ratkaisuarkkitehtuuriin tunnistettiin: Sähköisen arkistoinnin ratkaisuarkkitehtuuri Teknisen toimen ratkaisuarkkitehtuuri (erityisesti kiinteistöjen hallinta ja lupakäsittely) Kehitystoimenpide 4: Sähköisen arkistoinnin ratkaisujen kehittäminen

59 Porin seudun kunnat 59 (60) Sähköiseen arkistointiin liittyviä tarpeita tunnistettiin erityisesti Paperiarkistojen ylläpito ->earkistointi ja sähköinen mallintaminen SAVI-määrityksen mukaisesti arkistointipalvelun tehtävänä on toimia asioiden ja asiakirjojen sähköisenä arkistona. Tavoitetilassa arkistopalvelut säilyttävät aineiston tiedonohjaussuunnitelman (TOS tai eams) mukaisesti. Tiedonohjaussuunnitelmassa on määritelty aineiston elinkaari aineiston määräajan- ja pysyväisyyssäilytettävyyden osalta. Aineiston vastaanottaminen tapahtuu asiointipalveluista, asiankäsittelyjärjestelmistä arkistopalveluun kuvattujen rajapintojen kautta. Keskitetty sähköinen arkistointipalvelu tulisi olla yksi tarkasteltavista ratkaisuvaihtoehdoista Kehitystoimenpide 5: Teknisen toimen ratkaisujen kehittäminen Teknisen toimen alueelta tunnistettiin paljon kehittämistarvetta lähinnä erilaisten samankaltaista toiminnallisuutta tarjoavien järjestelmien yhtenäistämisessä, sähköisen asioinnin lisäämistä erilaisissa lupa- ja kiinteistöjen hallinnassa, kuten: Kaavoitukseen ja maankäyttöön liittyvien tietojen siirto ja järjestelmien yhdenmukaistaminen Karttaohjelmien Master Data- muodostus Joukkoliikenteen järjestelmät Kiinteistöjen hallintajärjestelmien yhtenäistäminen 6.4. Esitys lyhyen aikavälin jatkotoimenpiteiksi Palveluiden jatkuvuuden varmistamisen takia merkittävät uudistamishankkeet sosiaali- ja terveystoimen sekä palkka-, henkilöstö- ja taloushallinnon toimi-