Arkistoinnin tarkoituksena on tiedon säilyttäminen

Koko: px

Aloita esitys sivulta:

Download "Arkistoinnin tarkoituksena on tiedon säilyttäminen"

Ilmari Oksanen
8 vuotta sitten
Katselukertoja:

1 Nurmes Arkistoinnin tarkoituksena on tiedon säilyttäminen -Paperiset asiakirjat -Kartat piirustukset -Valokuvat -Diat, äänitteet -Sähköinen asiakirjat ja tiedostot 1

2 Miksi? - toiminnan sujuminen mahdollisimman helposti - lain vaatimukset (kirjanpitolainsäädäntö, työsuhteeseen liittyvät tiedot, henkilötietolaki) -oikeusturva (oman/osuuskunnan selustan varmistaminen, työntekijän, sopimusosapuolen, osuuskunnan omien oikeuksien turvaaminen) mitä rettelömpi juttu, sitä tärkeämpiä ovat asianmukaiset asiakirjat - historiatietojen säilyminen Mitä edellyttää toiminnalta ja asiakirjoilta? - Tiedon säilyminen on jokaisen otettava huomioon kaikessa toiminnassa, ei yksin sihteeri (asiakirjan elinkaari) -> riittävä dokumentointi - Arkistointikelpoiset materiaalit (tieto säilyy), kaikki pysyvästi säilytettävät tiedot paperille/mikrofilmille, ei sähköisesti - Riittävä tietosisältö (kuka, milloin, kenelle, mitä, allekirjoitukset) - Asiakirjojen säilytysaikojen määrittäminen 2

työntekijän, sopimusosapuolen, osuuskunnan omien oikeuksien turvaaminen) mitä rettelömpi juttu, sitä tärkeämpiä ovat asianmukaiset asiakirjat - historiatietojen säilyminen Mitä edellyttää toiminnalta

3 Asiakirjan elinkaari Asian/asiakirjan käsittelyvaiheet - vertailu (esim. tarjoukset) - mahdoll. lisäselvitykset - rakentaminen (piirustukset) - laskutus, jne jne Asian päättyminen - päätös - tehtävä suoritettu Asiakirjan synty - kirjoittaminen - saapuminen 1 pv - vuosia Asiakirja -> arkistoon? -> hävitys? LÄHDE: Yksityiset keskusarkistot/ Järjestöjen/yritysten arkistointiopas Suositus, ei määräys! Pysyvästi säilytettäviä asiakirjoja ovat pääsääntöisesti osuuskunnan itse tuottamat asiakirjat: pöytäkirjat/muistiot (+ liitteet) toimintakertomukset ja -suunnitelmat lähteneiden kirjeiden kopiot puheet, esitelmät, artikkelit, luennot itse tuotetut tutkimukset, raportit, yhteenvedot, tilastot luettelot säännöt, rekisteröinti- ja organisaatiouudistuksiin liittyvät asiakirjat sopimukset..jatkuu 3

-> hävitys? LÄHDE: Yksityiset keskusarkistot/ Järjestöjen/yritysten arkistointiopas http://www.yksityisetkeskusarkistot.fi/ Suositus, ei määräys!

4 LÄHDE: Yksityiset keskusarkistot/ Järjestöjen arkistointiopas Pysyvästi säilytettäviä asiakirjoja ovat pääsääntöisesti osuuskunnan itse tuottamat asiakirjat: jatkuu omien kurssien, koulutuksen, juhlien, tapahtumien asiakirjat valokuvat, diat, filmit, videot ja muut tallenteet itse tuotetut painotuotteet (lehdet, kalenterit, julisteet, mainokset, esitteet, kartat, piirustukset ym.) saapuneet kirjeet ja asiakirjat, jotka ovat aiheuttaneet toimenpiteitä Kaikki asiakirjat (tiliaineistot ym.) ennen vuotta 1920 säilytetään! Kaikki kriisi- ja poikkeusaikojen asiakirjat (sodat, lakot ym.) säilytetään! KATSO MYÖS ARKISTOLAITOKSEN SUOSITUS Pysyvästi ei säilytetä: 1. Saapuneet oma tarve / voimassaoloaika / 2 v. /5 v. kiertokirjeet yleiskirjeet tiedotteet "jakelussa mainitut" -kirjeet tiedoksi saapuneet pöytäkirjat tai muut asiakirjat lähetekirjeet, joissa ei ole olennaista tietoa lyhyet viestit, ilmoitukset, mainokset - arkistointivelvollisuus (= säilytysvelvollisuus) on lähettäjällä! 2. Tositeaineisto - 6 v. Pääkirjat, päiväkirjat - 10 v Huom. Jos eu-tukia/hankerahaa säilytysaika voi olla pitempi, tarkista myöntämispäätös - 15 v. 3. Palkanmaksuaineisto Tositeluontoiset - 6 v Palkkaluettelot, eläkkeeseen vaikuttavat -10v/50 v 4. Sopimukset voimassaolo + 10 vuotta (ellei pysyvästi) 4

) saapuneet kirjeet ja asiakirjat, jotka ovat aiheuttaneet toimenpiteitä Kaikki asiakirjat (tiliaineistot ym.) ennen vuotta 1920 säilytetään!

5 KÄYTÄNNÖSSÄ: Keskitä yhdistyksen paperit yhteen/kahteen paikkaan Tee arkistointisuunnitelma, eli käy läpi yhdistyksessä kertyvät asiakirjat ja määritä niiden säilytysaika ottaen huomioon eri määräykset ja oma tarve. Ei liian paljon määräaikoja: 2 v, 10 v, 50 v, pysyvä Järjestä asiakirjat jo toiminnan aikana säilytysajan mukaan, jolloin on helppo siirtää arkistokansioihin VANHAT PAPERIT: -Lajittele eri tyyppiset asiakirjat (pöytäkirjat, kirjeet, jne.) -Varmista säilytysajat -Hävitä asiakirjat, joiden säilytysajat jo ovat päättyneet, tietosuoja huomioiden -Arkistoi säilytettävät asiakirjat ARKISTOINTI Paperiasiakirjat, kuvat, muovit - Poista muovitaskut, klemmarit, kumirenkaat yms. - Ei teippiä, ei liimaa - Tarvittaessa sido nauhalla tai lajittele ns. vaippalehtien avulla - Laita arkistokansioon, kansiot täyteen - Yleisin aikajärjestys, ptk-kirjat - Myös muu järjestys (aakkos, numero) mahdollinen asiakirjoista riippuen - Pöytäkirjan liitteenä? - Seläkkeeseen tuleva tiedot : osuuskunnan nimi, sisältö, miltä ajalta (myös säilytysaika, jos määräaikaisia) 5

Ei liian paljon määräaikoja: 2 v, 10 v, 50 v, pysyvä Järjestä asiakirjat jo toiminnan aikana säilytysajan mukaan, jolloin on helppo siirtää arkistokansioihin VANHAT PAPERIT: -Lajittele eri tyyppiset

6 ARKISTOTILA - kuiva, puhdas, paloturvallinen - lukollinen, varsinkin jos asiakirjat sisältävät henkilötietoja MÄÄRÄAJAN SÄILYTETTÄVÄT - Hävittäminen * paperinkeräykseen (yleiskirjeet jne.) * silppuri, polttaminen (henkilötietoja tms. sisältävät) SIIRTO PÄÄTEARKISTOON? - Ei mikäli vielä tarvitaan - Oman alan yksityinen keskusarkisto - Kotiseutuarkisto SÄHKÖISET ASIAKIRJAT Pysyvästi säilytettävät myös paperille Riittävät varmistukset Ohjelmistosidonnaisuus - saadaanko tiedot ulos vain tietyllä ohjelmalla - entäs kun ohjelmatoimittaja tai ohjelman tuki päättyy Ostopalvelu, esim. karttapalvelut - jatkuvuus, jos palveluntuottaja lopettaa toimintansa Sähköinen arkisto ei ole lisää levytilaa koneelle, kuten ohjelmatoimittajat kauppaavat - edellyttää asiakirjojen metatietojen määrittelyä ja erillistä sähköistä arkistoa jossa asiakirjat ovat ohjelmistoista riippumattomassa muodossa luettavissa 6

- Ei mikäli vielä tarvitaan - Oman alan yksityinen keskusarkisto - Kotiseutuarkisto SÄHKÖISET ASIAKIRJAT Pysyvästi säilytettävät myös paperille Riittävät varmistukset Ohjelmistosidonnaisuus -

7 LYHYESTI Vaatimukset tiedonhallinnalle: Riittävästi tietoa Käytettävissä olevaa tietoa Oikeaa tietoa Ajantasaista tietoa Todennettua tietoa (allekirjoitus!!) LÄHTEITÄ JA LISÄTIETOJA Arkistolaitos - Yksityiset keskusarkistot - Tietosuojavaltuutettu (henkilötietolaki) (mm. Yhdistyksen jäsenluettelot ja henkilötietolaki) Pureeko ajan hammas, Liikearkistoyhdistyksen julkaisu 17, HKI 2000 Kiitos! 7

fi Yksityiset keskusarkistot -www.yksityisetkeskusarkistot.fi Tietosuojavaltuutettu (henkilötietolaki) www.

Samankaltaiset tiedostot

Miksi arkisto järjestetään?

Miksi arkisto järjestetään? Yksityisarkistot Yksityinen arkisto On arkistonmuodostaja On sen tehtävien hoidosta kertyvien asiakirjojen kokonaisuus On ainutkertainen On historiallinen todistusarvo Asiakirjahallinto/RB 2 Miksi arkisto