Sähköiseen säilyttämiseen siirtyminen johdon näkökulmasta

Koko: px

Aloita esitys sivulta:

Download "Sähköiseen säilyttämiseen siirtyminen johdon näkökulmasta"

Sofia Majanlahti
8 vuotta sitten
Katselukertoja:

1 Sähköiseen säilyttämiseen siirtyminen johdon näkökulmasta case Pirkkalan kunta Hallintojohtaja Olli Niemi, Pirkkalan kunta

2 Pirkkalan kunta Asukkaita ( ) Pinta-ala 104 km², josta maata 81 km² Tuloveroprosentti 20 Pirkkalan kunnalla työntekijöitä 1200 Pirkkala on Suomen toinen kunta, jossa on pormestari Pirkkala on ollut Suomen nopeimmin kasvava kunta Pirkkalassa tuotettiin eniten asuntoja 1000 asukasta kohti Suomessa vuonna 2011 Pirkkalassa on Suomen kolmanneksi koulutetuin väestö (20 vuotta täyttäneet) Kolmanneksi eniten tutkinnon suorittaneita asukkaita (74,5 % 15 vuotta täyttäneistä) Kolmanneksi eniten korkea-asteen tutkinnon suorittaneita (38,1 % 15 vuotta täyttäneistä)

2012) Pinta-ala 104 km², josta maata 81 km² Tuloveroprosentti 20 Pirkkalan kunnalla työntekijöitä 1200 Pirkkala on Suomen toinen kunta, jossa on

3 Visio Pirkkalan kunnasta vuonna 2015 Olemme elinvoimainen ja voimakkaasti verkottunut kunta, joka kehittää aktiivisesti asukkaiden ja elinympäristön hyvinvointia. Pirkkala on edelläkävijä ja rohkea kunnallisten toimintatapojen uudistaja.

aktiivisesti asukkaiden ja elinympäristön hyvinvointia.

4 Tie sähköiseen säilyttämiseen Asianhallintajärjestelmä ja siinä oleva liitteidenhallintasovellus käyttöön Arkistonmuodostussuunnitelma laadittiin Arkki-ohjelmalla ensimmäistä kertaa v Diaarin asialuokituskaava ja arkistonmuodostussuunnitelman luokitus olivat yhteneväiset. Dokumenttienhallintajärjestelmä Tdoc hankittiin v alusta alkaen asianhallintajärjestelmän liitteidenhallinnan liitteet tallentuivat dokumenttienhallintajärjestelmään - ei enää levyasemalle Tällöin myös Arkki-ohjelma integroitiin asianhallintajärjestelmään ja dokumenttienhallintajärjestelmään. - Näin diaari käytti myös amsia asialuokituskaavana ja liitteidenhallinnassa liitteiden asiakirjatyypityksenä

2004 - Diaarin asialuokituskaava ja arkistonmuodostussuunnitelman luokitus olivat yhteneväiset. Dokumenttienhallintajärjestelmä Tdoc hankittiin v.

5 Tie sähköiseen säilyttämiseen Dokumenttienhallintajärjestelmän työstämistä jatkettiin ja asiakirjojen laadinta aloitettiin v aikana. Toimeksiantotoiminnot liitettiin Tdoc:iin v alusta ->Tweb alusta alkaen Tdoc otettiin käyttöön koko kuntaorganisaatiossa ja jo v voitiin puhua sähköisestä arkistosta. Rinnalla päivitettiin tiedonhallintasuunnitelmaa ja sen päivittäminen jatkuu edelleen ja loppua ei ole vastassa Sähköisen pysyväissäilytyksen lupa-anomus vireillä 2012 (Sähke1) Tietoturvatasojen auditointi suoritettu 9/2012 Tietoturvataso todennettu Sähke1-vaatimusten mukaisiksi

2009 voitiin puhua sähköisestä arkistosta.

6 Sähköisen työskentelyn kokonaisuus Sähköinen säilyttäminen osa muutosta sähköiseen toimistoon: Sähköinen arkisto ja asianhallintajärjestelmä Sähköinen kokousmenettely Monitoimilaiteuudistus -> henkilökohtaisista tulostimista luopuminen Intranet tiedonvälityskanavana -> ei tietovarasto Sähköinen laskujen hyväksyminen HR-ohjelmistot Substanssiohjelmistot

Monitoimilaiteuudistus -> henkilökohtaisista tulostimista luopuminen Intranet

7 Arkistotilat Pirkkalassa Arkistotiloja keskusarkisto väliarkisto potilastietoja varten lähiarkistot kouluilla ja vanhainkodilla lukuisia turvakaappiratkaisuja Keskusarkistossa n. 400 hyllymetriä asiakirjoja tila täyttymässä pysyvästi säilytettävän materiaalin osalta Muut arkistotilat pieniä, paloturvaluokitukset juuri täyttäviä

8 Taustaa muutokselle Tieto- ja viestintäteknologian nopea kehitys Tarve nopealle tiedonhaulle (kellotaajuuden muutos)

9 Lähtölaukaus muutokselle Tieto muutoksen tarpeesta Signaali joko johdolta tai asiantuntijoilta Pirkkalassa tietohallintosihteeri aktiivinen Johdon rooli tarpeen tiedostaminen / luottamus asiantuntijaan päätös perustuu siis joko tietoon tai tietämättömyyteen sitoutuminen Muutosta ei tapahdu ilman aloitetta!

rooli tarpeen tiedostaminen / luottamus asiantuntijaan päätös perustuu siis

10 Muutosjohtaminen Pitkän aikavälin muutos Varsinaisella muutosprosessilla luotiin järjestelmäalusta kuntoon Toimintakulttuurin muuttaminen jatkuvaa Johdon sitoutuminen tärkeää johdonmukaiset linjaukset koko kunnassa Koulutukset alkukoulutukset rekrytointikoulutukset Hyötyjen tunnistaminen

muuttaminen jatkuvaa Johdon sitoutuminen tärkeää johdonmukaiset

11 Hyödyt organisaatiolle Tiedonhaun nopeutuminen Sähköiset toimintakäytännöt Taloudelliset hyödyt säästynyt työaika - vastaus kasvun haasteisiin arkistotilan tarpeen väheneminen - arkistotila n. 450 /m2 kalliimpaa kuin normaali toimistotila (vaatimukset paloviranomaisilta, vakioilmastointi jne.) ero ei sisällä kuitenkaan rakentamiskustannuksia Tiedon siirtyminen viranhaltijoiden vaihtuessa Auditoinneissa havaitut ja korjatut puutteet koskevat muutakin toimintaa Y-kansioviidakot poistuneet Rajapinnat mahdollistavat ohjelmistojen integroinnin

450 /m2 kalliimpaa kuin normaali toimistotila (vaatimukset paloviranomaisilta, vakioilmastointi jne.

12 Miten muutos näkynyt toiminnassa Ei olennaisia henkilöstömuutoksia työajan säästö mennyt kasvun hallitsemiseen keskushallintoon lisätty yksi vakanssi Kirjaajien rooli voimistunut asiat ymmärretään tuoda arkistoitavaksi Sähköinen kokouskäytäntö päättäjillä myös pääsy asianhallintajärjestelmään Asioiden panttaaminen vähentynyt avoimempi tiedonsaanti Sopimusrekisteri kuntalain uudet vaatimukset täyttyvät

tuoda arkistoitavaksi Sähköinen kokouskäytäntö päättäjillä myös pääsy asianhallintajärjestelmään

13 Kokemuksia Ajatusmalli säilyttämiseen muuttunut osa toimintaa -> ei irrallinen arkisto ongelma, että kaikki eivät miellä sähköistä arkistoa arkistoksi Aluksi käyttö koettiin hankalaksi Käyttöön totuttiin Nyt osin jo toppuutellaan käyttöä -> vaarana tietoviidakko Ongelmana puutteelliset käyttöoikeuksien ja metatietojen määrittelyt Hakutoiminnon käyttöä halutaan kehittää

hankalaksi Käyttöön totuttiin Nyt osin jo toppuutellaan käyttöä -> vaarana tietoviidakko

14 Hyödyt kuntalaiselle Asiakirjapyyntöjen nopeutuminen näkyy suoraan asiakirjaluovutuksen hinnassa Sähköinen asiointi kehitetään asianhallintajärjestelmän pohjalta Sähköisen arkistoinnin virkistämät viranhaltijat hymyilevät!

asiointi kehitetään asianhallintajärjestelmän pohjalta

15 Kiitos

Samankaltaiset tiedostot

PIRKKALAN KUNNAN JOHTAMISJÄRJESTELMÄ PORMESTARIMALLI

PIRKKALAN KUNNAN JOHTAMISJÄRJESTELMÄ PORMESTARIMALLI Helena Rissanen 10.9.2015 Pirkkala lyhyesti Pirkkalan kunta perustettiin vuonna 1922 Suomen 63. suurin kunta asukasluvun mukaan (31.8.2013) Asukkaita