Henri Nyberg, Lahden kaupunki Julkishallinnon IT-Forum PORI. Kohti sähköistä asioiden käsittelyä ja pysyväisarkistointia

Transkriptio

1 Henri Nyberg, Lahden kaupunki Julkishallinnon -Forum PR Kohti sähköistä asioiden käsittelyä ja pysyväisarkistointia

2 EYKEN ÄLÖ: Kohti sähköistä asioiden käsittelyä ja arkistointia Katse menneeseen! kannausprojektin yhteenveto Kehitysprojekti, sähköinen arkisto ähköisen arkistoinnin elementit (tässä projektissa) Projektin tila Mikä muuttuu? Demo sähköisen arkistoinnin toiminnallisuudesta (tavoite)

3 KNNUPRJEKN YHEENVE (plussat ja miinukset) - yökäyttöä varten suunniteltu sähköinen arkisto, jonka perusteella ei vielä voida luopua alkuperäisistä paperisista kappaleista - Projektin alkuvaiheessa syntyi hämmennystä siitä mitkä ovat virallisia sähköisen säilytyksen formaatteja sekä miten ohjeistuksia/suosituksia pitäisi tulkita. - Uusien asiakirjojen skannaus työarkistoa varten on suhteellisen työllistävää pitkällä aikajanalla tarkasteltuna + ähköisessä muodossa olevien asiakirjojen suurin merkitys ja hyöty on oman organisaation päivittäisessä työssä. + siakaspalvelussa vanhat sähköisessä muodossa olevat tonttikartat voidaan tulostaa suoraan mittakaavaan, eikä ole tarvetta mennä hakemaan paperista arkistokappaletta. + ulevaisuudessa myös arkiston fyysisellä sijainnilla ei ole enää suurta roolia työn tekemisen kannalta. + rganisaation ja johdon sitoutuminen projektiin

4 RKNNN UUDMPREE kannusprojektissa luotiin sähköistä työkäyttöarkistoa, mutta samalla tähtäimenä oli se, että tulevaisuudessa päästäisiin kokonaan sähköiseen arkistointiin ja sitä kautta eroon skannauksesta sekä käsin syötettävistä metatiedoista. Kun projekti saatiin päätökseen alkoi sopivasti teknisen toimialan tasolla dokumenttienhallinnan kehitys- ja käyttöönottoprojekti. samaan aikaan Lahden kaupunki oli myös osallisena arkistolaitoksen vetämässä kuntien (em) -pilottihankkeessa. Nämä kaksi em. projektia tarjosivatkin meille sen kehyksen jonka tiimoilta on voitu lähteä suunnittelemaan sähköisen arkistoinnin kokonaisuutta.

5 ÄHKÖEN RKNNN KEHYPRJEK (ähke2 normi) avoitetila sähköisen arkistoinnin kehitysprojektissa on, että uusia dokumentteja sekä asioita pystyttäisiin tuottamaan, hallinnoimaan ja säilyttämään koko elinkaaren ajan yksinomaan sähköisessä muodossa. arkoitus myös olisi myös saada tietojärjestelmään rakennettua työtä ohjaavaa automaatiota, sekä puitteet sähköiseen asiointiin ja allekirjoitukseen. ällä hetkellä on myös käynnissä asianhallinnan (web) sekä dokumenttienhallinnan (Doris) integrointiprojekti, jonka päämääränä on luoda rajapinnat asianhallinnan ja dokumenttienhallinnan välille. Pilotti suoritetaan erillisen tonttijaon prosessista ja valmistuu alkuvuodesta. Pilotin lopputuloksesta tehdään johtopäätökset jotka vaikuttavat siihen kuinka kokonaisvaltaisesti integrointi tullaan tulevaisuudessa näiden järjestelmien välillä tekemään. ähköisen arkistoinnin projekti käynnistyi virallisesti 2008 joulukuussa. sianhallinnan ja dokumenttienhallinnan integrointiprojekti käynnistyi syyskuussa projektin toimijat: Elinar oy ltd, ekla, rkistolaitos,eknisen ja ympäristötoimialan organisaatio sekä Lahden tietotekniikka

6 ÄHKÖEN RKNNN ELEMEN (tässä projektissa) lla listattuna sovelluksia/ohjeita/asioita ym. joita käytännössä tarvitaan tässä sähköisen arkistoinnin ympäristön pystyttämiseen ietojärjestelmät Dokumenttien hallintajärjestelmä Doris (BM DM) sianhallintajärjestelmä web (riplan) J tiedonohjausjärjestelmä (BM RM) rkistonhallintajärjestelmä (BM RM) uotantojärjestelmä (ekla Xcity) Varmuuskopiojärjestelmä ovellukset/toiminnallisuudet sähköinen asiointi (hakemukset tuotantojärjestelmän kautta) sähköinen hyväksyntä (Windows/VEUM tunnistus) työnohjaustoiminnallisuus (luodaan prosesseista) rajapinnat järjestelmien ja ohjelmistojen välillä (webservice) asioiden käsittelyn toiminnallisuus siirtotiedosto arkistolaitoksen sähköiseen arkistoon? hjeet, määräykset ja lainsäädäntö ÄHKE2 määräys liitteineen (arkistolaitos) JH (useita) kunnallisten asiakirjojen säilytysajat (kuntaliitto) em eli tiedonohjaussuunnitelma (arkistolaitos) asiakirjatyypit (arkistolaitos) kunnalliset tehtäväluokitukset (arkistolaitos) metatiedot

7 PRJEKN LNNE eknisen toimialan tasolla sähke2 mukainen dokumenttien hallinta ja arkistointi on monien prosessien osalta mahdollista ensi vuoden aikana, mikäli lupa siihen arkistolaitokselta haetaan ja saadaan. (em) on työllistänyt kovasti, teknisen toimialan osalta valmiita prosesseja on 100kpl sellaista jotka täyttävät ÄHKE2 vaatimukset. Metatiedot tietojärjestelmän osalta on päivitetty ÄHKE2 vaatimusten tasolle Rajapinta (WEBERVCE) operatiivisen järjestelmän ja dokumenttienhallinnan välillä on toteutettu ja nyt pystytään siirtämään ja luokittelemaan dokumentteja operatiivisesta järjestelmästä dokumenttienhallintaan siten, että myös metatiedot siirtyvät mukana. Parhaillaan tiedonohjaussuunnitelman () pohjalta rakennettua tiedonohjausjärjestelmää testataan. Valtakunnallinen tehtäväluokitus on istutettu järjestelmään pääosin teknisen toimialan osalta ähköisen allekirjoituksen ja tunnistautumisen toiminnallisuudet ovat työn alla sekä osittain myös jo testauksessa.

8 MKÄ MUUUU? rganisaatio ottaa vastuun arkistoinnista eli toimii arkistonhoitajana avoite olisi että % metatiedoista syntyisi automaattisesti yön/toiminnanohjaus parantaa prosessien laatua sekä vapauttaa kapasiteettia muihin tehtäviin Elinkaaren hallinta antaa tiedon dokumenttiin kohdistuneista muutoksista llekirjoitus sähköisesti kannaustyö jää suurimmaksi osaksi historiaan Paperisia tulosteita vaan työkäyttöä tai asiakkaita varten HEE Haasteena on teorian ja käytännön ero ÄHKE1 ja ÄHKE2 käsitteistöerot!! yön edetessä tulee vastaan uusia ongelmia joita ei ole voinut etukäteen ottaa huomioon. nämä on pyrittävä ratkaisemaan on site eli sitä mukaan kun vastaan tulee Projektin edistymiseen vaikuttaa suuresti valtakunnallisten ja paikallisten osaprojektien eteneminen mm. em, tehtäväluokitukset, dokumenttityypitykset, sähköisen asioinnin malli, kehittyvät normistot ym. kaikki siis vaikuttaa kaikkeen. nko käyttö tarpeeksi helppoa, joustavaa ja anteeksi antavaa käyttäjän näkökulmasta?

9 ontinmuodostuksen prosessi N L (GLBL) ähköinen ähköinen tunnistus tunnistus ja ja allekirjoitus allekirjoitus (Windows (Windows ja ja VEUM) VEUM) vireillä valmisteilla esittelyssä valitettu päätetty toimeenpano KÄELYVHE (em) DM/ CM/ RM uotanto järjestelmä (Xcity) vireille tulo 0-Hak.jät. 10-Hak.per. edellytysten selvittäminen toimituksen käynnistäminen 11-määräys tiedottaminen webservice rajapinta 2-tiedotus 12-maastotyöt päätöksenteko 3-alk.kok 4-jat.kok. 5-lop.kok 51-valitettu valitus 52-oik.pts 7-hyväks. toimeenpano 9-rekist. RM / R K ähköinen ähköinen asiointi asiointi (hakemus) (hakemus) hakemus peruttu toimitus keskeytetty oikeuden ratkaisu KJ

10 ontinmuodostuksen prosessi (käsittelyvaihetasolla + sähköiset allekirjoitukset) ähköinen ähköinen tunnistus tunnistus ja ja allekirjoitus allekirjoitus (Windows (Windows ja ja VEUM) VEUM) vireillä valmisteilla esittelyssä valitus päätetty toimeenpano hyväksytty (ei valitettu) koko asia DM/ CM/ RM vireille tulo *hakemus/ *käräjäoik. ilmoitus edellytysten selvittäminen *kaupparekisteriote *perukirja *saantokirja *yhtiökokouksen *pöytäkirja *rasitesopimus *tilusvaihtosopimus *viranhaltijapäätös toimituksen käynnistäminen *toimitusmääräys tiedottaminen *kutsukirje/ kuulutus päätöksenteko *pöytäkirja *toimituskartta *valtakirja valitus *maaoikeuden ratkaisu *korkeimman oikeuden ratkaisu toimeenpano RM / R K KÄELYVHE (em) 9-rekist. ähköinen ähköinen asiointi asiointi (hakemus) (hakemus) KJ

11 b 1 ähköisen asioinnin ja arkistoinnin toiminnallisuuskuvaus kiinteistönmuodostuksen osalta ähköinen asiointi (hakemus) tunnistautuminen ähköinen tunnistus ja allekirjoitus (Windows ja VEUM) uotantojärjestelmä EKL Xcity sianhallinta riplan web Rajapinta vielä työn alla Muut sisältöä tuottavat ohjelmat: -Ms ffice -Lotus Notes ym.. WEBservice rajapinta dokumentin siirto dokumenttien hallintaan J=tiedonohjausjärjestelmä (sisältää arkistonmuodostussuunnitelman ) Dokumenttienhallinta BM Document Manager rkisto ja arkistonhallinta BM Records Manager siirto loppu sijoitukseen R K L isällönhallinta BM Content Manager sähköinen arkisto

12 b 1 ähköisen asioinnin ja arkistoinnin toiminnallisuuskuvaus kiinteistönmuodostuksen osalta ähköinen asiointi (hakemus) tunnistautuminen ähköinen tunnistus ja allekirjoitus (Windows ja VEUM) uotantojärjestelmä EKL Xcity sianhallinta riplan web Muut sisältöä tuottavat ohjelmat: -Ms ffice -Lotus Notes ym.. Rajapinta testauksessa tonttijako prosessin osalta 12/09 WEBservice rajapinta dokumentin siirto dokumenttien hallintaan J=tiedonohjausjärjestelmä (sisältää arkistonmuodostussuunnitelman ) Dokumenttienhallinta BM Document Manager isällönhallinta BM Content Manager rkisto ja arkistonhallinta BM Records Manager siirto loppu sijoitukseen R K L sähköinen arkisto

13 Dokumentin siirtoikkuna operatiivisessa järjestelmässä (Xcity6.6) Ennen dokumenttienhallintaan siirtoa tarkastetaan lähtevät metatiedot

14 b 1 ähköisen asioinnin ja arkistoinnin toiminnallisuuskuvaus kiinteistönmuodostuksen osalta ähköinen asiointi (hakemus) tunnistautuminen ähköinen tunnistus ja allekirjoitus (Windows ja VEUM) peratiivinen tuotantojärjestelmä EKL Xcity sianhallinta riplan web Muut sisältöä tuottavat ohjelmat: -Ms ffice -Lotus Notes ym.. Rajapinta testauksessa tonttijako prosessin osalta 12/09 WEBservice rajapinta dokumentin siirto dokumenttien hallintaan J=tiedonohjausjärjestelmä (sisältää arkistonmuodostussuunnitelman ) Dokumenttienhallinta BM Document Manager isällönhallinta BM Content Manager rkisto ja arkistonhallinta BM Records Manager siirto loppu sijoitukseen R K L sähköinen arkisto

15 Dokumenttienhallintasovellus Doris (BM DM) ja dokumentin metatietoikkuna Dokumentin tilasiirtymätiedot

16 Prosessin edistymistä voidaan seurata erillisen ikkunan kautta arkistonhallintajärjestelmän rooli on toteuttaa tiedonohjaussuunnitelmaa (em)

17 b 1 ähköisen asioinnin ja arkistoinnin toiminnallisuuskuvaus kiinteistönmuodostuksen osalta ähköinen asiointi (hakemus) tunnistautuminen ähköinen tunnistus ja allekirjoitus (Windows ja VEUM) uotantojärjestelmä EKL Xcity sianhallinta riplan web Muut sisältöä tuottavat ohjelmat: -Ms ffice -Lotus Notes ym.. Rajapinta testauksessa tonttijako prosessin osalta 12/09 J=tiedonohjausjärjestelmä (sisältää arkistonmuodostussuunnitelman ) Dokumenttienhallinta BM Document Manager rkisto ja arkistonhallinta BM Records Manager siirto loppu sijoitukseen R K L WEBservice rajapinta dokumentin siirto dokumenttien hallintaan isällönhallinta BM Content Manager sähköinen arkisto

18 rkistonhallintasovellus (BM RM) siakirjan arkistonhallinnallisia metatietoja (BM RM)

19 b 1 ähköisen asioinnin ja arkistoinnin toiminnallisuuskuvaus kiinteistönmuodostuksen osalta ähköinen asiointi (hakemus) tunnistautuminen ähköinen tunnistus ja allekirjoitus (Windows ja VEUM) uotantojärjestelmä EKL Xcity sianhallinta riplan web Muut sisältöä tuottavat ohjelmat: -Ms ffice -Lotus Notes ym.. Rajapinta testauksessa tonttijako prosessin osalta 12/09 J=tiedonohjausjärjestelmä (sisältää arkistonmuodostussuunnitelman ) Dokumenttienhallinta BM Document Manager rkisto ja arkistonhallinta BM Records Manager siirto loppu sijoitukseen R K L WEBservice rajapinta dokumentin siirto dokumenttien hallintaan isällönhallinta BM Content Manager sähköinen arkisto

20 ontin lohkomisen tiedonohjaussuunnitelma ()