Yhteinen sähköinen arkistointi

Transkriptio

1 Yhteinen sähköinen arkistointi Jari Kallela ValtioExpo JulkICT

2 Sisältö Taustaa Arkistoinnin palvelukokonaisuus Lainsäädäntö Mitä seuraavaksi?

3 Sähköisten viranomaisjen arkistoinnin ja säilytyksen palvelukokonaisuus SAPA VM:n nimitti SAPA-työryhmä 8/2015 5/2016 (VM066:00/2015) Työryhmään osallistuvat VM, OKM, Arkistolaitos, Kuntaliitto, VNK (VNHY), Tampereen kaupunki Tavoitteena on suunnitella kokonaistaloudellisesta näkökulmasta kustannustehokas ja helppokäyttöinen yhteinen ratkaisu määräaikaisesti ja pysyvästi säilytettäviä viranomaisjen sähköiseen arkistoon ottaen huomioon sekä valtionhallinnon että kuntien tarpeet. Materiaalit on julkaistu JulkICT-wikissä 3

4 Työn eteneminen Työryhmä on kokoontunut säännöllisesti syksyn ajan ja se on ohjannut sekä työn tekemistä että palvelukokonaisuuden sisältöä Kaikille avoimia työpajoja on järjestetty syksyn ja talven aikana eri teemoista Palvelukokonaisuuden tavoitteet ja sisältö Lainsäädännön esteet ja kehittämistarpeet Toimeenpano eli palvelukokonaisuuden toteuttaminen Suunnitelman viimeistely Palvelukokonaisuudesta ja toimeenpanosuunnitelmasta järjestettiin avoin palautekysely helmikuussa 2016 (lausuntopalvelu.fi) 4

5 Yhteenveto lausunnoista Miten ehdotettu julkisen hallinnon yhteinen arkistointipalvelu vaikuttaisi organisaatiossasi? Puollatko SAPApalvelukokonaisuuden toimeenpanoa? Kustannuksia säästyisi selvästi Kustannuksia säästyisi jonkin verran Kustannuksissa ei tapahtuisi merkittävää muutosta Vastustan (perustelut annettu muualla lausunnossa) Puollan muutoksin (muutokset kuvattu muualla lausunnossa) Kustannukset lisääntyisivät Puollan

6 Lausunnoissa kannatettiin Kunta-sektorin mukaanotto sai hyvän vastaanoton Maksuton pysyvä ja maksullinen määräaikainen säilyttäminen sai selvää tukea Arkistolaitos on paras palvelun järjestäjä Skenaario I (vain pysyvä) on kiireellinen Vapaaehtoisuus ja sopimuspohjaisuus hyväksyttiin laajasti lähtökohdaksi, mutta pakollisuuttakin kaivattiin laajentumisen tueksi SÄHKE2 yhteensopivuus ja nopean liikkeellelähdön tuki hyväksyttiin, mutta toisaalta varoitettiin rajautumasta SÄHKE2een 6

7 Lausunnoissa esiin tulleet merkittävimmät puutteet Tietoturvaa on käsitelty puutteellisesti Organisaatiot ovat eri tilanteessa ja vaiheessa sähköisen arkistoinnin suhteen Palveluun siirtymiseen tarvitaan pitkä siirtymäaika (lähdejärjestelmien muutoksiin) Aikataulu liian optimistinen Tiedon omistajuus ja tietopalvelun vastuu pitäisi siirtyä Arkistolaitokselle aikaisemmin Hallintomallissa neuvottelukunta on ongelmallinen ja sen ala pitäisi laajentaa asianhallintaan 7

8 Palvelukokonaisuus 8

9 SAPA prosessikartta 9

10 Kunnat Skenaario I KDK-PAS-palvelun laajennus Asianhallinta Asianhallinta Metatiedot SAPA metatiedot Valtion viranomaiset Muokattava SAPA reititys Pysyvästi säilytettävä Määräajan säilytettävä KDK-PAS säilytys STIII tason 10

11 Skenaario II kaikki arkistoitava Asianhallinta Asianhallinta Kunnat ja valtion viranomaiset Metatiedot SAPA metatiedot SAPA reititys Pysyvästi säilytettävä Muokattava STIII säilytys Säilytys KDK-PAS säilytys STIII tason Määräajan säilytettävä 11

12 Skenaario III rikastava ja muokattavan n SAPA Asianhallinta Asianhallinta Kunnat ja valtion viranomaiset Metatiedot SAPA metatiedot SAPA reititys Pysyvästi säilytettävä Pilvitallennus STIII säilytys Säilytys KDK-PAS säilytys Muokattava STIII tason Määräajan säilytettävä 12

13 Lainsäädäntö 13

14 Keskeisiä periaatteita Arkistonmuodostajan rooli ja vastuu ennallaan: pääsy SAPApalvelussa olevaan on yhä arkistonmuodostajan kautta Arkistolaitoksen roolin muutos: mahdollisuus tarjota SAPApalvelua myös määräajan säilytettävälle lle SAPA-palvelun käyttö on pääosin vapaaehtoista, pysyvästi säilytettävälle lle käyttövelvollisuus SAPA-palvelu rahoitetaan budjettivaroin pysyvästi säilytettävän n osalta SAPA-palvelu on maksullista määräajan säilytettävän n osalta 14

15 Mitä seuraavaksi 15

16 Jatko-toimet SAPA-työryhmän jälkeen 2016 KDK-PAS laajennus Suunnitellaan ja toteutetaan soveltuvin osin KDK-PAS-palvelun laajentaminen pysyvälle asiakirja-lle sopivaksi Markkina-selvitys Selvitetään määrä- ja pitkäaikaisen arkistoinnin laajuus ja tarpeet valtiolla ja kunnissa. Laaditaan kustannus-hyötylaskelma Tietoturva-selvitys Määritellään yhteisen arkistointiratkaisun tietoturvavaatimukset ja toteutusvaihtoehdot Ohjaus ja omistajuus Perustetaan asianhallinnan ja arkistoinnin kohdealue osaksi Julkisen hallinnon tietohallinnon neuvottelukuntaa (JUHTA) Edistetään yhteistä arkistointipalvelua lainsäädännössä (arkistolain uudistus, tiedon hallinnan yleislain valmistelu) 16

17 Jari Kallela neuvotteleva virkamies Puh (vaihde) Lisätieto: Valtiovarainministeriön viestintä Mediapalvelunumero (arkisin 8 16)